Samarbejdsaftale mellem
Samarbejdsaftale mellem
Destination Sønderjylland og Haderslev Kommune om lokal turismeservice og turismefremme
Aftalepartere:
Haderslev Kommune
CVR-nr: 29189757
Xxxxxxxxx X’x Vej 39
6100 Haderslev og
Destination Sønderjylland
CVR-nr: 36650524
Perlegade 48, 1. sal
6400 Sønderborg
1. Formål
Den lokale turismeservice i Haderslev Kommune har til formål at
- Styrke og udvikle detailhandlen, restaurationsbranchen, kulturlivet og oplevelsestilbuddene gennem turismeindsatsen
- Give turister i kommunen en god oplevelse, så de bliver længere og besøger kommunen igen
- Sikre opbakning og sammenhæng mellem turismeindsatsen og lokale virksomheder
Haderslev Kommune og Destination Sønderjylland indgår en samarbejdsaftale, hvor Haderslev Kommune yder et tilskud til, at Destination Sønderjylland varetager og driver lokal turismeservice og turismefremme, der er målrettet ovenstående formål.
Turismeservice og turismefremme skal videreføres under brandet Visit Haderslev.
I denne samarbejdsaftale beskrives vilkår for Haderslev Kommunes tilskud til Destination Sønderjylland.
2. Opgaver
Destination Sønderjylland skal som en del af aftalen stå for følgende:
- Videreførelse og drift af den lokale turismeservice og turismefremme under navnet Visit Haderslev
- Markedsføring af Haderslev Kommune som turistdestination.
- Udarbejdelse og udgivelse af en fysisk guidebog (Haderslev Guiden)
- Videreudvikle FunCard-konceptet
- Etablering og drift af et bemandet turistkontor centralt beliggende i Haderslev, et sted hvor turisterne kommer. Turistkontoret skal som minimum være bemandet i højsæsonen.
- Fysiske cityguides for turister i Haderslev by i højsæsonen (frivillige og lønnede)
- Drift af hjemmesiden Visit Haderslev og SoMe-platforme
- Samarbejde med Fjordbåden Xxxxxx og Dambåde Xxxxxxxx, herunder billetsalg
- Opretter og driver advisory board
- Drift af infostandere/infospots på udvalgte steder i Haderslev Kommune, herunder drift af skærme, opfyldning af relevant turismemateriale samt løbende dialog med indehaver/medarbejder på infospots.
- Opbakning til store, lokale begivenheder (som fx VM i mountainbike, Lysfest, Tour de France).
Haderslev Kommune forventer, at Destination Sønderjylland indgår aftale med Haderslev Erhvervsråd – HER om at HER driver videreudviklingen af FunCard, oprettelse/drift af advisory board samt opbakning til store lokale begivenheder.
Destinationen er ansvarlig for at sikre en koordinering, således der opnås synergi mellem de aktiviteter, der iværksættes på destinationsniveau og lokalt – bl.a. hos Kommunen og hos HER.
Særligt i forhold til markedsføring:
Haderslev Kommune er en del af Destination Sønderjylland og vil derfor indgå som en del af markedsføringen af hele destinationen. Derudover skal Destination Sønderjylland med det formål at fremme den lokale turisme i Haderslev Kommune også markedsføre oplevelserne, seværdigheder og tilbud i Haderslev Kommune. Bl.a. i den trykte Haderslev Guide og på hjemmesiden Visit Haderslev. Derudover skal Destinationen sikre, at Visit Haderslev er til stede på relevante SoMe-platforme mhp. markedsføring af Haderslev Kommune.
Særligt i forhold til fjordbåd og dambåd:
Visit Xxxxxxxxx bidrager til billetsalg og modtager årligt et honorar for det. Destinationen får som ansvarlig for Visit Xxxxxxxxx dette honorar. Dette forhold er relevant når bådene er i drift. Det er hensigten, at den økonomiske aktivitet omkring dambåd og fjordbåd skal hvile i sig selv.
Særligt i forhold til hjemmesiden ”xxxxxxxxxxxxxx.xx”:
Haderslev Kommune overdrager ejerskabet af domænenavnet xxxxxxxxxxxxxx.xx til Destinationen. Ved aftalens ophør overtager Haderslev Kommune igen ejerskabet. Det skal fortsætte med at være en aktiv adresse.
Destinationen drifter hjemmeside og indhold og kan vælge at placere den som en side under xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Handleplaner:
Destination Sønderjylland skal som en del af samarbejdsaftalen udarbejde årlige handleplaner, der med udgangspunkt i ovenstående formål og opgaver beskriver indsatsen for den lokale turisme i det kommende år.
Den årlige handleplan for det kommende år sendes til Haderslev Kommune senest medio november året før. Handleplanen for turismeåret 2023 sendes til Haderslev Kommune senest den 21. februar 2023.
3. Samarbejde med Haderslev Erhvervsråd (HER)
Som en del af denne samarbejdsaftale forpligtes Destination Sønderjylland til at lave en samarbejdsaftale med Haderslev Erhvervsråd med henblik på, at erhvervsrådet løser følgende opgaver:
- Opretter og driver et advisory board bestående af lokale virksomheder og interessenter. Repræsentanter fra Destination Sønderjylland, Haderslev Kommune og Haderslev Erhvervsråd skal indgå i dette advisory board. Dette advisory board skal have sammenhæng til det eksisterende oplevelsesnetværk som HER tidligere har oprettet.
Formål og opgaver for et advisory board vil blive beskrevet i et kommissorium som Vækst- og Udviklingsudvalget godkender
- videreudvikler og står for konceptet med Funcard
- opbakning til større lokale begivenheder
Destination Sønderjylland og HER aftaler økonomi og opgaveudførelse som en del af deres separate samarbejdsaftale. Ved indgåelse af samarbejdsaftalen mellem Destination Sønderjylland og HER sendes der en kopi af aftalen til Haderslev Kommune.
4. Opfølgning på samarbejdsaftale
Som opfølgning på samarbejdsaftalen skal der være en tæt dialog og løbende opfølgning mellem parterne. Det skal gennemføres to halvårlige møder på administrativt niveau mellem Haderslev Kommune og Destination
Sønderjylland. På møderne gennemgås indsatsen på de forskellige opgaver, der er beskrevet i samarbejdsaftalen ligesom der følges op på de årlige handleplaner.
Destination Sønderjylland deltager 1 gang årligt på et møde i det politiske Vækst- og Udviklingsudvalg, hvor der gøres status over den lokale turismeservice og turismefremme.
5. Økonomiske rammer og vilkår
Haderslev Kommune giver et årligt tilskud til Destination Sønderjylland på 1.000.000 kr. der betales i 2 lige store rater i januar og juli måned.
Aftalen dækker medarbejderudgifter, opgavevaretagelse i punkt 2 (og 3) samt husleje og drift af turistkontor på en adresse centralt beliggende i Haderslev by.
Beløbet indeksreguleres årligt med den af KL anvendte reguleringsfaktor for køb af eksterne tjenesteydelser og der reguleres med den af Haderslev Kommunalbestyrelse vedtagne sats for generelle besparelser på tværs af udvalg til skabelse af økonomisk råderum (omstillingsbidrag). I det tilfælde at tilskuddet reduceres, vil parterne drøfte og aftale eventuelle tilpasninger af indsatserne.
Destination Sønderjylland opkræver 5% af det bevilligede beløb til administrationsomkostninger. Destination Sønderjylland reserverer et beløb svarende til 5% af det bevilligede beløb til markedsføring af særlige Haderslev aktiviteter. Udmøntningen af denne markedsføring sker på baggrund af indstilling fra det lokalt nedsatte advisory board.
Det juridiske grundlag for samarbejdet er dels turismeloven, der definerer arbejdet i destinationsselskaber og dels Kommunalfuldmagten, der definerer, hvad en kommune må yde tilskud til.
Rammen af opgaver samt den økonomiske ramme evalueres mellem parterne efter 24 måneder.
Destination Sønderjylland skal senest ultimo marts måned efter afslutningen af et regnskabsår fremsende et regnskab, som redegør for anvendelsen af tilskuddet i det foregående regnskabsår. Regnskabet sendes til Haderslev Kommunes kontaktperson jf. punkt 7. Regnskabet skal være godkendt af Destination Sønderjyllands revisor.
Et eventuelt mer/mindreforbrug kan overføres mellem årene.
Hvis det konstateres at væsentlige dele af tilskuddet er anvendt i uoverensstemmelse med de i punkt 2 og 3 anførte vilkår og opgaver, skal beløbet tilbagebetales til Haderslev Kommune. Haderslev Kommune kan herefter opsige aftalen med den virkning, at den resterende del af tilskuddet ikke kommer til udbetaling, såfremt der er tale om væsentlig mislighold.
6. Uopsigelighed og ophør
Bortset fra det i punkt 5 anførte er Samarbejdsaftalen uopsigelig for begge parters side frem til 31. december 2025
Samarbejdsaftalen ophører automatisk efter udløb af ovenstående uopsigelighedsperiode medmindre den forlænges. Senest 6 måneder inden aftalens ophør skal parterne drøfte, hvorvidt man ønsker at forlænge aftalen.
7. Kontaktpersoner
Til at varetage samarbejdet mellem parterne skal hver part udpege en kontaktperson. Ved aftalens indgåelse er følgende kontaktpersoner udpeget:
For Haderslev Kommune:
Navn: Xxxxx Xxxx
Titel: Kommunaldirektør
For Destination Sønderjylland Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxx
Titel: Direktør
Parterne kan ændre deres kontaktperson ved skriftlig meddelelse til den anden part.
8. Underskrifter
For Destination Sønderjylland
Dato
Xxxxx Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Bestyrelsesformand Direktør
For Haderslev Kommune:
Dato
Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx
Formand for Vækst- og Kommunaldirektør udviklingsudvalget