Teknik- og Miljøforvaltningen
Teknik- og Miljøforvaltningen
Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold
Udbudsbetingelser for begrænset udbud efter Udbudsloven Rådgiver Rammeaftale om teknisk rådgivning – Broer og konstruktioner |
Dato- 09.01.2023 |
Indholdsfortegnelse
3.6 Ansøgningsfrist og afgivelse af ansøgning om prækvalifikation | ||
5.3 Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud | ||
1 Projektinformation
1.1 Ordregiver
Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen
Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold Islands Brygge 37
2300 København S
(herefter ”TMF”)
1.1.1 Kontaktperson
Kontaktperson er Xxxx Xxxxxxxxx E-mail: xx0x@xx.xx
Al kontakt under udbuddet skal ske igennem Byggeweb.
1.2 Rådgiverform - Rammeaftale
TMF ønsker en organisering og bemanding til totalrådgivning, som er effektiv og fagligt kompetent, både når det gælder det overordnede samarbejde mF og på projektniveau.
Rådgiveren skal have den fornødne kapacitet og den faglige kompetence til styre projekteringen og fagtilsyn af større og mindre projekter i Københavns Kommune.
Rammeaftalens rådgiver skal sikre, at nøglemedarbejdere fra hans egen organisation og underrådgivere inddrages i nødvendigt omfang i de forskellige projektfaser. Desuden har rådgiver ansvar for, at alle parter indenfor egen organisation bidrager effektivt og positivt til samarbejdet.
1.2.1 Opgavebeskrivelse
Rammeaftalen omfatter teknisk rådgivning til anlægsprojekter inden for området ”Broer og Konstruktioner” i Københavns Kommune, herunder men ikke begrænset til:
• Broer
• Tunneler
• Andre bygværker
• Forundersøgelser for broer/tunneler
Rådgivningen kan angå alle faser i projektet fra den indledende rådgivning til og med rådgivning i forbindelse med udførelse. Rådgivningen kan desuden ske i såvel totalrådgivning som delt rådgivning, jf. ABR 18 § 10.
Rådgivningen kan således antage alle de i Teknik- og Miljøforvaltningens Ydelsesbeskrivelsen nævnte ydelser med evt. projektspecifikke tilføjelser, fravigelser og præciseringer.
Renoveringsprojekterne kan i mindre grad indeholde andre fagområder så som højdevarslingsanlæg til broer og tunneler, belægninger, signaler mv. Arkitektbistand kan indgå i projekterne. For opgaver som med et samlet budget over 20 mio. kr. er det et politisk krav at der skal gennemføres bæredygtighedsanalyser og ekstern granskning.
Rådgivningen skal desuden udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende kravspecifikationer på VejPladsPark (krav til Anlægsprojekter i København), som findes på: xxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxx.
Vedr. bestilling af opgaver henvises til Rammeaftalens afsnit 3.2.
1.2.2 Organisering
Rådgivning udbudt gennem denne rammeaftale vil hovedsageligt knytte sig til projekter under enheden ”Bro og tunnel”
Enheden ”Bro og tunnel” består af ca. 15 medarbejdere og en enhedschef i spidsen.
• Enhedschef som refererer til det øvrige ledelsesteam i Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold
• Projektledere som varetager bygherrerollen og som vil være den primære kontaktperson i afklarings- og projekteringsfasen. Projektlederne har overvejende en baggrund som ingeniører.
• Byggeledere som vil varetage byggeledelsen og som er den primære kontaktperson hos bygherre i udførelsesfasen. Byggelederne har overvejende baggrund som konstruktører.
• Fagspecialister inden for projektering og dimensionering
• Kommunikationsmedarbejder i forbindelse med information til berørte borgere og brugere. Håndtering af borgerhenvendelse varetages af projektlederen.
• Bygge- og udbudsjurister som bistår projekt- og byggeledere ved udbud, samt under projektering og varetager kontrol og vejledning ifm. udbuds- og entreprisejura på projekterne.
• Økonomisekretariatet som bl.a. varetager den tværgående porteføljestyring og IKT-koordinering.
1.2.3 Organisering og kommunikation i projekterne
Organiseringen af TMFs projekter er generelt præget af, at Københavns Kommune er en politisk styret organisation. Projekterne er således kendetegnet ved interessenter placeret i de forskellige Serviceområder i TMF. TMFs projektleder skal sikre, at de rette interessenter inddrages i beslutninger i overensstemmelse med ordregiverens mandat.
1.2.4 TMFs projektleders rolle
På projektniveau varetages ordregiverfunktionen i det daglige af TMFs projektleder.
Projektlederens overordnede rolle er som følger:
• Udarbejdelse af Miniudbud
• Indgåelse af bestillingsseddel og risikostyring
• Kontraktstyring af teknisk rådgiver
• Gennemførelse af anlægsprojektet til aftalt kvalitet, økonomi og tid i samarbejde med rammeaftalens rådgiver, entreprenøren og projektets øvrige interessenter
• Beslutningstager i væsentlige beslutninger i hele projektets levetid i tæt dialog med byggelederen og projektets interessenter
• Sikring af fremdrift og rettidige beslutninger i afklarings- og projekteringsfasen
• Fastholdelse og prioritering af Teknik- og Miljøforvaltningens krav
• Bidrage til tillidsbaseret samarbejde mellem parterne
• Løbende kontrol af projektøkonomi, godkendelse af betalinger mv.
1.2.5 TMFs byggelederens rolle
Byggelederen vil i videst muligt omfang blive inddraget i projekterings- og udbudsfasen af anlægsprojektet. Under udførelsen varetager byggelederen den daglige kontakt med entreprenøren og fagtilsynet. Projektlederen er dog stadig tilknyttet projektet og det overordnede ansvar for projektet.
Byggelederens overordnede rolle er som følger
• Kontraktstyring af entreprenøren
• Udførelse af byggeledelse
• Koordinere projektopfølgning og fagtilsyn
• Løbende kontrol af anlægsøkonomien
1.3 Xxxxx rådgivere på Rammeaftalen
TMF ønsker at indgå den udbudte Rammeaftale med 3 rådgivere.
1.4 Rammeaftalens værdi
Det forventes, at rammeaftalen indeholder en økonomisk volumen i rådgiverhonorar på:
2023 | 23 mio. kr. |
2024 | 8 mio. kr. |
Ved forlængelse 1. år (2025) | 8 mio. kr. |
Ved forlængelse 2. år (2026) | 8 mio. kr. |
I alt i hele Rammeaftalens levetid | 47 mio. kr. |
Teknik- og Miljøforvaltningen har ret, men ikke pligt til, at anvende Rammeaftalen til anskaffelse af ydelser hos Rådgiveren, idet Rammeaftalen ikke etablerer et eksklusivforhold mellem TMF og Rådgiveren. TMF er således ikke på forhånd forpligtet til at aftage noget mindstemål af ydelser fra Rådgiveren.
Rammeaftalens maksimale værdi angives til 60 mio. kr.
1.5 Rammeaftalens løbetid
Rammeaftalen indgås for en 2-årig periode med mulighed for forlængelse af 2x12 måneder
1.6 Optioner
Mulighed for forlængelse af Rammeaftalens løbetid i 2x12 måneder
1.7 Overordnet udbudstidsplan
Nedenstående tidsplan er den forventede, og der kan ske ændringer.
Aktivitet | Tidspunkt |
Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse | 26.01.2023 |
Spørgefrist prækvalifikation | 20.02.2023 kl.1200 |
Frist for ansøgning om prækvalifikation | 01.03.2023 kl. 12.00 |
Meddelelse om udvalgte tilbudsgivere | 17.03.2023 |
Spørgefrist tilbud | 15.04.2023 kl. 12.00 |
Frist for afgivelse af tilbud | 24.04.2023 kl. 12.00 |
Evaluering af tilbud og indhentelse af verifikation for oplysninger i ESPD | Fra 25.04.2023– til25.05.2023 |
Tildelingsbeslutning | Uge 21 2023 |
Standstill-periode | Fra 26.05.2023– til 05.06.2023 |
Kontraktindgåelse | 06.06.2023 |
1.8 Retsgrundlag og udbudsform
Udbuddet er omfattet af udbudslovens afsnit II. Udbudsformen er begrænset udbud efter udbudslovens §§ 58-60.
Tildelingskriteriet er ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Udbuddet gennemføres i to faser:
1) Den første fase (prækvalifikationsfasen) er beskrevet i afsnit 3 nedenfor.
2) Den anden fase (tilbudsfasen) er beskrevet i afsnit 4 og 5.
1.9 Opdeling i delkontrakter
Opgaver på rammeaftalen gennemføres i én samlet totalrådgivningsopgave, da TMF vurderer det mest hensigtsmæssigt ud fra styringsmæssige, juridiske og økonomiske betragtninger.
1.10 Sprog
Både ansøgning og tilbud skal afgives på dansk. TMF accepterer dog at referenceblade, kan afleveres på engelsk, men i forbindelse med evalueringen og forståelse af referenceblade tager ordregiver forbehold for misforståelser og fejlfortolkninger hvis referenceblade er på engelsk.
Arbejds- og kontraktsprog vil også være dansk.
1.11 Alternative tilbud og sideordnede tilbud
TMF accepterer ikke alternative tilbud. TMF accepterer ikke sideordnede tilbud.
2 Udbudsmateriale
2.1 Offentliggørelse af udbudsmateriale
Udbudsmaterialet er frit, direkte og fuldt elektronisk tilgængeligt på Byggeweb på xxxxx://xxx.xxx-xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx under følgende projektnavn og nr. samt under Byggeweb nr. TN366951A.
Hvis ansøger/tilbudsgiver ønsker support til, hvordan Byggeweb fungerer, henviser TMF til xxxxx://xxx.xxx-xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/.
2.2 Udbudsmateriale
Udbudsmaterialet er nedenfor opdelt i dokumenter, der er relevante for hhv. prækvalifikationsfasen og for tilbudsfasen.
Prækvalifikationsfase:
A. Eventuelle rettelsesblade udsendt i ansøgningsperioden.
B. Udbudsbetingelser, del 1, 2, 3 og 5.
C. Skabelon for European Single Procurement Document (herefter ”ESPD- Skabelon”) som xml-fil.
D. Skabelon for konsortieerklæring.
E. Skabelon for støtteerklæring.
F. Referenceliste Tilbudsfase:
G. Eventuelle rettelsesblade udsendt i tilbudsperioden.
H. Udbudsbetingelser, del 1, 2, 4 og 5.
I. Rammeaftalen med tilhørende bilag A-D:
• Bilag A - Arbejdsklausul
• Bilag B – Leverandørens samfundsansvar (CSR)
• Bilag C – Ekstern granskning
• Bilag D - Tro- og loveerklæring om tilhørsforhold til russiske enheder eller personer m
J. Paradigme for miniudbudsbetingelser
K. Tilbudsformular (TBL)
L. Miniudbud Paradigme ATR
M. Miniudbud paradigme for Ydelsesbeskrivelse
N. Bestillingsseddel
3 Prækvalifikationsfasen
3.1 Ansøgningens indhold
Ansøger skal aflevere følgende på Byggeweb:
1. Udfyldt ESPD (pdf-fil), jf. afsnit 0
2. Evt. referenceliste, jf. afsnit 0
3. Evt. støtteerklæring, jf. afsnit 0
4. Evt. konsortieerklæring, jf. afsnit 0
TMF har oprettet en ESPD-skabelon, som ansøger skal udfylde direkte fra Byggeweb
under afleveringskravet ”ESPD”:
1. Gå til ”Aflevering af tilbud/ansøgning”
2. Klik på afleveringskravet ”ESPD”
3. Klik på ”Opret ESPD-svar”
4. Udfyld ESPD-formularen
5. Klik ”Eksporter” til sidst
Vejledning kan findes her: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xxx/xx/xx/xxxxxxxx/000000000000-XXXX
Hvis ansøger har behov for at uploade flere dokumenter, fx referenceliste med bilag, flere ESPD eller erklæringer, kan ansøger flette dokumenterne sammen, da det kun er muligt at uploade ét enkelt dokument for hvert afleveringskrav på Byggeweb. Hvis ansøger ikke ønsker at flette dokumenterne sammen, kan ansøger også uploade dokumenter under ”Supplerende filer”.
Ansøger skal udfylde følgende oplysninger i ESPD-skabelonen:
• Del II, pkt. A-D (oplysninger om ansøgeren).
• Del III, pkt. A-C (udelukkelsesgrunde).
• Del IV, pkt. B-C (opfyldelse af minimumskrav).
• Del V (udvælgelseskriterier – begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere).
• Del VI (afsluttende erklæringer).
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har offentliggjort en vejledning til udarbejdelse af ESPD. Ansøgere opfordres til at gøre sig bekendt med vejledningen inden afgivelse af ansøgning. Vejledningen kan findes via dette link: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxx-xxxxxxx- europaeiske-udbudsdokument/.
3.1.2 Referenceliste
Ansøger kan til beskrivelse af sin tekniske og faglige formåen, jf. afsnit 3.3, i stedet for at udfylde ESPD, del IV, afsnit C, aflevere en referenceliste eller lignende.
Ansøger kan i det tilfælde blot henvise til den vedlagte referenceliste i ESPD, del IV, afsnit
C. En eventuel referenceliste kan uploades under ” Referenceliste” på Byggeweb.
3.1.3 Ansøgere, der baserer sig på andre enheders kapacitet (fx underrådgivere)
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, skal ansøger ved siden af sit eget ESPD også aflevere et ESPD for hver af de enheder, som ansøger baserer sig på.
Ansøger skal i det tilfælde også aflevere en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren har en juridisk forpligtende rådighed over den nødvendige økonomiske og finansielle og/eller den tekniske og faglige formåen fra den anden enhed.
Det kan bl.a. ske ved, at den/de enheder, som ansøger baserer sig på, udfylder og underskriver skabelonen for støtteerklæring i udbudsmaterialet eller en tilsvarende erklæring. Dokumentet kan uploades under ” Supplerende filer ” på Byggeweb.
3.1.4 Ansøgninger fra sammenslutninger af virksomheder (fx konsortier)
Hvis ansøger er en gruppe af økonomiske aktører (fx konsortier eller sammenslutninger), der deltager i udbudsproceduren sammen, skal hver af de deltagende økonomiske aktører i gruppen udfylde et ESPD med de oplysninger, der kræves i ESPD del II-VI.
Aktørerne skal i det tilfælde også udfylde og underskrive en erklæring om en fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. Ansøger kan anvende den vedlagte skabelon for konsortieerklæring eller sin egen skabelon. Erklæringen kan uploades med ansøgningen under ”Supplerende Filer”
Baserer sammenslutningen af virksomheder sig desuden på andre enheders kapacitet uden for gruppen, gælder også kravene i afsnit 3.1.3.
3.2 Udelukkelse (ESPD del III A-C)
Ansøger og eventuelle underleverandører til ansøger er udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis de er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135 og § 136. Derudover er ansøger eller dennes eventuelle underleverandører aktør udelukket fra deltagelse, hvis de er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-3 og nr. 5.
En ansøger eller dennes eventuelle underleverandører bliver således udelukket, hvis de ikke kan svares ”nej” til udelukkelsesgrundene i ESPD del III afsnit A-C. Det gælder dog ikke, hvis de har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at de alligevel er pålidelige (self-cleaning), eller hvis udelukkelsesgrunden er forældet på tidspunktet for beslutning om kontrakttildeling, jf. udbudslovens § 138.
3.3 Egnethed (ESPD del IV A-C)
TMF stiller krav til ansøgernes egnethed. Vurderingen af ansøgernes egnethed sker i første omgang på baggrund af oplysninger i ESPD og en evt. afleveret referenceliste. TMF kan dog på ethvert tidspunkt bede ansøger om at fremlægge dokumentation som nævnt i udbudslovens § 152.
3.3.1 Økonomisk og finansiel formåen (ESPD del IV B)
Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen:
• Ansøger skal have en årsomsætning på minimum 70 mio. kr. i det seneste regnskabsår eller som gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår.
• Ansøger skal have en egenkapital på minimum 17 mio. kr. i det senest offentliggjorte årsregnskab.
• Ansøger skal have en soliditetsgrad på minimum 10 % i det senest offentliggjorte årsregnskab.
Ansøger skal til brug for ovenstående vurdering udfylde de relevante oplysninger i ESPD del IV afsnit B.
3.3.2 Teknisk og faglig formåen (ESPD del IV C)
Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers tekniske og faglige formåen:
• Ansøgeren skal fremlægge for kategori 1 - 1 reference vedr. Renovering af vejbroer/stibroen i beton
• Ansøgeren skal fremlægge for kategori 3 - 1 reference vedr. Nyanlæg af vej- og/eller stibroer i beton
• Ansøgeren skal fremlægge for kategori 4 - 1 reference vedr. Nyanlæg af vej- og/eller stibroer i stål
Da Rammeaftalen omhandler rådgivning angående broer og konstruktioner som sjældent udføres, skal referencerne være projekteret i 2015 eller senere. Ved projekteringen forstås perioden indtil aflevering af anlægsprojekt til bygherre. Med afsluttede opgaver forstås i denne sammenhæng opgaver, hvor der er afholdt afleveringsforretning. Én reference kan indeholde mere end én af de ovenstående kategorier, således at en enkelt reference, der rummer flere kategorier, vil være tilstrækkelig til at opfylde ordregivers krav til teknisk og faglig formåen.
For hver reference, bør ansøger angive følgende i referencen:
(i) Referencenavn
(ii) Angivelse af hvilke(n) kategori(er) referencen vedrører.
(iii) Kort beskrivelse af projektet
(iv) Beskrivelse af ansøgers konkrete rolle i projektet (totalrådgiver, underrådgiver, hvilke specialer blev varetaget mv.)
(v) Periode for projektering og evt. udførelse
(vi) Projektets samlede projektøkonomi for rådgiver og entreprise ekskl. moms
(vii) Navn på modtageren af rådgiverydelsen
(viii) Bygherre på opgaven med kontaktoplysninger mail og tlf. nr.
(ix) Projektlokaliteten
Referencer, som dokumenterer opfyldelse af mindstekrav, skal være afsluttede. Med afsluttede forstås i denne sammenhæng ligeledes opgaver, hvor der er afholdt afleveringsforretning.
Ansøgeren kan højst oplyse 1 reference pr kategori til dokumentation for opfyldelse af mindstekrav. Hvis ansøgeren afleverer mere end 1 reference, vil TMF alene se på den første referencer.
Hvis ansøgeren vedlægger referencerne i en selvstændig referenceliste, bedes ansøgeren tydeligt anføre, hvilke referencer der opfylder hvilke mindstekrav.
En reference, der er anvendt til at opfylde minimumskravet til teknisk og faglig kapacitet, kan ligeledes anføres som reference ift. udvælgelsen, jf. afsnit 3.4.
Til brug for ovenstående vurdering skal ansøger udfylde de relevante oplysninger i ESPD del IV afsnit C.
Referencer som vedrører Egnethed skal uploades under afleveringskravet ”Supplerende filer” på Byggeweb.
3.4 Udvælgelse (ESPD del V)
Som anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9, vil TMF udvælge 5 ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud.
Hvis TMF modtager flere end 5 konditionsmæssige ansøgere, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i afsnit 3.2 ovenfor samt opfylder egnethedskravene i afsnit 3.3, vil TMF foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere. Til tilbudsfasen udvælges 5 ansøgere til at afgive tilbud. Iblandt de 5 ansøgere udvælges 3 vindere, som TMF indgår rammeaftaler med.
3.4.1 Oplysninger til brug for udvælgelsen
Til brug for udvælgelsen skal ansøgerne oplyse følgende i ESPD del V og/eller i referencelisten:
1. Op til 2 referencer pr. nedenstående kategori:
Kategori 1: Renovering af sti- og/eller vejbroer i beton Kategori 2: Renovering af sti- og/eller vejbroer i stål Kategori 3: Nyanlæg af sti- og/eller vejbroer i beton Kategori 4: Nyanlæg af sti- og/eller vejbroer i stål Kategori 5: Renovering af gangtunneller
Kategori 6: Renovering bolværker
Da Rammeaftalen omhandler rådgivning angående broer og konstruktioner som sjældent udføres, skal referencerne være projekteret i 2015 eller senere. Ved projekteringen forstås perioden indtil aflevering af anlægsprojekt til bygherre.
Én reference kan indeholde mere end én af de ovenstående kategorier, således at en enkelt reference, der rummer flere kategorier, vil være tilstrækkelig til at opfylde ordregivers krav til teknisk og faglig formåen.
For hver reference, bør ansøger angive følgende i referencen:
(i) Referencenavn
(ii) Angivelse af hvilke(n) kategori(er) referencen vedrører.
(iii) Kort beskrivelse af projektet
(iv) Beskrivelse af ansøgers konkrete rolle i projektet (totalrådgiver, underrådgiver, hvilke specialer blev varetaget mv.)
(v) Periode for projektering herunder om den er afleveret eller igangværende
(vi) Projektets samlede projektøkonomi
(vii) Navn på modtageren af rådgiverydelsen
(viii) Projektlokaliteten
(ix) Hvilke grænseflader og interessenter, der var i projektet og hvordan de blev varetaget (fx ledninger, trafik, andre bygherrer)
(x) Inddragelse af arkitekt/landskabsarkitekt for nyanlæg, ja/nej og hvordan.
(xi) Xxxxxxxx på opgaven med kontaktoplysninger mail og tlf. nr.
Referencerne skal være projekteret i 2015 eller senere. Ved projekteringen forstås perioden indtil aflevering af projektmateriale til bygherren.
TMF forbeholder sig retten til at kontakte bygherren for de vedlagte referencer med henblik på at kontrollere, at oplysningerne i referencerne er korrekte.
Ansøger opfordres til at sikre en overskuelig og opdelt beskrivelse af de efterspurgte oplysninger i ESPD Del V/referencen.
Referencer som vedrører Udvælgelse skal oplyses i ESPD del V og/eller uploades under
afleveringskravet ”ESPD” på Byggeweb
3.4.2 Udvælgelseskriterier
TMF vil udvælge de ansøgere, der har påvist de bedste og mest relevante referencer i forhold til den udbudte opgave. Vurderingen vil ske som en samlet vurdering af alle de oplyste referencer.
I vurderingen vil TMF særligt lægge vægt på følgende:
• I hvilken grad at referencerne vedrører projekter i en urban kontekst.
• Hvilke ydelser/rolle ansøger har varetaget i den konkrete opgave. Totalrådgivning vægtes højere end deltagelse i indledende projektering/konkurrence.
• At ansøger kan fremvise flere referencer i rollen som totalrådgiver.
• I hvilken grad at referencerne indeholder håndtering af flere grænseflader og interessenter, dvs. jo større kompleksitet jo højere vægtes referencen.
• At arkitekt er tidligt inddraget i projekteringen af nyanlæg.
• At ansøger kan fremvise en eller flere referencer hvor ansøgeren har kendskab til bæredygtigheds analyse, har bidraget til eller udarbejdet en samlet bæredygtigheds analyse. Udarbejdelsen af bæredygtighedsanalyse vægtes højere end kendskab til bæredygtighedsanalyse
3.5 Spørgsmål i prækvalifikationsfasen
Spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal stilles skriftligt via Byggeweb.
Spørgsmål, til prækvalifikationsfasen skal stilles skriftlig via Byggewebs udbudsportal senest den 20.02.2023 kl. 12:00 før ansøgningsfristens udløb, kan forventes besvaret. Hvis ansøger stiller spørgsmål efter denne frist, vil de som udgangspunkt kun blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil blive anonymiseret og udsendt til samtlige ansøgere via Byggeweb.
Det er ansøgers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelsesblade, der offentliggøres på Byggeweb. Meddelelser kan også blive offentliggjort senere end 6 dage inden ansøgningsfristens udløb, hvis TMF vælger at forlænge ansøgningsfristen, hvorfor ansøgere skal holde sig opdateret helt ind til fristens udløb.
3.6 Ansøgningsfrist og afgivelse af ansøgning om prækvalifikation
Ansøgning skal være uploadet på Byggeweb senest den 01.03.2023 kl. 12.00
Det er udelukkende ansøgers ansvar, at ansøgningen bliver uploadet rettidigt og korrekt. Ansøgninger, der modtages efter ovenstående frist, vil ikke blive taget i betragtning.
Hvis ansøger ønsker vejledning i, hvordan ansøger skal uploade sin ansøgning på Byggeweb, henviser TMF til Byggewebs egen support på xxxxx://xxx.xxx- xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/.
3.7 Meddelelse om udvalgte ansøgere
TMF vil straks orientere alle ansøgere via Byggeweb, når TMF har truffet beslutning om, hvem der er udvalgt til at afgive tilbud.
Hvis TMF vurderer det nødvendigt, kan TMF bede udvalgte ansøgere om at fremlægge dokumentation efter udbudslovens § 152 for de oplysninger, som ansøger har afgivet i ESPD.
3.8 Indhentelse af verifikation for oplysninger i ESPD
TMF vil efter meddelelsen om prækvalifikation anmode de prækvalificerede tilbudsgivere om at fremsende dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2 og § 151, stk. 2.
Det betyder, at udvalgte ansøgere inden for en passende tidsfrist skal fremlægge dokumentation efter udbudslovens §§ 153 og 154 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD.
TMF vil af hensyn til tidsplanen gerne – uden at dette skal forstås som et krav – opfordre de enkelte ansøgere til at have dokumentationen klar. Serviceattest må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra datoen for tilbudsfristen.
3.9 Klagevejledning
Klage over ikke at være prækvalificeret (udvalgt) til at afgive tilbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter TMFs underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. § 7, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 593 om Klagenævnet for Udbud af 2. juni 2016.
4 Tilbudsfasen
4.1 Tilbuddets indhold
De udvalgte tilbudsgivere skal afgive et tilbud, som indeholder de oplysninger og dokumenter, som er nævnt nedenfor. Tilbuddet bør følge nedenstående disposition og bruge samme betegnelser.
Tilbudsgiver bedes være opmærksom på at få vedlagt samtlige af de efterspurgte oplysninger, da TMF kan være berettiget og forpligtet til at forkaste tilbud med mangler.
4.1.1 Forbehold
TMF opfordrer desuden klart tilbudsgiver til at undlade at skrive forbehold ind i sit tilbud, medmindre det er angivet i udbudsmaterialet, at der kan tages forbehold. Det skyldes, at TMF kan være forpligtet til at afvise et tilbud, der er i strid med grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller som indeholder forbehold, der ikke kan kapitaliseres.
4.2 Tilbud
4.2.1 Pris – udfyldt tilbudsliste
Tilbudsgiver skal aflevere en fuldt udfyldt og underskrevet tilbudsliste.
Udfyldt og underskrevet tilbudsliste skal uploades under afleveringskravet ”Pris” på
Byggeweb.
4.2.1 Rådgiver projektorganisation
I overensstemmelse med Rammeaftalens pkt. 4.2 skal rådgiveren beskrive sin projektorganisation til håndtering af opgaver i hele rammeaftalens løbetid. Følgende information skal angives i tilbuddet:
• Et organisationsdiagram af rådgivers projektorganisation med angivelse af hvilke fagdiscipliner der i relation til projektkategorierne i ovenstående pkt. 3.4, varetages i egenproduktion og hvilke fagdiscipliner der håndteres af underrådgivere.
• En tilhørende beskrivelse af hvordan rådgiver som totalrådgiver vil lede og fordele arbejdet mellem de forskellige fagdiscipliner og hvordan rådgiver som totalrådgiver vil styre og lede underrådgivere, samt sikre en faglig høj kvalitet.
De bydende skal ikke angive nøglepersoner og vedlægge CVer til deres projektorganisation ifm. tilbudsgivningen. De bydende skal beskrive deres valgte projektorganisation jf. krav beskrevet i ”Udbudsbetingelser” under afsnit 5.1.2. CVer skal afleveres som en del af Miniudbudsbetingelser jf. "Rammeaftalens afsnit 4.1.
Aftalegrundlaget" hhv. bilag f ”Paradigme for Miniudbudsbetingelser ”. Miniudbud afholdes blandt de tre rådgivere under Rammeaftalen.
De bydende skal beskrive, hvilke fagdiscipliner der tilknyttes til løsning af rådgivningsopgaver. Der efterspørges ikke navn på hhv. Landmåler og Trafik- og tilgængelighedsrevisorer.
Besvarelsen af underkriteriet skal være på maks. 3 A4-sider.
Tilbudsgivere skal uploade informationen vedr. Rådgivers projektorganisation i én samlet pdf-fil under afleveringskravet ”Rådgivers projektorganisation” på Byggeweb.
4.2.2 Rådgivers virkemidler til økonomistyring Følgende information skal angives i tilbuddet:
• En beskrivelse af rådgivers processer og virkemidler til styring af økonomien i projekteringen i tråd med ABR 18, hvor der er større krav til budgettering og afrapportering af økonomien ved hver fase, herunder hvorledes rådgiver i den forbindelse vil minimere risikoen for, at der opstår ekstra udgifter under projekteringen i forhold til den aftalte pris ved indgåelse af bestillingsseddel.
Samlet skal besvarelsen af underkriteriet fylde maks. 2 A4-sider.
Besvarelsen skal uploades som én samlet pdf.-fil under afleveringskravet ”Rådgivers virkemidler til økonomistyring” på Byggeweb.
4.3 Spørgsmål fra tilbudsgiverne
Spørgsmål i tilbudsfasen skal fremsættes skriftligt via Byggewebs udbudsportal senest den 15.04.2023 kl. 12:00. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil som udgangspunkt kun blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil blive anonymiseret og udsendt til samtlige tilbudsgivere via Byggeweb.
Der er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelsesblade, som offentliggøres på Byggeweb. Meddelelser kan også offentliggøres senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, hvis TMF vælger at forlænge tilbudsfristen, hvorfor tilbudsgiver skal holde sig opdateret helt ind til fristens udløb.
4.4 Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal være uploadet på Byggeweb senest den 24.04.2023 kl. 12.00
Bemærk at der kan ske ændringer i denne frist, og at hvis der sker en ændring, vil dette blive oplyst tilbudsgiverne via Byggeweb.
Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet bliver uploadet rettidigt og korrekt.
Hvis tilbudsgiver ønsker vejledning i, hvordan tilbudsgiver skal uploade sit tilbud på Byggeweb, henviser TMF til Byggewebs egen support på xxxxx://xxx.xxx- xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/.
5 Evaluering af tilbud
5.1 Tildelingskriterium og underkriterier
De økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres på grundlag af følgende tildelingskriterium:
• Bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Underkriterierne og deres vægtning er følgende:
Pris | 30 % |
Rådgiver projektorganisation | 40 % |
Rådgivers virkemidler til økonomistyring | 30 % |
5.1.1 Pris
Vurderingen af Pris foretages på baggrund af den samlede tilbudssum. TMF lægger vægt på den samlet laveste pris.
5.1.2 Rådgiver projektorganisation
Ordregiver lægger vægt på
• at rådgivers organisation fremtræder robust og fagligt velfunderet. Der lægges endvidere vægt på at organisationsdiagrammet tydeligt viser at rådgiver har forstået opgavetyperne, herunder de relevante fagdiscipliner, således at rådgiver kan varetage alle slags opgaver og kompleksiteter, som de forskellige projekter under rammeaftalen kan have.
• at rådgiver har processer og retningslinjer, der sikrer, at rådgiver kan varetage rollen som totalrådgiver på en måde, hvorpå styringen af fagdiscipliner og underrådgivere medvirker til gode samarbejdsrelationer og en hensigtsmæssig projekteringsproces som sikrer en samlet faglig løsning af høj kvalitet.
5.1.3 Rådgivers virkemidler til økonomistyring
Ordregiver lægger vægt på:
• at rådgiver tydeliggør en hensigtsmæssig proces til styringen, herunder beskriver med hvilke virkemidler denne løfter krav til budgettering og afrapportering af økonomien ved hver fase under projekteringen. Ordregiver lægger desuden vægt på, at processen og virkemidlerne medvirker til at minimere risikoen for, at der opstår ekstra udgifter under projekteringen i forhold til den aftalte pris ved indgåelse af bestillingsseddel.
5.2 Evalueringsmetode
5.2.1 Evaluering af underkriteriet Pris
Som udgangspunkt vurderes den tilbudte pris på baggrund af følgende relative pointmodel:
• Laveste tilbudte pris tildeles 10 point.
• En tilbudt teoretisk pris, der er 40 % højere end laveste pris tildeles 0 point.
• Øvrige tilbud tildeles point ved retlinjet interpolation mellem laveste pris og en teoretisk pris, der er 40 % højere end laveste pris.
Til ovennævnte primære evalueringsmodel har TMF følgende sekundære model:
Hvis den faktiske spredning mellem tilbudssummerne er højere end 40 %, vil procentsatsen for gearingen på evalueringsmodellen blive sat op inden for 20 % intervaller, indtil procentsatsen kan rumme den faktiske spredning.
Point for underkriteriet ”Pris” angives med to decimaler.
5.2.2 Evaluering af øvrige underkriterier
På baggrund af evalueringskriterierne anført ovenfor tildeles der point på baggrund af følgende pointmodel.
Point for kvalitative underkriterier angives uden decimaler.
Point | Betydning |
10 | Gives for det fremragende tilbud, som bedst muligt opfylder underkriteriet. |
9 | Gives for det fortrinlige tilbud, der med enkelte undtagelser opfylder underkriteriet. |
8 | Gives for det meget tilfredsstillende tilbud, der med et mindre antal undtagelser opfylder underkriteriet. |
7 | Gives for det tilfredsstillende tilbud, der i rimelig grad opfylder underkriteriet. |
6 | Gives for det nogenlunde tilfredsstillende tilbud, der til en vis grad opfylder underkriteriet. |
5 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. |
4 | Gives for det mindre tilfredsstillende tilbud, hvor opfyldelsen af underkriteriet kun er tilfredsstillende i begrænset omfang. |
3 | Gives for det mindre acceptable tilbud, hvor opfyldelsen af underkriteriet er utilfredsstillende på en række punkter. |
2 | Gives for tilbud, hvor opfyldelse af underkriteriet er utilfredsstillende. |
1 | Gives for tilbud, hvor opfyldelse af underkriteriet er meget utilfredsstillende. |
0 | Gives for tilbud der alene er konditionsmæssige. |
5.3 Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud
Den tilbudsgiver, der samlet opnår det højeste vægtede antal point, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Det vægtede antal point findes ved at multiplicere det antal point, som en tilbudsgiver har fået tildelt under hvert underkriterium, med den vægtning, som det pågældende underkriterium har.
Summen af vægtede point vil således ligge i intervallet 10-0 point.
5.4 Indhentelse af verifikation for oplysninger i ESPD
TMF vil inden tildeling anmode den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest
fordelagtige tilbud, om at verificere oplysningerne i ESPD og oplysningerne, der blev afgivet i forbindelse med prækvalifikationsfasen.
Dette betyder, at tilbudsgiver inden for en passende tidsfrist skal fremlægge dokumentation efter udbudslovens §§ 153 og 154 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, hvis dette ikke er sket tidligere i udbudsprocessen.
TMF vil af hensyn til tidsplanen gerne – uden at dette skal forstås som et krav – opfordre de enkelte tilbudsgivere til at have dokumentationen klar. Serviceattest må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra datoen for tilbudsfristen.
5.5 Tildeling af kontrakt og kontraktindgåelse
Når TMF har truffet en endelig beslutning om tildeling af kontrakt til 3 tilbudsgivere, vil samtlige tilbudsgivere få meddelelse om valg af rådgiver via Byggeweb.
Tildelingsbeslutningen er alene at regne for TMF’s beslutning om, hvem der er vinder af udbuddet. Der forligger således ikke en bindende aftale for TMF, før der er fremsendt underskrevet kontrakt. Evt. kontraktindgåelse se afsnit 1.7
TMF’s underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra
at være bundet af deres tilbud, der fortsat er bindende efter vedståelsesfristen.
Efter den lovpligtige standstill-periode på 10 hele kalenderdage (regnet fra dagen efter at underretning om tildelingsbeslutningen er sendt) vil TMF indgå aftale med den tilbudsgiver, hvis tilbud antages.
6 Generelle forhold
6.1 Fortrolighed
En ansøger eller tilbudsgiver kan i forbindelse med fremsendelse af oplysninger betegne disse som fortrolige. Et krav om fortrolighed skal være angivet tydeligt og specifikt, og generelle angivelser om konkurrencefølsomhed e.l. kan ikke forventes tillagt betydning.
TMF vil som udgangspunkt ikke udlevere oplysninger, der er betegnede som fortrolige, medmindre oplysningen åbenbart ikke er fortrolig, eller hvis der efter udbudsloven eller lovgivningen i øvrigt er pligt til det.
6.2 Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra fristen for aflevering af tilbuddet.
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil der er indgået aftale med den vindende tilbudsgiver. Meddelelse om tildelingsbeslutningen medfører således ikke, at tilbudsgiverne frigøres fra deres tilbud.
6.3 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med tildeling og indgåelse af kontrakt, vil TMF kunne aflyse/annullere udbuddet i sin helhed.
6.4 Klagevejledning
Klage over ikke at være blevet tildelt kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder regnet fra dagen efter, at TMF har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 7, stk. 2, nr. 3, i lovbekendtgørelse nr. 593 om Klagenævnet for Udbud af 2. juni 2016.