Offentligt udbud af Rammeaftale vedrørende Entreprenørydelser for drift af fjernvarme, vand, gas og kloak
Dato: 02.03.2023
Sags ID: 2022-1972
Initialer: LVK
Udbudsbetingelser for
Offentligt udbud af Rammeaftale vedrørende Entreprenørydelser for drift af fjernvarme, vand, gas og kloak
Udgiver: Aalborg Service A/S
Tekst: Endelig
Aalborg Forsyning Xxxxxxx 00
Indholdsfortegnelse
4
7
2.2.1 Generelt om udarbejdelse af tilbud 10
2.2.2 Alternative og sideordnede tilbud 10
2.3.1 Frist for afgivelse af tilbud 11
2.3.4 Håndtering af persondata 12
2.4 Orienteringsmøde og besigtigelse 12
3 TILDELING OG EVALUERINGSMETODE
13
3.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål 13
3.2 Kriterier for vurdering af tilbud 13
3.2.1 Underkriteriet ”Pris” 14
3.3.2 Kvalitativ evaluering 15
3.4 Verificering af oplysninger i ESPD’et 16
17
4.1 Tildeling af opgaver i rammeaftaleperioden 18
18
18
6.1 Oversigt over tidsfrister i tilbudsfasen 18
6.2 Dokumenter og tjekliste 19
7 BILAG TIL NÆRVÆRENDE UDBUDSBETINGELSER
19
1 Indledning
1.1 Ordregiver
Følgende selskaber fra Aalborg Forsyning indgår som kontraktparter:
Aalborg Service A/S (kontraktholder) Stigsborg Brygge 5 9400 Nørresundby EAN: 5798003842547 CVR: 33164610 | Aalborg Decentrale Værker A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003842585 CVR: 37271632 |
Aalborg Kloak A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003743158 CVR: 32651798 | Aalborg Energicenter A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003842479 CVR: 25453638 |
Aalborg Bygas A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003743233 CVR: 38255479 | Nordjyllandsværket A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003842448 CVR: 37189294 |
Aalborg Vand A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003743165 CVR: 32651828 | Aalborg Fjernkøling A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003842424 CVR: 37862940 |
Aalborg Varme A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003743226 CVR: 37271616 | Aalborg Vand Entreprise A/S Nefovej 50 9310 Vodskov EAN: 5798003842523 CVR: 32651771 |
(herefter benævnt ”Ordregiver”) Kontaktperson: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx (jurist)
E-mailadresse: xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1.1.1.1 Aalborg Forsyning
Aalborg Forsyning forsyner borgere med fjernvarme, gas og vand ligesom vi afleder spildevand, afhenter affald og tilbyder energirådgivning.
Aalborg Forsyning udgøres af en række forsyningsvirksomheder ejet af Aalborg Kommune, som forsy- ner kunder med fjernvarme, gas og vand, ligesom vi afleder spildevand, afhenter affald og tilbyder ener- girådgivning. Vores mission er at skabe bæredygtighed og tryghed – også for kommende generationer.
Aalborg Forsyning er delt op i en række selskaber. De selskaber, der skal indgå som kontraktparter fremgår ovenfor under nærværende udbudsbetingelsers punkt 1.1.
Yderligere information om Aalborg Forsyning kan findes på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.2 Udbuddets genstand
Udbuddet vedrører entreprenørydelser til drifts- og vedligeholdelsesarbejder på fjernvarme-, vand-, gas- og kloaksystemet i Aalborg Kommune.
De omhandlende drifts- og vedligeholdelsesarbejder vil variere i behovet, hvorfor arbejderne udbydes under en rammeaftale, der skal danne grundlag for, at drifts- og vedligeholdelsesarbejder kan rekvireres løbende af Ordregiver i rammeaftalens løbetid.
Rammeaftalen indgås med de under punkt 1.1 nævnte selskaber, således samtlige oplistede selskaber har mulighed for at rekvirere arbejder, der er omfattet af nærværende udbud.
Ordregiver ønsker én Entreprenør på rammeaftalen. Alle leveringer af entreprenørydelser på drifts- og vedligeholdelsesarbejder af fjernvarme-, gas-, vand- og kloaksystemet under rammeaftalen vil i aftalens løbetid blive tildelt direkte til den vindende Entreprenør.
Kontraktstyring og -administration af rammeaftalen vil ligge hos Ordregiver.
Ordregivers samlede forbrug af drifts- og vedligeholdelsesarbejder på fjernvarme-, vand-, gas- og kloak- systemet forventes at udgøre ca. 35.500.000 kr. pr. år. Dette beløb kan dog variere år for år.
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/ forbrug og forventede aktivi- tets-/forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede om- sætning er således ikke bindende for Ordregiver. Tilsvarende gælder for eventuelle mængder angivet i tilbudslisten.
Bygherren har til hensigt at anvende rammeaftalen til aktuelle køb af arbejderne. Bygherren er imidlertid ikke forpligtet til at købe en minimumsmængde af arbejderne.
Bygherren har til hensigt at gøre Entreprenøren til hovedentreprenør af arbejderne indtil rammeaftalens udløb.
Xxxxxxxxx har imidlertid ret til at anskaffe tilsvarende arbejder fra andre entreprenører eller selv forestå udførelsen.
1.2.1 Maksimal samlet værdi
Ordregivers samlede forbrug af drifts- og vedligeholdelsesarbejder på fjernvarme-, vand-, gas- og kloak- systemet kan maksimalt udgøre 284.000.000 kr., hvorefter Rammeaftalen vil være udtømt.
Ordregiver har valgt ikke at opdele udbuddet i delkontrakter, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 65, af hensyn til stordriftsfordele samt for at begrænse kontraktadministration.
1.3 Generelt om udbuddet
Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelserne samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud som bekendtgjort i EU-Tidende.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45 (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014).
Udbuddet afholdes digitalt via udbudsportalen Ethics (herefter benævnt ’Ethics’). Dette medfører, at del- tagelse i udbudsforretningen, herunder stille spørgsmål og aflevering af tilbud, udelukkende kan foregå via denne udbudsportal.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkom- mende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kon- trakt.
Udbudsprocessen omfatter følgende stadier og milepæle:
I. Udarbejdelse af tilbud
Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og afgiver tilbud via Ethics inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 2.3.1. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at efter- spørge yderligere oplysninger ved at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 2.5.
II. Vurdering af tilbuddene
Ordregiver påbegynder vurderingen af tilbuddene umiddelbart efter tilbudsfristens udløb.
Efter åbningen af de modtagne tilbud vurderer Ordregiver, om tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder om tilbudsgiveren har udfyldt det fælleseuropæiske udbudsdokument (herefter be- nævnt ”ESPD”) samt om de i udbudsbekendtgørelsens del III.1.2 og III.1.3 anførte mindstekrav er opfyldt.
Ordregiver evaluerer herefter tilbuddene i overensstemmelse med det i punkt 3.2 angivne tilde- lingskriterie.
III. Tildeling af kontrakten
Før Ordregiver træffer endelig beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
Når Ordregiver har truffet endelig beslutning om tildeling af kontrakten, underrettes samtlige tilbudsgivere skriftligt og samtidigt herom via Ethics.
Kontrakten kan ikke underskrives før udløbet af standstill-perioden på 10 dage og anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten forventes at blive underskrevet digitalt.
1.4 Udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
Udbudsdokumenter:
I. Udbudsbekendtgørelsen
II. Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag:
Bilag A: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Bilag B: Tilbudsgivers besvarelse af ansvarlig virksomhedsadfærd Bilag C: Rusland Erklæring
Bilag D: Konsortieerklæring (hvis relevant) Bilag E: Støtteerklæring (hvis relevant) Bilag 1: Tilbudsliste
III. Eventuelle rettelsesblade
Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grun- digt ind i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen, herunder kravene til egnethed, jf. udbudsbe- kendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).
Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er kom- plet og overholder de i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen fastsatte retningslinjer.
Aftalegrundlag:
Aftalegrundelaget består af rammeaftalen med tilhørende bilag, jf. dokumentoversigten (bilag 0).
Rammeaftalen med tilhørende bilag fastlægger overordnet set parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af de udbudte ydelser.
Rammeaftalen underskrives af begge parter i forbindelse med udbudsforretningens afslutning.
Efter indgåelse af rammeaftalen skal der fra gang til gang, på baggrund af rammeaftalens bestemmel- ser, indgås en konkret aftale mellem Ordregiver og den vindende Entreprenør. Den konkrete aftale regu- lerer tildelingen af den konkrete opgave.
2 Tilbudsafgivelse
2.1 Tilbudsgivers egnethed
Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud indsende et udfyldt ESPD, hvori tilbudsgiver be- kræfter at kunne imødekomme de krav til egnethed og udelukkelse, som er anført i udbudsbekendtgørel- sens punkt III.1.2), III.1.3) og VI.3).
Ligeledes anføres det i ESPD’et;
1) om tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen på
støttende virksomheder, og
2) om tilbudsgiver deltager i udbudsprocessen alene eller sammen med andre virksomheder, f.eks. som en del af et konsortium, jf. nedenfor.
Ad 1 - Støttende virksomheder:
Hvis tilbudsgiver byder alene, men ikke selv kan leve op til mindstekravene – og således ikke kan få til- delt kontrakten på egen hånd – kan denne støtte sig på en anden virksomheds økonomi eller faglige/tek- niske kompetencer eller kapacitet. Det skal i så tilfælde angives i ESPD’et, ved at der sættes kryds i fel- tet ”Ja”. Feltet ses på billedet nedenfor ved den røde pil:
Herudover skal tilbudsgiver angive i del II, afsnit B, hvilke enheder virksomheden baserer sig på (rød kasse nedenfor):
I det tilfælde, hvor tilbudsgiver støtter sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle og/eller tek- niske og faglige formåen (støttende virksomheder), skal den støttende virksomhed udfylde og indlevere et særskilt ESPD. Hvis der er flere støttende virksomheder, skal samtlige støttende virksomheder ud- fylde og indlevere hver sit ESPD.
De støttende virksomheder skal i deres ESPD kun udfylde del II, afsnit A og B og del III med de oplys- ninger, der anmodes om, samt de relevante oplysninger i del IV og V.
De støttende virksomheder skal underskrive deres ESPD.
Ad 2 - Deltagelse i udbudsprocessen sammen med andre virksomheder:
Tilbudsgiver kan deltage i udbudsprocessen sammen med en eller flere andre virksomheder. Dette kan eksempelvis ske ved at flere virksomheder indgår i et konsortium sammen. Et konsortium er en sam- menslutning af to eller flere virksomheder, som dannes for at byde i fællesskab på den konkrete opgave.
I modsætning til den situation, hvor den ansøgende virksomhed blot støtter sig på en anden virksom- heds økonomiske og finansielle henholdsvis tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde kravene til egnethed, er der således her tale om, at to eller flere virksomheder byder som en samlet enhed.
Alle virksomheder, der indgår i konsortiet, skal udfylde hver sit ESPD.
Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal dette angives i hvert ESPD, ved at der sættes kryds i feltet ”Ja”, som ses på billedet nedenfor ved den røde pil:
Derudover skal tilbudsgiver i ESPD’et udfylde pkt. a), b) og c) som ses på billedet ovenfor, herunder skal det i pkt. a) angives, hvem der er udpeget som befuldmægtiget, som med bindende virkning for sam- menslutningen kan indgå aftaler med Ordregiver.
Underleverandører/-entreprenører, som tilbudsgiver ikke støtter sig på:
Hvis tilbudsgiver skal anvende underleverandører/-entreprenører, som tilbudsgiver hverken økonomisk og finansielt eller teknisk og fagligt støtter sig på for at imødekomme minimumskravene til egnethed, skal der ikke udfyldes et ESPD for den/de pågældende underleverandør(er)/-entreprenør(er).
Dog gøres der opmærksom på, at tilbudsgiver, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11, ikke må indgå aftaler med underleverandører/-entreprenører, som befinder sig i en af de situationer, der er oplistet i udbudsloven §§ 134 a, 135, 136 og 137, stk. 1, nr. 2, jf. dog § 138.
For yderligere informationer om udfyldelse af ESPD’et henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/.
Der er endvidere udarbejdet en ESPD videovejledning af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Vær dog opmærksom på, at ESPD til nærværende udbud skal udfyldes i Ethics. Vejledningen kan tilgås på føl- gende link: ESPD – Det fælles europæiske udbudsdokument (xxxx.xx)
2.2 Udarbejdelse af tilbud
2.2.1 Generelt om udarbejdelse af tilbud
Tilbuddet skal udformes i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser, den vedlagte ram- meaftale med tilhørende bilag, eventuelle rettelsesblade samt udbudsmaterialet i øvrigt, der udtrykker de krav og forventninger, som Ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud.
Tilbudslisten skal udfyldes fuldt ud, og der må ikke ændres eller skrives mere til i tilbudslisten end angi- vet i skabelonens beskrivelser. Tilbudssummen skal indeholde priser på samtlige forhold, der er nødven- dige for kontraktens opfyldelse, herunder også ydelser, som ikke er direkte anført i tilbudslisten.
Medmindre andet udtrykkeligt er angivet, indbefatter beløbsangivelser ikke merværdiafgift (moms). Alle på tilbudsdagen i øvrigt gældende skatter og afgifter, skal dog være indeholdt i tilbudssummen.
Deltagelse og afgivelse af tilbud foregår udelukkende via Ethics.
Det er tilbudsgivers ansvar, at det fulde tilbudsmateriale lægges op og ”sendes” rettidigt på Ethics. Der gøres opmærksom på, at upload kan være tidskrævende, og tilbudsgiver bør derfor sikre sig, at der er tilstrækkelig tid til at uploade det fulde tilbudsmateriale rettidigt.
2.2.2 Alternative og sideordnede tilbud
Tilbudsgiveren har, som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.10, ikke adgang til at afgive alterna- tive tilbud. Tilbudsgiveren har desuden ikke mulighed for at afgive sideordnede tilbud.
Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud.
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal fremgå klart, tydeligt og samlet af tilbudsgivers til- bud.
Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører således, at tilbuddet er ukon- ditionsmæssigt og vil blive afvist. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmate- rialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som forbehold overfor grundlæggende elemen- ter.
Der kan ikke tages forbehold over for mindstekrav.
Et mindstekrav er et centralt og ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Fravigelser fra mindstekrav kan ikke accepteres, og tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, er således ukonditionsmæssige og vil blive afvist.
Tilbudsgiver har mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke har karak- ter af grundlæggende elementer eller mindstekrav. Tilbudsgiver bør dog være opmærksom på, at det
står Ordregiver frit for at afvise tilbud med forbehold som ukonditionsmæssige, og at forbehold i tilbuddet således kan medføre, at tilbuddet vil blive afvist. Hvis Ordregiver vælger at tage tilbud, som indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer, i betragtning, vil det/de pågældende forbehold blive kapitaliseret, og prisen herfor vil blive tillagt den pågældende tilbudsgivers tilbudssum.
Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekven- serne af disse forbehold er, samt hvilke konkrete bestemmelser eller forhold tilbudsgiver vil erstatte.
2.2.3.1 Vurdering af forbehold
Ordregiver vil inden for de ovenfor anførte rammer vurdere, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer, herunder mindstekrav, i udbudsmaterialet.
Dokumenterne kan indeholde krav, som er udtrykt i form af henvisninger til tekniske specifikationer og standarder, såsom ISO-standarder. Ordregiver har bestræbt sig på at tilføje ordene "eller tilsvarende" til alle sådanne henvisninger til tekniske specifikationer og standarder. Hvis der mod forventning skulle være henvisninger til tekniske specifikationer eller standarder, der ikke er efterfulgt af ordene "eller til- svarende", skal henvisningen til den pågældende specifikation eller standard forstås således, at ordene "eller tilsvarende" er tilføjet.
Hvis en eller flere tekniske specifikationer eller standarder ikke er overholdt i tilbuddet, fordi tilbudsgive- ren i stedet anvender en anden, tilsvarende standard, skal tilbudsgiveren ved tilbudsafgivelsen afgive oplysninger, der dokumenterer, at den standard, som tilbudsgiveren anvender, svarer til den tekniske specifikation eller standard, der er angivet som reference af Ordregiver.
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
2.3 Formkrav til tilbuddet
2.3.1 Frist for afgivelse af tilbud
Fristen for afgivelse af tilbud er:
Onsdag, den 12. april 2023, kl. 12.00
Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da det ikke vil være muligt at uploade tilbud til Ethics – og dermed deltage i udbuddet – efter dette tidspunkt.
Da udbuddet gennemføres elektronisk, får Ordregiver først adgang til tilbuddene efter tilbudsfristens ud- løb.
Tilbud inkl. ESPD skal afgives på dansk, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt IV.2.4.
Dokumenter der ikke foreligger på dansk, kan være udfærdiget på engelsk, men Ordregiver forbeholder sig retten til at foranledige sådanne dokumenter oversat til dansk for tilbudsgivers regning og risiko.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 arbejdsdage fra tilbudsfristens udløb, svarende til den 14.06.2023.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Aalborg Forsyning har indgået en endelig og bindende ramme- aftale, dog længst indtil vedståelsesfristens udløb.
Underretning om tildelingsbeslutningen betyder ikke, at Aalborg Forsyning har indgået en endelig og bin- dende rammeaftale.
Såfremt en endelig og bindende rammeaftale ikke er indgået inden vedståelsesfristen, vil de tilbudte pri- ser blive reguleret i henhold til indekset i rammeaftalen.
2.3.4 Håndtering af persondata
I forbindelse med udbudsforretningen er der en mulighed for, at Ordregiver modtager personoplysninger fra Tilbudsgiverne.
Personer, om hvem Ordregiver behandler personoplysninger, skal i henhold til databeskyttelsesforord- ningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016) underrettes herom.
Tilbudsgiver erklærer ved afgivelsen at sit tilbud at have underrettet samtlige personer, hvis personop- lysninger er indeholdt i tilbuddet, om Ordregivers behandling af personoplysningerne, herunder om Or- dregivers persondatapolitik: Aalborg Forsyning: Privat
På Ordregivers anmodning skal tilbudsgiver fremlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har iagttaget underretningsforpligtelsen.
2.4 Orienteringsmøde og besigtigelse
Orienteringsmødet afholdes på følgende adresse, på det tidspunkt, der er oplyst i tidsplanen, jf. punkt 6.1:
Nefovej 50, 9310 Vodskov (Norbis Park)
Ved ankomst rettes der henvendelse til receptionen, hvor Ordregivers kontaktperson, jf. punkt 1.1, oply- ses. Af praktiske hensyn bedes tilbudsgiver meddele, om denne deltager i orienteringsmødet.
Tilmelding skal ske pr. mail til den i punkt 1.1 anførte kontaktperson og skal indeholde oplysninger om, hvor mange repræsentanter der deltager samt navnene på de forventede deltagere. Se fristen for tilmel- ding i punkt 6.1.
Hvis der efter fristens udløb ikke er modtaget tilmeldinger, aflyses mødet.
Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. punkt 2.5.
Der vil ikke blive afholdt besigtigelse som led i udbudsforretningen.
2.5 Spørgsmål
Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslin- jerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.
Spørgsmål skal formuleres på det sprog, der er angivet i punkt 2.3.2, og skal stilles via Ethics.
Tilbudsgivers spørgsmål vil i anonymiseret form blive offentliggjort løbende på Ethics sammen med Or- dregivers svar på de stillede spørgsmål.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle offentliggørelser på Ethics.
Spørgsmål, der modtages senest den 27. marts 2023, vil blive besvaret af Ordregiver senest seks kalen- derdage før tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål, der modtages senere end den 27. marts 2023, vil blive besvaret af Ordregiver, medmindre Ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt.
Spørgsmål, der fremsendes senere end seks kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
3 Tildeling og evalueringsmetode
3.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål
Ordregiver gennemgår tilbuddene med henblik på at undersøge, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav opstillet i udbudsmaterialet. Ordregiver har mulighed for at indhente supplerende oplysninger m.v. efter fremgangsmåden i forsyningsvirksomhedsdirektivet artikel 76, stk. 4, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet i forbindelse med angivelse af kravene til tilbuddets ud- formning og indhold skal således ikke nødvendigvis ses som et udtryk for, at tilbuddet automatisk afvises såfremt de formelle krav ikke umiddelbart opfyldes, idet Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af de til enhver tid gældende udbudsregler. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne, hvor- for et tilbud, som ikke opfylder de formelle krav fastsat i udbudsmaterialet, kan blive afvist som ukonditi- onsmæssigt.
Endelig forbeholder Ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de til enhver tid gældende udbudsregler.
3.2 Kriterier for vurdering af tilbud
Der vil blive indgået kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige til- bud.
For at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil Ordregiver evaluere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, udtrykt ved:
(Point for pris x vægtning) + (Point for kvalitet x vægtning) = Tilbuddets samlede pointscore Kvalitet udgør i dette udbud underkriteriet ”CSR”.
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den højest samlede point- score.
Tilbudsevalueringen foregår på baggrund af de oplysninger, tilbudsgiver har anført i sit tilbud. Det er der- for vigtigt, at tilbudsgiver medtager alle nødvendige informationer til brug for Ordregivers evaluering af tilbuddet. Oplysningerne bør være så tilstrækkeligt klare og entydige, at Ordregiver får et klart billede af den tilbudte ydelse.
Ved tilbudsevalueringen vil Ordregiver anvende nedenstående underkriterier, der vægtes som følgende:
Underkriterie | Vægtning (i procent) |
Pris | 80% |
CSR | 20% |
Underkriterierne og evalueringsmetoden er uddybende beskrevet i de følgende punkter.
Vurderingen af tilbud i forhold til underkriteriet ”Pris” sker på grundlag af tilbudsgivers besvarelse af Til- budslisten (Bilag 1).
Ved vurderingen af underkriteriet "Pris", er det den på forsiden i Tilbudslisten (bilag 1) samlede tilbuds- sum ”I alt, ekskl. moms”, der danner grundlag for vurderingen i overensstemmelse med den valgte xxx- xxxxxxxxxxxxxx, jf. punkt 3.3.
Ved vurderingen af tilbud i forhold til underkriteriet ”CSR” vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers besva- relse af bilag B (Tilbudsgivers besvarelse af ansvarlig virksomhedsadfærd).
3.3 Evalueringsmodel
Bilag 1 (Tilbudslisten) indeholder samtlige tilbudte priser. På baggrund af de tilbudte priser udregnes ét samlet point for underkriteriet ”Pris”.
3.3.1.1 Primær evalueringsmetode
Til evaluering af underkriteriet ”Pris” har Ordregiver valgt en primær evalueringsmodel, der indebærer en gearing på baggrund af en lineær interpolation.
I pointmodellen tildeles laveste pris (dvs. den billigste samlede evalueringstekniske sum) 10 point, mens en pris, som er 30 % højere end laveste pris, får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 30 % over laveste pris.
Antal point beregnes efter nedenstående formel:
𝑚𝑎𝑘𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑚𝑎𝑘𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − (
30 %
𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑡 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
) × ( )
𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 30 % højere end laveste pris, er den an- givne primære evalueringsmetode ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil den nedenfor beskrevne sekundære metode blive anvendt.
3.3.1.2 Sekundær evalueringsmetode
Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver tilbud, der prismæssigt er mere end 30 % højere end laveste pris, og dette ikke skyldes, at der er tale om unormalt lave eller unormalt høje priser, som efter Ordregivers skøn bør udgå at evalueringen, vil spredningen (hældningsgraden) blive justeret fra de 30 % til den næ- ste med 10 delelige procentsats, som kan rumme samtlige faktisk indkomne priser.
Den kvalitative evaluering af tilbuddene vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som føl- ger:
Point | Ordlyd | Beskrivelse |
0 | Ingen opfyl- delse | Ingen opfyldelse gives, hvor tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de ef- terspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet, men hvor besvarelsen dog er konditionsmæssig. |
1 | Særdeles dårlig vurdering | Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efter- spurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. |
2 | Meget dårlig vurdering | Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/el- ler løsningens elementer er meget dårligt beskrevet. |
3 | Dårlig vurdering | Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er ef- terspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. |
4 | Under middel vurdering | Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efter- spurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. |
5 | Middel vurde- ring | Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyl- delse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskri- velsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. |
6 | Over middel vurdering | Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. |
Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges, men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er vel- underbygget og forståelig. | ||
7 | God vurdering | God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efter- spurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. |
8 | Meget god vur- dering | Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god op- fyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. |
9 | Særdeles god vurdering | Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. |
10 | Den bedst mu- lige vurdering | Den bedst mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tæn- kelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplys- ninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver øn- skede opfyldes på den bedst tænkelige måde. |
3.4 Verificering af oplysninger i ESPD’et
Før Ordregivers beslutning om tildeling af rammeaftale, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hen- sigt at tildele rammeaftalen, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et. Do- kumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold (udelukkelse) samt til tilbudsgivers økonomiske og finansielle samt tekniske og faglige formåen.
Dokumentation, som vil blive indhentet til verificering af oplysninger afgivet i ESPD’et, omfatter:
• Serviceattest, som ikke må være udstedt mere end seks måneder før fremsendelsen til Ordregi- ver, eller lignende dokumentation, herunder;
o uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiveren eller tilbudsgiverne ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene,
o certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene eller
o erklæring under ed, eller såfremt en sådan ikke anvendes i tilbudsgivers hjemland, en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myn- dighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation
• Årsregnskaber for de seneste 3 (3) år, såfremt Ordregiver ikke selv via offentlige registre kan gennemføre verificering af de af tilbudsgiveren og eventuelle underleverandører/underentrepre- nører afgivne oplysninger i ESPD’et via et nationalt, offentligt tilgængeligt register, og såfremt offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land hvor tilbudsgiver er etableret. Såfremt tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremskaffe årsregnskaber, accepteres tilsvarende andet doku- ment der kan godtgøre, at de i udbudsbekendtgørelsens del III.1.2) fastsatte krav til økonomisk og finansiel kapacitet er opfyldt.
• Revisorpåtegnet erklæring vedrørende omsætningen for de seneste to (2) afsluttede regn- skabsår, og / eller revisorpåtegnet erklæring vedrørende soliditetsgraden for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, såfremt henholdsvis omsætningen og/eller soliditetsgraden ikke fremgår direkte af årsregnskabet.
• Hvis relevant, konsortieerklæring (bilag D) som godtgør, at tilbudsgiver indgår i et konsortium eller anden form for sammenslutning med solidarisk, ubetinget og direkte hæftelse for opfyldelse af de til udbuddet knyttede forpligtelser.
• Hvis relevant, støtteerklæring (bilag E) som godtgør, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer for kontraktens gennemførelse i overensstemmelse med det i tilbuddet anførte.
Ordregiver forbeholder sig ligeledes ret til på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at indhente oven- nævnte dokumentation, såfremt dette vurderes nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbe- holder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter, jf. udbuds- bekendtgørelsens del III 1.3).
4 Tildeling af rammeaftalen
Når Ordregiver på baggrund af den indhentede dokumentation har verificeret tilbudsgivers opfyldelse af de i ESPD’et angivne oplysninger, træffer Ordregiver endelig beslutning om tildeling af rammeaftalen.
Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles rammeaftalen, vil indeholde en redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke accepte- rede tilbud, samt oplysning om hvornår standstill-perioden udløber.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele rammeaftalen og forbeholder sig retten til at aflyse udbudsforret- ningen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at rammeaftalen er indgået, idet rammeaftalen først anses for indgået, når rammeaftalen er underskrevet.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud kan rammeaftalen først underskrives efter udløbet af standstillperioden. Standstill-perioden skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren elektronisk har afsendt underretning om tildeling.
Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet.
Når rammeaftalen er underskrevet, sender Ordregiver en bekendtgørelse om, at der er indgået ramme- aftale til offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende (TED) i overensstemmelse med de gæl- dende regler herom.
4.1 Tildeling af opgaver i rammeaftaleperioden
Ordregiver vil i rammeaftaleperioden efter behov løbende rekvirere ydelser i henhold til rammeaftalen.
Tildeling af ordrer i rammeaftaleperioden vil ske ved direkte tildeling, med afregning i henhold til enheds- priser, som oplistet i Tilbudslisten (bilag 1).
5 Fortrolighed
Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af regler om adgang til aktindsigt hos myndig- heder inden for den offentlige forvaltning.
Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i de tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere m.v., skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter om- stændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, herunder at tilbudsgiver har indikeret, hvilke konkrete oplys- ninger/elementer i tilbuddet, der ikke må videregives, samt hvad baggrunden herfor er.
Hertil opfordres der til, at tilbudsgiver ikke angiver følsomme personoplysninger i tilbudsmaterialet, her- under CV’er mv.
Ordregiver er dog ikke bundet af tilbudsgivers tilkendegivelser herom og vil uanset tilbudsgivers tilkende- givelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lov- givningen.
6 Overblik
6.1 Oversigt over tidsfrister i tilbudsfasen
Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Tidsfrist | Aktivitet |
2. marts 2023 | Offentliggørelse |
13. marts 2023 | Frist for tilmelding til orienteringsmøde |
16. marts 2023, kl. 13.00 | Orienteringsmøde |
27. marts 2023 | Spørgefrist |
4. april 2023 | Svarfrist |
12. april 2023, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af tilbud |
Uge 16 / 17 | Indhentelse af dokumentation fra ESPD |
Uge 17 | Meddelelse om resultat (vejledende) |
10 kalenderdage | Standstill-periode regnet fra dagen efter afsendelse af fyldestgørende begrundelse. |
Uge 19 | Forventet indgåelse af Rammeaftaler (vejledende) |
1. juni 2023 (uge 22) | Kontraktopstart |
6.2 Dokumenter og tjekliste
Ordregiver har udarbejdet nedenstående skema med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Nedenstående skema indeholder alle dokumenter, som danner grundlag for tilbuds- evalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af skabelon fra Ordregiver, og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen.
Det skal på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overens- stemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne.
Navn på dokument | Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? | Brug af Ordregivers skabelon? | Indgår i evalue- ringen? |
Udbudsbekendtgørelse | nej | nej | nej |
Udbudsbetingelser | nej | nej | nej |
Bilag A: ESPD Tilbudsgiver | ja | ja | ja |
(ESPD Støttende virksomheder) | ja (hvis relevant) | ja | ja |
(ESPD Sammenslutning af virk- somheder) | ja (hvis relevant) | ja | ja |
Bilag B: Tilbudsgivers besvarelse af ansvarlig virksomhedsadfærd | ja | ja | ja |
Bilag C: Rusland Erklæring | ja | ja | ja |
Bilag 1: Tilbudsliste | ja | ja | ja |
7 Bilag til nærværende udbudsbetingelser
Udbudsmaterialet består af de i dokumentoversigten angivne dokumenter (bilag 0).