Vandpartner 2.0
Vandpartner 2.0
02.01-FS-E2 – Udbudsbetingelser, Foring
26-11-2020
Indholdsfortegnelse
2.2 Kontaktperson under udbuddet 5
3.1 Rammeaftale Foring (FS-E2) 6
4.6 Kommunikation under udbuddet 8
4.7 Forhandling og præsentation af tilbud 8
4.8 Tilbudsvederlag og ansøger og tilbudsgivers omkostninger 9
4.10 Annullering af udbudsproceduren 9
5 Afgivelse af ansøgning og udvælgelse 10
5.5 Udvælgelse blandt ansøgere i prækvalifikation 11
6.5 C) Organisation og kompetencer 14
6.7 E) Udfyldte og underskrevne erklæringer 15
7.4 Underretning om tildelingsbeslutning 20
Nærværende udbudsbetingelser er gældende for udbud af en 6-årig rammeaftale med partnering for Foringsarbejder for Favrskov Spildevand.
Rammeaftalen er en del af Vandpartner 2.0, hvilket er et samarbejde mellem Aarhus Vand, Favrskov Spildevand samt flere entreprenører og rådgivere omkring fornyelse, nyanlæg og drift af vand- og spildevandssystemer i Favrskov og Aarhus.
De samlede arbejder omfatter fornyelse af anlæg, nyanlæg samt vedligeholdelse og drift af vand- og spildevandsledninger inden for foring, opgravning, TV-inspektion, planlægning, rådgivning, pumpestationer og opmåling.
De samlede arbejder for Favrskov Spildevand omfatter 5 rammeaftaler, hvor nærværende udbudsbetingelser omhandler rammeaftalen for Foring, benævnt FS-E2.
Rammeaftalen vil aftalemæssigt blive tilknyttet en partneringaftale, og begge aftaler vil løbe i årene 2022-2027.
Udbudsformen i forbindelse med det aktuelle udbud er Udbud med forhandling i henhold til Udbudsloven, LOV nr. 1564 af 15/12/2015, og tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Nærværende udbudsbetingelser indeholder oplysninger om udbudsforløbet, vilkår for deltagelse i udbuddet samt forhold omkring afgivelse og evaluering af ansøgning og tilbud.
De overordnede tanker omkring Vandpartner 2.0 samt et overblik over det samlede aftalekompleks fremgår af udbudsdokumentet ”Vandpartner 2.0 - Konceptbeskrivelse”.
For detaljer omkring de enkelte arbejders indhold, beskrivelser og afregning henvises til de øvrige udbudsdokumenter.
2.1 Ordregiver
Bygherren og den ordregivende myndighed under dette udbud er:
Favrskov Spildevand A/X Xxxxxxxxx 0
8540 Hammel
(herefter benævnt ”Ordregiver”)
Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver.
2.2 Kontaktperson under udbuddet
XXX A/S er valgt som bygherrerådgiver og administrerer derfor udbudsproceduren for Ordregiver. Bygherrerådgiver har følgende kontaktoplysninger:
MOE A/S
Xxxxxxx Xxxxxxxx Gade 1C 8000 Aarhus C
Att. Xxxxxx Xxxxxxxx på e-mail: xxxx@xxx.xx eller Xxxxxx Xxxxxxx på email xxxx@xxx.xx
3.1 Rammeaftale Foring (FS-E2)
Rammeaftalen omfatter udførelse af foringsarbejder på spildevandsprojekter, herunder udførelse af fornyelsesprojekter i form af foring af eksisterende kloakledninger samt etablering af punktreparationer og overgangsprofiler.
For alle opgavetyper skal stik fores fra hovedledning og helt ind på den private del af stikledningen. Endvidere kan der forekomme arbejder på øvrige ledninger på privat grund.
TV og spuling, som er nødvendige for at udføre foringsarbejderne, er også en del af rammeaftalen. Rammeaftalen dækker geografisk hele Favrskov Kommune.
Værdi af arbejder udført på rammeaftalen vurderes som udgangspunkt til gennemsnitligt 2.000.000 DKK ekskl. moms pr. år, svarende til 12.000.000 DKK ekskl. moms i hele rammeaftalens løbetid.
Beløbet vil dog kunne variere afhængigt af de konkrete projekters behov for de aktuelle arbejder på rammeaftalen. Værdien af det maksimale indkøb i hele rammeaftalens løbetid anslås til 18 mio. DKK ekskl. moms.
Rammeaftalen indgås på baggrund af AB18 med Ordregivers tilføjelser og afvigelser og efter kontraktvilkår angivet i udbudsmaterialets ’Udkast til rammeaftale’.
Hver rammeaftale er et særskilt aftalegrundlag og udelukkende et anliggende for den enkelte Ordregiver og hver enkelt entreprenør/rådgiver.
I aftalegrundlaget indgår desuden en partneringaftale som forpligtiger parterne i rammeaftalerne til at indgå i et partneringsamarbejde med Ordregiver og flere entreprenører/rådgivere. Kontraktvilkår for partneringaftalen er angivet i udbudsmaterialets ’Udkast til partneringaftale’ og desuden beskrevet i ”Vandpartner 2.0 – Konceptbeskrivelse”.
Rammeaftale og partneringaftale har en varighed på 6 år og løber således fra 1. januar 2022 til 31. december 2027. Krav til ydelser, kvalitet mv. er angivet i det øvrige udbudsmateriale, herunder i fagbeskrivelser.
Ordregiver er uanset de indgåede rammeaftaler berettiget til at tildele opgaver/ydelser omfattet af rammeaftalerne til tredjemand, hvor bygherrerne vurderer, at dette er hensigtsmæssigt.
4.1 Regelsæt og udbudsform
Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med Udbudsloven.
Udbuddet gennemføres som et Udbud med forhandling med prækvalifikation, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage, mens kun de ansøgere, som Ordregiver har opfordret til at afgive tilbud, kan afgive tilbud.
Rammeaftale og partneringaftale med Favrskov Spildevand har en løbetid på 6 år, idet der jf. Udbudsloven kan tillades rammeaftaler med løbetid på mere end 4 år i ekstraordinære tilfælde.
Den nærværende rammeaftale og partneringaftale betragtes som ekstraordinær, idet den samarbejdsform, som skal opbygges ved partnering, er en tidskrævende proces, og formålet omkring fælles udvikling og innovation kræver flerårige processer og betydelig investering fra begge parter.
4.2 Udbudsplatform
Ordregiver har valgt at anvende ETHICS som udbudsplatform for udbuddet. Spørgsmål vedr. udbudsplatformen kan sendes på xxx.xxxxxx.xx
4.3 Udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet består af følgende bestanddele:
Dokument | Foring FS-E2 | |
01 | Koncept | |
Vandpartner 2.0 - Konceptbeskrivelse | 01.01 | |
02 | Udbudstekniske dokumenter | |
Nærværende udbudsbetingelser | 02.01-FS-E2 | |
Udbudsbekendtgørelse | 02.02-FS-E2 | |
03 | Fagbeskrivelse | |
Fagbeskrivelse | 03.01-FS-E2 | |
Bilag til fagbeskrivelse (jf. bilagsliste) | 03.02-FS-E2 | |
04 | Afregningsgrundlag og tilbudsliste | |
Afregningsgrundlag | 04.01-FS-E2 | |
Tilbudsliste | 04.02-FS-E2 | |
05 | Aftaleforhold | |
Udkast til partneringaftale | 05.01-FS-PF | |
Udkast til rammeaftale | 05.02-FS-E | |
Almindelige betingelser AB18 med tilføjelser og afvigelser | 05.03-AB18 | |
06 | Generelle retningslinjer for samarbejde og bilag | |
Code of Conduct | 06.01-FS | |
Retningslinjer for dig som arbejder for FS | 06.02-FS | |
Retningslinjer for e-handel | 06.03-FS | |
IKT Specifikation | 06.05-FS | |
Persondataunderretning | 06.08-FS | |
Forsikringserklæring | 06.09-FS-E2 | |
Garantitekst AB18 | 06.10-E | |
Præsentation fra informationsmøde | 06.11 |
Udbudsmaterialet og eventuelle supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt via udbudsplatformen.
Udbudsbekendtgørelsen kan tilgås gennem xxx.xxx.xxxxxx.xx.
Ansøger og tilbudsgiver opfordres til at sikre, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, og er selv ansvarlig for at holde sig opdateret om udbuddets forløb.
4.4 Udbudstidsplan
Ordregiver forventer følgende tidsplan for gennemførelse af udbudsprocessen.
Tid | Aktivitet |
26. nov. 2020 | Indrykning af udbudsbekendtgørelse i EU-tidende og offentliggørelse af udbudsmateriale |
4. jan. 2021 | Spørgefrist i ansøgningsperiode |
11. jan. 2021 | Ansøgningsfrist for prækvalifikation kl. 12.00 |
25. jan. 2021 | Opfordring til at afgive tilbud |
5. feb. 2021 | Orienteringsmøde |
22. feb. 2021 | Spørgefrist i tilbudsperioden |
1. mar. 2021 | Tilbudsfrist for indledende tilbud kl. 12.00 |
15. marts 2021 | Forhandlingsmøde inkl. præsentation af tilbud |
Afventer | Evt. Forhandlingsmøde 2, såfremt dette holdes |
10. maj 2021 | Tilbudsfrist for det endelige tilbud kl. 12.00 |
8. juni 2021 | Offentliggørelse af tildeling |
22. juni 2020 | Kontraktindgåelse |
Tidsplanen er alene udtryk for Ordregivers forventede gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor tidspunkterne kan blive ændret, og tidspunkterne efter tilbudsfristen alene er vejledende.
4.5 Informationsmøde
Før udbudsprocessen blev igangsat blev der den 7. oktober 2020 afholdt et informationsmøde vedr. Vandpartner 2.0, hvor det overordnede koncept og det samlede aftalekompleks blev præsenteret for interesserede aktører.
Informationsmødet blev annonceret på xxx.xxx.xxxxxx.xx, samt ordregivers hjemmeside og LinkedIn. Informationsmøde kan genses på hjemmesiden:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxx/ Præsentation fra informationsmødet er vedlagt udbudsmaterialet.
4.6 Kommunikation under udbuddet
Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningsfristen eller tilbudsafgivelsen skal skriftligt ske via udbudsplatformen i henhold til frister angivet i afsnit 4.4.
Der afholdes orienteringsmøde for nærværende udbud: 5. februar 2020
Ansøgere eller tilbudsgivere, som bliver opmærksomme på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, opfordres til at gøre Ordregiver opmærksom herpå så tidligt som muligt, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet med en evt. ændring af udbudsmaterialet.
Ordregiver skal meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senest seks dage før udløbet af ansøgningsfristen eller tilbudsfristen.
Afleveringssted af både ansøgning og tilbud skal ske via udbudsplatformen, og det er tilbudsgivers ansvar, at ansøgning og tilbud er afleveret korrekt.
Ansøgning og tilbud skal være på dansk.
Eventuelle bilag formuleret på engelsk, svensk eller norsk accepteres.
4.7 Forhandling og præsentation af tilbud
Det indledende tilbud vil danne grundlag for forhandlingen på forhandlingsmødet jf. afsnit 4.4. Forhandlingen vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper, og der kan ikke forhandles om grundlæggende elementer i udbuddet, såsom tildelingskriterier og eventuelle mindstekrav.
Forhandlingsmøder vil blive dokumenteret ved et forhandlingsmødereferat som Ordregiver udarbejder.
Ordregiver forholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud, og i så fald vil forhandlingsforløbet og aflevering af et endeligt tilbud ikke blive gennemført. Det er en forudsætning for at gøre brug af denne ret, at det pågældende tilbud ikke indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver forbeholder sig retten til at udskille tilbudsgivere under udbudsforløbet. En sådan udskillelse vil kunne finde sted, såfremt ordregiver mener, at det er urealistisk at forvente, at den pågældende tilbudsgiver vil levere et konkurrencedygtigt endeligt tilbud vurderet ud fra tildelingskriterierne.
Udskillelsen vil kunne finde sted i perioden mellem afgivelsen af det indledende tilbud og afholdelsen af forhandlingsmødet, således at den tilbudsgiver der udskilles ikke får mulighed for at deltage i forhandling og afgivelse af et endeligt tilbud.
Inden Ordregiver træffer beslutning om at udskille en tilbudsgiver, vil Ordregiver advisere den pågældende tilbudsgiver om sin hensigt, og vedkommende tilbudsgiver vil få en passende frist til at adressere de forhold, som efter Ordregivers mening vil gøre vedkommende tilbudsgivers endelige tilbud ukonkurrencedygtigt vurderet ud fra tildelingskriteriet.
På første forhandlingsmøde vil tilbudsgiver have mulighed for at præsentere sit tilbud. Efterfølgende vil Ordregiver afgive kommentarer til tilbuddet og tilbudsgiver har desuden mulighed for at stille spørgsmål.
Der afsættes ca. 1-1,5 time til forhandling og præsentation for hver tilbudsgiver. Den præcise dagsorden og mødetidspunkt vil blive oplyst umiddelbart efter det indledende tilbud er afleveret.
Efter forhandlingsmødet vil Ordregiver fremsende individuelle forhandlingsmødereferater til hver tilbudsgiver. Referater vil indeholde en oplistning af Ordregivers kommentarer til de enkelte tilbud samt tilbudsgivers eventuelle kommentarer og Ordregivers tilhørende svar.
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingsfasen med et ekstra forhandlingsmøde, hvis det vurderes nødvendigt. I så fald vil der blive orienteret om processen og mødetidspunkter umiddelbart efter første forhandlingsmøde.
4.8 Tilbudsvederlag og ansøger og tilbudsgivers omkostninger
Der ydes vederlag for deltagelse i tilbudsafgivelse og efterfølgende forhandlinger.
Det er en betingelse for udbetaling af vederlag, at tilbudsgiver afleverer konditionsmæssigt tilbud og deltager i alle forhandlingsmøder, som tilbudsgiver måtte blive indbudt til. Vederlaget udbetales alene til de tilbudsgivere, der ikke får tildelt kontrakten.
Vederlaget udgør kr. 25.000 DKK ekskl. moms pr. tilbudsgiver og udbetales efter gennemført kontrahering med den vindende tilbudsgiver.
Ansøgers eller tilbudsgivers øvrige omkostninger forbundet med at afgive ansøgning eller tilbud er Ordregiver uvedkommende.
Ansøger eller tilbudsgiver kan ikke forlange sin ansøgning eller tilbud tilbageleveret fra Ordregiver.
4.9 Fortrolighed
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i den økonomiske aktørs ansøgning og tilbud, som angår den økonomiske aktørs fortrolige forretningsmæssige forhold. I den udstrækning, hvor den økonomiske aktør selv anser oplysninger for at være fortrolige, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives, medmindre oplysningerne er offentligt tilgængelige i forvejen eller på tilsvarende måde ikke kan anses som fortrolige.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver vil indhente en udtalelse fra den økonomiske aktør i forbindelse med en eventuel anmodning om aktindsigt for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger vil medføre en nærliggende risiko for, at der påføres den økonomiske aktør betydelig økonomisk skade.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.
4.10 Annullering af udbudsproceduren
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af rammeaftaler, vil Ordregiver være berettiget til at annullere udbudsproceduren, medmindre det konkret strider mod fællesskabsrettens grundlæggende principper, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
5 Afgivelse af ansøgning og udvælgelse
5.1 Ansøgningsfrist
Ansøgning skal, for at være rettidig og kunne tages i betragtning under udbuddet, være modtaget af Ordregiver senest:
11. januar 2020 kl. 12.00
5.2 Ansøgningens indhold
Ved ansøgning om prækvalifikation fremsendes følgende:
A. Udfyldt ESPD
(Fælles europæisk udbudsdokument)
B. Evt. bilag med den økonomiske aktørs referencer
I ESPD’en skal ansøger oplyse forhold om den økonomiske aktør, dennes repræsentanter, underrådgivere, obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt oplysninger omkring økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen.
Ansøgers oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument skal være ajourførte og gældende på tidspunktet for tilbudsfristens udløb.
Hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører, eller hvis ansøger baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen, skal der udfyldes et særskilt fælles europæisk udbudsdokument for hver økonomisk aktør.
Oplysninger omkring økonomisk, finansiel, teknisk og faglig formåen omfatter:
• Økonomiske nøgletal
Tal for omsætning, egenkapital og soliditetsgrad for de foregående 3 regnskabsår, der afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit B og udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.
• Oplysninger om referencer
Oplysninger om referencer der omfatter igangværende eller afsluttede projekter inden for de seneste 5 år. Afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit C. Hvis ansøger foretrækker det, kan referencerne dog også angives i et særskilt bilag, der afleveres sammen med ansøgningen. Hvis man vedlægger referencerne i bilag bør de enkelte referencer ikke fylde mere end 1 A4-side.
Der bør i referencen tydeligt beskrives, hvilken virksomhed referencen gælder for, og hvilke roller, ansøger har varetaget på projektet. Der bør desuden for hver reference angives bygherre, anlægssum og tidspunktet for udførelsen.
Der ønskes maksimalt i alt 6 referencer. Hvis der fremsendes mere end 6 referencer vil det udelukkende være de første 6 referencer, der fremkommer, der vil blive taget i betragtning.
ESPD’en udfyldes via udbudsplatformen gennem fanebladet ESPD.
Ansøgningen (udfyldt ESPD og evt. bilag) afleveres på udbudsplatformen. Ordregiver ser gerne at ansøgningen afleveres som én samlet pdf-fil.
Det er ikke et krav at ansøger underskriver ESPD’en.
5.3 Udelukkelsesgrunde
Ansøger er udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis ansøger er omfattet de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde som nævnt i udbudsloven §§ 135, 136 og 137.
Ordregiver kan dog ikke udelukke en ansøger, der kan dokumentere sin pålidelighed (”self cleaning”) i henhold til Udbudslovens § 138, stk. 1-3.
For en nærmere forklaring på udelukkelsesgrundene henvises der til ESPD-dokumentet, der indgår som en del af udbudsmaterialet.
5.4 Ansøgers egnethed
5.4.1 Minimumskrav i forhold til økonomisk og finansiel formåen
For at være egnet til at afgive tilbud skal ansøger opfylde følgende minimumskrav vedr. økonomisk og finansiel formåen:
• Ansøgers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår skal udgøre minimum DKK
3.500.000 (ekskl. moms) pr. år.
• Ansøger skal have haft en positiv egenkapital i de seneste 2 disponible regnskabsår.
5.4.2 Minimumskrav i forhold til teknisk og faglig formåen
For at være egnet til at afgive tilbud skal ansøger opfylde følgende minimumskrav vedr. teknisk og faglig formåen: Ansøger skal aflevere minimum 1 reference på et projekt, hvor der er udført foringsarbejder på hovedledninger og stikledninger på et spildevandsprojekt.
Referencen skal være igangværende eller afsluttet inden for de seneste 5 år.
5.4.3 Egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører (konsortium)
Hvis ansøgningen afgives af en sammenslutning af økonomiske aktører:
• Skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører hver især angives klart og entydigt.
• Skal sammenslutningen udpege én fælles repræsentant eller ledende partner i relation til udbuddet
• Må ingen af de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører være omfattet af udelukkelsesgrundene under pkt. 5.3.
Det er alene et krav, at sammenslutningen af økonomiske aktører tilsammen opfylder minimumskravene til økonomisk og finansiel formåen.
En økonomisk aktør kan alene være deltager i én sammenslutning af økonomiske aktører.
Tildeles sammenslutningen af økonomiske aktører den udbudte kontrakt, så skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.
5.4.4 Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen
Hvis ansøger baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen:
• Skal de økonomiske aktører, som ansøger baserer sin egnethed på, være juridisk forpligtet over for tilbudsgiver til at stille sin formåen til rådighed.
• Må ingen af de økonomiske aktører, som ansøger baserer sin egnethed på, være omfattet af udelukkelsesgrundene under pkt. 5.3.
• Skal de økonomiske aktører, som ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, jf. pkt. 5.4.1, påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.
• Skal de økonomiske aktører, som ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på vedrørende dele af kontrakten, jf. pkt. 5.4.2, også anvendes som underrådgivere/leverandører og udføre de pågældende dele ved opfyldelsen af kontrakten.
Det er alene et krav, at ansøger og de økonomiske aktører, som ansøger baserer sin egnethed på, tilsammen opfylder minimumskravene til økonomisk og finansiel formåen.
En økonomisk aktør kan godt samtidig lade flere ansøgere basere deres egnethed på sig eller være underrådgiver til flere ansøgere.
5.5 Udvælgelse blandt ansøgere i prækvalifikation
5.5.1 Xxxxx tilbudsgivere
Ordregiver vil opfordre 4 ansøgere til at afgive tilbud.
5.5.2 Grundlag og kriterier for udvælgelse
Er der flere ansøgere, som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. pkt. 5.3, og som opfylder minimumskravene til egnethed, jf. pkt. 5.4, vil Ordregiver ved udvælgelsen af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud, lægge vægt på:
• I hvilken grad ansøgers igangværende eller afsluttede referencer inden for de seneste 5 år er sammenlignelige med arbejderne på den udbudte rammeaftale jf. afsnit 3.
Ved vurderingen af sammenlignelighed vil der udover typen af de fysiske arbejder også blive vurderet på aftale- og samarbejdsforhold, hvor partneringlignende samarbejder vurderes som særligt sammenligneligt.
Referencerne vil blive vurderet ud fra en helhedsbetragtning.
• I hvilken grad ansøger har en robust økonomisk kapacitet vurderet ud fra omsætning, en høj soliditetsgrad og en stor omsætning.
I udvælgelsen vil referencer vægte højere end økonomisk kapacitet.
Udvælgelsen foretages på grundlag af oplysningerne om ansøgers formåen, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i ansøgningen, der efter Ordregivers skøn har betydning for udvælgelsen.
5.5.3 Opfordring til at afgive tilbud
Ordregiver vil samtidigt og skriftligt underrette alle ansøgere om, hvilke ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud, samt om den præcise tilbudsfrist.
6.1 Tilbudsfrist
Tilbud skal for at være rettidig og kunne tages i betragtning under udbuddet være modtaget af Ordregiver senest jf. datoer for henholdsvis indledende tilbud og endeligt tilbud i udbudstidsplanen i afsnit 4.4.
Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
6.2 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal bestå af følgende dele og med følgende disponering:
A. Tilbudsbrev
B. Økonomi
B.1 Udfyldt tilbudsliste
B.2 Beskrivelse af tilbudsgivers forståelse af åben projektøkonomi
B.3 Liste med nettopriser
C. Organisation og kompetencer
C.1 Beskrivelse af den tilbudte organisation
C.2 CV’er for nøglepersoner
D. Proces
D.1 Beskrivelse af proces på projektforløb
D.2 Beskrivelse af proces i fbm. udviklingsaktiviteter
E. Udfyldte og underskrevne erklæringer
E.1 Persondataunderretning
F. Dokumentation vedr. udelukkelsesgrunde og egnethed
Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet.
Tilbuddet bedes samles i to pdf-filer: én pdf-fil med punkterne A-D og én pdf-fil med punkterne E-F.
Hvis tilbudsgiver anser det som fordelagtigt kan punktet B.3, eller dele heraf, vedlægges som bilag til sidst i pdf-filen. Pdf-filer bedes navngivet med rammeaftalens forkortelse og nr. jf. afsnit 3 og tilbudsgiverens navn (evt. i forkortelse).
I det følgende er hvert punkt i tilbuddet beskrevet nærmere.
6.3 A) Tilbudsbrev
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud et tilbudsbrev, der indeholder følgende oplysninger:
• Hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet.
• Om der anvendes underrådgivere, hvem det er og hvilken del af kontrakten de skal opfylde.
• E-mailadresse og telefonnummer, som ordregiver kan rette henvendelse til i forbindelse med udbuddet.
• En samlet oversigt over eventuelle forbehold og med begrundelser for disse og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt.
6.4 B) Økonomi
6.4.1 B.1) Tilbudsliste
Tilbudsgiver skal aflevere en fuldt udfyldt og underskrevet tilbudsliste.
Enhedspriserne i tilbudslisten er bruttopriser, som skal danne baggrund for udarbejdelse af targetbudget.
Mængder angivet i tilbudslisten er vægtningsværdier, og har alene til formål at sikre, at der skabes et sammenligningsgrundlag til brug i forbindelse med bedømmelsen.
De faktiske mængder i forbindelse med årsproduktion og konkrete projekter kan variere ubegrænset i forhold til de stipulerede mængder, uden at dette får indflydelse på enhedspriserne.
Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at spekulere i at afgive unormalt lave henholdsvis høje enhedspriser for udvalgte ydelser. Unormale enhedspriser vil blive taget op til drøftelse i forbindelse med forhandlingsfasen, og tilbudsgiver vil blive afkrævet dokumentation for, at ydelsen kan/skal leveres til de oplyste enhedspriser.
På tilbudslisten anføres tilbudsgiverens maksimale procentsats for risikopuljens størrelse. Procentsatsen anvendes i forbindelse med fastlæggelse af targetbudget.
På tilbudslisten anføres ligeledes tilbudsgiverens dækningsbidrag til nettoomkostninger på egne arbejder samt administrationsbidrag for arbejde udført af underentreprenør.
På tilbudslisten skal tilbudsgiver ved sin underskrift erklære at tage hensyn til gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres.
6.4.2 B.2) Beskrivelse af tilbudsgivers forståelse af åben projektøkonomi
Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver forstår rammeaftalens forudsætninger omkring åben projektøkonomi, herunder hvordan tilbudsgiveren løbende vil dokumentere den åbne økonomi i forbindelse med den løbende afregning på projekter og ved tilkøb og frakøb.
Beskrivelsen skal tage udgangspunkt i og bidrage med forklaring til den afleverede liste med nettopriser. Der henstilles til, at den samlede beskrivelse ikke overstiger 3 stk. A4-sider.
6.4.3 B.3) Liste med nettopriser
Tilbudsgiver skal vedlægge en liste med nettopriser. Listen skal være komplet og indeholde alle priser på det mandskab, materiel og materialer, som tilbudsgiveren påregner at anvende til opgaver i rammeaftalen jf. afregningsgrundlag.
6.5 C) Organisation og kompetencer
6.5.1 C.1) Beskrivelse af den tilbudte organisation
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud en beskrivelse af tilbudsgivers interne organisering og ansvarsfordeling til løsning af rammeaftale og parterningsaftale.
Beskrivelsen bør indeholde en redegørelse af, hvor robust organisationen er i forhold til at tilbudsgiveren ressourcemæssigt skal kunne løfte rammeaftalens årlige omsætning.
Som en del af beskrivelsen ønskes der et organisationsdiagram som viser kommunikationsveje og placering af tilbudsgivers nøglepersoner for både strategi- og udviklingsarbejde og arbejde på projektniveau.
Hvis der anvendes underrådgivere skal disse også angives.
Som nøglepersoner betragtes som minimum:
• Styregruppeansvarlig for hhv., rammeaftale og partneringaftale
• Overordnet projektleder
• Projektledere og formænd for større projekter
• Ansvarlig for kvalitetssikring
• Personer som kan deltage i strategi- og udviklingsarbejde på partneringaftalen
• Formænd for anvendte foringsanlæg
• TV-operatør
• Spuleoperatør
Én person kan varetage flere af de oplistede roller, hvis tilbudsgiver finder det hensigtsmæssigt.
Beskrivelsen af den tilbudte organisation inkl. organisationsdiagram bør ikke fylde mere end 5 A4-sider. Hvis der anvendes én A3-side til organisationsdiagrammet vil det svare til 2 ud af de 5 A4-sider.
6.5.2 C.2) CV’er for nøglepersoner
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud CV’er for de tilbudte nøglepersoner som angivet i 6.4.1.
CV’er bør beskrive: rolle, ansvarsområde og forventet omfang af allokering på opgaven, relevante referencer/projekter, uddannelse, relevant efter-/videreuddannelse, nuværende ansættelsessted og arbejdsfunktioner, samt tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner.
Der henstilles til at det enkelte CV er rettet mod den funktion og rolle som den pågældende medarbejder er tiltænkt i henhold til organisationsdiagrammet.
Ordregiver ønsker maksimalt 10 CV’er, og at de enkelte CV’er ikke overstiger 3 A4-sider (pr. medarbejder). Hvis der afleveres mere end 10 CV’er er det kun de 10 først liggende CV’er der vil blive taget i betragtning.
6.6 D) Proces
6.6.1 D.1) Beskrivelse af proces på projektforløb
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud en beskrivelse af hvorledes tilbudsgiveren vil tilrettelægge og planlægge sit eget arbejde på projekter omfattet af rammeaftalen, og i henhold til fagbeskrivelsen herunder:
• hvorledes der sikres effektivitet og fremdrift på almindelige projektforløb
• hvorledes der sikres et godt samarbejde med bygherren og øvrige parter på et projektforløb
• hvorledes der sikres en høj kundetilfredshed (borgere)
• hvorledes der sikres en høj kvalitet på den leverede ydelse, herunder omfang og form på kvalitetssikringsaktiviteter
Ordregiver ønsker, at beskrivelsen maksimalt er 5 A4-sider inkl. eventuelle diagrammer. Yderligere sider vil ikke indgå i vurderingen.
6.6.2 D.2) Beskrivelse af proces i fbm. udviklingsaktiviteter
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud en beskrivelse af hvorledes tilbudsgiveren vil bidrage til realisering af partneringaftalens målsætninger, herunder:
• hvorledes tilbudsgiveren vil bidrage til et godt og værdiskabende samarbejde omkring udviklingsaktiviteter, der tager udgangspunkt i partnerskabskulturen. Herunder tilbudsgiverens forudsætninger samt evnen til at håndtere og opnå resultater i en udviklings-/innovationsproces
• hvorledes tilbudsgiveren kan bidrage til udvikling af partnerskabsmål og strategiske fokusområder
Ordregiver ønsker, at beskrivelsen maksimalt er 4 A4-sider inkl. eventuelle diagrammer. Yderligere sider vil ikke indgå i vurderingen.
6.7 E) Udfyldte og underskrevne erklæringer
Tilbudsgiveren bedes sammen med tilbuddet indgive en erklæring om underretning om behandling af personoplysninger i forbindelse med udbud. Erklæringen som er vedlagt udbudsmaterialet eller en tilsvarende bedes udfyldt og underskrevet af tilbudsgiveren.
6.8 F) Dokumentation
Ordregiver ønsker at tilbuddet vedlægges dokumentation jf. afsnit 7.3, således at udbudstidsplanen kan forløbe planmæssigt.
6.9 Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 90 dage fra tilbudsfristen.
6.10 Forbehold
Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud som uantageligt, hvis tilbuddet indeholder forbehold vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder forbehold vedrørende mindstekrav.
Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold eller opstille forudsætninger for sit tilbud, da forbehold og forudsætninger indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning.
Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold bedes samtlige forbehold for udbudsmaterialet angives ét samlet sted i tilbudsbrevet.
Tilbudsgiver opfordres også til ikke at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold.
6.11 Alternative tilbud
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.
7.1 Tildelingskriterium
Ordregiver vil tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket identificeres på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert kriterium anførte vægt:
Økonomi | |
Tilbudslistens samlede tilbudssum for enhedspriser og risikotillæg + timepriser | 25 % |
Tilbudslistens vægtede sum for dækningsbidrag og administrationsbidrag | 10 % |
Forståelse af og niveau for åben projektøkonomi | 10 % |
Organisation og kompetencer | |
Samlet vurdering af den tilbudte organisation og kompetencer | 30 % |
Proces | |
Samlet vurdering af den beskrevne proces for projektforløb | 15 % |
Samlet vurdering af den beskrevne proces ifm. udviklingsaktiviteter | 10 % |
7.2 Evalueringsmetode
7.2.1 Pointmodel til sammenstilling af pris og kvalitet
Ordregiver vil for alle underkriterier anvende en pointmodel, hvor der tildeles point fra 0-10.
For de kvalitative kriterier, dvs. Forståelse af åben projektøkonomi, Organisation og kompetencer samt Proces, tildeles point efter nedenstående objektive skala, hvor alle tal fra 0-10 kan anvendes.
Opfyldelse af kriteriet | Point | |
Fremragende | Tilbuddet opfylder alle kriterier bedst muligt, med ingen eller få undtagelser. | 10 |
God | Tilbuddet opfylder alle kriterier på en god måde | 7-9 |
Tilfredsstillende | Tilbuddet opfylder alle kriterier på tilfredsstillende vis. | 4-6 |
Acceptabel | Tilbuddet opfylder kriterier på acceptabel vis | 1-3 |
Lige opfyldt | Tilbuddet opfylder kun lige minimumskriterier for afgivelse af tilbud | 0 |
Ved evaluering af hvorvidt det enkelte tilbud opfylder et kriterie lægges der vægt på de emner som er beskrevet i de kommende afsnit.
For underkriterier der afspejler tilbuddets pris, dvs. Tilbudslistens samlede tilbudssum for enhedspriser og risikotillæg samt Tilbudslistens vægtede sum for dækningsbidrag og administrationsbidrag, tildeles point efter den matematiske model som er angivet i afsnit 7.2.2.
Afslutningsvis sammenregnes alle underkriterier for tilbudspriser og kvalitative kriterier i henhold til deres vægtning til tilbuddets samlede antal point. Tilbuddet med det højest samlede antal point er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet.
7.2.2 Evaluering af tilbudslistens samlede tilbudssum for enhedspriser
Tilbudslistens samlede tilbudssum for enhedspriser evalueres ud fra en primær lineær pointmodel, hvor der tildeles maksimumpoint til laveste pris.
Minimumspoint vil blive tildelt en teoretisk tilbudspris som er laveste tilbudspris plus 50 %.
Der anvendes en sekundær pointmodel i det tilfælde, at den faktiske prisspredning mellem den laveste pris og den højeste pris overstiger 50 % og er under eller lig 60 %, herved forhøjes procentsatsen for spredningen til 60 % i den lineære interpolationsmodel. Hvis den faktiske prisspredning overstiger 70%, forhøjes procentsatsen for spredningen med endnu 10%, og så fremdeles i intervaller på 10 %.
Lineær pointmodel, hvor laveste pris plus X pct. gives minimumpoint
Figur fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning ’Evalueringsmodeller’ fra juli 2019
7.2.3 Evaluering af tilbudslistens vægtede sum for dækningsbidrag og administrationsbidrag
Tilbudslistens dækningsbidrag og administrationsbidrag lægges sammen til ét tal/en sum med følgende vægtning:
• Dækningsbidrag 80 %
• Administrationsbidrag 20 %
Tilbudslistens vægtede sum for dækningsbidrag og administrationsbidrag evalueres ud fra en primær lineær pointmodel, hvor der tildeles maksimumpoint til laveste vægtede sum.
Minimumspoint vil blive tildelt en teoretisk vægtet sum, som er laveste vægtet sum plus 50 %.
Der anvendes en sekundær pointmodel i det tilfælde, at den faktiske spredning mellem den laveste og højeste vægtede sum overstiger 50 % og er under eller lig 60 %, herved forhøjes procentsatsen for spredningen til 60 % i den lineære interpolationsmodel. Hvis den faktiske spredning overstiger 70%, forhøjes procentsatsen for spredningen med endnu 10%, og så fremdeles i intervaller på 10 %.
7.2.4 Evaluering af ’Forståelse af åben økonomi’
Tilbudsgiverens forståelse af åben økonomi evalueres med udgangspunkt i den afleverede beskrivelse (B.2) og liste med nettopriser (B.3), hvor der lægges vægt på at:
• Tilbudsgiveren afspejler og understøtter de forudsætninger der er for rammeaftalen og kravet om åben økonomi
• At tilbudsgiveren udviser en høj grad af åbenhed i sin økonomistyring og at listen med nettopriser er dækkende og realistiske for arbejderne
7.2.5 Evaluering af ’Organisation og kompetencer’
Tilbudsgiverens tilbudte organisation og kompetencer evalueres med udgangspunkt i den afleverede beskrivelse inkl. organisationsdiagram og CV’er, hvor der lægges vægt på at:
• Tilbudsgiveren har en organisation med en faglig bredde, der svarer til de arbejdsopgaver på projekter og udviklingsaktiviteter, som skal udføres på ramme- og partneringaftalen.
• Tilbudsgiveren har en organisation med klare kommunikationsveje og ansvarsforhold, og som er robust i forhold ressourceallokering ved mange sideløbende projekter og ved planlagte og utilsigtede fraværsperioder.
• Tilbudsgiverens tilbudte nøglemedarbejdere har faglige kompetencer og erfaring på et højt niveau fra sammenlignelige opgaver, ligesom der lægges vægt på at det sandsynliggøres at de tilbudte nøglemedarbejderes reelt har allokeret arbejdstid på opgaven.
7.2.6 Evaluering af ’Proces’
Tilbudsgiverens beskrivelse af proces evalueres med udgangspunkt i den afleverede beskrivelse.
For proces i forbindelse med projektforløb lægges der vægt på at:
• Tilbudsgiver dokumenterer viden om hvorledes der sikres effektivitet og fremdrift på projekter samtidig med at der opstår et godt samarbejde og tilfredshed for alle parter
• Tilbudsgiver dokumenterer en grundig og rettidig sikring af kvalitet på det enkelte projekt For proces i forbindelse med udviklingsaktiviteter lægges der vægt på at:
• Tilbudsgiver viser gode forudsætninger og vilje til et godt samarbejde der er baseret på partnerskabskulturen
• Tilbudsgiverens forudsætninger, evner og vilje til at opnå resultater ved realisering af partnerskabsmål og udvikling af strategiske fokusområder
Det tillægges generelt positiv værdi, såfremt tilbudsgiverens beskrivelse indeholder forslag til konkrete tiltag frem for hensigtserklæringer.
7.3 Dokumentation
Før Ordregivers underretning om tildeling af kontrakt, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse, og for at minimumskravene til egnethed er opfyldt.
I dette udbud ønsker Ordregiver at modtage nedenstående dokumentation samtidigt med tilbuddet, således at udbudstidsplanen kan forløbe optimalt.
Er tilbudsgiver en udenlandsk virksomhed, så kan tilbudsgiver anvende e-Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der er brugbar som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land.
Den følgende dokumentation bør vedlægges tilbuddet.
7.3.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal fremlægge en serviceattest, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen, med oplysninger om de obligatoriske udelukkelsesgrunde nævnt i pkt. 5.3.
7.3.2 Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal dokumentere sin økonomiske og finansielle formåen ved fremlæggelse af:
• Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i indtil de 3 seneste disponible regnskabsår.
• Erklæring fra tilbudsgivers pengeinstitut eller revisor om tilbudsgivers egenkapital i de 3 seneste disponible regnskabsår.
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.
7.3.3 Dokumentation vedr. egnethed baseret på andre økonomiske aktører
Når tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen (økonomisk eller teknisk formåen fra f.eks. underleverandører) skal følgende fremlægges:
• Støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiver faktisk råder over den nødvendige formåen, og at den økonomiske aktør, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, er juridisk forpligtet over for tilbudsgiver til at stille sin formåen til rådighed.
• Dokumentation som anført i pkt. 7.3.1 for de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på.
• Dokumentation som anført i pkt. 7.3.2 for de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på sammen med en erklæring om, at de pågældende økonomiske aktører påtager sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.
7.3.4 Dokumentation vedr. egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører
Når tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal følgende fremlægges:
• Erklæring om fælles repræsentant eller ledende partner, som Ordregiver kan indgå aftaler med bindende virkning for sammenslutningen.
• Erklæring om at de i sammenslutningen deltagende økonomiske parter påtager sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.
• Dokumentation som anført i pkt. 7.3.1-7.3.2 for hver deltager i sammenslutningen.
7.4 Underretning om tildelingsbeslutning
Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt men alene en underretning om, at tilbudsgiver, efter Ordregivers vurdering, har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt før kontrakten er underskrevet af alle parter.
Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 6.9.
I henhold til § 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om Klagenævnet for Udbud med efterfølgende ændringer må Ordregiver tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning, når underretningen er sket ad elektronisk vej.