UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
-Udbud med forhandling om levering af Pladsanvisningssystem til Billund Kommune, Middelfart Kommune og Nordfyns Kommune
Indholdsfortegnelse
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1
1.3.1. Prækvalifikationsfasen 2
1.3.2. Tilbuds- og forhandlingsfasen 3
1.4. Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 4
1.5. Beskrivelse af udbuddet 5
1.5.2. Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger 5
1.9.1. Elektronisk kommunikation i udbuddet 6
1.9.4. Alternative og sideordnede tilbud 8
2. Prækvalifikationsbetingelser
9
2.1. Ansøgning om prækvalifikation 10
2.1.1. Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 10
2.2. Sammenslutninger eller støttende enheder 12
2.2.3. Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 12
2.3. Aflevering af ansøgning 13
2.4.2. Valg mellem flere egnede Ansøgere 14
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
15
3.1. Verificering af oplysninger i ESPD 16
3.1.1. ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde 16
3.1.2. ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen 16
3.2. Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 17
3.5.1. Ordregivers forbehold 18
3.5.2. Tilbudsgivers forbehold 18
4. Forhandling og endeligt tilbud
19
4.1. Formål med forhandlingen 20
4.2. Proces for forhandlingsrunden 20
4.4. Revideret udbudsmateriale 21
4.5. Aflevering af endeligt tilbud 21
22
5.1. Vurdering af konditionsmæssighed 23
5.3. Tildelingskriterium og underkriterier 23
5.3.2. Ad. Underkriterium Pris 25
5.3.3. Ad. Underkriterium Funktionalitet 25
5.3.4. Ad underkriterium Metode 26
5.4. Underretning og standstill-periode 26
Side1 af 27
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1. Indledning
Nærværende udbud vedrører levering af et pladsanvisningssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn, samt at yde borgerservice til Ordregivers borgere i forbindelse med dette i Billund Kommune, Middelfart Kommune og Nordfyns Kommune.
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling 1, og består både af en prækvalifikationsfase 2, en indledende tilbudsfase3 og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud.4
Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
1.2. Ordregiver
De kommuner, der deltager i udbuddet, er angivet i udbudsbekendtgørelsen pkt. I.1 og i nærværende punkt
1.2. De er alle at betragte som selvstændige Ordregivere, og de vil hver især indgå end selvstændig kontrakt med den vindende Tilbudsgiver på baggrund af udbuddet.
I dette udbudsmateriale benævnes de deltagende kommuner af praktiske hensyn som ”Ordregiver”.
Billund Kommune Jorden Rundt 1 7200 Grindsted | Middelfart Kommune Nytorv 9 5500 Middelfart | Nordfyns Kommune Østergade 23 5400 Bogense |
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted.
1.3. Materialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1.
1.3.1. Prækvalifikationsfasen
Materialet i prækvalifikationsfasen består af følgende:
• Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 1 og 2)
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 1 – Støtteerklæring
• Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse
• Bilag 3 – Tro og love-erklæring
1 i henhold til proceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)
4 afsnit 4
Side2 af 27
Virksomheder som ansøger om deltagelse i udbudsprocessen benævnes i det følgende ”Ansøger”.
Ordregiver kan, inden for rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
1.3.2. Tilbuds- og forhandlingsfasen
Materialet i tilbuds- og forhandlingsfasen består af følgende:
• Betingelser for indledende tilbud (afsnit 1 og 3)
• Forhandling og endeligt tilbud (afsnit 4)
• Tilbudsevaluering (afsnit 5)
• Udkast til Kontrakt
o Kontraktbilag 00 – Definitioner
o Kontraktbilag 01 – Tidsplan
o Kontraktbilag 2a – Billund Kommune IT-miljø
o Kontraktbilag 2b – Middelfart Kommune IT-miljø
o Kontraktbilag 2c – Nordfyns Kommune IT-miljø
o Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation
o Kontraktbilag 04 – Vedligeholdelse og support
o Kontraktbilag 05 – Servicemål
o Kontraktbilag 06 – Prøver
o Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation
o Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan
o Kontraktbilag 09 – Ændringshåndtering
o Kontraktbilag 10 – Exit
o Kontraktbilag 11a – Databehandleraftale Billund Kommune
o Kontraktbilag 11b – Databehandleraftale Middelfart Kommune
o Kontraktbilag 11c – Databehandleraftale Nordfyns Kommune
• Underbilag 8A – Vederlagsspecifikation
• Underbilag 11a – Vejledning til udfyldelse af databehandleraftale mellem Billund Kommune og Leverandør
Virksomheder som prækvalificeres og inviteres til at afgive indledende tilbud benævnes i det følgende
”Tilbudsgiver”.
Ordregiver kan, indenfor rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende tilbudsgiver.
1.3.3. Tilbudspræsentation
Side3 af 27
Med henblik på at kunne vurdere kvaliteten af Løsningen, på det mest oplyste grundlag, vil der gennemføres en tilbudspræsentation. Tilbudsdemonstrationen vil foregå ved, at Tilbudsgiver demonstrerer Tilbudsgivers skriftlige tilbud for en del af underkriteriet Funktionalitet jf. pkt. 5.3.3.
Tilbudsgiver demonstrerer, som en del af underkriteriet Funktionalitet følgende konkurrenceparameter i Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit 4 – Funktionelle krav:
• Konkurrenceparameter 3.2 – Overblik
• Konkurrenceparameter 3.5 – Mellemkommunal pasning
• Konkurrenceparameter 3.6 – Privat pasning
• Konkurrenceparameter 3.7 – Økonomi
• Konkurrenceparameter 3.8 – Kommunikation
• Konkurrenceparameter 3.11 – Morgenvisitering
• Konkurrenceparameter 3.13 – Registrering af dagplejere
• Konkurrenceparameter 3.14 – Økonomistyring
• Konkurrenceparameter 3.17 – Økonomisk friplads
Tilbudspræsentationen skal demonstrere hvorledes de udvalgte konkurrenceparametre jf. pkt. 5.3.3, opfyldes i henhold til de beskrevne evalueringselementer i de enkelte konkurrenceparametre samt ovenstående evalueringsmetode jf. pkt. 5.3.3.
Tilbudsdemonstrationen skal foregå i en testløsning, som skal være et webbaseret live miljø i den tilbudte løsning. Dataene i systemet kan være fiktive, anonymiseret eller på anden måde renset data.
Tilbudsgiver har selv ansvaret for, at testløsningen fungerer optimalt. Skulle der være elementer der ikke kan vises, eks. fordi testløsningen ikke indeholder de relevante data eller ustabil drift i testløsningen, vil dette således tillægges negativ vægt i evalueringen.
For at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end ovenstående beskrevne.
Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med demonstrationen at foretage ændringer i det fremsendte skriftlige tilbud.
Ordregiver vil have læst Tilbudsgivers skriftlige tilbud, forud for tilbudsdemonstrationen.
Praktiske oplysninger:
Tilbudsgiver demonstrerer en (1) dag i uge 5 i op til tre (3) timer og en (1) dag i uge 14 i op til to (2), jf. punkt 1.8. Tilbudspræsentationen i uge 14 vil foregå online. Senest efter prækvalifikationen og forhandlingsmøderne vil Ordregiver melde aktuelt tidspunkt og henholdsvis sted og link til tilbudspræsentationen ud til hver prækvalificerede Tilbudsgiver. Det er en forudsætning for tilbuddets konditionsmæssighed, at Tilbudsgiver gennemfører demonstrationen på den anviste dag.
Såfremt Tilbudsgiver ønsker at teste sin Løsning på Ordregivers netværk forud for tilbudsdemonstrationen, kan dette aftales særskilt. Tilbudsgiver vil således kunne få stillet et mødelokale til rådighed i tilbudsfasen. Der vil i forbindelse med denne test ikke være mulighed for dialog med personer involveret i udbuddet fra Ordregivers side.
1.4. Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale samt tid brugt på
forhandlingsprocessen i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen.
Side4 af 27
Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
1.5. Beskrivelse af udbuddet
Udbud med forhandling af kontrakt vedr. levering af et pladsanvisningssystem. Ordregiver ønsker med dette udbud, at købe adgang til en standardløsning. Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler, da ordregiver vurderer at det samlet set giver ordregiver den bedste og mest sammenhængende løsning, ikke at dele aftalen op.
Den udbudte Kontrakt løber 6 år, og kan af ordregiver forlænges med yderligere op til 4 år. Jf. kontraktens pkt. 29.
Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer:
• Implementering af pladsanvisningssystem
• Indledende uddannelse af Ordregivers aktører
• Drift og vedligehold af løsningen
• Support af Ordregivers superbrugere
Den årlige totale volumen er estimeret til 2,0 mio. DKK ekskl. moms, med en samlet anslået værdi på 9,0 mio. DKK (inkl. optioner). Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
1.5.1. Optioner
Tilbudsgiver skal jf. Kontraktbilag 03–Kravspecifikation pkt. 7 tilbyde følgende optioner:
− Digital beskedløsning
− Booking
Optionerne prissættes særskilt jf. Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan, Vederlagselement D. Ordregiver kan tilvælge optionerne. Et tilvalg af optionerne vil ske senest 2 år efter kontraktindgåelse, jf. Kontraktbilag 01 – Tidsplan.
1.5.2. Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
1.6. Aftaleperiode
Ordregiver ønsker at indgå aftalen for en periode på 6 år. Ordregiver kan yderligere forlænge aftalen i op til 2 x 24 måneder, med 24 måneder ad gangen.
1.7. Underleverandører
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.
Ansøger bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.
Side5 af 27
Hvis der er tale om en underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes ESPD for både Ansøger og den underleverandør, Ansøger baserer sin egnethed på. Hvis Ansøger IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i ansøgers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Ansøger ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Ansøger har baseret sin egnethed på i aftalens løbetid. Andre underleverandører oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. Kontraktens punkt 16.
1.8. Vejledende tidsplan
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 18.11.2022 | Prækvalifikationsfase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikationsfasen | 07.12.2022 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 13.12.2022 | |
Ansøgningsfrist | 20.12.2022, kl. 10.00 | |
Underretning angående prækvalifikation | 22.12.2022 | Tilbuds- og forhandlingsfase |
Prækvalificerede virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning | Uge 51, 2022 – Uge 02, 2023 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbuds- og forhandlingsfasen | 12.01.2023 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 18.01.2023 | |
Frist for indledende tilbud | 25.01.2023, kl. 12.00 | |
Tilbudspræsentation, se punkt 1.3.3 | Uge 5, 2023 | |
Forhandlingsperiode | Uge 9, 2023 | |
Fremsendelse af revideret materiale | 10.03.2023 | |
Frist for endeligt tilbud | 27.03.2023, kl. 12.00 | |
Tilbudspræsentation, se punkt 1.3.3 | Uge 14, 2023 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | Uge 16, 2023 | Underretnings- og Aftale- indgåelsesfase |
Forventet Aftaleindgåelse | Ultimo april 2023 | |
Aftalen træder i kraft | 01.05.2023 |
1.9. Formkrav
1.9.1. Elektronisk kommunikation i udbuddet
Side6 af 27
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Al kommunikation mellem Ansøger/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af ansøgning og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål, ansøgninger og tilbud, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: • For at få adgang til ETHICS, skal Ansøger/Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” i øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.3 og 3.4 er det beskrevet, hvorledes hhv. ansøgning og tilbud afleveres i ETHICS. |
Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Ansøgere/Tilbudsgivere ved at sende beskeder i ETHICS, som Ansøgere/Tilbudsgivere kan svare på. Ansøgere/Tilbudsgivere har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.
1.9.2. Spørgsmål og svar
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.
Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
1.9.3. Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til
at afvise Ansøger/Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
Side7 af 27
Besvarelser må derudover formuleres på engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Ansøger/Tilbudsgiver sørge for oversættelse til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers/tilbudsgivers regning.
1.9.4. Alternative og sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
Side8 af 27
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud fra hver Tilbudsgiver.
Side9 af 27
2. Prækvalifikationsbetingelser
2.1. Ansøgning om prækvalifikation
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
• Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt . Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1. Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Side10 af 27
Der skal udfyldes følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). • Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1. ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2. ▪ Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4. ▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5. ▪ Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
• Ansøger skal oplyse ”Soliditetsgraden” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår ved tidspunktet for ansøgningsfristen. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal • Det er et mindstekrav, at Soliditetsgraden er 20 % for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår. • Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019). • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er 5 mio. DKK for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
• Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud. Se nedenfor i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference. • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmes tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb. • Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen. • For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. • Referencerne skal indeholde følgende: 1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer). 2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne. 3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. 4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. Ved sammenlignelige referencer forstås referencer, der i videst muligt omfang angår leverance, drift og vedligeholdelse af et pladsanvisningssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn, samt at yde borgerservice til borgere i forbindelse med dette, til kunder tilsvarende Ordregiver. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv. |
Side11 af 27
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Ansøger underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2. Sammenslutninger eller støttende enheder
Såfremt en sammenslutning søger om prækvalifikation (eks. konsortium), eller såfremt Ansøger baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til punkt 2.4 ske en vurdering af Ansøgers samlede kapacitet, hvorfor der maksimalt afleveres 5 referencer for sammenslutningen eller Ansøger og andre enheder – eksempelvis 3 referencer fra sammenslutningen eller fra ansøger og 2 referencer fra andre enheder.
2.2.1. Generelt
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.
2.2.2. Sammenslutning
Hvis en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og, for den enkelte deltager i sammenslutningen, individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal sammenslutningen desuden være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3. Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Side12 af 27
Ansøger kan, i forbindelse med afgivelse af ansøgning, basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Ansøger desuden være opmærksom på at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag 1 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
2.3. Aflevering af ansøgning
Det er obligatorisk at aflevere ansøgningen i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Ansøgninger, der ikke er modtaget i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Det bemærkes, at Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at ansøgningen indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt . Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”. • Supplerende dokumenter uploades ved at klikke på indsendelsesmuligheden under ”Anmodningsafgivelser”. Supplerende dokumenter indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Ansøgningen afleveres ved at klikke på ”Underskriv og aflever ansøgning” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal ansøger bekræfte, at ansøgningen skal fremsendes til Ordregiver. • Alle dokumenter i indsendelsesmuligheden under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” afleveres herved inklusive ansøgers udfyldte ESPD jf. punkt 2.1. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse ved aflevering. Ansøgningen kan frem til ansøgningsfristen trækkes tilbage ved at klikke på ”Træk ansøgning tilbage”. |
Ansøgningen afleveres i form af:
• Eventuelle andre enheders underskrevne ESPD’er, jf. punkt 2.2.3 eller underskrevne ESPD’er fra
deltagerne i sammenslutning, jf. punkt 2.2.2.
• Der bedes desuden vedlagt en underskrevet udgave af ESPD.
• Eventuelle bilag. Det er Ansøgers ansvar, at der er entydige henvisninger i ESPD til vedlagte bilag.
2.4. Udvælgelse
2.4.1. Konditionsmæssighed
• Ansøgningen er indkommet rettidigt
• Ansøgningen indeholder den efterspurgte dokumentation og information
Side13 af 27
Ordregiver konstaterer indledningsvist om ansøgningerne er konditionsmæssige, herunder at følgende punkter er opfyldt:
• Om Ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i henhold til § 134a, § 135 stk. 1-3, § 136 og § 137 nr. 1-6.
• Om Ansøger lever op til mindstekrav til egnethed, jf. pkt. 2.1.1.
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil ansøgningen som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
2.4.2. Valg mellem flere egnede Ansøgere
Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt 2.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer jf. pkt. 1.5 i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer
Udvælgelsen sker således med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. punkt 1.5, hvor ordregiver vil lægge vægt på, at referencerne i videst muligt omfang:
• Angår leverance, drift og vedligeholdelse af Pladsanvisningssystem til en kunde tilsvarende Ordregiver.
• Demonstrerer understøttelse af lignende opgaveløsning, som Ordregivers brugere har behov for.
2.5. Underretning
Side14 af 27
Alle Ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.
Side15 af 27
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
3.1. Verificering af oplysninger i ESPD
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation5 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen. I punkt 3.1.1 og 3.1.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation6.
3.1.1. ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
3.1.2. ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
5 i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152
6 jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Side16 af 27
• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers egenkapital, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
• Der skal ikke aflevere dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
3.2. Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Hvis en prækvalificeret Ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:
• en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.
• en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.
3.3. Tro- og loverklæring
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag 3 – Tro og love-erklæring vedrørende RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
3.4. Aflevering af tilbud
Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Desuden gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
Aflevering i ETHICS: • For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslutning tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
Side17 af 27
3.4.1. Tilbuddets indhold
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: • Kontraktbilag 01 – Tidsplan • Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation • Kontraktbilag 04 – Vedligeholdelse og support |
• Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation • Kontraktbilag 10 – Exit • Underbilag 8a – Vederlagsspecifikation Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2016, MS Excel 2016 eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
3.4.2. Vedståelse
Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i seks (6) måneder fra de anførte tilbudsfrister. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig aftale er underskrevet.
3.5. Forbehold
3.5.1. Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit 5.
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.
3.5.2. Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 5.1.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Side18 af 27
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
Side19 af 27
4. Forhandling og endeligt tilbud
4.1. Formål med forhandlingen
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiver om det indledende tilbud og Ordregivers udbudsmateriale.
Målet er, at dialogen sikrer bedst mulig opfyldelse af Ordregivers konkurrenceparametre, understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten, samt reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på at optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
4.2. Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:
1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden.
2. Sammen med dagsordenen følger et kort vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud. Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige, risikoelementer eller såkaldte ”cost-drivere”. Tilbudsgiver opfordres til at byde ind med omkostningsfaktorer og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte aftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4. Herefter vil der blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver, jf. dog punkt 3.5.1. Ordregiver gør opmærksom på, at:
• Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer7.
• Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
• Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af interne referater.
7 Udbudslovens § 66, stk. 2
Side20 af 27
• Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige Tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige Tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Ordregiver orienterer Tilbudsgiverne samtidig omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
4.3. Forhandlingsmøde
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk. Øvrige krav til sprog fremgår af punkt 1.9.3 Forhandlingen gennemføres på følgende adresse:
Jorden Rundt 1
7200 Grindsted
Der er afsat op til 3 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver.
Tilbudsgiver bedes, forud for mødet, af praktiske årsager fremsende information på antal deltagere, navn og titel.
4.4. Revideret udbudsmateriale
På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle Tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen, medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.
4.5. Aflevering af endeligt tilbud
Side21 af 27
Det endelige tilbud afleveres efter samme procedure som beskrevet i punkt 3.4. Tilbudsgiver opfordres til at fremhæve ændringsmarkeringer i det endelige tilbud i forhold til det indledende tilbud.
Side22 af 27
5. Tilbudsevaluering
5.1. Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet (både det indledende og endelige tilbud) er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Vedrørende det indledende tilbud: Bortset fra punkt 1 er Ordregiver berettiget, men ikke forpligtet, til at påse opfyldelsen og inddrage forholdene i forhandlingen, så det endelige tilbud kan opfylde kravene. Er punkt 1 ikke opfyldt, kan der ikke forhandles om tilbuddet og Tilbudsgiver afvises fra processen.
Vedrørende det endelige tilbud: Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
5.2. Evaluering af tilbud
De endelige tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 5.3. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, om det opfylder de af Ordregiver fastsatte underkriterier.
5.3. Tildelingskriterium og underkriterier
Side23 af 27
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af aftalen.
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
Pris | 25 % | |
Vederlagselement A, B og C jf. Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan | 90 % | |
Vederlagselement D jf. Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan • Option på Digital besked løsning, vederlagselement D.a og D.a.1 vægter 30 % • Option på Booking, vederlagselement D.b og D.b.1 vægter 70 % | 10 % | |
Funktionalitet | 50% | |
Funktionelle krav | 95 % | |
Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit 4 og 5 | ||
Optioner | 5 % | |
Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit 7 | ||
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
Metode | 25 % | |
Undervisning | 20 % | |
Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit6 | ||
Samarbejdsorganisation | 30 % | |
Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation: KP 7.1 vægter 80 % KP 7.0 vægter 20 % | ||
Tidsplan | 10 % | |
Kontraktbilag 01 – Tidsplan | ||
Vedligeholdelse og support | 30 % | |
Kontraktbilag 04 – Vedligeholdelse og support | ||
Exit | 10 % | |
Kontraktbilag 10 – Exit | ||
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 5.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 5.3.2.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
5.3.1. Pointskala
• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. Punkt 5.3.2.
Side24 af 27
• De kvalitative underkriterier Funktionalitet og Metode evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulig opfyldelse af underkriteriet.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
5.3.2. Ad. Underkriterium Pris
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 8A– Vederlagsspecifikation. Således vil Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund.
I Underbilag 8A – Vederlagsspecifikation summeres samlede evalueringspris automatisk. Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 5.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 50 %.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét (1) af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét (1) af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 %, fastsættes X til 200 % Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 200 % eller derover 0 point.
5.3.3. Ad. Underkriterium Funktionalitet
Delkriteriet vil blive evalueret på baggrund af en samlet vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af:
• Kontraktbilag 03 –Kravspecifikation, afsnit 4 – Funktionelle krav.
• Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit 5 – Ikke funktionelle krav.
• Kontraktbilag 03 –Kravspecifikation, afsnit 7 - Optioner.
Evalueringsmetode:
Side25 af 27
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af kontraktbilaget.
• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen illustrerer, hvordan brugernes behov og arbejdsforløb effektivt understøttes af Løsningen.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen viser indsigt i de typiske udfordringer, der er knyttet til den enkelte sagsproces, samt illustrerer hvordan Løsningen understøtter brugerens håndtering og undgåelse af disse.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen illustrerer særlig fokus på forenkling af tidskrævende dele af en arbejdsgang, hvor brugeren med anvendelse af Løsningen kan undgå dobbelt arbejde/besværlige procedurer.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt Løsningens håndtering af arbejdsgangene er Brugervenlig, effektiv og har et intuitivt flow med fleksibel understøttelse af både rutinerede og lejlighedsvise brugere.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
• Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.3.4. Ad underkriterium Metode
Delkriteriet vil blive evalueret på baggrund af en samlet vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af:
• Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation, afsnit 6 – Undervisning
• Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation
• Kontraktbilag 01 – Tidsplan
• Kontraktbilag 04 – Vedligeholdelse og support
• Kontraktbilag 10 - Exit
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af kontraktbilagene. Evalueringsmetode:
• Tilbuddene evalueres efter en absolut model, jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet.
• Ordregiver vurderer, i hvorvidt besvarelsen fremgår veldokumenteret.
• Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.4. Underretning og standstill-periode
Alle berørte Tilbudsgivere og berørte Ansøgere vil 8 samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af aftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort9.
8 i overensstemmelse med udbudslovens § 171
9 i overensstemmelse med udbudslovens § 129
Side26 af 27
Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
5.5. Aftaleindgåelse
Indgåelse af aftalen vil ske på baggrund af vedlagte udkast til aftalen (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
Side27 af 27
Aftalen regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.