INTERN REVISION

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2022 foretaget en særlig undersøgelse af Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb.

Aftalecompliance er kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningernes indkøb foretages på indgåede indkøbsaftaler i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik (købes de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rigtige leverandører til den rigtige pris).

Undersøgelsen er motiveret af den lave aftalecomplianceprocent i kom- munen, som den fremgår af aftalecompliancerapporten.

Formål, metode og afgrænsning

Undersøgelsen skal afdække eventuelle udfordringer, barrierer og mulig- heder for at øge forvaltningens aftalecompliance. Undersøgelsen besvarer overordnet spørgsmålet:

• Hvad skal der til for at øge forvaltningernes aftalecompliance væsent- ligt?

Undersøgelsen er væsentligst baseret på analyser af forvaltningens ind- købsdata, som fremgår af kommunens aftalecompliancerapport samt fo- respørgsler i forvaltningen.

Kommunens indkøbsvolumen og herunder hvilke indkøb - der kan og bør foretages gennem Kvantum Indkøb – og dermed indgå i måling af aftale- compliance – har været genstand for drøftelser mellem Center For Indkøb (CFI) i ØKF og forvaltningerne. CFI oplyser videre, at grundlaget vil blive revurderet inden for et år. På den baggrund forudsætter vi, at forvaltnin- gerne i al væsentlighed er enige i grundlaget og dermed ”nævneren” i op- gørelsen af aftalecomplianceprocenten. Herudover forudsætter vi, at op- rettede aftaleleverandører i Kvantum Indkøb og indkøb - registeret som købt på indkøbsaftale - opfylder kriterierne herfor.

Rapportering

Rapporten fremsendes til direktionen i BUF og forelægges for Revisions- udvalget.

Et udkast til rapporten har været i høring hos ledelsen i BUF. Vi har i rap- porten alene forholdt os til de dele af de indkomne høringssvar, der vedrø- rer de faktiske forhold, der beskrives i rapporten. Vi har således som ud- gangspunkt ikke inddraget bemærkninger til vores vurderinger. Undtagel- sen hertil er alene gjort, hvor den enkelte bemærkning helt eller delvist har omfattet forhold af faktiske karakter.

2. KONKLUSION OG ANBEFALINGER‌

Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne.

Med en indkøbsvolumen på 1.102 xxx.xx. eller 21,5% af kommunens sam- lede indkøbsvolumen på 5.117 xxx.xx., er BUF den forvaltning, der har den næststørste indkøbsvolumen i kommunen.

Ultimo april 2022 havde BUF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit opnået en aftalecomplianceprocent på 27,5%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 1.102 xxx.xx. er 303 xxx.xx. købt hos de rigtige leverandører til den rigtige pris.

Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BUF´s aftalecompliance væ- sentligt.

Vi kan konstatere, at 52% af BUF´s 285.400 fakturaer er foretaget gennem Kvantum Indkøb, så forvaltningen anvender i høj grad indkøbsløsningen.

Godt 56 % af den samlede indkøbsvolumen på 1.102 xxx.xx. kan henføres til 46 leverandører, hvoraf 9 leverandører allerede indgår med 100% afta- lecompliance. De resterende 37 leverandører har en indkøbsvolumen på 500 mio. kr. men kun 154 xxx.xx. heraf er registreret med aftalecompliance.

Vores gennemgang har vist, at BUF ved en øget fokusering på 37 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra ca. 28% til 56-59% (se bilag 1).

For at lykkes med dette skal BUF helt konkret:

• for 19 leverandører med indkøbsaftaler, sikre:

o at indkøb rent teknisk foretages således, at købet peger rigtigt henimod aftalen, så aftalecompliance registreres korrekt

o at køb udenfor aftalen hos flere af de 19 leverandører fremadrettet sker hos leverandører med aftaler eller få etableret nye aftaler, som omfatter alle de varer/tjene- steydelser, som BUF har behov for at købe

• for 4 leverandører af vikarydelser, sikre:

o at 3 af leverandørerne gives automatisk aftalecompli- ance på baggrund af indgåede kontrakter

o at man udelukkende anvender en af de 3 leverandører, der er indgået indkøbsaftale med, eller om nødvendigt sikrer bredere aftaledækning

• for 1 leverandør af telekommunikation, sikre:

o at der gives automatisk aftalecompliance på baggrund af indgået kontrakt vedrørende telefoni (abonnements- betalinger)

• for 8 leverandører af specialkørsel, sikre:

o at BUF i Q4 2022 afslutter udbud af specialkørsel for personer, således at kommunens behov bliver fuldt ud aftaledækket, idet vi dog har forstået, at det nuværende køb sker på aftaler, men at det ikke teknisk registreres som aftalecompliant i 2022 på grund af ordreopsætnin- gen.

• for 3 leverandør af særlige ydelser, sikre:

o at kviktest i forbindelse med Corona købes hos aftalele- verandør

o at indkøb rent teknisk foretages således, at købet peger rigtigt henimod aftalen, så aftalecompliance registreres

o at de lovpligtige afgifter til Copydan udtages af grund- laget for målingen af aftalecompliance.

• for 2 leverandører af forlagsvirksomhed - undervisningsmate- rialer

o at indkøb rent teknisk foretages således at købet peger rigtigt henimod aftalen, så aftalecompliance registreres

o at BUF ved hjælp af CFI afslutter udbud af undervis- ningsmaterialer, således at Kommunens behov bliver fuldt ud aftaledækket

Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BUF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem, at indkøb ikke bliver registreret korrekt.

Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BUF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 62 mio. kr. vurderes at være købt udenfor aftale ved 95% compliance.

IR forventer, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fokus på de reste- rende mellem 4-5.000 leverandører, som BUF anvender.

3. INDLEDNING‌

Borgerrepræsentationen vedtog den 13. december 2018 en indkøbspolitik gældende for 2019-2022. Her fremgår bl.a.:

• at ”Når Københavns Kommune køber ind, skal der balanceres hen- syn til omkostninger, effektivitet, klima og miljø, sociale forhold samt behov hos både borgeren, brugeren og medarbejderen”

• at ”Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som vi kan bruge på kerneopgaverne og bedre service til vores bor- gere”

• at målsætningen er, at ”95 pct. af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”

• at ”En høj compliance skal være med til at sikre, at en vare er købt til den laveste pris samtidig med at politiske beslutninger, fx om at stille krav om hensyn til miljø og arbejdsforhold i produktionen af varen, bliver efterlevet”.

• at et indsatsområde er, at ”Kvantum Indkøb bliver hovedindgangen for kommunens indkøbsmedarbejdere”.

For at kunne opgøre realiseringen af ovenstående målsætning blev begre- bet ”Indkøbsordrecompliance” oprindeligt introduceret i kommunen.

Indkøbsordrecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget via Kvantum Indkøb og dermed har en indkøbsordrer. Det er imidlertid ikke alle indkøb foretaget gennem Kvantum Indkøb, som sker på indkøbsaftaler. På den baggrund er begrebet ”Aftalecompliance” efter- følgende introduceret.

Aftalecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget på indkøbsaftaler indgået i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Aftalecompliance er dermed kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningerne køber de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris og skal sikre, at kommunen kan op- gøre, hvor stor en andel, der indkøbes på aftaler og har været udbudt.

Aftalecomplianceprocenten opgøres af CFI i en PowerBi rapport (KKIA Af- talecompliance), som forvaltningerne har adgang til. Rapporten indehol- der mangeartede og gode filtreringsmuligheder til identifikation og prio- ritering af indsatsområder for øget aftalecompliance.

En væsentlige forudsætning for aftalecompliance i rapporten er, at køb på indkøbsaftaler skal ske gennem Kvantum Indkøb via en indkøbsordre, som er tilknyttet indkøbsaftalen tillige med, at den efterfølgende faktura skal have påførte indkøbsordrenummeret korrekt, idet der i modsat fald ikke re- gistreres aftalecompliance.

En realistisk og ambitiøs aftalecomplianceprocent målt gennem aftale- compliancerapporten forudsætter:

1. at der er indgået indkøbsaftaler i overensstemmelse kommunens indkøbspolitik inden for alle væsentlige vare- og tjenesteydelseska- tegorier

2. at al indkøb på indkøbsaftaler foretages gennem Kvantum Indkøb via indkøbsordrer, der er tilknyttet indkøbsaftalerne

3. at alle fakturaer - afledt af ovenstående indkøbsordre – indeholder et korrekt påført indkøbsordrenummer, idet aftalecompliance måles på fakturaniveau

Der er dog enkelte udtagelser til forudsætningen i punkt 2 og 3, idet indkøb hos enkelte leverandører og specifikke bogføringskonti giver automatisk aftalecompliance i kommunens compliancerapport. Den automatiske afta- lecompliance (Autocompliance) er tiltænkt aftaledækkede køb, hvor ind- købsprocessen ikke (hensigtsmæssigt) kan ske gennem Kvantum Indkøb. Her kan forvaltningen – via indmelding og validering i CFI – opnå automa- tisk aftalecompliance for køb hos konkrete leverandører og/eller specifikke konti.

4. DEN GENNEMFØRTE UNDERSØGELSE‌

Vi har stikprøvevis analyseret data fra kommunens aftalecompliancerap- port for 12 måneder i perioden april 2021 til og med marts 2022, som vi har baseret efterfølgende tal og observationer på, tillige med forespørgsler i forvaltningen.

Estimater for øget aftalecompliance tager således udgangspunkt i histori- ske data, og giver derfor alene en skønsmæssig indikation af det mulige potentiale, hvor realiseringen tillige afhænger af forvaltningens efterføl- gende indkøb og initiativer.

Analyserne tager i væsentligt omfang udgangspunkt i indkøbet hos de en- kelte leverandører.

4.1 Forvaltningens indkøbsvolumen‌

BUF’s andel af kommunens samlede indkøb udgør 1.102,6 mio. kr. eller 21,5% af 5.117,4 mio. kr. for perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022.

Fig. 1 Forvaltningens andel af kommunens indkøbsvolumen

BUF er dermed den forvaltning, der har den næststørste indkøbsvolumen i kommunen. Størrelsen af indkøbsvolumen har umiddelbart ingen betyd- ning for forvaltningens mulighed for at opnå aftalecompliance. Det har derimod aftaledækningen, dvs. hvorvidt der forefindes indkøbsaftaler, som dækker forvaltningens indkøbsbehov (volumen).

4.2 Forvaltningens aftalecompliance‌

BUF’s aftalecompliance udgør 303,2 xxx.xx. eller 27,5% af periodens ind- køb på 1.102,6 xxx.xx., som fordeler sig således over månederne i perioden:

Fig. 2 Udviklingen i aftalecompliance

Note: Der er en mindre difference på 5.524 kr. på totalen. Ovenstående er trukket efter månedsskifte i for- hold til øvrige tabeller i nærværende rapport. Power-Bi rapporterne er dynamiske og kan ikke genskabe rapporter fra tidligere måneder.

Oversigten viser endvidere, at BUF i høj grad anvender Kvantum Indkøb.

148.375 bilag med indkøbsordre (io) kan således henføres til køb gennem Kvantum, hvilket svarer til 52 pct. af periodens 285.361 bilag.

4.3 Forvaltningens indkøb fordelt på leverandører‌

Til brug for de videre undersøgelser har vi valgt at gruppere forvaltningens indkøb på leverandører efter omfang af deres samlede indkøbsvolumen samt om leverandøren er omfattet af automatisk aftalecompliance. Denne inddeling danner baggrund for en væsentlig del af analyserne i de føl- gende afsnit.

Tabel 1: Gruppering af samlet indkøb hos leverandører

Xxxxx Xxx af Sum af beløb Aftale- Beløb leverandører beløb (aftale- compliant andel

compliant) andel

Automatisk aftalecompliance

119.444.468

10,8%

Indkøbsvolumen over 5 mio. kr.

499.782.865

153.779.395

13,9%

45,3%

Indkøbsvolumen mellem 1 og 5 mio. kr.

108

247.977.011

23.268.822

2,1%

22,5%

Indkøbsvolumen under 1 mio. kr. med et

eller flere aftalecompliante indkøb

17.110.306

6.728.645

0,6%

1,6%

Indkøbsvolumen under 1 mio. kr. med et

eller flere indkøb med indkøbsordre.

742

76.429.586

0,0%

6,9%

Indkøbsvolumen under 1 mio. kr., hvor

indkøbsordre ikke er anvendt

3.825

141.814.242

0,0%

12,9%

Hovedtotal

4.771

1.102.558.479

303.221.331

27,5%

100,0%

De to første leverandørgrupperinger i tabellen med henholdsvis autocom- pliance eller en indkøbsvolumen over 5 mio. kr. udgør 56,1% af den sam- lede indkøbsvolumen på 1.102,6 xxx.xx. og kan henføres til 46 leverandø- rer, eller kun 1 % af forvaltningens leverandører.

4.3.1 Leverandører med autocompliance‌

10,8 % af det samlede indkøb kan henføres til leverandører (jf. tabel 1), hvor der registreres automatisk aftalecompliance, uanset om indkøbet foreta- ges på indkøbsaftale gennem Kvantum Indkøb eller ej.

Tabel 2: Leverandører med automatisk aftalecompliance

Leverandør	Sum af Beløb	Sum af Beløb (aftale compliant)	Aftale Compliant
Periodens køb:	1.102.558.479	303.221.331	27,5

1. Leverandører med automatisk aftalecompliance	119.444.468	119.444.468	100,0
HOFOR A/S	55.054.303	55.054.303
ENERGI DANMARK A/S	51.738.423	51.738.423
Trafikselskabet Movia	6.182.060	6.182.060
KOMBIT A/S	5.084.736	5.084.736
DANSK FLYGTNINGEHJÆLP	1.150.937	1.150.937
INCITA	103.121	103.121
DEN ERHVERVSDRIVENDE FOND XXXX XXXXXXX INS	93.889	93.889
I/S VESTFORBRÆNDING	23.500	23.500
Dansk Råstof	13.500	13.500

Periodens køb korr. for aut. aftalecompl.	983.114.011	183.776.863	18,7

Den automatiske aftalecompliance kan væsentligst henføres til fire leveran- dører, hvor HOFOR A/S er monopolleverandør af leverancer, som ikke kø- bes på baggrund af kontrakt indgået i overensstemmelse med kommu- nens indkøbspolitik.

De øvrige er Energi Danmark A/S, Trafikselskabet Movia og Kombit A/S.

4.3.2 Leverandører med en indkøbsvolumen over 5 mio. kr.‌

De resterende 37 leverandører, som alle har en indkøbsvolumen på over 5 mio. kr., har et samlet indkøb på 499,8 xxx.xx. svarende til 45,3% af BUF’s samlede indkøb, men kun 153,8 xxx.xx. heraf er registreret som aftalecom- pliant.

Nedenstående figur viser aftalecompliant indkøb hos de 37 leverandører. Leverandørerne er sorteret efter størrelsen af aftalecompliante beløb.

Samlet set er 31 pct. af indkøbene aftalecompliant og der er kun registreret aftalecompliance hos 21 af de 37 leverandører.

Tabel 3: Aftalecompliant beløb for leverandører med indkøbsvolumen. over 5 mio. kr.

Leverandør	Sum af Beløb	Sum af Beløb (aftale compliant)	Andel aftale- complant af beløb
HØRKRAM FOODSERVICE A/S	112.572.705	88.651.459	78,8
AVDAN A/S	15.797.460	13.413.284	84,9
ABENA A/S	14.330.570	10.657.133	74,4
BibMedia A/S	10.863.649	9.381.979	86,4
LYRECO DANMARK A/S	8.458.678	7.210.029	85,2
CREATIV COMPANY A/S	7.512.752	5.820.114	77,5
Lekolar SIS A/S	14.677.575	5.400.756	36,8
DANIA NOVA ApS	5.377.077	3.266.223	60,7
Nuuday A/S	11.041.000	2.940.672	26,6
KØBENHAVNS BUSTRAFIK ApS	11.221.406	2.200.413	19,6
XXXXXX X/S	30.327.172	2.093.442	6,9
Elis Danmark A/S	10.926.277	1.539.038	14,1
ATEA A/S	12.850.803	594.247	4,6
Salling Group A/S	6.873.554	176.720	2,6
HOTRI STORKØKKEN A/S	13.154.092	166.721	1,3
KMD A/S	7.026.266	122.061	1,7
BMT BYG A/S	5.742.342	63.631	1,1
LYNGBY TURISTFART A/S	9.014.588	35.679	0,4
CHEVAL BLANC KANTINER A/S	6.832.337	25.860	0,4
UNIQA Group A/S	5.198.851	19.881	0,4
SAMMENSLUTNINGEN TAXA 4X35	11.992.449	55	0,0
FALCK DANMARK A/S	24.668.415	0	0,0
COPENHAGEN CONTRACTORS A/S	20.008.620	0	0,0
PERSONALEGRUPPEN A/S	14.489.325	0	0,0
DANSK NORDENTA A/S	12.217.705	0	0,0
HB-CARE A/S	11.290.985	0	0,0
MG-V ApS	10.723.271	0	0,0
Copydan Tekst & Node	10.579.224	0	0,0
PÆDAGOGISK VIKARBUREAU ApS	9.812.750	0	0,0
XXXXXXXXX OG RINGHOF FORLAG A/S	9.232.290	0	0,0
DANIA TURIST A/S	8.559.500	0	0,0
GYLDENDAL A/S	7.601.127	0	0,0
BRØNNUMS A/S	6.744.200	0	0,0
DET NYE TRAFIKSELSKAB ApS	6.360.464	0	0,0
Dantaxi 4x48 F.m.b.a.	5.382.220	0	0,0
ADECCO A/S	5.305.212	0	0,0
Xxxxxx A/S	5.015.955	0	0,0
Hovedtotal	499.782.865	153.779.395	31%

Analysen har været forelagt forvaltningen, som for hver leverandør har op- lyst hvilke initiativer, som vil kunne øge aftalecompliance.

4.4 Forvaltningens initiativer til at øge aftalecompliance‌

Forvaltningens tilbagemelding har ført til en gruppering af leverandørerne ud fra de oplyste initiativer.

Leverandører, som er aftaledækket.

Leverandører oplistet i Tabel 4 nedenfor er alle aftaledækket. Aftalerne er med nogle enkelte undtagelser SKI-aftaler eller aftaler med baggrund i EU-udbud og må derfor forventes at kunne leve op til kommunens ind- købspolitik.

De to undtagelser er Cheval Blanc Kantiner A/S og BibMedia A/S. Køben- havns Kommune har indgået aftale med Cheval Blanc Kantiner A/S ved di- rekte tildeling efter at have været i markedsdialog vedrørende køb af mad- service til børneinstitutioner uden køkkenfaciliteter.

Skolernes indkøb af undervisningsmaterialer i BIbMedia A/S handles pri- mært via punch-out kataloget i Kvantum. BibMedia A/S er efter forvaltnin- gens gennemgang fremadrettet registreret som auto-compliant efter an- modning fra Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Idet der allerede foreligger aftaler med leverandørerne, er forvaltningens opgave at sikre, at indkøbene i højere grad teknisk foretages på den rigtige måde i Kvantum indkøb, så aftalecompliance registreres korrekt i kommu- nens aftalecompliancerapport.

For de første 8 leverandører i tabellen (bortset fra ovenfor omtalte BibMe- dia A/S) er der allerede en høj grad af aftalecompliant indkøb, men ande- len vil kunne øges ved fortsat fokus på at foretage indkøb på den rigtige måde i Kvantum Indkøb.

For de øvrige leverandører (nr. 9-19) i tabellen er der kun i ringe grad er opnået aftalecompliance. Forvaltningen oplyser, at man forventer, at det i det væsentlige skyldes enten manglende oprettelse af rammeordrer eller anvendelse af rammeordrer efter gamle skabeloner. Der vil derfor være en opgave med at få oprettet rammeordrer, som henviser til aftalerne samt korrekt indlæsning af øvrige stamdata eller kataloger i Kvantum Indkøb.

Forvaltningen forventer, at man efter gennemførelsen af ovennævnte ini- tiativer vil kunne opnå aftalecompliance på mellem 75 og 100 pct. for de enkelte leverandører, dog med undtagelse af Salling Group A/S. Det er kun indkøb i Sallings netbutik, som er omfattet af en aftale, mens indkøb af mere akut eller pædagogisk karakter fortsat vil være indkøb udenfor aftale og derfor ikke være aftalecompliant.

Tabel 4: Leverandører, som er aftaledækket

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
1	HØRKRAM FOODSERVICE A/S	Ikke-specialiseret engroshandel med føde- , drikke- og tobaksvarer	112.572.705	88.651.459	106.944.070	95%
2	AVDAN A/S	El-installation, VVS- og blikkenslagerforretninger samt anden bygningsinstallationsvirksomhed	15.797.460	13.413.284	15.056.958	95%
3	ABENA A/S	Engroshandel med andre husholdningsartikler (sygepleje- og rengøringsartikler)	14.330.570	10.657.133	12.103.256	84%
4	BibMedia A/S	Udgivelse af bøger, tidsskrifter og anden udgivervirksomhed	10.863.649	9.381.979	10.863.649	100%
5	LYRECO DANMARK A/S	Engroshandel med andre kontormaskiner og andet kontorudstyr	8.458.678	7.210.029	7.628.235	90%
6	CREATIV COMPANY A/S	Engroshandel med andre husholdningsartikler (beskæftigelsesmatterialer og	7.512.752	5.820.114	6.192.339	82%
7	Lekolar SIS A/S	Engroshandel med møbler, tæpper og belysningsartikler (legeplads og pædagogisk inventar)	14.677.575	5.400.756	11.742.060	80%
8	DANIA NOVA ApS	Ikke-specialiseret engroshandel (bleer mv.)	5.377.077	3.266.223	5.108.223	95%
9	XXXXXX A/S	Engroshandel med computere, ydre enheder og software	30.327.172	2.093.442	27.436.007	90%
10	Elis Danmark A/S	Vaskerier og renserier	10.926.277	1.539.038	10.926.277	100%
11	ATEA A/S	Engroshandel med computere, ydre enheder og software	12.850.803	594.247	10.280.643	80%
12	Salling Group A/S	Anden detailhandel fra ikke- specialiserede forretninger	6.873.554	176.720	1.374.711	20%
13	HOTRI STORKØKKEN A/S	Engroshandel med elektriske husholdningsartikler (storkøkkenudstyr)	13.154.092	166.721	10.523.274	80%
14	KMD A/S	Konsulentbistand vedrørende informationsteknologi	7.026.266	122.061	6.413.353	91%
15	BMT BYG A/S	Tømrer- og bygningssnedkervirksomhed	5.742.342	63.631	4.880.990	85%
16	CHEVAL BLANC KANTINER A/S	Event catering og anden restaurationsvirksomhed	6.832.337	25.860	6.832.337	100%
17	UNIQA Group A/S	Engroshandel med møbler, tæpper og belysningsartikler (legeplads og pædagogisk inventar)	5.198.851	19.881	4.159.081	80%
18	DANSK NORDENTA A/S	Tekniske artikler til laboratorie- og dentalområdet mv.	12.217.705	0	9.163.279	75%
19	Xxxxxx A/S	Anden restaurationsvirksomhed	5.015.955	0	4.514.359	90%
	Delsum		305.755.821	148.602.577	272.143.101	89%

Note: Leverandør nr. 4 BibMedia A/S er efterfølgende registreret med autocompliance.

Leverandører af vikarydelser:

Indkøb hos leverandørerne i tabel 5 nedenfor vedrører alene forvaltnin- gens køb af vikarydelser. BUF har oplyst, at indkøb af vikarydelser oftest sker ved bestillinger via leverandørens bookingsystem eller ved telefonisk kon- takt til leverandøren. Denne bestillingsform harmonerer dårligt med ind- købsløsningen i Kvantum, som ville opleves som et besværende admini- strativt led. Idet der er indgået aftaler enten via SKI eller i henhold til EU- udbud for leverandørerne på nær Pædagogisk Vikarbureau, som dog står for 25 pct af vikarindkøb, sker indkøbene reelt allerede for 75 pct. vedkom- mende hos den rette leverandør, men fremstår uden aftalecompliance i compliancemålingen. Problemstillingen er derfor mere at opnå korrekt målingen af aftalecompliance.

Det bør derfor under hensyntagen til at undgå en administrativ tung og uhensigtsmæssig proces omkring bestilling af vikarer overvejes at give au- tomatisk compliance til aftaleleverandører af vikarydelser, såfremt leveran- døren ikke leverer andre typer ydelser, end dem der er omfattet af kontrak- ten.

Forvaltningen er i samarbejde med CFI i færd med at vurdere, hvorvidt der kan gives autocompliance. I så fald vil BUF’s aftalecompliance med de nu- værende aftaler stige med 30 mio. kr.

Forvaltningerne har oplevet, at det under Xxxxxx har været vanskeligt at skaffe vikarer via vikarbureauerne, som indgår i SKI-aftalen, og man kan derfor være nødsaget til at skaffe vikarer fra leverandører, som kommunen ikke har indgået aftale med. Det bør derfor i samarbejde med CFI vurderes, om man fremadrettet bør indgå aftaler med flere vikarbureauer, således, at det fuldt ud bliver muligt at købe vikarydelser hos leverandører med afta- ler.

Tabel 5: Leverandører af vikarydelser

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
20	PERSONALEGRUPPEN A/S	Vikarbureauer	14.489.325	0	14.489.325	100%
21	MG-V ApS	Vikarbureauer	10.723.271	0	10.723.271	100%
22	PÆDAGOGISK VIKARBUREAU ApS	Vikarbureauer	9.812.750	0	9.812.750	100%
23	ADECCO A/S	Vikarbureauer	5.305.212	0	5.305.212	100%
	Delsum		40.330.558	0	40.330.558	100%

Leverandør af telekommunikation

BUF har i dag aftalecompliance på de telefoner, der indkøbes til forvaltnin- gens medarbejdere på aftalen.

Der er ligeledes indgået aftale med udbyder om abonnementer, men for- valtningen har ikke oprettet rammeordrer til regningerne på abonnemen- ter. Forvaltningen har overfor IR frembragt et ønske om, at indkøb af abon- nementer gøres autocompliant, da enhederne reelt ikke har noget valg i forhold til telefoni, og abonnementerne oprettes og styres fra centralt hold i forvaltningen. CFI har været tilbageholdende med at autocompliance for aftaleleverandøren som helhed, idet der også kan købes andre produkter end de aftaledækkede.

Forvaltningen overvejer nu en anden løsningsmodel, såfremt faktura ved- rørende abonnementerne kan og bliver udskilt på særskilte UNSPEC-ko- der. I så fald kunne man give abonnementerne automatisk compliance ud fra denne nøgle

Det er ligeledes under overvejelse at benytte autokontering af faktura, når det bliver muligt fra primo 2023, med henblik på at opnå en bedre proces- compliance.

Tabel 6: Indkøb af telekommunikation.

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
24	Nuuday A/S	Fastnetbaseret telekommunikation	11.041.000	2.940.672	11.041.000	100%
	Delsum		11.041.000	2.940.672	11.041.000	100%

Leverandører af persontransport/specialkørsel

Indkøbene hos nedenstående xxxxxxxxxxxx xx. 00 - 00 x xxxxx 0 vedrører alle persontransport. BUF har oplyst, at kommunens specialkørselsaftaler er ved at blive genudbudt med forventet aftalestart i Q4 2022. BUF vurde- rer, at det ikke er indsatsen værd at arbejde med compliance på kørselsaf- talerne, før det igangværende udbud er afsluttet, og der er klarhed over den kommende aftalestruktur.

BUF forventer imidlertid at kunne opnå fuld aftalecompliance efterføl- gende. Såfremt det bliver tilfældet, vil forvaltningens aftalecompliance stige med 68,3 mio. kr.

Tabel 7: Indkøb hos leverandører af specialkørsel

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
25	SAMMENSLUTNINGEN TAXA 4X35	Serviceydelser i forbindelse med landtransport	11.992.449	00	00.000.000	100%
26	HB-CARE A/S	Anden landpassagertransport i.a.n.	11.290.985	0	11.290.985	100%
27	KØBENHAVNS BUSTRAFIK ApS	Anden landpassagertransport i.a.n.	11.221.406	2.200.413	11.221.406	100%
28	LYNGBY TURISTFART A/S	Anden landpassagertransport i.a.n.	9.014.588	35.679	9.014.588	100%
29	DANIA TURIST A/S	Anden landpassagertransport i.a.n.	8.559.500	0	8.559.500	100%
30	BRØNNUMS A/S	Anden landpassagertransport i.a.n.	6.744.200	0	6.744.200	100%
31	DET NYE TRAFIKSELSKAB ApS	Anden landpassagertransport i.a.n.	6.360.464	0	6.360.464	100%
32	Dantaxi 4x48 F.m.b.a.	Taxikørsel	5.382.220	0	5.382.220	100%
	Delsum		70.565.811	2.236.147	70.565.811	100%

Leverandører med atypiske indkøb:

BUF har som følge af Corona indkøbt kviktest for knap 45 mio. kr. hos leve- randør 33 og 34. BUF har oplyst, at indkøbet initialt ikke kunne afvente en udbudsrunde og man derfor indkaldte tre leverandører med henblik på at afprøve markedet. Falck var eneste leverandør, som kunne imødekomme kommunens efterspørgsel. Efterfølgende blev der lavet et udbud, som Co- penhagen Contractors vandt.

BUF oplyser, at det har været et atypisk indkøb og det forventes, at indkøbet ikke længere vil være aktuelt. Indkøbet har ikke været registreret aftalecom- pliant, og sænker derfor BUF’s aftalecompliance.

Kommunen betaler lovpligtige afgifter til Copydan Tekst og Node (leve- randør nr. 35 i tabel 8). BUF har betalt 10,5 mio. kr. i afgift. Indkøbet kan ikke sendes i udbud med henblik på lavere takster, idet man afregner til Copy- dan ud fra lovbestemte takster. Beløbet udgør knap 1 pct. af forvaltningens indkøb og medvirker til at sænke forvaltningens andel af aftalecompliante indkøb. Idet forvaltningen ikke kan påvirke graden af aftalecompliance på dette område, anbefaler IR, at det udgår af aftalecompliancemålingen.

Tabel 8: Atypisk indkøb.

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
33	FALCK DANMARK A/S	Sundhedsvæsen i øvrigt	24.668.415	0	-	0%
34	COPENHAGEN CONTRACTORS A/S	Bygge- og anlægsvirksomhed, som kræver specialisering (kviktest)	20.008.620	0	-	0%
35	Copydan Tekst & Node	Andre liberale, videnskabelige og tekniske tjenesteydelser i.a.n.	10.579.224	0	10.579.224	100%
	Delsum		55.256.259	0	10.579.224

Forlagsvirksomhed:

IR har konstateret, at der ikke foreligger aftaler med de to forlag jf. tabel 9 i Kvantum.

Indkøbene hos de to forlag foretages i al væsentlighed af skolerne, som varetager indkøb af undervisningsmaterialer herunder digitale læremid- ler.

CFI har indgået aftale med Xxxxxxxxx og Ringhof Forlag A/S efter et ud- bud. På baggrund af dette udbud er der indgået aftaler på fagene Natur og teknologi, Historie, Kristendomskundskab og Samfundsfag. Kontrak- terne er indgået således, at alle skolerne har adgang til systemerne. Afta- len er ikke registreret i Kvantum.

Der er ikke indgået lignende aftaler med Gyldendal A/S.

CFI forventer at indgå udbyde og indgå aftaler om fagene Dansk og Xxxx- xxxxx efter årsskiftet.

BUF forventer at kunne opnå aftalecompliance på 90 pct., når der er ind- gået yderligere aftaler med forlagene om de resterende fag, samt at indkø- bene rent teknisk foretages, så de peger på de indgåede aftaler.

Tabel 9: Indkøb hos forlag.

Nr.	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr.	Forventet aftale- compliance i forhold til Køb i alt (pct.)
36	LINDHARDT OG RINGHOF FORLAG A/S	Udgivelse af bøger, tidsskrifter og anden udgivervirksomhed (undervisningsmateriale)	9.232.290	0	8.309.061	90%
37	GYLDENDAL A/S	Udgivelse af bøger, tidsskrifter og anden udgivervirksomhed (undervisningsmateriale)	7.601.127	0	6.841.014	90%
	Delsum		16.833.417	0	15.150.075	90%

5. Bilag 1‌

Leverandør nr. (Fremgår af afsnit 4.3.2)

Anbefalinger:

Indkøb pr. ultimo april 2022

Ændring af beløb, som indgår i målingen

Aftale- compliante indkøb før initiativer

Forventet aftale- compliante indkøb efter initiativer ialt

Forventet ændring i aftalecompliant beløb efter initiativer

Aftale com- pliance (pct.)

1 - 19

Sikre,

- at indkøb rent teknisk foretages således at købet peger rigtigt henimod aftalen, så aftalecompliance registreres korrekt

- at køb udenfor aftalen hos flere af de 19 leverandører flyttes til leverandører med aftale eller få udvidet aftalen til at omfatte alle de varer/tjenesteydelser,

man har behov for at købe

305,8

148,6

272,1

123,5

20-23

Vedr. 4 leverandører af vikarydelser, sikre:

-฀at 3 af leverandørerne gives

automatisk aftalecompliance

-a฀t man udelukkende anvender en af

de 3 leverandører, der er indgået indkøbsaftale med, eller om nødvendigt sikrer bredere aftaledækning

40,3

0,0

40,3

Sikre at der gives automatisk aftalecompliance på baggrund af indgået kontrakt vedrørende telefoni (abonnements-betalinger)

11,0

2,9

11,0

8,1

25-32

Sikre at BUF i Q4 2022 afslutter udbud af specialkørsel for personer, således at kommunens behov bliver fuldt ud aftaledækket

70,6

2,2

70,6

68,3

33-34

Sikrer,:

- at køb af kviktest i forbindelse med Corona købes hos aftaleleverandør

- at indkøb rent teknisk foretages således at købet peger rigtigt henimod

aftalen, så aftalecompliance registreres

44,7

0,0

44,7

Sikre at leverandøren tages ud af compliancemålingen, idet indkøbet ikke kan konkurrenceudsættes.

10,6

-10,6

0,0

36-37

Sikrer:

- at indkøb rent teknisk foretages således at købet peger rigtigt henimod aftalen, så aftalecompliance registreres

- at BUF ved hjælp af CFI afslutter udbud af undervisningsmaterialer, således at Kommunens behov bliver

fuldt ud aftaledækket

16,8

0,0

15,2

Sum af indkøb hos leverandører med indkøbsvolumen større end 5 mio. kr.

499,8

-10,6

153,8

453,9

300,1

Indkøb i alt i perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022

1.102,6

303,2

27,5%

Ny aftalecomplianceberegning for forvaltningen ved 100 pct. aftalecompliance ved leverandører med indkøbsvolumen over 5 mio. kr.

1.092,0

638,6

58,5%

Ny aftalecomplianceberegning for forvaltningen ved 95 pct. aftalecompliance ved leverandører med indkøbsvolumen over 5 mio. kr.

1.092,0

614,2

56,2%

Document Metadata

Table of Contents

INTERN REVISION

Document Metadata