Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Udbudsbetingelser Rammeaftale 16.05 Rejsebureauydelser | |
Version | 1 |
Dato | 14. marts 2024 |
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
3
2 Udbudsmaterialets bestanddele
4
6
7
8
5.2 En forpligtende rammeaftale 8
5.3 Rammeaftalens varighed 9
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 9
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 9
6 Tidsplan for udbudsforretning
9
10
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 11
7.2.2 Teknisk og faglig formåen 12
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 13
8 Tildelingskriterier og evaluering
13
15
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 15
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD) 16
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud 17
9.2.4 Evt. støtteerklæring(er) 18
9.2.5 Om vurderingen af tilbuddets antagelighed 18
9.2.5.1 Fejl der vil føre til uantagelighed 19
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 19
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 20
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 20
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 20
21
21
22
22
23
23
24
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 24
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 25
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 25
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 25
16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine 25
26
1 Den ordregivende myndighed
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17472437
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS: SKI-Kundeservice: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 14-03-2024 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
o Bilag A Kundeliste
▪ Bilag A.1 Kundeliste (Excel-fil)
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser)
o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
o Bilag E Leveringskontrakt
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o [Bilag K Støtteerklæringer]1
o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
o Særbilag 2 Implementering
o Særbilag 3 Baggrundsinformation
ESPD (Se punkt 9.2.1)
Støtteerklæring (Se punkt 16.4)
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (Se punkt 16.5)
Følgebrev (Se punkt 9.2.3)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbe- fales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Til- budsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbuds- materialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
1 Bilag K Støtteerklæringer indgår alene såfremt tilbudsgiver i forbindelse med udbudsprocessen har erklæret at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 144
Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
3 Formål og baggrund
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende rejse- bureauydelser benævnt 16.05 Rejsebureauydelser (2024).
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale der er nem at an- vende.
Rammeaftalen retter sig mod statslige institutioner, regioner, kommuner og øvrige offentlige orga- ner, som f.eks. forsyningsvirksomheder.
SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsafdækning. Afdækningen viste, at markedet for erhvervsrejsebureauydelser er fordelt på ganske få store erhvervsrejsebureauer i Danmark, og at staten samt kommunerne tegner sig for en meget begrænset andel af den samlede efterspørgsel på markedet. Herudover går tendensen i markedet i vid udstrækning mod en øget andel af online- salg, som i sig selv nedbringer de samlede transaktionsomkostninger ved bestillinger af rejser og ophold. Endelig er rejseaktiviteten i 2023 og frem på et højere niveau sammenlignet med aktivite- ten i 2019, som er det seneste normale rejseår før den globale corona-pandemi lammede rejseak- tiviteterne verden over.
SKI har estimeret, at rammeaftalen udgør omkring 1 % af det samlede marked for rejsebureau- ydelser. Ser man alene på markedet for erhvervsrejser er estimatet omkring 5 %. Eftersom SKI´s rammeaftale alene udgør en særdeles begrænset del af det samlede marked for rejsebureauydel- ser, har SKI valgt ikke at foretage opdeling af rammeaftalen. Dette under hensyntagen til øget ef- fektivitet, stordriftsfordele samt service til den offentlige sektor ved bookning af rejseaktiviteter og ophold. Udbud af én samlet rammeaftale imødekommer forskellige kundebehov og sikrer, at alle typer rejser og ophold kan leveres som en samlet serviceydelse.
På baggrund af det øgede onlinesalg inden for erhvervsrejsebureauydelser, muliggør et samlet ud- bud en mere integreret og effektiv digital løsning. Opdeling i delaftaler vil derimod potentielt kunne fragmentere digitale løsninger og reducere den samlede brugervenlighed og rejse.
Herudover udgør transaktionsomkostningerne for markedet i forbindelse med tilbudsafgivelse, skif- teomkostninger, implementering samt kontraktopfølgning også et væsentligt forhold grundet ram- meaftalens volumen og bredde i markedet. SKI har derfor vurderet, at det ikke alene for SKI´s kun- der men også under hensyntagen til markedet er mest hensigtsmæssigt at udbyde én samlet ram- meaftale, så udbuddet kan skabe grundlag for attraktive vilkår og priser. Det kan tilskynde flere til- budsgivere til at deltage i udbudsprocessen og føre til en mere effektiv konkurrence.
4 Den udbudte genstand
Rammeaftalen omfatter rejsebureauydelser inden for følgende områder:
• Bestilling/reservering af fly, tog, billeje, færge og hotel,
• Rejsebestillingsløsninger, herunder:
o Direkte booking hos rejsebureauet,
o Implant,
o In house,
o Onlinebookingsystem,
• Levering af data og statistik, herunder:
o Online Dataportal
• Styring af rejsepolitik,
• Anvendelse af priser og vilkår i statslige leverandøraftaler og SKI-aftaler, herunder
o 16.06 Hotelophold
o 16.07 Konferencer
o 16.08 Flyrejser
• Tilknyttede konsulentydelser:
o Håndtering af Bonuspointordninger,
o 24-timers service,
o Konsulentrådgivning,
o Bestilling og udlevering af visum og andre dokumenter vedrørende indrejsetilla- delse,
o Undervisning i Onlinebookingsystem på Kundens lokation og/eller online,
o Undervisning i Online dataportal på Kundens lokation og/eller online,
• Kobling af rejsebureauets systemer til rejseafregningssystemer anvendt i staten, herunder til brug for profilhåndtering og godkendelsesflows ved rejsebestillinger.
Rammeaftalen sigter således mod at tilbyde rejsebureauydelser for den offentlige sektor i Dan- mark. Rejser, hvori der indgår en form for egenbetaling mv., er ikke omfattet (eksempelvis studie- og skolerejser mv.). Patienttransporter er endvidere undtaget.
Ovennævnte udgør alene en overordnet beskrivelse af den udbudte genstand. Ydelsernes nær- mere indhold fremgår af Rammeaftalen og de dertilhørende Bilag.
SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller pa- tenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”. Hvis en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”, skal henvisningen dog forstås inklusive formuleringen ”el- ler tilsvarende”. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrika- tet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
Hvis tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at
tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabri- katet, varemærket eller patentet mv.
I de tekniske specifikationer kan der også være henvisninger til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., der indebærer, at der skal være kompatibilitet eller interoperabilitet mellem de ydelser, som rammeaftalen angår, og de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller paten- ter mv. De bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. er i disse tilfælde udtryk for kundernes eksisterende eller forventede forhold, til hvilke der skal sikres kompatibilitet eller in- teroperabilitet. I disse tilfælde skal henvisningen til de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. ikke forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”.
5 Om udbuddet og rammeaftalen
5.1 Udbudsforretningen
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).
Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør.
Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandøren på rammeaf- talen er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.
5.2 En forpligtende rammeaftale
Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en afta- geforpligtelse for staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i staten.
Rammeaftalen er endvidere forpligtende for FGU-institutioner.
En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på fi- nansloven, er dog undtaget fra aftageforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til – men ikke en pligt til – at anvende rammeaftalen.
Rammeaftalen er endelig en frivillig aftale for alle andre kunder hos SKI, som fremgår af bilag A. Dette indebærer, at det er frivilligt for alle andre kunder hos SKI om de vil gøre brug af rammeafta- len. De har således en ret til – men ikke en pligt til – at anvende rammeaftalen.
Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden og skaber således ikke forpligtelser eller ret- tigheder under rammeaftalen.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklu- sive bilag 1.A) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.
Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandø- ren overholder kravene i rammeaftalen med SKI.
5.3 Rammeaftalens varighed
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at ramme- aftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det, at kunderne foretager en bestilling af rejsebestillingsløsning til den vindende leverandør, som nær- mere beskrevet i retningslinjerne i bilag D.
Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med ret- ningslinjerne i bilag D.
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse
Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i sær- bilag 1.
Der gøres i øvrigt opmærksom på, at visse af SKI’s kunder er forpligtede til at anvende SKI’s afta- ler angående hotelophold, konferencer, seminarer og møder samt flyrejser, benævnt hhv. 16.06 Hotelophold, 16.07 Konferencer, seminarer og møder, og 16.08 Flyrejser. Dette betyder, at den vindende leverandør i visse tilfælde vil være forpligtet til at iagttage den enkelte kundes eventuelle forpligtelse til at anvende disse aftaler, i forbindelse med leveringen af sine ydelser omfattet af nær- værende rammeaftale.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
14/3/2024 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende ud- bud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
5/4/2024 | |
16/4/2024, kl. 13:00 | Tilbudsfrist – NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
26/4/2024 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
13/5/2024 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
24/5/2024 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsen- delse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. |
Indgåelse og ikrafttrædelse er ikke sammenfaldende. Særbilag 2 til Rammeaftalen træder selvstændigt i kraft i forbindelse med indgåelsen af Rammeaftalen, jf. særbilag 2, punkt 5.1, mens selve Rammeaftalen, inklusive øvrige bilag, træder i kraft på den dato SKI fastsætter i implementeringsfasen, jf. særbilag 2, punkt 5.2. SKI forbeholder sig retten til at udskyde Rammeaftalens ikraft- træden, jf. særbilag 2 punkt 5.2. | |
27/5/2024 (forventet) | Implementering, jf. særbilag 2 |
1/10/2024 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en for- udgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterføl- gende aktiviteter blive parallelforskudt.
7 Udelukkelse og egnethed
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit 2.1.4 Generelle oplys- ninger og 2.1.6 Grunde til udelukkelse. Derudover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens afsnit 5.1.9 Udvælgelseskriterier om krav, som stilles i forbin- delse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
7.1 Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslo- vens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formula- rens Del III, afsnit A, B, og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelsesgrund:
”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudspro- cedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Ag- reement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kon- trakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”
Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i ud- budslovens § 134 a.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgi- veren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf.
udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt til- budsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
7.2 Egnethedsvurdering
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og fi- nansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit 5.1.9.
I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og fi- nansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen uanset den retlige karakter af forbindelse mellem tilbudsgiver og den pågældende enhed. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens afsnit 5.1.9 skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet omsætning på minimum DKK 20 mio.
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditets- grad på minimum 15 %.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver base- rer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes den samlede omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soli- ditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, be- regnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finan- sielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver,
jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbuds- giver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.
7.2.2 Teknisk og faglig formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens afsnit 5.1.9 skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som eg- net – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser referencer på konkrete leverancer, der:
o er udført inden for de seneste 12 måneder før tilbudsfristen
o omfatter gennemførte billettransaktioner af flybilletter
o der tilsammen indeholder minimum 150.000 gennemførte billettransaktioner af flybil- letter
De oplyste referencer skal således oplyse antallet af gennemførte billettransaktioner af flybilletter pr. kunde. Eksempelvis:
Kunde A
Gennemførte billettransaktioner af flybilletter: 50.000 Periode for gennemførelse: 01/05/23 – 31/03/24 Kunde B
Gennemførte billettransaktioner af flybilletter: 50.000 Periode for gennemførelse: 01/07/23 – 31/03/24 Kunde C
Gennemførte billettransaktioner af flybilletter: 50.000 Periode for gennemførelse: 01/05/23 – 31-02/24
Referencerne skal indeholde følgende information:
• Kundens navn og adresse
• Referencens aftaleperiode
• Angivelse af antallet af gennemførte billettransaktioner af flybilletter pr. reference
• Kontaktperson hos referencen (navn, mailadresse og telefonnummer) der vil kunne be- kræfte oplysningerne i den angivne reference.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Én reference skal omfatte gennemførte leverancer af billetransaktioner af flybilletter under én kon- trakt. Da én reference skal omfatte konkrete gennemførte leverancer af billettransaktioner af
flybilletter, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte gen- nemførte leverancer af billettransaktioner under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale.
Kontrakten, som leverancen er udført i henhold til, kan være startet tidligere end 12 måneder før tilbudsfristen og/eller løbe videre efter tilbudsfristen, men der kan alene lægges vægt på de dele af leverancen, der er udført inden for de seneste 12 måneder før tilbudsfristen. Referencen skal der- for alene beskrive og angive antallet af gennemførte billettransaktioner for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 12 måneder før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige for- måen henvises til punkt 9.2.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1 om ESPD og punkt 9.4, tredje tekstafsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdo- kument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsproces- sen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Hvis tilbudsgiver vælger ikke at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Pris”, som vægter 100%:
Tildelingskriterium | Vægt |
Pris | 100 % |
Tildeling af Rammeaftalerne vil ske til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordel- agtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”.
8.1 Evaluering af Pris
Tilbudsgiver skal ved tilbudsafgivelse angive priser for samtlige ydelsestyper i bilag C Leverandø- rens tilbud.
På baggrund af tilbudsgivers tilbudte priser i bilag C Leverandørens tilbud beregnes en samlet xxx- xxxxxxxxxxxxxxx pris. Den evalueringstekniske pris tager udgangspunkt i et evalueringsteknisk sce- narie fordelt på de tre servicepakker (Rejsebestillingsløsninger) samt henholdsvis onlinebestillin- ger, telefoniske- og eller e-mail bestillinger fordelt på underkategorierne fly, tog, billeje, færge og hotel.
Hver prislinje i bilag C Leverandørens tilbud er vægtet på baggrund af det fremtidige forventede forbrugsmønster i antal. De forventede antal (vægte) fremgår af bilag C Leverandørens tilbud, fa- nen 2. Leverandørens priser, xxxxxxx X.
De anførte vægte (antal) er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder de indmeldte for- ventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.
Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyp- pigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget el- ler forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
Den evalueringstekniske pris per ydelsestype beregnes ved at multiplicere den tilbudte pris med det anførte forventede antal (vægt).
Herefter beregnes den samlede evalueringstekniske pris som summen af de vægtede scenariepri- ser for hver prislinje.
8.2 Samlet evaluering
Den tilbudsgiver, der har tilbudt den samlede laveste evalueringstekniske pris, har afgivet det øko- nomiske mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”, og vil blive tildelt rammeaftalen.
9 Afgivelse af tilbud
9.1 Generelt
Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventnin- ger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Tilbudsgiver skal kun fremsendes de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmateri- alet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markeds- føringsmateriale), bærer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.
Det betyder at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.
SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evalu- ering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører at tilbuddet er uantage- ligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1
2. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.1.
3. Følgebrev, jf. punkt 9.2.3.
4. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.4
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, under- skriver og afleverer alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyl- delse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbuds- giveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support2 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammen- slutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e- mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support3 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straf- fedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
9.2.1.1 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
2 Mercell Ethics Kunde Service: x00 0000 0000, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0
3 Se forrige note.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikrings- ordninger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbin- delse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under hhv. ”Samlet årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” anføres den i punkt
7.2.1 efterspurgte oplysning for det seneste disponible regnskabsår.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen
o Under ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydel- ser af den anførte type” anføres de i punkt 7.2.2 efterspurgte oplysninger.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde
Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette be- rigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for de tilbudte ydelser. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 deci- maler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den
2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeafta- len. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.
De tilbudte priser skal angives i danske kroner (DKK), inklusive alle på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen gældende skatter, afgifter og told dog eksklusive moms.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser også skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝑃
0,98
𝑆𝐾𝐼
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. ud- budslovens § 169.
9.2.3 Følgebrev
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS.
9.2.4 Evt. støtteerklæring(er)
Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen basere sig på andre enheders for- måen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underle- verandør.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbuds- giver faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, jf. punkt 7.2.1 som til- buddet omfatter.
Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virk- somheders forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en ”Støtteerklæring”, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud.
9.2.5 Om vurderingen af tilbuddets antagelighed
Tilbudsgiver skal overholde alle krav og vilkår i udbudsmaterialet, herunder i forhold til afgivelse af tilbud og tilbuddets indhold, samt sikre at tilbuddet er antageligt i henhold til gældende ret. Hvis SKI f.eks. ikke kan antage et tilbud, uden at dette ville stride mod principperne i udbudslovens § 2 om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, er tilbuddet ikke antageligt i henhold til gæl- dende ret.
For så vidt angår bilag C Leverandørens tilbud gøres der særligt opmærksom på at følge vejled- ning og anvisninger for udfyldelse heraf. Hvis tilbuddet indeholder oplysninger om et tilbudt pro- dukt, der ikke er i overensstemmelse med krav eller vilkår i udbudsmaterialet, eller der mangler
oplysninger der bruges i evalueringen af tilbuddet i henhold til punkt 8, herunder hvis hele eller dele af tilbuddet ikke kan evalueres i henhold til evalueringsmetoden, kan det ud fra en konkret vurdering medføre, at tilbuddet er uantageligt.
Forhold, der ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav eller vilkår, eller indebærer at tilbuddet ikke er antageligt i henhold til gældende ret, medfører at tilbuddet er uantageligt, medmin- dre SKI kan afhjælpe forholdet under hensyn til principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder efter proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5.
Det er udelukkende tilbudsgivers eget ansvar at overholde udbudsmaterialets krav og vilkår og sikre at tilbuddet er antageligt. Det er SKI’s ret at vurdere, om et forhold kan afhjælpes, jf. ovenfor, og uanset denne vurdering er SKI ikke forpligtet til at afhjælpe forhold, der medfører at tilbuddet er uantageligt. Hvis tilbuddet er uantageligt, vil det blive afvist.
Dette udgangspunkt fraviges ikke, dog vil der erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen. Fejl i udfyldelsen af tilbudslisten kan medføre, at produkter på en eller flere varelinjer ikke anses for at være tilbudt, eller ikke opfylder kravene i udbudsmaterialet, medmindre fejlen kan afhjælpes.
Nogle fejl vil dog ikke kunne afhjælpes, jf. nærmere herom i næste punkt.
9.2.5.1 Fejl der vil føre til uantagelighed
Tilbudsgiver skal byde ind med priser på samtlige prislinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud. Hvis tilbudsgiver undlader at byde ind med priser på en eller flere prislinjer, vil hele tilbuddet være uantageligt. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde en pris på den enkelte prislinje.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under henholds- vis menupunktet ”Anmodningsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med prækvalifikation og ”Til- budsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Udbudssiden indeholder følgende materiale:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse |
European Single Procurement Document (ESPD) | X |
Følgebrev | X |
Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil) | X |
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine | X |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksempla- rer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med til- budsafgivelsen.
Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0000x00-0000-0000-x00x- 0ba3b2d0ef62/homepage
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuld- mægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af til- bud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sam- menslutningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktø- rers samlede ydelsesspecifikke omsætning.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal kun oplyse referencer således disse tilsammen opfylder minimumskravet til teknisk og faglig formåen, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun samlet.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske ak- tør selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal til- budsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økono- miske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtig- heden eller fordreje konkurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx- ger/kfst/dansk/2020/20200925-naar-virksomheder-afgiver-faelles-bud/
10 Forbehold
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elemen- ter ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
11 Supplerende oplysninger
11.1 Skriftlige spørgsmål
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsæt- telse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt an- givet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigtsmæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer her- for.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0000x00-0000-0000-x00x-0xx0x0x0xx00/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
SKI vil løbende besvare spørgsmål skriftligt via udbudssiden i ETHICS, der herefter vil udgøre en del af udbudsmaterialet. Ansøger/tilbudsgiver bør derfor også være opmærksom på at spørgsmål formuleres, så det ikke er muligt at identificere spørgeren på baggrund af spørgsmålet. Det er til- budsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængelig- gøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 11 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 11 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besva- ret, i det omfang besvarelse kan afgives senest på den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forven- tes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kor- tere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
12 Tilbudsfrist og vedståelse
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og under- skriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
13 Behandling af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om kon- kurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Saglig grund vurderes i forhold til de konkrete omstændigheder, og kan f.eks. handle om, men ikke betinget heraf, at tilbuddenes indhold eller an- tal viser, at konkurrencen om rammeaftalen ikke møder SKI’s forventninger til, hvad markedet kan tilbyde SKI’s kunder under rammeaftalen.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
14 Forhandlingsforbuddet
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kon- trakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndighe- ders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgå- ende drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
15 Fortrolighed
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materia- let eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgi- ver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af xxx- xxxxxxxxx af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbin- delse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tidligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den for- bindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutnin- ger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klage- nævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efter- følgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
16 Endelig dokumentation
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbuds- givers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbehol- der sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. ud- budslovens § 151, stk. 2.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumentationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der om- fatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e- Certis4.
4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den doku- mentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virk- somheden er etableret.)
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen kan fremlægges:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og akti- ver, fremgår eller
• Revisorpåtegnet erklæring hvoraf det fremgår, at den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad er korrekt
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 en- delig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderli- gere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos til- budsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virk- somheders formåen
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver fak- tisk råder over den økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring, som kan benyttes til at doku- mentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og under- skrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukra- ine
Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der kan benyttes til at dokumentere tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og under- skrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan fin- des sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
17 Tjekliste
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
17.1 Tilbudsafgivelse
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1
• Underskriv og upload til ETHICS
• Bilag C Leverandørens tilbud
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.2
o Upload til ETHICS
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at fær- diggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, hvis det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfri- stens udløb.