A N N O N C E

A N N O N C E

IT-løsning til digital mødeforberedelse til KL

I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) §§ 15a – 15d annonceres følgende:

KL ønsker tilbud på IT-løsning til digital mødeforberedelse

Beskrivelse af ønsket løsning

Den efterspurgte løsning skal være et system til mødeforberedelse for KL’s politikere og medarbejdere i forbindelse med KL’s bestyrelses-, formand- skabs-, KKR- og udvalgsmøder m.fl. (cirka 350 brugere). Løsningen skal kunne vise nyeste dagsordener og referater med bilag for mødedeltagerne. Mødedeltagerne skal ligeledes kunne skrive notater og kommentarer direkte i dagsordener og bilag. Kommentarer og notater skal kunne deles elektro- nisk med de øvrige mødedeltagere, så snart de er skrevet. Mødedeltagerne skal kunne anvende løsningen fra iPad, bærbar, stationær pc, tablet og andre platforme.

KL har GetOrganized som ESDH-system, og dagsordener produceres i dag i GetOrganized ved hjælp af et integreret mødemodul. KL’s politikere har ikke adgang til ESDH-løsningen og derfor sendes i dag al mødemateriale ud til deltagerne med e-mail. Herefter er det mødedeltagernes ansvar at holde styr på materialet samt eventuelle opdateringer m.v.

Gevinsten ved løsningen skal være, at den enkelte mødedeltager har et sam- let overblik over det nyeste og senest opdaterede mødemateriale og har mu- lighed for kommentering og deling af kommentarer med de andre mødedel- tagere. Løsningen skal være let tilgængelig uanset device og platform. Der- udover skal en gevinst være, at løsningen skal kunne fungere som et arkiv for tidligere afholdte møder for mødedeltagerne, således at man let kan fin- de tidligere dagsordener, referater m.v. Sidst men ikke mindst, skal løsnin-

Den 29. januar 2014

Sags ID: SAG-2013-06088 Xxx.XX: 1798259

XXX@xx.xx Direkte 0000 0000

Mobil 0000 0000

Weidekampsgade 10 Postboks 3370

2300 København S

xxx.xx.xx Side 1/5

gen være med til at lette KL’s administrative dagsordenarbejde med at tryk- ke, distribuere, sende e-mails og eftersendelse af flere omgange. Løsningen skal understøtte KL’s sikkerhedssetup. Det skal således sikres, at kun rele- vante politikere og KL-medarbejdere får adgang til givne dagsorden- og referatpunkter og bilag.

Krav til løsning:

Løsningen til digital mødeforberedelse skal:

- Være en ”stand-alone” løsning, der kan lave automatisk import af dagsordener fra XML-format med tilhørende filer, og løsningen skal kunne fungere sammen med KL’s ESDH system.

- Kunne distribuere dagsordener, referater og bilag fra KL’s ESDH løsning samt sikre, at der sker opdateringer af tidligere distribuerin- ger, så mødedeltagerne altid har nyeste version.

- Mødedeltagerne skal kunne skrive notater og kommentarer direkte ind i dagsordener og bilag. Disse skal kunne deles elektronisk via løsningen med de øvrige mødedeltagere, så snart de er skrevet.

- Kunne anvendes fra iPad (som app), pc (som webløsning), tablet el- ler andre platforme.

- Understøtte KL’s sikkerhedssetup således, at der er mulighed at sæt- te forskellige rettighedsniveauer for mødedeltagerne på åbne og luk- kede dagsordens- og referatpunkter samt bilag.

- Være muligt at bevare tidligere dagsordener, referater og bilag fra afholdte møder.

- Kunne understøtte pdf og have fritekstsøgning på tværs af møder og udvalg, samt dagsordenpunkter

- Have en moderne og brugervenlig brugergrænseflade, som mødedel- tagerne og dagsordensamlerne hurtigt kan blive fortrolige med.

- Give udvalgte KL medarbejdere mulighed for at administrere mø- dedeltagere og adgangsrettigheder, samt andre administrative funk- tioner.

Driftsmodel

KL ønsker en beskrivelse af krav til IT, hvis KL selv vælger at drifte løsnin- gen. Drift af løsningen kan yderligere tilbydes som option og afleveres med tilbuddet.

Kontaktinformation

Al henvendelse vedrørende annonce, aflevering af tilbud m.v. skal ske skriftligt til:

KL

Att.: Xxxxxxx Xxxxxxxx / Administration Xxxxxxxxxxxxxx 00

Postboks 3370

2300 København S E-mail: xxx@xx.xx

Tilbudsfrist

Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 28. februar 2014 kl. 12.00.

Tilbuddet afleveres elektronisk til Xxxxxxx Xxxxxxxx som angivet under kontaktinformation. Såfremt tilbuddet også afleveres i papirformat, bedes det afleveret i to eksemplarer.

Tilbuddet skal være gyldigt i 3 måneder fra tilbudsfristen.

Spørgsmål til tilbudsmateriale

Der kan stilles spørgsmål til tilbudsmaterialet indtil den 21. februar 2014 kl.

12.00. Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort løbende på xxx.xx.xx\digitalmode og spørgsmål vil senest være besvaret den 25. februar 2014 kl. 12.00.

Forslag til tidsplan

Sidste frist for at kunne stille spørgsmål til annonceringsmateria- let	21. februar 2014 kl. 12.00
Sidste frist for besvarelse af spørgsmål	25. februar 2014 kl. 12.00
Aflevering af tilbud	28. februar 2014 kl. 12.00
Fremvisning af løsning	Primo Marts 2014
Valg af leverandør	Medio Marts 2014
Kontraktforhandling	Ultimo Marts 2014

Kriterier for tildeling

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder (i prioriteret rækkefølge):

- Kvalitet og funktionalitet i forhold til opgaven, standardløsning, brugervenlighed, systemadministration m.m.

- Økonomi, herunder anskaffelsespris, vedligeholdelsesomkostninger samt andre afledte nettoomkostninger ved anskaffelse, integration, implementering og drift af løsningen

- Realistisk tids- og implementeringsplan. Der vil blive lagt vægt på, at projektet realiseres og implementeres hurtigst muligt.

- Service og vedligeholdelse, herunder organisationens supportorgani- sation m.m.

Betingelse for afgivelse af tilbud

Leverandøren skal vise erfaring med lignende løsninger svarende til den løsning, som KL udbyder.

Kontraktforhold

Kontrakten ønskes indgået med brugsret samt vedligeholdelse i 3 år med option på 2 års forlængelse.

Kontakten skal som udgangspunkt baseres på en standard K01 kontrakt, hvor løsningsbeskrivelsen vil indgå som bilag 2 til kontrakten.

Besvarelsesvejledning

Tilbud skal være skrifteligt og på dansk. Alle tilbuddets relevante oplysnin- ger skal fremgå af tilbudsmaterialet, ellers vil det ikke indgå i tilbudsvurde- ringen.

Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Sammenfatning:

- Kort beskrivelse af tilbuddets indhold

- Summarisk prisoversigt

Tilbudsgivers firmaforhold:

- Organisation og forhold i forbindelse med den tilbudte leverance

- Dokumentation fra erfaring med lignende løsninger.

- Kontaktperson og data

Besvarelse i forhold til tildelingskriterier (kan evt. også indgå som bilag til udkastet til kontrakt):

- Beskrivelse af løsning. Beskrivelsen skal være på detaljeringsniveau, så den kan indgå som løsningsbeskrivelse til kontrakten.

- Økonomi

- Service- og vedligeholdelse

- Realistisk tids- og implementeringsplan

- Beskrivelse af krav til IT i forhold til inhouse driftsmodel

- Evt. optioner

Udkast til kontrakt:

- Tilbudsgivers udkast til kontrakt, baseret på K01 standardkontrakt, herunder realistisk tids- og implementeringsplan.

Tro og Love erklæring

- Underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har udbetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997)

Ovenstående disposition udelukker ikke, at tilbuddet kan suppleres med yderligere forhold, som leverandøren finder relevante.

Tilbuddet skal afgives i danske kroner eksklusiv moms, og alle omkostnin- ger skal være indregnet i tilbuddet. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud og tilbudsmateriale.