UDKAST
UDKAST
Forpagtningsaftale for caféen i Nordre Fælleshus
Mellem Silkeborg Kommune
Xxxxx 0
8600 Silkeborg
(herefter ”bortforpagter”)
og
(navn)
(herefter ”forpagter”)
er der dags dato indgået denne forpagtningsaftale vedrørende caféen på Nordre Fælleshus, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.
1. BAGGRUND
1.1 Denne forpagtningsaftale er indgået på baggrund af det udarbejdede tilbudsmateriale samt forpagters tilbud af xx.xx. 2019, vedlagt som bilag 2.
1.2 Forpagtningen af caféen i Nordre Fælleshus har primært til formål at:
• Caféen både fungerer som mødested i det daglige og som et sted for særlige kulturaktiviteter og lejlighedsmæssige events.
• Caféen sammen med borgere, foreninger og kulturaktører understøtter og videreudvikler de mange spændende aktiviteter i Nordre Fælleshus.
2. DET FORPAGTEDE
2.1 Det forpagtede omfatter caféen/fællesområdet samt et mindre kontorlokale beliggende i Nordre Fælleshus, Xxxxxxxxxx 00, som vist på tegningen i bilag 3 samt det i caféen værende inventar, maskiner mv. (herefter samlet kaldet inventar). Inventaret fremgår af bilag 4. Løsøre og service vil blive indkøbt på baggrund af dialog med forpagter.
2.2 De øvrige arealer i Nordre Fælleshus er ikke omfattet af det forpagtede. Bortforpagter er berettiget til ensidigt at fastsætte retningslinjerne for anvendelsen af disse arealer. Forpagter og gæster er dog berettiget til at benytte Nordre Fælleshus’ toiletter, og omklædningsfaciliteter der renholdes efter en af bortforpagter fastsat standard.
2.3 Forpagter har haft lejlighed til at gennemgå inventaret og køkkenet inden underskrivelsen af denne forpagtningsaftale. Forpagter er derfor ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, som følge af mangler ved inventaret og køkkenet eller som følge af, at forpagters eventuelle forudsætninger vedrørende køkken eller inventar ikke måtte blive opfyldt.
3. UDEAREALER
De udendørsarealer der indrettes med mulighed for ophold, kan anvendes af caféens kunder til indtag af med og drikke.
4.1. FORPAGTNINGENS BEGYNDELSE OG OPHØR
4.1 Forpagtningsaftalen påbegyndes den 31.12.2019 (herefter ”overtagelsesdagen”) og ophører automatisk uden opsigelse eller varsel fra nogen af parterne den 31.12.2023.
4.2 Senest ved udgangen af forpagtningsaftalens tredje år skal forpagter oplyse, om man ønsker at gøre brug af muligheden for forlængelse i yderligere 2 år.
4.3 Begge parter kan opsige kontrakten med 6 måneders skriftligt varsel til ophør den første i en måned.
4.4 I tilfælde af at driften af Nordre Fælleshus ophører - uanset årsagen hertil - ophører denne aftale senest samme dag, som driften af Nordre Fælleshus ophører. Ved sådant ophør af
denne aftale er forpagter ikke berettiget til nogen form for erstatning, kompensation eller lignende.
4.5 Forpagter har ikke fortrinsret ved en eventuel genforpagtning af det forpagtede efter denne aftales ophør, uanset årsagen hertil.
5. FORPAGTERS BENYTTELSE AF DET FORPAGTEDE
5.1 Det forpagtede må ikke uden forudgående skriftlige samtykke fra bortforpagter anvendes til andet formål end levering af mad til cafédrift. Forpagter er således ikke berettiget til at anvende det forpagtedes køkkenfaciliteter til andet formål uden bortforpagters forudgående samtykke.
5.2 Forpagter skal til enhver tid være opmærksom på og bidrage til den integrerede funktion, caféen har samt i videst muligt omfang bidrage til Nordre Fælleshus’ aktiviteter, arrangementer og projekter.
5.3 Bortforpagter er ved forpagtningens begyndelse ansvarlig for, at det forpagtede lovligt kan anvendes til café, herunder at køkkenet er godkendt til brug. Forpagter er ansvarlig for, at den faktiske brug af det forpagtede sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder bl.a. arbejds-, miljø- og sundhedslovgivningen, politivedtægten, gældende lovgivning om brandværnsforanstaltninger i forsamlingslokaler, herunder krav til flugtveje og servicetjek af brandslukningsudstyr, myndighedsforskrifter, myndighedstilladelser, brandkrav samt regler om skadedyrsbekæmpelse, således at ethvert ansvar i så henseende i forhold til tredjemand og offentlige myndigheder er bortforpagter uvedkommende.
5.4 Forpagter er bekendt med og accepterer, at der er rygeforbud i Nordre Fælleshus, hvilket forpagter er forpligtet til at respektere og implementere i caféen.
5.5 Forpagter er bekendt med og accepterer, at varer, paller, affald mv. ikke må oplagres uden for det forpagtede.
5.6 Forpagter er ansvarlig for at indhente og opnå alle nødvendige tilladelser og bevillinger til caféen. På bortforpagters forespørgsel er forpagter forpligtet til at udlevere kopi af samtlige tilladelser og korrespondance med offentlige myndigheder angående tilladelserne.
5.7 Forpagters anvendelse af det forpagtede må ikke medføre lugt-, støj-, ryste- eller lysgener, eller i øvrigt være til gene eller ulempe for tredjemand. Forpagter skal sikre, at dennes personale og andre, der får adgang til det forpagtede, omgås dette forsvarligt.
5.8 Bortforpagter kan til enhver tid udfærdige en husorden samt ordensregler for Nordre Fælleshus.
5.9 Deponering af farlige eller forurenende stoffer må ikke ske på, i eller ved det lejede.
7. XXXXXX BENYTTELSE AF DET FORPAGTEDE
7.1 Brugere af Nordre Fælleshus har til enhver tid – herunder også uden for caféens åbningstid - adgang til serveringsarealet, idet forpagter ikke kan betinge adgangen af, at der købes mad, drikkevarer eller lignende i caféen.
7.2 Brugere af Nordre Fælleshus er ikke berettigede til at medbringe mad og drikkevarer i caféen, bortset fra mad til børn under 3 år. Herudover er daginstitutioner og lignende berettiget til at medbringe og indtage madpakker i cafeområdet.
7.3 Bortforpagter og/eller dennes stedfortræder har ret til at få eller skaffe sig adgang til det forpagtede, når forholdene kræver det.
8. ÅBNINGSTIDER
8.1 Åbent alle hverdage min. fem sammenhængende timer inden for tidsrummet 12.00-22.00 Det er forventningen at den største aktivitet i huset liger i eftermiddags- og aftentimerne Lørdag og søndag, samt helligdage kan der efterfølgende indgår særskilt aftale om.
9 DEPOSITUM
9.1 Samtidig med underskrivelsen af denne aftale betaler forpagter et depositum på 50.000 kr., svarende til 1 års minimums forpagtningsafgift, til sikkerhed for forpagters opfyldelse af samtlige forpligtelser, herunder forpligtelser i forbindelse med fraflytning.
9.2 Depositummet forrentes og reguleres ikke.
9.3 Forpagter er berettiget til for egen regning at stille depositum i form af pengeinstitutgaranti på anfordringsvilkår. Garantien skal være udformet således, at bortforpagter på anfordring kan få udbetalt det skyldige beløb, uanset om forpagter måtte have indsigelser herimod, således at bortforpagters retsstilling i den relation i det hele er den samme, som hvis et kontant depositum var betalt.
10 FORPAGTNINGSAFGIFT
10.1 Forpagtningsafgiften udgør 5 % af den årlige omsætning ekskl. moms, dog minimum 50.000 kr./år. Der tillægges ikke moms.
10.2 Betaling skal ske kvartalsvis forud den 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober med 12.500 kr. pr. gang, svarende til ¼ af minimumsforpagtningsafgiften. Regulering af forpagtningsafgiften iht. omsætningen sker pr. 1. juli i kalenderåret efter regnskabsåret.
10.3 Regnskabet skal følge kalenderåret og indsendes hvert år pr. 1. april. Regnskabet skal være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor.
11. VAND, VARME, EL OG RENOVATION
11.1 Forpagter betaler ud over forpagtningsafgiften udgifter til el, vand og renovation. Varme er indeholdt i lejen.
11.2 El:
Forpagters andel af ejendommens forbrug af el inkl. afgifter og eventuel målerleje opgøres af udlejer efter egnede fordelingsmålere. Der betales et aconto beløb svarende til 50.000 kr. pr år. Beløbet erlægges forud den 1. januar.
11.3 Koldt og varmt vand:
Forpagters andel af ejendommens forbrug af vand og vandafledningsafgift inkl. afgifter og eventuel målerleje opgøres af udlejer efter egnede fordelingsmålere. Der betales et aconto beløb svarende til 7.000 kr. pr. år. Beløbet erlægges forud den 1. januar.
11.4 Bortforpagter udarbejder én gang årligt forbrugsregnskab omfattende samtlige af det forpagtedes udgifter til forsyning og forbrug af el og vand. Forbrugsregnskabet udarbejdes efter forsyningsværkernes slutopgørelse er udsendt, hvorefter forpagter vil modtage forbrugsregnskabet senest 6 måneder fra forbrugsregnskabsårets afslutning.
11.5 Der gøres opmærksom på at samtlige acontobeløb er anslåede, og bortforpagter er berettiget til at forhøje acontobeløbene på baggrund af allerede indtrådte eller forventede stigninger i de anførte beløb.
11.6 Bortforpagter påtager sig ikke noget ansvar for forbigående forstyrrelser i vand-, varme- og elforsyningen. Bortforpagter er berettiget til, efter forudgående underretning til forpagter, at afbryde vand-, varme- og elforsyningen i det forpagtede.
11.7 Forpagter er selv ansvarlig for bortskaffelse af xxxxxx. Henstilling af renovationscontainere kan kun ske efter forudgående aftale med bortforpagter. Udgifter til renovation betales af forpagter.
12. INTERNET OG TELEFON
12.1 Forpagter er bekendt med og accepterer, at det forpagtede ikke omfatter telefon, dankortterminal, kasseapparat og lignende.
12.2 Udgifter til installation og drift af internet og eventuel telefon afholdes af forpagter.
13. PERSONALE
13.1 Der overdrages ikke noget personale i forbindelse med indgåelse af denne forpagtningsaftale.
13.2 Forpagter har ansvaret for den daglige ledelse af det forpagtede. Forpagter kan dog i nødvendigt omfang ansætte personale til at bistå med at varetage den daglige drift.
13.3 Forpagter er for sine ansatte til stadighed forpligtet til at sikre, at løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Forpagter er forpligtet
til på forlangende inden 3 uger at dokumentere, hvorvidt dette krav er overholdt. Såfremt disse bestemmelser ikke overholdes, kan bortforpagter opsige kontrakten med 3 måneders varsel til den 1. i en måned.
Herudover opfordrer Silkeborg Kommune til social ansvarlighed, eksempelvis ved ansættelse af praktikanter eller elever og virksomhed baseret på en socialøkonomisk forretningsmodel.
13.4 Forpagter er forpligtet til at indhente både straffeattest og børneattest for både fastansatte og løst ansat personale.
13.5 Der forefindes ikke personaleomklædning eller -bad i forbindelse med forpagtningen. Men omklædningsmuligheder og bad forefindes i forbindelse med salen i Nordre fælleshus
13.6 Bortforpagter har ikke taget stilling til, om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse i forbindelse med et eventuelt genudbud af opgaven. Forpagteren skal i forbindelse med opgavens genudbud bistå med tilvejebringelse af enhver oplysning om medarbejderforhold, som bortforpagter begærer til brug for udarbejdelse af udbudsmateriale. Forpagteren må ikke ændre løn- og ansættelsesvilkår for medarbejderne på opgaven i de sidste 6 måneder før kontraktens udløb, medmindre der er tale om generelle reguleringer som følge af overenskomstmæssige forpligtelser.
14. FORSIKRING
14.1 Bortforpagter tegner sædvanlig bygnings- og brandforsikring. Forpagter kan blive opkrævet selvrisikoen ved eventuel skade forvoldt af forpagter eller dennes medarbejdere.
14.2 Forpagter skal indberette samtlige skader på bortforpagter bygning og inventar opstået i forpagtningsperioden til Silkeborg Kommunes Team Forsikring og Risikostyring, xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
14.2 Forpagter er forpligtet til senest inden overtagelsen at tegne sædvanlige forsikringer for den gældende virksomhed, herunder løsøre-, ulykke- og ansvarsforsikring for caféen. Forpagter er endvidere forpligtet til at fremsende en kopi af forsikringspolicerne og eventuel tilhørende korrespondance med forsikringsselskaberne, såfremt bortforpagter anmoder herom.
15. NYANSKAFFELSER OG INDRETNING AF DET FORPAGTEDE
15.1 Forpagter er berettiget til – for egen regning - at købe nyt inventar, dog kræver mur- og nagelfast inventar bortforpagters forudgående skriftlige samtykke. Anskaffelser ud over den udarbejdede inventarliste tilhører forpagter. Forpagter er forpligtet til at påføre navn på inventar, således at dette klart kan adskilles fra det forpagtede.
15.2 Forpagters installation af købt inventar skal opfylde myndighedernes krav. Det påhviler forpagter for egen regning at indhente alle nødvendige tilladelser og opfylde ethvert myndighedskrav.
15.3 Bortforpagter er ved forpagtningens ophør ikke forpligtet til at overtage inventar, købt af forpagter.
15.4 Der må ikke foretages bygningsmæssige ændringer i cafeområdet og køkkenet uden forudgående skriftligt samtykke fra bortforpagter. Meddeles der samtykke hertil, betales alle omkostninger i forbindelse hermed af forpagter, der endvidere er ansvarlig for indhentelse og opretholdelse af diverse myndighedsgodkendelser.
15.5 Forpagter er erstatningsansvarlig for skader, der er forårsaget af de installationer, forpagter har foretaget i forbindelse med købet af inventar. Det samme gælder for øvrige ændringer i det forpagtede.
15.6 Forpagter er ikke berettiget til at opsætte skilte i eller på Nordre Fælleshus uden bortforpagters forudgående skriftlige samtykke.
16. VEDLIGEHOLDELSE
16.1 Indvendige bygningsmæssige vedligeholdelser, vedligeholdelse af inventar og køkkenudstyr samt vedligeholdelse af ventilations- og elinstallationer i det forpagtede påhviler forpagter. Se i øvrigt nærmere specifikation i bilag 4
16.2 Det påhviler forpagter at vedligeholde, og i fornødent omfang, at udskifte og erstatte det inventar, som fremgår af den udarbejdede inventarliste. Det forudsættes at der ved forpagtningsperiodens udløb er samme standard på køkkenudstyr og inventar, som ved overtagelsen, dog accepteres almindelig slitage og ælde.
16.3 Vedligeholdelse, reparation og fornyelse, som skal udføres af forpagter, skal udføres straks, når der er konstateret behov herfor. Hvis det ikke sker trods påkrav med rimeligt varsel, kan Kommunen udføre arbejderne for forpagters regning.
16.4 Beskadigelse og udskiftning af ventilations- og elinstallationer, som skyldes ændringer i cafeens/køkkenets drift – herunder også beskadigelser af bygningerne – afholdes af forpagter.
16.5 Ledelsen af Nordre Fælleshus skal i fornødent omfang have adgang til tekniske installationer i de forpagtede lokaler.
16.6 Udvendig bygningsvedligeholdelse, øvrige faste installationer samt indvendig vedligeholdelse af den øvrige del af Nordre Fælleshus påhviler bortforpagter. Se i øvrigt nærmere specifikation i bilag 4
17. RENHOLDELSE OG HYGIEJNE
17.1 Den indvendige renholdelse af det forpagtede, herunder serveringsareal, køkken mm., påhviler forpagter. Forpagters renholdelse skal ske i et sådant omfang, at det forpagtede til enhver tid fremstår indbydende, rent og med en upåklagelig hygiejnestandard. Forpagter er forpligtet til at anvende miljørigtige rengøringsmidler.
17.2 Forpagter er til enhver tid forpligtet til at overholde gældende lovgivning og myndighedskrav til hygiejne og kvalitet i det forpagtede, herunder ved anvendelse af råvarer
og halvfabrikata. Forpagter afholder omkostningerne i forbindelse med Miljø- og Levnedsmiddelkontrollens lovpligtige tilsyn.
17.3 Renholdelsesarbejder, som skal udføres af forpagter, skal udføres straks, når der er konstateret behov herfor. Hvis det ikke sker trods krav herom med rimeligt varsel, kan bortforpagter udføre renholdelsesarbejderne for forpagters regning.
17.4 Den indvendige renholdelse af den øvrige del af Nordre Fælleshus påhviler bortforpagter.
18. DET FORPAGTEDES OVERLEVERING OG AFLEVERING
18.1 Det forpagtede er overtaget som besigtiget og godkendt af forpagter i god vedligeholdelsesmæssig stand uden mangler af nogen art og med samtlige installationer i god og brugbar stand.
18.2 Ved forpagtningens ophør skal det forpagtede afleveres ryddeliggjort og i samme stand som ved overtagelsen, idet forpagter er forpligtet til at retablere ændringer af det forpagtede foretaget efter pkt. 15.
18.3 Bortforpagter har ved forpagtningens ophør ikke pligt til at overtage inventar, købt efter pkt.
15. Såfremt bortforpagter ikke ønsker at overtage købt inventar, er forpagter forpligtet til ved forpagtningens ophør at fjerne inventaret, således at det forpagtede afleveres som angivet i pkt. 18.2.
18.4 Afleveres det forpagtede ikke i aftalt stand ved forpagtningens ophør, er forpagter forpligtet til at betale forpagtningsafgift samt forbrugsafgifter, indtil det forpagtede er bragt i den aftalte stand.
18.5 Istandsættelsesarbejder må kun udføres af momsregistrerede, faguddannede håndværkere. Såfremt det forpagtede ikke afleveres i den aftalte stand ved forpagtningens ophør, udføres de nødvendige foranstaltninger til at bringe det forpagtede i aftalt stand på bortforpagters foranledning for forpagters regning.
18.6 Ved fraflytning skal bortforpagter med en frist på min. 14 dage og max. 30 dage før fraflytningsdagen skriftligt indkalde forpagter til en gennemgang af det forpagtede med henblik på fastsættelse af eventuelle istandsættelsesarbejder, der skal bekostes af forpagter. Møder forpagter ikke på det indkaldte tidspunkt, lægges bortforpagters gennemgang og opgørelse til grund for udbedring.
18.7 Senest 4 uger efter den foretagne gennemgang skal forpagter have skriftlig meddelelse om, hvilke arbejder, der skal bekostes af forpagter. Gives denne meddelelse senere end 4 uger efter gennemgangen, kan bortforpagter ikke gøre krav gældende over for forpagter. Dette dog med undtagelse af skjulte fejl og mangler.
19. OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER
19.1 Forpagter er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til denne forpagtningsaftale til tredjemand uden bortforpagters forudgående skriftlige
samtykke. Forpagter er endvidere ikke berettiget til at overdrage driften af det forpagtede til tredjemand (fremforpagtning).
20. MISLIGHOLDELSE
20.1 Bortforpagter er berettiget til at ophæve denne forpagtningskontrakt ved forpagters væsentlige misligholdelse. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. følgende (ikke udtømmende):
At det forpagtede anvendes til andet end aftalt,
At forpagter ikke overholder gældende lovgivning, politivedtægten og myndighedsforskrifter m.m., og forpagter efter forudgående skriftligt påkrav ikke bringer misligholdelsen til ophør senest 7 dage efter modtagelsen af påkravet herom,
At en eller flere af forpagters tilladelser og godkendelser, som er nødvendige for at anvende det forpagtede som aftalt, bortfalder, uanset årsagen hertil,
At forpagter har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige efter punkt 20.
At forpagter ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til denne forpagtningsaftale, og forpagter efter forudgående skriftligt påkrav og varsling ikke bringer misligholdelsen til ophør senest 7 dage efter modtagelsen af påkrav herom.
20.2 Hvis bortforpagter ophæver denne forpagtningsaftale på grund af væsentlig misligholdelse, skal forpagter betale forpagtningsafgift og forbrugsafgifter, indtil det tidspunkt, hvor forpagter kunne have opsagt denne forpagtningsaftale med det aftalte varsel.
21. GÆLD TIL DET OFFENTLIGE
21.1 Forpagter må på intet tidspunkt have en forfalden, ubetalt gæld til det offentlige. Med gæld til det offentlige menes forfaldne ubetalte skatter, forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter eller forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger, som skyldes til offentlige myndigheder i Danmark eller det land, hvor leverandøren har sit erhvervsmæssige hovedsæde.
21.2 Der må ikke på noget tidspunkt være afsagt endelig dom mod forpagter om
1) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3,
2) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2,
3) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a eller
4) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290.
21.3 Forpagter må på intet tidspunkt
1) være under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, være i betalingsstandsning, have indstillet sin virksomhed eller befinde sig i en anden lignende situation,
2) være begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling, eller
3) ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning være dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om leverandørens faglige hæderlighed.
22. TAVSHEDSPLIGT
22.1 Nærværende aftale er undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om aktindsigt. Silkeborg Kommune kan derfor være forpligtet til at udlevere aftalen, såfremt tredjemand begærer aktindsigt i hele eller dele af denne.
23. BISTAND VED KONTRAKTSINDGÅELSE
23.1 Forpagter tilkendegiver ved underskrift af nærværende aftale at have gennemlæst og forstået kontraktens bestemmelser og indhold. Forpagter tilkendegiver endvidere at være blevet opfordret til at søge juridisk bistand før aftalens indgåelse, med henblik på gennemgang af nærværende aftale.
23.2 Parterne af nærværende aftale afholder egne omkostninger forbundet med denne aftale, herunder udgifter til juridisk eller anden bistand i forbindelse med aftalens indgåelse.
24. TVISTER
24. Eventuelle tvister behandles ved boligretten som 1. instans. Det må dog tilstræbes at hver part forinden har forsøgt en forhandlet løsning, eventuelt gennem mægling.
25. UNDERSKRIFT
Silkeborg, den / 2019
Silkeborg Kommune | Forpagter | |
(navn på underskriver) | (navn på underskriver) |
BILAG
Bilag 1 Tilbudsskema
Bilag 2 Forpagters tilbud af (dato)
Bilag 3 Plantegning af køkken samt inventarliste Bilag 4 Plantegning af det forpagtede areal Bilag 5 Tro og love-erklæring og restanceattest