Samarbejdsaftale

Bilag 5

Sagsnr.: 322822

Xxx.xx.: 1941750

Samarbejdsaftale

Samarbejdsaftalen består af dette dokument med overskrifterne:

1. Parterne

2. Baggrund for indgåelse af nærværende aftale

3. Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks drift

4. Målsætninger

5. Facilitetsfordeling

6. Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks organisering

7. Angivelse af de samlede rammer for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks drift

8. Samarbejde

9. Udvikling af ledelse og medarbejdere

10. Udvikling af ressourcestyring

11. Miljøledelse

12. Vedligeholdelse

13. Evaluering

14. Vilkår for regulering af aftalens bestemmelser m.m.

15. Ikrafttrædelsestidspunkt, gyldighedsperiode.

1. Parterne

Nærværende dokument udgør en samarbejdsaftale mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen

Fritid & Idræt

Københavns Kommune Flæsketorvet 68

1501 København V og

Brugerbestyrelsen for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park Xxxxxxxxxxxxxx 00

2300 København S

2. Baggrund for indgåelse af nærværende aftale

Grundlaget for indgåelse af samarbejdsaftalen er Borgerrepræsentationens beslutning af 13. januar 2005 om at ”der decentraliseres så langt det enkelte anlæg kan bære det”

Samarbejdsaftalen er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. Aftalen skal derfor betragtes som en hensigtserklæring som begge parter forpligter sig til at følge.

Aftalen fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler, personalepolitikker mv. Dette betyder at nærværende aftale ikke medfører nogen indskrænkning i Borgerrepræsentationens, Kultur- og Fritidsudvalgets eller Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktørs kompetence til at tilbagekalde eller ændre aftalen, eller andre forhold af betydning for det aftalte.

3. Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park

Kløvermarkens Idrætsanlæg er på 475.000 m2. Holmens Idrætsanlæg er på 50.000 m2.

Hekla Park er på 70.000 m2.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park omfatter følgende: Kløvermarkens Idrætsanlæg består af 19 stk. 11-mandsbaner, 15 stk. 7-mandsbaner, 1 stk. australsk fodboldbane, 1 stk. Cricketbaner, 2 stk. grusbaner, 1 stk. kunstgræsbane, 3 stk. podebaner, 7 stk. bygninger m/ 58 omklædnings rum og Sundby Boldklub (klubhus).

Holmens Idrætsanlæg består af 1 stk. 7-mandsbane, 1 stk. rugbybane, 1 stk. grusbane, 2 stk. multibaner, atletik og en bygning m/ 2 omklædningsrum og køkken.

Hekla Park består af 2 stk. 11-mandsbaner, 1 stk. 7-mandsbane, 1 stk. podebane og en bygning m/ 4 omklædningsrum samt et cafeteria.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks

brugergrupper består af skoler, institutioner, selvorganiseret idræt og organiseret idræt.

4. Målsætninger

Formålet med aftalen er indenfor de økonomiske rammer, at styrke anlæggenes fysiske rammer og optimere vilkårene for brugerne gennem en styrkelse og forbedring af ledelse, organisering, ressourcestyring og ressourceudnyttelse.

Målsætninger for anlæggenes drift og udvikling:

• Brugerbestyrelsen er villig til at deltage i et aktivt samarbejde, og vil gerne være med til nyskabelser og ændringer til gavn for idræts- og fritidslivet på anlæggene

• Anlæggene skal i videst muligt omfang tilgodese, styrke og fastholde idrætsgrenene fodbold, løb/jogging, rugby, amerikansk- og australsk fodbold, cricket, vægtløftning, bordtennis, men også få andre egnede idræts- og fritidsaktiviteter integreret.

• Stordriftsfordele bør implementeres i videst muligt omfang

• Anbefale/fremsætte forslag til etablering af indendørs anlæg, til styrkelse og udvidelse af diverse idræts- og fritids aktiviteter

• Udvidelse af aktiviteter for skolefodbold, udflytterbørnehaver og fritidsklubber, samt etablering af en eventuel fremtidig børnelegeplads

• Udvide brugen til alle ugens dage, også i dagtimer

• Sikre lokalopbakning og samarbejde med lokale netværk med henblik på en styrkelse af samarbejdet til gavn for alle i nærområdet.

5. Facilitetsfordeling

Efter kommunaliseringen er faciliteterne offentlige, hvilket medfører, at fordelingen hører ind under Folkeoplysningsudvalgets kompetence.

Anlæggenes årlige banefordeling varetages af Folkeoplysningsudvalget. Fordelingen af tider vil fortsat ske i samarbejde med brugerbestyrelsen og ansatte på Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

.

6. Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park organisering Denne aftale ændrer ikke ved den sædvanlige ansvars- og kompetencefordeling i kommunen mellem Borgerrepræsentationen, Kultur- og Fritidsudvalget, Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Det er således stadig Kultur- og Fritidsforvaltningen, der har det overordnede forvaltningsmæssige ansvar for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park

ledes af en teamchef og en anlægsleder, som sammen varetager den daglige koordinering af anlæggets drift. Brugerbestyrelsen har medansvaret for anlæggets udvikling og profiler.

Brugerbestyrelsen:

• Fastsætter principperne for anlæggets profil i samarbejde med teamchefen og anlægslederen

• Formulerer flerårige visioner for anlægget i samarbejde med teamchefen og anlægslederen, herunder kvantitative mål for anlæggets drift

• Høres vedr. prioriteringen af Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks driftsbudgetter

• Høres vedr. ændringer på ordensregler, åbningstider mv.

• Afgiver udtalelse om alle spørgsmål, som Kultur- og Fritidsudvalget anmoder om udtalelse vedrørende

Teamchefen og anlægslederen:

• Under hensyntagen til overholdelse af Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks budgetter, Københavns Kommunes politikker og lovmæssige begrænsninger mv. samarbejder brugerbestyrelsen, teamchefen og anlægslederen med virkeliggørelse af visionerne for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

Teamchef

Anlæggets organisationsstruktur:

Fritidschef

Anlægsleder

Brugerbestyrelse

7. Angivelse af de samlede økonomiske rammer for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

a) Økonomiske vilkår

Med budgettet vedtager Borgerrepræsentationen en nettoramme for de københavnske idrætsanlæg. Kultur- og Fritidsudvalget vedtager herefter nettorammen for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park. Teamchefen kan flytte midler fra et anlægs nettoramme til et andet anlægs nettoramme efter høring af Brugerbestyrelsen.

Den økonomiske ramme for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park bygger dels på behovet for at planlægge i hele aftaleperioden, dels på anlæggenes behov for økonomisk stabile rammer samt behovet for fleksibilitet.

Nettorammen anvendes til gennemførelse af mission og vision for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

Inden for nettorammen udarbejder teamchefen og anlægslederen et budget. Budgettet sendes til høring hos Brugerbestyrelsen. Teamchefen er ansvarlig for overholdelse af nettobudgettet.

Københavns Kommunes sikrings- og forsikringspolitiks retningslinier gælder for anlægget. I anlæggets budget skal indgå præmieomkostninger. I 2006 etableres en selvrisikopulje til dækning af skadesbeløb mellem 10.000 kr. (det tidligere KI´s forsikringers selvrisiko) og 100.000 kr. (Københavns Kommunes forsikrings selvrisiko).

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks samlede budgetramme 2006 udgør følgende (1.000 kr.):

	Kløvermarkens Idrætsanlæg	Holmens Idrætsanlæg	Hekla Park
Budgetår	2006	2006	2006
Indtægter	-69	0	-39
Udgifter	3.150	68	56
Netto	3.081	68	17

Budgetrammen er udarbejdet i løbende priser på baggrund af Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks budgetramme for 2005. Budgetrammen vil i øvrigt blive reguleret efter de samme retningslinier, som gælder for forvaltningens øvrige områder, og kan ændres som følge af generelle rammekorrektioner og prioriteringer vedtaget af Kultur- og Fritidsudvalget eller Borgerrepræsentationen.

På linie med øvrige institutioner i Kultur- og Fritidsforvaltningen kan Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park pålægges at bidrage til Københavns Kommunes årlige prioriteringsrum.

Kultur- og Fritidsudvalget har den 21. november 2002 (KFU 427/2002) vedtaget overførselsregler for aftalestyrede virksomheder. Ifølge disse regler kan mindreforbrug overføres til det næste år og anvendes til engangsudgifter. Anvendes det overførte beløb til flerårige udgifter, er det en betingelse, at Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks inden for aftaleperiodens ramme kan finansiere merudgifterne.

Tilsvarende gælder, at merforbrug, der finansieres af næste års budget, ikke må anvendes til flerårige udgifter, der ikke kan holdes inden for rammen, eller medfører en begrænsning af den daglige drift og dermed muligheden for at opfylde aftalte målsætninger i aftaleperioden.

Københavns Kommunes bevillingsregler er i øvrigt gældende for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park. Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park skal desuden opfylde de krav og følge de regler, som Kultur- og Fritidsforvaltningen stiller i forbindelse med budgetforslag, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse.

Teamchefen og anlægslederen skal mindst en gang om måneden vurdere økonomien og tage initiativ til regulering af driften, såfremt nettobudgettet ikke kan overholdes. Eventuelle initiativer sker i samarbejde med Brugerbestyrelsen.

b. Personalemæssige vilkår

b.1. Ledelsesforhold

Teamchefen ansættes af og i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Anlægslederen ansættes tilsvarende af og i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Ansættelse af anlægslederen sker i samarbejde mellem Fritid & Idræt, medarbejderrepræsentanter, og maksimalt 2 medlemmer fra Brugerbestyrelsen for Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park.

Teamchefen bærer ansvaret for den daglige drift af Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park. Driftsansvaret kan uddelegeres til en anlægsleder.

Driften af Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park sker i henhold til Københavns Kommunes værdigrundlag og Kultur- og Fritidsforvaltningens ledelsesgrundlag. Ledere og medarbejdere ansættes i henhold til de af Københavns Kommune indgående overenskomster.

Teamchefen har kompetence til at indgå aftaler om lønfastsættelse i form af funktions- og kvalifikationsløn samt resultatløn (Ny Løn) inden for de gældende regler og inden for de budgetmæssige rammer. Denne kompetence eller dele heraf kan delegeres til anlægslederen. Lønfastsættelsen sker i et samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningens personaleafdeling.

Mange medarbejdere, som var ansat i det tidligere Københavns Idrætsanlæg, er indtil 31. marts 2008 ikke omfattet af Ny Løn, men er i stedet omfattet af individuelle rettigheder hidhørende fra lov om virksomhedsoverdragelse.

b.2. Medarbejdere

Inden for nettorammen kan teamchefen frit disponere antallet af medarbejdere. Forøgelse/nedskæring af antallet af medarbejdere forudsætter høring af Brugerbestyrelsen.

Kompetencen til ansættelse af medarbejdere kan delegeres til anlægslederne. Ansættelse af tjenestemænd kan kun ske efter forudgående godkendelse af Kultur- og

Fritidsforvaltningens personaleafdeling efter de generelle regler om tjenestemandsansættelse i Københavns Kommune.

Uansøgt afskedigelse af medarbejdere kan kun ske i samarbejde med tillidsrepræsentanter og Kultur- og Fritidsforvaltningens personaleafdeling.

8. Samarbejde

Teamchefen samarbejder med Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks brugerbestyrelser og den øvrige forvaltning. Teamchefen deltager i forvaltningens teamchefmøder.

9. Udvikling af ledelse og medarbejdere

Kultur- og Fritidsforvaltningens personalepolitik skal følges.

Kultur- og Fritidsforvaltningen prioriterer en stadig medarbejder- og ledelsesudvikling. Som følge af denne prioritering er teamchef og anlægsleder forpligtet til at deltage i såvel individuel som kollektiv lederudvikling.

Teamchefen er ansvarlig for tværgående lederudviklingsprojekter.

Medarbejderne i Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park skal have mulighed for løbende at udvikle deres faglige kompetencer med henblik på at opnå en forbedring af arbejdsrutiner og en opdatering af viden i takt med udviklingen.

10. Udvikling af ressourcestyring

Teamchefen og anlægslederen i Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park har ansvar for løbende i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen at udvikle værktøjerne, således at anlæggets økonomistyring kan ske på optimale vilkår.

11. Miljøledelse

Borgerrepræsentationen tiltrådte i juni 2001 samarbejdsaftalen om Dogme 2000 og miljø. Deltagelsen i Dogme 2000 samarbejdet indebærer bl.a., at Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner over tid skal miljøcertificeres.

Målsætningen er præciseret i Københavns Agenda 21, 2004-2007, som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen i januar 2005. Agenda 21 planen indebærer, at alle forvaltninger og institutioner i Københavns Kommune skal miljøcertificeres inden udgangen af 2008.

Kultur- og Fritidsudvalget vedtog den 4. november 2004 en tidsplan for indførelse af miljøledelse i forvaltningen. Tidsplanen indebærer, at alle idrætsanlæg under Kultur- og Fritidsforvaltningen skal være miljøcertificeret i løbet af 2007 og 2008.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park er forpligtet til løbende at registrere alle væsentlige miljøforhold inden for anlæggenes område, som kan indgå i Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede miljøkortlægning, der løbende bliver opdateret.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park er desuden forpligtet til at sikre, at der tages hensyn til miljøet ved indkøb af produkter, samt ved anvendelsen af produkterne i det daglige arbejde og den efterfølgende håndtering og bortskaffelse af affaldsprodukter.

12. Vedligeholdelse

Det økonomiske og praktiske ansvar for den ud- og indvendige vedligeholdelse og fornyelse påhviler i 2006 Københavns Ejendomme.

Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Park er ansvarlig for den indvendige vedligeholdelse og fornyelse fra 1. januar 2007.

Det økonomiske og praktiske ansvar for den udvendige vedligeholdelse og fornyelse påhviler Københavns Ejendomme.

Renholdelse er Kløvermarkens Idrætsanlæg, Holmens Idrætsanlæg og Hekla Parks ansvar.

.

13. Evaluering

Aftalen er gældende i 4 år og evalueres et år inden udløbet.

Evalueringen vedrører hele aftalen, målene, samarbejdet, afrapporteringen etc.

14. Vilkår for regulering af aftalens bestemmelser m.m.

Hver af parterne har krav på genforhandling af aftalen i aftaleperioden ved væsentlige ændringer i det grundlag, aftalen er indgået på.

I øvrigt kan genforhandling finde sted, når parterne er enige herom.

16. Ikrafttrædelsestidspunkt, gyldighedsperiode

Aftalen er gældende for perioden 1. januar 2006 til 31. december 2009.

Det er en forudsætning for aftalens gyldighed at denne er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget og underskrevet af Fritidschefen, Teamchefen og brugerbestyrelsen.

*************

For Kultur- og Fritidsforvaltningen For Kultur- og Fritidsforvaltningen

Xxxx Xxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx, Teamchef

København d. / 2006 København d. / 2006

Xxxxx Xxxxx Xxxxxx, Formand For Brugerbestyrelsen

København d. / 2006