INSPICOS P/S

Forretningsbetingelser

INSPICOS P/S

Xxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx

CVR. 27058922

Gyldig pr. d. 19. oktober 2015

1. Indledning

1.1. Inspicos P/S ("Inspicos") er et patentrådgiverfirma, der drives af et antal European Patent Attorneys, og som har sit hovedkontor i Hørsholm (Storkøbenhavn) og en afdeling i Aarhus. Inspicos er et partnerselskab iht. gældende dansk lov.

1.2. Vi yder rådgivning og konsulentydelser i relation til immaterialret, først og fremmest patenter, og vi repræsenterer vores klienter ved forskellige nationale og internationale myndigheder, herunder Den Europæiske Patentmyndighed (European Patent Office, forkortet EPO), Patent- og Varemærkestyrelsen og International Bureau. Inspicos er 100% ejet af firmaets partnere, som også leder firmaet.

1.3. Vi er medlemmer af Institute of Professional Representatives before the European Patent Office (epi), Association of Danish Intellectual Property Attorneys (ADIPA, tidligere Patentagentforeningen), Fédération Internationale des Conseils en Propriété Industrielle (FICPI) og Association Internationale pour la Protection de la Propriété Industrielle (AIPPI).

1.4. Nærværende forretningsbetingelser er gældende for alt arbejde udført af Inspicos på vegne af vores klienter. Afvigelser fra nærværende forretningsbetingelser kan kun forekomme efter skriftlig aftale med en partner i Inspicos.

2. Samarbejde med Inspicos

2.1. Inspicos afsætter de rådgivere og administrative medarbejdere, som vi mener er nødvendige til løsning af enhver given opgave. Vi tilstræber at holde Klienten informeret om identiteten af de rådgivere, der håndterer hver enkelt sag.

2.2. Det er Klientens ansvar at levere al relevant information, som er nødvendig, for at Inspicos kan udføre de opgaver, som Klienten anmoder os om at varetage. Information til Inspicos kan overdrages skriftligt eller mundtligt.

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 1

2.3. Instruktioner til Inspicos om at forårsage tab af rettigheder skal gives skriftligt. Hvis Klienten ikke afgiver en skriftlig instruktion, betragtes en skriftlig meddelelse fra Inspicos til Klienten, hvor Inspicos anerkender og bekræfter modtagelsen af instruktionen som ækvivalent og ligeværdig med en positiv skriftlig information fra Klienten.

2.4. Kommunikation via e-mail betragtes som skriftlig kommunikation.

2.5. E-mails, telefax-meddelelser og breve sendt til Inspicos kan først betragtes som værende blevet leveret til og læst af Inspicos’ personale, når en medarbejder hos Inspicos har anerkendt eller kvitteret for modtagelsen. Enhver skriftlig meddelelse til Inspicos, hvis modtagelse ikke er blevet bekræftet af en af vores medarbejdere, er at betragte som værende ikke modtaget hos Inspicos.

2.6. Det er Klientens ansvar at holde Inspicos informeret om adresseændringer, personaleændringer, overdragelser eller andre ændringer, som påvirker samarbejdet mellem Klienten og Inspicos, eller som kræver registerændringer hos offentlige myndigheder i sager, der håndteres af eller via Inspicos.

2.7. I forbindelse med behandling af patentsager uden for EPO, Danmark eller PCT-systemet samarbejder Inspicos med veletablerede og velrenommerede udenlandske kollegafirmaer, som agerer i henhold til instruktioner fra Inspicos.

2.8. Inspicos kan helt eller delvist uddelegere enhver opgave til underleverandører, herunder leverandører af nyhedsundersøgelser, fornyelsesafgiftstjenester, tekniske tegnere, m.v.

2.9. Inspicos kan til hver en tid gøre brug af ydelser fra samarbejdspartnere og underleverandører uden Klientens forudgående accept, medmindre Klienten instruerer Inspicos i noget andet.

2.10. I forbindelse med procedering af patentansøgninger og patenter ved nationale og internationale patentmyndigheder overvåger Inspicos alle relevante tidsfrister og holder Klienten informeret om sådanne tidsfrister i det omfang, Klienten kan have en reel interesse i overvågning og/eller overholdelse af fristerne.

2.11. Når Inspicos behørigt har informeret Klienten om en tidsfrist, er det Klientens ansvar at forsyne Inspicos med alle nødvendige informationer og instruktioner, som er nødvendige for, at Inspicos kan overholde tidsfristen, eller fors at Inspicos kan instruere et udenlandsk kollegafirma i overholdelse af fristen.

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 2

2.12. Inspicos kan ikke holdes ansvarlig for retstab, der skyldes ukorrekte, utilstrækkelige eller forsinkede informationer fra offentlige myndigheder, herunder patentmyndigheder, udenlandske kollegafirmaer eller Klienter.

2.13. Inspicos er forpligtet til at holde Klienternes patenter og patentansøgninger i kraft og undgå retstab i sager, der håndteres af Inspicos. Inspicos’ forpligtelser i denne forbindelse ophører dog, hvis Inspicos ikke er i stand til at få instruktioner fra Klienten, eller hvis Klienten ikke overholder sine økonomiske eller andre forpligtelser over for Inspicos. I sidstnævnte tilfælde vil Inspicos på behørig vis informere Klienten om forestående retstab og om muligheden for udpegelsen af andre fuldmægtige eller i givent fald muligheden for at håndtere sager uden brug af patentfuldmægtig.

2.14. Vi advarer Xxxxxxxx mod at acceptere tilbud fra tredjepart i relation til offentliggørelse af sagsspecifikke data i forskellige patentregistre mod betaling af gebyrer.

3. Etiske regler og habilitet

3.1. Vi foretager et konflikttjek, inden vi indgår samarbejder med nye klienter. Selv om vi gør vores yderste for at forudse og undgå habilitetskonflikter, forbeholder vi os retten til at nedlægge vores fuldmægtighverv eller at afslutte relationen til en Klient i tilfælde af en uforudseelig habilitetskonflikt.

3.2. Vores konflikttjek udføres med henblik på overholdelse af gældende regler under Institute of Professional Representatives before the European Patent Office (epi) og Association of Danish Patent Agents (ADIPA). Inspicos kan vælge at anvende habilitetskriterier, der er strengere end de, der følger af førnævnte regler.

3.3. Såfremt Klienten er bekendt med, at Inspicos er eller kan komme i en interessekonflikt som følge af opgaver, som Klienten anmoder Inspicos om at udføre, påhviler det Klienten at gøre Inspicos bekendt hermed.

3.4. Vi opretholder en høj etisk standard i alt, hvad vi foretager os, og overholder alle gældende skrevne og uskrevne regler vedrørende immaterialretsrådgiveres ageren, herunder epi’s Code of Conduct and Regulation on Discipline.

3.5. Inspicos henviser ikke til navngivne Klienter eller specifikke sager i sin markedsføring eller i interaktionen med andre Klienter, medmindre Klienten, der henvises til, udtrykkeligt har givet sit samtykke hertil.

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 3

4. Elektronisk arkiv og datasikkerhed

4.1. Vores sagsarkiver er elektroniske. Indgående papirpost scannes i overensstemmelse med vores interne procedurer for håndtering af indgående post. Efter en grundig verifikation af fuldstændigheden af den scannede version af et poststykke i overensstemmelse med vores interne procedurer, destrueres den originale papirversion. Originale overdragelsesdokumenter returneres til Klienten.

4.2. Der bliver taget back-up af vores elektroniske arkiv dagligt. Vores elektroniske arkiv, servere og back-up-systemer er beskyttet af moderne sikkerheds-soft og –hardware.

4.3. Vi forbeholder os retten til at slette eller destruere alle dokumenter og filer fem år efter den endelige lukning, det endelige udløb eller det endelige bortfald af en sag.

4.4. Vi kan levere elektroniske kopier eller papirkopier af vores filer på Klientens anmodning. Såfremt Klienten vælger at overføre sine sager til et andet firma, vil kopierne blive leveret uden ophold. Klienten vil blive faktureret for et beløb svarende til det arbejde, der er forbundet med at levere kopierne.

5. Fornyelsesafgifter

5.1. Alle sager, der procederes eller på anden vis håndteres af eller gennem Inspicos, bliver holdt i kraft, indtil vi modtager Klientens udtrykkelige instruktioner om at lukke en sag eller at lade en sag falde. Vi kan derfor sørge for rettidig betaling af fornyelsesafgifter på vores Klienters vegne, uden at indhente Klienternes anmodning herom, medmindre Klienten udtrykkeligt har bedt os om andet, eller medmindre vi har bedt Klienten om udtrykkeligt at instruere os om betale fornyelsesafgiften.

5.2. Som led i vores standardprocedure overfører vi ansvaret for fornyelsesafgiftsbetalinger til PatraFee AB, medmindre Klienten beder os om noget andet. Med henblik på at effektivisere håndteringen af fornyelsesindbetalinger og spare omkostninger på vores Klienters vegne, kan Inspicos foreslå Klienter at indgå en aftale med PatraFee AB direkte. Klienten kan afvise at indgå en sådan aftale. Inspicos modtager et økonomisk vederlag fra PatraFee AB.

6. Honorarer og betalingsbetingelser

6.1. Vi beregner honorar for alle handlinger, som udføres af Inspicos på en Klients foranledning eller i en Klients interesse. Vores honorar er normalt baseret på en timetakst for den medarbejder, der udfører arbejdet. For visse standardaktiviteter beregner vi dog en standardpris.

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 4

6.2. Klienter bliver desuden faktureret for udlæg, herunder officielle afgifter til patentmyndighederne og udlæg til udenlandske kollegafirmaer. Vi beregner et administrationstillæg på 5 – 25% på udlæg til udenlandske kollegafirmaer. Det procentvise administrationstillæg er omvendt proportionalt med udlæggets størrelse.

6.3. Vores timetakster afspejler hver enkelt medarbejders kompetence og erfaring. Timetaksterne, som vi afregner i henhold til, er desuden fastsat i henhold til kompleksiteten af en opgave og under hensyn til behovet for overarbejde, opgavens hastekarakter og graden af Inspicos’ ansvar.

6.4. På Klientens anmodning oplyser vi vores til en hver tid gældende standardtakster og timepriser.

6.5. Vores standardtakster og timepriser justeres årligt uden varsel i henhold til prisindekset i Danmark og i henhold til vores medarbejderes kompetenceudvikling.

6.6. Vi betragter den organisation eller person, der instruerer os i en given sag, som ansvarlig for betaling af vores fakturaer i den pågældende sag.

6.7. Vi fakturerer normalt månedsvis bagud eller ved afslutning af en opgave. Vores betalingsbetingelser er fakturadato plus 30 dage. Senere betaling medfører tilskrivning af renter på 1% pr. måned i henhold til Renteloven.

6.8. Ikke-bindende omkostningsoverslag kan afgives på forespørgsel. Vi forbeholder os retten til at afvige fra et omkostningsestimat i tilfælde af eksempelvis gebyrstigninger hos myndighederne, valutakurssvingninger og uforudsete komplikationer. På Klientens forespørgsel kan vi i det omfang, det er muligt, afgive bindende tilbud på velafgrænsede opgaver eller dele deraf.

6.9. Vi forbeholder os retten til at kræve forskud til dækning af vores honorar og udlæg. Vi kan kræve forudbetaling som betingelse for at påtage os en opgave eller sag.

7. Fortrolighed

7.1. Al information, der overleveres til Inspicos, behandles fortroligt, og alle ansatte er bundet af en permanent fortrolighedsforpligtelse, der fortsætter ud over den enkelte ansattes ansættelse hos Inspicos.

7.2. Vi overholder fortrolighedsforpligtelsen i henhold til Code of Conduct and Regulation on Discipline of the Institute of Professional Representatives before the European Patent Office (epi) og ADIPAs vedtægter.

7.3. Vi er undtaget fra vores fortrolighedsforpligtelse, hvis lovgivningen påbyder, at vi deler information med en tredjepart, eller at vi foretager handlinger, der

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 5

fører til offentliggørelse af fortrolig information, så som eksempelvis indlevering af patentansøgninger, der normalt publiceres umiddelbart efter udløb af 18 måneder regnet fra indleveringsdatoen eller den tidligste prioritetsdato.

7.4. Vores fortrolighedsforpligtelse omfatter ikke information, som Klienten eller andre har offentliggjort gennem skrift, tale, ved brug i det offentlige rum eller på anden vis.

7.5. Inspicos’ fortrolighedsforpligtelse udelukker ikke Inspicos fra at dele fortrolig information med udenlandske kollegafirmaer, underleverandører eller offentlige myndigheder, forudsat at sådan informationsdeling sætter Inspicos i stand til at agere i Klientens interesse, og forudsat at Inspicos kan indestå for, at sådanne kollegafirmaer, underleverandører eller offentlige myndigheder er bundet af fortrolighed.

7.6. I medfør af Regel 153 i Den Europæiske Patentkonvention er al kommunikation mellem European Patent Attorneys hos Inspicos permanent beskyttet mod fremlæggelse i sager ved Den Europæiske Patentmyndighed (European Patent Office, EPO), medmindre Klienten udtrykkeligt giver afkald på denne beskyttelse.

7.7. Inspicos kan ikke garantere, at kommunikation mellem Klienter og European Patent Attorneys hos Inspicos eller andre af firmaets ansatte er beskyttet mod fremlæggelse i andre internationale eller multinationale sager eller i nationale sager i eller uden for Europa.

7.8. I overensstemmelse med gældende regler mod insiderhandel er det ikke tilladt for vores ansatte at misbruge fortrolig viden i forbindelse med køb eller sag af aktier.

8. Ansvar, ansvarsbegrænsning og rådgiveransvarsforsikring

8.1. Inspicos er ansvarlig for arbejde udført af selskabet i overensstemmelse med dansk ret med de begrænsninger, der følger af nærværende afsnit 8.

8.2. Vi er dækket af en rådgiveransvarsforsikring i et veletableret internationalt forsikringsselskab. Vores erstatningsansvar er begrænset til maksimalt DKK 10 millioner per opgave. Erstatningsansvaret til en enkelt Klient kan dog ikke overstige DKK 20 millioner for krav rejst eller varslet inden for samme eller to på hinanden følgende kalenderår. Inspicos kan ikke holdes ansvarlig for tab som følge af force majeure, strejker eller for tab af data, fortjeneste, goodwill eller andre indirekte tab.

8.3. Inspicos kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle fejl, uagtsomhed eller brud på fortrolighed begået af udenlandske kollegafirmaer eller underleverandører,

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 6

til hvem Inspicos måtte have henvist Klienter på egen eller på Klientens foranledning, medmindre sådanne fejl, uagtsomhed eller brud på fortrolighed er en konsekvens af grov uagtsomhed fra Inspicos’ side.

9. Gældende ret og værneting

9.1. De foreliggende forretningsbetingelser skal fortolkes i henhold til gældende dansk ret.

9.2. Tvister mellem Klienter og Inspicos i forbindelse med fortolkningen af de foreliggende forretningsbetingelser, der ikke kan løses i mindelighed, skal afgøres af Sø- og Handelsretten.

Inspicos P/S

19. oktober 2015

Inspicos P/S / Forretningsbetingelser / 19. oktober 2015 Side 7