KØBENHAVNS KOMMUNE
KØBENHAVNS KOMMUNE
Økonomiforvaltningen
Sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg
Samarbejdsaftale mellem Vesterbro Maduddeling og Vesterbro Lokaludvalg
Vesterbro Maduddeling: CVR: 38807595 Vesterbro Lokaludvalg: CVR: 64942212
Vesterbro Lokaludvalg (VLU) overtog ansvaret for den lokale miljøopgave i 2011 og fik derfor overdraget ansvaret for Miljø- og Naturværkstedet Træstubben Vesterbro (herefter Træstubben), der er et natur- og miljøformidlingsværksted på Vesterbro som bl.a. har lavet formidlingsprojekter i samarbejde med lokale daginstitutioner m.v. målrettet 0-6 års området, samt har en række midlertidige brugere.
VLU kan ikke stå for driften, da puljemidler ikke må anvendes til drift. Såfremt der ikke er en samarbejdsaftale vedr. Træstubben, er udgangspunktet at Træstubben afvikles jf. lokaludvalgets beslutning vedr. samarbejdsaftale den 12. december 2018.
Formål
Træstubben skal være en base for en del af lokaludvalgets miljøarbejde særligt målrettet børn og unge.
Træstubben skal understøtte bæredygtige veje i hverdagen, bl.a. maduddeling.
Træstubben skal danne ramme for netværk og projekter, der sætter fokus på det lokale miljø og lokal bæredygtighed (økonomisk, social, kulturel og økologisk).
Ansvar
Træstubben udgør den om- og udbyggede toiletbygning og det bagvedliggende udeareal op imod Apostelkirken, beliggende i Saxoparken (se kort i bilag D). Bygning og udeareal tilhører Teknik- og Miljøforvaltningen, og VLU har overtaget brugsaftalen for stedet, der giver lov til at bruge det til naturværksted for børn fra daginstitutionerne. Brugsaftalen er vedhæftet denne aftale som bilag
A. Brugsaftalen er stadig gældende og primæraftale for brug af træstubben. Det betyder bl.a., at ændringer af bygning eller omgivelser skal godkendes af Teknik- og Miljøforvaltningen.
Den konkrete ansvarsfordeling i forhold til drift af Træstubben mellem VLU og Vesterbro Maduddeling (VMAD) fremgår af nærværende aftale.
NOTAT
6. juni 2019 Sagsnr.
2019-0051844
Dokumentnr. 0000-0000000-00
Sagsbehandler
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg
Xxxxxxxxxxx 0
1758 København V
EAN nummer 5798009800275
VLU har det overordnede juridiske ansvar for træstubben. Herunder det overordnede ansvar for vedligehold, drift, reparation og forsikring af de faciliteter, der udgør Træstubben. VLU ved sekretariatet er kontakt- og aftaleansvarlig.
VLU er ansvarlige for vedligehold af udearealerne via forskellige natur- og miljøprojekter.
VMAD har ansvar for én medarbejder, der indgår og bidrager til, at træstubbens formål sker, se beskrevet under personaletimer. VLU har ikke et ansvar for VMADs materiel eller for eventuelle ulykker og skader forvoldt under ophold i Træstubben. VMAD bidrager herudover økonomisk til vedligehold, drift og reparationer – beskrevet under økonomi.
VMAD har tidl. fungeret som midlertidig bruger af træstubben, med et projekt omkr. maduddeling. Dette projekt består uafhængigt af indeværende samarbejdsaftale, og i dette projekt er VMAD på lige fod som øvrige midlertidige brugere.
Styregruppe og andre brugere
Der er indgået aftale med Teknik- og Miljøforvaltningen om, at lokaludvalget må lave midlertidige brugsaftaler med andre brugere. Se liste over nuværende midlertidige brugere i bilag C.
Indgåelse af nye brugsaftaler laves i samarbejde og enighed imellem VLUs miljømedarbejder og VMADs medarbejder.
VLU nedsatte i april 2018 en styregruppe, bestående af nuværende midlertidige brugere (bilag C).
Styregruppen vil fortsætte som sparringspart uden beslutningskompetence.
Styregruppen skal have et medlem af VLU Styregruppen skal have et medlem af VMAD
Kommissorium for Styregruppen ligger som bilag E.
Økonomi
Sekretariatet for VLU står for udgifter til el, vand, skorstensfejer og varme/brænde. (Sekretariatet kan dække op til 2.500 kr. om året til brænde). Dertil kan der bruges midler på håndværksmæssig assistance til bygningsmæssigt vedligehold (VVS, EL, døre og vinduer).
Sekretariatet kan dække op til 5.000 kr. om året.
VMAD er ansvarlig for husholdningsartikler (rengøring, toiletpapir, håndklæder m.v.) og evt. brænde på minimum 5.000 kr. pr. år.
Side 2 af 6
Dertil kan Vesterbro Maduddeling forventes at bruge minimum 5.000 kr. til håndværksmæssig assistance til bygningsmæssigt vedligehold (VVS, EL, døre og vinduer).
Udgifter til udearealer, kaffe m.v. er ikke indeholdt i denne aftale. Udgifter til forplejning påhviler de ansvarlige for de konkrete projekter.
Koordinator/personale timer
VLUs miljømedarbejder er forpligtet til at bruge minimum fem timer om ugen i gennemsnit på Træstubben som natur og miljøformidlingsværksted for børn på Vesterbro, til koordinering af netværk og brugere af træstubben og projekter vedr. udearealerne.
Dertil kan lokaludvalget vælge at forankre projekter og andre miljømæssige netværk i bydelen i Træstubben for at skabe en synergieffekt og et samlingspunkt for det lokale miljøarbejde. Miljømedarbejderen skal godkende projekter på udearealerne, for at sikre at bede m.v. vedligeholdes.
VMAD er forpligtet til at bruge minimum fem timer om ugen på træstubben til vedligehold af stedet og koordinering af netværk i samarbejde med miljømedarbejderen fra VLUs-sekretariat. Timerne er udover eventuelle timer til VMADs brug af Træstubben i forbindelse med maduddeling i Munkegangen.
Forventninger til arbejdsindsatsen aftales i en årsplan. Rengøring, oprydning og vedligehold af bygning og udeområder skal indgå i årsplanen.
VLU ved Miljømedarbejderen og VMAD er gensidigt forpligtet i forhold til at sikre en ordentlig standard i forhold til pleje af udeareal, i forhold til oprydning og rengøring etc.
(beregning af fem timer/ugen: Ferie, helligdage m.v. fratrækkes, således at de fem timer pr. uge er med udgangspunkt i en almindelig arbejdsuge)
Nye projekter
VMAD og de midlertidige brugere kan søge om tilskud fra Vesterbropuljen efter de almindelige regler for tilskud (dvs. ikke til drift, forkyndende virksomhed, partipolitiske aktiviteter, allerede offentlige støttede aktiviteter, enkeltpersoner, konkurrenceforvridende aktiviteter m.v.). VLU kan deslige afsætte midler til egne projekter i træstubben.
Nye projekter skal indgå i årsplanen, således at der sikres en klar sammenhæng med formålet.
Side 3 af 6
Årsplan
Hvert efterår udarbejder VLUs miljømedarbejder og VMADs medarbejder en årsplan med forventede aktiviteter i samarbejde med den rådgivende styregruppe. Årsplanen skal være gældende for det kommende år.
Pleje og vedligehold af udearealerne skal aftales i detaljer.
Minimum halvdelen af aktiviteterne i træstubben skal være målrettet naturformidlingsaktiviteter for børn og institutioner i bydelen.
Som del i aftaler med brugere og nye brugere skal der ved brug af træstubben indtænkes, pleje, oprydning og rengøring.
Der planlægges arbejdsdage i forhold til at sikre pleje, oprydning og rengøring.
Årsplanen skal godkendes af VMAD inden VLUs ordinære møde i december i året før, årsplanen skal være gældende.
Årsplanen skal godkendes af VLU senest på det ordinære møde i december i året før, årsplanen skal være gældende.
Forpligtelser og ikrafttrædelse
Denne kontrakt gælder til og med 2021, hvor af 2. halvår af 2021 skal bruges på at afklare forholdene for træstubben for de næste år.
Hver part kan opsige samarbejdet med seks måneders varighed, regnet fra den første i måneden.
Såfremt samarbejdsaftalen misligholdes, kan begge parter opsige samarbejdet med to måneders varighed, regnet fra varslingstidspunktet. Dette gøres skriftligt.
Ved opsigelsesvarslets ophør, bortfalder aftalen og al ansvar tilbagefalder til VLU.
Teknik- og Miljøforvaltningen kan opsige brugsaftalen efter en måneds varsel ved gentagne klager, misvedligehold m.v. Såfremt dette sker, vil denne samarbejdsaftale ophøre samtidigt.
Side 4 af 6
Dato og underskrift:
Vesterbro Maduddeling Vesterbro Lokaludvalg
(v/ Sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg Økonomiforvaltningen, Københavns Kommune
Side 5 af 6
Oversigt over bilag
Bilag A: Brugsaftale mellem Teknik- og Miljøforvaltningen og Grøn Vesterbro
Bilag B: Brugskontrakt til brug for midlertidige brugere Bilag C: Midlertidige brugere – juni 2018
Bilag D:
Kort over Træstubben og udeareal
Bilag E:
Kommissorium for Styregruppen
Side 6 af 6
Bilag C
Midlertidige bruger – juni 2018
FDF Vesterbro - til udeaktiviteter og som supplement til lokale i Valdemarsgade.
Apostelkirken/Vesterbro Sogn - til børn og unge fra asylcentre.
Børne- og Ungdomsforvaltningen - foreløbigt til forsøgsprojektet Krible-Krable Museum med tilhørende formidling for lokale børnehaver. Delvist fondsfinansieret.
Vesterbro KrolfKlub - hovedsageligt særskilt rum til opmagasinering af deres grej, der bruges til udøvelse i Saxoparken. Dertil enkelte åbne klubarrangementer.
Settlementet - Gang i Gaden passer nogle af bedene. Der er der udover tanker om forskellige forløb for borgere tilknyttet Settlementet på anden vis.
Permakultur Danmark - Træstubben er certificeret LANDcenter. Der er ikke tale om egentlig brug af stedet, men om mulighed for fremvisning af det.
(Vesterbro Maduddeling har tidl. været midlertidig bruger, men grundet samarbejdsaftalen har foreningen fået en ny rolle. Det oprindelige projekt omkr. maduddeling bevares som hidtil og på lige fod med de øvrige midlertidige brugere)
KØBENHAVNS KOMMUNE
Økonomiforvaltningen
Sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg
U dkast til kommissorium for rådgivende styregruppe for Miljø - og Naturværkstedet T ræstubben
Midlertidige brugere
Der er indgået aftale med Teknik- og Miljøforvaltningen om, at Vesterbro Lokaludvalg (VLU) kan lave midlertidige brugsaftaler med andre brugere for et år ad gangen. Med indgåelse af samarbejdsaftale mellem VLU og Vesterbro Maduddeling (VMAD) omkring Træstubben, vil nye midlertidige brugsaftaler laves i samarbejde jf. samarbejdsaftalen for Træstubben.
Nye midlertidige bruger kan lave egne projekter i Træstubben indenfor træstubbens formål, jf. samarbejdsaftalen.
De midlertidige brugere kan bruge træstubben på eget ansvar. VLU har ikke et ansvar for de midlertidige brugeres materiel eller for eventuelle ulykker og skader forvoldt under ophold i Træstubben.
Brug af træstubben skal være indenfor rammerne af kommunalt virke, indenfor brandregulativ m.v. Alle midlertidige brugere skal underskrive en brugskontrakt, godkendt af Teknik- og Miljøforvaltningen som sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg er ansvarlige for (udfærdigelse, godkendelse, journalisering).
B aggrund for styregruppe
VLU nedsatte i april 2018 en styregruppe bestående af de midlertidige brugere til at komme med input til fremtiden for Træstubben. På baggrund heraf har VLU arbejdet med en samarbejdsaftale, der skal være med til at sikre træstubbens fremtid. Formålet med styregruppen nedsat i 2018 er derved opnået. Styregruppen vil gerne fortsætte med at bidrage til, at Træstubben bliver et velfungerende sted, hvorfor der er lavet et nyt kommissorium for styregruppen som rådgivende gruppe.
Formål og ansvar
Styregruppen fungerer som rådgivende gruppe, for de to medarbejdere der har det daglige ansvar for Træstubben, og understøtter arbejdet med træstubbens formål jf. samarbejdsaftale.
Styregruppen har ingen beslutningskompetence.
NOTAT
20. maj 2019 Sagsnr.
2019-0051844
Dokumentnr. 0000-0000000-00
Sagsbehandler
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Sekretariatet for Vesterbro og Kgs. Enghave Lokaludvalg
Xxxxxxxxxxx 0
1758 København V
EAN nummer 5798009800275
Styregruppens organisering
Styregruppen består af midlertidige brugere, hvor hver forening kan have en repræsentant i styregruppen. Dertil skal styregruppen have et medlem fra VLU og et medlem fra VMAD, der ikke er de to medarbejdere.
Arbejdsopgaver
Styregruppens opgaver defineres i samarbejde mellem styregruppen og de to medarbejdere. Arbejdet hermed påbegyndes i efteråret 2019.
Inden udgangen af 2020 skal styregruppen evaluere sin organisering og arbejde og beslutte hvorvidt der forsat skal være en styregruppe og hertil kommissorium m.v.
Kommissorium for rådgivende styregruppe vedr. T ræstubben godkendt af:
Vesterbro Lokaludvalg Vesterbro Maduddeling
xx/xx xx/xx
Side 2 af 2