Udbudsbetingelser

Udbuddet er et genudbud af de eksisterende forpligtende rammeaftaler 50.11 (multifunktions- maskiner) og 50.12 (printere), som trådte i kraft 30. april 2012. Det har i aftalernes løbetid vist sig, at der er et mindre behov for at købe printere på en separat aftale. SKI har i samarbejde med den kommunale projektgruppe derfor vurderet, at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage et selvstændigt udbud af en rammeaftale for printere. Samtidig er markedet opbygget således, at det langt hen af vejen er de samme leverandører, som kan levere begge produktkategorier, hvorfor en samlet aftale ikke vil hæmme konkurrencen. Ved at sammenlægge aftalerne, giver det endvidere kunderne mulighed for at handle alle deres dokumentløsninger hos én og samme leverandør.

Med henblik på at give kunderne den samlet set billigste løsning, indgår TCO1-beregning af strømforbrug ved tildelingen, for at sikre, at kundernes totalomkostninger er lavest muligt.

1 TCO = Total Cost of Ownership

4. Generelt om udbuddet

Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af frem- gangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskon- trakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Udbuddet vedrører multifunktionsmaskiner og printere samt tilknyttede serviceydelser.

Udbudsformen er et begrænset udbud af en 4-årig forpligtende rammeaftale, uden option for forlængelse. At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at en række tilsluttede kunder for- ud for udbuddet, har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, jf. nærmere herom under punkt

5. De forpligtede kunder fremgår af Xxxxx X.

Den forpligtende rammeaftale indgås mellem Leverandøren og den enkelte kunde, hvilket i praksis indebærer, at der vil blive indgået en række enslydende rammeaftaler med hver kunde.

Den enkelte rammeaftale regulerer forholdet mellem leverandøren og kunden. Rammeaftalerne er ikke indbyrdes afhængige. Den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren.

Det er et vilkår for indgåelse af rammeaftalerne, at den vindende tilbudsgiver indgår en såkaldt ”Aftale” med SKI. Rammeaftalerne indgås således under forudsætning af, at leverandøren indgår Aftalen med SKI. Aftalen regulerer forholdet mellem SKI og Leverandøren.

Nærmere oplysning om forholdet mellem Aftalen og rammeaftalerne, samt fremgangsmåden ved indgåelse af rammeaftalerne findes i rammeaftalens punkt 2.

5. Kundens forpligtelser af rammeaftalen

5.1. Kundens aftageforpligtelse

Kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalerne indebærer en aftageforpligtelse for den enkelte kunde til at anvende rammeaftalen i relation til de udbudte varer og tilknyttede service- ydelser, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af de varer og serviceydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.

Dette gælder dog ikke i det omfang, kunden har fravalgt at forpligte sig indenfor en hel pro- duktkategori:

a) Multifunktionsmaskiner og tilknyttet serviceaftale, eller

b) Printere og tilknyttet serviceaftale.

Oplysning herom fremgår af Xxxxx X.

Kunderne er ikke forpligtet til at købe ind for en forudbestemt indkøbsvolumen i rammeafta- lens varighed. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en forpligtelse for kunden til at an- vende rammeaftalen, i det omfang kundernes behov er omfattet af rammeaftalens sortiment.

Forpligtelsen til at anvende rammeaftalen gælder fra den tiltrædelsesdato, som fremgår af Bilag I – ud fra den enkelte kunde. Har kunden ikke valgt en tiltrædelsesdato, gælder forpligtelsen fra det tidspunkt, SKI på kundernes vegne og Leverandøren har underskrevet rammeaftalen, jf. rammeaf- talens punkt 17.

For nærmere oplysning om kundernes forpligtelser, henvises der til rammeaftalens punkt 3.

5.2. Kundens anvendelse af rammeaftalen

Kunden er forpligtet til at anvende rammeaftalen og foretager anvendelse ved direkte træk på rammeaftalen, i form af en konkret bestilling om levering af en konkret leverance.

Nærmere oplysning om kundens anvendelse af rammeaftalen, findes i rammeaftalens punkt 3.2.

5.3. Optjening af vederlag

Tilbudsgiver opnår ikke krav på noget vederlag, godtgørelse eller lignende fra SKI for opfyldel- sen af aftalen eller rammeaftalen, idet tilbudsgivers optjening af vederlag i det hele beror på de rammeaftaler, som tilbudsgiver indgår med kunderne.

6. Udbuddets genstand

Udbuddet vedrører indkøb og levering af multifunktionsmaskiner og printere samt tilknyttede ser- viceydelser. De enkelte maskiner og de konkrete tilkøbsmuligheder fremgår af skemaet nedenfor:

Produktgruppe	Underproduktgruppe	Tilkøbsmuligheder
Multifunktionsmaskiner	Sort/hvid 12 ppm	Ekstra papirkassette
	Sort/hvid 15 ppm	Fax Ekstra papirkassette Bord/underdel Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Mobilprint
	Sort/hvid 35 ppm	Finisher med fals og ryghæftning Hulleenhed 4 huller Fax Postscript modul Én ekstra papirkassette Stort papirmagasin/elevator kassette Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Ét ekstra netværkskort Mobilprint
	Sort/hvid 75 ppm	Finisher med fals og ryghæftning Hulleenhed 4 huller Postscript modul Én ekstra papirkassette

		Stort papirmagasin/ elevator kassette Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Ét ekstra netværkskort Mobilprint
	Farve 12 ppm	Ekstra papirkassette
	Farve 15 ppm	Fax Postscript modul Én ekstra papirkassette Bord/underdel Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Mobilprint
	Farve 20 ppm	Hulleenhed 4 huller Fax Postscript modul Én ekstra papirkassette To ekstra papirkasetter Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Ét ekstra netværkskort Mobilprint
	Farve 35 ppm	Finisher med fals og ryghæftning Hulleenhed 4 huller Fax Postscript modul Én ekstra papirkassette Stort papirmagasin/ elevator kassette Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk

		Ét ekstra netværkskort Mobilprint
	Farve 45 ppm	Finisher med fals og ryghæftning Hulleenhed 4 huller Fax Postscript modul Én ekstra papirkassette Stort papirmagasin/ elevator kassette Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Ét ekstra netværkskort Mobilprint
	Farve 55 ppm	Finisher med fals og ryghæftning Hulleenhed 4 huller Postscript modul Én ekstra papirkassette Stort papirmagasin/ elevator kassette Dataoverskrivning/data kryptering af harddisk Ét ekstra netværkskort Mobilprint
Printere	Sort/hvid 20 ppm	Duplexenhed Ekstra papirkapacitet (200 ark A4 )
	Sort/hvid 35 ppm	Ekstra papirkapacitet (500 ark A4 ) Ekstra hukommelse
	Farve 20 ppm	Duplexenhed Ekstra papirkapacitet (200 ark A4 )
	Farve 35 ppm	Ekstra papirkapacitet (500 ark A4 ) Ekstra hukommelse

En nærmere beskrivelse af de enkelte varer og ydelser fremgår af Bilag VI.A.1 og Bilag VI.A.2.

Ud over at kunne indkøbe maskiner på rammeaftalen, får kunderne som standard ligeledes en serviceaftale,som strækker sig i 5 år fra det tidspunkt, hvor leverandøren leverer maskinen. Ser- viceaftalen kan forlænges med 12 måneder ved tilkøb således, at serviceaftalen samlet set har en løbetid på 6 år.

Serviceaftalen omfatter fejlretning samt udskiftning af forbrugsstoffer. Den enkelte serviceafta- le kan tegnes med en 4 timers eller en 8 timers tilkaldetid.

Rammeaftalens sortiment dækker behovet for:

• Multifunktionsmaskiner i erhvervssegmentet med hastigheder fra 12 til 75 sort/hvid si- der pr. minut og 12 til 55 farvesider pr. minut. Begge med tilhørende serviceaftale, der omfatter forbrugsstoffer og reservedele.

• Printere i erhvervssegmentet med hastigheder fra 20 til 35 sort/hvid sider pr. minut og 20 til 35 farve sider pr. minut. Begge med tilhørende serviceaftale, der omfatter for- brugsstoffer og reservedele.

På kundens eksisterende maskinpark, fortsætter kunden med sine eksisterende serviceaftaler.

Kundens forpligtelse til at anvende rammeaftalen, gælder således alene for anskaffelse af nye maskiner med tilhørende serviceaftaler.

Rammeaftalens sortiment er obligatorisk og fremgår i rammeaftalens Bilag VI.B. Alle varer og tilknyttede serviceydelser skal tilbydes, for at tilbuddet er konditionsmæssigt.

De tilbudte varer og de tilknyttede serviceydelser skal leveres under de vilkår, der fremgå af aftalen med tilhørende bilag, og rammeaftalen med tilhørende underbilag.

Tilbudsgiver har i rammeaftalens løbetid mulighed for, at substituere indmeldte maskiner med nyere alternativer, jf. Bilag III.

6.1. Yderligere ydelser

Rammeaftalen rummer en række yderligere ydelser, som kunden kan tilkøbe i tillæg til de ydelser, som er nævnt ovenfor.

Disse er:

• Modtagelse af brugt maskine ud over 1:1 (Bilag VI.A.1, punkt 2.8)

• Administrationssoftware (Bilag VI.A.1, punkt 3.13)

• OCR-behandling (Bilag VI.A.1, punkt 3.14)

• Udvidet installation (Bilag VI.A.1, punkt 5.2)

• Tekniske konsulenttimer (Xxxxx XX.A.1, punkt 5.3)

• Brugeruddannelse (Bilag VI.A.1, punkt 5.4)

• Udvidet brugeruddannelse (Bilag VI.A.1, punkt 5.5)

• Teknisk undervisning (Bilag VI.A.1, punkt 5.6)

• Flytning/omplacering (Bilag VI.A.1, punkt 6)

7. Tidsplan for udbudsforretningen

21. november 2014	Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse (begrænset udbud)
15. januar 2015	Meddelelse om prækvalifikation
6. februar 2015	Offentliggørelse af udbudsmateriale
17. marts 2015, kl. 13.00	Tilbudsfrist
24. marts 2015	Forventet tildeling Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsen- delse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.
6. april 2015	Forventet aftaleindgåelse
1. maj 2015	Forventet ikrafttrædelse af Aftalen

8. Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, hvor SKI på baggrund af en prækvalifikation har opfordret fem leverandører til at afgive tilbud.

SKI har gennemført en begrænsning i henhold til de fem ansøgere, ved at udvælge de fem an- søgere som har haft den største samlede omsætning inden for rammeaftalens aktivitetsområde inden for det regnskabsår, som det seneste revisorpåtegnede årsregnskab dækker.

Det fremgår af punkt 9, hvilke leverandører, der kan afgive tilbud.

Det fremgår af punkt 10, hvilke kriterier, dervil blive lagt til grund for tildelingen. SKI forventer at tildele rammeaftalen til én tilbudsgiver.

9. Hvem kan afgive tilbud

Enhver økonomisk aktør, der er prækvalificeret i udbuddet, er berettiget til at afgive tilbud. Hver prækvalificeret tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud.

9.1. Afgivelse af tilbud som enkeltstående virksomhed

En virksomhed afgiver et selvstændigt tilbud. Tilbud vurderes ud fra følgende udfyldte og uploadede dokumenter:

1) Tro- og love erklæring (PDF skema udfyldes OG signeres elektronisk)

2) Tilbudsliste (Rammeaftalens Bilag VI.B) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet ”Vej- ledning”)

9.2. Afgivelse af tilbud som konsortium

En sammenslutning af virksomheder kan vælge, at afgive tilbud som et ”konsortium”. Dette er en mulighed for, at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud.

Dette kan kun lade sig gøre, hvis det pågældende konsortie også er prækvalificeret som sådan.

Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde, ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under rammeaftalen på egen vis, hvis for eksempel den pågældende virksomhed ikke er landsdækkende eller ikke har den tilstrække- lige bredde i sit sortiment.

Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer blandt andet, at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægti- get), der er ansvarlig for kontakten i forbindelse med Aftalen med SKI, samt rammeaftalen med hver enkelt tilsluttet kunde.

1) Tro- og love erklæring (PDF skema udfyldes OG signeres elektronisk)

2) Tilbudsliste (Rammeaftalens Bilag VI.B – Leverandørens priser) (Excel fil udfyldes som an- givet i fanebladet ”Vejledning”)

3) Liste med konsortiemedlemmer (Aftalens Bilag VII - Konsortiedeltagere)

9.2.1. Deltagelse som del af flere tilbudsgivere

Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, for eksempel selv afgiver tilbud som enkeltstående virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.

9.3. Overdragelse af tilbud

Hverken en enkeltstående virksomhed, en deltagende virksomhed i et konsortium eller et kon- sortium kan overdrage et tilbud til en anden økonomisk aktør efter tilbudsafgivelse og inden kontraktindgåelse, og derved lade en anden økonomisk aktør indtræde i tilbudsgivers eller en deltagende virksomheds sted.

9.4. Alternative tilbud

Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

10. Tildelingskriterie

SKI forventer at indgå rammeaftale med én leverandør, på baggrund af tildelingskriteriet ”Laveste pris”. Tildeling af rammeaftalen vil ske til den leverandør, der samlet set har afgivet tilbuddet med den laveste pris. Tildelingen bygger på de tilsluttede kunders estimater over, hvad de forventer at købe på aftalen. Disse estimater kan findes i Bilag VI.B2.

10.1. Evaluering af kriteriet ”Laveste pris”

Evalueringen af kriteriet ”Laveste pris” sker på baggrund af en beregnet ”Samlet kontraktsum”3.

Den samlede kontraktsum er summen af prisen for den forventede omsætning på aftalen, samt en TCO-beregning af prisen for det forventede strømforbrug for de indkøbte maskiner i den tid, hvor de er dækket af en serviceaftale.

Det understreges, at den forventede omsætning på aftalen netop er et estimat og ikke et udtryk for en præcis omsætning, som den vindende leverandør med føje kan forventet at opnå blandt de tilsluttede kunder. Der henvises i øvrigt til pkt. 5.1 for en uddybning af kundernes forplig- telse.

10.1.1. Pris for den forventede omsætning på aftalen

Tilbudsgivers forventede omsætning på aftalen, beregnes på baggrund af de af tilbudsgivers udfyldte priser i Bilag VI.B, og ud fra kundernes samlede estimerede forbrug i kontraktperio- den. Kundernes estimerede forbrug fremgår ligeledes af Bilag VI.B.

De tilsluttede kunder har i forbindelse med tilslutningen angivet et forventet indkøb af de typer maskiner, som er indeholdt i det udbudte sortiment.

Endvidere har kunderne angivet et forventet forbrug (antal klik) på de enkelte typer af maski- ner.

Kunderne har ligeledes angivet, om de forventer at indgå serviceaftaler med 4- eller 8 timers tilkaldetid.

Endelig har Kunderne angivet deres forventning til indkøb af yderligere ydelser, jf. punkt 6.1 ovenfor.

2 Nærmere bestemt i felterne D4-D114 i fanen ”Beregningsark” i Bilag VI.B – Leverandørenspriser.

3 Jf. feltet H1 i fanen ”Beregningsark” i Bilag VI.B – Leverandørenspriser.

På baggrund af summen af samtlige kunders forventede køb på aftalen, udregner SKI en sam- let forventet omsætning for alle maskiner og serviceydelser, som udbydes på aftalen4.

10.1.2. TCO-beregning af det forventede strømforbrug

For hver maskine på aftalen, skal tilbudsgiver angive et strømforbrug i henholdsvis driftstil- standene: udskrift, standby, dvale, samt auto-off5.

Ud fra historiske data har SKI fastsat en forventet forbrugsfordeling mellem driftstilstandene opgjort i timer pr. maskine pr. år6.

Disse er fastsat til:

Dritfstilstand	Timer pr. år
Auto-off	5.694
Dvale	1.664
Standby	1.314
Udskrift	88

SKI foretager herefter en beregning af, hvor stort et strømforbrug, der kan forventes for den enkelte tilbudsgiver, som resultat af den samlede omsætning på aftalen. Strømforbruget er be- regnet over 5 år og modsvarer længden af serviceaftalerne.

Beregningsvejledning for pris for elforbrug af for eksempel driftstilstanden ”udskrift”:

løbetid5 år x driftstilstandudskrift (timer/år) x pris pr. kWh x kWhdriftstilstand ”udskrift” (kWh/time) x estimeret indkøbsvolumen

Strømforbruget omregnes til en pris på baggrund af el-priserne på tidspunktet for offentliggø- relse af udbudsmaterialet7. Prisen pr. kWh fremgår af Bilag VI.B8.

4 Jf. felterne B1 og F1 i fanen ”Beregningsark” i Bilag VI.B – Leverandørenspriser.

5 Opgørelsen skal ske i henhold til den metode, som benyttes af Energy Star for imaging-udstyr version 2.0.

6 Gennemsnittet er beregnet på baggrund af samtlige maskiners forbrugsmønster og afspejler dermed ikke den enkelte maskines konkrete forbrug, men et estimat af det samlede forbrug på tværs af alle de udbudte maskiner. 7 Jf. feltet D1 i fanen ”Beregningsark” i Bilag VI.B – Leverandørenspriser.

8 Jf. feltet H109 i fanen ”Beregningsark”.

10.1.3. Samlet evaluering af kriteriet ”Laveste pris”

For den enkelte tilbudsgiver udregnes en ”Samlet kontraktsum”, som består af summen af de under 10.1.1 og 10.1.2 udregnede totalomkostninger.

Aftalens tildeles til den tilbudsgiver, som samlet set har angivet den laveste ”Samlede kontrakt- sum” og dermed ”Laveste pris”.

11. Tilbuddets indhold og udformning

11.1. Generelt

Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales, at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 13.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for Aftalen og rammeaftale med tilhøren- de bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden væl- ger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud (for eksempel standardvilkår), er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Dokumenter vil endvidere ikke efterfølgende indgå i kontraktsforholdet mellem leverandøren og kunderne, og leverandøren og SKI.

Tilbud skal afgives på dansk.

Tilbuddet skal afleveres i signeret stand og elektronisk og, jf. punkt 11.2 og 11.3.

Ved afgivelse af tilbud erklærer tilbudsgiver derved, at tilbuddet lever op til alle krav i kravspe- cifikationen, jf. Bilag VI.A.1 og VI.A.2.

De tilbudte multifunktionsmaskiner skal være af samme fabrikat. De tilbudte printere skal være af samme fabrikat.

Leverandøren må gerne byde ind med et printerfabrikat, der ikke er identisk med det tilbudte fabrikat på multifunktionsmaskiner og omvendt.

Alle priser, der oplyses i tilbudslisten, jf. Bilag VI.B, skal være eksklusiv moms, men inklusiv alle omkostninger til levering, såsom udgifter til administration, fakturering, forsikring, mv.

SKI skal gøre opmærksom på, at SKI kan afvise unormalt lave tilbud, jf. udbudsdirektivets ar- tikel 55.

11.2. Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende følgende dokumenter:

1) Leverandørens priser (Bilag VI.B)

2) Tro- og love erklæring

3) Følgebrev

I det følgende er det uddybet, hvordan dokumenterne skal udfyldes og indsendes.

11.2.1. Leverandørens priser – Bilag VI.B

Alle priser og strømforbrug for de tilbudte varer og tilknyttede serviceydelser, skal udfyldes i Bilag VI.B.

Tilbudsgiver skal angive en pris på samtlige de udbudte varer og serviceydelser, da hele sorti- mentet er obligatorisk. SKI har i Bilag VI.B indsat den forventede omsætning på de enkelte maskiner og de enkelte serviceaftaler. SKI har endvidere indsat en el-pris. Tilbudsgiver kan så- ledes i forbindelse med udfyldelse af Xxxxx XX.B se den samlede kontraktsum, som vil ligge til grund for evalueringen af tilbudsgivers tilbud9.

Har tilbudsgiver i forbindelse til tilbudsafgivelse ikke prissat en eller flere varer og/eller ser- viceydelser, er tilbudsgiver forpligtet til at levere de pågældende varer og/eller serviceydelser til 0 DKK.

11.2.2. Tro- og love erklæring

Tilbudsgiver skal i tro- og love erklæringen angive, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land tilbudsgiver er etableret og i Danmark, i henhold til bekendtgø- relse af Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforret- ninger og om ændringer af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige).10

11.2.3. Følgebrevet

Følgebrevet generes automatisk i ETHICS (under menupunktet "Afslut Tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet, jf. nærmere om ETHICS under punkt 11.3.

Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal konsortiet udpege en befuldmægtiget, der på kon- sortiets vegne udfylder, uploader og sender det samlede tilbudsmateriale. Tro- og love erklæ- ringen skal dog udfyldes af konsortiedeltagerne hver især, og sendes til den befuldmægtigede, der uploader og sender erklæringerne sammen med det øvrige tilbudsmateriale.

9 Jf. feltet H1 i fanen ”Beregningsark” i Bilag VI.B – Leverandørenspriser.

10 Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997

11.2.4. Andre oplysninger

Foruden angivelse af pris og strømforbrug (jf. punkt 11.2.1) er der en række oplysninger, som til- budsgiver ligeledes skal angive i tilbudslisten. Disse er:

I.Leverandørens varenummer

I tilbudslisten (Bilag VI.B) skal tilbudsgiver angive et unikt varenummer for den enkelte vare eller serviceydelse på Rammeaftalen. Disse felter er markeret med gul.

II.Producentens varenummer

I tilbudslisten (Bilag VI.B) skal tilbudsgiver angive producentens unikke varenummer for de en- kelte maskiner (multifunktionsmaskiner og printere). Felterne til dette er markeret med gul.

Det bemærkes, at ”Leverandørens varenummer” og ”Producentens varenummer” kan være det samme. I det tilfælde skal varenummeret angives begge steder.

11.3. Elektronisk tilbudsafgivelse

Tilbud skal afgives elektronisk via udbudssiden ”ETHICS”. Processen for elektronisk tilbuds- afgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx0/xxxxxx/xxx_0000_00000000.xxx Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”), og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet.

Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation.

Spørgeskemaerne findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”.

Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, CD-ROM, ved brev eller lignende.

Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiver har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud anses først for afgivet, og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signe- ret og registreret modtaget i ETHICS. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet.

12. Forbehold og mindstekrav

Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende varer og tilknytede serviceydelser og/eller deres udførelse.

Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved til- budsevalueringen.

Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af ele- menter ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens underbilag for uhensigts- mæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 13 nedenfor.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændrin- ger er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet.

Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede æn- dringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via udbudssiden i ETHICS, og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

13. Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de ud- budte Varer og tilknyttede Serviceydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.

Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via SKI’s udbudsside ”ETHICS”. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. e-mail eller ligende.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form, løbende blive meddelt samt- lige tilbudsgivere skriftligt via ETHICS. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar, SKI måtte afgive på indkomne spørgsmål i ETHICS. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk.

Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offent- liggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentlig- gjorte udbudsmateriale.

Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest 6 dage in- den udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål, der er stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen vil alene blive besvaret, i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristens udløb, idet der tages hensyn til, hvorvidt spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret se- nest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

14. Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:

Den 17. marts 2015 kl. 13.00

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud.

Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de op- loadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Tilbud, der modtages elektronisk efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truf- fet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.

15. Behandling af tilbud mv.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før aftalen mellem SKI og den tildelte leve- randør samt rammeaftalen mellem hver enkelt tilsluttet kunde og leverandøren, er underskre- vet.

Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, ind- til SKI og de tilsluttede kunder har indgået ovennævnte aftaler, men dog ikke længere end ved- ståelsesfristen, jf. punkt 14.

SKI forbeholder sig adgangen til, med saglig begrundelse, at aflyse udbuddet.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder så- fremt SKI på et sagligt grundlag, måtte aflyse udbudsforretningen uden aftaleindgåelse.

16. Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med di- rektiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgi- verne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevan- te forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

17. Fortrolighed

Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kon- traktindgåelse forbeholder SKI sig ret til, at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalue- ringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslut- ninger, interne regler eller indkøbsaftaler.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI dog det samlede tilbud til rådig- hed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen.

SKI’s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes ef- terfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt.

Under alle omstændigheder er SKI's kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata