BILAG 4
BILAG 4
Kontrakt om ejendomsmæglerbistand
mellem
Aarhus Kommune
Sekretariatet vedrørende Urban Mediaspace Aarhus Xxxxxxxxx 0
8000 Aarhus C
EAN-nr. 5798005774525
("Aarhus Kommune, Multimediehuset")
og
[NAVN] [ADRESSE] [CVR-nr.]
(”Ejendomsmægler”)
vedrørende ejendomsmæglerbistand til udlejning af ca. 10.000 m2 i Multimediehuset.
INDHOLDSFORTEGNELSE
5. Ejendomsmæglers ydelser m.v 4
7. Kontaktperson hos Aarhus Kommune, Multimediehuset 5
11. Samarbejde med tredjemand 10
17. Personale- og uddannelsespolitik 12
19. Overdragelse af Aftalen 13
1. Aftalens parter
Aarhus Kommune
Sekretariatet vedrørende Urban Mediaspace Aarhus Xxxxxxxxx 0
8000 Aarhus C
("Aarhus Kommune, Multimediehuset") og
[NAVN] [ADRESSE] [CVR-nr.]
("Ejendomsmægler")
hver for sig "Part" og sammen "Parterne"
har indgået aftale om, at Ejendomsmægler skal varetage ud- lejning af ca. 10.000 m2 i Multimediehuset ("Aftalen").
2. Aftalens baggrund
2.1 Aarhus Kommune, Multimediehuset udbød den 9. maj 2012 ejendomsmæglerbistand til udlejning af ca. 10.000 m2 i Mul- timediehuset, som Ejendomsmægler vandt.
2.2 Aftalen er indgået i overensstemmelse med udbudsbekendt- gørelse [NR. ÅR] offentliggjort i EU Tidende den [DATO] 2012.
3. Aftalegrundlag
3.1 Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:
3.1.1 Aftalen
3.1.2 Udbudsbetingelser med bilag 1-4 af 9. maj 2012 og besvarel- se af spørgsmål af [DATO] 2012, jf. bilag 3.1.2
3.1.3 Ejendomsmæglers tilbud af [DATO] 2012, jf. bilag 3.1.3
3.1.4 Dansk Ejendomsmæglerforening Standardbestemmelser – Erhverv version 06.06, jf. bilag 3.1.4
3.2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem de nævnte doku- menter gælder dokumenterne i ovennævnte rækkefølge.
3.3 Ejendomsmægler erklærer ved sin underskrift af Xxxxxxx, at dennes tilbud opfylder mindstekravene i udbudsmaterialet (bilag 3.1.2).
3.4 Enhver efterfølgende ændring af Aftalen, herunder aftaler om mer- eller mindreydelser skal indgås skriftligt og være under- skrevet af begge Parter for at være gældende.
3.4.1 Mer- eller mindreydelser må ikke påbegyndes henholdsvis effektueres uden Aarhus Kommune, Multimediehuset´s forud- gående skriftlige accept og kan kun gennemføres, i det om- fang udbudsreglerne giver mulighed herfor.
3.5 Aarhus Kommune, Multimediehuset, kan afvise at betale for ekstraydelser, i det omfang sådanne ikke forudgående er skriftligt accepteret af Aarhus Kommune, Multimediehuset.
4. Lejevilkår m.v.
4.1 Aarhus Kommune, Multimediehuset fastsætter umiddelbart efter Aftalens indgåelse, og før Ejendomsmægler påbegynder udlejningsbestræbelserne, efter anbefaling og oplæg fra Ejen- domsmægler, lejerkategorier, anvendelse af lejemålene, ind- flytningstakt, og lejevilkår i øvrigt.
5. Ejendomsmæglers ydelser m.v.
5.1 Ejendomsmægler skal foranledige, at ca. 10.000 m2 i Multi- mediehuset indtegnet på de som bilag 5.1 vedlagte rumske- maer udlejes (”Lejemålene”).
5.2 Ejendomsmægler skal levere samtlige de ydelser, der er fast- sat i kravspecifikationen, jf. bilag 3.1.2, som nærmere præ- ciseret i Ejendomsmæglers tilbud af [DATO] 2012, jf. bilag
3.1.4 (”Opgaven”).
5.2.1 Ejendomsmægler skal som en del af sin ydelse rapportere om udviklingen i udlejningsbestræbelserne, når Aarhus Kommu- ne, Multimediehuset anmoder herom.
5.3 Ejendomsmægler indestår for, at Opgaven er af høj kvalitet og opfylder god skik og relevante branchestandarder samt de til enhver tid gældende love, herunder men ikke begrænset til erhvervslejeloven, standardnormer og myndighedspraksis m.v.
5.3.1 Ejendomsmægler er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at Opgaven til
stadighed løses i overensstemmelse med den løsningsbeskri- velse, der er beskrevet i Ejendomsmæglers tilbud af [DATO] 2012, jf. bilag 3.1.4.
5.4 Ejendomsmægler skal foreligge enhver potentiel lejer til Aar- hus Kommune, Multimediehusets godkendelse.
5.4.1 Aarhus Kommune, Multimediehuset er ikke forpligtet til at acceptere en given lejer.
5.5 Ejendomsmægler kan ikke forpligte Aarhus Kommune, Multi- mediehuset over for tredjemand.
6. Nøglepersoner
6.1 Følgende personer udgør Ejendomsmæglers nøglepersoner ("Nøglepersoner"):
• [NAVN + TITEL + FUNKTION]
• [NAVN + TITEL + FUNKTION]
6.2 Ejendomsmægleren skal anvende Nøglepersonerne til udførel- se af Opgaven.
6.3 Nøglepersoner kan kun udskiftes efter forudgående skriftlig aftale med Aarhus Kommune, Multimediehuset, og kun så- fremt den pågældende har lovligt forfald i form af sygdom, orlov eller dermed ligestillede forhold, eller den pågældende ophører sin ansættelse hos Ejendomsmægler.
6.4 Såfremt den nye medarbejder har minimum tilsvarende kvali- fikationer og erfaring som den hidtidige Nøgleperson, kan Aarhus Kommune, Multimediehuset ikke nægte at godkende udskiftningen af Nøglepersoner. Ejendomsmægleren skal ved at fremlægge CV dokumentere, at en ny medarbejder til er- statning for en Nøgleperson har minimum tilsvarende kvalifi- kationer og erfaring som den hidtidige.
6.5 Udskifter Ejendomsmægler Nøglepersoner uden Aarhus Kom- mune, Multimediehuset forudgående skriftlige accept, forelig- ger der væsentlig misligholdelse af Aftalen, og Aarhus Kom- mune, Multimediehuset er berettiget til at ophæve Aftalen.
7. Kontaktperson hos Aarhus Kommune, Multimedie- huset
7.1 Aarhus Kommune, Multimediehusets kontaktperson er
Projektchef Xxxxx Xxx Xxxxxxxx
E-mail: xxx@xxxxxx.xx Telefonnummer: 00 00 00 00
8. Honorar
8.1 Ejendomsmægler oppebærer for Opgaven et fast honorar på [***] % af basislejen, såfremt Lejemålene helt/delvist i Afta- lens løbetid bliver udlejet som følge af Ejendomsmæglers be- stræbelser. Honoraret tillægges moms.
8.1.1 Basislejen opgøres som den årlige leje i DKK for det enkelte lejemål med tillæg af driftsudgifter (dog ekskl. energiforbrug og moms), idet der ved honorarberegningen ses bort fra eventuelle introduktions- eller andre lejerabatter i de første tre år af det enkelte lejemål.
8.1.2 Såfremt der er oppebåret et arbejdsvederlag, jf. punkt 8.2.2, får så vidt angår det enkelte lejemål, reduceres honoraret, jf. punkt 8.1, med et sådant arbejdsvederlag.
8.2 Afvisning af lejer
8.2.1 Det står Aarhus Kommune, Multimediehuset frit for at forka- ste en lejer, som Ejendomsmægler præsenterer for Aarhus Kommune, Multimediehuset.
8.2.2 Såfremt Aarhus Kommune, Multimediehuset ikke accepterer en lejer, oppebærer Ejendomsmægler et arbejdsvederlag for de ydelser, som Ejendomsmægler har leveret under betingel- se af, at lejer opfylder de vilkår, der er fastsat, jf. punkt 4.1 og under betingelse af, at punkt 8.3 ikke finder anvendelse.
8.2.2.1 Arbejdsvederlaget opgøres på følgende måde,
• kr. 50,00 ekskl. moms pr. m2, som den præsenterede le- jer vil leje
8.2.2.2 Ejendomsmægler er ikke herudover berettiget til nogen for- mer for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning som følge af, at Aarhus Kommune, Multimediehu- set forkaster en lejer, jf. dog punkt 10.
8.3 Kommunal eller kommunal støttet institution
8.3.1 Såfremt Aarhus Kommune, Multimediehuset beslutter selv at disponere helt/delvist over Lejemålene til en kommunal eller kommunal støttet institution i Aftalens løbetid, og Aarhus Kommune, Multimediehuset disponerer over maksimalt 2.000 m2, er Ejendomsmægler ikke berettiget til honorar eller nogen anden form for vederlag, kompensation, godtgørelse eller er- statning i den forbindelse, uanset om de vilkår, der er fastsat, jf. punkt 4.1, er opfyldt.
8.3.2 Såfremt Aarhus Kommune, Multimediehuset beslutter selv at disponere helt/delvist over Lejemålene til en kommunal eller kommunal støttet institution i Aftalens løbetid, og Aarhus Kommune, Multimediehuset disponerer over mere end 2.000 m2, oppebærer Ejendomsmægler et arbejdsvederlag for de ydelser, som Ejendomsmægler har leveret i forhold til det/disse lejemål. Det er en betingelse, at Ejendomsmægler faktisk har leveret ydelser vedrørende det/de lejemål, som Aarhus Kommune beslutter selv at disponere over.
8.3.2.1 Arbejdsvederlaget opgøres på følgende måde,
• kr. 50,00 ekskl. moms pr. m2 ud over 2.000 m2, som Aarhus Kommune, Multimediehuset selv disponerer over
8.3.2.2 Ejendomsmægler er ikke herudover berettiget til nogen for- mer for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning som følge af, at Aarhus Kommune, Multimediehu- set vælger selv at disponere over ét/flere lejemål, jf. dog punkt 10.
8.5 Tredjemand præsenterer lejer for Aarhus Kommune, Multime- diehuset
8.5.1 Såfremt tredjemand præsenterer en lejer for Aarhus Kommu- ne, Multimediehuset, og Ejendomsmægler ikke samarbejder med tredjemand, er Aarhus Kommune – under iagttagelse af udbudsreglerne - berettiget til at indgå aftale med den præ- senterede lejer.
8.5.1.1 Ejendomsmægler oppebærer et arbejdsvederlag for de ydel- ser, som Ejendomsmægler har leveret i forhold til det/disse lejemål. Det er en betingelse, at Ejendomsmægler faktisk har leveret ydelser vedrørende det/de lejemål, som Aarhus Kom- mune, Multimedihuset udlejer til en lejer præsenteret af tred- jemand.
8.5.2.1 Arbejdsvederlaget opgøres på følgende måde,
• kr. 50,00 ekskl. moms pr. m2, som den præsenterede le- jer indgår lejeaftale med Aarhus Kommune, Multimedie- huset om
8.5.2.2 Ejendomsmægler er ikke herudover berettiget til nogen for- mer for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning som følge af, at Aarhus Kommune, Multimediehu- set indgår aftale med en lejer præsenteret af tredjemand, jf. dog punkt 10.
8.6 Opsigelse af Aftalen
8.6.1 Såfremt Aarhus Kommune, Multimediehuset opsiger Aftalen, jf. punkt 13, er Ejendomsmægler berettiget til et samlet ar- bejdsvederlag på kr. 500.000,00 ekskl. moms, svarende til kr. 50,00 pr. m2. Ejendomsmægler er ikke herudover beretti- get til nogen former for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning, jf. dog punkt 10.
8.6.1.1 Såfremt et/eller flere af Lejemålene er udlejet på opsigelses- tidspunktet og/eller Aarhus Kommune, Multimediehuset har disponeret over et/flere af Lejemålene, jf. punkt 8.3, reduce- res arbejdsvederlaget, jf. punkt 8.6.1, med kr. 50,00 ekskl. moms pr. m2, der er udlejet og/eller disponeret over på opsi- gelsestidspunktet. Arbejdsvederlaget reduceres derudover med arbejdsvederlag oppebåret i henhold til punkt 8.2.2. En- delig reduceres arbejdsvederlaget med kr. 50,00 ekskl. moms pr. m2, der er udlejet via tredjemand, jf. punkt 8.5.
8.7 Udlejning efter opsigelse af Aftalen
8.7.1 Såfremt Lejemålene/ét af Lejemålene inden for en periode på
1 måned efter opsigelsen fra Aarhus Kommune, Multimedie- husets side måtte blive udlejet til en lejer, der fremgår af den i Aftalen punkt 8.7.1.1 omtalte liste, og som Ejendomsmægler har været i kontakt med i Aftalens løbetid, og som er meddelt Aarhus Kommune, Multimediehuset, er Ejendomsmægler be- rettiget til et honorar beregnet i overensstemmelse med punkt 8.1 med fradrag af arbejdsvederlag udbetalt i henhold til punkt 8.2.2 og punkt 8.3.2 og punkt 8.5 samt med fradrag af en forholdsmæssig andel af det udbetalte arbejdsvederlag, jf. punkt 8.6.
8.7.1.1 Ejendomsmægler udarbejder senest 2 hverdage efter Aftalens opsigelse en liste over de potentielle lejere, som Ejendoms- mægler har været i kontakt med i Aftalens løbetid, og som er
meddelt Aarhus Kommune, Multimediehuset. Listen kan mak- simalt omfatte 5 lejeremner.
8.8 Ejendomsmæglers opsigelse/Aarhus Kommune, Multimedie- husets ophævelse
8.8.1 Opsiger Ejendomsmægler Aftalen, jf. punkt 13, eller ophæver Aarhus Kommune, Multimediehuset Aftalen som følge af mis- ligholdelse, er Ejendomsmægler ikke berettiget til nogen for- mer for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning, jf. dog punkt 10.
8.8.1.1 Såfremt Lejemålene/ét af Lejemålene inden for en periode på
1 måned efter opsigelsen fra Ejendomsmæglers side/ophævelsen fra Aarhus Kommune, Multimediehusets side måtte blive udlejet til en lejer, som Ejendomsmægler har væ- ret i kontakt med i Aftalens løbetid, og som er meddelt Aar- hus Kommune, Multimediehuset, er Ejendomsmægler ikke be- rettiget til nogen former for honorar, vederlag, kompensation, godtgørelse eller erstatning.
9. Tilkøb
9.1 Aarhus Kommune, Multimediehuset kan foretage tilkøb til Op- gaven til en fast timepris på kr. [***] ekskl. moms, uanset medarbejderkategori i overensstemmelse med proceduren beskrevet i punkt 3.4.
9.2 Timeprisen reguleres ikke i Aftalens løbetid.
10. Udlæg
10.1 Ejendomsmægler er berettiget til refusion af aftalte markeds- føringsomkostninger dog maksimalt for et beløb svarende til kr. 200.000,00 ekskl. moms (”Markedsføringsomkostninger- ne”).
10.1.2 Ejendomsmæglers afholdelse af Markedsføringsomkostninger- ne forudsætter en forudgående skriftlig aftale med Aarhus Kommune, Multimediehuset.
10.1.1 Refusion af markedsføringsomkostninger ud over kr. 200.000,00 ekskl. moms forudsætter en forudgående skriftlig aftale mellem Parterne.
10.2 Aarhus Kommune refunderer Ejendomsmæglers udlæg uden tillæg til indhentelse af nødvendig dokumentation under for-
udsætning af, at Parterne har indgået en forudgående skriftlig aftale herom.
11. Samarbejde med tredjemand
12. Betalingsbetingelser
12.1 Ejendomsmægler er berettiget til at sende faktura på honorar for udlejning af et lejemål, når lejer har indbetalt aftalt depo- situm og første kvartals leje eller stillet eventuel aftalt sikker- hed over for Aarhus Kommune, Multimediehuset i overens- stemmelse med en endelig og underskrevet ubetinget leje- kontrakt.
12.1.1 Eventuelt arbejdsvederlag, jf. punkt 8, er Ejendomsmægler berettiget til at fakturere ved Aftalens ophør, jf. punkt 13.
12.2 Ejendomsmægler er berettiget til at sende faktura på eventu- elle tilkøbte ydelser og markedsføringsomkostninger samt do- kumentationsomkostninger, jf. punkt 10, når ydelserne er le- veret til Aarhus Kommune.
12.3 Fakturaer skal sendes elektronisk, jf. lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. og be- kendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011.
12.3.1 Faktura skal stiles til Sekretariatet vedrørende Urban Me- diaspace Aarhus, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C, EAN nr. 5798005774525. Ejendomsmæglers CVR-nr. skal fremgå af fakturaen.
12.3.2 Aarhus Kommune, Multimediehuset, betaler ikke fakturage- byr.
12.3.3 Betalingsfristen er fakturadatoen plus 30 dage. Afsendelse af betaling fra Aarhus Kommune, Multimediehuset, på forfalds- dagen er rettidig. Xxxxxx sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.
12.3.4 Aarhus Kommune, Multimediehuset er berettiget til at udsky- de betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
13. Varighed og opsigelse
13.1 Aftalen ophører uden opsigelse, når Lejemålene er udlejet.
13.2 Aftalen er uopsigelig for Ejendomsmægler indtil den 31. de- cember 2014, hvorefter Ejendomsmægler kan opsige Aftalen med 1 måneds varsel.
13.3 Aarhus Kommune, Multimediehuset kan opsige Aftalen med 1 måneds varsel i Aftalens løbetid.
14. Forsikring
14.1 Ejendomsmægler er forsikret med professionel ansvarsforsik- ring hos [***] under police nr. [***], jf. bilag 14.1.
15. Misligholdelse
15.1 Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v.
15.2 Enhver af Parterne kan ophæve Aftalen, såfremt den anden Part væsentligt misligholder Aftalen, eller såfremt Aftalen gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set forelig- ger en væsentlig misligholdelse.
16. Arbejdsklausul
16.1 Aarhus Kommune, Multimediehuset ønsker med henvisning til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kon- trakter at sikre gode vilkår for medarbejderne hos såvel Ejen- domsmægler som eventuelle underrådgivere. Ejendomsmæg- ler forpligter sig derfor til at sikre, at de medarbejdere, som Ejendomsmægler og/eller eventuelle underrådgivere beskæf- tiger med henblik på Opgavens udførelse ("Medarbejderne"), har løn, arbejdstid og andre ansættelsesvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres, i henhold til (i) kollektiv overenskomst indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter på nationalt plan, og som gælder på hele det nationale område,
(ii) bindende fortolkning af sådan kollektiv overenskomst, ek- sempelvis i form af en voldgiftskendelse, (iii) nationale love eller (iv) administrative forskrifter. Overholder Ejendoms- mægler ikke ovennævnte krav, og medfører dette et beretti- get krav på yderligere løn m.v. fra Medarbejderne overfor
Ejendomsmægler og/eller eventuelle underrådgivere, forelig- ger der væsentlig misligholdelse af Aftalen. Aarhus Kommune, Multimediehuset kan som følge af misligholdelsen efter eget valg vælge at hæve Aftalen eller tilbageholde honorar med henblik på at sikre Medarbejderne den nævnte løn, arbejdstid og andre ansættelsesvilkår. Aarhus Kommune, Multimediehu- set, kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og ansættelsesvilkår for Medarbejderne lever op til det i denne bestemmelse fastsatte. Ejendomsmægler skal efter skriftligt påkrav fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underrådgiveres medarbejdere. Doku- mentationen skal være Aarhus Kommune, Multimediehuset, i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets afsendelse til Ejendomsmægler. Relevant dokumentation kan være, fx løn- sedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelses- beviser.
17. Personale- og uddannelsespolitik
17.1 Ejendomsmægler skal tilkendegive at have eller ville indføre en formuleret personalepolitik, som skal omfatte en uddan- nelses- og arbejdsfastholdelsespolitik for ansættelserne på Opgaven. Personalepolitikken skal fremme uddannelsesplad- ser og kompetenceudvikling samt fremme integration og fast- holdelse af de ansatte i virksomheden. Personalepolitikken skal mindst gælde for den tidsperiode, det tager at udføre Opgaven. Ejendomsmægler skal på Aarhus Kommune, Multi- mediehusets anmodning orientere kommunen om personale- politikken og dens udmøntning.
17.2 Såfremt Ejendomsmægler ikke på anmodning kan redegøre for personalepolitikken, herunder uddannelses- og arbejds- fastholdelsespolitikken, kan Aarhus Kommune, Multimediehu- set stille krav om en uddybende redegørelse fra Ejendoms- mægler.
17.3 Såfremt Ejendomsmægler fortsat ikke kan redegøre for per- sonalepolitikken, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdel- sespolitikken, kan Aarhus Kommune, Multimediehuset medde- le Ejendomsmægler, at forsat manglende formuleret persona- lepolitik, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdelsespoli- tik, vil blive betragtet som misligholdelse af Aftalen.
18. Fortrolighed m.v.
18.1 Ejendomsmægler skal behandle oplysninger modtaget i for- bindelse med Opgavens udførelse fortroligt.
18.2 Ejendomsmægler kan kun efter forudgående skriftlig accept fra Aarhus Kommune, Multimediehuset, bruge Aftalen som re- ference i markedsføringsmæssig sammenhæng.
19. Overdragelse af Aftalen
19.1 Ejendomsmægler er ikke berettiget til at overdrage sine ret- tigheder og pligter i henhold til Aftalen til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra Aarhus Kommune, Multime- diehuset og kun under overholdelse af udbudsreglerne.
20. Tvister
20.1 Såfremt der opstår en tvist mellem Parterne i forbindelse med Aftalen, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og an- svarlig holdning søge at løse tvisten i mindelighed.
20.2 Tvister, der ikke kan løses i mindelighed, skal afgøres ved Retten i Aarhus.
21. Bilag
Bilag 3.1.2 Udbudsbetingelser med bilag 1-4 af 9.maj 2012 og besvarelse af spørgsmål af [DATO] 2012
Bilag 3.1.3 Ejendomsmæglers tilbud af [DATO] 2012
Bilag 3.1.4 Dansk Ejendomsmæglerforening Standardbe- stemmelser – Erhverv version 06.06
Bilag 5.1 Rumskemaer
Bilag 14.1 Forsikringspolice
22. Underskrifter
22.1 Aftalen underskrives i to enslydende originale eksemplarer, hvoraf hver af Parterne opbevarer det ene.
For Aarhus Kommune, Multimediehuset
Sted og dato Navn | Sted og dato Xxxx |
For Ejendomsmægler
Sted og dato Navn | Sted og dato Xxxx |