Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Begrænset udbud af rådgiveraftaler til Boligkontoret Århus
Indholdsfortegnelse
1. Generelt vedr. udbudsprocessen 1
1.3.1 Prækvalifikationsfasen 2
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 3
1.5.2 Rådgivningsydelserne under udbuddet 4
1.5.3 Afgrænsning af opgaver under rammeaftalen 5
1.5.4 Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger 5
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet 6
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud 7
2. Prækvalifikationsbetingelser 8
2.1 Ansøgning om prækvalifikation 9
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 9
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder 11
2.2.3 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 12
2.3 Aflevering af ansøgning 12
2.4.2 Valg mellem flere egnede Ansøgere 13
3. Betingelser for afgivelse af tilbud 15
3.1 Verificering af oplysninger i ESPD 16
3.1.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde 16
3.1.2 ESP Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen 16
3.2 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 17
3.5.1 Tilbudsgivers forbehold 18
4.1 Vurdering af konditionsmæssighed 20
4.3 Tildelingskriterium og underkriterier 20
4.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris” 21
4.3.3 Ad. Underkriterium ”Faglige kvalifikationer og erfaringer” 22
4.3.4 Ad. Underkriterium ”Kvalitetsstyring” 24
4.4 Underretning og standstill-periode 25
Side 1 af 25
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1 Indledning
Nærværende udbud vedrører rådgivende ingeniør- og arkitektydelser samt bygherrerådgivning til Boligkontoret Århus.
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud1, og består både af en prækvalifikationsfase2 og en tilbudsfase3.
Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
1.2 Ordregiver
Den ordregivende myndighed (herefter benævnt Ordregiver) er:
Boligkontoret Århus Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
8200 Århus
CVR-nr. 30968301
Boligkontoret Århus er en almen boligorganisation, der administrerer ca. 5.730 boliger og 133 institutions- og erhvervslejemålsenheder fordelt på 73 afdelinger. Boligkontoret Århus´ afdelinger er beliggende i Aarhus Kommune – samt fire afdelinger beliggende i Hinnerup i Favrskov Kommune – og Boligkontoret Århus´ afdelinger består af mange forskellige typer bygninger – fra etagebyggeri over tæt-lavbebyggelse til enkeltbeliggende parcelhuse. Afdelingerne er opført fra midten af 1940´erne og frem til i dag, hvor yderligere ca. 700 nye kommende boliglejemål i form af nybyggeri forventes at ville blive taget i brug over de kommende år.
Boligkontoret Århus’ formål er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri.
Boligkontoret Århus beskæftiger ca. 110 medarbejdere, og har en årlig omsætning på ca. kr. 370 mio.
For en nærmere beskrivelse af Boligkontoret Århus henvises til Boligkontoret Århus´ webside www.bk- xxxxxx.xx.
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted.
1.3 Materialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1.
1.3.1 Prækvalifikationsfasen
1 i henhold til proceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)
3 afsnit 3
Side 2 af 25
Materialet i prækvalifikationsfasen består af følgende:
• Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 2)
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 1 – Støtteerklæring
• Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse
• Bilag 3 – Tro og love-erklæring vedr. Rusland
Virksomheder som ansøger om deltagelse i udbudsprocessen benævnes i det følgende ”Ansøger”.
Ordregiver kan, inden for rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
1.3.2 Tilbudsfasen
Materialet i tilbudsfasen består af følgende:
• Tilbudsbetingelser (afsnit 3)
• Tilbudsevaluering (afsnit 4)
• Bilag 4 – Rammeaftalen
o Rammeaftalebilag A1 – Tilbudsliste
o Rammeaftalebilag A2 – Tilbudsbesvarelse
o Rammeaftalebilag B – Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og landskab 2018
o Rammeaftalebilag B1 – Ydelsesbeskrivelse for den konkrete opgave for arkitekt- og ingeniørydelser
o Rammeaftalebilag C – Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning 2019
o Rammeaftalebilag C1 – Ydelsesbeskrivelse for den konkrete opgave for bygherrerådgivning
o Rammeaftalebilag D – ABR 18 med tilføjelser og ændringer
o Rammeaftalebilag E1 – Bestillingsformular ved direkte tildelinger for Delaftale 1
o Rammeaftalebilag E2 – Bestillingsformular ved direkte tildelinger for Delaftale 2
o Rammeaftalebilag F1 – Miniudbudsbetingelser for Delaftale 1
o Rammeaftalebilag F2 – Miniudbudsbetingelser for Delaftale 2
o Rammeaftalebilag G – Spørgsmål/svar
Virksomheder som prækvalificeres og inviteres til at afgive tilbud benævnes i det følgende ”Tilbudsgiver”.
Ordregiver kan, indenfor rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende tilbudsgiver.
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Side 3 af 25
Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen.
1.5 Beskrivelse af udbuddet
Ordregiver udbyder en rammeaftale på rådgivende ingeniør- og arkitektydelser (Delaftale 1) samt en rammeaftale på bygherrerådgivning (Delaftale 2) i forbindelse med driften af Ordregivers ejendomsportefølje og de dertil knyttede aktiviteter.
Ordregiver ønsker at indgå en forpligtende rammeaftale med fem (5) rådgivere pr. delaftale. Med forpligtende menes, at Ordregiver er forpligtet til at anvende rammeaftalen, såfremt Ordregiver har behov for at få udført en af de under rammeaftalen omfattede ydelser, dog med de i punkt 1.5.2 anførte begrænsninger.
De konkrete opgaver under rammeaftalen vil blive tildelt efter enten direkte tildeling, jf. udbudslovens § 99 eller miniudbud, jf. udbudslovens § 100, afhængigt af opgavens skønnede værdi, jf. Rammeaftale, punkt.
2.3.
1.5.1 Delaftaler
Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:
• Delaftale 1: Ingeniør- og arkitektrådgivning
• Delaftale 2: Bygherrerådgivning
Delaftale 1: Ordregiver udbyder en delaftale på ingeniør- og arkitektrådgivning inden for bygge- og anlægsprojekter, jf. nedenfor punkt. 1.5.2.
Den estimerede årlige volumen på delaftalen er 10 mio. DKK inkl. moms.
Delaftale 2: Ordregiver udbyder en delaftale på bygherrerådgivning, jf. nedenfor punkt. 1.5.2. Den estimerede årlige volumen på delaftalen er 3 mio. DKK inkl. moms.
Voluminerne er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Grundet usikkerhed i estimeringen kan det egentlige forbrug og dermed den maksimale værdi være op til 30 % højere end den estimerede volumen pr. delaftale.
Der kan ansøges om prækvalifikation på en (1) eller begge af de udbudte delaftaler. Ansøger skal i ESPD del ll.A. angive, hvilke delaftaler Ansøger ønsker at afgive tilbud på.
Der skal afleveres en (1) ansøgning per delaftale, Ansøger ønsker at afgive tilbud på. Det er valgfrit for Ansøger at aflevere et ESPD pr. delaftale eller en (1) samlet ESPD for alle delaftaler, Ansøger ønsker at afgive tilbud på.
1.5.2 Rådgivningsydelserne under udbuddet
Side 4 af 25
Nedenfor er der oplistet eksempler på rådgivningsydelser og opgaver, som kan forekomme under rammeaftalen. Idet ydelserne og opgaverne tager udgangspunkt i tidligere Rådgivningsopgaver hos Ordregiver, kan beskrivelserne ikke betragtes som en udtømmende oplistning af, hvilke ydelser og opgaver der forekommer under rammeaftalen. Opgaverne omfatter både rådgivning på indvendige og udvendige bygge- og anlægsarbejder.
Ordregiver forventer, at der er i perioden for rammeaftalen (2023-2027) blandt andet skal gennemføres en række mindre renoveringsopgaver, 2-3 gennemgribende helhedsplaner/ klimaskærmsrenoveringer for afdelinger med hver ca. 200 – 400 boliger og opførelse af 1-2 fælleshuse.
Område | Ydelser og opgaver |
Delaftale 1: Ingeniør- og arkitektydelser, jf. Rammeaftalebilag B – Ydelsesbeskrivelse for Byggeri og Landskab 2018 og Rammeaftalebilag B1 – Ydelsesbeskrive for den konkrete opgave for arkitekt- og ingeniørrådgivning | Rådgivning og bistand inden for bygge- og anlægsprojekter, hvor der er tale om en opgave med teknisk rådgivning inkl. projektering. Teknisk rådgivning kan indebære, at opgaven kun omfatter en afgrænset rådgivning, f.eks. bistand ved udformning af en indledende analyse, et byggeprogram, et projektforslag, energioptimering eller konkrete analyser. |
Delaftale 2: Bygherrerådgivning, jf. Rammeaftalebilag C – Ydelsesbeskrivelse for Bygherrerådgivning 2019 og Rammeaftalebilag C1 – Ydelsesbeskrivelse for den konkrete opgave for bygherrerådgivning | Ved bygherrerådgivning forstås, en rådgiver som rådgiver og bistår ordregiver i samarbejdet mellem denne og tilknyttede tekniske rådgivere, entreprenører mv. |
1.5.3 Afgrænsning af opgaver under rammeaftalen
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anvende rammeaftalen i forbindelse med:
• Rådgivningsopgaver i forbindelse med nybyggeri. Med nybyggeri forstås arbejder, hvor der sker etablering af ny sokkel.
• Rådgivningsopgaver, der overstiger en af Ordregiver estimeret beløbsramme på DKK 1.600.000 ekskl. moms.
1.5.4 Åbning af indkomne tilbud eller ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
1.6 Aftaleperiode
Ordregiver ønsker at indgå aftalerne med fem (5) Rådgivere pr. delaftale for en periode på fire (4) år, med mulighed for opsigelse af Ordregiver, jf. Bilag 4 – Rammeaftalens punkt. 4.
Konkrete opgaver som er indgået indenfor Rammeaftalens løbetid, og som endnu ikke er afsluttet ved Rammeaftalens udløb færdiggøres uanset resultat af ny rammeaftale.
1.7 Underrådgiver
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse, om Tilbudsgiver har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underrådgivere tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.
Hvis der er tale om en underrådgiver, som Ansøger baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der
udfyldes og indsendes ESPD for både Xxxxxxx og den underrådgiver, Ansøger baserer sin egnethed på. Hvis
Side 5 af 25
Ansøger bedes anføre disse oplysninger i ESPD, Del ll. D.
Ansøger IKKE baserer sin egnethed på underrådgiveren, skal der IKKE indsendes ESPD for underrådgiveren, men derimod blot angives oplysninger om underrådgiveren i ansøgers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Ansøger ikke vil være berettiget til at udskifte underrådgiver(er), som Ansøger har baseret sin egnethed på i aftalens løbetid. Andre underrådgiver oplyst i ESPD, del II. D kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. Bilag 4 - Rammeaftalens punkt. 2.7.
1.8 Vejledende tidsplan
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 09.12.2022 | Prækvalifikationsfase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikationsfasen | 02.01.2023 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 04.01.2023 | |
Ansøgningsfrist | 11.01.2023, Kl. 12.00 | |
Underretning angående prækvalifikation | 20.01.2023 | Tilbudsfase |
Prækvalificerede virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning | Uge 4 – 8, 2023 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål | 14.02.2023 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 21.02.2023 | |
Tilbudsfrist | 28.02.2023, Kl. 12.00 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | 24.03.2023 | Underretnings- og Aftale- indgåelsesfase |
Forventet Aftaleindgåelse | Fra 03.04.2023 | |
Aftalen træder i kraft | For Delaftale 1: 01.06.2023 For Delaftale 2: 01.05.2023 |
1.9 Formkrav
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Side 6 af 25
Al kommunikation mellem Ansøger/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af ansøgning og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål, ansøgninger og tilbud, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: |
• For at få adgang til ETHICS, skal Ansøger/Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” i øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.3 og 3.4 er det beskrevet, hvorledes hhv. ansøgning og tilbud afleveres i ETHICS. |
Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Ansøgere/Tilbudsgivere ved at sende beskeder i ETHICS, som Ansøgere/Tilbudsgivere kan svare på. Ansøgere/Tilbudsgivere har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.
1.9.2 Spørgsmål og svar
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.
Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
1.9.3 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk. Besvarelser skal udelukkende formuleres på dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Ansøger/Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
1.9.4 Alternative og sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud pr. delaftale fra hver Tilbudsgiver.
Side 8 af 25
2. Prækvalifikationsbetingelser
2.1 Ansøgning om prækvalifikation
Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt 2.1.1 skal oplyses. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 3.1.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
• Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt . Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underrådgiveren udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Side 9 af 25
Der skal udfyldes følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder oplysning om, hvilke delaftaler (delkontrakter) ansøger ønsker at ansøge på. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). • Punkt D: Oplysninger om (underrådgivere), hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1. ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3. ▪ Mislighold af tidligere offentlig aftale, jf. nr. 4. ▪ Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 5. ▪ Ubetalt offentlig gæld under 100.000 DKK, jf. nr. 6. Ordregiver påser oplysningen som afgivet under punkt B. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt A: Egnethed |
Punkt A: Egnethed finder ikke anvendelse i nærværende udbud. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og faglige formåen |
Punkt B: Økonomisk og faglig formåen finder ikke anvendelse i nærværende udbud. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
Referencerne for begge delaftaler skal indeholde følgende: 1. Beskrivelse: - Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen relevant/sammenlignelig og konditionsmæssig i forhold til mindstekravene nedenfor samt i forhold til den pågældende delaftale. - Se punkt 2.4.2 i forhold til, hvad Ordregiver vil lægge vægt på i valget mellem flere ansøgere. - Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer). - Det skal fremgå af den enkelte reference, hvorvidt denne vedrører Delaftale 1 og/eller Delaftale 2. - Hvilket ansvarsområde Ansøger har udført samt haft ansvar for på opgaven. 2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK ekskl. moms, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne. 3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. 4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. Vedrørende Delaftale 1: • Ansøger skal anføre op til fem (5) referencer for Delaftale 1, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud og rådgivningsydelserne for Delaftale 1, jf. punkt 1.5 samt nedenfor, og som opfylder mindstekravene nedenfor. o Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Mindstekrav: o Det er et mindstekrav, at Ansøger har mindst én (1) sammenlignelig reference som vedrører nyopførelse og/eller renovering af almene boliger, hvor Xxxxxxx har været arkitekt- og/eller ingeniørrådgiver på opgaven. o Det er et mindstekrav, at ydelserne/opgaven skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb. ▪ Ved ”udført” skal forstås, at ydelserne/opgaven under referencen er afsluttet og dermed løst af Ansøgeren. Vedrørende Delaftale 2: • Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer for Delaftale 2, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud og rådgivningsydelserne for Delaftale 2, jf. punkt 1.5 samt nedenfor, og som alene eller sammen opfylder mindstekravene nedenfor. o Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Mindstekrav: |
Side 10 af 25
o Det er et mindstekrav, at Ansøger har mindst én (1) sammenlignelig reference som vedrører nyopførelse og/eller renovering af almene boliger, hvor Ansøger har været bygherrerådgiver på opgaven. o Det er et mindstekrav, at der skal være sket aflevering inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb. ▪ Ved ”aflevering” skal forstås, at der er afholdt afleveringsforretning. Såfremt der udfyldes mere end fem (5) referencer pr. delaftale, vil Ordregiver vurdere på de fem (5) nyeste referencer pr. delaftale. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv. |
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere |
Ansøger besvarer punktet med ”Ja”, hvis denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af tilbudsgivere. Ansøger henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Ansøger underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder
Såfremt en sammenslutning søger om prækvalifikation (eks. konsortium), eller såfremt Ansøger baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til punkt 2.4 ske en vurdering af Ansøgers samlede kapacitet, hvorfor der maksimalt afleveres ti (10) referencer for sammenslutningen eller Ansøger og andre enheder, såfremt der ansøges om prækvalifikation på begge delaftaler – eksempelvis seks (6) referencer fra sammenslutningen eller fra ansøger og fire (4) referencer fra andre enheder.
2.2.1 Generelt
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.
2.2.2 Sammenslutning
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal sammenslutningen desuden være
opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden
Side 11 af 25
Hvis en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og, for den enkelte deltager i sammenslutningen, individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.
form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 2 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Ansøger kan, i forbindelse med afgivelse af ansøgning, basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Ansøger desuden være opmærksom på at vedlægge en Støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag 1 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
2.3 Aflevering af ansøgning
Det er obligatorisk at aflevere ansøgningen i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Ansøgninger der ikke er modtaget i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Ansøgningen afleveres i form af:
Side 12 af 25
Det bemærkes, at Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem jf. den i punkt 1.8 angive tidsfrist, og at ansøgningen indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt . Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”. • Supplerende dokumenter uploades ved at klikke på indsendelsesmuligheden under ”Anmodningsafgivelser”. Supplerende dokumenter indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Ansøgningen afleveres ved at klikke på ”Underskriv og aflever ansøgning” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal ansøger bekræfte, at ansøgningen skal fremsendes til Ordregiver. • Alle dokumenter i indsendelsesmuligheden under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” afleveres herved inklusive ansøgers udfyldte ESPD jf. punkt 2.1. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse ved aflevering. Ansøgningen kan frem til ansøgningsfristen trækkes tilbage ved at klikke på ”Træk ansøgning tilbage”. |
• Eventuelle andre enheders underskrevne ESPD’er, jf. punkt 2.2.3 eller underskrevne ESPD’er fra
deltagerne i sammenslutning, jf. punkt 2.2.2.
• Der bedes desuden vedlagt en underskrevet udgave af ESPD.
• Eventuelle bilag. Det er Ansøgers ansvar, at der er entydige henvisninger i ESPD til vedlagte bilag.
2.4 Udvælgelse
2.4.1 Konditionsmæssighed
Ordregiver konstaterer indledningsvist om ansøgningerne er konditionsmæssige, herunder at følgende punkter er opfyldt:
• Ansøgningen er indkommet rettidigt
• Ansøgningen indeholder den efterspurgte dokumentation og information
• Om Ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i henhold til § 134a, § 135 stk. 1-3, § 136 og § 137 nr. 1 – 6.
• Om Ansøger lever op til mindstekrav til egnethed, jf. punkt. 2.1.1, del IV.
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil ansøgningen som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
2.4.2 Valg mellem flere egnede Ansøgere
Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt 2.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til otte (8) Ansøgere pr. delaftale, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages otte (8) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer pr. delaftale, jf. punkt 2.1.1.
Ordregiver vil vurdere følgende positivt for Delaftale 1:
• At de leverede rådgivningsydelser under referencerne, er sammenlignelige med rådgivningsydelserne under nærværende udbud for den enkelte delaftale, jf. punkt. 1.5, således referencerne demonstrerer erfaring med
o Nyopførelse af almene boliger i høj arkitektonisk kvalitet og effektiv arealudnyttelse
o Renovering af almene boliger, herunder men ikke begrænset til køkken-, bad/toilet-, teknisk anlæg, opgangsrenovering, omfugning af murværk/klimaskærmsrenovering samt udskiftning af tag
o Energirenovering og -styring af almene boliger
o Dialog og sagsbehandling i Landsbyggefonden (LBF)
Side 13 af 25
o Bearbejdning og kendskab til DGNB og LCA
o Dokumenterer godt kendskab til det almene område
• At de leverede ydelser under referencerne, afspejler en fagmæssig bredde i opgaveløsningen, der svarer til spredningen i omfanget af opgaver, som beskrevet i punkt. 1.2
• At referencerne angår et længerevarende/løbende samarbejde med en kunde
• At de leverede ydelser/opgaver under referencerne, er udført.
Ordregiver vil vurdere følgende positivt for Delaftale 2:
• At de leverede rådgivningsydelser under referencerne, er sammenlignelige med rådgivningsydelserne under nærværende udbud og for den enkelte delaftale, jf. punkt. 1.5, således referencerne demonstrerer erfaring med
o Nyopførelse af almene boliger i høj arkitektonisk kvalitet og effektiv arealudnyttelse
o Renovering af almene boliger, herunder men ikke begrænset til køkken-, bad/toilet-, teknisk anlæg, opgangsrenovering, omfugning af murværk/klimaskærmsrenovering samt udskiftning af tag
o Dialog og sagsbehandling i Landsbyggefonden (LBF)
o Effektiv sagsledelse og byggestyring i større entrepriser
o Bearbejdning og kendskab til DGNB og LCA
• At Ansøger har været bygherrerådgiver på opgaven
• At de leverede ydelser under referencerne, afspejler en fagmæssig bredde i opgaveløsningen, der svarer til spredningen i omfanget af opgaver, som beskrevet i punkt. 1.2
• At referencerne angår et længerevarende/løbende samarbejde med en kunde
• At der for referencen er sket aflevering.
Der foretages en samlet vurdering af de oplyste referencer, hvorfor de enkelte referencer ikke nødvendigvis isoleret betragtet skal omfatte alle ovenstående forhold.
2.5 Underretning
Side 14 af 25
Alle Ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.
Side 15 af 25
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
3.1 Verificering af oplysninger i ESPD
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen. I punkt 3.1.1 og 3.1.2. beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation5.
3.1.1 ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.
I forbindelse med gennemførelse af miniudbud på Rammeaftalen må serviceattesten maksimalt være 12 måneder gammel regnet fra fristen for afgivelse af tilbud.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
3.1.2 ESP Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
4 i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152
5 jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Side 16 af 25
Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.
3.2 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Hvis en prækvalificeret Ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:
• en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Bilag 2 eller egen erklæring kan anvendes.
• en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Bilag 1 eller egen erklæring kan anvendes.
3.3 Tro- og love erklæring
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Xxxxx 3 – Tro og loveerklæring vedrørende RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
3.4 Aflevering af tilbud
Det er obligatorisk, at tilbud afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter. Desuden gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
Aflevering i ETHICS: • For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslutning tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
Side 17 af 25
3.4.1 Tilbuddets indhold
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: • Rammeaftalebilag A1 – Tilbudsliste • Rammeaftalebilag A2 – Tilbudsbesvarelse • Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
Materialet skal kunne åbnes med enten MS Word 2016, MS Excel 2016 eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
3.4.2 Vedståelse
Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra de anførte tilbudsfrister.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig aftale er underskrevet.
3.5 Forbehold
3.5.1 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 4.1.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Side 18 af 25
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
Side 19 af 25
4. Tilbudsevaluering
4.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt, jf. punkt 3.4.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
4.2 Evaluering af tilbud
De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 4.3. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, om det opfylder de af Ordregiver fastsatte underkriterier.
4.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud pr. delaftale på baggrund af
tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående underkriterier, med
angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen.
De anførte underkriterier med tilhørende vægtning gælder for begge delaftaler, der dog vurderes uafhængigt af hinanden.
Underkriterium | Vægt i procent |
Delaftale 1 og Delaftale 2 | |
Pris | 40 % |
Faglige kvalifikationer og erfaringer | 30 % |
Kvalitetsstyring | 30 % |
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 4.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 4.3.2 – 4.3.4.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
Delaftalerne vil blive tildelt de op til fem (5) konditionsmæssige pr. delaftale. Tilbudsgiver vil blive rangeret på den pågældende delaftale på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor den med højest point rangeres som nr. 1, den næst højeste som nr. 2 osv.
4.3.1 Pointskala
Side 20 af 25
• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. punkt 4.3.2.
• De kvalitative underkriterier ”Faglige kvalifikationer og erfaringer” og ”Kvalitetsstyring” evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulig opfyldelse af underkriteriet.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
4.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris”
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af den samlede evalueringspris pr. xxxxxxxxx, jf. Tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag A1 – Tilbudsliste.
I Rammeaftalebilag A1 - Tilbudsliste summeres samlede evalueringspris automatisk.
Tilbudsgiver skal oplyse sine tilbudte timepriser for hver af de Ordregiver efterspurgte medarbejderkategorier. Alle priser skal oplyses i danske kroner (DKK) og være eksklusive moms. Alle omkostninger forbundet med at udføre opgaven skal være indeholdt i timeprisen, herunder, dog ikke begrænset til, eventuel transport og rejseomkostninger.
Side 21 af 25
De opstillede medarbejderkategorier indgår med nedenstående vægtning i tilbudsevalueringen.
Medarbejderkategori for nøglemedarbejdere – Delaftale 1 | Vægt |
Projekteringsledelse | 20 % |
Projektledelse | 20 % |
Byggeledelse | 20 % |
Rådgiver over 10 års dokumenteret og relevant anciennitet | 15 % |
Rådgiver mellem 5 – 10 års dokumenteret og relevant anciennitet | 15 % |
Rådgiver med mindre end 5 års dokumenteret og relevant anciennitet | 10 % |
Medarbejderkategori for nøglemedarbejdere – Delaftale 2 | Vægt |
Projektledelse | 25 % |
Byggeledelse | 25 % |
Rådgiver over 10 års anciennitet dokumenteret og relevant anciennitet | 20 % |
Rådgiver mellem 5 – 10 års anciennitet dokumenteret og relevant anciennitet | 20 % |
Rådgiver med mindre end 5 års anciennitet dokumenteret og relevant anciennitet | 10 % |
Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 4.1, tildeles 8 point. En samlet
evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 50 %.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 75 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover 0 point.
4.3.3 Ad. Underkriterium ”Faglige kvalifikationer og erfaringer”
Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af kompetencerne på tilbudsgivers tilbudte nøglemedarbejdere inden for de angivne medarbejderkategorier for den enkelte delaftale, der skal udføre ydelserne hos Ordregiver.
Der kan for Delaftale 1 vedlægges op til 10 CV´er, hvoraf minimum fem (5) CV´er skal fordeles på følgende medarbejderkategorier, jf. punkt. 4.3.2 Medarbejderkategori – Delaftale 1:
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen Projekteringsleder
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen Projektleder
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen Byggeleder
Side 22 af 25
• Minimum to (2) CV’er for nøglemedarbejderen med mere end 10 års anciennitet, hvoraf minimum et (1) CV skal være for en nøglemedarbejder Arkitekt og minimum et (1) CV skal være for nøglemedarbejder Ingeniør.
Der kan for Delaftale 2 vedlægges op til syv (7) CV´er, hvoraf minimum tre (3) CV´er skal fordeles på følgende medarbejderkategorier, jf. punkt. 4.3.2 Medarbejderkategori – Delaftale 2:
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen Projekteringsleder
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen Projektleder
• Minimum et (1) CV for nøglemedarbejderen med mere end 10 års anciennitet
Tilbudsgiver vedlægger CV´er på de tilbudte nøglemedarbejder indeholdende:
• Nøglemedarbejdernes navn,
• nøglemedarbejdernes titel,
• den specifikke medarbejderkategori, som medarbejderne tilbydes inden for,
• en redegørelse for hver enkelt medarbejders kvalifikationer, anciennitet og kompetencer i relation til ydelserne under Rammeaftalen samt
• angivelse af relevante gennemførte projekter og nøglemedarbejderens rolle på det givne projekt
De vedlagte CV´er må ikke fylde mere end to (2) A4-sider pr. nøglemedarbejder. Tilbudsgiver kan udfylde CV´er på de tilbudte nøglemedarbejdere i Rammeaftalebilag A2 – Tilbudsbesvarelse eller alternativt vælge at vedlægge de konkrete CV´er som selvstændige bilag i tilbuddet.
Ordregiver vil i evalueringen lægge vægt på faglige kvalifikationer og erfaringer indenfor følgende områder for Delaftale 1:
• Opførelse og renovering af alment boligbyggeri
• Sags- og byggestyring for boligbyggeri, herunder alment boligbyggeri
• Økonomi, bygherreregnskab mv.,
• Kvalitets-, miljø og arbejdsmiljøledelse
• Beboerinddragelse og -håndtering,
• Udbud under tilbuds- og udbudsloven
• Projekteringsledelse samt projektering,
• Digital fagtilsyn samt opfølgning på samme
• IKT
• Myndighedsdialog fra første forhåndsdialog til aflevering, herunder kompetencer for håndteringen af processen i Aarhus Kommune
• Samarbejde og tværfaglighed
• Bærerende konstruktioner, statik, brand under certificeringsordning
• El, vand, varme, ventilation
• Erfaring med proces og sagsbehandling i Landsbyggefonden (LBF) herunder skema A,B,C
• Skitsering af alment boligbyggeri
• DGNB og LCA
• Cirkulært byggeri og upcycling
Der vil i vurderingen blive tillagt vægt på faglige kvalifikationer og erfaringer indenfor følgende områder for Delaftale 2:
• Opførelse og renovering af alment boligbyggeri
• Sags- og byggestyring for boligbyggeri, herunder alment boligbyggeri
• Økonomi, bygherreregnskab mv.,
• Kvalitets-, miljø og arbejdsmiljøledelse
• Beboerinddragelse og -håndtering,
• Udbud under tilbuds- og udbudsloven
Side 23 af 25
• Digital fagtilsyn samt opfølgning på samme
• IKT
• Myndighedsdialog fra første forhåndsdialog til aflevering, herunder håndteringen af processer i Aarhus Kommune
• Erfaring med AB18 med henblik på samarbejde og tværfaglighed.
• Bærerende konstruktioner, statik og brand under certificeringsordning
• El, vand, varme, ventilation
• Erfaring med proces og sagsbehandling i Landsbyggefonden (LBF) herunder skema A, B, C
• DGNB og LCA
• Cirkulært byggeri og upcycling
Der vil blive foretaget en samlet vurdering af kompetencerne på tilbudte nøglemedarbejdere pr. delaftale. Evalueringsmetode:
• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 4.3.1.
• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet pr. delaftale.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
• Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
4.3.4 Ad. Underkriterium ”Kvalitetsstyring”
Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag A –
Tilbudsbesvarelse.
Tilbudsgiver besvarer Rammeaftalebilag A2 – Tilbudsbesvarelse med Tilbudsgivers metoder til planlægning af en opgave samt Tilbudsgivers metoder til styring af en opgave tidsmæssigt, økonomisk og ressourcemæssigt samt kvalitetsmæssigt, herunder processen for kvalitetssikring.
Vurderingen af ”Kvalitetsstyring” vil være en samlet helhedsvurdering af ovenstående besvarelse, hvor
Ordregiver vil vurdere det positivt, at:
• Tilbudsgiver har en realistisk og detaljeret proces for kvalitetssikring, herunder at kvalitetssikringen er personhenførbar.
• Tilbudsgiver har en struktureret proces for sikker og effektiv tværfaglig og ekstern KS.
• Tilbudsgiver har en detaljeret og struktureret proces for dokumentflow, samt opfølgning på slutproduktet for opgaven, herunder opfølgning på de løbende statusevalueringer.
• Tilbudsgivers dokumentation for gennemført KS og proces for præsentation af KS for Bygherre er struktureret og effektiv.
Evalueringsmetode:
• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 4.3.1.
• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet pr. delaftale.
• Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
Side 24 af 25
• Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
4.4 Underretning og standstill-periode
Alle berørte Tilbudsgivere og berørte Ansøgere vil6 samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af delaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort7.
Indgåelse af delaftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket ad elektronisk vej. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
4.5 Aftaleindgåelse
Indgåelse af delaftalerne vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftale (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
6 i overensstemmelse med udbudslovens § 171
7 i overensstemmelse med udbudslovens § 129
Side 25 af 25
Rammeaftalerne regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.