eArchive

eArchive

Særlige betingelser Gyldig fra og med 1. januar 2021

Det er PostNord Strålfors A/S (CVR nr. 10068657), som stiller denne tjeneste til rådighed. Andre af PostNord Group AB's (organisationsnr. 556128-6559) datterselskaber kan have fuldmagt til at indgå aftaler på vegne af PostNord Strålfors A/S. PostNord Strålfors A/S er dog altid Kundens aftalepart. Med "PostNord Strålfors" og "Strålfors" me- nes i nærværende Særlige Betingelser samt i Prislisten og eventuelle andre aftalebilag vedrørende denne tjeneste PostNord Strålfors A/S.

Med Ydelsen eArchive refereres til, at Postnord Strålfors gør det mu- ligt for kunden at arkivere dokumenter og post, som er sendt via alle Postnord Strålfors’ og hertil knyttede services.

Tjenesterne stilles til rådighed i henhold til nærværende Særlige Be- tingelser og særskilt opgavespecifikation fra kunden ("Opgavespeci- fikation").

Såfremt intet andet er anført i nærværende Særlige Betingelser eller er aftalt separat med PostNord Strålfors, gælder de til enhver tid gæl- dende PostNord Strålfors' Generelle Betingelser ("PNSGB").

Definitioner

Aftale: Den aftale, som henviser til disse til enhver tid gældende Sær- lige Betingelser, Postnord Strålfors Generelle Betingelser (PNSGB) samt deri inkluderede bilag og øvrigt udbudsmateriale.

Arbejdsdag: Hverdage undtagen helligdag foruden sådanne dage, som er hele eller delvise fridage, der er sædvanlige i det land, hvor Ydelsen leveres.

Opgave Specifikation: Bilag til aftalen, som definerer Postnord Strål- fors’ opgaver samt præciserer kundens forpligtelser.

Produktionsdokumentation: Kundens materiale i fysisk eller elek- tronisk form, som udgør model og dokumentation for Ydelsens leve- ring.

PNSGB: De til enhver tid gældende Postnord Strålfors Generelle Be- tingelser, som henvises under punkt 6.

Brugergrænseflade: En internetbaseret grænseflade, hvor kunden kan administrere sine brugere og gemte dokumenter. Tilgængeli ge funktioner er nærmere beskrevet i detaljer i Opgave Specifikation.

1 Ydelsens omfang

Ydelsen består af den grundlæggende ydelse nedenfor. Det nærmere omfang af Ydelsens indhold fremgår af Opgave Specifikationen.

1.1 Grundlæggende ydelse

1.1.1 Præsentation af dokumenter

Postnord Strålfors leverer søgbare formater af de af kunden gemte dokumenter via en netgrænseflade. Postnord Strålfors forpligter sig til at gøre dokumenter tilgængelige for brugere af Ydelsen i det i Opgave Specifikation aftalte format og tidsperiode.

1.1.2 Lagring af dokumenter

Postnord Strålfors er ansvarlig for at sikre, at lagring af kundens do- kumenter, som er omfattet af Ydelsen, er i overensstemmelse med relevant lovgivning. Transaktionslogge opbevares i tredive (30) dage.

1.1.3 Kundesupport

Postnord Strålfors leverer en supportfunktion for Ydelsen, til hvilken kunden kan rapportere fejl. Gennem kundesupport bistår Postnord Strålfors også kunden i rimeligt omfang med svar på spørgsmål ved- rørende Ydelsen og spørgsmål vedrørende sendte og modtagne do- kumenter.

Postnord Strålfors´ kundesupport er, hv is intet andet er aftalt eller meddelt, bemandet i henhold til offentliggjorte åbningstider, publiceret i henhold til punkt 6.

Postnord Strålfors har altid ret til at fakturere for tid anvendt på sup- port som ovenfor, eller hvor Postnord Strålfors udfører en særskilt ak- tivitet eller handling på kundens anmodning som aftalt. I disse tilfælde

afregnes i forhold til den faktisk anvendte tid efter Postnord Xxxxxxxxx’ til enhver tid gældende prisliste, for så vidt der ikke er aftalt en fast pris.

1.1.4 Drift

Ydelsen er normalt i drift fireogtyve (24) timer i døgnet, syv (7) dage om ugen. I løbet af den tid skal det normalt være muligt for kunden at anvende Ydelsen efter betingelserne i denne aftale. Postnord Strål- fors garanterer ikke, at Ydelsen er uden fejl eller afbrydelse.

2 Postnord Strålfors’ forpligtelser

Postnord Strålfors skal levere Ydelsen, sådan som den nærmere er beskrevet i Opgave Specifikationen i overensstemmelse med disse Særlige Betingelser og PNSGB.

2.1 Tilslutning

Postnord Strålfors forpligter sig til at tilslutte kunden til Ydelsen efter de tekniske forudsætninger og krav, som fremgår af Opgave Specifi- kationen. Ydelsen vil blive idriftsat, når de tekniske forudsætninger er opfyldt, og når det efter aftale i Opgave Specifikationen er testet, at ingen væsentlige fejl resterer.

Hvis der, efter Postnord Strålfors’ vurdering, mangler oplysninger eller foranstaltninger fra kundens side, som er nødvendige for tilslutningen, har Postnord Strålfors ret til at afbryde arbejdet med tilslutningen, til de nødvendige foranstaltninger eller tiltag foreligger.

Postnord Strålfors har ret til særskilt fakturering af kunden for den til tilslutningen brugte tid eller til forsinkelse, som beror på kunden, for eksempel sene leverancer, eller ved anden aktivitet eller handling, som Postnord Strålfors udfører efter særskilt aftale med kunden. Fak- tureringen opgøres pr. time efter Postnord Strålfors’ til enhver tid gæl- dende prisliste.

Hvis kunden vil have lavet forandringer, som indebærer, at tilslutnin- gen helt eller delvist skal laves om, har Postnord Strålfors ret til sær- skilt fakturering efter timepris efter Postnord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste. Ændringen skal skriftligt aftales mellem parterne i Opgave Specifikationen.

2.2 Leveringstid

Postnord Strålfors skal sørge for, at Ydelsen er tilgængelig via inter- nettet senest på det i Opgave Specifikationen aftalte tidspunkt.

3 Kundens forpligtelser

Kunden skal udføre de forpligtelser, som fremgår af disse Særlige Betingelser, samt andre forpligtelser end heri anf ørt, som kan påhvile kunden, og som fremgår af for eksempel Opgave Specifikationen eller PNSGB.

3.1 Kundens udstyr: systemkrav

Kunden skal før idriftsætning af Ydelsen have defineret, installeret, testet og verificeret, at kommunikation via dataforbindelse og protokol opfylder de tekniske forudsætninger og krav, som er angivet i Opgave Specifikationen.

3.2 Kompetence

Kunden er ansvarlig for anvendelse af Ydelsens administrations- grænseflade. Anvendelsen sker ved brug af adgangskoder eller an- den aftalt login, som kunden tildeles af Postnord Strålfors.

Det er kundens ansvar at vedligeholde og iværksætte procedurer vedrørende administration af tildelte adgangskoder, som sikrer mod uautoriseret anvendelse af adgangskoder.

Kunden bærer ansvaret i forhold til Postnord Strålfors for al anven- delse af Ydelsen og dens grænseflade samt indholdet af de data, som sendes gennem udnyttelse af adgangskoden. Hvis kunden har mis- tanke om uautoriseret anvendelse af Ydelsen, skal kunden, via den udpegede kontaktperson i Postnord Strålfors’ kundeserviceafdeling, omgående spærre eller ændre adgangskoden. Hvis Postnord Strål- fors har mistanke om uautoriseret anvendelse af Ydelsen, har

Postnord Strålfors ligeledes ret til at lukke Ydelsen ned i overensstem- melse med afsnit 5.

3.3 Tilslutning

Ved produktionsidriftsætning gennemføres test af tilslutningen til Ydelsen. Kunden skal ved aftalt tid før produktionsidriftsætningen tilse, at de programmer og forbindelser, som tilslutningen kræver efter Opgave Specifikationen, er installeret og testet, samt at kundens per- sonale, der har de påkrævede kompetencer, er på plads og står til Postnord Strålfors’ rådighed.

Kunden kan først påbegynde brugen af Ydelsen, når en komplet, un- derskrevet aftale er modtaget hos Postnord Strålfors, og aftalte tests er udført og godkendt.

Hvis kunden ikke overholder sine forpligtelser efter planen for produk- tionsidriftsætning har Postnord Strålfors ret til fakturering for forbrugt tid opgjort pr. time efter Postnord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste.

3.4 Tilslutning til Postnord Strålfors

3.4.1 Ændringer i tilslutning

Kunden kan anmode om ændring af Opgave Specifikationen med hensyn til Ydelsen eller Tilvalg og i overensstemmelse med bestem- melserne i den relevante Opgave Specifikation. Postnord Strålfors debiterer kunden for ændringen efter Postnord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste. Ændringen skal aftales skriftligt mellem parterne gennem oprettelse af en ny Opgave Specifikation, hvis parterne eller ændringernes omfang kræver dette. Postnord Strålfors bekræfter æn- dringen ved, at ændringen faktisk sker og ved meddelelse til kunden.

Hvis kunden ønsker at ændre sin tilslutning til Ydelsen, skal Postnord Strålfors informeres herom tidsnok til, at Postnord Strålfors, hvis Post- nord Strålfors godtager ændring, har tid til at foretage nødvendige for- anstaltninger. Kunden skal derudover godtgøre Postnord Strålfors’ omkostninger herfor eller erlægge et gebyr og honorar efter Postnord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste.

Postnord Strålfors forbeholder sig retten til, efter at kunden er advise- ret herom, at ændre driftsmetoder, tekniske specifikationer, system, åbningstider, struktur m.v. Meddelelser om sådanne ændringer skal sendes til kunden inden for rimelig tid med hensyn til ændringens art.

3.5 Produktionsgrundlag

Kunden skal levere produktionsgrundlaget på den måde, som sær- skilt er aftalt i Opgave Specifikationen og i øvrig dokumentation, som Postnord Strålfors leverer. Kunden er endvidere ansvarlig for, at pro- duktionsgrundlaget er fuldstændigt og korrekt samt leveret til den af- talte tid.

Kunden bærer ansvaret og risikoen for, at produktionsgrundlaget når frem til Postnord Strålfors.

Hvis produktionsgrundlaget er så ufuldstændigt eller fejlagtigt, at Postnord Strålfors vurderer, at produktionen ikke er mulig, skal Post- nord Strålfors kontakte kunden for at give denne mulighed for at le- vere et komplet grundlag eller levere et nyt.

3.6 Opgave Specifikation

De opgaver, som omfattes af aftalen, fremgår af Opgave Specifikati- onen bilagt aftalen. Ønsker kunden at supplere med ny Opgave Spe- cifikation, mens aftalen løber, som indebærer ændringer, som efter Postnord Strålfors’ vurdering påvirker beregningen af aftalens pris og betingelser, skal justeringen heraf ske igennem skriftlig tillægsaftale.

3.7 Kontaktperson

Kunden skal udpege en ansvarlig, som skal fungere som kontaktper- son for Postnord Strålfors. Hvis kontaktpersonen skiftes ud med en anden, skal dette snarest meddeles Postnord Strålfors.

4 Driftsstop

Postnord Strålfors har ret til at lukke produktionssystemet ned i for- bindelse med service og opgraderinger, hvilket så vidt muligt skal ske på tidspunkter, som ikke påvirker anvendelsen af Ydelsen. Kunden skal så vidt muligt gives besked om planlagte driftsstop, forinden disse foretages.

Kunden er gjort bekendt med, at Ydelsen, fra tid til anden, kan gøres utilgængelig i anledning af planlagte og/eller uplanlagte driftsstop i

forbindelse med nødvendig service og vedligeholdelse af Ydelserne og/eller af Postnord Strålfors’ system.

Postnord Strålfors bærer ikke ansvaret for fejl eller forsinkelse under sådanne driftsstop.

For at undgå stop i produktionen skal Postnord Strålfors sikre, at der oprettes rutiner til sikkerhedskopiering.

I det omfang kundens brug af Ydelsen skulle forårsage tekniske eller andre ulemper for Postnord Strålfors eller andre kunder, forbeholder Postnord Strålfors sig retten til at begrænse anvendelsen, alternativt lukke Ydelsen med umiddelbar virkning.

5 Ansvar

I PNSGB findes gældende ansvarsbetingelser.

Ved fejl, mangel eller forsinkelse i forbindelse med Ydelsens udfø- relse er Postnord Strålfors’ ansvar begrænset til erstatning af det be- løb, som kunden iflg. prislisten har erlagt til Postnord Strålfors for Ydelsen i den faktureringsperiode, hvori kunden blev ramt af fejlen, manglen eller forsinkelsen.

Postnord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen træder i kraft, når Postnord Strålfors har modtaget Produktionsgrundlaget og meddelt godkendelse heraf til kunden. Postnord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen ophører, når dokumentationen er tilgængelig via internettet i det i Opgave Specifikation fastsatte format.

5.1 Ret til afhjælpning af fejl

Hvis opgaven ikke udføres i overensstemmelse med Opgave Speci- fikationen, og dette skyldes fejl i Ydelsen, som er forvoldt af Postnord Strålfors, har Postnord Strålfors ret til, efter at kunden har påpeget dette og efter eget valg, at afhjælpe fejlen.

Hvis Postnord Strålfors af en eller anden grund ikke retter en fejl, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen svarende til beta- lingen for de fejlbehæftede dokumenter. Hvis Postnord Strålfors af- hjælper en fejl, og dette fører til en forsinkelse af dokumentet, er be- stemmelserne i punktet om Forsinkelse nedenfor ikke gældende.

Har kunden anmeldt fejl, og det viser sig, at der ikke foreligger nogen fejl, som Postnord Strålfors bærer ansvaret for, forbeholder Postnord Strålfors sig ret til i visse tilfælde at beregne sig et gebyr efter Post- nord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste for udført ydelse.

5.2 Forsinkelse

I tilfælde af afvigelser fra aftalt afleveringstidspunkt (forsinket leve- ring), der kan henføres til Postnord Strålfors, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen, der svarer til betalingen for de forsin- kede dokumenter. Afslaget i prisen kan dog kun gøres gældende, hvor forsinkelsen kan skønnes at være til signifikant gene for kunden, og forudsat, at kunden ikke allerede har fået afslag i prisen i henhold til ovenstående afsnit 5.1.

6 Publicering af ydelsesrelaterede dokumen- ter inklusive Kundebetingelser

På nedenfor angivne hjemmesider publiceres det respektive lands til enhver tid gældende tekniske håndbøger og andre Ydelsesrelaterede dokumenter samt Kundebetingelser, dvs. enhver individuel Ydelses Særlige Betingelser og SGB. Ydelsesrelaterede dokumenter og kun- debetingelser, publiceret i henhold til nedenstående liste, er anvend- lige i det land, hvor Ydelsen leveres af Postnord Strålfors på det sprog, i hvilket aftalen er oprettet.

Danmark: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx Finland: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx Norge: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxx Sverige: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx