Standardkontraktsbestemmelser
Side 1 af 15
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med hen- blik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
herefter ”den dataansvarlige” (kunden) og
Scansystem ApS CVR 35228306
Xxxxxxx Xxxxxxxx 00X 0000 Xxxxxx Xxxxxxx
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
2. Præambel 3
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
5. Fortrolighed 4
6. Behandlingssikkerhed 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
14. Ikrafttræden og ophør 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 12
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 15
Side 2 af 15
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af scanningsproduktet Scan One behandler databehand- leren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
Side 3 af 15
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Side 4 af 15
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underda- tabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om even- tuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehand- lere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede under- databehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke be- handlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller
Side 5 af 15
medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis databehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver data- behandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdata- behandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
Side 6 af 15
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 9.1., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden in- debærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
Side 7 af 15
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en ana- lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- hed, Datatilsynet inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrø- rende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 TIMER efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag D angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at overføre og slette alle personoplysninger, der er blevet be- handlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, jf. den i bilag C.4. anførte sletterutine, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Side 8 af 15
2. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) for- mål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- ligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn
Stilling Telefonnummer E-mail Underskrift
Side 9 af 15
Side 10 af 15
På vegne af databehandleren
Navn Xxxxx Xxxx
Stilling Direktør
Telefonnummer 00 00 00 00
E-mail xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx
Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Hos den dataansvarlige:
Navn Stilling
Telefonnummer E-mail
eller
Navn Stilling
Telefonnummer E-mail
Hos databehandleren:
Navn Xxxxx Xxxx
Stilling Direktør
Telefonnummer 00 00 00 00
E-mail xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Levering af app, web-application og Windows-installation til scanning, genkendelse og gene- rering af bogføringsdata ud fra bogføringsbilag fra den dataansvarlige eller dennes kunder.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Scanning og generering af data til bogføring ud fra kreditor- eller finansbilag fra den dataan- svarlige eller dennes kunder. Behandlingen omfatter ikke behandling af persondata om den dataansvarlige.
Det anvendte produkt genererer ikke bogføringsdata i form af personoplysninger, så eventu- elle personoplysninger foreligger kun på billeder af indscannede bilag, hvorfor det ikke i syste- met er muligt at fremsøge oplysninger om bestemte personer.
Det er således vurderet, at risikoen for de registrerede ved behandlingen er meget lav.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Om den dataansvarlige behandles navneoplysninger, adresseoplysninger, kontaktoplysninger og betalingsoplysninger med henblik på administration af kundeforholdet. Endvidere behand- les navneoplysninger og kontaktoplysninger om brugere hos den dataansvarlige og dennes kunder med henblik på at kunne yde support.
De indscannede bilag kan endvidere indeholde personoplysninger i form af navne og kontakt- oplysninger på personer hos enten kunden eller den leverandør mv., som har udstedt bilaget til kunden. Der vil som udgangspunkt kun være tale om disse almindelige personoplysninger (omfattet af GDPR art. 6).
Det er den dataansvarlige/denne kundes ansvar at sikre, at bilag, der indscannes, ikke inde- holder følsomme personoplysninger (GDPR art. 9) eller oplysninger om strafbare forhold/lov- overtrædelser (GDPR art. 10). Bilag kan indeholde CPR-numre, hvor det er relevant for be- handlingen af bilaget, f.eks. ved lønbilag.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Personer der er eller har været ansat hos den dataansvarlige
• Personer der er eller har været ansat hos den dataansvarliges kunder
• Personer der er ansat hos eller tilknyttet en virksomhed, der står i forretningsforbin- delse med den dataansvarlige eller dennes kunder
• Brugere af appen (navn og e-mail adresse)
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og fortsætter så længe aftalen mellem parterne er gæl- dende, og evt. i en nærmere aftalt periode herefter.
Side 11 af 15
Side 12 af 15
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
Navn | Land | Beskrivelse af behandling |
Microsoft | Irland | Datacenter, billede/kontekstanalyse |
Uno Euro Danmark A/S | Danmark | Datacenter og e-mail |
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Når den dataansvarlige har givet forudgående generel godkendelse af databehandlerens an- tagelse af underdatabehandlere, jf. pkt. 7.3. i disse bestemmelser, har databehandleren pligt til forudgående at orientere om brugen af nye databehandlere – eller brugen af eksisterende databehandlere til andre formål – med et varsel på mindst 30 dage. Eventuel indsigelse mod brugen af den nye databehandler skal meddeles senest 15 dage efter orienteringen, og skal være sagligt begrundet.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Scanning og analyse af bogføringsbilag med henblik på at generere bogføringsdata til brug for den dataansvarlige eller dennes kunders bogføring. De genererede data indeholder ikke per- sonoplysninger. Databehandleren må ikke bruge oplysningerne til egne formål.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen kun indeholder en begrænset mængde per- sonoplysninger, og at disse normalt vil være almindelige, ikke-fortrolige personoplysninger. Dog kan der i forbindelse med lønbilag mv. forekomme CPR-numre, som er fortrolige oplys- ninger.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nød- vendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre føl- gende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Databehandleren sikrer de behandlede oplysningers fortrolighed, integritet og tilgængelig gen- nem politikker, processer og kontroller, der som minimum dækker følgende områder:
• Opbevaring af kunders data sker kun i professionelle datacentre - beliggende indenfor EU – som tilbyder et betryggende niveau af sikkerhed for fortrolighed og integritet af de lagrede oplysninger, herunder gennem firewalls, antivirus, anti-malware.
• Tilgængeligheden af de lagrede oplysninger sikres gennem de involverede datacen- tres backup- og restore-politikker og foranstaltninger.
• Der anvendes kun datacentre og øvrige leverandører, som tilbyder krypteret kommu- nikation mellem app’en, hvor data indsamles, og til datacentret og mellem leverandør og datacenter indbyrdes.
• Der lagres ingen kundeoplysninger lokalt hos databehandleren eller på mobile enhe- der som usb-sticks, memory cards, mobiltelefoner mv..
• Kun betroede medarbejdere hos databehandleren, som er underlagt tavshedspligt, har adgang til at tilgå kunders oplysninger med henblik på at kunne yde support og rette fejl.
• De betroede medarbejderes adgang er beskyttet af personlige passwords, der er un- derlagt krav mht. længde og kompleksitet og regelmæssig udskiftning.
• Medarbejderne er underlagt instrukser om, at hardware til arbejdsmæssig brug kun må anvendes hertil, og at det kun må indeholde godkendt software.
• Ved udvikling af software anvendes kunders data ikke til testformål.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2.
Såfremt databehandleren modtager henvendelser fra registrerede, der ønsker at gøre brug af deres rettigheder til indsigt mv. efter GDPR, kapitel III. Er databehandleren forpligtet til uden ugrundet ophold at videresende sådanne anmodninger til den dataansvarlige.
Det bemærkes, at databehandleren ikke kan bistå med at finde eller slette personoplysninger, der måtte fremgå af indscannede bilag, da systemet ikke registrerer disse personoplysninger.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Mens aftalen med kunden er bestående, gemmes alle oplysninger i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som bilagene vedrører.
Systemet understøtter, at kunden selv kan slette bilag, herunder bilag med personoplysninger. Når kunden selv sletter et bilag, gemmer systemet en kopi i 1 måned - således at fejlagtigt slettede bilag kan genskabes - hvorefter bilaget slettes endeligt.
Ved aftalens ophør opbevares oplysninger 3 måneder efter aftalens ophør, med henblik på at kunden kan downloade sine bilag og data, hvorefter de slettes endeligt.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Behandlingen – herunder opbevaring af oplysninger i datacentre - må som udgangspunkt kun foregå på adresser indenfor EU/EØS, med mindre der gives samtykke til behandling udenfor EU.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Der må ikke overføres personoplysninger til tredjelande uden den dataansvarliges samtykke, med mindre en sådan overførsel klart er forudsat ved godkendelse af de benyttede underda- tabehandlere, der er opregnet i bilag B.
Side 13 af 15
Det er under alle omstændigheder databehandleren, der er ansvarlig for at sikre, at der fore- ligger det fornødne overførselsgrundlag i overensstemmelse med GDPR, kapitel V, og data- behandleren skal dokumentere grundlaget efter anmodning fra den dataansvarlige. Som ud- gangspunkt EU standardkontraktklausuler blive anvendt, hvis leverandøren ikke er omfattet af et anden overførselsgrundlag som f.eks. EU-US Privacy Shield.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige er berettiget til at foretage en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personop- lysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med be- handlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesfor- ordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Planlagte tilsyn kan højst gennemføres én gang årligt.
Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databe- handleren, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, f.eks. i forbindelse med konstaterede databrud.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsa- geligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
I det omfang underdatabehandlere – herunder datacentre – tilbyder revisionserklæringer til deres kunder, er databehandleren – efter anmodning fra den dataansvarlige – forpligtet til at rekvirere og videresende sådanne erklæringer til den dataansvarlige.
Den dataansvarlige kan endvidere – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren, i det omfang databehandlerens aftale med underdatabehandleren tillader dette. Dette kan blive aktuelt, hvis den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens inspektion hos underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker I overensstem- melse med databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarliges eventuelle deltagelse I en inspektion hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion af underdatabehandlerens lokaliteter er den dataansvarlige uvedkommende – uan- set om den dataansvarlige har initieret og deltaget i en sådan inspektion. Den dataansvarlige bærer egne udgifter ved inspektionen og eventuelle deltagende rådgivere/revisorer.
Side 14 af 15
Side 15 af 15
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
Ingen p.t.