Københavns Kommune

Bilag L.1 - Databehandleraftale - Informationssikkerhedspolitik Bilag L.2 - Databehandleraftale - Informationssikkerhedsregulativ Bilag L.3 - Uddybende IT-sikkerhedsregler

Bilag M - Tavshedspligtserklæring

Bilag N - Samtykkeerklæring til anvendelse af SMS og/eller e-mail (skabelon) Bilag O - Oplysningsskema om underleverandører

Bilag P - Erklæring om erhvervsansvarsforsikring

Bilag Q - Erklæring om henvisning til andre virksomheders ressourcer

Bilag R - Erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte ubetinget hæftelse Bilag S – Udbudsbetingelser

Bilag T - Rettelsesblade, supplerende oplysninger samt spørgsmål/svar fra udbudsproces Bilag U – Udbudsbekendtgørelse

Bilag V - Kontraktudkast

Parterne

Københavns Kommune

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Xxxxxxxxxxxxxxx 00

1592 København V Danmark

CVR-nummer: [nummer] slå op og indsæt (herefter benævnt ”Ordregiver”)

[Indsæt leverandørnavn] [Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer og by] [Indsæt land]

CVR-nummer: [nummer]

(herefter benævnt ”Leverandøren”)

(og tilsammen benævnt ”Parterne” og hver for sig ”Part”)

har indgået denne følgende Kontrakt om [Indsæt], med dertilhørende bilag vedrørende køb af [Indsæt]

1 Baggrund og formål

Formålet med Kontrakten er at sikre Ordregiver behov for løbende og til rette tid at få kørekort (B) til ledige borgere i Jobcenter København, jf. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (Lovbekendtgørelse nr. 701 af 22. maj 2022).

Kontrakten skal endvidere sikre Ordregiver rettidig og mangelfri levering af de Ydelser, der er omfattet af Kontrakten med henblik på at opfylde Ordregivers egne behov eller Ordregivers forpligtelser i forhold til borgerne.

Kontrakten er indgået efter forudgående udbud [EU-udbud nr.] i overensstemmelse med afsnit III i lovbekendtgørelse nr. 10 af 6. januar 2023. (udbudsloven) med henblik på at sikre Ordregivers behov for løbende og til rette tid at få købt kørekort (B) til ledige borgere i Jobcenter København, omfattet af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats i Københavns Kommune, jf. bilag B.

1.1 Definitioner

Aftaleperiode Den periode, i hvilken Kontrakten løber, dvs. Kontraktens varighed fra ikrafttræden til ophør.

Aktivitetstime Det antal timer, der fremgår af en Ordre, hvor borgeren skal møde frem og deltage i beskæftigelsesrettede aktiviteter i henhold til Ordren. Se bilag E for nærmere definitioner aktivitetstimer og varianter af aktivitetstimer.

Arbejdsdage Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.

Arbejdsklausul Den i Kontrakten pkt. 3.2 og bilag K anførte klausul.

Bestilling Ordregivers anmodning om indgåelsen af en Ordre via Ordrestyringssystemet, som afventer accept af Leverandøren. Ved Leverandørens accept af Bestilling via Ordrestyringssystem dannes der en Ordre.

Xxxx Xxxxxx til søndag alle årets dage.

Kontrakten Nærværende dokument med tilhørende bilag som anført under bilagsfortegnelsen og eventuelle senere allonger.

LAB Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger m.v.

Leverance De ydelser, som er omfattet af en given Ordre og Kontrakten i øvrigt. Leverandør Den juridiske enhed, som Ordregiver har indgået Kontrakten med.

Leverandørrapport Rapporter, som bestilles af Jobcenter Københavns vedr. borgers progression i forløbet. Leverandørrapporter bestilles og indleveres via det af Ordregiver anviste Ordrestyringssystem.

Offentlig Regulering Love, bekendtgørelser, cirkulærer og bindende EU-retsakter. Opfyldelsestidspunkt Det/de i Ordren fastsatte tidspunkt(er) og/eller tidsrum (start- og slutdato)

for Leverandørens præstation/udførelse af Leverancen og Kontrakten i øvrigt.

Det vil sige perioden hvor en borger er i forløb og tiden indtil at en endelig leverandørrapport er modtaget af Ordregiver.

Opfyldelsessted Det/de i Ordren fastsatte sted(er) for levering af Leverancen. I Kontrakten anvendes også definitionen ”Leveringsadresse” eller ”Leveringssted”, som synonym.

Ordre En via Ordrestyringssystemet af Leverandøren accepteret Bestilling (= Ordre). Det vil sige, at der ved en Ordre forstås en konkret aftale om levering af en bestemt mængde ydelser omfattet af Kontrakten, der indgås mellem Ordregiver og Leverandøren, jf. pkt. 2.7 og bilag E til Kontrakten

Ordregiver Alle enheder under Jobcenter København, og som i overensstemmelse med Kontrakten er bemyndiget til at afgive Bestillinger og indgå Ordrer, samt den enhed i Københavns Kommunes (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen), som har afholdt udbudsforretningen og indgået Kontrakten med Leverandøren.

Ordrestyringssystem Det IT-system, som Ordregiver stiller til rådighed for Leverandøren og som understøtter udførelsen af Kontrakten. Se også bilag E.

Parterne Leverandøren og Ordregiver (hver for sig benævnt "Part"). Tilbudsgiver En Part der afgiver tilbud på indeværende Kontrakt

Ydelse(r) Alle ydelser, som Leverandøren skal levere til opfyldelse og overholdelse af Kontrakten med bilag, herunder i de konkrete Ordrer. Ydelserne omfatter navnlig kørekort (B) til ledige borgere i Jobcenter København, efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB).

1.2 Sprog og møntfod

Dokumenter, som knytter sig til det i Kontrakten regulerede samarbejde, affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til møntfod, mål og vægt er danske.

Alle priser er i danske kroner (DKK) eksklusive moms. I priserne er inkluderet de på tidspunktet for Kontraktens underskrift gældende afgifter, bortset fra moms.

Al mundtlig og skriftlig kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiver skal foregå på dansk, medmindre andet forinden aftales mellem Parterne.

2 Kontraktens genstand

2.1 Aftale grundlag

2.1.1 Generelt

Det samlede aftalegrundlag udgøres af Kontrakten med tilhørende bilag, som er anført under bilagsfortegnelsen og i eventuelle senere allonger. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem disse dokumenter, skal de fortolkes under anvendelse af følgende prioriteret rækkefølge:

1. Kontrakten

2. Rettelsesblade, supplerende oplysninger samt spørgsmål/svar fra udbudsproces (bilag T).

3. Udbudsbekendtgørelse (bilag U)

4. Udbudsbetingelser (bilag S)

5. Udbudsmateriale

6. Leverandørens tilbud (bilag D.1)

Kontrakten indeholder de vilkår, der skal gælde i retsforholdet mellem Parterne. Kontrakten fastsætter udtømmende de vilkår, som Parterne er blevet enige om. Der kan således ikke støttes ret på forhold, der fremgår af dokumenter, der er blevet udarbejdet forud for Kontraktens indgåelse, hvis sådanne dokumenter ikke genfindes i Kontrakten.

I tilfælde af indbyrdes uoverensstemmelse mellem Kontrakten (inklusive bilag) og en Ordre, har Kontrakten forrang over Ordren, medmindre det i forbindelse med den enkelte Ordre skriftligt er aftalt, at der er tilsigtet en fravigelse fra Kontrakten.

Hvor det i Kontrakten er anført, at Leverandøren eller Ordregiver skal give meddelelse, godkendelse, anmodning, påkrav eller tilsvarende til anden Part eller i øvrigt reagere over for anden Part, skal sådanne meddelelser, godkendelser, anmodninger, reaktioner og påkrav være skriftlige.

Overskrifterne til bestemmelserne i Kontrakten er alene indsat af praktiske grunde. Ved fortolkning af Kontrakten skal der ses bort fra disse overskrifter.

Ordregiver afgør selv, hvorvidt Ordregiver vil gøre brug af de rettigheder, som er tillagt Ordregiver i medfør af Kontrakten. Afkald på rettigheder i en situation medfører ikke fortabelse af rettigheder i en anden situation.

2.1.2 Eksklusivitet og omfang

Leverandøren tillægges ved Kontrakten en ikke-eksklusiv ret til at præstere de af Kontrakten omfattede Ydelser til Ordregiver. Ordregiver har fri ret til at anskaffe lignende Ydelser hos tredjemand via Enkeltkøb, ikke-udbudspligtige aftaler og ved afholdelse af udbud. Det er dog Ordregivers forventning, at Kontrakten vil blive benyttet, ligesom Parterne efter nærmere aftale vil træffe fælles foranstaltninger med henblik på praktisk implementering af Kontrakten i Ordregivers organisation.

Kontrakten mellem Parterne er en rammeaftale, som har til formål at fastsætte vilkårene for de Ordrer, der bliver indgået i Aftaleperioden, hvorfor Ordregiver ikke har nogen forpligtelse til at aftage en bestemt mængde Ydelser under Kontraktens samlede løbetid.

2.2 Kontraktperioden

2.2.1 Kontraktperiode og opsigelse

Kontrakten træder i kraft den 1. december 2023 og kontrakten løber indtil den 30. november 2027, hvor den ophører uden yderligere varsel.

Kontrakten kan af begge Parter opsiges til udgangen af en måned med et skriftligt varsel på 8 uger. Uanset Kontraktperiodens ophør er både Leverandøren og Ordregiver fortsat forpligtet til at opfylde Ordrer, som er indgået i kontraktperioden.

I tilfælde af, at Ordregivers organisation nedlægges, eller at opgaven, som begrunder Kontrakten, overgår til en anden organisation i forbindelse med en omlægning af den offentlige struktur, eller ændringer i Offentlig Regulering medfører væsentlige ændringer i Ordregivers behov, er Ordregiveren berettiget til at opsige Kontrakten med et forudgående varsel på én måned til udløbet af en måned.

Parterne kan ikke gøre krav om erstatning eller anden form for kompensation gældende som følge af opsigelse efter dette pkt. 2.2.1

Uanset eventuelt udløb eller opsigelse af Kontrakten er både Leverandøren og Ordregiver fortsat forpligtet til at opfylde Ordrer, der er indgået før Kontraktperiodens udløb eller opsigelse, på Kontraktens vilkår, medmindre andet aftales skriftligt.

Indgåede Ordrer kan af Ordregiver til enhver tid opsiges uden varsel. Herudover har Ordregiver adgang til at opsige Ordrer i det omfang, der i Kontrakten inklusive bilag er fastsat bestemmelse herom.

2.3 Leverandørens Ydelser

2.3.1 Generelt

Leverandøren skal i kontraktperioden præstere de tilbudte Ydelser, i overensstemmelse med Kravspecifikationen (bilag A) og Leverandørens tilbud (bilag D.1) samt krav i øvrige bilag.

Løsningsbeskrivelsen i Leverandørens tilbud (bilag D.1) kan ikke medføre, at ufravigelige krav i Kontrakten ikke opfyldes.

Samtlige Leverancer skal præsteres/udføres på og i overensstemmelse med Kontraktens vilkår, medmindre Parterne har aftalt en ændring til Kontrakten, jf. pkt. 7.1.1.

Leverandøren skal uden særskilt vederlag foretage enhver foranstaltning og præstere enhver tillægsydelse, som måtte være nødvendige for, at Leverancer kan gennemføres i fuld overensstemmelse med Kontrakten.

Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at opfyldelsen af Kontrakten sker under overholdelse af den til enhver tid gældende Offentlige Regulering, herunder gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, og skal straks underrette Ordregiver om enhver overtrædelse heraf.

Det personale, der anvendes af Leverandøren til at opfylde Kontrakten, skal være fagligt velkvalificeret, kunne samarbejde med Ordregiver og i øvrigt leve op til Kontraktens vilkår. Se også pkt. 4.8 i Kontrakten og bilag E og bilag G.

2.3.2 Instruktion og vejledninger

Leverandøren skal, i det omfang det fremgår af kravspecifikationen (bilag A) eller Leverandørens tilbud (bilag D.1), og/eller på anmodning fra Ordregiver vederlagsfrit yde Ordregiver instruktion og vejledning.

Leverandøren er til enhver tid underlagt Ordregivers instruktioner ved ophold på Ordregivers områder.

2.3.3 Dokumentation

Leverandøren forpligter sig til at fremsende dokumentation til Ordregiver vedrørende opfyldelsen af Ordrer, herunder men ikke begrænset til, som led i tilsynet med Leverandørens opfyldelse af Ordrer og Kontrakten i øvrigt.

Materialet skal leveres digitalt og skal være Ordregiver i hænde senest fem Arbejdsdage efter, at Ordregiver har sendt Leverandøren påkrav herom. Fristen kan dog efter aftale forlænges med op til 10 Arbejdsdage.

Ordregiver har ret, men ikke pligt, til at kommentere Leverandørens dokumentation. Det forhold, at Ordregiver kommenterer eller undlader at kommentere fremsendt dokumentation, ændrer ikke ved Leverandørens ansvar i henhold til Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, og det reducerer eller afskærer ej heller Ordregivers muligheder for at gøre misligholdelse gældende.

Hvis den modtagne dokumentation viser mangler eller anden misligholdelse generelt eller i forhold til opfyldelse af en Ordre, kan dette have konsekvenser som nærmere fastsat i Kontraktens bestemmelser om misligholdelse mv.

Såfremt Ordregiver finder anledning til at antage, at Leverandøren misligholder Kontrakten eller én eller flere underliggende Ordrer, skal Leverandøren, efter påkrav fra Ordregiver, fremsende en fyldestgørende redegørelse om forholdet til Ordregiver. Redegørelsen skal være Ordregiver i hænde senest 10 Arbejdsdage efter Ordregivers påkrav er afsendt. Fristen kan efter aftale forlænges.

2.4 Miljøkrav

2.4.1 Generelt

Leverandøren garanterer i overensstemmelse med bilag K, at Leverandøren i hele Aftaleperioden opfylder de for Kontrakten gældende miljøkrav samt den til enhver tid for Leverandøren gældende miljølovgivning i forbindelse med udførelsen af Kontrakten.

Ordregiverens (respektive Ordregivers) mulighed for at kræve dokumentation for Leverandørens overholdelse af miljøkrav samt muligheden for at ophæve Kontrakten mv., hvis kravene ikke overholdes, fremgår af bilag K.

Leverandøren er forpligtet til på eget initiativ at informere Ordregiver, hvis der er udfordringer i forbindelse med at leve op til miljøkravene.

2.4.2 Reduktion af miljøbelastning

Leverandøren skal samarbejde med Ordregiver om reducering af miljøbelastning ved opfyldelse af Kontrakten. Ordregiver kan forlange at se dokumentation for arbejdet

2.5 Arbejdsmiljø

Leverandøren skal i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten overholde den for Leverandøren gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Herudover skal det bl.a. sikres, at der er udarbejdet arbejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, hvis den for Leverandøren gældende lovgivning påbyder Leverandøren dette.

Alle Ydelser skal som minimum være udformet og kunne anvendes i overensstemmelse med den for Leverandøren og Ordregiver gældende arbejdsmiljølovgivning. Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den for Leverandøren gældende lovgivning vil arbejde aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed ved opfyldelse af Kontrakten.

Hvis Leverandøren får påbud fra Arbejdstilsynet eller tilsvarende national myndighed i Aftaleperioden, skal Leverandøren straks skriftligt meddele dette til Ordregiveren.

2.6 Bestilling

Ordregiver afgiver Bestillinger i henhold til den i bilag E afgivne procedure.

2.7 Ordrebekræftelse og afbestilling

Leverandøren skal efter at have modtaget en Bestilling via Ordrestyringssystemet og desuden altid på Ordregivers anmodning uden ugrundet ophold fremsende en ordrebekræftelse til Ordregiver via (ordre)bekræftelse af Bestilling via Ordrestyringssystemet. Såfremt ordrebekræftelsen afviger fra Ordregivers opgavebeskrivelse i Ordren, gælder Ordregivers angivelser, medmindre Ordregiver efter modtagelsen af ordrebekræftelsen skriftligt har bekræftet, at Ordren skal leveres på ordrebekræftelsens (Leverandørens) vilkår.

Afgivelse af Bestilling og Leverandørens ordrebekræftelse skal ske i henhold til den i bilag E angivne procedure.

Ordregiver kan afbestille en Ordre helt eller delvist indtil 1 dag før den aftalte Ordres Opfyldelsestidspunkts påbegyndelse. Afbestilling sker uden beregning for Ordregiver, jf. bilag C.

2.8 Opfyldelsestidspunkt

Leverandøren skal præstere Leverancen på Opfyldelsestidspunktet i Ordren.

Leverandøren skal efterkomme Ordregivers ønske om Opfyldelsestidspunktet for Leverancen. Ordrens Leverance behøver dog ikke at blive påbegyndt på startdatoen i Ordrens Opfyldelsestidspunkt. Hele Ordren, der skal forstås som det bestilte antal aktivitetstimer m.v., skal dog senest være leveret ved slutdatoen i Ordrens Opfyldelsestidspunkt og i overensstemmelse med Kontrakten i øvrigt.

2.8.1 Vedrørende lukkedage ifm. af en eller flere Ordrers Opfyldelsestidspunkt(er)

Ordregiver holder årligt et vist antal lukkedage på almindelige hverdage (fx mellem jul og nytår, samt indeklemte fredage i foråret, ligesom 1. maj er en fridag hos Ordregiver).

Leverandøren skal dog præstere Ydelserne i Kontrakten på alle årets hverdage, således at den samlede Ordre altid kan opnås leveret inden for en Ordres Opfyldelsestidspunkt.

Leverandøren kan anmode Ordregiver om at holde lukket på en hverdag, hvis en eller flere af lukkedagene ikke medfører eller risikerer at medføre at ovenstående krav ikke kan overholdes jf. bilag E. Hvis Leverandøren ønsker at holde én eller flere lukkedage skal Leverandøren anmode om tilladelse hos Ordregivers kontaktperson senest 3 måneder før den / de ønskede lukkedag(-e). Ordregiver har ret til at afvise anmodningen.

2.9 Opfyldelsesstedet

Leverandøren skal præstere Leverancen på Opfyldelsesstedet og Opfyldelsestidspunktet. Se særlige vilkår om krav til beliggenhed af den eller de anvendte adresse(r), jf. bilag F.

Opfyldelsesstedet for Leverancen er den eller de adresse(r), som Ordregiver angiver i Ordren og som er angivet i Leverandørens tilbud, jf. bilag D.1. Opfyldelsesstedet skal leve op til kravsspecifikationen jf. bilag A.

2.10 Rettigheder

Leverandøren overdrager til Ordregiver en vederlagsfri, tidsubegrænset, uigenkaldelig og ikke-eksklusiv brugsret til alle tilknyttede ydelser og rettigheder, som er nødvendige for Ordregivers fulde nytte af Leverancen.

Ydelser og dokumentation, som er udarbejdet til Ordregiver i henhold til eller til brug for opfyldelse af Kontrakten, tilhører Ordregiver og skal udleveres af Leverandøren på forlangende.

Leverandøren har alene brugsret til de ydelser og den dokumentation, som er udleveret af Ordregiver til brug for Kontraktens opfyldelse, og skal tilbagelevere dem vederlagsfrit til Ordregiver på forlangende.

Leverandøren garanterer, at Ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, og er pligtig til om muligt at bringe krænkelser til ophør, således at Ordregiver kan drage nytte af Ydelserne.

Leverandøren skal herudover holde Ordregiver skadesløs for alle tab og omkostninger, som måtte hidrøre fra, at tredjemand påberåber sig en krænkelse af dennes rettigheder.

Rejser tredjemand krav mod Ordregiver med påstand om krænkelse af dennes rettigheder, skal Ordregiver straks skriftligt meddele Leverandøren dette.

Forpligtelserne i henhold til dette pkt. 2.10 er også gældende efter Aftaleperioden uanset ophørsgrunden.

Leverandøren forpligtes til at underskrive Ordregivers aftale om databehandling og IT-sikkerhed, jf. xxxxx L, og tavshedspligtserklæring, jf. bilag M.

3 Leverandørens samfundsansvar

3.1 Generelt

Ved opfyldelsen af Kontrakten indestår Leverandøren for Leverandørens og dennes eventuelle underleverandørers overholdelse og efterlevelse af Københavns Kommunes til enhver tid gældende vilkår om leverandørens samfundsansvar. De aktuelle vilkår fremgår af bilag I og dette pkt. 3. I bilag K er arbejdsklausulen vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder også defineret.

Hvis disse vilkår ændres i Aftaleperioden og ændringerne samlet set medfører dokumenterbare meromkostninger for Leverandøren i forhold til vilkårene ved Kontraktens indgåelse, er Leverandøren berettiget til dækning af sine dokumenterede meromkostninger herved, dog kun hvis disse meromkostninger er af en uvæsentlig karakter og i overensstemmelse med udbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 10 af 6. januar 2023 bestemmelser om ændring af kontrakter.

Manglende overholdelse af vilkår om Leverandørens samfundsansvar er sanktioneret både i Kontrakten og i bilag K.

3.2 Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder

Leverandøren skal på baggrund af bilag K og dette pkt. 3.2 sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.

Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.

4 Samarbejde

4.1 Kontaktpersoner

Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner til at forestå kontakten vedrørende Kontrakten: Ordregivers kontaktperson (Contract Manager):

[navn]

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Telefonnummer: [telefonnummer]

E-mail: [xxxx@xxx.xx.xx]

Leverandørens kontaktperson:

[stillingsbetegnelse] [navn] Telefonnummer: [telefonnummer] E-mail: [e-mail]

Parterne skal skriftligt underrette hinanden 14 Arbejdsdage forud for en eventuel udskiftning af kontaktpersoner.

Kontaktpersonerne kan, hvor der ikke er angivet andet i Kontrakten, eller hvor der ikke er givet anden skriftlig meddelelse fra en Part, bindende disponere på vegne af den respektive Part.

Særligt fastsatte krav og forventninger til samarbejdet, fremgår af bilag E, F, G og H.

4.2 Leverandørens ydelser

4.2.1 Generelt

I det omfang, at Leverandøren har baseret sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelse af konkrete dele af Ydelserne under Kontrakten, skal de konkrete dele af Ydelserne udføres af den enhed, som Leverandøren baserer sig på. Særlige vilkår for udførelse af samarbejdet kan fremgå af bilag Q.

De pågældende enheder hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for opfyldelsen af Kontrakten og tilhørende Ordrer.

4.3 Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører til opfyldelsen af Kontrakten.

Underleverandører skal være fra et EU/EØS- land, da det er en betingelse i Ordregivers databehandleraftale (bilag L).

Leverandørens underleverandører på tidspunktet for Kontraktens underskrift fremgår af bilag O.

Leverandøren er alene berettiget til at anvende andre underleverandører end de i bilag O anførte, herunder udskifte underleverandører, hvis Ordregiver forinden skriftligt har godkendt dette.

Hvis Leverandøren benytter en underleverandør til opfyldelse af Kontraktens forpligtelser, og denne ikke er angivet i bilag O eller er accepteret ved senere aftale med Ordregiver (og ikke kun forestår åbenbart bagatelagtige underleverancer), ifalder Leverandøren en bod på DKK 10.000.

Til brug for godkendelsen af en underleverandør fremlægger Leverandøren den dokumentation, som Ordregiver efter et sagligt skøn måtte finde relevant, hvilket blandt andet kan være en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, registreringsbevis fra det centrale virksomhedsregister (CVR) eller fra registret for udenlandske tjenesteydere (RUT).

Tilsvarende er underleverandører også kun berettiget til at anvende underleverandører, hvis Ordregiver forinden skriftligt har godkendt dette og så fremdeles.

Ordregiver kan ikke afslå godkendelse af en underleverandør uden saglig begrundelse. Manglende mulighed for effektiv kontrol af overholdelse af Arbejdsklausulen, jf. pkt.3.2, udgør en saglig begrundelse for afslag på godkendelse af en underleverandør.

Brug af underleverandører indebærer ikke begrænsninger i Leverandørens ansvar over for Ordregiver, og underleverandører skal overholde Kontraktens vilkår.

Ordregiver kan forlange, at Leverandøren og dennes underleverandører ophører med at anvende en underleverandør, der ikke fremgår af bilag O eller ikke efterfølgende er godkendt af Ordregiveren.

4.4 Konsortium

Er Leverandøren et konsortium bestående af flere ansvarlige juridiske personer, kan Ordregiver med bindende virkning for konsortiet indgå aftaler med den identificerede fælles befuldmægtigede.

Et af konsortiets medlemmer skal have fuld prokura over for Ordregiver, og den i pkt. 4.1 anførte kontaktperson er på vegne af samtlige medlemmer i konsortiet ansvarlig for kontakten til Ordregiver.

De i konsortiet deltagende juridiske personer hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for opfyldelsen af Kontrakten og tilhørende Ordrer.

Konsortiets deltagende juridiske personer og fælles befuldmægtigede fremgår af erklæringen herom i bilag R.

Ordregiveren kan kræve, at konsortiet efter tildeling af Kontrakten antager en bestemt retlig form, i det omfang, at en sådan ændring er nødvendig for at sikre en tilfredsstillende opfyldelse af Kontrakten.

4.5 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser

4.5.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke uden Ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til tredjemand. Eksempelvis kan det omhandle en Leverandørs ønske om at overdrage rettigheder og forpligtelser til nyt CVR-nr.

Såfremt Ordregiver har givet samtykke til, at Leverandøren overdrager sine rettigheder, afskærer dette ikke Ordregiver fra at foretage modregning, jf. pkt. 5.4 eller fra at tilbageholde vederlag, jf. pkt. 6.3.1 over for den, som Leverandøren har overdraget sine rettigheder til.

Leverandøren kan heller ikke – ud over det i pkt. 4.3 og bilag O anførte – overdrage sine forpligtelser efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til tredjemand uden Ordregiverens skriftlige samtykke. Ved

tredjemand forstås også andre virksomheder, som Leverandøren eller underleverandører har ejeranparter i.

Ved Leverandørens anmodning om overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til tredjemand gives Ordregivers (evt.) skriftlige samtykke via indgåelse af en aftale om overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten.

Tredjemand skal ifm. aftalen som minimum kunne dokumentere, at de lever op til evt. udbudsbetingelsers egnethedskriterier, men Ordregiver kan fastsætte yderligere krav til Leverandør og tredjemand ifm. en overdragelse, herunder i en ny kontrakt med tredjemand. Som udgangspunkt sker en overdragelse af rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten på gældende vilkår og betingelser i Leverandørens Kontrakt.

Anmodning om Ordregivers skriftlige samtykke til en evt. overdragelse skal senest ske 3 måneder før det af Leverandøren og tredjemand ønskede overdragelsestidspunkt.

Såfremt Leverandøren er et konsortium, jf. pkt. 4.4 gælder ovennævnte for hvert enkelt medlem af konsortiet.

4.5.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Ordregiveren kan overdrage sine rettigheder og/eller forpligtelser efter Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, til en anden offentlig institution, eller en juridisk person, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige direkte eller indirekte drives for offentlige midler

4.6 Kontrol og tilsyn

Ordregiver og/eller tredjemand, som Ordregiver har bemyndiget dertil, er i Aftaleperioden berettiget til at føre løbende kontrol med Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse af Kontraktens vilkår. Bemyndiger Ordregiver tredjemand til at føre løbende kontrol, skal Leverandøren med et rimeligt varsel oplyses derom.

Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand har blandt andet ret til at foretage både anmeldte og uanmeldte kontrolbesøg hos Leverandøren og dennes underleverandører.

Leverandøren skal yde Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand praktisk bistand og imødekommenhed i forbindelse med kontrol. Leverandøren er herudover forpligtet til – uden særskilt vederlag – at give adgang til oplysninger, dokumentation og andet, som Ordregiver og/eller den af Ordregiver bemyndigede tredjemand ønsker til gennemførelse af en sådan kontrol, jf. bilag H.

Leverandøren skal løbende give Ordregiver oplysninger om alle relevante forhold om overholdelse af gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, som Leverandøren bliver bekendt med, herunder skal Leverandøren oplyse Ordregiver, hvis Leverandøren bliver bekendt med, at Leverandøren ikke har overholdt sådanne forskrifter.

Leverandørens ansvar i henhold til Kontrakten ændres ikke ved, at Ordregiver og/eller tredjemand, som Ordregiver har bemyndiget dertil, fører eller undlader at føre kontrol.

4.7 Habilitet

Leverandøren garanterer, at alle medarbejdere, herunder medarbejdere ansat hos underleverandører, er habile i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten. De til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan således ikke påtage sig opgaver for andre kunder, hvis der herved opstår interessekonflikter, som kan drage tvivl om deres uvildighed over for Ordregiver.

Leverandøren skal uden ugrundet ophold gøre Ordregiver opmærksom på ethvert forhold, som kan rejse tvivl om de til Kontrakten tilknyttede medarbejderes habilitet.

4.8 Medarbejdere og udskiftning af Leverandørens medarbejdere

4.8.1 Krav til medarbejdere

Leverandørens medarbejdere samt eventuelle underleverandører, der deltager til Kontraktens gennemførelse, skal alle være fagligt velkvalificeret. Det vil sige være i besiddelse af de fornødne kompetencer og kvalifikationer, herunder relevant og nødvendig uddannelse, viden og erfaring, i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Kontraktens gennemførelse.

Leverandøren er forpligtet til i hele Aftaleperioden at opretholde den til udførelse af opgaven relevante og fornødne kapacitet og viden, herunder i form af tilstrækkelige og kvalificerede medarbejdere.

Se yderligere krav i bilag E.

4.8.2 Leverandørens anmodning om udskiftning af medarbejdere

Leverandøren kan udskifte medarbejdere allokeret til opgaven, fx pga. ophør af ansættelsesforholdet hos Leverandøren som følge af opsigelse af ansættelsesforholdet eller sygdom.

Den udskiftede medarbejder skal i alle tilfælde erstattes af en person med mindst tilsvarende kvalifikationer. Leverandøren skal på forlangende over for Ordregiver dokumentere begrundelsen for udskiftningen, samt dokumentere den nye medarbejders kvalifikationer mindst er svarende til den udskiftede medarbejder.

Udskiftning af de til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan ikke medføre højere priser end de på tidspunktet for udskiftningen gældende priser i henhold til pkt. 5.1. Se også bilag E for krav til Leverandørens medarbejdere.

4.8.3 Ordregivers forlangende om udskiftning af medarbejdere

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning udskifte en medarbejder, ifald Ordregivers anmodning er sagligt og rimeligt begrundet. Det vil sige, hvis Ordregiver sagligt kan begrunde, at der er samarbejdsvanskeligheder med en medarbejder fra Leverandøren, skal Leverandøren sørge for, at denne medarbejder fjernes fra den pågældende samarbejdsflade. Ordregiver skal ligeledes justere i kontaktfladen til Leverandøren, hvis Leverandørens anmodning om dette er sagligt og rimeligt begrundet.

Den udskiftede medarbejder skal i alle tilfælde erstattes af en person med mindst tilsvarende kvalifikationer. Leverandøren skal på forlangende over for Ordregiver dokumentere, at den nye medarbejders kvalifikationer mindst er svarende til den udskiftede medarbejder.

Udskiftning af de til Kontrakten tilknyttede medarbejdere kan ikke medføre højere priser end de på tidspunktet for udskiftningen gældende priser i henhold til pkt. 5.1.

4.9 Fortrolighed

Leverandøren og Ordregiver, herunder deres medarbejdere, er forpligtet til at iagttage tavshed med hensyn til enhver oplysning, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten, og som ikke er alment kendte eller alment tilgængelige. Denne forpligtelse består også efter Aftaleperioden, uanset ophørsgrunden.

Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Leverandørens medarbejdere kender og overholder de forpligtelser, der følger af dette pkt. 4.9

Fortrolighedsforpligtelsen viger i det omfang dette følger af Offentlig Regulering, herunder de for Ordregiver gældende regler om aktindsigt.

Leverandøren og Ordregiver er berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af deres interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til Kontrakten.

Ordregiver kan efter en konkret vurdering videregive informationer til andre relevante myndigheder, såfremt videregivelsen vurderes at være af betydning for myndighedernes virksomhed, ligesom Ordregiver kan videregive oplysninger til politiet, hvis der er mistanke om et begået strafbart forhold.

Leverandøren må ikke uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke udtale sig offentligt om opfyldelsen af Kontrakten. Ordregiver kan dog ikke nægte samtykke uden saglig begrundelse.

Leverandøren er til gengæld berettiget til at henvise til opfyldelsen af Kontrakten i referencelister uden Ordregivers godkendelse.

Der henvises i øvrigt til Ordregivers tavshedspligtserklæring vedlagt som bilag M.

5 Økonomi

5.1 Vederlag

Der er aftalt priser mellem Parterne jf. bilag C. Priserne er eksklusive moms.

Vederlaget er angivet i danske kroner og inkluderer alle, ved Kontraktens indgåelse, gældende afgifter eksklusive moms.

Leverandørens vederlag inkluderer alle nødvendige omkostninger, herunder alle interne ydelser, transportomkostninger, administration, forsikringer mv. Der henledes en særlig opmærksomhed på betingelserne i bilag L, (databehandleraftale), hvor der er anført, at Leverandøren én gang årligt skal

indlevere en revisionserklæring. Alle udgifter forbundet med indhentningen af revisionserklæringen afholdes af leverandøren

Leverandøren er således ikke berettiget til yderligere vederlag, ud over hvad der er fastlagt i denne Kontrakt.

5.2 Regulering af vederlag

De i bilag C fastsatte priser er faste og gældende i hele Aftaleperioden, medmindre en aftalt ændring af Kontrakten, jf. pkt. 7.1 medfører en forøgelse eller formindskelse af Leverandørens vederlag.

De i bilag D tilbudte priser kan reguleres på baggrund af den årlige procentvise ændring i Danmarks Statistiks producentprisindeks for tjenester nr. 78 Arbejdsformidling (xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx0x/XxxxxxXxxXxx/Xxxxxx.xxx?XxxxxxxxxxXXXX0000&XXxxxxxxxx0).

Betingelserne for regulering af vederlag er beskrevet i bilag C.

5.3 Fakturering og betalingsbetingelser

Ved fakturering skal Leverandøren efterleve kravene i bilag C.

Leverer Leverandøren ikke en eller flere elektroniske fakturaer via Ordrestyringssystemet i overensstemmelse med kravene i bilag C og dette pkt. 5.3, kan Ordregiver udskyde betalingen af den eller de pågældende fakturaer under forudsætning af, at Ordregiver har oplyst de nødvendige oplysninger for efterlevelse af kravene i bilag C. Ordregiver underretter i så fald Leverandøren om, at fakturaerne ikke kan betales og baggrunden herfor.

Har Ordregiver oplyst de nødvendige oplysninger for efterlevelse af kravene i bilag C, så kan Leverandøren ikke kræve morarente for manglende betaling og/eller gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er til enhver tid berettiget til at lade sin revisor gennemgå fakturagrundlaget. Leverandøren skal stille enhver tilgængelig information til rådighed for en sådan gennemgang.

Kravene til den elektroniske faktura, jf. bilag C, kan i rimelig udstrækning ændres af Ordregiver, herunder fx krav til dataformat og indhold. Ændrer Ordregiver kravene til den elektroniske faktura, skal Leverandøren varsles senest 30 Arbejdsdage før ændringens ikrafttræden.

Betaling forfalder 30 Dage efter Leverandørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura, jf. dette pkt. 5.3, medmindre Leverandøren og Ordregiver har aftalt anden forfaldsdag eller Ordregiver har ret til at tilbageholde vederlaget.

Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den efterfølgende hverdag.

5.4 Modregning

Hvis Ordregiver mener, at der på grundlag af Kontrakten skal ske fradrag i betalingerne, eller hvis Ordregiver har modkrav mod Leverandøren, er Ordregiver berettiget til at modregne sådanne beløb i

Leverandørens vederlag. Ved en modregning, der foretages uberettiget, skal Ordregiver ved senere betaling af det uberettiget tilbageholdte beløb svare morarente.

Leverandøren er ikke berettiget til at undlade at opfylde efterfølgende Ordrer på grund af uenighed om betalingen.

5.5 Forsikring

Leverandøren er forpligtet til fra Kontraktens ikrafttræden og indtil levering af den sidste Leverance at tegne og holde følgende forsikringer i kraft:

- Alle lovpligtige forsikringer, herunder lovpligtig arbejdsskadeforsikring

- Erhvervsansvarsforsikring omfattende de Ydelser, der fremgår af Kontrakten, og som dækker skade på person og/eller ting i forbindelse med opfyldelsen af Kontrakten.

Dækning under Leverandørens erhvervsansvarsforsikring skal pr. forsikringssår udgøre mindst DKK 10 mio. for personskade og mindst DKK 1.000.000 for tingskade. Dækningen skal til enhver tid opretholdes uanset skete skader.

Leverandøren er forpligtet til at genetablere den fulde forsikringssum, såfremt der inden for et forsikringsår sker udbetaling af erstatning med mere end 50% af den maksimale forsikringssum, som Leverandørens erhvervsansvarsforsikring har forpligtet sig til at yde forsikringsdækning med på den pågældende forsikring.

Leverandøren skal sikre sig, at dennes erhvervsansvarsforsikring dækker i tilfælde af Ydelser hidrørende fra eventuelle tredjemand/underleverandører, jf. pkt. 4.3 og bilag O, subsidiært sikre, at de pågældende underleverandører har tegnet erhvervsansvarsforsikring, der lever op til ovenstående krav og opretholder de krævede forsikringer.

Leverandøren skal på Ordregivers anmodning dokumentere forsikringernes eksistens, omfang og at præmierne er betalt uden ugrundet ophold. Leverandøren skal ved forsikringens fornyelse på eget initiativ levere et forsikringscertifikat til Ordregiver for de krævede forsikringer.

Leverandøren skal straks underrette Ordregiver, hvis forsikringsselskabet opsiger en forsikring.

Forsikringerne medfører ikke begrænsninger i Leverandørens ansvar, der alene begrænses i overensstemmelse med pkt. 5.6.3.

5.6 Erstatningsansvar

5.6.1 Leverandørens erstatningsansvar

Leverandøren er, medmindre andet fremgår af Kontrakten, erstatningsansvarlig over for Ordregiver efter dansk rets almindelige regler.

For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, at Ordregiver dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet.

Leverandøren skal straks skriftligt meddele Ordregiver om enhver skade eller mangel, som Leverandøren (eller dennes eventuelle underleverandører) er ansvarlig for og som er kommet til dennes kundskab.

Leverandøren har det fulde ansvar for gener og skader, som Leverandørens Ydelser måtte påføre tredjemand eller tredjemands ejendom, og Leverandøren skal holde Ordregiver skadesløs, dersom denne over for tredjemand ifalder erstatningsansvar som følge heraf.

Hvis tredjemand rejser krav mod Ordregiver på grund af forhold, som Leverandøren er ansvarlig eller hæfter for, kan Ordregiver inden for gældende processuelle rammer kræve, at Leverandøren overtager førelsen af og de tilknyttede omkostninger til den pågældende sag, ligesom Leverandøren har ret hertil.

5.6.2 Ordregivers erstatningsansvar

Ordregiver er, medmindre andet fremgår af Kontrakten, erstatningsansvarlig over for Leverandøren efter dansk rets almindelige regler. Erstatningsansvaret gælder dog ikke for indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance.

5.6.3 Ansvarsbegrænsning

Leverandørens samlede erstatningsansvar under Kontrakten er hvert år ved tingsskade begrænset til det største beløb af enten DKK 1 mio. eller fem gange den i Kontrakten estimerede omsætning i det pågældende år. Ordregivers erstatningsansvar kan samlet ikke overstige dette beløb.

Der er ingen ansvarsbegrænsning ved personskade.

6 Misligholdelsesbestemmelser

6.1 Forsinkelse og/eller mangelfuld levering

6.1.1 Generelt

Hvor ikke andet følger af bestemmelserne i nærværende Kontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en Parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag.

6.1.2 Leverandørens forsinkelse

Overskrider Leverandøren en aftalt frist, foreligger der forsinkelse. Såfremt Leverandøren må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Leverandøren straks underrette Ordregiver om baggrunden for den forventede forsinkelse, samt om den forventede tidsmæssige forsinkelse.

Når forsinkelse indtræder, eller forsinkelse må påregnes, påhviler det Leverandøren straks at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelse eller, såfremt dette ikke er muligt at begrænse forsinkelsen.

Såfremt Leverandørens arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Ordregiver, er Leverandøren forpligtiget til straks at advisere Ordregiver herom. Adviseres Ordregiver ikke straks, fortaber Leverandøren retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold, gældende.

6.1.3 Ordregivers forsinkelse

Såfremt Ordregiver misligholder sine betalingsforpligtelser, jf. pkt. 5.3 er Leverandøren for den forsinkede del af Ordregivers betaling berettiget til at kræve betaling af renter fra forfaldsdagen efter rentelovens almindelige bestemmelser. Leverandøren kan hæve den relevante Ordre (eller Kontrakten i sin helhed) i overensstemmelse med pkt. 6.5.4 og 6.5.5.

Ordregiver kan dog ikke drages til ansvar for eller pålægges betaling af renter fra forfaldsdagen efter rentelovens almindelige bestemmelser for forsinket betaling og/eller fremsendelse af fakturagrundlag, som kan dokumenteres skyldes manglende data og/eller fejl/nedbrud i Ordregivers IT-systemer, herunder Ordrestyringssystem eller IT-systemer fra eksterne IT-leverandører. Det er alene op til Ordregiver at vurdere om Ordregiver ønsker at yde acontobetaling til Leverandøren ved længerevarende mangel på levering af data og/eller fejl/nedbrud.

6.2 Mangler

6.2.1 Generelt

Der foreligger en mangel i følgende ikke-udtømmende tilfælde, hvis:

a) Ydelser ikke svarer til Kontrakten og Ordren, herunder i forhold til art, specifikationer og kvalitet,

b) Ydelser ikke er egnet til Ordregivers særlige formål, i det omfang dette forud for Kontraktens indgåelse er oplyst til Leverandøren,

c) Ydelser ikke lever op til god skik inden for den pågældende branche,

d) Ydelser i øvrigt ikke svarer til, hvad Ordregiver med føje kunne forvente,

e) Leverandøren ikke overholder dokumentationskrav efter pkt. 2.3.3,

f) Ordregivers tilsyn konstaterer fejl i Ordrer eller andre forhold i forbindelse med tilsyn jf. bilag H.

Afgørelsen af, om der foreligger en mangel, træffes ud fra Ordrens beskaffenhed fx ved Ordregivers tilsyn eller ved gennemgang af Leverandørens leverandørrapport m.v., jf. kravene hertil i bilag A.

Viser der sig en mangel efter leveringstidspunktet, som skyldes Leverandørens forsømmelse, foreligger der altid en mangel.

Ordregiver skal for at kunne påberåbe sig en mangel reklamere over for Leverandøren inden for rimelig tid efter, at Ordregiver opdagede manglen.

Leverandøren skal af egen drift straks skriftligt meddele Ordregiver om enhver mangel ved Ordren, som Leverandøren måtte blive bekendt med, jf. også pkt. 5.6.1.

6.3 Mangelbeføjelser

6.3.1 Afhjælpning

Såfremt der konstateres mangler ved en Ydelse, er Ordregiver berettiget til at kræve disse afhjulpet. Leverandøren skal uden omkostning og ulempe for Ordregiver opfylde krav om afhjælpning inden for rimelig tid efter Ordregivers reklamation, medmindre Ordregiver og Leverandøren har aftalt et senere tidspunkt. Afhjælpning kan bestå i omlevering.

Ordregiver kan tilbageholde Leverandørens vederlag, jf. pkt. 5.4, indtil den krævede afhjælpning er sket. Ved tilbagehold af vederlag, der foretages uberettiget, skal Ordregiver svare morarente af det uberettiget tilbageholdte beløb.

Afhjælpning af mangler medfører ikke begrænsninger for Ordregiver til at kræve erstatning efter pkt. 5.6.1, såfremt Ordregiver på trods af afhjælpningen stadig lider et dokumenteret tab.

Ordregiver kan ophæve Kontrakten, såfremt der forekommer væsentlige mangler, som ikke udbedres af Leverandøren inden for en af Ordregiver fastsat passende frist. Tilsvarende kan Ordregiver ophæve en Ordre, såfremt Leverandørens Ydelser under den pågældende Ordre er behæftet med væsentlige mangler.

6.3.2 Forholdsmæssigt afslag

Hvor afhjælpning af en mangel er umulig eller vil påføre Leverandøren uforholdsmæssige omkostninger, samt hvor Leverandøren ikke har afhjulpet manglen, jf. pkt. 6.3.1, kan Ordregiver kræve et forholdsmæssigt afslag i Leverandørens vederlag efter dansk rets almindelige regler, eller foretage dækningskøb.

6.4 Bod

I tilfælde af forsinkelse og/eller mangelfuld levering, jf. pkt. 6.1.1 og 6.1.2, svarer Leverandøren en bod til Ordregiver med et beløb svarende til 10% af værdien af den forsinkede eller mangelfulde del af Leverancen pr. Arbejdsdag. Dagsboden udgør dog altid minimum DKK 3.000 pr. Arbejdsdag.

Hvis forsinkelsen med en del af Leverancen betyder, at Ordregiver er afskåret fra med rimelighed at kunne benytte den leverede del af Leverancen, svares bod af Leverancens samlede værdi.

Tilsvarende gælder, at hvor Leverandøren ikke foretager afhjælpning inden for den i pkt. 6.3.1. fastsatte frist, så svarer Leverandørens dagbod (opgjort pr. Arbejdsdag) til Ordregiver med et beløb svarende til 10 % af værdien af den mangelbehæftede del af Leverancen.

Hvis manglen betyder, at Ordregiver er afskåret fra med rimelighed at kunne benytte den leverede del af Leverancen, svares bod af Leverancens samlede værdi.

Fakturerer Leverandøren ikke i overensstemmelse med kravene til fakturering som angivet i bilag C, svarer Leverandøren bod. Boden svarer til 50% af værdien af det fejlfakturerede beløb eller DKK 10.000 pr. Arbejdsdag, hvis der ikke kan opgøres et beløb.

Såfremt Leverandøren kan godtgøre, at fejlen var undskyldelig, kan boden frafalde.

Tredje gang Leverandøren ikke fakturer i overensstemmelse med kravene til fakturering som angivet i bilag C, kan Leverandøren sættes under selvbetalt skærpet kontrol.

Ved misligholdelse af en eller flere af de i bilag K og L anførte forpligtelser skal Leverandøren betale bod i overensstemmelse med bilag K og L. Boden beregnes for perioden fra det pågældende forhold er konstateret og indtil det er bragt til ophør.

Påløbet bod betales ugevis efter skriftligt krav fra Ordregiver. Ordregiver er berettiget til at fortage modregning for bodens størrelse i Leverandørens vederlag i overensstemmelse med pkt. 5.4.

Betaling af bod fritager ikke Leverandøren for pligten til at opfylde Kontrakten.

6.5 Ophævelse

6.5.1 Generelt

Leverandøren anerkender Ordregivers væsentlige interesse i, at en eventuel ophævelse af Kontrakten skal være til mindst mulig gene for Ordregiver og øvrige interessenter, herunder borgerne, og Leverandøren vil derfor loyalt bestræbe sig på at minimere sådanne gener.

Leverandøren skal i forbindelse med Kontraktens ophævelse medvirke positivt til at sikre en gnidningsfri overgang af Kontrakten til enten Ordregiver eller den tredjemand, som er anvist af Ordregiver.

Leverandøren skal medvirke til at fremskaffe alt relevant dokumentationsmateriale, herunder tegninger, beskrivelser, statistikker mv., når eller hvis Ordregiver fx skal genudbyde Kontrakten som følge af ophævelse. Såfremt Leverandøren ikke medvirker til at fremskaffe sådant relevant dokumentationsmateriale, er Ordregiver berettiget til at tilvejebringe det nødvendige materiale på anden vis og gøre heraf følgende betalingskrav gældende mod Leverandøren, herunder ved modregning, jf. 5.4.

Ordregiver er berettiget til at begrænse ophævelse til alene at angå den del af Ordren og Kontrakten, som er misligholdt.

6.5.2 Ophævelse af Ordre

Ordregiver har i tilfælde af forsinkelse, jf. pkt. 6.1, ret til at ophæve den pågældende Ordre helt eller delvist.

Hvis Leverandøren ikke efterlever krav om afhjælpning inden for rimelig tid, jf. pkt. 6.3.1, og Ordregiver ikke accepterer flere forsøg på afhjælpning, har Ordregiver ret til at ophæve Ordre helt eller delvist.

Ordregiver er også berettiget til at ophæve Ordre, hvis Leverandørens Ydelser krænker tredjemands rettigheder, jf. pkt. 2.10.

Eventuel ophævelse af Ordre sker med virkning for fremtiden.

6.5.3 Ophævelse af Kontrakten

Ordregiver kan ophæve Kontrakten helt eller delvist, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Kontrakten fra Leverandørens side, hvilket blandt andet omfatter følgende ikke-kumulative tilfælde:

a) Xxxxxxxx og væsentlig misligholdelse af de i Kontrakten fastsatte forpligtelser, herunder forsinkelse og manglende afhjælpning,

b) Misligholdelse af de i Kontrakten fastsatte forpligtelser/krav jf. bilag til Kontrakten,

c) Leverandøren har givet urigtige eller vildledende oplysninger, som har haft betydning for Ordregiverens beslutning om at indgå Kontrakten,

d) Manglende overholdelse af gældende Offentlig Regulering, såfremt der er afsagt endelig dom herom mod Leverandøren, Leverandøren erkender overtrædelsen, eller Leverandøren ikke senest 20 Arbejdsdage efter at have modtaget skriftlig meddelelse herom fra Ordregiveren dokumenterer, at den gældende Offentlige Regulering er overholdt,

e) Væsentlig overtrædelse af Arbejdsklausulen, jf. pkt. 3.2 samt forpligtelserne i bilag K,

f) Leverandørens ophør med den virksomhed, som Kontrakten vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare,

g) Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder også enkelte Ordrer, jf. pkt. 2.10,

h) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører benytter en underleverandør til opfyldelse af Kontrakten, som ikke fremgår af bilag O eller forinden er godkendt af Ordregiveren, og ikke standser med anvendelsen af en sådan underleverandør på Ordregiverens forlangende,

i) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører har begået handlinger, der har ført til domfældelse for overtrædelse af gældende skattelovgivning indenfor det område, hvor virksomheden udøver sit erhverv,

j) Hvis Leverandøren eller dennes underleverandører har vedtaget bødeforlæg eller er endelig domfældt for overtrædelse af gældende hvidvasklovgivning indenfor det område, hvor virksomheden udøver sit erhverv, medmindre Leverandøren eller dennes underleverandører har gennemført self cleaning, eller

k) Andre forhold, som ikke selvstændigt udgør væsentlig misligholdelse, men som ved deres antal eller karakter med føje væsentligt svækker Ordregiverens tillid til Leverandøren.

Ordregiver kan ophæve Kontrakten ved Leverandørens konkurs med de begrænsninger, der følger af konkursloven.

Ordregiver kan straks ophæve Kontrakten, såfremt Leverandøren tages under rekonstruktionsbehandling, eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde Kontrakten.

Hvis Leverandøren er et kapitalselskab, kan Ordregiver ophæve Kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende national myndighed. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis Leverandøren inden 10 Arbejdsdage fra fremkomsten af et påkrav fra Ordregiver dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede.

Eventuel ophævelse af Kontrakten sker med virkning for fremtiden.

6.5.4 Leverandørens ophævelse af Ordrer

Leverandøren er berettiget til at ophæve Ordren helt eller delvist, såfremt Ordregiver væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til den konkrete Ordre, herunder hvis Ordregiver ikke senest 20 dage efter modtagelsen af skriftligt påkrav om manglende betaling efter forfaldsdagen, jf. pkt. 5.3 har betalt det skyldige beløb til Leverandøren eller deponeret beløbet.

Påkravet fra Leverandøren skal for at være gyldigt og kunne medføre ophævelse af Ordren indeholde en beskrivelse af den nærmere måde, som Ordregiver har misligholdt sin betalingsforpligtelse samt en angivelse af, at Leverandøren helt eller delvist vil ophæve Ordren, hvis Ordregiver ikke senest 20 Dage efter modtagelsen af påkravet har betalt eller deponeret det skyldige beløb.

6.5.5 Leverandørens ophævelse af Kontrakten

Leverandøren er berettiget til at ophæve Kontrakten, hvis Ordregiver væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til Kontrakten, herunder gentagne gange (det vil sige mere end én gang) ikke betaler skyldige beløb rettidigt, og ikke tager skridt til at udbedring.

Eventuel ophævelse af Kontrakten sker med virkning for fremtiden.

7 Afsluttende bestemmelser

7.1 Ændringer af Kontrakten

7.1.1 Ændringsprocedure

Ordregiver kan anmode om, at der under iagttagelse af de udbudsretlige regler, foretages ændringer af ikke-grundlæggende elementer i Kontrakten.

Ordregiver forbeholder sig ret til, under iagttagelse af de udbudsretlige regler og praksis, at anmode om ændringer i Kontrakten uden, at Ordregiver er forpligtet til at indlede ny udbudsprocedure, såfremt følgende fremtidige betingelser indfinder sig:

• Ændringer i Offentlig Regulering, som objektivt betyder at Leverandørens Ydelse eller Ordregivers krav til Ydelsen (indhold og ramme for en forløbstype) ændres grundlæggende og/eller nødvendiggør en anmodning om ny forløbstype for at imødekomme formålet med den ændrede Offentlige Regulering

• Ændringer i (del)-målgruppernes sammensætning beskrevet i bilag B (andelen af en (del)- målgruppe stiger eller falder med +/- 10 %), som betyder at Leverandørens Ydelse eller Ordregivers krav til Ydelsen (indhold og ramme for en forløbstype) ændres grundlæggende og/eller nødvendiggør en anmodning om ny forløbstype for at imødekomme den ændrede sammensætning

• Ved væsentlige ændrede budgetforudsætninger dvs. ved ændringer på ≥ 20 % af det samlede indsatsbudget pr. borger i et givent budgetår pr. LAB målgruppe kan Ordregiver anmode Leverandøren om en reduktion af en eller flere af Leverandørens priser med op til maksimalt 10 % pr. gang

• Ændringer af forløbstyper efter ønsker fra Leverandøren eller Ordregiver. Pris kan ikke øges i denne sammenhæng

En anmodning om ændringer i Kontrakten skal indeholde følgende:

a) Årsag til anmodning om ændring

b) Angivelse af ønsket ændring og konsekvenser for Kontraktens vilkår

c) Ønsket tidspunkt for ændringens ikrafttræden

Leverandøren skal senest 20 Arbejdsdage efter at have modtaget en anmodning om ændringer i Kontrakten fremsende et løsningsforslag med angivelse af ændringsanmodningens konsekvenser for aftalegrundlaget, herunder blandt andet Opfyldelsestidspunktet samt forøgelse eller formindskelse af leverandørens vederlag.

Såfremt Ordregiver kan godkende Leverandørens løsningsforslag, skal Ordregiver udarbejde en skriftlig allonge til Kontrakten.

Alle aftalte ændringer til Kontrakten skal for at være gyldige i forhold til Kontraktens vilkår udarbejdes i form af skriftlige allonger til Kontrakten. Allongerne skal dateres og underskrives særskilt.

7.2 Pålagt ophør

Pålægges Ordregiver af en domstol, kompetent offentlig myndighed eller en af Voldgiftsinstituttet nedsat voldgiftsret at bringe Kontrakten helt eller delvist til ophør, er Ordregiver berettiget hertil med rimeligt varsel.

Tilsvarende kan Ordregiver med øjeblikkelig virkning opsige Kontrakten og indgåede Ordrer i det tilfælde, at Klagenævnet for Udbud eller en domstol påbyder Ordregiver at annullere beslutninger truffet af Ordregiver i forbindelse med udbuddets gennemførelse. Det samme gælder, hvis Kontrakten eller en Ordre erklæres for ”uden virkning”.

I tilfælde af ovenstående har Leverandøren alene krav på en erstatning svarende til negativ kontraktinteresse og rimeligt vederlag for sin ophørsbistand. Derudover har Leverandøren intet krav mod Ordregiver.

7.3 Ændringer i Offentlig Regulering

Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at opfyldelsen af Kontrakten sker under overholdelse af den til enhver tid gældende Offentlige Regulering.

Såfremt der sker ændringer i Offentlig Regulering, der medfører, at Kontrakten skal ændres, skal Leverandøren acceptere disse ændringer.

Såfremt der sker ændringer i Offentlig Regulering, herunder ændringer i de offentlige budgetter, der medfører, at Kontrakten eller dele heraf må opsiges, kan Ordregiver gøre dette med 1 måneds varsel.

7.4 Ordregivers ret til at bringe Kontrakten til ophør

Ordregiver har ret til at bringe Kontrakten til ophør, såfremt:

a) Kontrakten har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure.

b) Leverandøren var på tidspunktet for tildeling af Kontrakten omfattet at udelukkelsesgrunde i udbudsloven §§ 135-137, hvorefter Leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren.

c) Kontrakten ikke skulle have været tildelt Leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktiverne, der er fastslået af EU-domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmøde.

d) Ordregivers tildelingsbeslutning er annulleret ved endelig afgørelse eller dom. I dette tilfælde er Ordregiver forpligtet til at bringe Kontrakten til ophør med et passende varsel.

Ordregivers ophør af Kontrakten under dette pkt. 7.4 har virkning straks i det øjeblik, at Ordregiver har gjort ophøret gældende, jf. dog litra d.

7.5 Leverandørens konkurs

I tilfælde af Leverandørens konkurs skal Leverandørens konkursbo på Ordregivers forlangende uden ugrundet ophold tage stilling til, om konkursboet vil indtræde i Kontrakten og/eller indgåede Ordrer.

Ordregiver har, med respekt for konkurslovens regler, ret til at bringe Kontrakten og/eller underliggende Ordrer til ophør, såfremt Leverandørens konkursbo ikke uden ugrundet ophold tager stilling til, om konkursboet vil indtræde.

7.6 Force majeure

Leverandøren og Ordregiver er ansvarsfri, når deres korrekte opfyldelse af Kontrakten, herunder de enkelte Ordrer, er umulig som følge af force majeure.

Force majeure foreligger, når opfyldelse er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som den forhindrede Part ikke kan afbøde eller burde have forudset, så som krig, naturkatastrofer, pandemi, brand, strejker eller lockouts.

Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den forhindrede Part uden ugrundet ophold har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part.

Den forhindrede Part skal herudover inden syv Dage efter den opståede hændelse give den anden part en mere detaljeret redegørelse om konsekvenserne af force majeure hændelsen, herunder hvordan force majeure hændelsen forventes at påvirke Leverancen samt forslag til afhjælpningsforanstaltninger.

Leverandøren og Ordregiver afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure.

Såfremt en force majeure hændelse umuliggør opfyldelse af væsentlige dele af Kontrakten i 30 på hinanden følgende Dage, er den Part, som ikke er forhindret af force majeure hændelsen, berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvist med 30 Dages skriftligt varsel, uden at det kan medføre krav mellem Parterne.

7.7 Tvister

Alle tvistigheder om og i forbindelse med Kontrakten, herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af Kontrakten, skal så vidt muligt løses i mindelighed.

Opstår en tvist, kan en Part med et skriftligt varsel på mindst fem Arbejdsdage forlange, at den anden Part mindst tre gange fremmøder med mindst én bemyndiget person til et forhandlingsmøde.

7.8 Lovvalg og værneting

Kan uoverensstemmelser ikke afgøres mellem Parterne, afgøres disse ved de almindelige domstole. Værneting er Ordregiverens hjemting.

Retsforholdet i henhold til Kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret.

7.9 Køretøjer

7.9.1 Tomgang og Euronorm

Alle Leverandørens chauffører skal gøres bekendt med, og overholde, Københavns Kommunes tomgangsregulativ, der foreskriver, at motoren i et holdende motordrevet køretøj ikke må være i gang

længere end højst nødvendigt og højst 1 minut. Læs mere om reglerne i kommunens folder her: xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxx.

Alle køretøjer som leverer Ydelser i henhold til Kontrakten, skal som minimum være Euronorm 6.

7.10 GDPR

Leverandøren er desuden forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder bl.a. kravene om logning, sletning og destruktion af data, og til i sine interne procedurer at sikre fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Leverandøren er i den sammenhæng forpligtet til at underskrive databehandleraftale, jf. Bilag L, hvis Ordregiver stiller krav herom.

8 Underskrifter

Kontrakten underskrives i 2 originale eksemplarer af nedenstående personer, som med deres underskrifter bekræfter at være tegningsberettigede. Hver Part modtager et eksemplar.

[By], den [dd.mm.åååå] [By], den [dd.mm.åååå]

For Ordregiver For Leverandøren

[Stillingsbetegnelse] [Stillingsbetegnelse]

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

[Indsæt navn] [Indsæt navn]

Bilag A

Kravspecifikation for

kørekort (B)

til ledige borgere i Jobcenter København

1 Indledning

1.1 Udbuddets genstand

Indeværende udbud omhandler uddannelse af ledige borgere til at få kørekort (B) jf. lov om en aktiv beskæftigelsesindsats1 (LAB) § 91 – Øvrig vejledning og opkvalificering.

Et køb af et kørekort (B) (en ”Ordre”) under rammeaftalen (herefter ”Kontrakten”), der indgås ved indeværende udbud omhandler uddannelse af en borger til at tage kørekort kategori B – Almindelig personbil jf. bekendtgørelse om kørekort (BEK nr. 1843 af 22/09/2021) og borgerens aflæggelse af statslige prøver som led heri.

En Ordre afgives af Københavns Kommune, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (også benævnt BIF), Jobcenter København (herefter Ordregiver).

1.2 Formålet med udbuddets genstand

Uddannelsen af ledige borgere til at erhverve et kørekort (B) skal være med til at realisere Beskæftigelses- og Integrationsudvalgtes vision:

• ”Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen skal med omsorg, inddragelse, tillid og høj faglighed skabe gode brugeroplevelser og hjælpe ledige københavnere i ordinære job og uddannelse for at sikre et værdigt forsørgelsesgrundlag, samt sikre integration af borgere med etnisk minoritetsbaggrund og andre minoriteter i det danske samfund og være en stærk samarbejdspartner for virksomhederne2”.

Uddannelsen i kørekort tager udgangspunkt i bekendtgørelse af LAB nr. 701 af 22. maj 2022 med senere ændringer samt tilhørende bekendtgørelser og vejledninger, der har til formål, at ledige borgere opnår selvforsørgelse ved at kommer i arbejde eller uddannelse hurtigst muligt.

1.3 Pejlemærker i visionen ift. kørekort (B)

Uddannelse i kørekort (B) understøtter følgende pejlemærker i visionen:

• Understøttelse af erhvervslivet: BIF skal have fokus på at understøtte erhvervslivet med rekruttering af arbejdskraft. Det kan også handle om tiltrækning og rekruttering af international arbejdskraft til København, iværksætteri og samarbejde i Øresundsregionen m.v.

• Opkvalificering og uddannelse: BIF skal have fokus på opkvalificering og uddannelse som en vej til beskæftigelse. Ledige kan få de kompetencer, som er efterspurgte på arbejdsmarkedet, og dermed skabes et match mellem virksomhedernes behov og de ledige kompetencer

1 Bekendtgørelse af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (xxxxxxxxxxxxxxx.xx)

2 Ny vision, pejlemærker og særlige fokusområder møde 4 | Københavns Kommunes hjemmeside (xx.xx)

1.4 Organiseringen af indsatsen for ledige borgere i Københavns Kommune

Ordregiver er den overordnede myndighed og ansvarlig for varetagelse af beskæftigelsesindsatsen jf. bl.a. LAB.

1.5 Om Kontrakten

En Kontrakt tildelt via indeværende udbud giver en ikke-eksklusiv ret til at levere ydelser i medfør af Kontrakten.

Det betyder bl.a., at Ordregiver kan foretage anskaffelser af lignende ydelser omfattet af udbuddet hos tredjemand, fx via Enkeltkøb, mindre særindsatsaftaler under udbudsgrænsen og forsøg samt nye udbud. Det er alene Ordregiver, der træffer afgørelse om hvilke køb, der foretages. Alle enheder hos Ordregiver kan foretage køb af kørekort (B) på denne Kontrakt.

2 Generelle krav for kørekort (B)

2.1 Generelle krav

I det følgende beskrives Ordregivers krav, der tager deres udgangspunkt i LAB. Alle aktiviteter i en borgers forløb skal til enhver tid opfylde lovgivningens krav.

De følgende krav er gældende generelt for kørekort (B). Kravene (skal) er:

• Et forløb skal altid kunne godkendes som et tilbud til en ledig borger efter LAB

• Et forløb skal altid tilrettelægges sådan, at der tages hensyn til den enkelte borgers behov, ønsker, forudsætninger m.v.

• En borgers samlede forløb skal omfatte mindst en aktivitet ugentligt i de to første uger af én Ordre med konfrontation og mindst en aktivitet i en Ordres sidste uge med konfrontation, således at borger opfylder lovkrav om ret og pligt efter LAB

• Konfrontationstimer i et forløb (dvs. køreundervisningen) skal leveres i følgende områder/Kommuner: Albertslund, Ballerup, Brøndby, Dragør, Egedal, Frederiksberg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Herlev, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, København, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Rødovre, Tårnby, Vallensbæk

• Leverandøren skal løbende samarbejde med Ordregiver om den enkelte borger og borgerens tilbud,

herunder om Leverandørens levering af dagkursus for kørekort (B) og ift. Leverandørens evt. aftenkurser

2.2 Specifikke krav

De følgende krav er specifikke for kørekort (B). Kravene (skal) er:

• Et forløb skal opfylde kravene i bekendtgørelse nr. 1843 af 22/09/2021 om kørekort mht. kørekort (B)3, herunder omfatte mindst 29 lektioner i teorilokale (teoretiske emner) og mindst 24 lektioner (øvelseskørsel) i overensstemmelse med undervisningsplanen for køreuddannelse til kategori B samt at borgeren har taget kurset i færdselsrelateret førstehjælp. Timetallet kan ændre sig, hvis

3 Bekendtgørelse om kørekort (xxxxxxxxxxxxxxx.xx)

lovgivningen ændrer sig. Et forløb kan omfatte flere lektioner mhp. at borgeren opnår kvalifikationer til at bestå køreprøven for kategori B, herunder ift. at tage færdselsrelateret førstehjælp

• Leverandøren skal tilmelde en borger til teoretisk og praktisk prøve(-r), når borgeren har opfyldt kravene for en prøve jf. bekendtgørelse nr. 1843 af 22/09/2021 om kørekort, og Leverandøren i øvrigt vurderer, at borgeren kan bestå prøven. Leverandøren skal i den sammenhæng sikre dokumentationen for borgerens opkvalificering via borgerens lektionsplan, herunder kørelærens og borgerens underskrift på borgerens lektionsplan

• Et forløb skal omfatte mulighed for mindst 3 forsøg mht. den teoretiske prøve og 3 forsøg mht. praktiske prøve for en borger, såfremt en borger ikke består ved 1. eller 2. forsøg

• Hvis der er længere end 4 ugers ventetid til en prøve, men borgeren har gennemført den undervisning, der er nødvendig for at opfylde kravene for en prøve, skal Leverandøren give ekstra timer, teoretisk/praktisk, i tiden lige op til prøven for at sikre borgerens parathed til prøven

• En underviser på et forløb skal opfylde kravene i bekendtgørelse nr. 1833 af 22/09/2021 om godkendelse af kørelærer for kategori B (almindelig bil)4

• En underviser i færdselsrelateret førstehjælp skal opfylde kravene i bekendtgørelse nr. 1833 af 22/09/2021 herom

• Leverandøren skal stille køretøj til rådighed for en borger under den praktiske træning og ved aflæggelse af praktiske prøve til kørekort (B). Køretøjet skal opfylde lovgivningens betingelser ift. kategori B

• Leverandøren afholder udgiften til betalingen af borgerens prøve(r-)

• Leverandøren skal bistå borgeren ift. afgivelse af ansøgning om kørekort, herunder at borgerens ansøgning opfylder lovgivningens krav

• Leverandøren skal bistå borgeren ift. indhentning af foto til kørekort

• Leverandøren skal bistå borgeren ift. indhentning af lovpligtig lægeattest

• Leverandøren skal bistå borgeren ift. evt. deltagelse i ANT-kursus, Xxxx.xx

• Leverandøren skal bistå borgeren ift. at fremmøde rettidigt til prøver

• Forløb for borgere, der er vurderet aktivitetsparate, skal gennemføres som dagforløb, dvs. i tidsrummet mellem kl. 09.00 og kl. 15.00 på en hverdag. Teoriundervisning på et dagforløb skal afholdes med fast mødetid for borgerne. En Leverandør skal påbegynde mindst et dagforløb 6 gange om året, og mindst hver 2. måned, men kan påbegynde flere dagforløb

• Forløb for borgere, der er vurderet jobparate, kan undervisningen (teoretisk/praktisk) gennemføres enten via et dagsforløb eller via et aftenforløb, såfremt Leverandøren yder aftenforløb og borgeren ønsker dette i stedet for at deltage i et dagforløb. En jobparat borger kan hermed indgå i Leverandørens evt. uddannelse i kørekort (B) for borgere generelt. En jobparat borger skal kunne påbegynde forløb indenfor 5 hverdage, såfremt borgeren ønsker at tage forløbet som aftenkursus

• Undervisningen i teoretiske emner på dagforløb må maksimalt omfatte 16 borgere ad gangen, dog mindre hvis undervisningslokalet er godkendt til et mindre antal end 16

• Undervisningen i øvelseskørsel / praksis undervisning må kun ske 1-1, dvs. underviser og borger

• En tolk skal have særlige tolkekompetencer/begrebskendskab vedr. teori ift. køreundervisning og

-prøver.

4 Bekendtgørelse om godkendelse af kørelærere (xxxxxxxxxxxxxxx.xx)

3 Leverandørens forløbskalender

Som led i Leverandørens opfyldelse af indeværende Kontrakt skal Leverandøren have en kalender med forventede udbudte forløb for Kontrakten indenfor de kommende 12 måneder. Kalenderen skal opdateres mindst 1 gang i kvartalet af Leverandøren.

Kalenderen skal være tilgængelig for Ordregiver på Leverandørens hjemmeside.

På kalenderen skal være angivet såvel de dagforløb som evt. aftenforløb, som Leverandøren tilbyder.

3.1 Opstart af et forløb i Leverandørens forløbskalender

Forløb udbydes af Leverandøren.

Til hvert forløb knyttes et antal Ordre fra Ordregiver.

Såfremt der er tilknyttet mindst 2 Ordrer fra Ordregiver skal et forløb gennemføres. En Leverandør kan altid tilbyde et forløb til andre kommuner og/eller borgere privat (i sidstnævnte tilfælde typisk forløb, der afholdes om aftenen). Der skal dog altid være plads på et hold til de borgere, Leverandøren har modtaget Ordre fra Ordregiver til et givet forløb på Leverandørens forløbskalender.

3.2 Aflysning af et forløb i Leverandørens forløbskalender

Et forløb i Leverandørens kalender kan aflyses, hvis:

• Der ikke senest 14 dage før forløbets gennemførsel er modtaget 2 Ordrer fra Ordregiver på et dagforløb

• Der ikke senest 5 dage før forløbets gennemførsel er modtaget 2 Ordrer fra Ordregiver på et aftenforløb.

4 Varighed for en Ordre

4.1 Varighed

En Ordre skal kunne købes for en varighed på 2 til 52 uger. Det typiske køb i en Ordre er 26 uger. Såfremt borgeren afslutter et forløb før tid ved at opnå køreprøve (B) modtager Leverandøren uændret den fulde betaling for løbet.

I Ordrens periode skal Leverandøren levere minimum de lovpligtige lektioner jf. bekendtgørelse nr. 1843 af 22/09/2021 om kørekort mht. kørekort (B) jf. pkt. 2, eller den til enhver tid gældende lovgivning i øvrigt.

Herudover skal Leverandøren levere yderligere lektioner, teoretisk som praktisk, som Leverandøren vurderer er nødvendig for at borgeren består køreprøven (B) samt de op til tre forsøg mht. prøver jf. pkt. 2.2.

Timetal i en borgers Ordre er hermed altid det minimum timetal, der er krævet jf. lovgivningen for at borgeren kan tilmeldes prøven, ligesom timetallet er fleksibelt ift. behovet for yderligere opkvalificering ift. at tage prøver.

Såfremt en borger ikke har modtaget de lovpligtige lektioner og/eller de op til 3 forsøg mht. prøver jf. pkt. 2.2 forlænges borgeren med ny Ordre hos Leverandøren på 26 uger uden yderligere betaling og dette gentages, indtil borgerens ydelse er leveret jf. pkt. 2.2.

Borgeren skal have udleveret uge-/månedsskema for sit forløb jf. bilag E, dvs. udover borgerens lektionsplan jf. pkt. 2.2. En borgers skema skal også angive tidspunkter for hhv. teoretisk og praktisk prøve, når de kendes af Leverandøren, selv om de ikke direkte er en del af borgerens undervisning hos Leverandøren, ligesom evt. supplerende aktiviteter, fx ANT-forløb, bør indarbejdes i borgerens uge-

/månedsskema.

Bilag B

Målgruppebeskrivelse for

kørekort (B)

til ledige borgere i Jobcenter København

1 Målgruppe for kørekort (B)

1.1 Målgruppe for kørekort (B)

Målgruppen for kørekort (B) er ledige borgere efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB) § 6:

1) Personer, som modtager dagpenge efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.

2) Jobparate personer, som er fyldt 30 år, og jobparate personer under 30 år med en erhvervskompetencegivende uddannelse, som modtager kontanthjælp eller overgangsydelse efter lov om aktiv socialpolitik, og som ikke er omfattet af introduktionsprogrammet efter integrationsloven

3) Aktivitetsparate personer, som er fyldt 30 år, og aktivitetsparate personer under 30 år med en erhvervskompetencegivende uddannelse, som modtager kontanthjælp eller overgangsydelse efter lov om aktiv socialpolitik, og som ikke er omfattet af introduktionsprogrammet efter integrationsloven.

Herudover kan det omfatte andre borgere omfattet af LAB.

Der er i 2020 registreret køb af 77 kørekort (B). Der estimeres årligt behov for op til 120 kørekort (B), hvoraf nogle vil være generhvervelser. Indsatsen estimeres på den baggrund et forventet omfang på mellem 70 – 120 borgere om året. Flertallet af borgere, ca. 70 pct., kan forventes at være omfattet af § 6,3, dvs. borgere, der er vurderet aktivitetsparate.

1.2 Karakteristika for målgruppen

Det er kendetegnet for de fleste borgere i målgruppen i dag, at der er behov for flere timer, teoretisk og praktisk, end hvad der kræves jf. lovgivningen for at kunne tage køreprøven (B), hyppigt mellem 6 – 12 timer mere teori og praktisk undervisning per borger. Ligeledes er det kendetegnet, at de fleste af borgerne i dag ikke består prøven første gang.

Baggrunden herfor er bl.a. udfordringer med at læse og forstå tekster relateret til undervisningen, manglende danskkundskaber m.v. Det er på den baggrund krav om brug af et daghold i teoriundervisningen for aktivitetsparate borgere med faste mødetidspunkter samt kravet om tre forsøg til at bestå prøve i bilag A – Kravspecifikationen også skal ses.

Det kan forventes at der er borgere, der vil have behov for sprogtolkning, herunder tolk ifm. prøver. Udgift til tolkebistand afholdes af Leverandøren og er hermed en del af udbuddets ydelse.

Det kan ligeledes forventes, at der er borgere, der har behov for mentorstøtte. Det kan fx være behov for mentorstøtte ift. transport i starten af et forløb eller behov for mentorstøtte til at gennemføre undervisningen. Mentorstøtte er dog ikke en del af udbuddets ydelse, idet mentorstøtte, ud fra en konkret individuel vurdering af borgeren, i givet fald vil blive ydet af Jobcenter København, eller af en ekstern leverandør med kontrakt med Ordregiver om levering af mentorstøtte eller evt. af Leverandøren, såfremt Leverandøren har mulighed og interesse herfor.

Et evt. køb af mentorstøtte fra Leverandøren er i givet fald et konkret individuelt køb jf. LAB § 169, hvor der bevilges dækning af lønomkostninger ved frikøb af en medarbejder hos Leverandøren, der varetager mentorfunktionen ud fra den konkrete individuelle vurdering af borgerens behov for mentorstøtte mhp. fastholdelse i indsatsen.

1.3 Eksempler på profiler ift. borgere, der kan modtage tilbud om kørekort (B)

I det følgende er eksempler på profiler ift. borgere, der kan modtage tilbud om kørekort (B) med henblik på at en Tilbudsgiver kan danne sig indtryk af målgruppen ift. tilrettelæggelse af indsatsen. Det bemærkes at det er eksempler og ikke konkrete borgere.

Jobparate borgere

• Søren 52 år

Er tilbudt ansættelse som altmuligmand med arbejdsgivererklæring efter erhvervet kørekort (B).

• Xxxxxx 46 år

Er tilbudt ansættelse som specialarbejder med arbejdsgivererklæring indenfor byggeri efter erhvervet kørekort (B).

Aktivitetsparate borgere

• Xxxxx 49 år

Har arbejdet ufaglært indenfor lagerbranche

Ledig på kontanthjælp siden 2019, inden da dagpengemodtager ad flere omgange

Er p.t. i praktik. Er lovet ansættelse som renovationsarbejder. Bevilget kørekort (B) mhp. efterfølgende stort kørekort.

• Xxxx 64 år

Har været fritaget aktivering grundet helbred Ledig på kontanthjælp siden 2008

Er pt. i praktik. Er lovet ansættelse i fleksjob som værkstedsassistent, såfremt borgeren erhverver sig kørekort (B).

• Pia 32 år

Har arbejdet som stagehand, designer, korsanger, handicaphjælper og pædagogmedhjælper Kort videregående uddannelse som multimediedesigner

Er tilmeldt vikarbureau og modtager supplerende kontanthjælp

Er bevilget kørekort (B), da borgeren ved erhvervelse af kørekort kan sige ja til flere opgaver, og på den måde blive selvforsørgende.

Bilag C

Betalings- og faktureringsbetingelser

1 Betalings- og faktureringsbetingelser for kørekort (B)

1.1 Afgivelser af pris for et forløb

En Tilbudsgiver skal afgive en pris ift. et forløb for en borger jf. kravene i bilag A. Prisen skal omfatte alle omkostninger m.v. ifm. et forløb for en borger. Dvs. alle relaterede ydelser, som f.eks. administration, afrapportering til Jobcenter København, lokaler, transporttid, revisionserklæring ift. databehandleraftale, forsikring(-er), tolkning eksklusiv tegnsprogstolkning, m.v.

En Tilbudsgiver skal i forhold til prisafgivelse være opmærksom på kravene i Kontrakten, herunder særligt i bilag A mht. at forløbet bl.a. også omfatter, at der skal være daghold, at der skal stilles bil til rådighed for prøven, at der gennemføres førstehjælpskursus og at der foretages betaling af gebyr for en borgers prøve(-r) samt at der påregnes flere timer i gennemsnit per borger end krævet i lovgivningen i form af flere lektioner, såvel teoretisk som praktiske, for at en borger opnår kørekort, jf. også bilag B – Målgruppebeskrivelse. Tilbudsgiver bør i sin prisafgivelse også tage højde for betalingsmodellen og dermed det forhold, at nogle borgere afbryder kurset eller at hold aflyses.

1.2 Betaling

Leverandøren aflønnes med en betaling for et samlet forløb for en borger. Betalingen for en konkret Ordre er en fast pris for et køb (stykpris) uanset Ordrens effektive varighed, dog skal en vis del af Ordren være gennemført for at udløse ret til honorering, jf. de nærmere betingelser i pkt. 1.4. Leverandøren skal altid overholde krav til levering af Ydelser, jf. rammeaftalen med bilag (fremover Kontrakten).

1.3 Priser

Der er i tabel 1 angivet minimum- og maksimalpris for et forløb for en borger.

Tabel 1 – Minimums- og maksimalpris for et forløb

Minimumspris i x.xx. for et forløb

Maksimalpris i x.xx. for et forløb

17.500

27.500

Tilbudsgivers pristilbud angives i bilag D.1 – Løsningsbeskrivelsen Regulering af vederlag

Priserne kan reguleres på baggrund af den årlige procentvise ændring i Danmarks Statistiks

producentprisindeks for tjenester nr. 78 Arbejdsformidling (xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx0x/XxxxxxXxxXxx/Xxxxxx.xxx?XxxxxxxxxxXXXX0000&XXxxxxxxxx0

En evt. prisregulering finder årligt anvendelse på bestillinger, der afgives den 1. september eller derefter i det pågældende år. Ordrer der er bestilt før den 1. september og evt. løber ind i september i et pågældende år vil således ikke blive prisreguleret.

Udgangspunkt for prisregulering:

• En evt. prisregulering efter første år (dvs. d. 1. september 2024) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2023/K2 – 2024/K2.

• En evt. prisregulering efter andet år (dvs. d. 1. september 2025) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2024/K2 – 2025/K2.

• En evt. prisregulering efter tredje år (dvs. d. 1. september 2026) vi ske på baggrund af den procentvise årlige ændring i indekset for perioden 2025/K2 – 2026/K2.

Der vil blive reguleret for eventuelle prisstigninger, der ligger over 2,0 pct. i indekset i de opgjorte perioder. Hvis den årlige procentvise ændring i indekset fx er 3,5 pct., vil Kontraktens priser blive opjusteret med 1,5 pct. (3,5 pct – 2,0 pct.)

Såfremt den procentvise ændring i nettoprisindekset i perioden er negativ, vil priserne også blive reguleret som følge heraf. Hvis den procentvise ændring i indekset fx er -0,5 pct., så vil Kontraktens priser blive nedreguleret med en halv procent. Priserne kan dog maks. nedreguleres til niveauet for de priser, som Leverandøren oprindeligt har budt ind med ved udbuddet.

Ordregiver vil inden 1. september i det pågældende år udmelde til Leverandøren, om udviklingen i prisindekset medfører en regulering af Kontraktens priser samt foretage den eventuelle justering af priserne i Ordrestyringssystemet (Leverandørplatformen).

1.4 Betalingsmodel

Leverandøren modtager intet vederlag (kompensation) for en Ordre, der afbestilles (annulleres) inden Ordrens starttidspunkt jf. Kontrakten.

Leverandøren modtager intet vederlag, hvis Leverandøren selv anvender Kontraktens rettigheder til at aflyse et hold jf. Kontrakten.

Leverandøren er som udgangspunkt garanteret en fastpris (stykpris) for en Ordre efter 14 kalenderdage. Perioden fra forløbsstart (1. kalenderdag) og frem til 14. kalenderdag kaldes startperioden. Hvis tilbuddet afbrydes af Jobcentret inden de første 14 kalenderdage, opnår Leverandøren ret til betaling for startperioden, men ikke for hele tilbuddet. Hvis et borgerforløb ikke afbrydes indenfor startperioden (1.

– 14. kalenderdag) er prisen fuldt garanteret til leverandøren og kan faktureres bagudrettet i rater. Eksempel på beregninger af betaling kan ses under pkt. 2.3.

Leverandøren er forpligtet til at meddele Ordregiver, hvis Leverandøren uberettiget har fået udbetalt vederlag for en borger.

Ordregiver har ret til i en konkret borgersag (en eller flere Ordre(r)) i dialog med Leverandøren at vurdere, om en borger (xxx.xx) skal udløse ét eller flere vederlag, hvis der er dokumentation i sagen for, at der er tale om fejl.

Leverandøren er i øvrigt forpligtet til at afvise åbenlyse fejlbestillinger i Ordrestyringssystemet Leverandørplatformen eller spørge Ordregiver ved tvivl før en accept af en Bestilling i Ordrestyringssystemet. Se også bilag E.

1.5 Ordregivers ret til opkrævning af betaling for Digital Post fra Leverandør til borger

Det er et administrativt krav (bilag E), at Leverandøren via Ordrestyringssystemet Leverandørplatformen skal indkalde en henvist borger til forløbet. Afsendelse af Digital Post via Ordrestyringssystemet sker teknisk fra Ordregivers digitale afsenderadresse, hvormed Ordregiver også betaler for afsendelsen af digital post til borgeren via Ordrestyringssystemet.

Ordregiver forbeholder sig dog retten til at kræve udgiften til fremsendelse af breve via Digital Post i Ordrestyringssystemet, dækket af Leverandøren.

2 Fakturering

2.1 Faktureringsbetingelser

Fakturering skal ske efter Ordregivers til enhver tid gældende retningslinjer. Det skal foregå elektronisk via Ordrestyringssystemet Leverandørplatformen eller det af Ordregiver til formålet anviste IT-system. Leverandøren må ikke sende faktura udenom Ordrestyringssystemet eller det af Ordregiver anviste IT- system. Fakturaer, der afsendes udenom Ordrestyringssystemet eller det anviste IT-system, vil blive afvist af Ordregiver.

Ordregiver tillader kun, at Leverandøren fakturerer for bagudrettet leveret Ydelse.

Faktureringsgrundlaget udgøres af bagudrettet ratebetaling, med rater fastsat til 30 kalenderdage. Første fakturering afhænger af, om et forløb er afbrudt under startperioden, da dette er afgørende for, om Leverandøren garanteres vederlag for den fulde forløbspris eller for startperioden.

Afbrydes et forløb under startperioden, udgøres første (og eneste) fakturering af denne del af den aftalte forløbspris. Faktureringen kan ske under hele startperioden, eller herefter.

Afbrydes forløbet ikke under startperioden, er Leverandøren garanteret den aftalte forløbspris.

Ved første fakturering kan der faktureres bagudrettet for startperioden eller for startperioden + 30 kalenderdage. Vælges førstnævnte kan Leverandøren fakturere for de x-dele af den aftalte forløbspris, hvorefter næste rate á 30 kalenderdage påbegyndes. Vælges sidstnævnte kan Leverandøren fakturere for startperioden + 30 kalenderdage, hvilket indebærer, at faktureringen først kan ske på den førstkommende kalenderdag efter fastsatte startperiode + 30 kalenderdage. Ved sidste fakturering, dvs. når hele ordren er leveret, faktureres der for resterende kalenderdage uanfægtet om raten indeholder 30 kalenderdage eller mindre.

Ved fejlfakturering kan Leverandøren ifalde bod, jf. Kontrakten.

2.2 Betalingsbetingelser

Betaling for Ydelser sker kun til Leverandørens NEM KONTO.

Xxxxxxxx forfalder 30 dage efter Leverandørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura i overensstemmelse med betingelserne herfor, medmindre Leverandøren og Ordregiver har aftalt anden forfaldsdag eller Ordregiver har ret til at tilbageholde vederlaget.

Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den efterfølgende hverdag.

2.3 Eksempler på fakturering

Følgende er teoretiske eksempler på betalinger:

En Ordre aflyses før borgeren påbegynder forløb	Leverandøren modtager ikke betaling.
Leverandøren aflyser forløbet før borgere påbegynder forløbet	Leverandøren modtager ikke betaling.
En Ordre aflyses 7. kalenderdage i forløbet	Leverandøren har forløbsprisen 27.500 kr. på en Ordre på 26 uger. Leverandøren modtager 27.500 kr. / Ordrens varighed i kalenderdage * 14 kalenderdage. Ordrestyringssystemet beregner betalingen for et forløb, der aflyses i startperioden, på grundlag af en Ordrens længde i kalenderdage og ikke i arbejdsdage. Det betyder, at Leverandøren vil få udbetalt forskellige beløb afhængig af en Ordres varighed i kalenderdage. En Ordre kan variere i kalenderdage på grund af helligdage på arbejdsdage
En Ordre afsluttes efter 14. kalenderdage i forløbet	Leverandøren har forløbsprisen 27.500 kr. på en Ordre på 26 uger. Leverandøren modtager 27.500 kr. i betaling.

Ordregiver arbejder på at få lavet en ændring i Ordrestyringssystemet, således at Ordrestyringssystemet beregner betaling på grundlag af arbejdsdage i stedet for kalenderdage. Leverandøren har ingen ret til kompensation i forbindelse med ændringen af Ordrestyringssystemets beregning af betaling.

Bilag D.0

Vejledning til løsningsbeskrivelse D.1

for

kørekort (B) til ledige borgere

i Jobcenter København

1 Løsningsbeskrivelse for kørekort (B) til ledige borgere i København

1.1 Vejledning til løsningsbeskrivelse – generelt

En Tilbudsgiver kan kun afgive én løsningsbeskrivelse for kørekort (B) til ledige borgere i København. Derimod kan en løsningsbeskrivelse indeholde mange forskellige metoder, redskaber og aktiviteter som led i et forløb.

En Tilbudsgiver kan ikke give alternative tilbud (dvs. mere end én løsningsbeskrivelse) eller tage nogle former for forbehold over for det i udbudsmaterialet anførte. En løsningsbeskrivelse, der omfatter forbehold og/eller alternative tilbud betragtes som ukonditionelt og afvises.

Det bemærkes i den sammenhæng, at det jf. udbudsmaterialet ikke er muligt for en Tilbudsgiver at tage forbehold ift. de borgere, der modtager forløbet. Derimod kan specifikke metoder, redskaber og aktiviteter i løsningsbeskrivelsen anbefales til særlige delgrupper af ledige borgere, der er omfattet af udbuddet jf. bilag B – Målgruppebeskrivelse.

En løsningsbeskrivelse skal omfatte:

1) Oplysninger om Tilbudsgiveren og erklæring om at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen

2) Oplysninger om evt. underleverandør(-er) og hvilke aktiviteter, evt. underleverandør(-er) varetager i opgaveløsningen

3) Oplysning om Tilbudsgiver tilbyder aftenkurser for jobparate borgere

4) De kvalitative beskrivelser af metoder, redskaber og aktiviteter som led i et forløb

5) Pris for et forløb.

En løsningsbeskrivelse skal være i overensstemmelse med kravspecifikationen. Dvs. alle krav i udbudsmaterialet, herunder bilag A – Kravspecifikation og bilag C – Betaling- og Fakturering.

Kravene er angivet således, at det er op til Tilbudsgiver nærmere at beskrive, hvordan kravene til forløbet omsættes i praksis, herunder hvordan de indgår og anvendes i forløb for borgerne. Hvis opfyldelsen af et krav ikke er udfoldet i Tilbudsgiverens løsningsbeskrivelse, skal Tilbudsgiveren følge kravet som beskrevet i kravspecifikationen.

En løsningsbeskrivelse, der ikke overholder angivne krav, fx ved at have forbehold for et, flere eller alle krav, vil blive vurderet ukonditionelt og afvist jf. ovenstående med undtagelse af pris.

Hvis en Tilbudsgiver har angivet en pris, der er under minimalprisen angivet i bilag C – Betaling- og Fakturering, så vil prisen blive ændret af Ordregiver til minimalprisen. Tilbudsgiveren vil hermed modtage 8 point i vurderingen af pris jf. Udbudsbetingelserne.

Hvis en Tilbudsgiver har angivet en pris, der er over maksimalprisen angivet i bilag C – Betaling- og Fakturering, så vil prisen blive ændret af Ordregiver til maksimalprisen. Tilbudsgiveren vil hermed modtage 0 point i vurderingen af pris jf. Udbudsbetingelserne.

Løsningsbeskrivelsen skal kunne læses selvstændigt. En løsningsbeskrivelse må derfor ikke omfatte bilag

m.v. Der må anvendes fodnoter ift. referencer til metoder, redskaber og aktiviteter med evidens ift. de anvendte metoder, redskaber og aktiviteter i Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse.

En løsningsbeskrivelse vurderes ud fra evaluerings- og vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver gøres opmærksom på følgende tekniske forhold ved udfyldelse af løsningsbeskrivelsen:

• Fjern ikke Ordregivers tekst fra løsningsbeskrivelsen. Tekst, der fjernes, kan give anledning til, at der skal foretages vurdering af, om der er tale om et forbehold jf. ovenstående

• At der sammen med løsningsbeskrivelsen også skal afgives en ekstraheret udgave af løsningsbeskrivelsen i pdf., der ikke omfatter oplysninger, der har væsentlig økonomisk værdig for Tilbudsgivers virksomhed, dette jf. Udbudsbetingelserne.

Den ekstraherede udgave udleveres som udgangspunkt i forbindelse med aktindsigtsbegæringer ift. udbuddet. Det bemærkes, at ved aktindsigtsbegæring kan Ordregiver vælge at udlevere den fulde løsningsbeskrivelse, fx ved afgørelse herom fra relevant myndighed, nævn og/eller domstol.

Endelig vil den ekstraherede udgave, der modtager en Rammeaftale, (herefter Kontrakt), blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside om samarbejde med eksterne leverandører: Leverandør til beskæftigelsesindsatsen | Københavns Kommunes hjemmeside (xx.xx).

2 Oplysninger om Tilbudsgiver og erklæring om at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen

Tilbudsgiver skal i bilag D.1 afgive oplysninger om Tilbudsgiveren, herunder kontaktperson. For et konsortium skal der angives den for konsortiet befuldmægtigede virksomhed.

Det er den angivne kontaktperson, der kontaktes af Ordregiver, hvis der er behov for teknisk afklaring m.v. i forbindelse med Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse.

Tilbudsgiver skal herudover oplyse:

• Forventet leveringsadresse(-r)

• Evt. del eller dele af Kontrakten, der varetages af underleverandør(-er).

Tilbudsgiver skal herudover tilkendegive, at løsningsbeskrivelsen ikke er omfattet af forbehold.

SÆT ”X” i rubrikken for ”NEJ”.

Hvis der sættes ”X” i rubrikken for ”JA”, så har Tilbudsgiver angivet, at der er mindst et forhold i løsningsbeskrivelsen. Det betyder, at løsningsbeskrivelsen er ukonditionel og vil blive afvist. Løsningsbeskrivelsen vil ikke blive læst, og Ordregiver vil ikke forholde sig til om der i virkeligheden ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen, når Tilbudsgiver har angivet, at der er mindst et forbehold.

Det bemærkes, at selv om Tilbudsgiver har sat ”X” i rubrikken ”NEJ”, kan Ordregiver ved læsning af en løsningsbeskrivelse vurdere, at en løsningsbeskrivelse har mindst et forbehold. Hvis det er tilfældet, er Løsningsbeskrivelsen ukonditionel og vil blive afvist.

Endelig skal Tilbudsgiver oplyse, om der tilbydes aftenkurser for jobparate borgere.

Disse oplysninger udgør i alt 2 sider i Bilag D.1 – Løsningsbeskrivelsen. Disse sider indgår ikke i optællingen af sider, der indgår i Tilbudsgivers kvalitative løsningsbeskrivelse.

3 Den kvalitative beskrivelse af metoder, redskaber og aktiviteter m.v. i forløbet

Alle metoder, redskaber, aktiviteter og tilrettelæggelsen af forløbet i løsningsbeskrivelsen skal være i overensstemmelse med lovgivningen.

Løsningsbeskrivelsens kvalitative beskrivelse må maksimalt fylde 10 A4-sider. En A4-side er 2.400 anslag inklusive mellemrum. Det anbefales at Tilbudsgiver anvender funktionen Ordoptælling i Word før afgivelse af løsningsbeskrivelen til at kontrollere løsningsbeskrivelsen længde. Der læses ikke udover de 10 sider. Øvrige sider indgår dermed ikke i vurderingen. Det er løsningsbeskrivelsen i PDF, der udgør vurderingen af sidetal. Hvis der er forskel i teksten i løsningsbeskrivelsen afgivet i PDF og i Word, er det PDF-udgaven, der er gældende og vurderes.

Teksten i løsningsbeskrivelsen skal være Time New Roman minimum størrelse 11. Fodnote skal være i Time New Roman minimum størrelse 8. Figurer, tegninger m.v. indgår i de 10 sider. Tekst i figurer, tabeller, tegninger m.v. skal være i Time New Roman minimum størrelse 8.

Tilbudsgiver opfordres til at anvende et højt konkretiseringsniveau i løsningsbeskrivelsen. Hvis der vedlægges bilag, så bemærk, at bilag ikke læses, og at bilag ikke indgår i vurderingen.

3.1 Brug af forkortelser, referencer, fodnoter, cases m.v. i en løsningsbeskrivelse

Der må gerne anvendes normale forkortelser jf. dansk retstavning. Hvis der anvendes andre typer af forkortelser, så skriv gerne ordet fuldt ud med angivelse af forkortelse efterfølgende i (parentes), fx Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB). Det er i den sammenhæng også hensigtsmæssigt ved henvisning til ikke gængse begreber, teorier m.v. at uddybe, hvad der menes hermed, første gang et begreb, teori etc. finder anvendelse, fx ved brug af fodnote. Tilbudsgiver skal i den sammenhæng være opmærksom på at Tilbudsgiver ikke kan forvente et begreb, egennavn etc. er kendt af Ordregiver, det kan fx være i forhold til biltyper m.v.

Der må gerne foretages interne referencer i selve løsningsbeskrivelse, fx hvis der er en overordnet metodebeskrivelsen i starten af løsningsbeskrivelsen og der efterfølgende referere til denne i udfoldelsen af fx en aktivitet. Hver dog OBS på at en reference skal være korrekt, for hvis der fx i en beskrivelse på side 9 refereres til en metode med angivelse af løsningsbeskrivelsen side 5, og metoden er beskrevet på side 3, er referencen ikke gældende i forhold til udfoldelse af løsningsbeskrivelsen med heraf følgende konsekvens for vurdering af løsningsbeskrivelsen i forhold til vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne.

Der må gerne anvendes fodnoter ift. referencer til litteratur mht. metoder, redskaber, aktiviteter og tilrettelæggelse af forløb i løsningsbeskrivelsen, fx ift. henvisning til forskningsrapporter m.v. med evidens for Tilbudsgivers beskrivelse. Hvis muligt brug gerne et aktiv link til relevant rapport(-er) m.v.

En Tilbudsgiver kan anvende case i løsningsbeskrivelsen, hvis Tilbudsgiver ønsker dette. En case kan tages fra bilag B – Målgruppebeskrivelsen, eller præsenteres af Tilbudsgiveres selv.

I forhold til brug af cases, skal Ordregiver bemærke, at Ordregiver har set løsningsbeskrivelser, hvor en eller flere cases har beskrevet og udfoldet metoder og redskaber i løsningsbeskrivelsen hensigtsmæssigt i forhold til vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne.

Ordregiver har imidlertid også set løsningsbeskrivelser, hvor der er anvendt cases med borgere, der ikke var omfattet af udbuddet og cases, og hvor der var anvendt metoder og redskaber, der ikke var beskrevet i løsningsbeskrivelsen i øvrigt med heraf følgende konsekvens i forhold til vægtningsmodellen jf. Udbudsbetingelserne.

4 Angivelse af pris for et forløb

Tilbudsgiver skal afgive en pris for et forløb (stykpris). Prisen, der tilbydes, skal være inden for rammerne af prisspændet beskrevet i bilag C – Betaling og Fakturering.

Husk at kontrollere, at pris er angivet korrekt i bilag D.1.

Hvis pris er angivet uden for prisspændet, regulerer Ordregiver pris som beskrevet under pkt. 1. Tilbudsgiver skal herefter levere forløb til den pris, hvis Tilbudsgiveren bliver tildelt Kontrakt.

Pris vurderes jf. Udbudsbetingelserne.

Angivelsen af prisen udgør 1 side. Denne side er ikke en del af den kvalitative løsningsbeskrivelse i bilag D.1.

5 Løsningsbeskrivelsen som en del af Kontrakten

Hvis Tilbudsgiver tildeles Kontrakt, dvs. bliver Leverandør, vil løsningsbeskrivelsen (bilag D.1) indgå som et bilag til Kontrakten mellem Ordregiver og Leverandøren.

Leverandøren er herefter forpligtet til at udføre sin opgave i overensstemmelse med den afgivne løsningsbeskrivelse, Kontrakten og lovgivningen i øvrigt.

Det indskærpes i den sammenhæng, at det er Leverandørens pligt, at Leverandørens forløb til en borger kontinuerligt er i overensstemmelse med gældende lovgivning og de af Københavns Kommunes fastsætte politiske målsætninger og retningslinjer for service til borgerne.

Bilag D.1

Løsningsbeskrivelse for

kørekort (B) til ledige borgere

i Jobcenter København

1 Oplysninger om Tilbudsgiver og erklæring om, at der ikke er forbehold i løsningsbeskrivelsen samt om der tilbydes aftenkurser

1.1 Oplysninger om Tilbudsgiver

Angiv oplysninger om Tilbudsgiver i tabel 1.

Tabel 1 – Oplysninger om Tilbudsgiver

Tilbudsgivers virksomhedsnavn (jf. CVR-register)
Tilbudsgivers CVR-nummer
Tilbudsgivers postadresse
Tilbudsgivers postnummer
Tilbudsgivers by
Navn for kontaktperson
Telefonnummer for kontaktperson
E-mailadresse for kontaktperson
Tilbudsgivers forventet(-ede) leveringsadresse(-r) ved tildeling af Kontrakt
Angiv de dele af Kontrakten, som eventuelle underleverandører forventes at skulle udføre og hvem / hvilke underleverandører ved tildeling af Kontrakt

1.2 Erklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forbehold

Nærværende erklæring afgives på vegne af Tilbudsgivers virksomhed jf. pkt. 1.1.

Tilbudsgiver erklærer hermed, på tro og love, at der ikke er forbehold i indeværende løsningsbeskrivelse og til øvrige materialer omfattet af udbuddet.

Tabel 2 – Tilbudsgivers erklæring om forbehold

Har Tilbudsgiver forbehold?

Svar (Sæt ”X”)

NEJ

JA. Dvs. at tilbuddet er ukonditionelt og afvises af Ordregiver

1.3 Spørgsmål om Tilbudsgiver tilbyder aftenkurser for jobparate borgere

Tabel 3 – Aftenkurser for jobparate borgere?

Tilbydes der aftenkurser for jobparate borgere?

Svar (Sæt ”X”)

Nej

2 Den kvalitative beskrivelse

2.1 Generelle metoder, redskaber og aktiviteter, der anvendes i forløbet?

2.2 Hvordan arbejdes der med og for borgerne i indsatsen?

2.3 Hvordan håndteres en borgers eventuelle barrierer for at opnå kørekort (B)?

3 Pris for et forløb

3.1 Pris for et forløb

Angiv pris for et forløb i tabellen.

Tabel 3 – Pris for et forløb

Ydelse

Pris for et forløb i DKK (minimal- og maksimalpris jf. bilag C)

Angiv pris i DKK

Et forløb

Mindst: 17.500 DKK

Maksimalt: 27.500 DKK

Bilag E

Administrative krav

Indholdsfortegnelse

1 Indledning 4

2 Opgavefordeling 4

2.1 Ordregivers opgaver 4

2.2 Leverandørens opgaver 4

3 Visitation 6

3.1 Håndtering af Ordrer i Ordrestyringssystemet ’’Leverandørplatformen’’ 6

3.2 Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer 7

3.3 Indkaldelse af borger til 1. mødedag 9

3.4 Kommunikation med/om borger 10

3.5 Rapportering på borgers forløb 12

3.6 Fremmøde- og fraværsregistrering 14

3.7 Fakturering 16

4 Uge-/månedsskema til borger 17

4.1 Krav til uge-/månedsskema 17

4.2 Udlevering af uge-/månedsskema til borger 17

5 Aktivitetstimer 19

5.1 Aktivitetstimer, herunder definitioner og krav til dokumentation m.v. 19

5.2 Planlægning og registrering af aktivitetstimer 20

6 Anvendelse af tolk 21

7 Bisidder og partsrepræsentation 22

7.1 Bisidder og partrepræsentation 22

7.2 Fysisk udlevering uge-/månedsskema 22

7.3 Situationer, hvor reglerne om partsrepræsentation gælder hos Leverandøren 23

7.4 Aftaler om meddelelser 23

7.5 SMS- og e-mail beskeder 23

8 Krav og forventninger til medarbejdere 24

8.1 Krav til Leverandørens medarbejdere 24

8.2 Udskiftning af Leverandørens medarbejdere 24

9 Særligt vedrørende lukkedage 26

9.1 Lukkedage hos Ordregiver 26

9.2 Lukkedage hos Leverandør 26

9.3 Særligt om borgerens ferie under tilbud 26

9.4 Særligt vedrørende helligdage 26

10 Offentlig webside med information til borgere 27

1 Indledning

Formålet med bilaget er at beskrive de primære administrative krav og forventninger til Leverandørens Ydelse i medfør af rammeaftalen (herefter ”Kontrakten”). Der findes også administrative krav til Leverandøren i bilag H – Kvalitet og Tilsyn.

Københavns Kommune, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (herefter "Ordregiver") understreger, at bilaget er dynamisk og beskriver administrative krav, dvs. arbejdsgange og retningslinjer, som de ser ud ved Kontraktens ikrafttræden. Bilaget kan ændre sig løbende i Kontraktens periode. Leverandøren skal følge Ordregivers til enhver tid udmeldte krav til Leverandørens samlede opgaveleverance.

Ordregiver gør opmærksom på, at alle udgifter og ydelser, der er nødvendige at udføre i forbindelse med levering af aktivitetstimer i indsatsen for en borger, skal indregnes i prisen, jf. bilag C.

Eventuelle merudgifter ved ændringer af administrative krav skal afholdes af Leverandøren.

2 Opgavefordeling

2.1 Ordregivers opgaver

Ordregivers opgaver som myndighed er at koordinere den samlede indsats over for borgeren, herunder fx, at:

• visitere borgere til tilbud hos Leverandøren

• sikre Leverandøren de nødvendige oplysninger til brug for udførelsen af tilbuddet for borgeren

• foretage registrering af afholdt lovpligtig opfølgningssamtale

• foretage klagesagsbehandling

• træffe afgørelse om ydelse og raskmeldinger

• træffe afgørelse om anmodning om ansættelse i løntilskud eller virksomhedspraktik

• vurdere gyldige årsager til borgers fravær i/afbud fra tilbud

• videregive besked om negative hændelser mhp. afgørelser om eventuelle sanktioner.

2.2 Leverandørens opgaver

I forhold til borgernes beskæftigelsesindsats er det Leverandørens primære opgave, at:

• acceptere eller afvise Ordregivers Ordrer, jf. afsnit 3.2.

• modtage borgeren i indsatsen, herunder evt. foretage indkaldelse, jf. afsnit 3.3.

• skemalægge den enkelte borgers forløb og løbende udlevere uge-/månedsskema til borgeren, jf. afsnit 4.

• levere den bestilte indsats i overensstemmelse med Kontrakten, herunder løsningsbeskrivelse.

• give tilbagemelding (afrapportering) på borgerens forløb, jf. afsnit 3.5.

• registrere og ajourføre fremmøde- og fraværsprotokol, og registrere (rapportere dagligt fravær), jf. afsnit 3.6.

• bestille og afholde udgifter til tolk ifm. Leverandørens indsats, såfremt det vurderes nødvendigt, jf. afsnit 6.

• inddrage borgerens eventuelle partsrepræsentant, jf. afsnit 7.

• etablere og løbende opdatere en webside med information om Leverandørens forløb, jf. afsnit 10.

• uden forsinkelse meddele Ordregiver, såfremt det vurderes, at borgeren ikke kan profitere af forløbet. Det er dog altid Ordregiver, der har myndighed til at vurdere om et igangsat forløb skal annulleres.

3 Visitation

3.1 Håndtering af Ordrer i Ordrestyringssystemet ’’Leverandørplatformen’’

Ordregivers køb af et borgerforløb på Kontrakten (herefter ”Ordre”) foretages af Ordregiver på baggrund af en konkret individuel vurdering af tilbuddets egnethed og pris i forhold til borgerens individuelle behov.

Som led i samarbejdet mellem Ordregiver og Leverandør, skal Leverandøren anvende det af Ordregiver anviste IT-system ’’Leverandørplatformen’’ (herefter ’’Ordrestyringssystem’’) til understøttelse af ordrestyring, dele af de administrative krav og fakturering m.v. Leverandøren skal følge alle anviste krav til den konkrete anvendelse af Ordrestyringssystemet, som led i Leverandørens Ydelser.

Leverandøren skal ved Kontraktindgåelse henvende sig til Ordregiver med henblik på oprettelse i IT- systemer, jf. bilag I.

Ordrestyringssystemet understøtter Leverandører på seks områder:

• Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer

Acceptering eller afvisning af Ordrer fra Ordregiver.

• Indkaldelse af borger

Mulighed for at indkalde borgere gennem Digital Post eller via fysisk brev, herunder med automatisk journalisering af post/brev i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Kommunikation

Mulighed for sikker kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiver med automatisk journalisering af kommunikation i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Rapportering på borgers forløb

Mulighed for udarbejdelse af afrapportering via leverandørrapporter direkte i systemet med automatisk journalisering af rapport i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

• Fraværsregistreringer

Indberetning af udeblivelse fra en planlagt aktivitet til Ordregiver via advis til Ordregivers sagsbehandlingssystem. Leverandøren får i Ordrestyringssystemet vist borgerens registrerede sygemelding via xxxxxx.xx eller får besked via besked-modulet i Ordrestyringssystemet om et eventuelt accepteret fravær af Ordregivers Kontaktcenter.

• Faktureringer

Oprettelse af fakturaer, som bliver leveret til Ordregiver via direkte integration til Ordregivers økonomisystem.

3.2 Leverandørens accept eller afvisning af Ordrer

Ordrer skal altid bestilles af Ordregiver og bekræftes af Leverandøren via Ordrestyringssystemet. Der må ikke afgives Ordrer til Leverandøren eller bekræftes Ordrer af Leverandøren udenom Ordrestyringssystemet.

Ved Leverandørens godkendelse af en Ordre i Ordrestyringssystemet ’konverteres’ Ordren til en leveringsaftale. Ordren angiver bl.a., hvilken indsats (forløbstype), der skal leveres, indsatsens intensitet (antal timer pr. uge i gennemsnit/samlet antal timer) og indenfor hvilken periode indsatsen skal leveres (varighed af Ordren). Ved eventuel uoverensstemmelse mellem indholdet i en Ordre og Kontrakten, har Kontrakten altid forrang.

Når Leverandøren modtager en Ordre via Ordrestyringssystemet, skal Leverandøren sikre, at Ordren er afgivet i overensstemmelse med Kontrakten, herunder Kravspecifikationen (bilag A) og Leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag D1) i forhold til, at der ikke er åbenlyse fejl i Ordren, som fx, at:

• der er angivet en startdato, der ligger forud for afgivelse af Ordren,

• der er angivet et timetal/varighed, som ligger udover Ordregivers rammer for køb, jf. Kontrakten/aftalt bestillingspraksis på en konkret forløbstype.

• det i medfølgende bemærkning bliver åbenlyst, at borgeren ikke er i målgruppen for den pågældende forløbstype, jf. Kontrakten.

• der i medfølgende bemærkning til Ordren er angivet krav til Leverandørens Ydelse, som ligger uden for Kontrakten, herunder Leverandørens løsningsbeskrivelse.

Er der fejl i Ordren skal Leverandøren afvise den og angive grunden i bemærkningsfeltet, hvorefter Ordregiver afgiver en ny Ordre. Er der ikke fejl i Ordren, skal Leverandøren uden ugrundet ophold godkende Ordren i Ordrestyringssystemet. Leverandøren må ikke opstarte borgeren i forløb, før Leverandøren har godkendt Ordren og der dermed er dannet en leveringsaftale i Ordrestyringssystemet.

En Ordre er i Ordrestyringssystemet by default sat til kun at kunne godkende Ordrer frem til senest 4 kalenderdage før startdatoen. Ved en Ordre med start på ugedagen mandag, skal en Ordre dermed godkendes af Leverandøren i Ordrestyringssystemet senest torsdagen kl. 23:59 ugen før. Ordrer der ikke godkendes af Leverandøren inden fristen på de 4 kalenderdage før opstart, annulleres automatisk i Ordrestyringssystemet og danner besked til Ordregiver om annulleringen. Ordregiver kan dog til enhver tid ændre på antallet af kalenderdage i Ordrestyringssystemet.

Hvis Leverandørens medarbejdere er i tvivl om, hvorvidt en accept af en konkret Ordre (inklusive ønsker til forløbet i den medfølgende bemærkning) eller anden ønsket samarbejdspraksis fra Ordregiver vil være i strid med Kontrakten, er Leverandøren forpligtet til at kontakte Ordregivers kontaktperson, jf. punkt

4.1 i Kontrakten.

Leverandøren skal, når der foreligger en Ordre, kunne opstarte borgerens forløb senest ugen efter. Leverandøren skal desuden kunne levere indsatserne som åbne tilbud i forbindelse med sanktionering af borgere, som er udeblevet fra tidligere indsatser. Leverandøren skal levere Leverancerne inden for det tidsrum, der er angivet i Ordren (Opfyldelsestidspunktet).

Ordregiver har myndighedskompetencen og kan til enhver tid opsige eller afbryde et forløb (en Ordre) for en borger, hvis det vurderes at være det rigtige i borgerens sag.

Annullering (afbestilling) af en Ordre før Ordrens startdato sker uden beregning for Ordregiver, jf. bilag C.

Leverandørens adgang til at afvise borgere

Ordregiver har myndighedskompetencen og foretager den faglige vurdering af, hvilken indsats, forløb eller aktivt tilbud borgeren skal visiteres til.

Leverandørerne har forsyningspligt overfor Ordregiver og kan ikke tage forbehold overfor borgere eller afvise borgere, som er visiteret til Leverandøren.

Såfremt Leverandøren vurderer, at borgeren ikke kan eller bør deltage i det bestilte tilbud, skal Leverandøren straks kontakte Ordregiver og forelægge vurderingen. Der kan derefter ske afbrydelse af forløbet (Ordren), hvis Leverandøren sagligt begrunder, hvorfor borgeren ikke kan deltage eller fortsat deltage i det bestilte tilbud. Som saglig grund anses:

• Borgeren opfylder ikke de objektive forudsætninger for deltagelse i det bestilte forløb. Det kan fx være fysiske eller psykiske begrænsninger, som ligger til grund for Ordren, og som udelukker, at borgeren er i stand til at gennemføre det bestilte forløb.

• Ud fra en konkret vurdering kan det være borgere, der har udvist konkret voldelig adfærd, har opført sig truende over for Leverandørens personale, foretaget tyveri, eller på anden vis overskredet grænser for acceptabel opførsel. I de tilfælde skal Leverandøren bede borgeren om at forlade området og indberette fravær med en beskrivelse af hændelsen. Ordregiver vil således tage stilling til en eventuel sanktion på baggrund af manglende rådighed for tilbud. Leverandøren kan dertil vurdere, om borgerens adfærd og handlinger er af sådan en karakter, at borgeren skal politianmeldes og ligeledes om tilbuddet skal bringes til ophør. En tilbagevisitering af borgere i disse tilfælde forudsætter en forudgående politianmeldelse, som skal kunne dokumenteres over for Ordregiver senest hverdagen efter tilbagevisiteringen (at Ordregiver har afbrudt forløbet). Dokumentationen skal være en kopi af politiets bekræftelse på modtagelse af anmeldelsen.

Leverandøren skal i hvert enkelt tilfælde redegøre nøje for baggrunden for Leverandørens afvisning af Ordren eller anmodning af Ordregiver om opsigelse (afslutning) af igangværende Ordre.

I andre tilfælde skal en afvisning eller opsigelse ske efter aftale med Ordregiver. Det kan fx være i tilfælde, hvor Leverandørens medarbejdere vurderer, at en konkret Ordre fra Ordregiver ikke er den rette ift. at opnå målet med indsatsen. I de tilfælde skal Leverandøren gå i dialog med det bestillende jobcenter og forelægge den faglige vurdering. Det er Ordregivers beslutning, om dialogen med Leverandøren giver anledning til at lave en ny og anden Ordre.

Leverandøren modtager som udgangspunkt ikke betaling ved sådanne aftaler.

3.3 Indkaldelse af borger til 1. mødedag

Leverandøren skal indkalde borgeren via afsendelse af et indkaldelsesbrev til 1. mødedag, medmindre andet er aftalt mellem Ordregiver og Leverandøren. Som udgangspunkt vil det være Leverandøren, som bliver bedt om at indkalde borgeren.

Leverandøren skal sikre, at indkaldelsesbrevet afsendes, så borgeren har modtaget brevet senest én dag før 1. mødedato. Indkaldelsesbrevet sendes via Ordrestyringssystemet som Digital Post eller som almindelig B-post, såfremt borger er fritaget fra Digital Post. Leverandøren skal være opmærksom på, at der kan være en leveringstid på op til 5 hverdage ved levering af almindelig B-post. Afsendelse af indkaldelsesbrevet kræver ikke et samtykke fra borger.

Indkaldelsesbreve, der sendes via Digital Post, leveres typisk inden for nogle timer. Indkaldelsesbreve, der sendes via almindelig B-post, og som genereres før kl. 11:00, sendes ud samme dag. Bliver brevet genereret efter kl. 11:00, sendes det dagen efter.

Leverandøren skal i indkaldelsesbrevet som minimum angive informationer om mødested og mødetidspunkt for 1. mødedag. Indkaldelsesbrevet kan derudover indeholde praktiske informationer til borger. Ordrestyringssystemet sammenfletter Leverandørens informationer i indkaldelsesbrevet med det endelige brev fra Ordregiver og Leverandøren og afsender brevet fra Ordregivers digitale afsenderadresse. Indkaldelsesbrevet journaliseres automatisk i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

For at lette indkaldelsesprocessen, kan Leverandøren via Ordrestyringssystemet oprette og anvende egne skabeloner til indkaldelser, fx hvis Leverandøren har en fast mødeadresse og/eller mødetidspunkt for 1. mødedag i et forløb.

Indkaldelsesbrevet sikrer, at borgeren juridisk set er forpligtet til at møde hos Leverandøren. De angivne informationer om mødested og mødetidspunkt er gældende for borger, indtil borger fx får udleveret uge-/månedsskema på 1. mødedag for hele eller dele af borgerens resterende forløb. Borger skal derfor møde på mødestedet og mødetidspunktet som angivet i brevet, indtil borgeren får anden skriftlig besked fra Leverandøren.

Såfremt der skriftlig foreligger en fremmødeplan, som borger er skriftlig orientereret om i indkaldelsesbrevet, har Kommunen grundlag for eventuelt at sanktionere i form af nedjustering af ydelse for hver dag, borger ikke møder i tilbud, jf. Lov om Aktiv Socialpolitik.

Møder borger ikke til 1. mødedag kan Leverandøren ikke via Ordrestyringssystemet genindkalde borger. Funktionen ’’genindkald’’ i Ordrestyringssystemet kan kun bruges til at redigere i en eksisterende indkaldelse, og skal derfor undtagelsesvist bruges til, når Leverandøren opdager en fejl i det første indkaldelsesbrev (fx fejl i mødeadresse eller mødetidspunkt).

Møder borger ikke 1. mødedag og derudover for hver dag borger er skriftligt orienteret om i indkaldelsesbrevet, kan Leverandøren blot følge den udmeldte mødeplan, som borger er oplyst om i indkaldelsesbrevet og anmelde fravær for de pågældende dage.

Påmindelse om 1. mødedag via telefonopkald/sms

For at sikre, at flest mulige borgere fremmøder i deres tilbud, kan Leverandøren kontakte/påminde borgeren om 1. mødedag:

Leverandøren kan kontakte/korrespondere med borgeren i indsatsen (fx om 1. mødedag) via følgende kanaler uden indhentelse af samtykke:

• Telefonopkald

Ved al telefonisk kontakt (både ind- og udgående kontakt) skal Leverandøren validere, at de taler med den rigtige person, som er tilmeldt Leverandørens indsats.

Hvis det fremgår af bemærkning til Ordren, at Ordregiver har indhentet samtykke til, at SMS må benyttes til påmindelser og servicebeskeder, kan Leverandøren påminde borger om 1. mødedag via;

• SMS

Ved udeblivelse kan Leverandøren kontakte og/eller opsøge borger via fx telefonnummer, hvis der i Ordren er angivet et telefonnummer på borgeren, eller adresse, såfremt Ordregiver, efter en konkret, individuel vurdering, har angivet borgers adresse i Ordren. Såfremt disse oplysninger ikke er leveret, jf. Ordren, kan Leverandøren anmode Ordregiver om oplysningerne via funktionen ’’Beskeder’’ i Ordrestyringssystemet, jf. afsnit 3.4.

3.4 Kommunikation med/om borger

Anvendelse af usikker eller ikke-krypteret transmission/kommunikation med borgere til påmindelser og servicebeskeder (almindelig SMS og e-mail)

Ordregiver indhenter som udgangspunkt ikke samtykke hos borgeren til, at Leverandøren må benytte SMS og e-mail til påmindelser og servicebeskeder.

Hvis Ordregiver ifm. Ordren ikke har indhentet samtykke til, at Leverandøren må kontakte borger via almindelig SMS og e-mail, jf. oplysninger i Ordren, kan Leverandøren – når de møder borgeren - indhente skriftligt samtykke (bilag N) til at kontakte borgeren via almindelig SMS og e-mail fremadrettet i borgerens forløb.

Ordregiver påminder om, at Leverandøren generelt har notatpligt og derfor bl.a. skal kunne dokumentere indhold og afsendelse af SMS, e-mail og brev, samt indhold af telefonopkald, herunder indgåede aftaler med borgeren. Leverandøren skal kunne udlevere oplysninger til Ordregiver, såfremt det bliver nødvendigt, fx i en partshøringssag, klagesag, aktindsigtssag eller som led i Ordregivers tilsyn.

Leverandøren skal følge de til enhver tid bindende retningslinjer for brug af (almindelig) SMS og e-mail til påmindelser og servicemeddelelser til de henviste borgere. Det er en forudsætning, at der er indhentet samtykke fra borgeren til at anvende almindelig SMS-korrespondance og/eller e-mails til at give påmindelser eller servicebeskeder. Borgerne skal til enhver tid have mulighed for at trække samtykket tilbage hos Leverandøren. I bilag N er vedlagt samtykkeerklæring til anvendelse af SMS og/eller e-mail,

som Leverandøren kan anvende. Samtykkeerklæringen kan også bruges til at indhente et mundtligt samtykke fra borgeren. Det mundtlige samtykke skal altid indhentes på følgende måde:

• Ring til borger og validér, at I taler med den rigtige person, som er tilmeldt jeres indsats

• Gennemgå alt indhold i samtykkeerklæringen (bilag N) sammen med borger, herunder: oplys borger om, at borger altid kan trække samtykket tilbage

• Lav et skriftligt journalnotat til borgerens sag om det mundtlige samtykke. Notatet skal indeholde en beskrivelse af det mundtlige samtykke, herunder hvilke informationer leverandør har viderebragt til borger og hvad borger har samtykket til

Det anbefales yderligere, at:

• Leverandøren udleverer samtykkeerklæringen, så borger har mulighed for at indsende et skriftligt samtykke som supplement til eller i stedet for det mundtlige samtykke

• Leverandøren fremsender journalnotatet til borger, så borger er skriftligt oplyst om samtykket (hvis der udelukkende er givet mundtligt samtykke)

Almindelige personoplysninger kan sendes/modtages via SMS eller e-mail, såfremt krypterede kommunikationskanaler ikke er mulige for Leverandøren. Sendes følsomme eller fortrolige personoplysninger usikkert til en borger eller virksomhed, er der tale om et sikkerhedsbrud, som Leverandøren skal indmelde til Ordregiver.

Leverandøren har ansvar for, at al usikker eller ikke-krypteret transmission/kommunikation med borgere via SMS og e-mail ikke indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger. Det betyder, at man heller ikke må sende beskeder, hvor der kan udledes noget om fx borgerens sociale eller helbredsmæssige forhold. Fortrolige og følsomme personoplysning må udelukkende leveres sikkert til borger enten gennem Digital Post, fysisk overdragelse af dokumenter eller via fysisk post til borgerens adresse.

Korrespondancer via SMS eller e-mail må aldrig give anledning til sagsbehandling. Det betyder fx, at man ikke må stille åbne spørgsmål. Men det kan være tilladt at stille spørgsmål, som ikke medfører, at borgeren sender fortrolige eller følsomme oplysninger. Dette kan eksempelvis være, ”Kommer xxx med til mødet i dag?” eller ”Er det i orden, at vi mødes kl. 14 i stedet?”.

Korrespondancer via SMS eller e-mail må desuden aldrig indeholde henvisninger til en specifik diagnose/helbredsoplysninger. Det betyder fx, at man ikke må skrive noget om, hvilken behandling borgeren skal møde ind til (f.eks. ”til behandling for nyresten”) – eller hvor behandlingen skal foregå (f.eks. ”du skal møde i Misbrugscenteret”).

Det er i den forbindelse i øvrigt vigtigt at være opmærksom på, at teksten ikke kommer med nogen nærmere angivelse af en indgang/adresse, hvis den i sig selv afslører en så specifik afdeling eller lignende, at der reelt er beskrevet en sygdom/helbredsoplysning.

Modtager Leverandøren en SMS eller en e-mail fra en borger, som indeholder følsomme og/eller fortrolige oplysninger, skal Leverandøren ikke svare på SMS/e-mail, men i stedet ringe borgeren op. Dette gælder også, selvom Leverandørens svar ikke indeholder følsomme oplysninger.

Anvendelse af kommunikation via e-Boks

Som databehandler for Københavns Kommune, skal Leverandøren ikke indhente samtykke til at sende post til borger via e-Boks. Dog skal borgeren teknisk give et samtykke i appen til at kunne modtage og se post fra private Leverandører, såfremt borgeren ikke allerede har gjort det.

Anvendelse af kommunikation via Ordrestyringssystemet

Leverandøren kan via Ordrestyringssystemets funktion ’’Beskeder’’ sende og modtage sikker kommunikation vedrørende en (borger)konkret Ordre, fx helbredsmæssige dokumenter til/fra borgers sagsbehandler hos Ordregiver.

Leverandøren skal til enhver tid sikre, at oplysninger og vedhæftede dokumenter altid vedrører den korrekte borger.

Kommunikationen bliver automatisk journaliseret i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

Leverandøren kan under funktionen ’’Beskeder’’ på en borgers sag danne et overblik over de beskeder, der ligger på den pågældende borgers sag.

Ved en ny besked fra ansvarlig sagsbehandler hos Ordregiver, får Leverandøren en notifikation i ’’Min Indbakke’’. Hele ’teamet’ i Ordrestyringssystemet, som borgeren er tilknyttet, modtager notifikationen, hvilket sikrer, at beskeden kan håndteres af andre medarbejdere hos Leverandøren i tilfælde af sygdom/fravær hos den ansvarlige medarbejder hos Leverandøren.

3.5 Rapportering på borgers forløb

Ordregiver stiller krav om afrapportering på borgerens forløb (herefter ”Leverandørrapport”) via Ordre- styringssystemet i den eller de skabeloner, som Ordregiver ønsker tilbagemelding i.

Leverandøren skal følge Ordregivers retningslinjer for afrapportering på borgerens forløb.

Leverandøren skal afholde udgiften til opgaven, herunder ved en evt. ændring af krav for afrapportering.

Leverandøren er altid forpligtet til omgående at rapportere (kontakte Ordregiver) med oplysninger, der har betydning for borgerens forløb.

Krav til rapportering på borgers forløb

Leverandøren skal give afrapporteringer og status på borgernes forløb til Ordregiver i form af såkaldte ”Leverandørrapporter”. Afrapporteringen til Ordregiver skal bl.a. indeholde en beskrivelse af borgerens centrale udviklings- og fokusområder, samt konkrete aktiviteter i forløbet m.v. Leverandøren skal altid levere leverandørrapporter inden for de frister, som vises i Ordrestyringssystemet, jf. Ordren, medmindre andet er aftalt.

Hele teamet i Ordrestyringssystemet, som borgeren er tilknyttet, kan tilgå og redigere en leverandørrapport, hvilket sikrer, at rapporten kan håndteres af andre medarbejdere hos Leverandøren i tilfælde af sygdom/fravær hos den ansvarlige medarbejder.

Leverandøren skal altid udarbejde én afsluttende Leverandørrapport til Ordregiver ifm. borgerens afslutning af forløb. Den afsluttende Leverandørrapport skal indeholde beskrivelser af borgerens progression under forløbet, samt vurdering af og anbefalinger til borgerens videre forløb. Der skal sendes en afsluttede Leverandørrapport, uagtet hvor lang tid borgeren har været i forløbet. Derudover har Ordregiver i forbindelse med Ordren mulighed for at bestille status-Leverandørrapporter med forskellige intervaller, fx i tilfælde af længerevarende forløb. Ordregivers ønskede interval for status- leverandørrapporter undervejs i forløbet vil fremgå af Ordren.

Udarbejdelse af alle Leverandørrapporter – uanset antallet af Leverandørrapporter i Ordren – skal ske indenfor prisen angivet i bilag C. Leverandøren skal desuden angive oplysninger om forløbet i alle Leverandørrapporter i henhold til afsnit 4.1.

Leverandøren skal dog ikke udarbejde Leverandørrapport(er) på forløb/Ordrer, som annulleres af Ordregiver inden startdato.

Den afsluttende Leverandørrapport skal indleveres elektronisk via Ordrestyringssystemet til Ordregiver senest 7 kalenderdage efter, at borgeren afslutter sit forløb og altid efter de udmeldinger, Ordregiver i øvrigt måtte komme med. Status-leverandørrapporter skal indleveres via Ordrestyringssystemet efter de oplyste frister i Ordren.

I særtilfælde kan anden frist i en konkret borgersag aftales med Ordregiver. I så fald skal anmodning herom ske skriftligt og i rimelig tid til det konkrete jobcenter, Eventuel accept af udsættelse af frist skal gemmes på borgerens sag, da Ordregiver som led i tilsynsbesøg kan vælge at kontrollere, om Leverandøren har leveret rapporter rettidigt.

Ordregiver forventer, at det er Leverandøren, der udfærdiger Leverandørrapporter. Såfremt Leverandør finder eksempelvis pædagogiske eller ’empowermentmæssige’ fordele i, at borger selv bidrager med input til Leverandørrapporter, stiller Ordregiver som krav, at Leverandøren har kvalitetssikret rapporten forud for indlevering via Ordrestyringssystem, samt at det i Leverandørrapporten tydeligt fremgår, hvorvidt og hvad borger har ydet input til (har fået noteret) i Leverandørens Leverandørrapport. Leverandøren skal bl.a. sikre, at rapporten lever op til krav og forskrifter i dette afsnit.

Leverandøren skal i Leverandørrapporten også oplyse:

• Evt. mistanke om manglende rådighed, fx via observation af en adfærd som kan give mistanke herom

• Hvis borgeren ikke overholder aftaler med Leverandøren om fx vedkommendes jobsøgning mv.

Leverandøren skal altid anvende de skabeloner og retningslinjer for afrapportering på borgerens forløb, som Ordregiver stiller til rådighed, og som løbende kan ændre sig.

Hvis Leverandøren opdager, at den afleverede leverandørrapport fx indeholder ukorrekte oplysninger om borgeren, eller vedrører en anden borger, skal Leverandøren bruge funktionen ’’ugyldiggør’’ i Ordrestyringssystemet. Leverandøren skal derudover i notatfeltet ’’årsag til hvorfor rapporten er ugyldig’’ angive, hvorfor rapporten er ugyldiggjort. Herefter sendes der en besked til borgers ansvarlige sagsbehandler om xxxxxxxxx. En ugyldig rapport skal erstattes af en ny, korrekt rapport via funktionen ’’Beskeder’’ i Ordrestyringssystemet. Beskeden journaliseres automatisk i borgers journal i Ordregivers sagsbehandlingssystem.

3.6 Fremmøde- og fraværsregistrering

Af hensyn til Ordregivers lovpligtige opgave med at kontrollere og eventuelt sanktionere ift. borgernes deltagelse i tilbud, skal Leverandøren følge nedenstående retningslinjer for fremmøde- og fraværsregistrering.

Fremmøde- og fraværsregistreringen skal – dag for dag – anføre, om det planlagte fremmøde (fra borgerens Skema) er blevet gennemført af borgeren (fremmødt eller ej).

I forbindelse med borgernes deltagelse i tilbud er Leverandøren forpligtet til at føre protokol over hver borgers (planlagte) fremmødedage og fravær. Protokollen skal føres på timeniveau ift. de planlagte Aktivitetstimer den pågældende dag. Hvis borgeren er fraværende fra alle Aktivitetstimer på dagen, skal hele dagen registreres som fravær. Fremmøde- og fraværsprotokollen skal på forlangende øjeblikkeligt kunne fremvises eller fremsendes (digitalt) til Ordregiver som led i Ordregivers tilsyn. Fremmøde- og fraværsprotokol skal også kunne fremvises ved tilsynsbesøg hos Leverandøren.

Fremmøde- og fraværsprotokollen skal ajourføres dag for dag. En fremmødeprotokol skal på cpr. nr. niveau kunne give et overblik over borgerens fremmødetimer pr. dag. En historisk fremmøde- og fraværsprotokol bør derfor bagudrettet kunne dokumentere, om borgere har været fremmødt eller ej til Ordrens bestilte aktivitetstimer, som er planlagt leveret i borgerens Skema. En fremmøde- og fraværsprotokol for den pågældende dag skal også kunne give et samlet overblik over alle de fremmødte og fraværende timer den pågældende dag.

I fremmøde- og fraværsprotokol registreres det, om borgeren er fremmødt eller ej. Oplyst årsag til fravær noteres, fx sygdom.

Leverandøren er forpligtet til straks at anmelde fravær til Ordregiver efter følgende retningslinjer, medmindre Ordregiver giver instruks om andet.

Anmeldelse af fravær skal ske via daglig registrering af fravær i Ordrestyringssystemet og inden udgangen af dagen, uafhængigt af, om Leverandøren har planlagt én eller flere aktivitetstimer med borgeren. Registreringen, herunder en eventuel redigering i fraværet, skal foretages i Ordrestyringssystemet senest den pågældende dag kl. 23:59. Eventuel årsag til fraværet skal angives ved note, som bidrag til Ordregivers myndighedsvurdering af, om fraværet er uberettiget og giver anledning til en sanktion.

Leverandøren har ikke kompetence til at give en borger fri fra deltagelse i et tilbud eller acceptere et fravær som lovlig grund til udeblivelse. Leverandøren skal derfor altid henvise borgeren til Ordregiver, hvis borgeren skal have godkendt fravær fra et tilbud.

Leverandøren skal være opmærksom på den generelle notatpligt, som også gælder ved borgerens kontakt via telefon om fx fravær.

Når borger udebliver med sygefravær

Hvis en borger udebliver fra 1. mødedato uden rimelig grund, det vil fx sige en sygemelding, sidestilles det som udgangspunkt med en afvisning af tilbud. Leverandøren skal derfor – for at Kommunen kan sanktionere korrekt med nedjustering af ydelse for hver dag, borger afviser tilbud, jf. afsnit 3.3 – indberette fravær for hver dag borger udebliver fra tilbuddet.

Borgeren har pligt til at melde deres egen sygdom til Ordregiver på 1. sygefraværsdag og før tilbuddets start. Accepteres borgerens sygefravær, vil Leverandøren modtage besked herom via Ordrestyringssystemet og/eller sikker e-mail med oplysning om fraværsperiode (sygeperiode). Leverandøren bedes derfor oplyse en sikker e-mailadresse til Ordregiver, hvor beskeder om accepteret sygefravær kan sendes til.

Leverandøren er i denne forbindelse forpligtet til at vejlede borgeren om at kontakte Ordregiver, hvis borgeren ønsker at sygemelde sig hos Leverandøren. Leverandøren er derudover forpligtet til at vejlede borgeren om, at det er Ordregiver, der accepterer sygefravær og giver Leverandør og borger besked om, hvornår borgeren skal møde igen.

Sygefravær skal anmeldes til Ordregiver efter følgende retningslinjer:

• Alle målgrupper med undtagelse af ressourceforløbsborgere fyldt 30 år skal melde (syge)fravær til Kontraktcentret på tlf. 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre før mødetidspunktet i tilbuddet.

• Ressourceforløbsborgere der er tilknyttet SOF skal ringe til Kontaktcentret på tlf.: 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre for mødetidspunktet i tilbuddet.

• Ressourceforløbsborgere fyldt 30 år skal melde (syge)fravær til Center for Afklaring og Beskæftigelse (CAB) på tlf. 00 00 00 00. Dette skal borgeren gøre mellem kl. 08.30 og 10.00. dog altid før mødetidspunktet i tilbuddet.

Jf. Ankestyrelsens principafgørelse nr. 42-22, må Leverandøren kun vejlede borger om at ringe dette ene sted hen for at melde sygefravær. Det gælder uanset tilbud efter LAB, dvs. også hvis borger er på en arbejdsplads. En borger kan ikke sanktioneres, hvis borger kun melder sygdom til Leverandør.

Når borger udebliver (ikke sygefravær)

Leverandøren har pligt til på dagen at meddele Ordregiver, hvis en borger udebliver fra, går tidligt fra eller kommer for sent til tilbud/igangværende forløb.

Leverandøren skal derfor gøre følgende, når borgeren er fremmødt på 1. dagen for sit tilbud, men udebliver senere i forløbet (uanset om borgeren melder sit fravær med årsag eller udebliver uden at give besked).

• Leverandøren skal dagligt meddele det registrerede fravær fra fremmødeprotokol (jf. afsnit 3.6) til Ordregiver via Ordrestyringssystemet, så Ordregiver kan vurdere borgerens rådighed, herunder om der er grundlag for sanktionering for udeblivelse uden rimelig grund.

• Er borgeren gået tidligt eller mødt for sent, skal der i meddelelsen anføres, hvor mange timer, der er tale om.

Hvis Ordregiver vurderer, at der er tale om gentagne udeblivelser uden rimelig grund, kan udeblivelserne sidestilles med en afvisning af tilbud og dermed føre til en lukning af borgerens hjælp. I en sådan vurdering indgår også en vurdering pba. eventuelt input fra Leverandøren vedr. borgerens adfærd i tilbuddet.

Meddelelse via Ordrestyringssystem om borgere ’der ikke vil deltage i aktiviteterne’

Hvis en borger fremmøder i indsatsen, men ’ikke vil deltage i aktiviteterne’ eller opfører sig på en måde, som virker forstyrrende på andre borgere, kan det sidestilles med en udeblivelse. Et eksempel kan være, at borgeren møder påvirket, overskrider grænser for acceptabel opførsel, eller udviser anden obstruerende adfærd, fx lægger sig til at sove hos Leverandøren.

En Leverandør kan meddele en sådan hændelse via Ordrestyringssystemet via proceduren i afsnit 3.6, men med note om at borger er fremmødt og årsag til, at borger alligevel er registreret som udeblevet.

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at efterleve modellen og instruksen for indberetning af borgernes udeblivelser samt implementere og efterleve en instruks for en anden model, som Ordregiver udsender.

3.7 Fakturering

Fakturering skal ske efter Ordregivers til enhver tid gældende retningslinjer. Faktureringen skal foregå elektronisk via Ordrestyringssystemet. Fakturaer, der afsendes udenom Ordrestyringssystemet eller det anviste IT-system, vil blive afvist af Ordregiver.

Se mere i bilag C ’Betalingsbetingelser’ for fakturerings- og betalingsbetingelser.

4 Uge-/månedsskema til borger

Det er et krav, at borgeren skal kende sine aktiviteter (Aktivitetstimer) i den kommende periode, jf. bilag A.

Det betyder, at Leverandøren skal planlægge borgerens aktiviteter og udarbejde et uge-/månedsskema (herefter ”Skema”), som skal udleveres til borger på 1. mødedag og løbende igennem forløbet, herunder ved ændringer/justeringer til Skema.

4.1 Krav til uge-/månedsskema

Skemaet skal udarbejdes elektronisk og give borgeren overblik over den kommende tids aktiviteter, mødetidspunkter m.v.

Ordregiver har følgende krav til, hvilke oplysninger der skal fremgå af et Skema samt af Leverandørrapporter, jf. afsnit 3.5:

• Titel på aktivitet

• Tidslængde for aktivitet

• Start- og sluttidspunkt for aktivitet

• Lokation for aktivitet (adresse og navn på leveringssted (fx leverandøren eller virksomhed)

• Leverandøren skal tilføje evt. virksomhedsplacering til borgerens Skema (og udlevere), når Ordregiver har godkendt etableringen af virksomhedsplaceringen.

• Eventuel note til aktivitet/skema.

• Såfremt borger er booket i parallelle forløb hos Leverandøren (flere Ordrer), skal alle aktiviteter fra de forskellige forløb fremgå af ét Skema til borgeren. Leverandør kan af borgerhensyn lade andre aktiviteter, som ikke er den del af Kontraktens forløb, fremgå af Skema, såfremt Leverandøren har kendskab hertil. Det kan fx være hvis borgeren sideløbende deltager i fx behandlingsforløb i kommunalt eller regionalt regi.

• Borgers navn, Forløbets/forløbenes start- og sluttidspunkt(er), Versionsnummer og versionsdato for Skema.

Én, flere eller alle borgeres Skema(er) skal på forlangende øjeblikkeligt kunne fremvises eller fremsendes (digitalt) til Ordregiver som led i Ordregivers tilsyn. Skema skal også kunne fremvises ved anmeldt eller uanmeldt tilsynsbesøg hos Leverandøren.

4.2 Udlevering af uge-/månedsskema til borger

Skema skal udleveres til borgeren på 1. mødedag og løbende, når Skemaet ”udløber”, eller der foretages ændringer af Skemaet. Det er ikke et krav, at Leverandøren udleverer et nyt Skema, hvis der sker ubetydelige ændringer i indholdet af aktiviteter. Leverandøren skal dog altid udlevere et nyt Skema, hvis start- og sluttidspunkter eller leveringssted på en, flere eller alle dage i forløbet bliver ændret.

Ved igangsætning af nyt eller justeret Skema skal skemaet udleveres til borgeren senest 1 hverdag før det nye skema får bindende virkning. Det vil sige, at hvis et Xxxxx ændres med virkning fra tirsdag d. 2., skal Skemaet udleveres til borgeren senest mandag d. 1. Ordregiver anbefaler, at Skema printes og udleveres

fysisk til borgeren. Leverandøren kan dog vælge at sende Skema med brev, så borgeren har det senest 1. hverdag før det får virkning. Leverandøren kan supplere skemaudlevering med SMS, under forudsætning af, at der ikke fremgår eller kan udledes følsomme og fortrolige personoplysninger, samt at borger har givet samtykke til at modtage SMS, jf. afsnit 3.4. SMS kan dog aldrig stå alene, da borger ikke har pligt til at tjekke sine SMS’er.

Alle versioner af udleverede Skemaer i løbet af leveringsperioden skal gemmes på borgerens sag – ligesom det skal dokumenteres på borgerens sag, når Skema er blevet udleveret fysisk til borgeren hhv. sendt med brev, da Ordregiver skal kunne dokumentere, at borgeren er blevet rettidigt varslet om mødetidspunkt mv. i forløbet.

5 Aktivitetstimer

5.1 Aktivitetstimer, herunder definitioner og krav til dokumentation m.v.

Ordrens timetal er aktivitetstimer. En aktivitetstime er lig med 60 minutter. Leverandøren kan ikke dispensere fra det bestilte antal aktivitetstimer i Ordren. En aktivitetstime vedrører altid en aktivitet med/for borgeren.

Leverandørens administration, rapportering, koordinering, transport og dokumentation m.v. skal præsteres uden særskilt vederlag. Det er Leverandørens ansvar at have inkluderet alle nødvendige tillægsydelser og omkostninger i de tilbudte dagspriser.

Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere over for Ordregivers tilsyn, at borgerne har fået de planlagte aktivitetstimer, der matcher Ordren.

I det følgende beskrives Ordregivers definitioner af forskellige former for aktivitetstimer:

Aktivitetstime(r) på Leverandørens leveringsadresse

Aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten på Leverandørens Leveringsadresse. Leverandørens medarbejder(e) skal gennemføre aktiviteten/indsatsen ”i samme rum” som borgeren/borgerne, da en aktivitetstime forudsætter, at der ikke er tale om ”opbevaring” af borgerne. Det skal derfor også være tydeligt for borgeren/borgerne, at Leverandørens medarbejder(e) står til rådighed for vejledning mv. hvis en konkret aktivitet på Leverandørens Leveringsadresse fx består af selvstændig job-

/uddannelsessøgning eller gruppearbejde.

Ledsaget aktivitetstime(r) udenfor leveringsadressen

Aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, hvor Leverandørens medarbejder selv ledsager en eller flere borgere til en aktivitet ”ude af huset” hhv. udfører aktiviteter sammen med borgeren/borgerne uden for Leveringsadressen. Det kunne fx være, når borgeren skal ud og køre som led i den praktiske undervisningsdel.

Planlagte og leveret aktivitetstime(r)

En aktivitetstime jf. ovenstående definitioner kan være en planlagt aktivitetstime eller en leveret aktivitetstime, som led i leveringen af det samlede antal aktivitetstimer i Ordren.

• Ved planlagt aktivitetstime(r) forstås en aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, som Leverandøren har planlagt organisatorisk, aftalt med borgeren og dokumenteret planlagt leveret via (udleveret) Skema. En planlagt aktivitetstime betegner derfor en aftalt aktivitetstime uafhængigt af, om borgeren faktisk fremmøder eller ej til den planlagte aktivitetstime.

• Ved leveret aktivitetstime(r) forstås en aktivitet/indsats i medfør af Kontrakten, som Leverandøren har planlagt organisatorisk, aftalt med borgeren, dokumenteret planlagt via (udleveret) Skema og hvor borgeren er mødt frem og har deltaget i aktiviteten.

5.2 Planlægning og registrering af aktivitetstimer

Hvis en borger er helt eller delvist fraværende fra planlagt aktivitetstime(r), tæller dette som aktivitetstime(r) ift. opgørelse af de samlede antal aktivitetstimer, der er bestilt, og som skal leveres af Leverandøren. Den planlagte aktivitet (på timeniveau) og registreringen af fravær skal altid fremgå af borgerens sag hos Leverandøren.

Leverandøren er ikke forpligtet til at levere erstatningstimer (for ellers registrerede planlagte aktivitetstimer) ved borgerens fravær under forløbet (uanset årsag).

Leverandøren er ved den indledende og løbende skemaplanlægning for den enkelte borger, jf. afsnit 5, forpligtet til i videst muligt omfang at tage højde for på forhånd kendt fravær, fx parallel misbrugsbehandling, borgers lægebesøg eller borgerens deltagelse i frivillige aktiviteter fx i et værested. Borgerens deltagelse i egne frivillige aktiviteter må dog ikke stå i vejen for, at Leverandøren kan levere alle de bestilte aktivitetstimer i Ordren.

Leverandøren skal på overskuelig vis og ved anvendelse af en elektronisk tilgang kunne dokumentere og sandsynliggøre, at der er sammensat et forløb, hvor bestilte aktivitetstimer i Ordren er blevet leveret / har været planlagt leveret. Leverandørens registrering og dokumentation af alle former for aktivitetstimer (jf. definitioner) skal være overskuelig, og dels kunne vise en registrering af aktivitetstimer på de enkelte elementer/aktiviteter, der indgår i Ordren, dels en samlet optælling over det planlagte og leverede antal aktivitetstimer. Denne dokumentation skal på opfordring kunne fremvises Ordregiver, herunder ved tilsynsbesøg, jf. bilag H.

Leverandøren skal altid følge Ordregivers retningslinjer og krav til dokumentation af forløb.

Såfremt Leverandøren vurderer, at det bestilte antal timer, ikke er optimalt i forhold til borgerens indsats og mål med forløbet, skal Leverandøren rette henvendelse til Ordregiver og præsentere sin vurdering og baggrunden herfor. Såfremt der skal aftales en ny indsats, en længere varighed og/eller et andet antal timer pr. uge for borgeren, er der tale om revidering af jobplan/indsatsplan, hvilket er Ordregivers afgørelse. Sådanne ændringer kræver dermed en ny Ordre.

6 Anvendelse af tolk

Hvis det vurderes nødvendigt for gennemførelsen og for et optimalt resultat af borgerens forløb, skal Leverandøren anvende en selvvalgt tolk og afholde udgifter hertil.

Dvs. udgifter til tolk afregnes alene mellem Leverandøren og tolkebureauet og udgifterne forudsættes således at være indarbejdet i Leverandørens priser.

Ordregiver afgiver dog udgiften for tegnsprogstolkning.

7 Bisidder og partsrepræsentation

7.1 Bisidder og partrepræsentation

En borger har på ethvert tidspunkt af sagens forløb ret til at lade sig repræsentere af en partsrepræsentant eller bistå af en bisidder. Dette gælder også ved faktisk forvaltningsvirksomhed, herunder ved borgerens deltagelse i forløb hos Leverandøren.

Xxxxxxxxx personlige medvirken er dog altid afgørende for beskæftigelsesindsatsen, så borgeren kan ikke lade sig repræsentere under sin deltagelse i forløb, men her kan borgeren medbringe en bisidder. Borgerens anvendelse af partsrepræsentanter i forbindelse med deltagelse i forløb er således begrænset til det, der ikke kræver borgerens personlige deltagelse, som fx udveksling af skriftlig kommunikation.

Har borgeren en partsrepræsentant, skal Ordregiver give Leverandøren meddelelse om fuldmagtsforholdet og partsrepræsentantens kontaktoplysninger i forbindelse med Ordre til Leverandøren.

Reglerne om partsrepræsentation finder dog kun anvendelse, hvis borger har givet fuldmagt til eller entydigt har erklæret, at partsrepræsentanten også repræsenterer borger under deltagelse i forløb hos Leverandøren. I tvivlstilfælde må Leverandøren afklare dette med borgeren. Leverandøren kan også vejlede borgeren om muligheden for at lade sig repræsentere eller bistå af en bisidder.

I særlige tilfælde kan den bisidder eller partsrepræsentant, som borgeren har valgt, udelukkes fra af være borgerens bisidder eller partsrepræsentant. Da borgeren har ret til en bisidder eller en partsrepræsentant, som borgeren selv vælger, skal der dog tungtvejende grunde til at udelukke personen.

De tungtvejende grunde kan fx være hensynet til sagsbehandlingen, herunder hvis personen modvirker sagsbehandlingen, som fx sagsoplysningen. Det kan også være hensynet til borgerens selv, hvor personen fx modvirker borgerens beskæftigelsesindsats og dermed borgers muligheder for at komme i job eller uddannelse. En tungtvejende afvisningsgrund kan fx også være, at borgeren er underlagt negativ social kontrol fra bisidderen eller partsrepræsentanten. Ved mistanke om negativ social kontrol skal Leverandøren kontakte Ordregiver.

Udelukkelsen af personen skal altid ske på et sagligt og oplyst grundlag. Det vil sige, at der skal være tilstrækkelig dokumentation for den tungtvejende afvisningsgrund, som skal vægte tungere end borgerens interesse i at have den pågældende bisidder eller partsrepræsentant.

Udelukkes borgeren bisidder eller partsrepræsentant, skal borgeren vejledes om muligheden for at vælge en anden bisidder eller partsrepræsentant.

7.2 Fysisk udlevering uge-/månedsskema

Udleverer Leverandøren fysiske Skemaer til borgeren ifm. sin deltagelse i forløbet hos Leverandøren, hvor borgers personlig medvirken er påkrævet, har Leverandøren ikke pligt til også at sende Skemaerne til partsrepræsentanten.

7.3 Situationer, hvor reglerne om partsrepræsentation gælder hos Leverandøren

Leverandøren skal inddrage partsrepræsentanten, hvor borgers personlige medvirken ikke er påkrævet. Xxxxxxx personlige medvirken er ikke påkrævet, når Leverandøren sender skriftlig kommunikation.

Det betyder, at Leverandøren skal sende skriftlig kommunikation til borgers partsrepræsentant. Der kan også sendes en kopi af den skriftlige kommunikation til borgeren medmindre borgeren har frabedt sig dette.

Skriftlig kommunikation er fx:

• Aftaler (herunder Skemaer), som efterfølgende sendes skriftligt til borgeren

• SMS- og e-mail beskeder

Telefonisk henvendelse skal i udgangspunktet ligeledes ske til partsrepræsentanten. Leverandøren skal være opmærksom på, at der kun må lægges en besked på telefonsvarer, hvis der er vished om, at man har fat i den rigtige. Telefonsvarebeskeder behandles som sms- og e-mailbeskeder, hvortil der kræves samtykke. Der må ikke indtales følsomme eller fortrolige personoplysninger på en telefonsvarer.

Leverandørens meddelelser anses for at være tilgået borger, når de er modtaget af partsrepræsentanten.

7.4 Aftaler om meddelelser

Leverandøren, borgeren og partsrepræsentanten kan i fællesskab konkret aftale i hvilket omfang/tilfælde og om det er borger eller partsrepræsentanten, der skal have mundtlige eller skriftlige meddelelser fra Leverandøren vedrørende det konkrete forløb (Ordre). Eventuelle aftaler skal noteres i borgerens sag. Såfremt fuld- magtsaftalen mellem borger og partsrepræsentanten hermed ændres væsentligt, skal Ordregiver også orienteres.

7.5 SMS- og e-mail beskeder

SMS- og e-mail-påmindelser og servicebeskeder kræver samtykke, jf. afsnit 3.4.

Det er i udgangspunktet borgeren, der skal give samtykke til anvendelse af SMS og/eller e-mail, og partsrepræsentanten og bisidder kan ikke beslutte, at Leverandøren ikke må sende SMS og/eller e-mail, hvis borger har givet samtykke til det. Hvis borgeren ønsker, at partsrepræsentanten skal modtage SMS og/eller e-mail, skal der indhentes et selvstændigt samtykke fra partsrepræsentanten til behandling af hans personoplysninger.

8 Krav og forventninger til medarbejdere

Leverandørens medarbejdere er afgørende for, at Leverandøren lykkes med at skabe positiv udvikling i borgernes beskæftigelsessag. Det følger af Kontraktens punkt 4.8, at Leverandøren skal have egnet personale til udførelsen af opgaven, ligesom kravspecifikationen på enkelte forløb sætter krav til hvilken autorisation den udførende medarbejder skal have.

Afsnittet uddyber krav og forventninger til Leverandørens medarbejdere, herunder forskellige medarbejderroller.

8.1 Krav til Leverandørens medarbejdere

Leverandørens medarbejdere samt eventuelle underleverandører, der deltager til Kontraktens gennemførelse, skal alle være i besiddelse af de fornødne kompetencer og kvalifikationer, herunder relevant og nødvendig uddannelse, viden og erfaring, i forhold til at kunne varetage deres roller i forbindelse med Kontraktens gennemførelse.

Ordregiver forventer, at Leverandørens ledelse har fokus på løbende opkvalificering af medarbejdere. Ligeledes er Leverandøren er forpligtet til i hele Aftaleperioden at have tilstrækkelige og kvalificerede medarbejdere til udførelse af opgaven. Kan Leverandøren ikke udføre opgaven med den aftalte kvalitet, eller indtræder der forsinkelse eller risiko for forsinkelse, som ikke er begrundet i Ordregivers forhold, borgers forhold el.lign., er Leverandøren forpligtet til at tilpasse sin bemanding, herunder i nødvendigt omfang at allokere yderligere eller andre medarbejderressourcer.

Leverandøren skal til enhver tid og uden ugrundet ophold på Ordregivers forlangende kunne dokumentere de anvendte medarbejderes kompetencer og kvalifikationer eller eventuelle andre forhold af betydning enten for Leverandørens evne til at varetage opgaven eller for kvaliteten af de leverede Ydelser. Hvis dokumentation ikke fremvises på Ordregivers forlangende, er Leverandøren forpligtet til at genoprette forholdene. Herunder kan Ordregiver forlange, at Leverandøren inddrager underleverandører.

I det følgende er angivet krav og forventninger til forskellige medarbejderroller hos Leverandøren og efterfølgende krav til udskiftning af medarbejdere:

• En underviser på et forløb skal opfylde kravene i bekendtgørelse nr. 1833 af 22/09/2021 om godkendelse af kørelærer for kategori B (almindelig bil)1

• En underviser i færdselsrelateret førstehjælp skal opfylde kravene i bekendtgørelse nr. 1833 af 22/09/2021 herom.

8.2 Udskiftning af Leverandørens medarbejdere

Af hensyn til fremdriften og kvaliteten i arbejdet samt af hensyn til det tætte daglige samarbejde skal begge parter i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere, som fungerer som nøglepersoner.

1 Bekendtgørelse om godkendelse af kørelærere (xxxxxxxxxxxxxxx.xx)

Leverandøren må ikke reducere antallet af medarbejdere beskæftiget med udførelse af Kontrakten, hvis dette bringer forløbenes kvalitet i fare, jf. Kontrakten (herunder Leverandørens løsningsbeskrivelse).

Udskiftningen af medarbejdere eller en underleverandør (og dennes medarbejdere) må ikke have indvirkning på Leverandørens evne til at varetage udførelse af opgaverne i overensstemmelse med den beskrevne kvalitet i Kontrakten, herunder indebære, at forløbenes færdiggørelse forsinkes.

Leverandøren afholder alle omkostninger i forbindelse med udskiftning af Leverandørens medarbejdere.

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning udskifte en medarbejder, såfremt Ordregivers anmodning er sagligt og rimeligt begrundet. Det vil sige, at hvis Ordregiver sagligt kan begrunde, at der er samarbejdsvanskeligheder med en medarbejder fra Leverandøren, så skal Leverandøren sørge for, at denne medarbejder fjernes fra denne samarbejdsflade og ikke længere indgår i samarbejdet med Ordregiver. Ordregiver skal ligeledes justere i kontaktfladen til Leverandøren, hvis Leverandørens anmodning om dette er sagligt og rimeligt begrundet.

9 Særligt vedrørende lukkedage

9.1 Lukkedage hos Ordregiver

Leverandøren skal, jf. Kontraktens pkt. 2.8 som udgangspunkt kunne levere Ordrernes aktiviteter på alle ugens hverdage, også selvom Ordregiver evt. selv har en lukkedag på en hverdag.

Ordregiver holder årligt et vist antal lukkedage på almindelige hverdage (fx mellem jul og nytår, samt indeklemte fredage i foråret, ligesom 1. maj er en fridag hos Ordregiver).

Borgere i tilbud hos Leverandøren skal vejledes om, at eventuelt sygefravær på de dage, hvor Ordregiver holder lukket, skal meddeles Ordregiver på førstkommende hverdag, hvor Ordregiver igen holder åbent for telefonisk henvendelse.

Ved lukkedage hos Ordregiver modtager Leverandøren først besked om borgerens sygefravær, når Ordregiver igen holder åbent.

9.2 Lukkedage hos Leverandør

Leverandøren kan have lukkedage, herunder flere lukkedage i træk, fx mellem jul og nytår, hvis Leverandøren ønsker dette som led i sin planlægning og gennemførelse af de bestilte Ordrer.

Forudsætningen herfor er, at:

• borger uændret får opfyldt det bestilte antal timer i sin Ordre. Dvs. at de timer, der ikke leveres pga. en eller flere lukkedage, skal leveres på et andet tidspunkt i borgers forløb

• borger maksimalt kan have 37 timer i et forløb om ugen

• borgers timer skal fremgå af borgers uge-/månedsskema, jf. afsnit 4.

En Leverandør skal anmode om tilladelse hos Ordregivers kontaktperson senest tre måneder før den/de ønskede lukkedag(e), jf. Kontraktens pkt. 2.8, Ordregiver har ret til at anvise anmodningen.

9.3 Særligt om borgerens ferie under tilbud

Hvis en borger har aftalt ferie med Ordregiver, har borgeren ret til at afholde ferien, samtidig med at det bestilt timetal i Ordrens periode fortsat skal opfyldes, hvis muligt.

Hvis det ikke er muligt, skal Leverandøren kontakte Ordregiver mhp. at Ordren annulleres. Der skal i så fald igangsættes en ny Ordre for borger.

9.4 Særligt vedrørende helligdage

Helligdage er ikke defineret som arbejdsdage i Københavns Kommune og er derfor kontraktuelt lig med lukkedage. Dvs., at Leverandører ikke skal arbejde med borgerne på helligdage, fx mandag d. 10. april 2023 (2. påskedag).

Leverandører for Københavns Kommune får ikke betaling for arbejde på helligdage. Leverandører skal derfor i samarbejde med Ordregiver tilrettelægge indsatsen for borger, så aktiviteter ligger udenom helligdage.

10 Offentlig webside med information til borgere

For at borgere (og Ordregiver) kan have det mest optimale informationsniveau om Leverandørens forløb, skal Leverandøren etablere en webside, der fortæller om:

• Leverandørernes forskellige forløb for Ordregivers borgere

• Anden information og vejledning, som kan være relevant for borgernes forløb hos Leverandøren.

Websiden skal være offentlig tilgængelig senest 1. måned efter Aftaleperiodens ikrafttrædelse, og forudsættes opdateret løbende.

Leverandøren er forpligtet til på samme sted (webside) at vise eller linke videre til resultater, informationer mv., som Ordregiver anfører, skal offentliggøres på Leverandørens hjemmeside.

Bilag E.1

Retningslinjer for indberetning af datasæt med oplysninger om borgernes aktivitetstimer

1. Indberetning af data

Leverandøren skal efter Ordregivers anmodning indsende et datasæt med oplysninger om henviste borgeres aktiviteter i en given periode.

De ønskede oplysninger om aktiviteter svarer i vid udstrækning til de oplysninger, der skal fremgå af borgerens måneds-/ugeskema, og de oplysninger, der skal fremgå af fremmøde- og fraværsprotokollen. Desuden skal datasættet indeholde oplysninger fra Ordregivers Bestilling/Ordre, som Leverandøren har modtaget via Leve- randørplatformen eller andet af Ordregiver anvist IT-redskab (herefter Ordrestyringssystemet). Jf. i øvrigt kon- traktens bilag E, som nærværende bilag er underbilag til.

Leverandøren skal kunne understøtte oplysningerne i det indsendte datasæt ved hjælp af dokumentation, der er gemt på de enkelte borgeres sager.

Formålet med datasættet er at give Ordregiver bedre overblik over forløb og aktiviteter, som borgerne deltager

i. Datasættet vil også blive anvendt i tilsynsøjemed.

Formålet med retningslinjer for udformning af datasæt, jf. pkt. 2 herunder, er at sikre mere ensartede og gen- nemskuelige data om borgernes forløb og aktiviteter, blandt andet ved at konkretisere, hvordan en Aktivitets- time skal forstås, og fastlægge ensartede fremmøde-/fraværskategorier på tværs af leverandører.

Da leverandørerne kan have forskellige målgrupper, vil de konkrete eksempler på situationer, der fremgår herunder, være mere relevante for nogle leverandører end andre.

Leverandøren har kun pligt til i datasættet at medtage oplysninger om aktiviteter, som borgeren skal deltage i, og som registreres som Aktivitetstimer for borgeren. Leverandøren må gerne medtage oplysninger om andre begivenheder, der er noteret på sagen - eksempelvis med henblik på at opfylde notatpligten. For at kunne skelne mellem borgeraktiviteter og andre begivenheder, skal det for hver aktivitet angives, om den regnes til borgerens Aktivitetstimer (jf. pkt. 2.5).

2. Retningslinjer for udformning af datasæt

2.1 Udformning og indsendelse af datasæt

Datasættet skal indsendes som en såkaldt ’flad tekstfil’ (et standardtekstformat med endelsen ’txt’ eller ’csv’), alternativt i form af et regneark, der kan importeres i Microsoft Excel.

Datasættet skal indeholde én række pr. aktivitet pr. borger. Hvis datasættet indsendes som tekstfil, skal de enkelte oplysninger om aktiviteten (kolonnerne) være adskilt af komma eller semikolon.

Kolonnerne skal være navngivet i overensstemmelse med Ordregivers retningslinjer herunder. Rækkefølgen på kolonnerne må dog afvige fra det beskrevne.

Datasættet skal indsendes eller uploades sikkert efter Ordregivers anvisninger.

Ordregiver kan sende et regnearkseksempel, der eventuelt kan anvendes til indberetning, hvis Leverandøren foretrækker denne løsning.

2.2 Kolonner i datasættet

Herunder oplistes navnene på de kolonner, der skal være i datasættet. Hvilke oplysninger, der skal fremgå i kolonnen om de enkelte aktiviteter, bliver uddybet i de følgende afsnit 2.3 til 2.8.

1. Bestillingsnummer

2. CPR-nummer

3. Navn

4. Tilbuds-ID

5. Tilbudstitel

6. Startdato

7. Bestilt slutdato

8. Timer pr. uge

9. Bestilte timer i alt

10. Supplerende aftale

11. Forløbsstatus

12. Faktisk slutdato

13. Aktivitet

14. Aktivitetsdato

15. Startklokkeslæt

16. Slutklokkeslæt

17. Hvem deltager

18. Hvordan deltager

19. Aktivitetsmedarbejder

20. Aktivitetstimer

21. Lokation (sted)

22. Kontaktperson

23. Fremmøde

24. Fraværsårsag

2.3 Oplysninger fra Ordregivers bestilling

Oplysninger fra den bestilling (efter godkendelse af Leverandøren = Ordre), som Leverandøren modtager via Ordrestyringssystemet, og som den registrerede aktivitet hører under.

1. Bestillingsnummer (unikt løbenummer på den konkrete bestilling/ordre i Ordrestyringssystemet)

2. CPR-nummer (borgers fulde CPR-nummer uden bindestreg)

3. Navn (borgers navn)

4. Tilbuds-ID (=Projektnummer)

5. Tilbudstitel

6. Startdato (startdato ifølge bestilling)

7. Bestilt slutdato (slutdato ifølge bestilling)

8. Timer pr. uge (timer pr. uge ifølge bestilling)

9. Bestilte timer i alt (samlede antal Aktivitetstimer ifølge bestillingen)

10. Supplerende aftale (Er der indgået en særlig aftale om det konkrete forløb, der har relevans for leveringen af de bestilte timer?) - mulige værdier:

10.1. Nej

10.2. Ja (Hvis ’Ja’, skal Leverandøren gemme dokumentation for den særlige aftale på borgerens sag og kunne fremvise dokumentationen efter anmodning.)

2.4 Oplysninger om forløbsstatus

Oplysninger om aktuel status på forløbet, dvs. omkring det tidspunkt, hvor datasættet til Ordregiver dannes, fx udtrækkes fra Leverandørens system.

11. Forløbsstatus - mulige værdier:

11.1. Gennemført/gennemføres (i overensstemmelse med Ordre)

11.2. Afbrudt (af Ordregiver)

12. Faktisk slutdato - mulige værdier:

12.1. <dato1> (samme som Bestilt slutdato, hvis forløbet er gennemført/gennemføres i overensstemmelse med Ordre)

12.2. <dato2> (hvor meddelelse om afbrud af forløb er meddelt af Ordregiver via Ordrestyringssystemet)

2.5 Oplysninger om planlagte aktiviteter fra måneds-/ugeskema

En planlagt aktivitet er en aktivitet, som borgeren skal deltage i, og som borgeren på forhånd er blevet infor- meret om efter de retningslinjer, der fremgår af Kontraktens bilag E.

Den planlagte varighed af aktiviteten skal fastsættes realistisk. Aktivitetsdato, Start- og Slutklokkeslæt skal angive det tidspunkt og tidsrum, hvor Leverandøren reelt forventer, at den konkrete borger deltager i den kon- krete aktivitet. Det angivne tidsrum må ikke omfatte tid til administrative og andre opgaver, der udføres uden borgerens deltagelse (indirekte borgertid), jf. betalingsbetingelser i bilag C og administrative krav i bilag E.

Oplysningerne om en planlagt aktivitet skal stemme overens med oplysningerne om aktiviteten på måneds-

/ugeskemaet, som borgeren får udleveret inden datoen for aktiviteten, og som skal gemmes på borgerens sag (jf. bilag E). Hvis borger får et efterfølgende skema med opdaterede oplysninger om aktiviteten, er det de opdaterede oplysninger, der skal fremgå af de indsendte data.

13. Aktivitet (Titel på aktivitet)

14. Aktivitetsdato

15. Startklokkeslæt

16. Slutklokkeslæt

17. Hvem deltager (Mulige værdier kan kun benyttes, hvis det er tilladt inden for den konkrete kontrakt):

17.1. 1-1-aktivitet (Én borger deltager sammen med medarbejder fra Leverandøren. Tredjepart kan deltage

- fx medarbejder fra virksomhed eller jobcenter)

17.2. Gruppe (Flere borgere deltager sammen med Leverandørens medarbejder(e))

17.3. Alene (Praktik og andre aktiviteter, som borger gennemfører uden ledsaget deltagelse af medarbejder fra Leverandør. Alene-/uledsagede aktiviteter skal være inden for Kontraktens rammer. Det betyder fx, at hvis Kontrakten foreskriver, at der ikke må tælles alene-/uledsaget aktiviteter uden deltagelse af medarbejder fra Leverandør, som Aktivitetstimer kan denne valgmulige 16.3 ikke vælges)

18. Hvordan deltager (borger)? (Mulige værdier kan kun benyttes, hvis det er tilladt inden for den konkrete kontrakt):

18.1. Fysisk fremmøde (Borger fremmøder fysisk)

18.2. Telefonsamtale (med borger)

18.3. Virtuelt fremmøde (Anden form for digital tilrettelæggelse af inden for Kontraktens rammer)

19. Aktivitetsmedarbejder (Hvis 17.1 eller 17.2 er valgt: Hvilken af leverandørens medarbejdere deltog i aktiviteten. Dvs. hvis en anden end den planlagte har deltaget, skal angives navnet på den person, der faktisk deltog. Hvis mere end én medarbejdere deltog, angives den hovedansvarlige)

20. Aktivitetstimer (Regner Leverandøren aktiviteten med i borgerens Aktivitetstimer i henhold til bestillin- gen og Kontrakten?) - mulige værdier:

20.1. Ja

20.2. Nej (Kan anvendes til eventuelle registrerede aktiviteter, hvor borgerens deltagelse ikke er nødven- dig. Eksempler: huskepunkter for medarbejderen, notits om afsendelse af brev til borger, indrappor- tering af fravær om borger, udarbejdelse af leverandørrapport, samtale med virksomheder eller job- center (uden borgers deltagelse) etc.)

21. Lokation (sted): Adressen for hvor aktiviteten har fundet sted

22. Kontaktperson (Navn på kontaktperson på tidspunktet for planlægning af aktiviteten)

2.6 Oplysninger fra fremmøde- og fraværsprotokol

23. Fremmøde (Borgers fremmøde til aktiviteten) - mulige værdier:

23.1. Fremmødt (Anvendes hvis borger fremmødte til hele den planlagte aktivitet)

23.2. Delvist fremmødt (Anvendes hvis borger fremmødte, men ikke til hele den planlagte aktivitet. Ek- sempler: Borger kommer for sent eller går for tidligt. Anvendes også, hvis borgers delvise fremmøde skyldes deltagelse i anden planlagt aktivitet)

23.3. Ikke fremmødt (Anvendes hvis borger slet ikke fremmødte. Anvendes også, hvis borgers manglende fremmøde skyldes deltagelse i anden aftalt aktivitet)

23.4. Aflyst (Anvendes, hvis en planlagt aktivitet aflyses på Leverandørens initiativ, så borger ikke skulle fremmøde)

23.5. Ikke relevant (Anvendes til eventuelle registrerede aktiviteter, hvor borgerens deltagelse ikke var nødvendig = indirekte borgertid)

24. Fraværsårsag (hvis 22.2 eller 22.3) værdier:

24.1. Aftalt aktivitet (Borger deltager i anden aktivitet efter aftale med Leverandør)

24.2. Anden årsag (Alle andre årsager)

2.6.1 Præciseringer vedr. oplysninger fra fremmøde- og fraværsprotokol

2.6.1.1 Borgerens tid kan normalt kun medregnes én gang

Overlap af aktiviteter medfører, at borger inden for et givet tidsrum kan være registreret med flere planlagte timer og evt. også med mere fravær, end der er faktiske klokketimer i tidsrummet. Som udgangspunkt gælder imidlertid det princip, at Leverandøren kun kan medregne det faktiske antal klokketimer som leverede timer. Hvis to aktiviteter overlapper, så medregnes det overlappende tidsrum således højst én gang. (Undtagelserne for dette princip er beskrevet i punkt 2.6.1.2).

Eksempel: Borgeren skal efter planen i 3 timers praktik og i løbet af dette tidsrum deltage i en praktiksamtale med Leverandøren (på praktikstedet, så der ikke er transporttid for borger) med en varighed på 1 time. Borger er i dette tilfælde kun aktiveret i tre timer, uanset om der er registreret i alt 4 timers aktiviteter inden for perioden på tre timer.

Leverandøren skal registrere sådanne overlap på denne måde: Hvis det er planlagt, at borger skal deltage i tre timers praktik (aktivitet A) og i samme eller et overlappende tidsrum skal deltage i en kapitel 14 praktiksamtale med Leverandøren (aktivitet B) med en varighed på en time, så skal det registreres på følgende måde:

• På aktivitet A vælges under Fremmøde (afhængig af de faktiske omstændigheder) ”Delvist fremmødt” eller ”Ikke fremmødt”. Under Fraværsårsag vælges ”Aftalt aktivitet”.

• På aktivitet B vælges under Fremmøde ”Fremmødt”, hvis borger er fremmødt. Ellers registres mang- lende fremmøde som normalt, og årsagen angives til ”Andre årsager”.

Dette princip gælder som nævnt, medmindre der er gjort undtagelser i Leverandørens Kontrakt, eller der er tale om situationer som beskrevet i 2.6.1.2.

2.6.1.2 Borgerens tid kan i visse tilfælde medregnes flere gange

Leverandøren kan i visse tilfælde af overlap mellem aktiviteter medregne begge aktiviteter som Aktivitetsti- mer. Med den konsekvens, at det overlappende tidsrum kan medregnes to gange i Leverandørens leverede timer.

Der er undtaget for princippet, der er beskrevet i 2.6.1.1, hvis en af følgende betingelser er til stede:

1. Ordregiver har i Kontrakten meddelt Leverandøren tilladelse til, at der i eksplicitte tilfælde kan gøres en undtagelse.

2. Borger deltager i en aktivitet, som Leverandør kan medregne i leverancen, og Leverandøren leverer samtidig mentorstøtte (herunder uddannelsesmentor) med henblik på at fastholde borger i aktiviteten (jævnfør eksemplerne herunder).

Hvis Leverandøren medregner overlappende tidsrum som leverede timer mere end én gang, skal Leverandør- ende kunne fremvise dokumentation for, at en af de to ovenfor nævnte betingelser er opfyldt.

Eksempler på samtidig mentorstøtte, hvor både aktivitet A og aktivitet B medregnes som Aktivitetstimer:

• Hvis borger som led i sin virksomhedspraktik, aktivitet A (efter Lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11), fra kl. 10-13 får mentorstøtte, Aktivet B (kapitel 26), fra kl. 12-13 ude på virksomheden med henblik på at fastholde borger i aktiviteten.

• Hvis borger som led i sin ansættelse med løntilskud, Aktivet A (kapitel 12), fra kl. 10-13 får mentor- støtte, Aktivitet B (kapitel 26), fra kl. 12-13 ude på virksomheden med henblik på at fastholde borger i aktiviteten.

Leverandøren skal i sådanne tilfælde registrere aktiviteterne på denne måde: Under begge aktiviteter vælges ”Fremmødt”, hvis borger er fremmødt. Ellers registreres manglende eller delvist fremmøde som normalt, og årsagen angives til ”Andre årsager”.

2.7 Oplysninger om ikke-planlagte aktiviteter

Hvis Leverandørens Kontrakt giver mulighed for, at en specifik aktivitet, som borgeren ikke er orienteret om på forhånd via et måneds-/ugeskema, registreres som Aktivitetstimer, så skal sådanne aktiviteter registreres efter retningslinjerne, der fremgår af afsnit. 2.5 og 2.6 med følgende modifikationer:

• Skemanummer (på skema) angives ikke (dvs. feltet er tomt).

• Aktivitetsdato skal være den dato, hvor aktiviteten fandt sted.

• Start- og slutklokkeslæt skal være de faktiske klokkeslæt, hvor borgeren påbegyndte og afsluttede sin del- tagelse i aktiviteten.

• Under Fremmøde kan der kun registreres ”Fremmødt” eller ”Ikke relevant”. ”Ikke relevant” anvendes, hvis Leverandør ønsker at registre en aktivitet, hvor borgerens deltagelse ikke er nødvendig (=indirekte borgertid), eller hvis Leverandør vil registrere fx et ikke-planlagt, men forgæves telefonopkald.

Eksempel - ikke planlagt telefonsamtale

Borger ringer ikke-planlagt til konsulent eller vice versa. Der registreres den dato, og det start- og slutklokke- slæt, hvor samtalen faktisk fandt sted. Hvis Leverandøren ønsker, at samtalen medregnes som Aktivitetstime, og dette er muligt inden for rammerne af Leverandørens Kontrakt, så registreres borgeren som ”Fremmødt”. Hvis Leverandøren ikke medregner samtalen som Aktivitetstime, registreres ”Ikke relevant”. I sidste tilfælde kan Leverandøren også vælge ikke at indsende data om aktiviteten. Der er kun krav om, at det indsendte data- sæt indeholder oplysninger om aktiviteter, som Leverandøren registrerer som Aktivitetstimer for borgeren (jf. afsnit 1).

2.8 Oplysninger om støttetimer, hvor tidspunkt ikke skal registreres

Der kan af enkelte kontrakter fremgå, at borgeren skal have et gennemsnitligt ugentligt antal timers støtte, fx mentortimer i forbindelse med ordinær uddannelse, og der kan i kontrakten være en eksplicit undtagelse for kravet om, at der skal registreres det præcise tidspunkt for, hvornår aktiviteterne/mentorassistancen er udført.

Hvis Leverandørens Kontrakt giver mulighed for, at en specifik aktivitet gennemføres på denne måde, så kan aktiviteten registreres efter retningslinjerne, der fremgår af afsnit. 2.5 og 2.6 med følgende modifikationer:

• De anvendte timer skal registreres pr. dag eller uge

• Dato for aktivitet skal være i den uge, hvor støtten er givet

• Startklokkeslæt sættes til kl. 00:00

• Slutteklokkeslæt sættes til en værdi, der svarer til det tidsrum, hvor borgeren har modtaget støtte. Hvis borger i den konkrete uge eksempelvis har fået mentorstøtte i 2½ time, så sættes sluttidsklokkeslæt til 2:30.

2.9 Generelt

Formålet med de ovenfor beskrevne retningslinjer er som nævnt i afsnit 1 at sikre, at de indsendte data er gennemskuelige og kan sammenlignes på tværs af leverandører.

Leverandøren kan have flere Kontrakter, der relaterer sig til forskellige udbud. Og der er typer af aktiviteter og tilrettelæggelsesformer, der ikke kan anvendes inden for alle Kontrakter.

Det skal derfor understreges, at Leverandøren kun kan tilrettelægge og registrere aktiviteter/medregne aktivi- teter på de måder, det fremgår Kontrakten, som Leverandørens udfører den konkrete aktivitet efter. Det bety- der, at der kan være værdier, som er beskrevet herover, som Leverandøren ikke kan vælge inden for Kontrak- ten. Dette er fremhævet flere steder ovenfor, men gælder som generelt princip.

Hvis Leverandøren angiver værdier, der ikke er i overensstemmelse med Kontrakten, vil aktiviteten ikke kunne medregnes til borgerens Aktivitetstimer. I tvivlstilfælde skal Leverandøren derfor kontakte Ordregiver.

Bilag F

Krav til leveringssted

1 Leveringssted

1.1 Leveringssted

Hvis levering af indsatserne, jf. Kontrakten, placeres uden for Københavns eller Frederiksberg kommune skal dette præciseres i tilbudsbeskrivelsen. Det bemærkes, at borgere kan henvises til aktivering, der indebærer op til i alt tre timers transporttid med offentlig transport tur/retur.

Leverandøren skal ved kontraktstart oplyse Ordregiver om, hvilke leveringssted(er) i form af Leveringsadresse(er), som Leverandøren stiller til rådighed. Leverandøren skal senest 2 uger før ændring eller tilføjelse af Leveringsadresse meddele dette til kontaktpersonen i Kontrakten.

Leverandøren påtager sig forsyningspligt over for Ordregiver og skal sørge for at have den til enhver tid nødvendige kapacitet til gennemførelse af de aktive tilbud, der bestilles af Ordregiver. Hvis Leverandøren ikke kan udvide kapaciteten yderligere eller først kan udvide kapaciteten med et vist varsel, skal Ordregiver oplyses herom, så der kan sættes et øvre loft for kapaciteten. Kontaktpersonen i Kontrakten skal altid kontaktes omgående af Leverandøren, hvis der er eller kan forudses udfordringer ift. håndtering ift. den efterspurgte kapacitet (antal pladser), herunder hvis kvaliteten af Ydelsen (overfor Ordregiver og borger) kan risikere at komme i fare.

1.2 Leveringsstedets lokaler, indretning, faciliteter mv.

Leveringsstedet, herunder lokaler, møbler, udstyr til anvendelse på Leveringadresse og anden indretning, der benyttes af borgerne, skal være i ordentlig stand og egnet til gennemførelsen af de relevante aktiviteter.

Leverandøren skal stille lokaler til rådighed, som er i en ordentlig stand, velegnede og indrettede til formålet med aktiviteter for borgerne, herunder:

• Lokale(r) til mødeafholdelse, herunder formelle og uformelle møder

• Lokale(r) til 1 til 1 samtaler/møder, hvor samtaler ikke kan foregå i andres påhør

• Lokale(r) til undervisnings- og andre gruppeaktiviteter, herunder til både større og mindre grupper

• Lokale(r) til borgernes personlige telefonopkald til relevante aktører, som led i uddannelses-, job-, og praktiksøgning mv., fx arbejdsgivere, uddannelsesinstitutioner, mentor mv.

• stillezone(r) eller stillelokale(r) til anvendelse ifm. (selvstændig) uddannelses-, job-, og praktiksøgning.

Lokalerne skal have et godt indeklima og være røgfrie.

Lokalerne skal – til brug for borgernes egne bærbare computere - have adgang til internettet og med en tilstrækkelig hurtig netværksforbindelse – uanset antallet af henviste borgere. Hvis ikke borgeren selv medbringer sin egen (bærbare) computer til aktiviteter på Leveringsadressen, skal Leverandøren kunne stille tilstrækkeligt antal computere til rådighed på leveringsstedet til anvendelse i aktiviteterne i Leverandørens forløb.

Lokalefaciliteter skal overholde Offentlig Regulerings krav, og der skal være adgang til toiletter.

Er der ikke et cafeteria, kantine eller dertil svarende, skal der være et særskilt lokale til fortæring for deltagerne samt køleskab til borgernes opbevaring af fødevarer.

Leverandøren skal stille et fast lokale til rådighed på Leveringsadressen, såfremt Ordregiver prioriterer at afholde/forlægge fx de lovpligtige samtaler mellem borger og Ordregiver (jobcentret), mens borgeren er i forløb hos Leverandøren på Leverandørens Leveringsadresse.

Lokalerne, der anvendes af borgerne, skal være indrettet til formålet med aktiviteterne, og antallet af borgere skal være kvalitetsmæssigt passende afstemt i forhold til lokalet, herunder overholdelse af brandtilsynets regler, hvor de er gældende. Der henvises herudover til krav i bilag A om maksimal antal borgere i undervisningen om dagen. Leverandøren er forpligtet til at oplyse Ordregiver hvis antallet af

henviste borgere / fordelingen af borgere på forløbstyper, vurderes af have betydning for at der kan opretholdes et kvalitetsmæssigt passende forhold mellem antallet af henviste borgere og Leverandørens lokaleudnyttelse.

Leveringsstedets lokaliteter skal være løbende rengjorte, herunder særlig opmærksomhed på renholdelse af toiletter. Ordregiver opfodrer til at der er mulighed for afspritning.

Leverandøren skal i øvrigt overholde arbejdsmiljølovens (LBK Nr. 1084 af 19/09/2017) bestemmelser, samt arbejdstilsynets vejledning om arbejdspladsens indretning.

Bilag G

Samarbejdsorganisation

1. INDLEDNING

Formålet med dette bilag er at sætte rammerne for samarbejdet mellem Københavns Kommune, Beskæftigel- ses- og Integrationsforvaltningen (herefter ”forvaltningen”) og Leverandøren. Samarbejdet skal bidrage til skabe sammenhæng og fremdrift i borgernes samlede ledighedsforløb.

Bilaget beskriver så vidt muligt forvaltningens ønsker og minimumskrav til samarbejdet med leverandørerne, som de ser ud ved rammeaftalens (her efter ”Kontraktens”) indgåelse. Bilaget er dynamisk og kan derfor ændre sig løbende i Kontraktens periode.

Forvaltningen tror på, at gode samarbejdsrelationer mellem jobcenter og leverandør er en forudsætning for, at borgeren oplever koordinerede, sammenhængende og målrettede forløb, der skaber konkrete resultater og/eller progression for borgeren. Derfor ønsker forvaltningen, at der i Kontraktens periode lægges vægt på at skabe et løsningsorienteret, tæt og tillidsfuldt samarbejde på både drifts-, styrings- og ledelsesniveau med særlig vægt på, at dette afspejles i det daglige samarbejde mellem jobcenter og leverandør om borgerens forløb.

Parterne skal samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og hver især yde en indsats for at opnå det bedst mulige resultat for borgerne.

Leverandøren har pligt til at sikre, at borgeren til enhver tid omgås med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid, og med tilstrækkelig omsorg for vedkommendes konkrete (livs)situation.

2. Aktører i samarbejdet

Forvaltningens repræsentanter i samarbejdet består af medarbejder fra følgende af forvaltningens enheder, jf. tabel 1.

Tabel 1: Ordregivers forvaltningsenheder

Forvaltningens enheder	Rolle (opgaver)
Jobcenter København (Ordregiver)	Jobcentret er leverandørens daglige samarbejdspartner ifm. udførelsen af Kontrakten.
Jobcenter København, Ydelsesservice (YDS)	Sagsbehandling ved fx udeblivelser fra tilbud og evt. forvaltningsafgø- relse om fradrag eller lukning af borgerens forsørgelsesydelse.
Centralforvaltningen (CF)	CF håndterer styring af Kontraktens gennemførelse. Bl.a. vil CF hånd- tere eventuelle tvivlsspørgsmål, der måtte være til det kontraktlige ind- hold, og opfølgning på resultater på tværs.

3. Samarbejde på jobcenterniveau

Det daglige samarbejde vil primært foregå på driftsniveauet hos hhv. leverandøren og Ordregiver. Driftsni- veauet – eller praksisniveauet – består primært af medarbejdere, der varetager den daglige drift (dvs. bl.a. beskæftigelses- og fagkoordinatorer m.fl. hos hhv. leverandør og Ordregiver) og disse medarbejderes ledere. Driftsniveauets udførende medarbejdere har den direkte kontakt til borgeren.

For at sikre sammenhæng i de enkelte borgeres forløb er det nødvendigt med et løbende samarbejde og dialog mellem driftsniveauets medarbejdere med direkte kontakt med borger. Leverandøren skal derfor forvente en løbende dialog og sparring mellem parternes medarbejdere om de konkrete borgerforløb. Hyppigheden af denne dialog vil bl.a. afhænge af det konkrete behov hos den enkelte borger.

Det er forvaltningens opfattelse, at fremdrift i borgerens indsats blandt andet opstår som et resultat af kvaliteten i det relationelle ”ansigt-til-ansigt” arbejde i ”kvalitetscirklen” (jf. figuren nedenfor) og ikke mindst via Leve- randørens forskellige aktiviteter, redskaber og metoder i det enkelte forløb.

Figur 1: Kvalitetscirklen i samarbejdsorganisationen

Som udgangspunkt skal der være faste kontaktpersoner for driftsniveauet hos begge parter i form af fx fagko- ordinatorer. Den konkrete organisering besluttes af hhv. Ordregiver og Leverandøren.

I Kontraktens periode kan der også tages initiativ til samarbejdsmøder mellem Ydelsesservice (enhed hos Or- dregiver, som forestår sanktionering af borgere udeblevet fra tilbud) og Leverandør, fx mhp. at reducere fejl og afklare uoverensstemmelser i den gældende praksis.

3.1 Samarbejdsform og fokus for samarbejdet

Samarbejdet på jobcenterniveau kan have forskellige former. De udførende medarbejdere kan fx korrespon- dere via mail og telefon og/eller mødes efter behov om de enkelte borgeres forløb. I Kontraktens periode kan der samtidig tages yderligere samarbejdsredskaber i brug for at styrke det driftsnære samarbejde. Det kan fx være fællessamtaler ml. beskæftigelseskonsulent, leverandørkonsulent og borger (fx ifm. opstart eller afslut- ning af forløb) og samlokalisering (medarbejdere delvist placeret hos den anden part).

Medarbejdernes faglighed og viden fra den direkte kontakt med borgere kan samtidig være central at bringe i spil i forhold til at skabe en løbende fælles læring. Derfor kan der fx iværksættes praksisfællesskaber mellem leverandør og jobcenter for at skabe læring med henblik på bl.a. at sikre kvaliteten af bestillingerne fra job- centret og dokumentationen af borgernes forløb fra leverandørerne. Endelig kan der være behov for at have løbende drøftelser om udfordringer på driftsniveau og drøftelse af resultater.

Omfanget af samarbejde vil bl.a. afhænge af ressourcesituationen hos Ordregiver. De konkrete samarbejdsfor- mer og fokus for samarbejdet mellem Leverandør og Ordregiver aftales løbende i kontraktperioden. Leveran- døren skal dog deltage og indgå i de samarbejder, som forvaltningen vurderer er nødvendigt for at sikre sam- menhæng og fremdrift i borgernes forløb.

4. Samarbejde på centralt niveau

4.1 Samarbejdsform og fokus for samarbejdet

I løbet af Kontraktens periode kan der være behov for dialog og aftaler om Kontraktens gennemførsel, som skal håndteres på et centralt niveau. Dvs. drøftelser, der ikke kan tages via dialog mellem de udførende med- arbejdere. Det kan fx være dialog om overordnede ændringer på Kontraktens område (fx ny lovgivning) eller om forhold, der kan have betydning for Kontraktens overholdelse. Derudover kan der på centralt niveau lø- bende være behov for dialog mhp. at sikre en overordnet fælles retning for arbejdet med borgerne (der bl.a. er i overensstemmelse med forvaltningens vision).

De konkrete samarbejdsformer og fokus for samarbejdet mellem leverandør og forvaltning på centralt niveau vil derudover aftales løbende i kontraktperioden. Leverandøren skal dog deltage og indgå i de samarbejder, som forvaltningen vurderer er nødvendig.

Til koordinering af samarbejdet på styringsniveauet skal både leverandør og forvaltning stille med en kontakt- person (for forvaltningens kontaktperson, se Kontraktens afsnit 4.1). Kontaktpersonerne hos hhv. forvaltning og leverandør vil være de primære kontaktpersoner for forhold relateret til Kontrakten og bindeled mellem leverandørens og forvaltningens organisation.

5. Løbende indsamling af erfaringer og viden

En Leverandør skal løbende indsamle erfaringer og viden om, hvilke indsatser/metoder/redskaber/ aktiviteter, der er virksomme hhv. ikke har været virksomme i forhold til at bringe målgruppen i beskæftigelse.

Som led heri skal Leverandøren årligt afgive en opsamling, der beskriver Leverandørens arbejde med erfa- ringsopsamling og udvikling af forløbene i året, herunder hvad Leverandøren har af forslag til ændringer i forløbene som følge heraf. Første vidensopsamling skal senest leveres d. 30. september 2024.

Erfaringsopsamlingen skal afgives i et format, der kan forelægges Beskæftigelses- og Integrationsudvalget til orientering. Leverandøren vil forud for frist for afgivelse, få mere information fra Ordregiver om forslag til opbygning.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

Bilag H

Kvalitet og Tilsyn

Indhold

1 Kvalitet og tilsyn 3

1.1 Indledning 3

1.2 Tilsynets elementer 3

2 Kvalitet- og tilsynsorganisationen 4

2.1 Kvalitet- og tilsynsorganisationen: Tilsynsbesøg / databaseret tilsyn 4

2.2 Kvalitet- og tilsynsorganisationen: Resultat- og ledelsesinformation, brugertilfredshed og klagesagsbehandling 4

3 Tilsyn – Tilsynsbesøg 5

3.1 Indledning 5

3.2 Tilsynsmodel for Ordregivers tilsynsbesøg 5

3.3 Tilsynets hovedområder 7

3.4 Opfølgning på Ordregivers egne tilsynsbesøg 8

3.5 Krav til Leverandøren vedr. tilsyn, som led i uanmeldte tilsynsbesøg mv. 10

3.6 Krav til Leverandørens dokumentation 11

4 Tilsyn med arbejdsklausul og borgernes data 12

4.1 Tilsyn med Leverandørens opfyldelse af Kontraktens arbejdsklausul (bilag I) 12

4.2 Tilsyn med Leverandørens databehandleraftale (opbevaring af borgernes data) 13

5 Resultat- og ledelsesinformation 13

6 Brugertilfredshed 13

7 Klager og aktindsigtsbegæring 14

7.1 Klagesagsbehandling 14

7.2 Aktindsigtsbegæringer 15

1 Kvalitet og tilsyn

1.1 Indledning

Formålet med bilaget er at give Leverandøren et billede af, hvilke krav og forventninger Københavns Kommune, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (herefter ”Ordregiver”) har til Leverandøren, som led i Ordregivers tilsyn. Ordregiver har ved inddragelse af Leverandører i beskæftigelsesindsatsen pligt til at føre tilsyn med Leverandørernes varetagelse af opgaver efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB).

Dette bilag er dynamisk og beskriver så vidt muligt Ordregivers ønsker og minimumskrav ved rammeaftalens (herefter "Kontraktens”) ikrafttræden. Bilaget og dermed krav til Leverandørens samlede opgaveleverance kan derfor ændre sig løbende i Kontraktens Aftaleperiode, og Leverandøren skal følge Ordregivers til enhver tid udmeldte retningslinjer. Eventuelle merudgifter ved ændringer skal afholdes af Leverandøren.

Ordregivers driftsorienterede tilsyn har til formål at sikre kvaliteten af de uddannelses- og beskæftigelsesrettede tilbud, der leveres af Leverandøren, herunder Leverandørens overholdelse af Kontrakten. Ordregivers tilsyn har både et kontrol-, kvalitets- samt et udviklings- og læringsaspekt, som skal understøttes af samarbejdsorganisationen og dets samarbejdsaktiviteter, jf. bilag G.

Tilsynet er baseret på dialog og en grundlæggende tillid til, at Leverandøren leverer gode forløb af høj kvalitet til vores borgere, der er i overensstemmelse med Kontrakten. Tilsynet rummer mange aspekter af Leverandørens indsats, men har et særligt fokus på kvaliteten i Leverandørens udførelse af Kontrakten.

1.2 Tilsynets elementer

Tilsynet med Ordregivers leverandørkreds bygger på følgende elementer, hvoraf den største del af tilsynet foregår via Ordregivers tilsynsbesøg hos Leverandøren og via Leverandørens eget interne ledelses- og kvalitetstilsyn. Ordregiver kan desuden anmode Leverandøren om at indsende supplerende dokumentation for borgernes aktiviteter, for eksempel i form af et datasæt, der skal udarbejdes efter Ordregivers retningslinjer, jf. bilag E.1.

Ordregivers tilsyn udføres primært fra styringsniveauet i samarbejdsorganisationen, jf. figur 1 i bilag G. Ordregivers overordnede kvalitets- og tilsynsaktiviteter er illustreret i figur 1, herunder Leverandørens eget ledelsestilsyn. Flere af elementerne uddybes efterfølgende.

Document Metadata

Table of Contents

Københavns Kommune

Document Metadata