Købekontrakter

Købekontrakter

Købekontrakter er et modul, der er udviklet til DSM Navision, til brug for de virksomheder, der sælger varer, maskiner og forbrugsartikler, der skal finansieres ved hjælp af kontrakter.

Købekontraktsmodulet giver mulighed for en effektiv administrativ varetagelse af købekontrakter, så de mange arbejdsopgaver, der forekommer i forbindelse med kontraktstyring, er automatiserede og en del af det samlede DSM Navision økonomistyringssystem.

Købekontrakt opsætning

Før købekontrakt-modulet kan anvendes skal der foretages en opsætning under Økonomistyring – Tilgodehavender – Købekontrakter – Opsætning

- Købekontraktopsætning.

I dette vindue opsættes stamdata for købekontrakter:

De væsentligeste opsætningsfelter er:

Købekontraktnumre – her angives nummerserien for købekontrakterne.

Købekontrakt årsagskode – her angives årsagskode som alle posteringer fra købekontraktsmodulet påføres.

Differencekonto – angiver finanskonto, hvor øreafrundinger og differencer skal bogføres på.

Ingen decimaler på ydelser – her angives om der skal angives decimaler på ydelserne i amortiseringsplanen.

Fakturaafrundingsretning (RV) – angiver at der kan vælges retning for afrundingen af købekontraktsopkrævninger. Der kan vælges ’Op’, ’Ned’ eller ’Nærmeste’.

Herudover skal der under Økonomistyring – Tilgodehavender - Købekontrakter – Opsætning - Bogføringspsætning oprettes konteringsoplysninger for de kombinationer af virksomheds- og produktbogføringsgrupper, som er relevante Virksomhedsbogføringgruppe fra kontrakthovedet og produktbogføringsgruppe fra købekontraktopsætningen):

Oprettelse af købekontrakter

Købekontrakter finder du under Økonomistyring – Tilgodehavender – Købekontrakter.

Typisk oprettes købekontrakter på baggrund af en bogført salgsfaktura, hvor det tilgodehavende beløb, i stedet for at skulle betales på en specifik dato (forfaldsdato), kan udspecificeres på en købekontrakt til betaling over flere perioder, med en eventuel tilhørende løbende rentetilskrivning af det tilgodehavende beløb.

Generelt

På det første faneblad ”Generelt”, findes generelle oplysninger om kunden.

Kontrakt

På fanebladet ”Kontrakt” påføres først det salgsfakturanummer, som købekontrakten er gældende for. Anvend evt. F6 i feltet Salgsfakturanummer som en hjælp til at finde den rigtige faktura.

Ved angivelse af salgsfakturanummer udfyldes købekontraklinierne automatisk, med informationerne fra den valgte salgsfaktura.

VIGTIGT: For at få vist købekontraktlinierne skal markøren flyttes ned på linierne. Førend dette vil købekontraktlinierne stå som ikke udfyldte.

Efterfølgende indtastes generelle oplysninger om kontraktforløbet, herunder oplysninger om bl.a. startdatoen for kontrakten, størrelsen af en eventuel udbetaling, antal ydelser, rentesats og rentetype.

Følgende felter bør udfyldes:

Salgsfakturanr. – angiver den salgsfaktura, der ønskes finansieret via købekontrakten. Felterne ”Salgsbeløb”, ”Salgsbeløb inkl. moms” og købekontraktlinierne, udfyldes automatisk ved angivelse af salgsfakturanr.

Kontraktstart – angiver datoen for købekontraktens start.

Første forfaldsdato – angiver den første forfaldsdato på købekontrakten.

Udbetaling – hvis der sker en udbetaling af en del af kontraktbeløbet inden betalingsplanerne dannes, skal dette beløb angives i dette felt. Beløbet vil ikke efterfølgende indgå i beregningen af de enkelte ydelser.

Rentetype – der kan vælges mellem ’Fast’ og ’Variabel’.

Antal ydelser – angiver hvor mange perioder købekontrakten løber over. Periodeangivelsen bestemmes i feltet ”Ydelseshyppighed”.

Ønsket ydelse – her kan der fastsættes en ønsket ydelsesstørrelse pr. periode.

Rentesats – her angvies den rentesats som der fastsættes/forhandles for den pågældende købekontrakt.

Amortiseringsmåde – her kan der vælges mellem ’Annuitet’ og ’Serie’

Ydelseshyppighed – dette felt hænger sammen med feltet ”Xxxxx ydelser”, og der kan her vælges mellem perioderne ’Månedlig’, ’Kvartalsvis’, ’Halvårlig’ og ’Årlig’.

Overført

I forbindelse med opstart af kørende købekontrakter i DSM Navision, kan man overføre disse, ved at udfylde de relavante felter på fanebladet ”Overført”.

Der er 2 felter der skal udfyldes:

Overført kontrakt – dette felt angiver om købekontrakten er overført fra et tidligere system.

Restgæld ved start – her indtastes saldoen på den overført kontrakt. De resterende felter på fanebladet er omtalt i forrige afsnit.

De resterende 3 faneblade indeholder oplysninger om hvortil fakturering og levering skal ske for den pågældende købekontrakt, samt oplysninger om hvilke bogføringsgrupper, der er påført købekontrakten. Om bogføringsgrupperne gælder, at salgsfakturaen, der danner grundlag for købekontrakten, i nogle tilfælde ønskes bogført ind i systemet, via andre bogføringsgrupper end købekontrakten. Derfor er der her åbnet for muligheden for at få ændret disse.

Amortiseringsplan

Når købekontraktens hoved og linier er oprettet, kan der ud fra de indtastede oplysninger, dannes amortiseringsplan under menupunktet – ’Funktion’ – ’Dan ny amortiseringsplan’.

Følgende vindue vil fremkomme:

Føgende felter vises i oversigten:

Ydelsesnummer – her angives ydelsens nummer. Første linie vil altid have ydelsesnummer 0 og kun indeholde oplysninger om restgældens størrelse, mens antallet af øvrige linier bestemmes af felterne ’Antal ydelser’ og ’Ydelseshyppigheden’ på købekontrakten.

Forfaldsdato – angiver forfaldsdatoen på ydelsen.

Afdrag – angiver størrelsen af afdraget på restgælden.

Rente – angiver størrelsen på rentebeløbet for den pågældende ydelse.

Ydelse – angiver størrelsen af den samlede ydelse, der skal betales. Beløbet her er ’Afdrag’ + ’Rente’.

Restgæld – angiver størrelsen af restgælden.

Bogført – angiver om den pågældende ydelse/opkrævning er bogført.

Der er under menuknappen ’Udskriv’, mulighed for at udskrive planen, således at kunden kan se og gennemgå denne, inden den endelige godkendelse.

Når amortiseringsplanen godkendes, trykkes ’OK’, hvorefter planen gemmes.

Fra købekontrakten kan man på et givet tidspunkt, se den gældende amortiseringsplan, ved at anvende funktionaliteten – ’Funktion’ – ’Vis amortiseringsplan’.

Bogføring af købekontrakt og opkrævninger

Under menuknappen ’Bogføring’, findes følgende muligheder:

Bogfør kontrakt – her bogføres hele kontrakten. Denne bogføring er nødvendig for at kunne foretage efterfølgende bogføringer af opkrævninger.

Bogfør opkrævning – her bogføres ”næste” opkrævning af ydelse. Ved bogføring afmærkes ydelsesposten i amortiseringsplanen som værende bogført.

Afslut kontrakt – hvis en kontrakt ønskes afsluttet førend dato for kontraktudløb, vil man ved aktivering af denne funktion, kunne bogføre den resterende kontraktsum inkl. renter.

Massebogfør kontrakt – her kan flere kontraktopkrævninger bogføres på en gang.

Kontraktændringer

Der er mulighed for at ændre kontrakter, hvorpå der allerede er foretaget opkrævninger. Dette kan primært gøres for de kontrakter, der har påført rentetypen ’Variabel’. Hvis man forsøger at ændre en købekontrakt, der er oprettet med rentetypren ’Fast’, vil der komme en advarsel til brugeren, men det er muligt også at ændre denne type købekontrakt.

Funktionaliteten til at lave kontraktændringer findes under menuknappen

’Funktion’ – ’Kontraktændringer’, der åbner for nedenstående vindue:

I vinduets venstre side vises de eksisterende kontraktoplysninger, der ikke kan laves ændringer til. I vinduets højre side vises følgende felter, der kan laves ændringer til:

Ny rentesats – her angives en ny rentesats som skal være gældende på den resterende del af købekontrakten.

Nyt antal ydelser – angiver det antal ydelser som den resterende del af købekontrakten skal løbe over. Feltet vil som udgangspunkt have det resterende antal ydelser, for den eksisterende købekontrakt, angivet. Hvis en købekontrakt skal løbe kortere eller længere tid end den eksisterende købekontrakt, skal dette felt således angive antallet af resterende perioder.

Ny ønsket ydelse – her angives en ny ydelse som skal være gældende på den resterende del af købekontrakten.

Ved tryk på ’OK’ dannes ny amortiseringsplan, for de resterende ydelser, men indeholdende de ændringer man har angivet.

Betaling af opkrævninger

Der kan sendes betalingsopkrævninger af sted til købekontraktkunderne. Dette sker fra Økonomistyring – Tilgodehavender – Periodiske aktiviteter

– Betalingsadvis (Købekontrakt). Eller du kan udskrive betalingsadvis under den enkelte kontrakt, via knappen Udskriv.

Der kan angives interval af købekontrakter og forfaldsdatoperioder.

Alternativt vil købekontraktposterne også fremgå af de kontoudtog, der kan udskrives til debitorerne.

Betaling af opkrævninger registreres og bogføres fra indbetalingskladderne og registreres her på samme måde som de øvrige betalinger, der modtages fra debitorerne. Der er således også mulighed for at modtage indbetalinger på købekontraktposter via bankindbetalingsfil.

Årsopgørelse

Under Økonomistyring – Tilgodehavender – Periodiske aktiviteter – Købekontrakt årsopgørelse kan der udskrives en årsopgørelse for købekontrakter:

Årsopgørelsen kan enten udskrives på printer, eller der kan dannes en tekstfil, som kan indsendes til Skat.