BILAG 4 – FORSLAG TIL UDBUDSSTRATEGI
BILAG 4 – FORSLAG TIL UDBUDSSTRATEGI
Næstved Kommune
Udbud af totalentrepriseaftale vedrørende udvidelse af Lille Næstved Skole
1. INDLEDNING
Næstved Kommune har i forbindelse med budgetforliget besluttet at Lille Næstved Skole, afdeling Karrebækvej skal udvides med en bygning, der skal rumme 6 klasselokaler og 3 faglokaler.
Næstved Kommune har antaget Kuben Management A/S som bygherrerådgiver og ønsker at indgå aftale med en totalentreprenør.
Nærværende notat har til formål at beskrive den anbefalede udbudsstrategi for udbud af totalentrepriseaftale vedrørende udvidelse af Lille Næstved Skole. Hensigten med udbudsstrategien er, at sikre en effektiv og hensigtsmæssig gennemførelse af udbuddet med et tilfredsstillende resultat.
2. SAMMENFATNING
Udvidelsen af Lille Næstved Skole udbydes i henhold til Xxxxxxxxxxxx (BEK nr. 1410 af 7. december 2007 med senere ændringer) efter proceduren begrænset licitation uden prækvalifikation. Der inviteres 4 virksomheder, hvoraf minimum én af de indbudte virksomheder er fra et område uden for Næstved Kommune.
Opgaven udbydes som en totalentrepriseaftale med tildelingskriteriet ”det økonomiske mest fordelagtige tilbud”, således tilbuddene bedømmes på andet end pris. Der vil som udgangspunkt gennemføres én forhandlingsrunde med de 3 virksomheder, som vurderes at have fremsendt de økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Der udbetales alene vederlag til de tabende tilbudsgivere. Vederlaget er fastsat til kr. 110.000 ekskl. moms.
3. ORGANISATION
3.1 Bygherre
Næstved Kommune er bygherre for udvidelse af Lille Næstved Skole. Bevillingen ligger i Børne- og Skoleudvalget, hvorfor det er Børne- og Skoleudvalget, der er ansvarlige for byggeriets gennemførelse.
3.2 Styregruppe
Næstved Kommune etablerer en særskilt styregruppe med repræsentanter fra Næstved Kommune samt Lille Næstved Skole, som afrapporterer til Børne- og Skoleudvalget.
3.3 Rådgivere
Kuben Management tilknyttes som bygherrerådgiver, mens Xxxx Xxxxxx Advokatpartnerselskab tilknyttes som juridisk rådgiver i forhold til de nye aftaleregler i ABT 18.
4. DEN ØKONOMISKE RAMME OG FORUDSÆTNINGER
Den aktuelle finansiering til projektet er 30 mio. kr., og byggeriet skal kunne tages i brug sommeren 2020.
Som følge af bygherres ønske om, at byggeriet skal være klar til indflytning i sommeren 2020, vil evalueringen skulle gennemføres i perioden august 2019, jf. pkt. 8 og 12 nedenfor.
5. KONTRAHERING- OG ENTREPRISEFORM
For at sikre opfyldelse af kravene om ibrugtagning af bygningen i sommeren 2020 kombineret med tidlig fastlåsning af anlægsbudgettet gennemføres udbuddet som en totalentreprise.
Fordelen ved at gennemføre udbuddet som en totalentreprise er bl.a., at potentielle uklarheder ved grænseflader mellem de enkelte fagentrepriser undgås. Derudover vil Næstved Kommune på et tidligere stadie kunne opnå en fast pris samt tidsplan for byggeriet, idet totalentreprenøren forestår både den væsentligste del af projekteringen og udførelsen af byggeriet.
Udfordringerne ved totalentreprise kan bl.a. være, at totalentreprisen udbydes på et tidligt tidspunkt i byggefasen, hvorfor det sætter krav til, at Næstved Kommune meget tidligt kender ønsker og krav til byggeriets omfang og kvaliteten af byggeriet.
6. LOVGRUNDLAG
Da anlægsbudgettet, jf. pkt. 4 ligger væsentligt under tærskelværdien for EU-udbud og ikke vurderes at have en klar grænseoverskridende interesse udbydes og gennemføres byggeriet i henhold til Tilbudsloven.
I vores vurdering af den grænseoverskridende interesse har vi lagt særlig vægt på følgende:
at kontraktværdien er skønnet til at ligge væsentlig under tærskelværdien,
at der er tale om en relativt begrænset kontraktperiode (kontraktperioden forventes at løbe fra august 2019 til august 2020.
at der vil være krav om løbende mødeaktivitet samt fysisk tilstedeværelse i Danmark.
Leverandøren må derfor forventes at befinde sig i fysisk nærhed af lokationen.
at entreprenøren skal kunne tale og skrive dansk samt have indgående kendskab til reglerne samt processerne forbundet med byggeri i Danmark.
7. UDBUDSSFORM
Totalentreprisen udbydes efter proceduren begrænset licitation uden prækvalifikation (såkaldt indbudt licitation). Fordelen for Næstved Kommune ved denne udbudsform er det tidsmæssige aspekt, da prækvalifikationsfasen kan springes over samt muligheden for kunne præge feltet af tilbudsgivere.
Næstved Kommune retter direkte henvendelse til 4 virksomheder, som opfordres til at afgive tilbud. Mindst én af de indbudte vil være fra et område uden for det lokale område.
Forinden udvælgelsen vil Næstved Kommune gennemgå virksomhedernes økonomi i forhold til at sikre, at de udvalgte virksomheder kan magte opgaven.
Af hensyn til ønsket om, at lade virksomhederne konkurrere på andet end pris, gennemføres udbuddet som en totalentreprisekonkurrence, hvor der ud over pris ønskes bud på byggeriets udformning, og kvalitative kriterier, som f.eks. arkitektur, jf. pkt. 10.
8. UDBUDSPROCESSEN
Udbuddet gennemføres som digitalt udbud på den til sagen tilknyttede projektweb.
Næstved Kommune varetager udbudsforretningen og sekretærfunktionen i udbudsprocessen.
Der vil som udgangspunkt gennemføres én forhandling, men med mulighed for at antage det indledende tilbud, hvis det vurderes formålstjenligt. Ved forhandlingsmøderne vil Næstved Kommune have mulighed for at drøfte og forhandle om tilbudsgivernes afleverede forhandlingstilbud. Det betyder ideelt set færre ekstraregninger, fordi forhandlingsforløbet sikrer bedre overensstemmelse mellem tilbudspris og den endelige økonomi i projektet.
Efter endt forhandlingsfase afleverer totalentreprenørerne deres endelige tilbud på baggrund et endeligt udbudsmateriale.
Næstved Kommune vil på grundlag af de valgte tildelingskriterier foretage en evaluering af de indkomne tilbud. Forinden Næstved Kommune går i gang, vil Xxxx Xxxxxx foretage en konditionsmæssighedsvurdering af de indkomne tilbud samt udarbejde et evalueringsskema til brug for Næstved Kommunes evaluering.
På baggrund af Næstveds Kommunes samt Kuben Managements input udarbejder Xxxx Xxxxxx et oplæg til evalueringsrapport og indstiller det økonomisk mest fordelagtige tilbud til Næstved Kommunes godkendelse.
9. VEDERLAG
For at sikre, at de udvalgte og indbudte virksomheder vil deltage og dermed anvende ressourcer på at udarbejde et tilbud, udbetales der et vederlag på kr. 110.000,00 ekskl. moms til de tabende tilbudsgivere.
Der ydes intet vederlag til den vindende tilbudsgiver.
10. TILDELINGSKRITERIER
10.1 De to overordnede tildelingskriterier
Der er 2 principper for tildeling af en udbudt kontrakt under Tilbudsloven - henholdsvis laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Ved tildelingskriteriet laveste pris gennemføres valget mellem de indkomne tilbud som en ren priskonkurrence.
Ved tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud bedømmes tilbuddene ud fra flere kriterier (kvalitetskonkurrence).
Ud fra et ønske om, at der konkurreres på andet end pris, vil tildelingskriteriet være det mest økonomiske fordelagtige tilbud under hensyntagen til forskellige underkriterier.
10.2 Underkriterier ved en kvalitetskonkurrence
Underkriterierne vælges og vægtes efter den pågældende opgave. Tildelingskriterierne og deres vægtning er vigtige, da de er med til at etablere samarbejdet mellem Næstved Kommune, Kuben og totalentreprenøren. Ved valget af tildelingskriterier skal Næstved Kommune altså tage stilling til, hvad der er vigtigt i projektet, herunder vigtigheden af prisen, kvaliteten, æstetik, miljøhensyn, samarbejdet, færdiggørelsestiden mv. Jo mere bygherren er villig til at betale for kvalitet (dvs. opfyldelse af de kvalitative underkriterier), jo lavere skal vægten på pris være.
Når vægten på pris er fastlagt, fordeles summen af vægte på de kvalitative underkriterier. For at et underkriterium skal have reel betydning, anbefales det, at minimumsvægten for et underkriterium bør være 10 %.
Antallet af kvalitative underkriterier (der ikke vedrører prisen) skal begrænses, så vægten af de enkelte underkriterier ikke bliver uhensigtsmæssige. Ofte vil 2-3 kvalitative underkriterier være passende.
Ved totalentreprise vil kvalitative underkriterier angående projektets udformning ofte være relevante, hvorfor Næstved Kommune, Kuben Management og Xxxx Xxxxxx har drøftet, hvilke underkriterier og den eventuelle vægtning, der kan være relevante for denne opgave.
Detaljering af delkriterier, afleveringskrav og evalueringsmodeller vil pågå efter godkendelse af udbudsstrategien. De umiddelbare overvejelser i forhold til tildelingskriteriet opridses nedenfor.
På baggrund af parternes drøftelser kan kriterierne og deres vægtning se ud som følger:
1. Pris – 30 %
2. Organisation og bemanding – 30 %
3. Kvalitet – 40 %
o Arkitektur
o Funktion (mulighed for udvidelse i den samlede løsning)
10.3 Pris
For at minimere priskriteriets betydning i konkurrencen sættes vægtningen relativt lavt. Dette stemmer overens med hovedreglen om, at jo mere projektering, der indgår i opgaven, jo mindre bør vægten være på prisen.
Eftersom der er fastlagt en økonomisk ramme for projektet, skal prisen dog have en vis betydning og dermed vægtning.
Ved vurderingen af underkriteriet pris, vil der blive lagt vægt på henholdsvis det tilbudte faste honorar samt timepriser for ekstraarbejder.
10.4 Organisation og samarbejde
Underkriteriet, Organisation og bemanding, vil være relevant som underkriterium, hvis Næstved Kommune ønsker at lægge vægt på, at der etableres en organisation, der indeholder klare og logiske kompetencer- og ansvarsforhold. Det vil fremme den gode kommunikation og mindske spildtid mest muligt. Derudover er kriteriet relevant, hvis Næstved Kommune finder det vigtigt, at de enkelte opgaver gennem hele projektet udføres af kvalificerede medarbejdere med relevant og høj kompetence.
Til brug for bedømmelsen af entreprenørernes opfyldelse af underkriteriet, kan vi bede entreprenørerne om at aflevere en række oplysninger. Vi kan f.eks. bede entreprenørerne om at aflevere en organisationsplan med en redegørelse for den organisation og bemanding, der vil være til rådighed ved gennemførelsen af entreprisen.
Derudover kan vi bede entreprenørerne beskrive kompetenceforhold, kommunikationslinjer og ansvarsforhold. Samtidig kan vi bede entreprenørerne redegøre for relationer til Næstved Kommunes organisation. Hvis entreprenørerne påtænker at anvende underentreprenører til opfyldelse af en del af opgaven, kan dette kræves oplyst i redegørelsen.
Vi kan også bede entreprenørerne om at vedlægge CV’er for alle nøglemedarbejdere. Nøglemedarbejdere er bl.a. entrepriseledere/sagsansvarlige, kvalitetsleder og byggepladsledelse.
CV’erne skal indeholde oplysninger, der er relevante for løsningen af den udbudte opgave, f.eks.:
- Uddannelse
- Relevante efter/videreuddannelser
- Tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner
- Relevante funktioner og udførte opgaver
- Eventuelle ledelsesopgaver
10.5 Arkitektur og funktion
Ved dette underkriterium lægges der vægt på de arkitektoniske kvaliteter i forhold til udformning og materialernes samspil. Derudover lægges der vægt på, hvorvidt og eventuelt hvordan bygningen forholder sig til omgivelserne i et kvalificeret med- og modspil, hvilket kan være relevant, da der er tale om en udvidelse af en eksisterende bygning. Samtidig kan der lægges vægt på fleksibilitet i indretningsmulighederne og et velfungerende og praktisk byggeri, f.eks. fordelingsarealer.
For at vurdere entreprenørernes opfyldelse af underkriteriet kan vi f.eks. bede entreprenørerne om at aflevere plantegninger af samtlige etager, facadetegninger og møblerede planer af de af totalentreprenøren foreslåede lokaler i specifikke mål.
Andre mulige kvalitative underkriterier
Hvis Næstved Kommune ikke ønsker at anvende underkriterierne Organisation og bemanding og/eller Arkitektur og funktion, foreligger der selvfølgelig mange andre muligheder.
”Tidsplan, kvalitetssikring og håndtering af mangler” kan også vælges som et underkriterium. Dette kriterium vil umiddelbart medvirke til, at tidsplanen for byggeriet er helhedsorienteret, gennemtænkt og realistisk, og at de overordnede terminer i udbudstidsplanen overholdes.
Samtidig vil kriteriet medføre, at kvalitetssikring sikres og mangler mindskes.
Tid (i sig selv) kan også være et underkriterium. Dette underkriterium kan anvendes, hvis Næstved Kommune ønsker, at der konkurreres på hurtig færdiggørelse og samtidig forsøge at sikre, at byggetiden overholdes, f.eks. ved anvisning af metoder og fremgangsmåder og redegørelser for ”kritisk vej”.
11. TILBUDSEVALUERING
Når tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil der skulle anvendes en bedømmelsesmodel til identifikation af det vindende tilbud.
Til vurderingen af tilbuddene vil der blive anvendt en pointmodel, hvor tilbudspriser omregnes til point, som sammenvægtes med point for kvalitet. Tilbuddet med højeste samlede pointscore vinder udbuddet.
12. TIDS- OG AKTIVITETSPLAN
Den videre proces forventes at forløbe som skitseret nedenfor:
AKTIVITET | TIDSPUNKT | ANSVARLIG |
UDARBEJDELSE AF UDBUDSSTRATEGI | MARTS/APRIL 2019 | MW |
UDARBEJDELSE AF UDBUDSBETINGELSERNE | APRIL 2019 | MW |
UDARBEJDELSE AF ENTREPRISEKONTRAKT | APRIL 2019 | MW |
UDARBEJDELSE AF BYGGEPROGRAM OG TILBUDSLISTER | MARTS/APRIL 2019 | KUBEN |
UDSENSELSE AF MATREIALE TIL UDVALGTE TILBUDSGIVERE | MAJ 2019 | NK |
FRIST FOR AFGIVELSE AF TILBUD | JULI 2019 | - |
EVENTUEL FORHANDLING | AUGUST 2019 | MW/NK |
VURDERING AF KONDITIONSMÆSSIGHED | AUGUST 2019 | MW |
EVALUERING AF TILBUD, UDARBEJDELSE AF NOTAT | AUGUST 2019 | MW/NK/KUBEN |
MEDDELELSE AF TILDELINGSBESLUTNING | AUGUST/SEPTEMBER 2019 | MW/NK |
INDGÅELSE AF KONTRAKTER | SEPTEMBER | NK/MW |
*Forkortelser: MW = Xxxx Xxxxxx, NK = Næstved Kommune og KUBEN = Kuben Management
13. DET VIDERE FORLØB
Parterne har aftalt, at Kuben Management udarbejder det tekniske materiale, som entreprenørerne skal afgive tilbud på, herunder byggeprogram, og tilbudslister.
Xxxx Xxxxxx udarbejder udbudsbetingelser og totalentrepriseaftale.