Udbudsbetingelser

Udbudsbetingelser

Rammeaftale 50.95 Sygeplejeartikler (2024)

Version 1.0

Dato 20. december 2023

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Montagehallen | Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx

Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437

Indhold

1 Den ordregivende myndighed 3

2 Udbudsmaterialets bestanddele 4

3 Formål og baggrund 5

4 Den udbudte genstand 6

5 Om udbuddet og rammeaftalen 8

5.1 Udbudsforretningen 8

5.2 En forpligtende rammeaftale 8

5.3 Rammeaftalens varighed 9

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 9

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 9

6 Tidsplan for udbudsforretning 10

7 Udelukkelse og egnethed 10

7.1 Udelukkelsesgrunde 11

7.2 Egnethedsvurdering 11

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 11

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 12

8 Tildelingskriterier og evaluering 13

8.1 Evaluering af Kvalitet 14

8.1.1 Binær evaluering 15

8.1.1.1 Samlet evaluering af ”binær evaluering” 16

8.1.2 Ikke-binær evaluering 16

8.1.2.1 Evaluering foretaget ved afprøvning af faggruppen 16

8.1.2.2 Evaluering foretaget af SKI ved en skriftlig evaluering 18

8.1.2.3 Samlet evaluering af "Xxxx-xxxxx evaluering” 18

8.1.3 Behandling af varelinjer og vareprøver med fejl 18

8.1.4 Samlet evaluering af kvalitet 18

8.2 Evaluering af Pris 18

8.2.1 Behandling af varelinjer med fejl 20

8.3 Samlet evaluering 21

9 Afgivelse af tilbud 21

9.1 Generelt 21

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 21

9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed 22

9.2.1.1 Kritiske varelinjer 22

9.2.1.2 Mindre kritiske varelinjer 23

9.2.2 Fejl der kan føre til ukonditionsmæssighed 23

9.2.3 Bilag C Leverandørens tilbud 23

9.2.4 Følgebrev 24

9.2.5 Vareprøver 24

9.2.5.1 Fejl i vareprøver 25

9.2.6 European Single Procurement Document (ESPD) 25

9.2.6.1 Udfyldelse af ESPD 26

9.2.7 Eventuelle støtteerklæring(er) 27

9.2.8 Rammerecepturer 27

9.3 Elektronisk afgivelse af ansøgning og tilbud 28

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 28

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 28

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 29

10 Forbehold 29

11 Supplerende oplysninger 30

11.1 Skriftlige spørgsmål 30

12 Tilbudsfrist og vedståelse 30

13 Behandling af tilbud 31

14 Forhandlingsforbuddet 31

15 Fortrolighed 32

16 Endelig dokumentation 33

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 33

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 33

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 33

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine 34

17 Implementering 34

17.1 Oprettelse af E-katalog 34

18 Tjekliste 35

18.1 Tilbudsafgivelse 35

1 Den ordregivende myndighed

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17472437

Montagehallen Pakkerivej 6

2500 Valby

Tlf.: (x00) 00 00 00 00

Web-adresse: xxx.xxx.xx

Kontaktperson:

Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxx xxx@xxx.xx

It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS: SKI-Kundeservice: (x00) 00 00 00 00

2 Udbudsmaterialets bestanddele

Det samlede udbudsmateriale består af:

Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 0000-00-0000

Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Herunder bilag 1

Kontraktudkast

 Rammeaftale

o Bilag A Kundeliste

o Bilag B Kravspecifikation

o Bilag C Leverandørens tilbud

o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt

o Bilag E Leveringskontrakt

o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI

o Bilag G CSR

o Bilag H Prisregulering

o Bilag I Opdatering af sortiment

o Bilag J Opdatering af E-katalog

o [Bilag K Støtteerklæringer]1

o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen

o Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.6)

Støtteerklæring (Se punkt 16.3)

Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (Se punkt 16.4)

Følgebrev (Se punkt 9.2.4)

Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

*

Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbe- fales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Til- budsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbuds- materialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

1 For nærmere oplysninger om evt. støtteerklæring(er) se punkt 16.3

Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

3 Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende syge- plejeartikler benævnt 50.95 Sygeplejeartikler.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale der er nem at an- vende.

Rammeaftalen retter sig mod enheder/institutioner hos de tilsluttede kunder, som har behov for indkøb af sygeplejeartikler.

Rammeaftalen omfatter ikke levering af produkter til private adresser til behandlingskrævende bor- gere.

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse. Markedsanalysen viste, at det i forhold til SKI’s kunders behov og indkøbsadfærd samt kommercielle betragtninger, herunder cost-drivers forbundet med en geografisk opdeling af aftalen, ikke vil være hensigtsmæssigt at opdele ramme- aftalen i flere delaftaler. Uddybende er SKI’s beslutning om ikke at opdele aftalen i delaftaler base- ret på, at;

 SKI’s kunder har et ønske om én aftale, bl.a. fordi dette vil gøre det muligt at købe ind sam- let.

 Markedsanalysen viser, at en opdeling af hovedproduktgrupperne i eksempelvis avance- rede sårbehandlingsprodukter og øvrige sygeplejeartikler ikke er kommercielt attraktiv, da ”øvrige sygeplejeprodukter” som en enkeltstående delaftale er for lille, og at der ikke for- ventes flere tilbudsgivere ved en sådan opdeling.

 Derudover viser markedsanalysen, at der på markedet findes flere forhandlere af sygeple- jeartikler, der kan byde ind på den eksisterende aftale.

 SKI har overvejet at foretage en geografisk opdeling af aftalen, men SKI’s erfaringer med lignende opdeling af aftaler viser, at tilbudsgiverne umiddelbart afgiver identiske eller meget ens tilbud på forskellige delaftaler, hvorfor det i sidste ende alligevel er den samme leveran- dør, der vinder alle aftaler. Der er ikke signifikante forskelle i forbrug fra kommune til kom- mune, der medfører, at vægtningen på den enkelte delaftaler vil afvige på et niveau, der vil ændre på det endelige resultat.

Hertil kommer, at nærværende udbud ikke omfatter alle hovedproduktgrupper inden for sygeplejen, og de hovedproduktgrupper, som er dækket af rammeaftalen, omfatter ikke hele sortimentet.

Inden for hovedproduktgruppen Sårbehandling udbydes et relativt bredt sortiment, hvor der inden for øvrige hovedproduktgrupper efterspørges et mere begrænset udvalg. Der er herudover større

områder af sygeplejen, som eksempelvis stomi, diabetes, ernæring og urologi, værnemidler, per- sonlig pleje og desinfektion, som kun i mindre grad er omfattet af udbuddet.

I alt er 96 kommuner tilsluttet rammeaftalen. Udover de 96 kommuner er 3 øvrige kunder, Kriminal- forsorgen, Røde Kors Asyl og SOSU Østjylland, tilsluttet aftalen. Disse fremgår af bilag A Kundeli- sten.

Da én samlet aftale på 50.95 Sygeplejeartikler medfører færre ordrer og dermed leverancer, hvilket forventes at medføre en øget compliance og realisering hos kunderne, og der samtidig eksisterer et velfungerende leverandørmarked, der effektivt understøtter konkurrencen om én samlet aftale, som giver leverandøren stordriftsfordele, har SKI vurderet, at Rammeaftalen bedst udbydes som en samlet aftale

SKI har suppleret markedsanalysen med yderligere input og erfaringer fra ekspert- og faggruppen tilknyttet 50.95 Sygeplejeartikler, der består af kommunale fagpersoner og udbudskonsulenter med erfaring samt stor viden og kendskab til området. Ekspert- og faggruppen repræsenterer således dyb indsigt i kommunernes indkøbsmønster og indkøbsbehov.

Kundernes forventninger og indkøbsbehov er forskellige afhængig af, om der er tale om en større eller mindre kommune, og afhængig af hvilken funktion, der foretages indkøb til, herunder i forhold til den forretningsmæssige, sikkerhedsmæssige, økonomiske og driftsmæssige betydning.

Der har derfor været efterspørgsel efter en rammeaftale, som omfatter et sortiment inden for føl- gende overordnede hovedproduktgrupper:

 Diverse sygeplejeartikler

 Instrumenter

 Sprøjter og kanyler

 Sårbehandling

 Undersøgelsesartikler

 Urologi

 Værnemidler

4 Den udbudte genstand

Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af sygeplejeartikler.

De varer, der er omfattet af nærværende udbud, fremgår af følgende bilag:

 Bilag B Kravspecifikation.

 Bilag C Leverandørens tilbud.

De tilbudte produkter er i begge bilag grupperet efter hhv. hovedproduktgruppe, produktgruppe, underproduktgruppe samt for så vidt angår Bilag C Leverandørens tilbud også i en detailprodukt- gruppe og en produktbeskrivelse. I Bilag B Kravspecifikation fremgår grupperne, som eksemplifice- ret i skemaet nedenfor.

Niveau	Placering i bilag B	Beskrivelse
Hovedproduktgruppe	Udgør selvstændige faneblade	Produkter indenfor en bred kategori, f.eks. ”Sårbehandling”
Produktgrupper	Kolonne B	Produkter inden for en hovedproduktgruppe, som er kategoriseret på baggrund af den samme gennemgående karakteristika, f.eks. ”Absorberende bandager”
Underproduktgrupper	Kolonne C	Produkter inden for en produktgruppe, som er kategoriseret ved at have ensartede funktio- nelle egenskaber og/eller karakteristika, f.eks. ”Absorberende bandager m/filmklæbekant”

Foruden de faneblade, som udgør de specifikke hovedproduktgrupper, består Bilag B Kravspecifi- kation desuden af et faneblad, som angiver nogle overordnede krav, som er gældende på tværs af alle hovedproduktgrupper.

Det udbudte sortiment omfatter følgende hovedproduktgrupper:

- Diverse sygeplejeartikler (medicintilbehør, opkastposer, sonder mv.)

- Instrumenter (skalpel, saks mv.)

- Sprøjter og kanyler (sprøjter, kanylebokse mv.)

- Sårbehandling (bandager, kompression, behandlerstrømper mv.)

- Undersøgelsesartikler (blodtryksapparat, tungespatel mv.)

- Urologi (engangskateter, urintest mv.)

- Værnemidler (sterile handsker mv.)

Opdeling af sortimentet i hovedproduktgrupper, produktgrupper samt underproduktgrupper er alene sket med henblik på at skabe en struktur for SKI’s kunder i forbindelse med konkrete træk på rammeaftalens sortiment, og for at give tilbudsgiverne et overblik over sortimentet på tidspunktet for tilbudsafgivelsen.

SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller pa- tenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”. Hvis en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”, skal henvisningen dog forstås inklusive formuleringen ”el- ler tilsvarende”. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrika- tet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

Hvis tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med

passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbud- det på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

I de tekniske specifikationer kan der også være henvisninger til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., der indebærer at der skal være kompatibilitet eller interoperabilitet mellem de produkter/ydelser, som rammeaftalen angår, og de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. De bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. er i disse til- fælde udtryk for kundernes eksisterende eller forventede forhold/produkter, til hvilke der skal sikres kompatibilitet eller interoperabilitet. I disse tilfælde skal henvisningen til de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. ikke forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør.

Vilkårene for kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandøren på rammeaf- talen er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er ikke forpligtende for staten, med mindre SKI’s statelige kunder har tilsluttet sig rammeaftalen forud for offentliggørelse. En række institutioner, samt en række selvejende instituti- oner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er undtaget fra aftageforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.

Rammeaftalen er en fælleskommunal aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftage- forpligtelse for kommuner og regioner, der er abonnenter hos SKI, og som har tilsluttet sig Ramme- aftalen. 96 kommuner og 3 øvrige kunder har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuner og regio- ners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunen og regionens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens og regionens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen. Det er ikke muligt for kommuner og regioner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilslut- tet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet, at anvende denne.

For de tilsluttede kunder gælder, at disse har mulighed for efter udløbet af rammeaftalens første 12 måneder at opsige rammeaftalen med 12 måneders varsel for derved at kunne opnå en samlet maksimal varighed på 24 måneder.

I forbindelse med tilslutningen har kunderne mulighed for at undtage hovedproduktgrupper og pro- duktgrupper fra deres aftageforpligtelse.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen.

Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller ret- tigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklu- sive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandø- ren overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år, til en samlet maksimal varighed på 4 år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at ramme- aftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen, på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestilling til den vindende leverandør, når kundernes ind- købsbehov kan opfyldes af de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Fremgangs- måden ved bestilling er nærmere beskrevet i retningslinjerne i bilag D. Der indgås alene én leve- ringskontrakt per kunde.

Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med ret- ningslinjerne i bilag D.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i sær- bilag 1.

Rammeaftalen indeholder en forpligtelse for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen i re- lation til anskaffelse af produkter omfattet af rammeaftalens sortiment, når kundernes indkøbsbe- hov kan opfyldes af de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.

Kunderne er ikke forpligtede til at aftage for en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Den i bilag A angivne volumen er alene et estimat af den volumen, som kunderne forventer at aftage. Af- tageforpligtelsen indebærer således alene en pligt for kunderne til at anvende rammeaftalen til at anskaffe produkter, i det omfang kunden faktisk skal købe produkter, der er omfattet af rammeafta- lens sortiment, og som er omfattet af de hovedproduktgrupper og produktgrupper, som kunden har forpligtet sig til.

Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den dato for kundens aktivering af aftageforpligtelsen, som den enkelte kunde har angivet i bilag A.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
20/12/2023	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende ud- bud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
12/01/2024	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
22/01/2024, kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
Ultimo februar 2024 (forven- tet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Medio marts 2024 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Ultimo marts 2024 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsen- delse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Indgåelse og ikrafttrædelse er ikke sammenfaldende. Særbilag 2 til Rammeaftalen træder selvstændigt i kraft i forbindelse med indgåelsen, jf. særbilag 2, punkt 8.1, mens selve Rammeaftalen, inklusive øvrige bilag, træder i kraft på den dato SKI fastsætter i implementeringsfasen, jf. særbilag 2, punkt 8.2. SKI forbeholder sig retten til at udskyde Rammeaftalens ikraft- træden, jf. særbilag 2 punkt 8.2.
Primo april - medio maj 2024 (forventet)	Implementering
23/05/2024 (forventet)	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en for- udgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterføl- gende aktiviteter blive parallelforskudt.

7 Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsen. Derudover ønsker SKI speci- fikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens afsnit 5.1.9 Udvælgelseskriterier – Økonomisk og finansielformåen, som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de ind- komne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslo- vens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formula- rens Del III, afsnit A, B, og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.6.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelsesgrund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudspro- cedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Ag- reement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kon- trakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i ud- budslovens § 134 a.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgi- veren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. ud- budslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbuds- giver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt 5.1.9.

I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og fi- nansielle formåen uanset den retlige karakter af forbindelse mellem tilbudsgiver og den pågæl- dende enhed. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsen skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde føl- gende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

 Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet omsætning inden for de produktområder, som er omfattet af rammeaftalens sortiment, på minimum DKK 50 mio.

 Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditets- grad på minimum 20 %.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Den ydelsesspecifikke omsætning kan være inden for ét eller flere af de produktområder som er omfattet af rammeaftalens sortiment – i alt skal den blot samlet være på minimum DKK 50 mio.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens ydelsesspecifikke omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgi- ver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes ydel- sesspecifik omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soli- ditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, be- regnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finan- sielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.6 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbuds- giver, og punkt 16.3 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.6 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Docu- ment” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en til- budsgiver opfylder kriterierne til udelukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sammenslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.6.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdo- kument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsproces- sen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 neden- for fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderingen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Hvis tilbudsgiver vælger ikke at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks SKI måtte anmode herom.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:

Tildelingskriterium	Underkriterier	Vægt
Bedste forhold mellem pris og kvalitet	Kvalitet	50 %
	Pris	50 %

Der vil indledningsvist blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”kvalitet”, jf. punkt 8.1, og en efterfølgende evaluering af underkriteriet ”pris”, jf. punkt 8.2. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte i den samlede evaluering af tildelingskriteriet.

Det er en forudsætning for, at et indgivet tilbud også undergår evalueringen af underkriteriet ”pris”, at den samlede evaluering af underkriteriet ”kvalitet” resulterer i en samlet score på minimum 2,5 point.

De anførte vægte i det følgende, er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder de ind- meldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i marke- det, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også ram- meaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produktniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyp- pigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter og der- med sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbru- get eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris

Tildeling af rammeaftalen vil ske til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelag- tige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

8.1 Evaluering af Kvalitet

Underkriteriet ”kvalitet” vil blive evalueret på baggrund af de nedenfor angivne delkriterier, hhv. ”ikke-binær evaluering” og ”binær evaluering” med de nedenfor anførte vægte:

Underkriterier Delkriterier		Antal produkter i Vægt delkriterier
Kvalitet	Ikke-binær evaluering	49 produkter	94,2 %
	Binær evalue- ring	3 produkter	5,8 %

Underkriteriet ”Kvalitet” er opdelt i to delkriterier ”Ikke-binær evaluering” og ”Binær evaluering”. ”Xxxx-xxxxx evaluering” vægter 94,2 % og ”Binær evaluering” vægter 5,8 %. Det fremgår af bilag 1, om der er tale om en binær eller ikke-binær evaluering.

Evalueringen kan illustreres med følgende figur:

Hvert produkt, som kvalitetsevalueres, er forud for udbuddet blevet tildelt en vægtning, som frem- går af bilag 1 til udbudsbetingelserne. For nogle produkter, som kvalitetsevalueres, er vægten fast- sat på baggrund af vægtene for relaterede produkter, jf. xxxxx C, xxxxxxx X.

Eksempel

Følgende produkt med SKI-id nr. 719: Undersøgelseshandske, nitril, længde på min. 240 mm, par, steril, M. kvalitetsevalueres under delkriteriet ”Ikke-binær evaluering”. Vægten under delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” for produkt med SKI-nr. 719 er således fastsat på baggrund af vægtene i bilag C, xxxxxxx M, for varelinjerne i samme serie, dvs. varelinjerne med SKI-id nr. 719-722.

Vægten er et absolut tal. Varelinjens relative vægt i henholdsvis delkriterierne ”Ikke-binær evalue- ring” og ”Binær evaluering” i underkriteriet ”Kvalitet” kan beregnes ved at dividere det pågældende produkts vægt med den samlede sum af vægte for produkter, som kvalitetsevalueres, i henholds- vis delkriterierne ”Ikke-binær evaluering” og ”Binær evaluering” i underkriteriet ”Kvalitet”.

Kvalitetsevalueringen foretages på baggrund de af tilbudsgivers indleverede vareprøver og/eller på baggrund af de af angivne oplysninger i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne AD, AE og AF. Til- budsgivers vareprøver skal afleveres til SKI, jf. punkt 9.2.5.

Evaluering af vareprøvernes kvalitet vil blive foretaget ved en afprøvning af en faggruppe, bestå- ende af personer, som til daglig er i berøring med de produkter, der er omfattet af dette udbud. Fagpersonerne omfatter sygeplejersker, der bl.a. er specialiseret inden for sårplejeprodukter. Her- udover vil der ved afprøvningen være en udbudskonsulent og -jurist til stede. Det fremgår ligeledes i bilag 1 til udbudsbetingelserne, hvilke forhold der vil lægges vægt på ved evalueringen af vare- prøverne.

Evalueringen af angivelserne i bilag C Leverandørens tilbud vil blive foretaget af SKI ved en skrift- lig evaluering.

Bilag 1 til udbudsbetingelserne beskriver, hvilke forhold som vægtes positivt ved evalueringen af kvalitet for de enkelte produkter. Det fremgår ligeledes af bilag 1, om der sker afprøvning af vare- prøve eller om evaluering sker på baggrund af oplysninger afgivet i bilag C Leverandørens tilbud, eller om det enkelte produkt både skal evalueres af faggruppen og af SKI ved skriftlig evaluering.

8.1.1 Binær evaluering

I delkriteriet ”Binær evaluering” evalueres 3 produkter.

Det er i bilag 1 ved produkter som evalueres binært angivet, hvad der vægter positivt ligesom der fremgår et spørgsmål, som tilbudsgiverne skal besvare i bilag C. Spørgsmålet kan alene besvares med to udfald ”ja/nej”. Der er derfor tale om en binær evaluering.

Et produkt opnår 5 point, såfremt spørgsmålet besvares positivt (med ét ja) og et produkt opnår 1 point, såfremt spørgsmålet besvares negativt (med ét nej).

F.eks. gælder følgende for produktet med SKI-id 591:

SKI ID Evalue- ringsfor- hold nr.
Undergruppe
Evalueringsforhold

591
116
Blodtryksmåler Det vægtes positivt, såfremt blodtryksmåleren kan regi- strere arytmi
Tilbudsgiver skal i bilag C, kolonne AE besvare følgende: Kan blodtryksmåleren registrere arytmi? Der gives 5 point for ja og 1 point for nej.

Der gives 5 point, såfremt blodtryksmåleren kan registrere arytmi, og der gives 1 point, såfremt blodtryksmåleren ikke kan registrere arytmi.

8.1.1.1 Samlet evaluering af ”binær evaluering”

Tilbudsgiverens samlede antal point på delkriteriet ”Binær evaluering” beregnes som et vægtet gennemsnit for delkriteriet ”Binær evaluering”. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på hver af de evaluerede produkter med de i Bilag 1 offentliggjorte vægte og addere disse.

Herefter divideres der med summen af vægte for de produkter, der indgår i delkriteriet ”binær eva- luering”.

8.1.2 Ikke-binær evaluering

I delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” vurderes 49 produkter.

Det er i bilag 1 ved produkter som evalueres ikke-binært angivet, hvad der vægter positivt.

Evalueringerne for produkter under delkriteriet ”ikke-binær evaluering” foretages på en 5-trins skala, som beskrevet nedenfor i punkt 8.1.2.1 og punkt 8.1.2.2. Der kan være op til tre evaluerings- forhold for hvert produkt.

Evalueringen foretages enten af faggruppen ved afprøvning eller af SKI ved en skriftlig evaluering. Enkelte produkter vil dog kunne være omfattet af både en evaluering foretaget ved afprøvning af faggruppen og en evaluering foretaget af SKI ved en skriftlig evaluering.

For produkterne med mere end et evalueringsforhold gives der point for hvert evalueringsforhold, hvorefter der beregnes et gennemsnit på baggrund af produktets opnåede point, som udgør det samlede point for produktet. Gennemsnittet beregnes med begrænsning på 14 decimaler. Alle eva- lueringsforhold per produkt vægter ligeligt.

8.1.2.1 Evaluering foretaget ved afprøvning af faggruppen

Evalueringer foretaget af faggruppen under delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” vurderes i henhold til nedenstående 5-trins-skala:

Point	Opfyldelse i forhold til evalueringsforholdet
5	Gives for den fremragende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt

4	Gives for den meget tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt
3	Gives for den tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt
2	Gives for den jævnt tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt
1	Gives for den mindst tilfredsstillende kvalitet (Produktet er konditionsmæssigt)

Det er angivet i bilag 1 hvilke evalueringsforhold, der evalueres på for de enkelte produkter. Ligele- des er det i bilag 1 angivet hvilke karakteristika ved det enkelte produkt, der vægtes positivt, og hvilke karakteristika det enkelte produkt skal besidde, for at opnå point fra 1-5 efter ovenstående pointskala. Ovenstående pointskala fremgår også af bilag 1.

Det bemærkes, at afhængig af hvilke egenskaber ved et givent produkt der evalueres, vil de point- givende karakteristika (1-5 point) variere i forhold til naturen af det enkelte evalueringsforhold.

Faggruppen, som består af specialiserede fagpersoner, vil på baggrund af deres faglighed, erfa- ring og ekspertise vurdere og evaluere hvert produkt på baggrund af de i bilag 1 angivne evalue- ringsforhold.

F.eks. evalueres følgende for produktet med SKI-id 74:

SKI ID	Evalue- rings- forhold nr.	Beskrivelse af produkt	Evalueringsforhold
74	5	Debrideringssæt	Det vægtes positivt i jo højere grad den kirurgiske pin- cets ”arbejdsender/gribeender” er præcise, hermed for- stås at pincettens "arbejdsender/gribeender" møder hin- anden præcist, og med en sådan stabilitet, at suturen kan holdes fast med pincetten, når der gribes om sutu- ren og suturen trækkes ud af huden. Evalueres ved brug af pointskala, jf. fanen Pointskala
74	6	Debrideringssæt	Det vægtes positivt i jo højere grad saksen er skarp, her- ved forstås at saksen kan klippe gennem dødt væv ube- sværet og uden den døde hud bliver flosset. Evalueres ved brug af pointskala, jf. fanen Pointskala

Hvor der er tilbudt identiske varer på tværs af tilbudsgiverfeltet, vil alene én vareprøve blive vurde- ret og samtlige tilbudsgivere, som har tilbudt den samme vare, vil opnå den samme evaluering for den pågældende vareprøve. Ved identiske varer forstås to varer med samme producentnavn/vare- mærke/fabrikat, producentvarenummer og produktnavn.

8.1.2.2 Evaluering foretaget af SKI ved en skriftlig evaluering

Evalueringer foretaget af SKI under delkriteriet ”Xxxx-xxxxx evaluering” vurderes efter en 5-trins- skala.

Evalueringerne foretages af SKI på baggrund af de oplysninger som tilbudsgiverne har oplyst i bi- lag C. SKI tildeler point efter den oplyste skala, for det relevante evalueringsforhold, som angivet i bilag 1 til udbudsbetingelserne. F.eks. gælder følgende for produktet med SKI-id 474:

SKI ID	Evaluerings- forhold nr.	Beskrivelse af produkt	Evalueringsforhold
474	40	Skumbandager m/siliko- neklæbekant, m/kon- taktlag, m/sølv	Det vægtes positivt, i jo højere grad produktet sikrer en op- timal og effektiv væskehåndtering. Tilbudsgiver skal i bilag C, kolonne AF oplyse niveau for den totale væskehåndtering i g/10 cm2/24t efter testmetode: EN 13726-1 2002 el. til- svarende. Der gives point ud fra en pointskala fra 1 til 5, jf. kolonne J til N.
474	41	Skumbandager m/siliko- neklæbekant, m/kon- taktlag, m/sølv	Det vægtes positivt, i jo højere grad at bandagen er bruger- venlig, hermed forstås · at bandagen kan tilpasse sig patientens konturer · at bandagens kanter ikke krøller – men følger huden Evalueres ved brug af pointskala, jf. fanen Pointskala

8.1.2.3 Samlet evaluering af "Xxxx-xxxxx evaluering”

Tilbudsgiverens samlede antal point for delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” beregnes som et væg- tet gennemsnit for delkriteriet ”Ikke-binær evaluering”. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på hver af de evaluerede produkter med de i Bilag 1 offentliggjorte vægte og addere disse. Herefter divideres der med summen af vægte for de produkter, som indgår i delkriteriet

”Xxxx-xxxxx evaluering”.

8.1.3 Behandling af varelinjer og vareprøver med fejl

Varelinjer med fejl, jf. punkt 9.2.1 Og 9.2.2, der ikke medfører at tilbuddet i sin helhed forkastes, vil blive tildelt lavest mulige pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Kvalitet”.

Fejl i vareprøver, jf. punkt 9.2.5.1, vil ligeledes blive tildelt laveste mulige pointantal (1 point).

8.1.4 Samlet evaluering af kvalitet

De opnåede point for delkriterierne ”Ikke-binær evaluering”, der vægter 94,2 % og ”Binær evalue- ring”, der vægter 5,8 %, indgår med de oplyste vægte til en samlet score for underkriterier ”Kvali- tet”.

8.2 Evaluering af Pris

Som angivet i punkt 8 vil evaluering af underkriteriet ”pris” kun ske for de tilbud, der har opnået et samlet resultat på minimum 2,5 point i evalueringen af underkriteriet ”kvalitet”. Tilbud, der har

opnået mindre end 2,5 point i evalueringen af underkriteriet ”kvalitet”, indgår således ikke i evalue- ringen af underkriteriet ”pris” jf. nedenfor.

Rammeaftalen udbydes som et varelinjeudbud, hvor alle tilbudsgivere skal tilbyde de samme vare- linjer. Prisevalueringen gennemføres derfor ved at sammenholde tilbudsgivernes tilbudspriser på varelinjeniveau. Dvs. at alle tilbud på én og samme varelinje evalueres sammen, og hvert tilbud tildeles et point for den tilbudte pris for den pågældende varelinje.

Evalueringen af underkriteriet ”pris” baseres på de i bilag C afgivne priser for salgsenheden, der er angivet i kolonne AB ”Tilbudsgivers pris (inkl. SKI rabatandel) pr. salgsenhed i DKK”. Tilbudsgivers pris (inkl. SKI rabatandel) pr. salgsenhed i DKK divideres med den angivne mængde, som er angi- vet i kolonne Z ”Totalt antal styk, meter, liter mv., der er indeholdt i den tilbudte salgsenhed”. Det er således stykpris/gram-pris/meter-pris/milliliter-pris i kolonne AC ”tilbudspris pr. evalueringsenhed”, der benyttes ved evalueringen.

Evalueringen gennemføres ved at beregne point for pris efter en lineær model, der tager udgangs- punkt i gennemsnittet af alle de tilbudte ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” for én og samme vare- linje. Det vil sige at der tildeles point for pris ved lineær interpolation i spændet ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed” ± 20 %”. Der gives point på en skala på 1 til 5 point, med en begrænsning i antal decimaler på 14. Der gives således point på følgende måde:

- En ”tilbudspris pr. evalueringsenhed”, der er 20 % lavere end ”gennemsnitsprisen pr. evalu- eringsenhed”, tildeles 5 point.

- En ”tilbudspris pr. evalueringsenhed”, der er 20 % højere, eller højere endnu, end ”gennem- snitsprisen pr. evalueringsenhed”, tildeles 1 point.

- En ”tilbudspris pr. evalueringsenhed”, der ligger i spændet ”gennemsnitsprisen pr. evalue- ringsenhed” ± 20 %”, tildeles point på baggrund af lineær interpolation mellem ”gennemsnits- prisen pr. evalueringsenhed” + 20 % og ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed” – 20 %.

Hvis det konstateres, i forbindelse med en evaluering af alle de tilbudte ”tilbudspris pr. evaluerings- enhed” for én og samme varelinje, at den laveste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” for den pågæl- dende varelinje, er mere end 20 % lavere end ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed”, justeres modellen.

Justeringen sker ved, at den lineære interpolation foretages i spændet ”gennemsnitsprisen pr. xxx- xxxxxxxxxxxxx” ± ”den procentvise forskel mellem den laveste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” og ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed”. Hvis den laveste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” f.eks. er 56 % lavere end ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed”, justeres spændet til ”gennem- snitsprisen pr. evalueringsenhed” ± 56 %.

Bemærk, at spændet i modellen altid vil omfatte den laveste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed”, og at det afgørende for, om spændet i modellen justeres, alene er den procentvise forskel mellem den laveste tilbudte ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” og ”gennemsnitsprisen pr. evalueringsenhed”.

Den/de højeste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” vil således ikke nødvendigvis vil ligge inden for spændet, uanset om dette justeres eller ej. Der tages således ikke højde for den/de højeste ”til- budspris pr. evalueringsenhed” i forbindelse med en eventuel justering af spændet i modellen, ud- over at denne/disse indgår i beregningen af ”gennemsnitspris pr. evalueringsenhed”.

Gennemsnitsmodellen er valgt af hensyn til at begrænse konsekvenserne af såkaldte ”outliers”, dvs. tilbud som afviger markant fra de øvrige tilbud. Procentsatsen på 20% er fastlagt på baggrund

af SKI’s forventninger til prisspredning baseret på tidligere gennemført udbud inden for området af sygeplejeartikler.

SKI accepterer, at der tilbydes en negativ pris eller en pris på DKK 0,00 eller 0. I sådanne tilfælde skal tilbudsgiver dog være opmærksom på, at ansvaret for tilbuddets økonomiske balance alene påhviler tilbudsgiver.

Hvis en ”gennemsnitspris pr. evalueringsenhed” for en given varelinje er ”0” eller et negativt tal, fo- retages der en lineær interpolering, hvorefter laveste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” tildeles 5 point, og højeste ”tilbudspris pr. evalueringsenhed” tildeles 1 point.

Når alle varelinjer er evalueret, beregnes hvert tilbuds samlede point for underkriteriet ”Pris” som et vægtet gennemsnit af de point, tilbuddet har opnået på de enkelte varelinjer. Hver varelinje er forud for udbuddet blevet tildelt en vægt, som fremgår af bilag C, kolonne M. De angivne vægte er absolutte tal. Varelinjens relative vægt kan beregnes ved at dividere den pågældende varelinjes vægt med den samlede sum af varelinjernes vægte i underkriteriet ”Pris”.

De point, som et tilbud opnår for de tilbudte priser på varelinjerne, indgår i tilbuddets samlede point for underkriteriet ”Pris”, med varelinjernes respektive vægte. Det vil sige at det point, der er opnået på en given varelinje, multipliceres med varelinjens vægt.

Er der f.eks. opnået et point på 4,5 på en varelinje med en vægt på 0,02, så indgår den pågæl- dende varelinje med 0,09 point (4,5 × 0,02) i det samlede point.

Endelig findes det samlede point ved at tages summen af de point, som varelinjerne indgår med i det samlede point, og dividere det samlede point med summen af alle varelinjernes vægte. Resul- tatet heraf udgør tilbuddets point for underkriteriet ”Pris”, som herefter indgår i den samlede evalu- ering, jf. punkt 8.3.

I forhold til de angivne vægte på varelinjerne bemærkes, at der er taget udgangspunkt i to datakil- der som grundlag for at estimere det fremadrettede forbrug og foretage et skøn af fordelingen af omsætningen i det udbudte sortiment. Dette skøn kommer til udtryk ved de angivne vægte i ko- lonne C. Datakilderne er dels kommunernes data for indkøbsområdet, dels SKIs egen omsæt- ningsdata for den nuværende aftale 50.95 (2020), der er baseret på leverandørernes indrapporte- ring under aftalen. Da den kommende rammeaftale har markant flere tilsluttede kommuner vurde- res det, at data fra kommunerne vil være mere retvisende end SKI’s omsætningsdata, dvs. leve- randørernes indrapporteringsdata. Tidsperioden for den anvendte data er skåret til, og udgør perio- den 2020 til og med 2022.

SKI gør dog opmærksom på, at det reelle fremtidige forbrug, herunder kundernes præferencer samt kundernes indkøbsadfærd i forhold til rammeaftalens sortiment, kan ændre sig i rammeafta- lens løbetid.

8.2.1 Behandling af varelinjer med fejl

Varelinjer med fejl jf. punkt 9.2.1 og 9.2.2, der ikke medfører at tilbuddet i sin helhed forkastes, ind- går ikke i evalueringen af pris på den pågældende varelinje, men vil blive tildelt lavest mulige point- antal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Pris”.

8.3 Samlet evaluering

De opnåede point for underkriterierne ”Pris”, der vægter 50 %” og ”Kvalitet”, der vægter 50 % indgår med de oplyste vægte til en samlet score. Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, og vil blive tildelt rammeaftalen.

Beregning af point i henhold til ”Kvalitet” og ”Pris” sker inklusive ubegrænsede decimaler uden af- runding. Beregningen af samlet point blive foretaget uden afrunding, og herefter afrundet til to deci- maler. Der anvendes dog flere decimaler, såfremt dette er påkrævet for at kunne rangere ind- komne konditionsmæssige tilbud.

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at ind- sende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt.

Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventnin- ger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Tilbudsgiver skal kun fremsende de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmateria- let. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsfø- ringsmateriale), bærer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.

Det betyder, at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.

SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evalu- ering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører at tilbuddet er uantage- ligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderli- gere vejledning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.3.

2. Følgebrev, jf. punkt 9.2.4.

3. Vareprøver, jf. punkt 9.2.5

4. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.6.

5. Eventuelle støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.7.

6. Rammerecepturer, jf. punkt 9.2.8. Tilbud skal udformes på dansk.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes, og hvor- dan vareprøverne skal håndteres.

9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed

Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud. Såfremt tilbudsgiver undlader at byde ind med produkter på en eller flere varelinjer, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje. Dette gælder uanset, om der er tale om en varelinje i det kritiske eller mindre kritiske sortiment, jf. 9.2.1.1 og 9.2.1.2.

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 500 varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder kun 499 varelinjer. Kon- sekvensen er, at hele tilbuddet er ukonditionsmæssigt.

Der kan dog erfaringsmæssigt ske fejl i tilbudsafgivelsen ved udbud af så mange varelinjer, som er tilfældet i nærværende udbud. SKI har derfor suppleret med retningslinjer for vurdering af konditi- onsmæssighed, jf. punkt 9.2.1.1 og 9.2.1.2

Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl, som ikke kan reddes med proceduren i udbudslovens 159, stk. 5, vil i forbindelse med prisevalueringen og kvalitetsevalueringen blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og varelinjens pris vil ikke indgå ved beregning af gennemsnitsprisen. Disse varelinjer vil ikke indgå i rammeaftalens sortiment ved kontraktstart.

9.2.1.1 Kritiske varelinjer

Udbuddets varelinjer er opdelt i hhv. kritiske og mindre kritiske varelinjer, på baggrund af varelinjer- nes estimerede omsætning på rammeaftalen eller, da disse er del af evalueringen af underkriteriet ”kvalitet”.

På den række af varelinjer, der er karakteriseret som kritiske, har SKI besluttet, at der kan accepte- res maksimalt 2 fejl i det samlede antal kritiske varelinjer. SKI accepterer derfor ikke fejl i mere end 2 kritiske varelinjer, hvorefter tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt og blive forkastet i sin helhed.

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 478 kritiske varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder alle 478 varelinjer men med fejl i 5 af disse kritiske varelinjer. Tilbuddet er således ukonditionsmæssigt, da der ikke accepteres mere end 2 fejl i varelinjer betegnet som kritiske.

9.2.1.2 Mindre kritiske varelinjer

SKI har på de mindre kritiske varelinjer besluttet, at der kan accepteres maksimalt 15 fejl på det samlede antal mindre kritiske varelinjer.

Eksempel:

Det samlede antal mindre kritiske varelinjer er fx 600 stk. (kritiske varelinjer medregnes ikke).

Maksimalt 15 af ovenstående antal varelinjer må indeholde fejl. Tilbuddet er således i sin helhed ukonditionsmæssigt, hvis der er fejl i mere end 15 varelinjer betegnet som mindre kritiske.

9.2.2 Fejl der kan føre til ukonditionsmæssighed

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over forhold vil føre til ukonditionsmæssig- hed uanset antallet af fejl:

 Hvis det samme Produkt tilbydes under forskellige varelinjer

 Hvis et Produkt ikke opfylder et eller flere krav til det udbudte, jf. bilag B kravspecifikationen

 Tilbudsgivers besvarelser opfylder ikke de i vejledningen til bilag C angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten

 Manglende pris på en varelinje

Byder tilbudsgiver ind med samme produkt på mere end én varelinje, vil varelinjen med den høje- ste vægt bevares. Øvrige varelinjer med det samme produkt vil herefter tælle som fejl. Vægter va- relinjerne med samme produkter lige, vil varelinjen med den lavest tilbudte pris bevares, hvorefter de øvrige varelinjer med samme produkter vil tælle som fejl.

Det bemærkes, at fejl i udfyldelsen af UNSPSC kategorier i kolonne AG ikke tæller med i opgørel- sen af fejl, jf. også vejledningen til bilag C.

Forhold, som SKI konkret vurderer kan ”reddes” med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.

9.2.3 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for produkter. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 deci- maler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den

2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeafta- len. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen. Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal inde- holde SKI’s andel, jf. Rammeaftalens punkt 8.5.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse produkter/ydelser forekommer unormalt lave – tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse pro- dukter/ydelser efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.

Leverandøren skal udover priser udfylde en række kolonner i Bilag C. Vejledning til udfyldelse af Bilag C Leverandørens tilbud fremgår af fanebladet ”Vejledning” i bilaget.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser også skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 1,70 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

𝑃Lev

= 𝑃

Hvor:

0,983

SKI

𝑃Lev = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼'𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃SKI = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼'𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. ud- budslovens § 169.

9.2.4 Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS.

9.2.5 Vareprøver

Tilbudsgiver skal levere vareprøver på de produkter, som SKI vil foretage en evaluering af under underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.2.1. Oversigt over de produkter, der skal leveres vareprøver på samt antallet af vareprøver fremgår af bilag 1.

Vareprøverne kan afleveres i SKI fra datoen for offentliggørelse af udbuddet inden for SKI’s nor- male arbejdstid, som er mandag-torsdag kl. 8-16 og fredag kl. 8-15.30. Leverandøren skal dog af- levere vareprøverne til SKI inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 6.

SKI’s adresse er angivet under punkt 1.

Tilbudsgiver bedes tydeligt mærke hver vareprøve med tilbudsgivers navn, korrekt SKI-ID samt til- budsgivers varenummer, som fremgår af tilbudsgivers tilbud således, at det klart fremgår, hvilken varelinje i bilag C, som hver enkelt vareprøve relaterer sig til.

Såfremt SKI ved gennemgang konstaterer, at der er leveret en forkert vareprøve, vareprøven ikke kan henføres til den korrekte varelinje i bilag C, der mangler en vareprøve eller dele af en vare- prøve, vil SKI kontakte tilbudsgiver og orientere denne om manglen. Tilbudsgiver vil herefter få en frist til at levere en korrekt vareprøve. SKI påtager sig i den forbindelse intet ansvar for, at tilbudsgi- verne i alle tilfælde har tilstrækkelig tid til at nå at fremskaffe og indlevere nye vareprøver inden den af SKI fastsatte frist. Det er således i enhver henseende tilbudsgivers ansvar, at korrekte vare- prøver er indleveret inden fristens udløb. Det bemærkes endvidere, at SKI alene foretager en over- ordnet gennemgang af vareprøverne. Det forhold, at SKI gennemgår vareprøverne ved modtagel- sen, ændrer således ikke ved, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de leverede vareprøver er korrekte i enhver henseende.

SKI forbeholder sig i øvrigt ret til efterfølgende at rekvirere flere eksemplarer af udtagne vareprø- ver, såfremt SKI vurderer, at der findes en saglig grund til at indkalde yderligere vareprøver.

SKI skal for en god ordens skyld bemærke, at vareprøver har til formål at gøre det muligt for SKI at foretage en kvalitetsvurdering i overensstemmelse med de fastlagte kriterier. Vareprøver har såle- des ikke til direkte formål at sætte SKI i stand til at foretage en undersøgelse af, hvorvidt kravene til det pågældende produkt i bilag B og bilag C er opfyldt. Formålet med de opstillede krav i bilag B og bilag C er at sikre, at leverandøren i selve kontraktperioden lever op til disse, og SKI lægger så- ledes som udgangspunkt til grund, at indleverede vareprøver overholder samtlige relevante krav i bilag B og bilag C. SKI foretager således ikke en kontrol af overholdelsen af krav i forbindelse med evaluering af vareprøverne, medmindre der er åbenbar grund til at tro, at der er tale om manglende overholdelse af et grundlæggende element. Hensigten med indhentning af vareprøver er alene at foretage en kvalitativ vurdering, jf. punkt 8.2.1.

9.2.5.1 Fejl i vareprøver

SKI har vurderet, at nedenstående forhold vil føre til, at den pågældende vareprøve tildeles lavest mulige pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Kvalitet”:

1. Indlevering af en vareprøve, som ikke inden for tidsfristen eller den eventuelle yderligere tidsfrist opfylder et eller flere krav anført i bilag B og C. Det tæller ikke som en fejl, såfremt der stilles krav om et sterilt produkt, og der afleveres en vareprøve for produktet, som ikke har været igennem den sterile proces.

2. Hel eller delvis manglende indlevering af en vareprøve indenfor den anførte frist herfor, her- under inden for en eventuel yderligere frist angivet af SKI, jf. punkt 9.2.5

Forhold, som SKI konkret vurderer kan ”reddes” med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI må vælge aktivt at redde, vil dog blive evalueret ved afprøvning.

9.2.6 European Single Procurement Document (ESPD)

Til nærværende udbud skal der udfyldes og indsende en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, indsender alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virk- somheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller under underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, indsender et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren ba- serer sin formåen på. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support2 for teknisk vejledning om, hvor- dan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD ind- sendes sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støt- teerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan kontakte ETHICS Support3 for teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle kon- sortiedeltageres ESPD indsendes samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sam- menslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af ansøgerens/tilbudsgiverens ansøgning/tilbud indeholder personoplys- ninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene udfyldes af afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme per- sonoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme per- sonoplysninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

9.2.6.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

 Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

 Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

 Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

 Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

 Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikrings- ordninger.

 Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbin- delse med udøvelsen af erhvervet.

2 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

3 Se forrige note.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

 Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Specifik årsomsætning” anføres om den samlede omsætning inden for de produktområder, som er omfattet af rammeaftalens sortiment, for det seneste disponible regnskabsår.

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres tilbudsgivers soliditetsgrad, samlede egen- kapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden angives som forholdet mellem tilbudsgiverens samlede egenkapital og tilbudsgi- verens samlede aktiver.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde, og tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder, behøver ikke underskrive deres respektive ESPD’er.

9.2.7 Eventuelle støtteerklæring(er)

Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen basere sig på andre enheders for- måen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underle- verandør.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbuds- giver faktisk råder over

 den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.1, som tilbuddet vil omfatte.

Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virk- somheders forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en støtteerklæring, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud. Den støt- tende enhed kan anvende den af SKI udarbejdede skabelon til støtteerklæring.

Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD. Om udfyldelse af ESPD for støttende virksom- heder henvises til punkt 9.2.6.

9.2.8 Rammerecepturer

Tilbudsgiver skal sende/aflevere rammerecepturer, jf. bilag B Kravspecifikation, som anført i fane- bladet ”0. Overordnet krav”, krav nr. 0.6.1 til den af SKI udpegede uvildige 3 part, Kemiingeniør Bir- git Xxxxxxxx Xxxxx, inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 12.

Recepturer kan fremsendes på papir eller på usb-stick til Xxxxxx Xxxxxxxx Storm, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx eller per mail til xxxxxxx@xxxxxxx.xx.

Der kan rekvireres en fortrolighedserklæring hos Xxxxxx Xxxxxxxx Storm.

Det bemærkes, at Xxxxxx Xxxxxxxx Storm vil undersøge, om de relevante mindstekrav i bilag B Kravspecifikation er opfyldt.

9.3 Elektronisk afgivelse af ansøgning og tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 12, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under henholds- vis menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Følgebrev	X
Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil)	X
Erklæring vedr. restriktive foranstaltninger	X

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksempla- rer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med til- budsafgivelsen.

xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000xx0xx-0000-000x-xx00-00x00xxx0xxx/xxxxxxxx

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles

befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de øko- nomiske aktørers samlede ydelsesspecifikke omsætning.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.6.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske ak- tør selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal til- budsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økono- miske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtig- heden eller fordreje konkurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx- ger/kfst/dansk/2020/20200925-naar-virksomheder-afgiver-faelles-bud/

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elemen- ter ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsæt- telse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt an- givet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigtsmæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer her- for.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000xx0xx-0000-000x-xx00-00x00xxx0xxx/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der til- gængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besva- ret, i det omfang besvarelse kan afgives senest på den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forven- tes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kor- tere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

12 Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

Bemærk, at vareprøver skal afleveres inden for SKI’s almindelige åbningstid, jf. punkt 9.2.8. Vareprøver som forsøges indleveret efter tilbudsfristens udløb, vil blive afvist.

Hvis tilbuddets dokumenter er indsendt korrekt inden tilbudsfristens udløb, men vareprøverne afle- veres efter tilbudsfristens udløb, vil det samlede tilbud ikke blive taget i betragtning. Dette gælder tilsvarende, hvis vareprøverne er indleveret inden for tilbudsfristens udløb, men tilbuddets doku- menter ikke er indsendt inden tilbudsfristens udløb.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og under- skriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.2.5.1.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis ansøgere og tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om kon- kurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Saglig grund vurderes i forhold til de konkrete omstændigheder, og kan f.eks. handle om, men ikke betinget heraf, at tilbuddenes indhold eller an- tal viser, at konkurrencen om rammeaftalen ikke møder SKI’s forventninger til, hvad markedet kan tilbyde SKI’s kunder under rammeaftalen.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kon- trakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndighe- ders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgå- ende drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materia- let eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgi- ver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af xxx- xxxxxxxxx af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbin- delse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tidligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den for- bindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutnin- ger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klage- nævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efter- følgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbuds- givers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbehol- der sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. ud- budslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumentationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

 Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.

 Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e- Certis4.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den doku- mentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virk- somheden er etableret.)

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen frem- lægges:

 Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår eventuelt med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning inden for de produktområder, som er omfattet af rammeaftalens sortiment og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, frem- går,

eller

 en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste specifikke årsomsætning og soliditetsgrad, herun- der egenkapital og aktiver, er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget person hos til- budsgiver.

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virk- somheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver

4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

faktisk råder over den økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere oven- nævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indehol- der den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukra- ine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Implementering

17.1 Oprettelse af E-katalog

Hvis tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver - fra indgåelse af rammeaftalen - forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog, jf. særbilag 2, som SKI’s kunder kan bruge fra rammeafta- lens ikrafttræden.

Implementeringsaktiviteterne, herunder oprettelsen af E-kataloget, er et nødvendigt led i at forbe- rede, at det er praktisk muligt at opfylde rammeaftalen når den træder i kraft. Oprettelsen af E-ka- taloget indebærer en kontrol og godkendelse af kravene til E-katalogets indhold og format, så E- katalogets tekniske funktioner fungerer efter hensigten og kunderne kan handle elektronisk på rammeaftalen når den træder i kraft, evt. via deres e-handelssystemer. Der er således ikke tale om en kontrol eller godkendelse af tilbuddets materielle indhold eller konditionsmæssighed, herunder om de tilbudte Produkter opfylder kravene i bilag B, jf. punkt 9.3, herunder 9.3.1 og 9.3.2

For nærmere oplysning om processen om etablering af E-kataloget og hindholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2 Implementering, der træder selvstændigt i kraft ved indgåelsen af rammeaf- talen.

SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontaktoplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af

rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at ansøger ikke glemmer elementer i sin ansøgning om prækvalifikation og tilbudsgiver i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er ansøgers/tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet ansøgning/tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

 Foretag tilmelding i ETHICS

 Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

 Xxx det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

 Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

 European Single Procurement Document (ESPD)

 Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.6

 Underskriv og upload til ETHICS

 Bilag C Leverandørens tilbud

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2

o Upload til ETHICS

 Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

 Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at fær- diggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, hvis det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfri- stens udløb.