Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Hansens Gade 4, 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00 | CVR 17472437
Rammeaftale 50.75 Elevatorservice
Udbudsbetingelser
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx X Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 3
2 Udbudsmaterialets bestanddele 4
5 Om udbuddet og rammeaftalen 10
5.2 En forpligtende rammeaftale 10
5.3 Rammeaftalens varighed 10
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 10
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 11
6 Tidsplan for udbudsforretning 12
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 13
7.2.2 Teknisk og faglig formåen 14
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 14
8 Tildelingskriterier og evaluering 15
8.1.1 Evaluering af indkomne priser 16
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 22
9.2.1 Tilbudsgivers grunddata 23
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD) 23
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er) 24
9.2.5 Bilag C Leverandørens tilbud 25
9.2.6 Evt. dokumentation og tro- og loveerklæring vedr. ”eller tilsvarende” 25
9.2.7 Om vurderingen af konditionsmæssighed 26
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 26
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 27
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 27
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 27
11.2 Informations- og spørgemøde 29
11.2.1 Informations- og spørgemøde for tilbudsgivere 29
12 Tilbudsfrist og vedståelse 31
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde 35
16.1.2 Udenlandske virksomheder 36
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 36
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 37
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Zeppelinerhallen
H.C. Xxxxxxx Xxxx 0 0000 Xxxxxxxxx X
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxx xxx@xxx.xx
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 19-11-2019 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
• Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser/løsningsbeskrivelse)
o Bilag D (udgået)
o Bilag E Leveringskontrakt
▪ Bilag E.1 Kundens bestilling (Direkte tildeling)
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Opdatering af E-katalog
o Særbilag 1 Trepartsaftale
o Særbilag 2 Implementering
Grunddata (Se punkt 9.2.1) ESPD (Se punkt 9.2.2 Støtteerklæring (Se punkt 9.2.3) Følgebrev (Se punkt 9.2.4)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbuds- givers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral som på vegne af SKI’s kunder udbyder en rammeaftale vedrørende ydelser og pro- dukter indenfor servicering, reparation og eftersyn af elevatorer benævnt 50.75 Elevatorservice.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan effektivisere indkøbet og afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt sikre en rammeaftale der er nem at anvende.
SKI har, som en del af den tekniske dialog forud for udbuddet, afholdt dialogmøde med branchen for at af- dække mulighederne for at lave et udbud af en rammeaftale, som inkluderer indkøb af reservedele på en udbudsretlig lovlig og kommerciel fornuftig måde.
Med afsæt i en pakkeløsningsmodel, der blev drøftet med leverandørerne på dialogmødet, har SKI under hensyntagen til kundernes overordnede tilfredshed med den eksisterende aftale, og til det forhold at genud- buddet er igangsat allerede 1 år efter den tidligere aftale trådte i kraft, i vid udstrækning fastholdt hovedtræk- kene fra designet af den tidligere aftale i nærværende udbudsdesign.
Udbuddets evalueringsmodel er blandt andet baseret på forbrugstal, oplysninger og reservedelslister fra de 3 af de adspurgte 5 leverandører, som på baggrund af markedsdialogen indvilligede i at dele disse oplysninger med SKI. De 2 øvrige leverandører ønskede ikke at dele disse oplysninger med SKI. SKI har i samarbejde med en ekstern rådgiver udarbejdet en evalueringsmodel, som, baseret på de fremsendte reservedelslister, kundernes indkøbsdata og konsulentens og SKI’s erfaringer fra branchen og tidligere udbud, evaluerer på enkelte typer af reparationer (reparationspakker inkl. reservedele) og service i sammenhæng med de øvrige elevatorserviceydelser.
SKI har endvidere inddraget udvalgte kunder i forbindelsen med udarbejdelsen af reparationspakkerne og afgrænsningen heraf for at sikre, at reparationerne er dækkende for kundernes behov og elevatorportefølje. Herefter har materialet været i høring hos SKI’s kunder, således at alle har haft mulighed for at kommentere og komme med input til materialet.
Rammeaftalen retter sig mod alle abonnenter hos SKI, der har eller vil forpligte sig til at anvende rammeaftalen, jf. bilag A, og som er ejer af, lejer af eller på anden måde har rådighed over – og dermed er ansvarlige for – en elevator. Aftalen dækker service, reparation og eftersyn af allerede eksisterende anlæg og giver derfor ikke mulighed for at købe anlægsopførsler af nye elevatorer, da dette sædvanligvis vil være håndteret i en totalen- treprise sammen med den bygning, elevatoren opføres til.
Rammeaftalen er udformet på en måde, der tilgodeser alle offentlige kunder på tværs af forvaltningsniveauer, og er dermed designet med mest mulig fleksibilitet ift. mulighed for til- og fravalg af aftalens ydelser.
Aftalens kunder er anført i Bilag A, og omfatter forskellige offentlige ordregivere, herunder bl.a. kommuner, regioner, statslige myndigheder og selvejende institutioner, mv.
Opdeling i delaftaler
SKI har på baggrund af markedsanalysen valgt at opdele aftalen i 4 geografiske delaftaler, hvor der tildeles en leverandør pr. delaftale med henblik på at sikre leveringssikkerheden for kunderne på aftalen og understøtte den fortsatte konkurrence på området.
Udbuddet vedrører levering af elevatorservice til lidt under 10 % af det samlede marked bestående af ca.
40.000 elevatorer, hvoraf der i den offentlige sektor er ca. 10.000 elevatorer. Samlet set omfatter rammeaftalen på udbudstidspunktet ca. 3.550 elevatorer fordelt på delaftalerne. SKI’s markedsanalyse viser, at der er en øvre grænse for hvor mange elevatorer en leverandør kan servicere, førend denne ikke kan garantere rettidig servicering af elevatorerne og opretholdelsen af leveringssikkerheden til kunderne.
Disse ”kritiske elevatorer” findes bl.a. i psykiatrien, ældreplejen, offentlig transport og navnlig i hospitalsvæse- net. Et længerevarende drift-nedbrud på disse områder kan risikere at gå ud over borgernes liv og helbred. Delaftalestrukturen er som vist ved farveinddelingen af danmarkskortet nedenfor, og den endelige inddeling er lagt fast efter tilslutningsperioden, da SKI kendte de konkrete tilsluttede kunder, herunder deres volumen.
Såfremt en kunde forpligter sig til at anvende rammeaftalen efter udbudstidspunktet, jf. punkt 2.4 i bilag A, vil kunden indgå i den geografiske delaftalestruktur på baggrund af kundens beliggenhed inden for det farvede område. Kunder som har afdelinger/enheder beliggende i flere af delaftalerne, vil være omfattet af den delaf- tale, hvor den respektive kundes hovedsæde er beliggende. Det skal derfor bemærkes, at delaftalernes titel- angivelse ikke kan skal forstås som en angivelse af de tilsluttede kunder, da tilsluttede kunder for hver af delaftalerne fremgår af Excel-arket til bilag A.
De 4 delaftaler er følgende og den geografiske opdeling er illustreret nedenfor:
• Delaftale 1: Region Nord-, Midt- og Syddanmark
• Delaftale 2: Region Sjælland samt Ishøj, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune
• Delaftale 3: Region Hovedstaden (ekskl. Frederiksberg, København, Ishøj, Høje-Taastrup og Frede- rikssund Kommune)
• Delaftale 4: København og Frederiksberg Kommune
Hver delaftale består af samme sortiment og adskiller sig alene fra hinanden på baggrund af den geografiske inddeling af kunderne.
Tilbudsgivere kan byde på en, flere eller alle udbuddets delaftaler, men kan maksimalt blive tildelt 2 delaftaler.
SKI udbyder en rammeaftale, der vedrører ydelser og produkter inden for servicering, reparation og eftersyn af elevatorer.
Rammeaftalen omfatter alle elevatortyper, som er defineret i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 461 af 23. maj 2016, §1, stk. 2, som samlet herefter vil blive benævnt elevatorer.
Leverandøren er forpligtet til at tilbyde alle ydelser på aftalen, som er anført i bilag C Leverandørens tilbud. Rammeaftalens ydelser og produkter kan opdeles i nedenstående ydelsesområder:
1) Lovpligtige eftersyn (Serviceabonnement)
2) Opstartsydelser
3) Vedligeholds- og reparationsarbejder (inkl. reservedele)
4) Alarmovervågning / døgnservice / udrykning
Aftalen består af ydelser og produkter, som er henholdsvis forpligtende eller frivillige for kunden at aftage.
Kunden er forpligtet til at aftage ydelser under punkt 1) Lovpligtige eftersyn (Serviceabonnement), der er be- skrevet i punkt 6 i bilag B. Lovpligtige eftersyn (Serviceabonnement) prissættes i fane ”1) Elevatorer” i bilag C, hvoraf det også fremgår hvilke individuelle til- og fravalg kunden har foretaget i forhold til lovpligtige eftersyn af kundens elevatorer. Eksempelvis kan kunden have tilvalgt et højere antal eftersyn end det lovpligtige antal, og kunden kan have fravalgt punkt 4) Alarmovervågning ovenfor, der er beskrevet i punkt 7 i bilag B.
Kunden er endvidere forpligtet til at aftage ydelserne punkt 2) Opstartsydelser i det omfang kunden har behov herfor. Opstartsydelserne er beskrevet i punkt 5 i bilag B samt punkt 2.3 i særbilag 2 og prissættes i fane ”2) Øvrige ydelser” i bilag C.
Under punkt 3) Vedligeholds- og reparationsarbejder prissættes reparationer inkl. reservedele. Til forskel fra den tidligere aftale, hvor der var tilbudt en timepris på reparationer og en særskilt markedsprismekanisme for reservedele, så er de mest gængse forbrugsvarer/hjælpematerialer nu inkluderet i en timepris, som prissættes i fanen ”2) Øvrige ydelser” i bilag C, mens de mest gængse reparationer inkl. reservedele er inkluderet af en reparationspakke med en fast pakkepris, som omfatter både montørtimer og reservedele.
De typer af reparationspakker inkl. reservedele, der indgår i aftalens sortiment med en fast pakkepris, er be- skrevet i punkt 4 i bilag B og prissættes i fane ”3) Reparationer” i bilag C. Reparationspakkerne er frivillige for kunden at aftage. Reparationer og reservedele, der ikke fremgår af bilag C eller er omfattet af aftalens øvrige ydelser, kan ikke købes på aftalen. De reservedele, der indgår dels under 3) Vedligeholds- og reparationsar- bejder ved anvendelsen af timepriser for montør inkl. ”forbrugsvarer/hjælpematerialer”, og dels ved udførelses af lovpligtige eftersyn, er forpligtende for kunden at aftage op til en værdi af DKK 5.000,- ekskl. moms..
Opdelingen af de forpligtende og frivillige ydelser beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1 og er illustreret nedenfor:
For nærmere uddybning af ydelser og krav hertil henvises til bilag B Kravspecifikation.
I bilag C er angivet det forventet forbrug (antal) pr. vare- og ydelseslinje. Det forventet forbrug er baseret på et overordnet skøn på baggrund af historiske data, som er korrigeret for det fremtidige forventede forbrug, hvilket hovedsageligt er baseret på det indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herun- der for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.
Rammeaftalens samlede anslåede værdi er DKK 130 – 255 mio. for alle delaftaler i rammeaftalens og delaf- talernes fulde løbetid.
Den samlede anslåede værdi for delaftale 1 er DKK 38 – 66 mio. Den samlede anslåede værdi for delaftale 2 er DKK 28 – 54 mio. Den samlede anslåede værdi for delaftale 3 er DKK 35 – 64 mio. Den samlede anslåede værdi for delaftale 4 er DKK 29 – 71 mio.
De angivne tal udtrykker værdien i delaftalernes fulde løbetid, jf. pkt. II.2.7 i udbudsbekendtgørelsen.
De anførte intervaller er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens reelle værdi. Ambitionen med aftalen er at effektivisere området for elevatorservice yderligere, men som en usikkerhedsfaktorer i relation til rammeaf- talens værdi kan for det første nævnes, at data fra den seneste aftale fra 2018 viser, at priserne i gennemsnit var 33 % lavere end priserne afgivet på rammeaftalen 4 år tidligere. Det SKI’s vurdering, at de den tilsluttede indkøbsvolumen til nærværende aftale i overvejende grad er baseret på de lave priser fra den seneste aftale fra 2018, men der er usikkerhed om dette prisniveau kan fastholdes på trods af ambitionen. Dette kan potentielt resultere i forhøjelse af rammeaftalens værdi.
En anden usikkerhedsfaktor er, at data fra den seneste aftale fra 2018 viste, at aftalen blev anvendt i stort omfang af de kunder, som har mulighed for at foretage en efterfølgende aktivering af aftageforpligtelsen i en 12 måneders periode efter rammeaftalens ikrafttrædelsesdato, jf. punkt 2.4 i bilag A. Af denne grund tager ovennævnte intervaller særligt højde for usikkerheden omkring den efterfølgende aktivering af aftageforplig- telsen. I nærværende udbud fremgår disse kunder af punkt 1.1.2 i bilag A, samt fanen ”Abonnenter” i bilag A Kundeliste (Excel-fil). Der gøres opmærksom på, at denne kundegruppe inkluderer kunder som f.eks. almene boligselskaber samt regioner, der ikke inden udbudstidspunktet har aktiveret aftageforpligtelsen. Det er SKI’s vurdering, at denne kundegruppe potentielt kan resultere i forhøjelse af rammeaftalens værdi.
En tredje usikkerhedsfaktor er, at de statslige institutioner ikke har afklaret, hvorvidt de ønsker forpligtende at tilslutte sig aftalen. Dette vurderes dog ikke som usandsynligt, hvilket i givet fald forhøjer rammeaftalens værdi.
Ovenstående resulterer endvidere i, at intervallet for delaftale 4 har et større værdimæssigt spænd end de øvrige intervaller, idet langt størstedelen af de øvrige kunder, som har mulighed for efterfølgende aktivering af deres aftageforpligtelse, har hovedsæde i København. Listen over kunder som kan aktivere deres aftagefor- pligtelse i den 12 måneders periode efter rammeaftalens ikrafttrædelsesdato, er angivet i Excel-fil til bilag A under fane ”Abonnenter”.
Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterføl- gende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).
Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør pr. delaftale.
Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på er beskrevet i punkt
5.4 nedenfor.
5.2 En forpligtende rammeaftale
At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at kunderne på aftalen har forpligtet sig til at anvende rammeafta- len, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Aftageforpligtelsen er reguleret nærmere i særbilag 1 Trepartsaftalen.
SKI’s kunder har enten ved en tilslutningsaftale forud for udbuddets offentliggørelse forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, eller har aktiveret deres aftageforpligtelse i den efterfølgende aktiveringsperiode, som gælder 12 måneder fra rammeaftalens ikrafttrædelsesdato, jf. bilag A. Kommuner kan kun anvende rammeaftalen, hvis de har tilsluttet sig rammeaftalen forud for dens offentliggørelse. 54 kommuner, 2 regioner og 2 øvrige kunder har forpligtet sig til aftalen på udbudstidspunktet.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A Kundeliste (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er parter på rammeaftalen. Den enkelte kundes aftageforpligtelse træder i kraft på det i bilag A anførte tidspunkt, hvormed også leveringskontrakten automatisk tildeles og træder i kraft mellem parterne.
Kundernes aftageforpligtelse og ret til at aftage sortimentet er nærmere reguleret i bilag A Kundeliste og sær- bilag 1 Trepartsaftalen.
De enkelte leveringskontrakter regulerer forholdet mellem den enkelte kunde og leverandøren. Leveringskon- trakterne er ikke indbyrdes afhængige, og den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. SKI hæfter ikke for kundens eller leverandørens eventuelle erstatningsansvar eller mislighol- delse af sine forpligtelser i henhold til leveringskontrakten inkl. bilag.
Det er et vilkår for leverandørens/leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leve- randøren/leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kundens leveringsaftale træder automatisk i kraft på den i bilag A angivne aftageforpligtelsesdato og med den angivne varighed. Såfremt ikke-kommunale kunder ønsker at aktivere deres aftageforpligtelse efter udbuds- tidspunktet gøres dette ved, at kunden foretager en bestilling på rammeaftalen jf. bilag E.1, hvormed en
leveringskontrakt automatisk tildeles og træder i kraft mellem parterne. I sin bestilling i bilag E.1 har kunden ligeledes angivet fra hvornår aftageforpligtelsen indtræder og med hvilken varighed.
Kundens anvendelse af rammeaftalen og vilkårene herfor er beskrevet nærmere i bilag A og i særbilag 1.
Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97.
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse
Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.
Kunden er forpligtet til at aftage alle ydelser og produkter omfattet af de lovpligtige eftersyn, jf. bilag B punkt 6 for alle kundens elevatorer, angivet i bilag C under fanen ”1) Elevatorer” eller omfattet af fanen ”4) Service- abonnements opdatering” ved senere opdateringer.
Kunden er forpligtet til at aftage alle ydelser og produkter angivet i bilag C under fanen ”2) Øvrige ydelser”, dog er kundens aftageforpligtelse i forhold til ydelserne og produkterne angivet under fanen ”2) Øvrige ydelser” begrænset til en samlet økonomisk grænse på DKK 5.000,- ekskl. moms, uanset hvordan ydelserne og pro- dukterne angivet under fanen ”2) Øvrige ydelser” kombineres, så er kunden ikke forpligtet til aftage ydelserne og produkterne, når det samlede køb overstiger DKK 5.000,- ekskl. moms. Kunden er således berettiget til at afvise hele købet/reparationen, hvis det samlede køb overstiger DKK 5.000,- ekskl. moms, og ikke kun den del af købet/reparationen som overstiger DKK 5.000,- ekskl. moms.
Alle ydelser og produkter angivet i bilag C under fanen ”3) Reparationer” er frivillige for kunden at aftage.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
19. november 2019 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
28. november 2019, kl. 10.00-11.00 | |
13 20. december 2019 | |
20. december 2019 6. januar 2020, kl. 13:00 | Tilbudsfrist |
20. januar 2020 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
6. februar 2020 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
18. februar 2020 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 da- ges standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. |
19. februar 2020 (forventet) | Implementering |
16. marts 2020 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.
Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt. SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom
vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet omsætning på minimum DKK 30 mio.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle for- måen, henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
7.2.2 Teknisk og faglig formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver skal have mindst 1000 elevatorer (anlæg) i sin serviceporte- følje på tidspunktet for udbuddets offentliggørelse. Med serviceportefølje menes elevatorer som til- budsgiver har eksisterende service- og vedligeholdelseskontrakter på.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.2.
Før SKI’s beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Yderligere herom frem- går af punkt 16. SKI forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at an- mode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt. I denne situation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist for fremlæggelse af dokumen- tation.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Pris” jf. beskrivelsen nedenfor i punkt 8.1.
Evalueringen af ”Pris” vil ske ved udregning af en scenariepris, som angivet i trinene nedenfor i punkt 8.1.1.
Scenarieprisen baserer sig på et forventet forbrug (antal) pr. vare- og ydelseslinje. Det forventet forbrug er baseret på et overordnet skøn på baggrund af historiske data, som er korrigeret for det fremtidige forventede forbrug, hvilket hovedsageligt er baseret på det indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen.
Tilbudsgivers udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal afgive tilbud ved bl.a. at udfylde de 4 nedenfor oplistede faner i tilbudslisten med sine tilbuds- priser.
Fane 1) Elevatorer:
Under denne fane har de på udbudstidspunktet tilsluttede kunder anført alle de informationer, de har tilgæn- gelige vedrørende den tilsluttede elevatorportefølje. Tilbudsgiver skal på baggrund af disse informationer af- give en årlig ”serviceabonnementspris” pr. elevator, som omfatter lovpligtige eftersyn af den enkelte elevator, og de af kunden ønskede ekstra eftersyn af elevatoren, samt de abonnementsydelser som er angivet i bilag B kravspecifikation, punkt 6.
Tilbudsgiver skal afgive priser i de gule felter i kolonne AA ”Pris pr. elevator (DKK) inkl. SKI’s rabatandel”, for alle elevatorer angivet under fane ”1) Elevatorer”. Den tilbudte pris pr. elevator, under denne fane, gælder kun for de kunder som har tilsluttet sig udbuddet før udbudstidspunktet.
Tilbudsgiver skal endvidere angive elevatorens unikke ID-nr. (”varenr.”) i xxxxxxx X. Fane 2) Øvrige ydelser:
Under denne fane skal tilbudsgiver afgive priser for alle de oplistede ydelser i de gule felter. Kravene til ydel- serne er beskrevet i bilag B kravspecifikationens punkt 5, 7 og 8.
Tilbudsgiver skal afgive en pris i de gule felter for alle ydelser angivet under fane ”2) Øvrige ydelser”. De tilbudte ydelsespriser, under denne fane, gælder både for kunder som har aktiveret deres aftagerforpligtelse fra aftalestart og for dem som har aktiveret deres aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet.
Tilbudsgiver skal endvidere angive ydelsernes varenr. i kolonne B. Fane 3) Reparationer:
Under denne fane skal tilbudsgiver afgive priser for alle de oplistede reparationspakker i de gule felter. Kravene til ydelserne er beskrevet i bilag B kravspecifikationens punkt 4.
Tilbudsgiver skal afgive en pris i de gule felter for alle ydelser angivet under fane ”3) Reparationer”. De tilbudte ydelsespriser, under denne fane, gælder både for kunder som har tilsluttet sig udbuddet før udbudstidspunktet og for dem som har aktiveret deres aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet.
Tilbudsgiver skal endvidere angive ydelsernes varenr. i kolonne B. Fane 4) Serviceabonnements opdatering:
Under denne fane skal tilbudsgiver afgive priser, i prismatricen, på årlige serviceabonnementer for de eleva- torer, som tilføjes aftalen i dens løbetid. Dette kan skyldes sortimentsopdateringer, jf. bilag I eller kunder som aktiverer deres aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet, jf. bilag A og særbilag 1.
Serviceabonnementsprisen for det sortiment, som tilføjes i aftalens løbetid, evalueres ligeledes ud fra et for- ventet forbrug (antal). Det forventet forbrug er baseret på et overordnet skøn på baggrund af historiske data, som er korrigeret for det fremtidige forventede forbrug, hvilket hovedsageligt er baseret på det indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen.
Serviceabonnementspriserne, for det sortiment som tilføjes aftalen løbetid, skal afgives på baggrund af: 1) antal stop og 2) antal eftersyn.
Serviceabonnementsprisen dækker ydelsesmæssigt over det samme, og skal leve op til de samme krav, som angivet under fane ”1) Elevatorer” ovenfor.
Tilbudsgiver skal afgive en årlig serviceabonnementspris i alle de gule felter angivet under fane ”4) Service- abonnements opdatering”.
Den tilbudte serviceabonnementspris under denne fane, gælder kun for de kunder, som har aktiveret deres aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet, som beskrevet i punkt 5.5 eller for nye elevatorer fra eksisterende kunder, som følge af sortimentsopdateringer jf. bilag I.
8.1.1 Evaluering af indkomne priser
Evaluering af de indkomne priser foretages i de 2 trin som er angivet nedenfor.
Trin 1
De af tilbudsgiver tilbudte priser, som er anført i tilbudslisten (bilag C) under fanerne ”1) Elevatorer”, ”2) Øvrige ydelser”, ”3) Reparationer” og ”4) Serviceabonnements opdatering”, bliver evalueret ud fra en scenariepris.
SKI beregner scenarieprisen pr. år ud fra det forventede forbrug, som beskrevet ovenfor, således at det for- ventede forbrug (antal) multipliceres med det enkelte priselement. Scenarieprisen pr. år multipliceres med maksimale løbetid i antal år. Dette resulterer i en samlet scenariepris pr. delaftale for hele rammeaftalens løbetid.
Eksempel:
I evalueringseksemplet nedenfor er det forventede forbrug for fanen ”2) Øvrige ydelser” angivet i kolonnen med forventede antal eller antal timer.
Serviceabonnementsprisen for fane ”1) Elevatorer” er angivet som en samlet årlig pris, idet tilbudsgiverne afgiver konkrete årlige priser for hver elevator.
Serviceabonnementsprisen for fane ”4) Serviceabonnements opdatering” er angivet som en samlet årlig pris, idet tilbudsgiverne afgiver konkrete årlige priser i prismatricen baseret på antal stop og antal eftersyn multipli- ceret med SKIs forventede antal for hvert felt i matricen.
Tilbudsgivers tilbudspris er i eksemplet angivet i de gule felter. De grønne felter er de sammenlagte tilbudspri- ser for det respektive priselement.
De anførte tal i dette og de følgende eksempler i nærværende punkt har alene til formål at illustrere hvorledes beregningerne foregår. Facit på samtlige beregninger i eksemplerne er afrundet til nærmeste hele tal.
Eksempel på evaluering af tilbudslistens faneblad – ”2) Øvrige ydelser”.
Timepriser – arbejdstid | Forventet antal timer pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Timepris for Montør inden for normal arbejdstid (kl. 7.00 - 16.00) | 700 | 500 | 350.000 |
Timepris for Montør uden for normal arbejdstid (kl. 16.00 -24.00) | 500 | 600 | 300.000 |
Timepris for Montør uden for normal arbejdstid (kl. 24.00 - 7.00 + weekend og helligdage) | 400 | 750 | 300.000 |
Timepris for Montør inkl. forbrugsvare/hjælpe- materialer inden for normal arbejdstid (kl. 7.00 - 16.00) | 700 | 520 | 364.000 |
Timepris for Montør inkl. forbrugsvare/hjælpe- materialer uden for normal arbejdstid (kl. 16.00 - 24.00) | 500 | 620 | 310.000 |
Timepris for Montør inkl. forbrugsvare/hjælpe- materialer uden for normal arbejdstid (kl. 24.00 - 7.00 + weekend og helligdage) | 400 | 770 | 308.000 |
Timepriser – Arbejdstid pr. år i alt | 1.932.000 | ||
Kørsel – timepriser ved planlagte opgaver | Forventet antal timer pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Kørsel inden for normal arbejdstid ved planlagt opgave (kl. 7.00 - 16.00) | 350 | 500 | 175.000 |
Kørsel uden for normal arbejdstid planlagt op- gave (kl. 16.00 - 7.00) | 350 | 600 | 210.000 |
Timepriser – Planlagt kørsel pr. år i alt | 385.000 | ||
Kørsel - timepriser ved alarmudkald | Forventet antal timer pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Responstid 120 minutter (Ved Kørsel inden for normal arbejdstid - kl. 7.00 - 16.00) | 350 | 750 | 262.500 |
Prioritetsudkald - Responstid 60 minutter (Ved Kørsel inden for normal arbejdstid - kl. 7.00 - 16.00) | 450 | 1000 | 450.000 |
Prioritetsudkald - Responstid 30 minutter (Ved Kørsel inden for normal arbejdstid - kl. 7.00 - 16.00) Denne responstid gælder ligeledes ved Personindespærring (fastsidder) | 550 | 250 | 137.500 |
Tillæg for udkald ved kørsel uden for normal ar- bejdstid (kl. 16.00 - 7.00 + weekend og hellig- dage) | 350 | 200 | 70.000 |
Timepriser – Kørsel ved alarmudkald pr. år i alt | 920.000 | ||
Telefonlinjer | Forventet antal pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Telefonlinje – fastnet | 50 | 3000 | 150.000 |
Telefonlinje – GSM | 100 | 1000 | 100.000 |
Telefonlinjer pr. år i alt | 250.000 | ||
Køb og installering af alarm | Forventet antal i ram- meaftalens løbetid | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Køb og installation af alarm – fastnet | 50 | 2500 | 125.000 |
Køb og installation af alarm - GSM (mobil) | 100 | 2500 | 250.000 |
Køb og installering af alarm i alt | 375.000 | ||
Leverandørens prissætning af Nøgleboks (engangsydelse) | Forventet antal i ram- meaftalens løbetid | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Skift af nøgleboks inkl. nøgler - Kr./stk. | 100 | 2700 | 270.000 |
Leverandørens prissætning af Alarmover- vågning | Forventet antal pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Alarmovervågning 24/7/365 | 100 | 3500 | 350.000 |
Eksempel på evaluering af tilbudslistens faneblad – ”1) Elevatorer”.
Serviceabonnement (Elevatorer) pris pr. år i alt i DKK | 3.000.000 |
Serviceabonnementsprisen, som er angivet i eksemplet ovenfor, er summen af de, i tilbudslisten (bilag C) under fane ”1) Elevatorer”, sammenlagte årlige tilbudspriser for de oplistede elevatorer.
Eksempel på evaluering af tilbudslistens faneblad – ”3) Reparationer”:
Reparationspakke (arbejdsbeskrivelse) | Forventet antal timer pr. år | Tilbudspris i DKK | Scenariepris i DKK |
Udskiftning af fotocelle i kabine standart typer. | 10 | 4.200 | 42.000 |
Udskiftning af styresko indlæg kabine / kontravægt. T styr 16mm, ny- lon indlæg. | 5 | 5.500 | 27.500 |
Udskiftning af kørerruller op til Ø 65 mm på automatdøre min. 2 stk. | 70 | 8.500 | 595.000 |
Udskiftning af styresko på automatdøre min. 2 stk. Plast indlæg. | 130 | 7.500 | 975.000 |
Udskiftning af sikkerhedslystæpper på kabine maks. 2,1 meter høje. | 5 | 12.000 | 60.000 |
Udskiftning af sikkerhedslystæpper på kabine maks. 2,1 meter høje. | 5 | 14.000 | 70.000 |
Udskiftning af kontrolboks for sikkerhedslystæpper på kabine maks. 2,1 meter høje. | 5 | 8.500 | 42.500 |
Udskiftning af kontrolboks for sikkerhedslystæpper på kabine maks. 2,1 meter høje. | 80 | 7.500 | 600.000 |
Udskiftning af komfort lystæpper på kabinedør maks. 2,0 meter høje. | 12 | 12.000 | 144.000 |
Udskiftning af komfort lystæpper på kabinedør maks. 2,0 meter høje. | 12 | 15.000 | 180.000 |
Udskiftning af låseløfter for mekanisk sikkerhedslås, 230 volt. | 6 | 8.500 | 51.000 |
Udskiftning af dørkontakt inkl. kortslutnings stykke. En til en udskift- ning. | 6 | 7.500 | 45.000 |
Udskiftning af dørpumpe på etagedør, pris pr. stk. En til en udskift- ning. | 8 | 7.800 | 62.400 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder direkte. maks. last 1500 Kg. | 6 | 6.900 | 41.400 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder direkte med 2 udskud/teleskop. Maks. last 1500 Kg. | 6 | 7.500 | 45.000 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder direkte med 3 udskud/teleskop. Maks. last 1500 Kg. | 4 | 8.500 | 34.000 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder indirekte. Maks. last 1500 Kg. | 4 | 6.900 | 27.600 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder indirekte med 2 udskud/tele- skop. Maks. last 1500 Kg. | 55 | 7.300 | 401.500 |
Udskiftning af pakninger på 1 cylinder indirekte med 3 udskud/tele- skop. Maks. last 1500 Kg. | 60 | 8.500 | 510.000 |
Udskiftning af kalk magneter på kabine pris pr. stk. kabine. Maks. last 1000 Kg. | 30 | 4.500 | 135.000 |
Olieprøve på hydraulikolie. | 20 | 3.000 | 60.000 |
Udskiftning af olie op til 150 L. inkl. håndtering og miljømæssig korrekt bortskaffelse. | 12 | 75.000 | 900.000 |
Tillægspris på udskiftning af hydraulikolie pr. 25 liter inkl. håndtering og miljømæssig korrekt bortskaffelse. | 8 | 25.000 | 200.000 |
Ompakning af styreblok på pumpestation maks. 20 KW motor, gen- fyldning af hydraulikolie. | 20 | 30.000 | 600.000 |
Udskiftning af rørbrudsventil på 1 cylinder indirekte, pris pr. stk., gen- fyldning af hydraulikolie. Maks. last 1500 Kg. | 20 | 35.000 | 700.000 |
Udskiftning af rørbrudsventil på 1 cylinder direkte, pris pr. stk. inkl. genfyldning af hydraulikolie. Maks. last 1500 Kg. | 20 | 35.000 | 700.000 |
Udskiftning af Oplukker kulisse på kabinedør, standart type. | 10 | 27.000 | 270.000 |
Udskiftning af drivrem på dørmaskiner på elevator kabine. | 15 | 11.000 | 165.000 |
Pris i alt: | 7.683.900 |
Eksempel på evaluering af tilbudslistens faneblad – ”4) Serviceabonnements opdatering”.
Serviceabonnement (Efterfølgende tilslutning) pris pr. år i alt i DKK | 250.000 |
Serviceabonnementsprisen, som er angivet i eksemplet ovenfor, er summen af de, i tilbudslisten (bilag C) under fane ”4) Serviceabonnements opdatering”, sammenlagte årlige tilbudspriser.
De sammenlagte årlige tilbudspriser i eksemplet ovenfor, er beregnet på baggrund af SKI's forventede antal, opgjort efter antal stop og antal eftersyn, i hvert felt i Matrice 1, multipliceret med tilbudsgivers pris afgivet i det tilsvarende felt i Matrice 2. Se nærmere herom i bilag C, fane ”4) Serviceabonnements opdatering”.
Trin 2
Den samlede scenariepris beregnes på følgende vis:
Timepriser - Arbejdstid i alt Timepriser – Planlagt kørsel i alt
Timepriser –kørsel ved alarmudkald i alt
+ Telefonlinjer Alarmovervågning
Serviceabonnement (Elevatorer) pris pr. år i alt Reparationer pr. år i alt
Serviceabonnements opdatering pris pr. år i alt)
= sum
(sum x 4 (rammeaftalens maksimale løbetid i år)
+ Nøgleboks
Køb og installering af alarm (engangsydelser)
= Den samlede scenariepris
Se eksemplet nedenfor:
Scenariepris: | (1.932.000+ 385.000 + 920.000 + 250.000 + 350.000 + 3.000.000 + 7.683.900 + 250.000) X 4 år + 270.000 + 375.000 = 56.782.600 DKK |
SKI vil for hver delaftale tildele rammeaftalen til den tilbudsgiver, der samlet set har tilbudt den laveste ”sce- nariepris”, jf. eksemplet i trin 2 ovenfor.
En tilbudsgiver kan dog maksimalt blive tildelt 2 delaftaler, jf. punkt 3
Såfremt samme tilbudsgiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet ”Pris” på 3 eller alle 4 delaftaler, tildeles denne tilbudsgiver ikke den eller de delaftaler, hvor forskellen mellem den evalue- ringstekniske scenariepris for det økonomisk mest fordelagtige tilbud og den evalueringstekniske scenariepris for det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud, er henholdsvis procentuelt mindst og næstmindst. For disse delaftaler bliver det økonomiske næstmest fordelagtige tilbud tildelt delaftalen.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.
Det bemærkes i øvrigt, at den i punkt 7.4 og punkt 16 omtalte dokumentation for det i ESPD anførte først indsendes, når SKI måtte anmode herom.
En tilbudsgiver kan endvidere kun tilbyde de kravspecificerede produkter og ydelser. Såfremt tilbudsgiver til- byder produkter og ydelser, som ikke er kravspecificerede på aftalen, er SKI afskåret fra at tillægge disse betydning eller at inddrage disse i tilbudsevalueringen. SKI forbeholder sig retten til at afvise eventuelle pro- dukter og ydelser som ikke er kravspecificerede, som irrelevante for aftalen, uden nødvendigvis at afvise til- buddet som helhed.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1
2. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2.
3. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.3.
4. Følgebrev, jf. punkt 9.2.4.
5. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.5.
Tilbud skal udformes på dansk.
Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud for flere eller alle delaftaler, skal ”Tilbudsgiver grunddata”, ”European Single Procurement Document (ESPD)”, ” Støtteerklæring(er)” og ”Bilag C” udfyldes for hver delaftale, der afgives tilbud på. Følgebrevet skal kun udfyldes i ét eksemplar.
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”.
Selvom ESPD indeholder en del af de oplysninger, som indgår i dokumenterne ”Tilbudsgivers grunddata” og ”Støtteerklæring” udfyldes disse dokumenter alligevel. Dette af hensyn til at sikre en smidigere og hurtigere proces med at give tilbagemelding til tilbudsgiverne.
Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder personoplysninger der fremsendes til e-postkassen, jf. punkt 9.2.1, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspo- litik på xxx.xxx.xx.
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal de i første tekst- afsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.
Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 9.2.2 om ESPD.
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD)
Til nærværende udbud skal der udfyldes og indsendes en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via ud- budssystemet ETHICS. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”ESPD – Dokumen- tation og e-Certis” (version 1.0 fra juni 2017) i forbindelse med udfyldelse og indsendelse af ESPD. Vejlednin- gen kan findes på xxx.xxxx.xx og xxx.xxxxxxxxxx.xx, og SKI anbefaler at tilbudsgiver læser denne. Såfremt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen opdaterer vejledningen (titel og/eller indhold), vil det være den nye ver- sion, som er gældende, medmindre SKI giver meddelelse om andet.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, indsender alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller under underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, indsender et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD indsendes sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan kontakte ETHICS Support2 for teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene udfyldes og afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil dog kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af personfølsomme oplysninger.
1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
2 Se forrige note.
9.2.2.1 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” anføres den i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysning for det seneste disponible regnskabsår.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.
o Her udfyldes følgende oplysninger om den under punkt 7.2.2 efterspurgte reference:
▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af referencens indhold. Beskrivelsen skal indeholde oplysning om antallet af anlæg (elevatorer) som tilbudsgiver har i sin service- portefølje.
▪ Tilbudsgiver må højest anvende 2.000 tegn inkl. mellemrum til beskrivelsen af referencens indhold. Det er ikke muligt at anvende tegninger, figurer eller lig- nende illustrationer i besvarelsen – der må alene skrives tekst.
▪ ”Modtagere”: Anfør kundens/kundernes navne og kontaktpersoner samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde, og tilbudsgiver, konsortiedel- tagere og/eller støttende virksomheder, behøver ikke underskrive deres respektive ESPD’er.
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er)
Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver faktisk råder over
• den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.1, og/eller
• den nødvendige tekniske og faglige formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.2, som tilbuddet vil omfatte.
Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virksomheders forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en ”Støtteerklæring”, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud.
Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD. Om udfyldelse af ESPD for støttende virksomheder henvi- ses til punkt 9.2.3.
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.
9.2.5 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for oplistede ydelser. I det følgende er det nær- mere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.
Sortimentet i bilag C Leverandørens tilbud er obligatorisk. Det vil sige at tilbudsgiver skal angive priser i alle celler markeret med gul.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. For at hjælpe tilbudsgiver er der indsat en forma- tering i bilag C, således at det ikke er muligt at angive mere end 2 decimaler. Dette kan dog ”overskrives” ved brug af ”copy paste”, når der angives priser. Derfor anbefales anvendelsen af ”copy paste” ikke.
Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel, samt at SKI, under nærmere angivne vilkår, er berettiget til at justere sin andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 3 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser: SKI vil indregne andelen i de tilbudte priser ved følgende formel:
Hvor:
1
1 − 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙 𝑖 % × 𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝑃𝑆𝐾𝐼
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for et eller flere produkter/ydelser forekommer unor- malt lave – tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter/ydelser efter procedu- ren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.
9.2.6 Evt. dokumentation og tro- og loveerklæring vedr. ”eller tilsvarende”
SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at
tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
9.2.7 Om vurderingen af konditionsmæssighed
Tilbudsgiver skal byde ind med priser på samtlige varelinjer i de gule felter oplistet i bilag C Leverandørens tilbud. Såfremt tilbudsgiver undlader at byde ind med priser på en eller flere varelinjer, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde en pris i den enkelte celle, dog kan tilbudsgiver anføre ”0” (nul) i cellerne. Anføres et ”0” (nul), skal pågældende ydelse eller produkt tilbydes til ”0” (nul) kroner i hele kontraktens løbetid.
Forhold, som SKI konkret vurderer kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI måtte vælge aktivt at redde, udgør ikke fejl, der fører til, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under henholdsvis menu- punktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Udbudssiden indeholder følgende materiale:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse |
Bilag C Leverandørens tilbud | X |
Tilbudsgivers grunddata | X |
European Single Procurement Document (ESPD) | X |
Støtteerklæring(er) (Udfyldes hvis tilbudsgiver baserer sin formåen på støttende virksomhe- der) | X |
Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil) | |
Følgebrev | X |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om afgivelse af tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbe- kendtgørelsen (punkt VI.3).
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0000xx00-0000-0000-0x0x-00x0000xxxxx/xxxxxxxx
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme økonomiske aktør deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele af eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0000xx00-0000-0000-0x0x-00x0000xxxxx/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
11.2 Informations- og spørgemøde
11.2.1 Informations- og spørgemøde for tilbudsgivere
Tilbudsgivere indbydes til informations- og spørgemøde, der finder sted torsdag den 28. november 2019 kl.
10.00 til 11.00.
Mødet afholdes hos SKI på adressen H.C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx X.
Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 26. november 2019. Tilmeldingen skal inde- holde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagerens navne, titler og kontaktoplysninger.
Tilbudsgiver kan højest tilmelde 2 deltagere til mødet. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver, hvis det af pladsmæssige hensyn bliver nødvendigt.
På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen, samt gennemgå hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets for- melle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvi- dere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.
SKI vil føre referat af mødet, som vil blive gjort tilgængeligt for tilbudsgiverne efter mødet på Udbudssiden i ETHICS.
Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:
20. december 2019, kl. 13.00
Tilbud der modtages efter disse frister, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er underskre- vet, og SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal ordregiver kræve endelig dokumentation vedrørende de forhold, der er nævnt i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fra de tilbudsgivere som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til. Inden tildelingen vil SKI derfor kræve dokumentation for de relevante forhold fra de tilbudsgivere, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen til. SKI kan endvidere indhente dokumen- tationen tidligere i tilbudsfasen, jf. punkt 7.1 og punkt 7.3.
Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav om obligatoriske og frivillige udelukkel- sesgrunde, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen.
Ved meddelelse om indsendelse af dokumentation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist til at fremlægge dokumentation. tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at tilbudsgiver i ESPD’et udtrykkeligt erklærer, at tilbudsgiver kan fremlægge dokumentation for de af ESPD’et omfattede forhold straks og på anmodning herom. Manglende overholdelse af dette, kan i yderste konsekvens medføre, at en tilbudsgiver må afvises.
Der skal afsættes god tid til at indhente dokumentationen, og SKI anbefaler, at tilbudsgiver i god tid forinden en eventuel henvendelse fra SKI, har indhentet den nødvendige dokumentation.
For danske tilbudsgivere som overvejer at gå i en sammenslutning (f.eks. et konsortium) med en udenlandsk virksomhed, eller at få en udenlandsk støttende virksomhed, skal tilbudsgiver være opmærksom på, at det kan kræve meget tid og mange ressourcer at fremskaffe den krævede dokumentation for udenlandske virksomhe- der, hvorfor der bør afsættes tilstrækkelige ressourcer og god tid til dette formål. Tilsvarende skal udenlandske tilbudsgivere være opmærksomme på dette.
Tilbudsgiver kan ikke tilpligtes at aflevere dokumentation for forhold, som SKI i forvejen er i besiddelse af, eller som SKI gratis kan tilgå direkte via en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Sidstnævnte forud- sætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Xxx XX og Del V har oplyst, i hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller indhente relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene. Nedenfor gennemgås mulig- hederne for at dokumentere dette for henholdsvis danske og udenlandske virksomheder.
Som bevis for at en dansk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at den har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver fremlægge en serviceattest, der om- fatter alle de relevante oplysninger, dvs. inklusive oplysninger fra politiets kriminalregister. Serviceattester ud- stedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal anmodes om at service- attesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.
Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe
beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.
Erklæringer til brug for afgivelse af samtykke kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
En serviceattest omfattende eventuelle udenlandske ledelsesmedlemmer er i udgangspunktet tilstrækkelig dokumentation for, at en dansk virksomhed og dens ledelsesmedlemmer ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene i udbudsloven. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedtaget.
16.1.2 Udenlandske virksomheder
Som bevis for at en udenlandsk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortie- deltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser i hjemlandet over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver frem- lægge dokumentation i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 1.
Henset til udbudslovens § 138, stk. 5 skal dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 omfatte de seneste 4 år. I det omfang dokumentationen efter § 153, stk. 1 ikke omfatter 4 år, skal der udover dokumentationen ifølge § 153, stk. 1 fremlægges erklæringer for de manglende år, dvs. op til og med de seneste 4 år, i over- ensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.
I det omfang dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 slet ikke forefindes, skal der fremlægges erklæ- ringer i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2. Henset til udbudslovens § 138, stk. 4 skal erklæ- ringerne omfatte de seneste 4 år.
For så vidt angår de strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 bemær- kes, at der udover dokumentation for virksomheden også skal fremlægges dokumentation for, at alle medlem- mer af virksomhedens ledelsesorganer, jf. udbudslovens § 135, stk. 2 ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene. Dokumentationen skal omfatte de seneste 4 år. Som udgangspunkt skal dokumentationen blot frem- lægges for virksomhedens hjemland. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedta- get.
Tilbudsgivere fra andre EU-lande kan med fordel benytte e-Certis3 til at identificere den dokumentation, som er brugbar.
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver fremlægge:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning fremgår,
eller
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
• en erklæring om, at det i ESPD anførte om den samlede omsætning er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiveren.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentati- onen ligeledes afgives for disse aktører.
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
Den i ESPD’et angivne dokumentation på, at tilbudsgiver på datoen for udbudsbekendtgørelsens offentliggø- relse har mindst 1000 elevatorer (anlæg) i sin serviceportefølje, jf. 7.2.2, udgør endelig dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. Den tilbudsgiver, som ordre- giver har til hensigt at tildele rammeaftalen, skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for de oplys- ninger vedrørende teknisk og faglig formåen, der er afgivet ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og §
152. SKI forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af de afgivne oplysninger.
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• Tjek svar på spørgsmål løbende og inden endelig tilbudsafgivelse
• Tilbudsgivers grunddata
• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1
• Upload til ETHICS
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.2
• Upload til ETHICS
• Eventuel støtteerklæring(er)
• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.3
• Upload til ETHICS
• Bilag C Leverandørens tilbud
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.5
o Upload til ETHICS
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at uploade doku- menter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at be- gynde upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.