Referat og aftaledokument
Referat og aftaledokument
Redegørelse
Forvaltning: Politik og Udvikling
Møde vedr.: Styringsdialog 2021 Tønder Andelsboligforening Mødested: Lokale 202
Mødedato: 21. oktober 2021
Sendes til: Tønder Andelsboligforening og Salus Boligadministration
Deltagere
Tønder Andelsboligforening:
Formand Xxxxx Xxxxxx og administrationschef Xxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Tønder Kommune (Tilsynet):
Afdelingsleder Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxxx.
Tønder Kommune har inviteret til den årlige styringsdialog med følgende dagsorden:
1. Velkomst
2. Årsregnskaber og styringsrapporter
3. Udlejningssituation
4. Selskab og afdelinger fremadrettet
5. Årets tilsynstema 2021
6. Eventuelt
1. Velkomst
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx bød velkommen til styringsdialogmøde.
2. Årsregnskaber og styringsrapporter
Styringsdialogen tager udgangspunkt i styringsrapporter, årsregnskaber, revisionsprotokol og ledelsesberetning for 2020 for selskab og afdelinger.
Tilsynet bemærkede:
• Selskabet har et overskud på 163.400 kr., med hvilket beløb, og tillæg af særlig bidrag fra afdelinger 150.938 kr., arbejdskapitalen er forøget til 1.442.694 kr. Beløbet overstiger ikke årets maksimumgrundlag for henlæggelser pr. lejemålsenhed. Xxxx Xxxxxx oplyser, at indbetalinger af årlige bidrag til henlæggelser fortsætter.
• Disponibel del af dispositionsfonden er reduceret til 2.992.956 kr. Beløb overstiger ikke årets maksimumgrundlag for henlæggelser pr. lejemålsenhed. Xxxx Xxxxxx oplyser, at indbetalinger af årlige bidrag til henlæggelser fortsætter.
• Egenkapitalen er forøget til 22.093.123 kr.
Xxxx Xxxxxx oplyser, at årsregnskabet 2021 følger budgettet.
Landsbyggefonden har 28. september 2021 fremsendt regnskabsgennemgang for årsregnskabet 2020. Xxxx Xxxxxx oplyser ikke at være bekendt med indholdet af Landsbyggefondens regnskabsgennemgang 2020.
Ifølge Xxxx Xxxxxx er der 25 afdelinger med overskud, og 2 afdelinger med underskud. Med baggrund i et opsamlet negativt resultat pr. lejemålsenhed oplyste Xxxx Xxxxxx vedr.:
• Afd. 18
Det opsamlede resultat overstiger 3 måneders bruttolejeindtægt, og afdelingen betragtes som teknisk insolvent. Der arbejdes med salg af Svinget 18, hvor skema A er under udarbejdelse. Boligerne er rimeligt udlejet. Underskud fra tidligere års tomgang, og tab i forbindelse med fraflytning kan ikke afvikles p.g.a. stort vedligeholdelsesefter- slæb.
• Afd. 19
Det opsamlede resultat forventes afviklet indenfor 6-7 år. Boligerne er fuldt udlejet.
• Afd. 26
Det opsamlede resultat overstiger 3 måneders bruttolejeindtægt, og afdelingen betragtes som teknisk insolvent. Afdelingen er lagt sammen med afd. 17 fra 2021. På sigt kan salg være en mulighed.
Revisionsprotokollen fremhæver henlæggelsesniveauet vedr. afd. 01, 11, 18, 19, 26 og 32. Xxxx Xxxxxx oplyser,
• Afd. 01 – Styringsrapporten fremhæver ikke afdelingen i 2020.
• Afd. 11 – Der er en igangværende renoveringssag.
• Afd. 18 – Afdelingen kan lejemæssigt ikke bære yderligere henlæggelser.
• Afd. 19 – Styringsrapporten fremhæver ikke afdelingen i 2020.
• Afd. 26 – Der arbejdes på øgede henlæggelser.
• Afd. 32 – Ejendommen er fredet, og har meget vedligeholdelseskrævende bygningsdele.
Styringsrapporten nævner bl.a. fremtidig samarbejde m.v., strategiske overvejelser m.v. særlige indsatser vedr. omkostninger og effektivisering m.v., og ønske om etablering af nye afdelinger:
Xxxx Xxxxxx supplerede det i styringsrapporterne nævnte vedr.:
• Afd. 01 - Stabil drift. Udfordret på udlejning p.g.a utidssvarende indretning.
• Afd. 11 - Igangværende renoveringssag p.g.a byggeskade i facadeelementer. Beboerne genhuses i beboelsesvogne.
• Afd. 14 - Afdelingen er nedlagt, og lagt sammen med afd. 01 fra 2020.
• Afd. 17 - Afdelingen er nedlagt, og lagt sammen med afd. 26 fra 2021.
• Afd. 18 - LBF har givet tilkendegivelse vedr. salg.
• Afd. 24 - Der pågår overvejelser vedr. helhedsplan med henblik på støtte fra LBF.
• Afd. 26 - Udlejningssituation er vanskelig p.g.a. huslejeniveau og opvarmningsform.
3. Udlejningssituation
Xxxx Xxxxxx oplyser, at den fortsatte forholdsvist høje tomgang skyldes faktorer som huslejeniveau og boligernes størrelse og indretning.
4. Selskab og afdelinger fremadrettet
Status på igangværende sager blev drøftet.
• Afd. 01 - Skema C er fremsendt til godkendelse hos Tønder Kommune.
• Afd. 11 - LBF afventer Tønder Kommunes bemærkninger til redegørelse og kapitaltilførsel.
• Afd. 18 - Afventer salgsforhandlinger.
• Afd. 20 - Skema C vedr. tagrenovering er fremsendt til godkendelse hos Tønder Kommune.
5. Årets tilsynstema 2021
Årets tilsynstema ”Effektivisering”. Xxxx Xxxxxx udleverede afgrænsning af driftsudgifter 2014- 2020 hvoraf fremgår, at driftsudgifter i Tønder Andelsboligforening stort set i alle afdelinger ligger under de i xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx og data fra xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx modelberegnede udgifter på landsplan, regionsplan og den almene sektor. Ifølge Xxxx Xxxxxx skyldes forskellen, at der i data fra xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx vælges model ”best practice”, hvor sammenlignings- grundlaget er den bedst sammenlignelige organisation i regionen, hvilket ikke giver et retvisende billede uden analyse af underliggende data.
Tønder Forsyning har 3. november 2021 indkaldt til møde vedr. renovation.
6. Eventuelt
Xxxxxx Xxxxxxx informerede om ny struktur for boligsocialt samarbejde.
Xxxxx Xxxxxx oplyste, at Tønder Andelsboligforening i 2022 har planlagt at invitere alle de nyvalgte kommunalbestyrelsesmedlemmer til seminar vedr. xxxxxx xxxxxxx.
Xxxx Xxxxxx oplyste, at Tønder Kommune 26.10.2021 har inviteret til møde vedr. strategi om Tønder Midtby.
Tilsynet bemærkede, at såfremt revisor i protokollen har bemærkninger til administration og drift, herunder til skriftlige forretningsgange m.v. kræver sådanne en opfølgning fra organisationens bestyrelse. Xxxx Xxxxxx oplyste at bestyrelsens opmærksomhedspunkter var taget til efterretning og henviste i den forbindelse til revisionsprotokollen pkt. 3.2, pkt. 4.14 og pkt. 7.1.