INDKØBSPOLITIK FOR
INDKØBSPOLITIK FOR
IKAST - BRANDE KOMMUNE
Indholdsfortegnelse
Ikast-Brande Kommunes indkøbspolitik 3
1. Indkøbspolitikkens overordnede formål 4
2. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning 4
3. Indkøbspolitikkens indhold 4
4. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler 5
4.3. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler 5
4.4. Undtagelser fra brug af obligatoriske indkøbsaftaler 6
4.5. Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder 6
5. Miljøvurdering af leverandører og produkter 7
6. Information og opfølgning 8
8. Uddannelse af indkøbere samt erfaringsudveksling 9
9. Samarbejde med andre offentlige instanser og med erhvervslivet 9
Ikast-Brande Kommunes indkøbspolitik
Dette er Ikast-Brande Kommunes nye indkøbspolitik, som blev vedtaget af Byrådet for Ikast-Brande Kommune primo 2007.
Overordnet skal indkøbspolitikken sikre, at Ikast-Brande Kommune køber varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser, og at der altid sikres miljøbevidsthed og overholdelse af gældende lovgivning på indkøbsområdet.
Det væsentlige er, at Ikast-Brande Kommunes indkøbsaftaler nu gøres obligatoriske for alle kommuna- le indkøb. Det vil sige, at også institutioner med selvstyre, selvejende daginstitutioner og plejehjem skal bruge kommunens indkøbsaftaler.
Ikast-Brande Kommune skal ses som én stor kunde. Leverandørerne skal være sikre på, at den omsæt- ning der udbydes, stemmer overens med virkeligheden, så priser og betingelser kan aftales for et større volumen. Det forventes, at der kan spares mange penge ved at samle og optimere kommunens indkøb.
Et andet nyt kommende element i indkøbspolitikken er e-handel. E-handel vil sige, at hele indkøbspro- cessen bliver gjort elektronisk - lige fra bestilling til betaling. Det vil give store ressourcebesparelser. Målet er implementering i 2007.
Ikast-Brande Kommune arbejder frem mod en elektroniske indkøbsportal, som vil gøre det nemt at finde indkøbsaftalerne. Det vil spare tid for kommunens indkøbere, at man ikke længere selv skal afsø- ge markedet.
Xxxxxxx Xxxxxx Kommunaldirektør
1. Indkøbspolitikkens overordnede formål
Det overordnede formål med Ikast-Brande Kommunes indkøbspolitik er at skabe rammer for, at Ikast- Brande Kommune som helhed kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser.
Samordning og koordinering af kommunens indkøb skal sikre, at kommunen - for at udnytte indkøbs- ressourcerne optimalt - optræder som èn kunde over for leverandørerne og herigennem at opnå forret- ningsmæssige og administrative fordele.
Kommunens indkøb skal afspejle ressource- og miljøbevidsthed.
Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU’s ind- købsdirektiver. Sociale klausuler anvendes, hvor det er relevant, i henhold til Ikast-Brande Kommunes udbudspolitik.
2. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning
Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i kommunen. Alle kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner er dermed forpligtet til at leve op til indkøbspoli- tikken.
Indkøbspolitikken omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverens- komster.
Indkøbsdisponering foretages som hovedregel decentralt. Det er således de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Indkøbsområder, der hører under tilbudslovens bestemmelser og/eller reglerne om EU-udbud, foretages i henhold til gældende lovgivning.
3. Indkøbspolitikkens indhold
Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige be- tingelser, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandører med henblik på:
• at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet
• at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser
• at opnå bedst mulig service
• at opnå bedst mulige betalingsbetingelser
• at opnå mindst mulig miljøbelastning
• at sikre udbredelsen af e-handel
I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed reducere udgifterne til indkøb mest muligt skal det sikres,
at:
• Kommunen optræder som èn kunde, og at der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på at opnå storkunde-fordele
• De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske - det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere
• Antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering
• Aftaler baseret på EU udbud, er som udgangspunkt eneleverandøraftaler
Herudover skal det sikres, at de enkelte decentrale indkøbere ikke køber produkter, af en bedre kvalitet end nødvendigt - tilstrækkelighedsprincippet.
Samarbejde om indkøbsaftaler kan etableres eksternt, hvor det skønnes fordelagtigt for Ikast-Brande Kommune, f.eks. gennem aftaler med andre kommuner.
4. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
Alle indkøb af varer og tjenesteydelser i Ikast-Brande Kommune skal som udgangs-punkt være omfat- tet af fælles indkøbsaftaler.
Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode (2- 4 år) med en eller flere leve- randører på hvert vareområde. Aftaleperioder afhænger af udbudsform, varetype og økonomiske og servicemæssige betingelser. Rammeaftaler med en årlig volume over EU direktivets tærskelværdi (pt. ca. 1,5 mill. kr.) er som udgangspunkt eneleverandøraftaler.
Forslag til etablering af fælles indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder eller institutioner. Indkøbs- kontoret skal også selv tage initiativ til etablering af indkøbsaftaler på områder, hvor det skønnes hen- sigtsmæssigt.
Der skal ved indgåelse af aftaler tages vidtgående hensyn til størrelsen af institutionerne, lagermulighe- der, indkøbsvolumen, leveringsfrekvens m.v. Der kan blive tale om forskellige aftaler med samme le- verandør, hvis det er hensigtsmæssigt at dele de forbrugende institutioner op i små og store forbrugere. I enkelte tilfælde kan aftaler begrænses til at omfatte de største forbrugere.
I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager Indkøbskontoret i størst mu- ligt omfang decentrale indkøbere ved nedsættelse af brugergrupper. Brugergrupper sammen- sættes så bredt som muligt for at sikre, at der opnås faglig ekspertise og suppleres med repræ- sentanter for miljø- og sikkerhedsområderne, hvor det er relevant.
Brugergruppen deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsvurdering, produktudvæl- gelse, afprøvning, formidling samt løbende evaluering af aftalerne.
Ved samarbejde med andre kommuner sammensættes brugergruppen med repræsentanter fra de deltagende kommuner.
4.3. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler
Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, f.eks. forbedringsmuligheder, service, re- klamationer m.v., skal aftalerne anvendes af alle decentrale indkøbere i kommunen.
Såfremt en decentral indkøbende enhed får tilbudt et vareområde, som er omfattet af fælles indkøbsaftaler, på mere fordelagtige betingelser end den gældende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom Ikast-Brande Kommunes indkøbsaftaler. Dette vil dels være afta-
I sådanne tilfælde skal indkøbskontoret underrettes med henblik på afklaring.
De decentrale indkøbere forestår selv deres egne indkøb på gældende indkøbsaftaler, herunder bestilling, varemodtagelse, priskontrol, betaling og bogføring. Aftalerabatter og/eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale indkøbende institution ved direkte fakturering fra leverandø- ren, såfremt der politisk ikke er vedtaget andet.
Selvejende institutioner med kommunale tilskud er som udgangspunkt også er omfattet af ind- købspolitikken i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Ved fornyelse af driftsoverenskomsterne skal det sikres, at alle selvejende institutioner med kom- munale driftstilskud på 50% eller derover, bliver omfattet af indkøbspolitikken.
Privat handel på indkøbsaftaler eller benyttelse af kommunens rekvisitioner til privat handel må ikke finde sted.
4.4. Undtagelser fra brug af obligatoriske indkøbsaftaler
4.5. Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder
Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser samt indkøb på vareområder, der ikke er dækket af rammeaftaler, skal ligeledes foretages i henhold til indkøbspolitikken. Decentrale indkøbere skal sikre at indkøbspolitikken overholdes, herun- der principperne om økonomisk mest fordelagtige indkøb, tilstrækkelighedsprincippet og rele- vante miljøforhold.
Med henblik på at øge antallet af fælles rammeaftaler i Ikast-Brande Kommune skal de decen- trale indkøbere i samarbejde med indkøbskontoret løbende følge op på omfanget af disse for- mer for indkøb.
I henhold til Lov om offentlige betalinger, der trådte i kraft den 1. januar 2005, stiller Ikast- Brande Kommune krav til leverandørerne om, at de kan leve op til de krav, der er indeholdt i loven. Derudover har Ikast-Brande Kommune præference for de leverandører, der kan tilbyde e-handelsløsninger.
Anvendelse af Ikast-Brande Kommunes til enhver tid gældende e-handelsløsning er obligato- risk for de kommunale indkøbere ved bestilling af aftalebelagte varer.
Manglende brug af e-handelsløsningen kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke er omfattet af e-handelsløsningen og som heller ikke kan erstattes af varer herfra.
5. Miljøvurdering af leverandører og produkter
Ikast-Brande Kommune vil fortsat arbejde med forbedring af miljø- og energivenlige indkøb. For at mindske miljøbelastningen arbejdes målrettet på at øge antallet af indkøbsaftaler med dokumenterede miljøhensyn.
Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål til leverandører og produkter i nødvendigt og rele- vant omfang.
Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger om:
• Ubetalt forfalden gæld til det offentlige
• Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtigelser vedrørende skatter og afgifter
• Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtigelser vedrørende miljøbeskyt- telse - herunder miljøgodkendelser, påbud m.m.
• Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtigelser vedrørende forpligtigel- ser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt
Ved vurdering af produkter bør tages hensyn til det/de produkter, der er mindst miljøbelastende og ressource-forbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel gen- anvendelse.
Ved vurdering af produkter kan der indgå oplysninger om:
• Hvorvidt produktet er mærket med et anerkendt miljømærke
• Produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer
• Emballering, herunder genanvendelse af emballagen
• Omfanget af forureningen ved produktion og anvendelse af produktet
• Levetiden af produktet
• Bortskaffelsen af produktet
Miljøbelastende produkter erstattes i størst muligt omfang af mindre miljø-belastende produk- ter (substitution).
I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklæd- ning, apparatur m.v.).
De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng.
I vurderingen af økologiske varer indgår kvalitet, troværdig mærkning, leveringssikkerhed, di- stribution, herunder leveringsafstand, lagerforhold, bearbejdning på forbrugs- eller produkti- onssted, økonomi m.v.
Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug. Som ho- vedregel sker dette ved at følge relevante energimærker og indkøbsvejledninger.
6. Information og opfølgning
Indkøbskontoret er ansvarlig for den elektroniske indkøbsdatabase(når system er valgt og in- stalleret), der indeholder alle gældende indkøbsaftaler og informationer om systemets anven- delse. Databasen indeholder desuden generelle oplysninger om indkøb, nyheder fra indkøbs- kontoret, markering af miljøvenlige indkøbs-aftaler og aftaler med mulighed for elektronisk ordreafgivelse, samt oplysninger om miljøforhold og gældende lovregler. Databasen revideres og udbygges løbende.
I den forbindelse skal det understreges, at Ikast-Brande Kommunes indkøbsaftaler er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende.
Det aftales med hver enkelt leverandør, hvilke oplysninger i indkøbsaftalen, der må offentlig- gøres i databasen.
Efter behov udsendes nyheder omhandlende indkøbsspørgsmål. Af emner kan f.eks. tænkes sikkerhedsmæssige spørgsmål, ergonomi, advarsler mod farlige/uhensigtsmæssige produkter, oplysninger om udstillinger, nye aftaler på vej, evt. en byttebørs for brugte effekter osv. Formå- let er at motivere til en større bevidsthed om rationelle indkøb og virke som en inspirationskilde for kommunens ansatte.
Denne bevidsthed og inspiration søges udbygget gennem fællesmøder med decentrale indkøbe- re. Der åbnes for kontakter udadtil, således at der fra kommunal side, via kommunens hjemme- side, informeres til erhvervslivet om indkøbsorganisationen i Ikast-Brande Kommune og åbnes for udveksling af synspunkter om produkter og deres anvendelighed på det kommunale ind- købsområde.
I forbindelse med den løbende opfølgning på indkøbspolitikken, vil forvaltningerne efter be- hov skulle bistå Indkøbskontoret med supplerende oplysninger om deres indkøb.
7. Forhold til leverandører
Der anvendes en saglig, åben og hæderlig holdning til leverandørside, således at der samarbej- des om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål, og således at samarbejdet indebærer en gen- sidig udveksling af information.
Indkøbskontoret følger løbende leverandørmarkedet for at kunne vurdere miljøforhold, pro- duktsammensætning, leveringsmuligheder, leveringssikkerhed, ændring af teknologi m.v.
8. Uddannelse af indkøbere samt erfaringsudveksling
Med henblik på en effektivisering af indkøbsarbejdet i Ikast-Brande Kommune søges udbygget og fastholdt en optimal uddannelse af de kommunale indkøbere. Uddannelsen, der omfatter alle dele af indkøbsspektret, kan etableres i eget regi, evt. ved samarbejde med andre kommuner og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere.
Indkøbskontoret deltager endvidere i eksterne Erfa-grupper i relevant omfang.
9. Samarbejde med andre offentlige instanser og med erhvervslivet
Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og bedre leveringsbetingelser i øvrigt.
Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med hel- eller halvprivate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i information om brugen af forskellige produkter og deres udvikling (f.eks. teknologi), uddannelse af indkøbere og udveksling af erfaringer på forskellige områder.
10. Lagerområdet
Da der normalt er forbundet store omkostninger ved at opretholde lagre (finansiering, rentetab, driftsudgifter, distribution o.l.), indskrænkes lager-føring til det allermest nødvendige. Lagerfø- ringen søges i stedet placeret hos leverandører, hvor en kort leveringstid kan være et væsentligt indkøbsparameter.