Udbudsbetingelser – indhentning af tilbud uden annoncering vedrørende rubricering af danske fredninger i kategorier opstillet af IUCN Miljøstyrelsen Haraldsgade 53 Kontorchef Lisbet Ølgaard/ Landinspektør Jørgen Heinemeier

Miljøstyrelsen har anmodet 3 tilbudsgivere om at afgive tilbud på opgaven i henhold til udbudslovens¹ afsnit V om indkøb af varer eller tjenesteydelser uden en klar grænseoverskridende interesse.

1Beskrivelse af projektet og kontraktperiode

Projektet omfatter en gennemgang af ca. 1.900 danske fredninger, hvor det for hver enkelt fredning vurderes og kort begrundes, om denne opfylder kriterierne for indplacering i en af de i alt 7 ”protected area management categories”, som er defineret af IUCN (International Union for Conservation of Nature).

Miljøstyrelsen vil tilvejebringe mulighed for, at den vindende tilbudsgiver i et begrænset omfang til brug for løsning af opgaven vil kunne indhente rådgivning fra IUCN vedr. den generelle forståelse af disse kategorier og fremgangsmåden ved kategorisering af fredningerne. Rammen herfor vil være en rådgiveraftale mellem Miljøstyrelsen og IUCN, som honoreres af Miljøstyrelsen. Nærmere beskrivelse af betingelserne i rådgiveraftalen findes i kravspecifikationens afsnit C. Det skal understreges, at denne rådgiveraftale på ingen måde vil have indflydelse på evalueringen af de indkomne tilbud.

Projektet skal løses i henhold til kravspecifikationen, jf. bilag 2.

Miljøstyrelsen leverer til brug for projektet en liste over de fredninger, som ønskes gennemgået. Denne liste forventes at omfatte ca. 1900 fredninger.

Hvis listen viser sig at omfatte flere end 1900 fredninger, ønskes option på gennemgang af det overskydende antal fredninger. Pris herfor ønskes angivet som fast pris pr. fredning.

Kontraktperioden er inddelt i 2 faser og forløber fra 15. juni 2018 til 1. november 2018.

2Tildelingskriterier med tilhørende vægtning

Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet: Det bedste forhold mellem pris og kvalitet (det økonomisk mest fordelagtige tilbud).

Tilbuddene vil blive vurderet på baggrund af følgende underkriterier:

1. Samlet pris 30 %

Tilbudsprisen – tillagt pris på option på 100 ekstra fredninger - vil blive omregnet til point i en ikke-lineær model, hvor laveste pris får 8 point, og de øvrige tilbudspriser omregnes til point ved brug af følgende formel:

tilbuddets point = 8 * laveste pris/tilbuddets pris

2. Projektløsning 30 %

Beskrivelse af fremgangsmåde, kvalitetssikring, metodebeskrivelse og tidsplan for gennemførelsen af det konkrete projekt.

3. Personalemæssige kvalifikationer 40 %

CV´er skal vedlægges som dokumentation.
Faglige kompetencer og relevante erfaringer hos de medarbejdere, som bliver ansvarlige for løsningen af det specifikke projekt, med særlig vægt på projektlederen.

Pointmodel

Ved evalueringen bedømmes, hvor mange point hvert tilbud skal have på hvert af underkriterierne om kvalitet ved brug af følgende absolutte pointskala fra 0-8:

8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet

7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet

6 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet

5 Over middel i opfyldelse af kriteriet

4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet

3 Under middel i opfyldelse af kriteriet

2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet

1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet

0 Ingen opfyldelse af kriteriet eller mindstekrav

Når tilbuddene er modtaget vil der blive foretaget en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Det bemærkes som anført ovenfor under 1, at rådgiveraftalen mellem Miljøstyrelsen og IUCN ikke vil have indflydelse på evalueringen af de indkomne tilbud.

3Tilbudsmaterialet

Tilbuddet skal indeholde oplysninger om:

Den juridiske person (virksomhed(er)), der afgiver tilbud, samt evt. anvendelse af underleverandører
beskrivelse af den faglige løsning af opgaven
den tilbudte pris
Pris for option
Faglige kompetencer og erfaringer for de relevante medarbejdere, inkl. CV’er
tidsplan for projektet indenfor rammerne af tidsterminer i kravspecifikation

Ordregiver forbeholder sig ret til at berigtige eller afhjælpe mindre, formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud.

Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk.

Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer, men ekskl. moms, jf. yderligere om betalingsbetingelse m.v. i udkast til kontrakt, jf. bilag 1.

4Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud

Tilbud skal være Miljøstyrelsen i hænde senest 8. juni kl. 10.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbud skal sendes med elektronisk post til:

Miljøstyrelsen

xxx@xxx.xx

Att.: Xxxxxx Xxxxxxxxxx, MST-51-00039

I mailens emnefelt skal angives:

”Udbud af: Rubricering af fredninger i IUCN kategorier- må ikke åbnes før tilbudsfristens udløb.

Der gøres særligt opmærksom på, at tilbud alene må sendes til den angivne e-mail adresse, og at tilbud, der modtages med almindelig post og/eller afleveres til styrelsens adresse vil blive afvist.

De tilbud, der modtages rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

Tilbudsgiver forudsættes at vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen.

5Kontraktgrundlag

Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 1.

Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af denne tilbudsindhentning. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres.

Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår. Se også punkt 9 om forbehold.

6Aflysning

Indtil tilbudsindhentningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, forbeholder Ordregiver sig ret til at aflyse tilbudsindhentningen og herefter evt. gennemføre en ny tilbudsindhentning, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at aflyse. En evt. aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til aflysningen.

7Omkostninger ved deltagelse

Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning.

8Forbehold

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver vedlægger standardvilkår vil Ordregiver vurdere, om disse indeholder forbehold for udbudsmaterialet.

Forbehold vedrørende grundlæggende elementer som den afgivne pris, fastsatte tidsfrister og kontraktudkastet vil medføre, at tilbuddet betragtes som ukonditionsmæssigt.

Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil om muligt blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning.

Eventuelle forbehold skal tydeligt angives.

9Spørgsmål og rettelser

Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet og udbudsforretningen som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål.

Spørgsmål, der modtages senest 1. juni 2018, kan forventes besvaret.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive sendt til alle tilbudsgivere.

10Fortrolighed

Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret og begrundet, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver derfor til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Ordregiver træffer afgørelse om aktindsigt efter eventuelt at have hørt den virksomhed, hvis oplysninger der anmodes om aktindsigt i.

11Tidsplan

1. juni 2018	Frist for modtagelse af spørgsmål.
8. juni 2018 kl. 10.00	Tilbudsfrist
12. juni 2018	Forventet udmelding om tildelingsbeslutning.
14. juni 2018	Forventet kontraktindgåelse.
15. juni 2018	Kontraktens forventede ikrafttræden.

12Udbudsmateriale

Det samlede udbudsmateriale består af disse udbudsbetingelser samt følgende bilag:

Bilag 1: Kontraktudkast

Bilag 2: Kravspecifikation (= Kontraktbilag 1)

Bilag 3: Regneark med fredninger opdelt i IUCN kategorier 2009/2010

Bilag 4: Eksempel 1 på fredningsdokument

Bilag 5: Eksempel 2 på fredningsdokument

Bilag 6: Skabelon tilbudsbrev

1 Lov nr. 1564 af 15. december 2015.

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser – indhentning af tilbud uden annoncering vedrørende rubricering af danske fredninger i kategorier opstillet af IUCN Miljøstyrelsen Haraldsgade 53 Kontorchef Lisbet Ølgaard/ Landinspektør Jørgen Heinemeier

Document Metadata