FÆLLES BESTEMMELSER
FÆLLES BESTEMMELSER
for
levering af elektroniske lægesystemer og/eller dertil relaterede ydelser til medlemmer af Praktiserende Lægers Organisation ("P.L.O.")
1 Indledning
1.1 Disse FÆLLES BESTEMMELSER regulerer forholdet mellem en leverandør af elek- troniske lægesystemer og/eller dertil relaterede ydelser ("Leverandøren") og et medlem af P.L.O. ("Kunden") i tillæg til en eventuel aftale ("Kontrakt") indgået mellem Leverandøren og Kunden.
1.2 En række Leverandører har således overfor P.L.O. forpligtet sig til at acceptere disse FÆLLES BESTEMMELSER som værende en del af aftalegrundlaget med Kunderne, med mindre andet udtrykkeligt aftales mellem Kunden og Leverandø- ren. De nævnte Leverandørers navne er offentliggjort på P.L.O.'s hjemmeside, xxx.xxx.xx.
1.3 En Kunde og en Leverandør kan derudover altid indgå særskilt aftale om, at dis- se FÆLLES BESTEMMELSER skal være gældende for den pågældende leverance.
1.4 Udover en aftale om levering og installation af et elektronisk lægesystem bør Kunden - evt. i samråd med Leverandøren eller andre - indgå aftaler med Leve- randøren eller tredjemand om levering af support, vedligeholdelse, opdatering eller lignende servicering af programmet og systemet med henblik på at sikre en tilfredsstillende afvikling, der opfylder de til enhver tid gældende krav til sådan- ne systemer, herunder offentligt fastsatte krav, lovgivningskrav, myndigheds- krav og andre aftalte krav indenfor området for lægesystemer.
2 Programmel og hardware
2.1 Bestemmelserne i dette punkt 2 gælder udelukkende for aftaler vedrørende le- vering, herunder installering, af programmel og/eller hardware.
2.2 Eget programmel leveret til Kunden til brug for behandling eller lagring af per- sondata skal opfylde de på købstidspunktet til enhver tid vedtagne MedCom
standarder og være fuldt kompatibelt med PLO-formatet, hvorved forstås, at al- le nødvendige data kan udlæses og overføres elektronisk eller via digitale medi- er, for eksempel disketter, CD-Rom eller lignende til andre EDB-programmer, der er fuldt kompatible med PLO-formatet ved elektronisk ind- og udlæsning.
2.3 Leverandøren indestår for, at programmellet på leveringstidspunktet opfylder, eller gør det muligt at opfylde, alle relevante offentligt fastsatte krav, lovgi v- ningskrav, myndighedskrav og andre aftaler med specifikationskrav, herunder:
- lovgivning vedrørende personoplysninger og datasikkerhed,
- persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og receptcirkulæret,
- bogføringsloven, og
- krav som følge af og fra P.L.O.’s overenskomst, Lægemiddelstyrelsen, Amtsrådsfor- eningen og Kommunernes Landsforening.
2.4 Hvis der gælder særlige begrænsninger i programmellets kapacitet, f.eks. for antal patienter, patientoplysninger etc., skal dette fremgå klart af Kontrakten.
2.4 Programmellet skal kunne opbevare de indlagte patientdata for en specifik patient på en hensigtsmæssig måde i minimum 10 år regnet fra seneste inddatering.
3 Integration
3.1 Ved levering af et system indestår Leverandøren for, at evt. leverede delsyst e- mer er indbyrdes integreret.
3.2 Leveres der alene et delsystem, indestår Leverandøren ikke for, at dette delsy- stem kan integreres med Kundens øvrige systemer, med mindre andet er aftalt.
4 Levering, installation og implementering
4.1 Aftale om levering af programmel omfatter også transport, installation og i m- plementering af programmellet hos Kunden samt afleveringsforretning og evt. afprøvning af programmellet ved installations-, overtagelses- og driftsprøver.
4.2 Aftale om levering af hardware omfatter også transport og installation samt af- prøvning af hardware, men ikke bygningsmæssige forandringer, ændringer af el- og kabelinstallationer og eventuelt klimaanlæg.
4.3 Alle ydelser, herunder opdateringer, support, vedligeholdelse, service, uddan- nelse m.v., der omtales i Kontrakten, er en del af Kontrakten og leveres inden
for kontrakssummen, medmindre det fremgår klart, at der er tale om en tillægs- ydelse eller option, der leveres imod særskilt betaling.
5 Installations-, overtagelses- og driftsprøver
5.1 Ved Kundens overtagelse (overtagelsesdagen) af udstyr og programmel gen- nemføres en afleveringsforretning, hvor det konstateres, at alle aftalte enheder og programmer er til stede, og der gennemføres en systematisk afprøvning af samtlige funktioner i udstyr og programmel. Eventuelle fejl og mangler noteres i en afleveringsjournal med beskrivelse af aftalt afhjælpning. Såfremt der ikke findes fejl og mangler, der medfører nedsat anvendelighed for Kunden, og der er aftalt afhjælpning af eventuelle fejl og mangler, betragtes afleveringsforretnin- gen for godkendt.
5.2 Såfremt Kunden ønsker yderligere installations-, overtagelses- og driftsprøver vil prisen fremgå af Kontrakten. Definition på prøverne:
Installationsprøven:
Leverandøren udfører i samarbejde med Xxxxxx installationsprøven. Ved instal- lationsprøven konstateres det, at de aftalte enheder er til stede, er forbundet behørigt, og at de tilsyneladende fungerer i overensstemmelse med de aftalte krav. Hvis dette er tilfældet, er installationsprøven bestået, og 25% af den sam- lede kontraktsum er forfalden til betaling.
Overtagelsesprøven:
Overtagelsesprøven tilrettelægges i samarbejde mellem Leverandøren og Kun- den som en prøve af funktionalitet, interfaces og integration. Leverandøren de- tailplanlægger forløbet. Kunden skal stille lokaler, personale og datamateri ale til rådighed for prøvens gennemførelse. Kunden kan frit vælge om overtagelses- prøven skal udføres særskilt eller i forbindelse med et kursus.
Overtagelsesprøven er bestået, når den er aflagt uden kvalificerede fejl. Kvalifi- cerede fejl er fejl, der medfører nedsat anvendelighed for Kunden, og som ikke kan betegnes som uvæsentlige. Er overtagelsesprøven ikke bestået, skal de konstaterede mangler rettes hurtigst muligt, hvorefter prøven gentages.
Når overtagelsesprøven er bestået, betales 55% af den samlede kontraktsum.
Driftsprøven:
Driftsprøven starter, når overtagelsesprøven er godkendt. Kunden forpligter sig til at føre en driftsprøveprotokol og give Leverandøren besked om eventuelle fejl
straks. Driftsprøven er bestået, når systemet i 20 arbejdsdage i træk har fung e- ret uden kvalificerede fejl. Fejl i udstyr eller andet, der indgår i løsningen, og som er leveret af tredjemand, er ikke en kvalificeret fejl. Driftsprøven fortsætter indtil den er bestået. Når driftsprøven er bestået, betales resten af kontrakt- summen.
6 Leverandørens vejledningspligt
6.1 Ved levering af programmel, skal Leverandøren vejlede Kunden i en hensigts- mæssig metode for Kundens løbende back-up af data og programmel og levere en klar beskrivelse af, hvorledes back-up funktioner kan kontrolleres.
6.2 En mangel ved det leverede foreligger, såfremt det ikke opfylder de af Leveran- døren givne garantier, eller det i øvrigt ikke fungerer, som Kunden med rimelig- hed kunne forvente, alt dog under forudsætning af, at Kunden anvender det le- verede korrekt i overensstemmelse med den udarbejdede dokumentation og nærværende FÆLLES BESTEMMELSER, der er specificeret i Kontrakten
7 Afhjælpning
7.1 I garantiperioden på minimum 12 måneder skal Leverandøren uden ugrundet ophold efter modtagelse af reklamation afhjælpe mangler ved alt det leverede i overensstemmelse med god leverandørskik.
7.2 Afhjælpning af mangler ved udstyr indbefatter udskiftning af defekte dele med dele, som skal være nye eller fungere og fremtræde som nye.
7.3 Fejlretning på arbejdspladser, servere og udstyr (back-up, printer og lign. leve- ret af leverandøren) er bestemt i aftalen om teknisk service, hvis en sådan er aftalt. Ellers er der tale om indleveringsgaranti, med mindre andet er aftalt.
7.4 Afhjælpning af mangler ved programmel indbefatter identifikation af fejl, anvis- ning til Kunden om mulighed for omgåelse af fejlen, således at driften forstyrres mindst muligt, samt rettelse af fejlen uden ugrundet ophold.
7.5 Såfremt hardware udskiftes som følge af reklamation, gælder der en ny garanti- periode på min. 12 måneder for sådanne udskiftede dele.
8 Definition af programfejl i lægesystem
8.1 Ved programfejl forstås fejl i driften af programmet, som kan relateres til pro- grammet.
8.2 Garantien gælder ikke sådanne fejl, som skyldes fejl i programsprog og/eller operativsystem og/eller hardware. Fejl, der opstår som resultat af opgrade- ring/ændring af hardware eller operativsystem, er heller ikke omfattet af pro- gramgarantien.
8.3 For at en programfejl skal kunne registreres, skal den være skriftligt dokumen- teret (kort skriftlig beskrivelse af fejlen) og efter behov være ledsaget af data- bærende medie.
8.4 Der skelnes mellem to programfejltyper:
8.4.1 Type 1: Denne fejl vil enten føre til afbrydelse af programmet eller direkte med- føre fejl i væsentlige oplysninger indenfor programmets rammer. Det er endvi- dere ikke muligt for Leverandøren at anvise Kunden en alternativ anvendelse af programmet, som kan eliminere den konstaterede fejl, eller fjerne den result e- rede følgefejl.
8.4.1.1 Indenfor garantiperioden eller system abonnemen- tets/programvedligeholdelsesperioden forpligter Leverandøren sig til omkost- ningsfrit og uden gyldig forsinkelse at korrigere fejl af Type 1 i programmet straks efter skriftlig anmeldelse.
8.4.1.2 Leverandøren er kun forpligtiget til at korrigere fejlen i seneste version af pro- grammet.
8.4.2 Type 2: Denne type fejl/uhensigtsmæssighed medfører ingen afbrydelse af pro- grammets eksekvering og heller ingen alvorlige fejl i væsentlige oplysninger i n- denfor programmets rammer. Det er alternativt muligt for Leverandøren at anvi- se Kunden en anden anvendelse af programmet, som i rimelig omfang tager højde for fejlen/uhensigtsmæssigheden.
8.4.2.1 Fejl af Type 2 vil løbende og efter Leverandørens prioritering blive korrigeret i de opdateringer, som automatisk tilsendes Kunden under et evt. systemabon- nement/programvedligeholdelse.
8.5 Alle afhjælpningsarbejder skal fortsættes uden ophold inden for Leverandørens normale arbejdstid og med sædvanlige spise- og hvilepauser, indtil manglen er udbedret.
9 Rettigheder, kopiering m.v.
9.1 Xxxxxx får den fulde ejendomsret og dermed brugsret til alt leveret hardware, når den fulde købesum er betalt.
9.2 Kunden får ret til at bruge købt programmel. Eventuelle begrænsninger i l i- censer med hensyn til antal brugere eller servere skal tydeligt fremgå af Ko n- trakten.
10 Opsigelse
10.1 Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren indtil udløb af garantiperioden.
11 Misligholdelse
11.1 Ved Kundens ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale købesummen uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug. Kunden skal tilbagelevere udstyr og programmel, der omfattes af ophævelsen, i den stand, hvori det fin- des hos Kunden. Leverandøren betaler demontering og transport.
11.2 Kunden er dog berettiget til at benytte dele af systemet, indtil alternative delsy- stemer kan anskaffes. I så fald tilbagebetales købesummen først, når tilbagele- vering finder sted, og der svares et rimeligt vederlag for den nytte, som Kunden har haft af systemet efter ophævelsen.
11.3 Kundens beføjelser i øvrigt:
11.3.1 Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Xxxxxx til straks at ophæve kontrakten helt eller delvis efter Kundens valg:
11.3.1.1 Overskridelse af aftalte prøvefrister eller tidspunkt for evt. aftalt installations-, overtagelses og driftsprøver, må ikke overskride mere end 50 arbejdsdage.
11.3.1.2 Overskridelse af den aftalte overtagelsesdag med mere end 50 arbejdsdage.
11.3.1.3 Leverandørens konkurs, betalingsstandsning, åbning af forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt.
11.3.1.4 Leverandørens ophør med den virksomhed, som Kontrakten vedrører, eller ind- træden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens rette opfyldelse i al- vorlig fare.
11.4 Om andre beføjelser i anledning af mangler end de ovennævnte gælder dansk rets almindelige regler.
11.5 Såfremt en aftalt overtagelsesdag overskrides med mere end 10 arbejdsdage, betaler Leverandøren en dagbod. Boden beregnes pr. arbejdsdag af den samlede kontraktsum. Boden udgør 0,2 % pr. arbejdsdag.
11.6 Alle dagbodbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10 % af den samlede kontraktsum. Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt påkrav fra Kunden.
11.7 Hvis Leverandøren i garantiperioden gentagne gange kommer i en misligholdel- se, der ikke vedrører bagatelagtige forhold, kan Kunden helt eller delvist hæve kontrakten
12 Virkning af ophævelse af Kontrakten
12.1 Kundens ophævelse af Kontrakten indebærer ikke et afkald på andre beføjelser, herunder eventuel erstatning.
12.2 Evt. aftaler om vedligeholdelse, service, opdatering, support m.v. bortfalder au- tomatisk for det programmel eller hardware, der omfattes af en ophævelse af Kontrakten.
12.3 Leverandøren kan kun kræve tilbagelevering af det leverede, hvis Leverandøren samtidig tilbagebetaler Kundens betalinger under Kontrakten til Kunden.
13 Dokumentation
13.1 Med hver leverance skal følge sådan dokumentation, bruger- og driftsvejlednin- ger m.v., som er nødvendig for, at Kunden kan afprøve, godkende og fuldt ud anvende det leverede programmel og hardware.
13.2 Dokumentation og brugervejledninger af eget program skal være udformet på dansk i overensstemmelse med god praksis og have en sådan kvalitet, at Kun- den kan anvende systemerne fuldt ud.
13.3 Leverandøren forpligter sig til af egen drift at ændre dokumentation og bruger- vejledninger, såfremt Leverandøren indenfor garantiperioden bliver opmærksom på fejl, udeladelser eller andre mangler, eller udfører aftalte ændringer af pro- grammel eller hardware.
14 Erstatning
14.1 Parterne er erstatningspligtige efter dansk almindelige regler, dog er parterne ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance og andre indirekte tab. Tab af data an- ses også som værende indirekte tab. Leverandøren er ligeledes ikke ansvarlig for reetablering af data genereret efter seneste back-up.
15 Tredjemands rettigheder
15.1 Leverandøren garanterer, at leverancer til Kunden ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder patenter og ophavsrettigheder. Leverandøren skal skade- sløsholde Kunden for tab/udgifter i forbindelse med sådanne krav fra tredje- mand, herunder advokatudgifter.
16 Tavshedspligt
16.1 Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med ethvert fortroligt forhold, der kommer til Leverandørens kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Kontrakten, herunder navnlig patientoplysninger.
17 Afbrydelse eller indgreb i Kundens IT-system
17.1 Leverandøren må ikke afbryde Kundens IT-systemer og programmel eller dele deraf uden Kundens forudgående godkendelse.
17.2 Leverandøren må ikke reducere Kundens IT-systemers funktionalitet og integra- tion til andre systemer uden forudgående accept fra Kunden.
17.3 Inden Leverandøren påbegynder installation af programmel, hardware, opdate- ringer, fejlrettelser m.v. hos Kunden eller foretager sådanne indgreb i Kundens IT-systemer, der kan medføre tab eller beskadigelse af data eller programmel, skal Leverandøren sikre sig, at der foreligger en aktuel sikkerhedskopi af Kun- dens programmel og data. Ved opdatering følges Leverandørens anvisninger, og det er Kundens ansvar, at der foreligger en brugbar back-up.
17.4 Kunden er berettiget til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og fo r- pligtelser ifølge Kontrakten til en anden læge i forbindelse med overdragelse af Kundens virksomhed/praksis eller dele deraf. Erhververen indtræder fuldt ud og vederlagsfrit i Kundens rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten. Leverandø- ren kan alene kræve betaling af et beløb på max. 5.000 kr. til dækning af nav- neændring m.v. Beløbet dækker ikke evt. kursus.
17.5 Kunden hæfter kun for beløb, der vedrører perioden før overdragelsen. Kunden skal give meddelelse til Leverandøren om overdragelsen.
- - - o o 0 o o - - -
Ovennævnte Fælles Bestemmelser accepteres hermed.
København, den 2003 For P.L.O. | ____________, den 2003 For «Virksomhed» | |
Xxxx Xxxx-Xxxxxxxx | «Navn» |