Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

I det elektroniske udbudssystem ligger der, udover udbudsmaterialet, teknisk vejledningsmateriale til leverandørens ansøgning i Systemet herunder udkast til leveringskontrakt og underliggende bi- lag.

1 Leveringskontrakten, som er opbygget på baggrund af K04, skal anvendes af Kunden ved de Konkrete indkøb. Bilagene til leverings- kontrakten indeholder kravrækker, der er fleksible for Kunden, så Kunden kan tilpasse kravene i bilagene ud fra det Konkrete indkøb.

3 Formål og baggrund

SKI udbyder hermed et dynamisk indkøbssystem (herefter Systemet) vedrørende indkøb af it-drift og relaterede ydelser.

Det er frivilligt for alle SKI’s kunder, som fremgår af bilag B, Kundeliste, at gøre brug af det dynami- ske indkøbssystem, når de skal anskaffe it-driftsydelser.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan få afløftet deres udbudsforpligtelse og få dækket deres indkøbsbehov ved anvendelse af Systemet. Derudover er det hensigten at sikre et kommercielt attraktivt system, som er nemt at anvende.

SKI har valgt at udbyde aftaleområdet it-drift som et dynamisk indkøbssystem, da markedet for it- drift er meget dynamisk og konstant i udvikling. Derfor vurderes det, at et dynamisk indkøbssystem vil matche kunder og marked bedre end eksempelvis en traditionel rammeaftale. I modsætning til en rammeaftale betyder brugen af et dynamisk indkøbssystem også, at nye aktører løbende skal kunne optages som deltagere, så der kontinuerligt sikres et opdateret aktørfelt med tidssvarende services og ydelser. Samlet set vurderes denne udbudsform på bedst mulig vis at sikre kundernes behov for kontinuerligt at kunne købe de bedste services og ydelser i forlængelse af en effektiv konkurrenceudsættelse blandt markedets egnede og relevante aktører.

Systemet vil udbydes som én samlet kategori med én samlet genstand for it-driftsservices, jf. afsnit

4.4. Kategorien er lavet med tanke på kundens behov for at anskaffe it-driftsservices på tværs af genstandens ydelsesområder, jf. afsnit 4.4. Kunden kan eksempelvis have behov for at anskaffe it- driftsservices både som on-premise-, cloud- og hybridløsning (både on-premise- og clouddrift).

Baseret på SKI’s markedsanalyse og dialogen med potentielle kunder og markedet er det SKI’s vurdering, at Systemets genstand (it-drift) ikke meningsfuldt kan opdeles i yderligere kategorier, da kategorien, efter SKI’s vurdering, bedst sikrer konkurrencedygtige vilkår på markedet og samtidig imødekommer kundernes behov.

4 Udbud af et dynamisk indkøbssystem

Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode. De specifikke regler for udbud af dynamiske indkøbssystemer er reguleret i lov nr. 1564 af 15.12.2015 (herefter kaldet udbudsloven) §§ 101 - 108.

Der er tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbssystem:

1. Systemet skal være elektronisk understøttet, og Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform

2. Systemet omfatter ikke et på forhånd fastlagt sortiment af ydelser. Systemets indhold er kun afgrænset af kategorier, som Ansøgerne kan søge om optagelse i, og hvori Kunderne udby- der Konkrete indkøb af Konkrete ydelser omfattet af kategorierne. 02.22 etableres dog kun med én kategori med syv ydelsesområder, som Kunden kan indkøb på tværs af.

3. Systemet er åbent for markedet i hele Systemets varighed – dvs. at Ansøgere løbende kan optages i Systemet.

4.1 Terminologi i et dynamisk indkøbssystem

Terminologien i et dynamisk indkøbssystem adskiller sig på flere områder fra de klassiske udbuds- retlige termer, som benyttes i forbindelse med udbud af rammeaftaler og kontrakter. SKI har derfor udarbejdet nedenstående oversigt over de termer, som oftest benyttes i et dynamisk indkøbssy- stem.

Ansøger: Begrebet Ansøger bruges om økonomiske aktører, som søger om optagelse i Systemets kategori, enten ved etablering af Systemet eller i Systemets løbetid.

Deltager: Begrebet Deltager bruges om økonomiske aktører, som har ansøgt og er blevet optaget i Systemets kategori.

Konkret indkøb: For at undgå begrebsforvirring med især miniudbud på en rammeaftale, bruges begrebet Konkret indkøb om de indkøb, som Kunden offentliggør under kategorien. På baggrund af et enkeltstående Konkret indkøb indgås der en leveringskontrakt mellem Kunden og den Til- budsgiver, der bliver tildelt leveringskontrakten.

Kunde: Begrebet Kunde bruges om de SKI-kunder, der fremgår af bilag B, Kundeliste, som kan an- vende Systemet til at foretage Konkrete indkøb.

Leverandør: Begrebet Leverandør bruges om den Tilbudsgiver, som har fået tildelt en leverings- kontrakt på baggrund af et Konkret indkøb gennemført i Systemet.

Tilbudsgiver: Begrebet Tilbudsgiver bruges om deltagerne i Systemet, når de har afgivet tilbud på et Konkret indkøb i Systemet.

4.2 Varighed

Systemet etableres med en varighed på 10 år, regnet fra Systemets åbningsdato, jf. afsnit 5. Her- efter ophører Systemet automatisk, og der kan således ikke offentliggøres nye Konkrete indkøb. Leveringskontrakter indgået mellem kunder og leverandører løber dog videre i henhold til bestem- melserne i de enkelte Leveringskontrakter.

Systemet giver i hele varigheden fri adgang for optagelse af Ansøgere, som opfylder minimums- kravene til egnethed og ikke er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

SKI kan ved en bekendtgørelse ændre Systemets varighed.

4.3 Etablering af et dynamisk indkøbssystem

SKI udbyder i sin egenskab af indkøbscentral det dynamiske indkøbssystem og står for løbende at optage Ansøgere i Systemet. De Konkrete indkøb gennemføres af de kunder, jf. bilag B, Kundeli- ste, der er omfattet af Systemet. Leveringskontrakten for det Konkrete indkøb indgås imellem Kun- den og Leverandøren.

Det dynamiske indkøbssystem etableres efter proceduren for begrænset udbud. Udbudsforretnin- gen gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven Der opstilles en række minimumskrav til egnethed, der gælder i forbindelse med optagelse i Systemet. Derudover er det ved etableringen af Systemet fastlagt, hvilke kriterier der gælder for tildeling af kontrakter (leveringskontrakter for Konkrete indkøb) i Systemet.

SKI stiller en leveringskontrakt til rådighed inklusive kravspecifikation, hvoraf dele er obligatoriske for kunderne at anvende. Det offentliggjorte Orienteringsnotat beskriver hovedprincipperne for an- vendelse af kontraktmaterialet, og supplerer således nærværende udbudsbetingelser. Kunden vil gennem den digitale systemunderstøttelse blive ledt igennem en behovsafklaring, der sikrer, at kunden får det materiale, der skal til for at understøtte det Konkrete indkøb. Kunden bliver elektro- nisk ledt igennem materialet og tager stilling til hvilke krav, der er relevante og nødvendige i det Konkrete indkøb. Kunden har mulighed for at tilføje kundespecifikke krav. Det samlede kontrakt- materiale vil blive offentliggjort i forbindelse med de enkelte Konkrete indkøb.

Systemet indeholder én kategori, som omfatter it-drift og relaterede ydelser, jf. nærmere i bilag C, Systemets genstand. Der er tale om ydelser, der er generelt tilgængelige på markedet og alminde- ligt anvendte, jf. udbudslovens § 101, stk. 1.

Kunden tildeler i kategorien ud fra tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. I ne- denstående afsnit 4.4 er Systemets genstand overordnet beskrevet samt i Bilag C, Systemets gen- stand.

4.4 Systemets genstand

I dette afsnit er beskrevet Systemets genstand. Idet der ikke er et sortimentskrav på DIS, er neden- stående en beskrivelse af, hvad der potentielt kan anskaffes under Systemet, jf. Bilag C Systemets genstand.

Systemets genstand omfatter alle former for it-driftsydelser, som både traditionelle on-premise løs- ninger samt cloud-baserede løsninger og hybride løsninger. Systemet omfatter it-driftsydelser un- der de syv ydelsesområder som er oplistede nedenfor. Herudover er Leverandøren ansvarlig for, som led i sin levering af it-driftsydelser til Kunden, at foretage de nødvendige operationelle tilpas- ninger og konfigurationer samt levere tværgående ydelser og bestillingsydelser relateret til it-drifts- ydelserne.

Leverandøren er bl.a. ansvarlig for at drifte, vedligeholde og administrere it-driftsydelserne og fore- tage de nødvendige småjusteringer, op-/nedskaleringer, konfigurationer, patchning, mv. og vare- tage service management processerne, herunder dokumentation, rapportering, ITIL-processerne og deltagelse i Kundens governance-organisation som led i leveringen af it-driftsydelser til Kunden. Leverandøren skal ligeledes sikre, at Leverandørens it-driftsydelser har en høj grad af sikkerhed, hvilket Leverandøren skal inkorporere i sine it-driftsydelser og sikre den nødvendige overvågning og kontrol med.

Leverandøren skal i forbindelse med leveringskontraktens indgåelse levere en transition ind-ydelse og i forbindelse med Leveringskontraktens hele eller delvise ophør ligeledes levere en transition

ud-ydelse. Fælles for begge transitionsydelser er, at Leverandøren skal varetage, drive og plan- lægge disse faser og bistå Kunden, den afgivende leverandør og den modtagende leverandør i nødvendigt omfang, for at sikre en succesfuld transition.

Det er muligt at købe forskellige former for it-driftsydelser, der alle supplerer hinanden. Systemet har en høj grad af fleksibilitet og indeholder mange forskellige brugsscenarier, der gør det muligt at købe it-ydelser så som eksempelvis: offentligt tilgængelige cloud-værktøjer samt managed cloud services og administration af cloud-platforme, storage, backup, computing, fysisk gulvplads i et da- tacenter, racks til it-udstyr, WiFi-løsninger til kontorer, netværkskabler til datacentre, managed

netværksløsninger, VPN-løsninger, drift af standard og specialudviklede applikationer, database- drift, middlewaredrift, leje af computere, tablets, pc-skærme, headsets og dertilhørende mobile de- vice management samt service desk, Security Operations Centre (SOC), drift af moderne kontor- applikationer herunder e-mail, samarbejdsplatforme, arkiveringssystemer, mv.

Overordnet set indeholder Systemets kategori følgende syv ydelsesområder, med dertilhørende underliggende ydelser, tværgående ydelser og bestillingsydelser, som Kunden kan anskaffe på tværs af:

• Clouddrift

• Datacenterdrift

• Co-Location

• Netværksdrift

• Applikationsdrift

• Slutbrugerservices

• Sikkerhedsservices

Under de syv ydelsesområder er der mulighed for at anskaffe kapacitet - eksempelvis cloudkapaci- tet og server- og storagekapacitet.

Der henvises i øvrigt til Bilag C, Systemets genstand for uddybning af de syv ydelsesområder, som Systemets genstand består af.

4.5 Hvem kan optages i et dynamisk indkøbssystem?

En Ansøger kan blive optaget i det dynamiske indkøbssystem, hvis Ansøgeren opfylder eg- nethedskravene, jf. afsnit 6. En Tilbudsgiver skal være optaget som Deltager i Systemet for at have mulighed for at byde på de Konkrete indkøb, der bliver offentliggjort.

Den Deltager, der bliver kontraktpart i en leveringskontrakt, skal have samme CVR-nr. som det, Deltageren er optaget i Systemet med. For eksempel kan en Deltager ikke være optaget i Syste- met og afgive tilbud, men lade en anden selvstændig Deltager blive kontraktpart til leveringskon- trakten. Hvis det eksempelvis er Deltageren med CVR-nr. 12345678, der skal være kontraktpart til leveringskontrakten og i sidste ende fakturere Kunden, skal det også være Deltageren med CVR- nummer 00000000, der er optaget i Systemet og afgiver tilbud på det Konkrete indkøb. Det gælder også, såfremt Deltageren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), jf. afsnit 7.3, at der skal være fuldt sammenfald imellem den sammenslutning, der er optaget i Syste- met, og den sammenslutning, der er kontraktpart på et Konkret indkøb. Ovenstående forhindrer ikke Deltagere i Systemet i at bruge underleverandører, så længe det er Deltageren, der står som kontraktpart til alle leveringskontrakter med Xxxxxx og i sidste ende fakturerer Kunden. Ovenstå- ende forhindrer heller ikke Deltageren i at ændre i den juridiske enhed (Deltageren) inden for ud- budslovens rammer.

I forbindelse med gennemførelse af Konkrete indkøb på Systemet kan der være tilfælde, hvor Kun- den og indkøbets karakter bevirker, at det Konkrete indkøb er omfattet af investeringsscreeningslo- ven. I disse tilfælde vil det være en betingelse ved tildeling af leveringskontrakten, at Tilbudsgiver – hvis Tilbudsgiver er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller er under kontrol af eller

underlagt betydelig indflydelse i investeringsscreeningslovens forstand fra en virksomhed hjemme- hørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA - opnår Erhvervsstyrelsens tilla- delse til indgåelsen af leveringskontrakten. Det vil fremgå af opfordringsskrivelsen på det Konkrete indkøb, om investeringsscreeningsloven finder anvendelse.

4.6 Kundernes anvendelse af Systemet

Kunderne anvender det dynamiske indkøbssystem ved at foretage Konkrete indkøb i Systemet. Det er Xxxxxx, der opfordrer til afgivelse af tilbud, gennemfører evaluering af tilbud og endelig fo- retager tildelingen af leveringskontrakten.

5 Tidsplan for oprettelse af Systemet

Nedenfor fremgår den forventede tidsplan for oprettelsen af det Systemet.

Som det fremgår af tidsplanen, vil der være en karensperiode fra den første frist for anmodning om optagelse i Systemet frem til datoen for den første forventede underretning om optagelse i Syste- met. I karensperioden er det ikke muligt at ansøge om optagelse i det Systemet. Efter karensperio- den åbnes der for ansøgninger igen, og ansøgning kan herefter ske i hele Systemets løbetid, jf. afsnit 13. Der vil ikke blive annonceret Konkrete indkøb i Systemet i karensperioden, idet Systemet først forventes idriftsat den 06. februar 2023.

Dato	Aktivitet
29. november 2022	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende ud- bud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
13. december 2022	Informations- og spørgemøde, jf. afsnit 9.1.1
10. januar 2023	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. afsnit 9.1
20. januar 2023 kl. 13.00	Frist for første anmodning om optagelse i Systemet, jf. afsnit 10
20. januar 2023 – 05. februar 2023	Karensperiode, jf. afsnit 13
05. februar 2023	Forventet underretning om optagelse i Systemet
06. februar 2023	SKI behandler igen (løbende) ansøgninger, jf. afsnit 13
06. februar 2023	Åbning af det dynamiske indkøbssystem (forventet)

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en for- udgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i udbuds- eller implementeringsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive forskudt.

Del 2

Ansøgning og krav til egnethed

6 Krav til Ansøgernes egnethed

Nedenfor behandles mindstekravene til Ansøgerens egnethed. De fastsatte krav kan overordnet sammenfattes således:

02.22 It-drift - dynamisk indkøbssystem
Krav til ansøgernes egnethed
Udelukkelsesgrunde	Udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt § 137, stk. 1, nr. 2
Mindstekrav til øko- nomisk og finansiel formåen, jf. nærmere i pkt. 6.2.	Ansøgerens nettoomsætning er minimum 5 mio. DKK i det seneste di- sponible regnskabsår. Ansøgerens soliditetsgrad er minimum 5 % i det seneste disponible regn- skabsår.
Mindstekrav til tek- nisk og faglig for- måen, jf. nærmere i pkt. 6.3.	To referencer vedrørende tilsvarende opgaver: Værdi pr. reference: min. 500.000 DKK (ekskl. moms).

Mindstekravene er fastsat på baggrund af karakteren og værdien af de kontrakter, der forventes tildelt i det dynamiske indkøbssystem og under hensyn til at sikre, at der optages leverandører på Systemet, der er i stand til at håndtere disse opgaver. Værdien af referencerne er fastsat på bag- grund af den forventede værdi af tildelinger af kontrakter vedrørende it-drift. Derudover er værdien af referencerne fastsat for, at 02.22 It-drift kan rumme leverandører, som kan udføre alt fra store fuld outsourcing opgaver til små meget specialiserede (niche) opgaver.

6.1 Udelukkelsesgrunde

Ansøger må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens

§§ 134 a, 135 og 136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i udbudsloven § 137, stk. 1, nr. 2 (ved- rørende konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B, C og D, jf. nærmere om ESPD i afsnit 7.2.1.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses-grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudspro- cedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement

Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

I forbindelse med udfyldelse af ESPD’et, skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej” i Xxx XXX, afsnit D, om den økonomiske aktør er omfattet af udelukkelsesgrunden. Der kan findes yderligere oplysninger om EU-listen her.

xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx/xx-xxxx-xx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/

Self-cleaning

SKI kan ikke udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i ud- budslovens § 135-137, hvis denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Ansøgeren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens

§ 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt ansøger, at den på- gældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis ansøger ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for Ansøgerens pålidelighed. Der henvises i den forbin- delse til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold for at iværksætte en sådan procedure om ”self-cleaning”, hvis dette er rele- vant.

6.2 Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen

Krav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen er angivet i udbudsbekendtgørelsens afsnit

III.1.2 og tekstafsnittet herunder.

De økonomiske og finansielle egnethedskrav:

• Det er et minimumskrav, at Ansøger i senest disponible regnskabsår har haft en nettoom- sætning på minimum DKK 5 mio. eksklusive moms.

• Det er et minimumskrav, at Ansøger i det senest disponible regnskabsår har haft en solidi- tetsgrad på minimum 5 %.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for Ansøgers regnskabsaflæggelse på tidspunktet for ansøgningsfristen2.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes Ansøgers samlede nettoomsætning som summen af nettoomsætning i sammenslutningen. Såfremt Tilbudsgiver base- rer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes samlet netto- omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

2 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit 13.

Soliditetsgraden beregnes som Tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til Tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soli- ditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, be- regnes Tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Ovenstående oplysninger skal indgives i det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD), jf. afsnit 7.2.1.2.

6.3 Mindstekrav til teknisk og faglig formåen

Krav til ansøgers tekniske og faglige formåen er angivet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3 og tekstafsnittet herunder. Kravene eksemplificeres og forklares nedenfor, dog henvises generelt til udbudsbekendtgørelsens ordlyd, der har forrang.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

• Det er et minimumskrav, at Ansøger oplyser 2 referencer på konkrete leverancer, der:

o Er udført indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen3

o Vedrører tilsvarende opgaver, jf. nedenfor

o Har en værdi på mindst DKK 500.000 ekskl. moms Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C.

Ved tilsvarende opgaver forstås opgaver indenfor et eller flere af nedenstående ydelsesområder:

02.22 It-drift dynamisk indkøbssystem

Hver reference skal indeholde et eller flere af nedenstående ydelsesområder4

1) Clouddrift, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

2) Datacenterdrift, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

3) Co-location, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

4) Netværksdrift, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

3 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit13

4 Ydelsesområderne er yderligere defineret i Bilag C, Systemets Genstand.

5) Applikationsdrift, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

6) Slutbrugerservices, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

7) Sikkerhedsservices, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

6.3.1 Krav til referencens indhold

Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme. Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale.

Kontrakten, som ansøger angiver som reference, kan være startet tidligere end 3 år før ansøg- ningsfristen og/eller løbe videre efter ansøgningsfristen, men der kan alene lægges vægt på den del af kontrakten, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen. Ansøger skal derfor alene beskrive og angive værdien for den del, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen. Ansøger står ved sin erklæring i ESPD’et inde for, at der alene er beskrevet og angivet værdien for den del af kontrakten, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen.

Følgende angives for hver reference:

• En kort beskrivelse af leverancen med angivelse af, hvilket/hvilke ydelsesområder, jf. afsnit

6.3 ovenfor, der er indeholdt i leverancen. SKI opfordrer ansøger til at holde beskrivelsen kortfattet og præcis.

• værdien af de opgaver, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfri- sten.

• en start- og slutdato for kontrakten.

• modtageren, dvs. Kundens navn.

SKI forbeholder sig mulighed for at rette henvendelse til ansøger med henblik på at kontrollere en references rigtighed, hvis der er angivet oplysninger, der giver SKI anledning til tvivl.

Nedenfor er angivet et eksempel på en reference.

Eksempel på reference

Baggrunden for eksemplet: Ansøger med CVR 12345678 ønsker at anvende en kontrakt, der blev indgået 1. december 2021 (og som fortsat løber ved tidspunktet for ansøgningsfristen) med Kunde 1234 som reference for optagelse i Systemet. Kontrakten indeholder levering af forskellige opga- ver, hvoraf nogle ikke kan henføres til ydelsesområde 1) - 7), som angivet ovenfor. Ansøger er i tvivl om, hvordan ansøger skal udfylde ESPD’et i relation til referencer.

Ansøger skal angive følgende i ESPD’et:

Beskrivelse: Ansøger oplister her kort og præcist det/de ydelsesområde(r), som referencen om- handler i henhold til de syv ydelsesområder beskrevet i Bilag C, Systemets genstand. Ansøger be- skriver endvidere her kort og præcist de opgaver, som ansøger har udført for Xxxxx 1234, som lig- ger indenfor ydelsesområderne 1) - 7), OG som er udført indenfor de seneste 3 år. Opgaver, som er udført i medfør af kontrakten for Kunde 1234, som ikke kan henføres til ydelsesområde 1) - 7) eller som er udført for mere end 3 år siden (beregnet for tidspunktet for ansøgningsfristen) beskri- ves ikke, idet disse ikke er relevante for ansøgningen.

Beløb: Ansøger angiver værdien af de udførte opgaver, som er angivet under Beskrivelse, dvs. alene de arbejder, der kan henføres til ydelsesområde 1) - 7), OG som er udført indenfor de sene- ste 3 år (beregnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen).

Start- og slutdato: 1.12.2021 – (ingen slutdato angives, medmindre denne kendes)

Modtager: Kunde 1234

6.3.2 Egnethed og ESPD ved anmodning i det dynamiske indkøbssystems løbetid

En Ansøger skal, for at blive optaget i Systemet, opfylde de fastsatte krav til egnethed på tidspunk- tet for ansøgningsfristen. En Deltager i Systemet skal derudover til enhver tid opfylde de fastsatte krav til egnethed. Det betyder, at en Deltager kan få behov for at opdatere sit ESPD med nye refe- rencer, hvis en reference f.eks. ikke længere har en værdi på DKK 500.000,00, når der regnes 3 år tilbage, samt regnskabstal når nyt årsregnskab offentliggøres.

Hvis en Deltager ikke længere har de fornødne referencer, ikke længere kan opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, eller bliver omfattet af en udelukkelsesgrund kan Kunden ikke indgå leveringskontrakt med Deltageren, og Deltageren bliver udelukket af Systemet. Leverandø- ren kan ansøge om optagelse på ny, hvis egnethedskravene opfyldes igen på et senere tidspunkt.

SKI kan når som helst kræve, at en Deltager indsender et nyt og ajourført ESPD, jf. udbudslovens

§ 106, stk. 1. Hvis SKI på baggrund af det indsendte ESPD kan fastslå, at Deltageren ikke længere opfylder minimumskravene til egnethed, vil SKI udelukke Deltageren fra at deltage i Systemet, jf. udbudslovens § 106, stk. 2. Det samme gør sig gældende, hvis Deltageren i Systemet ikke indsen- der et ESPD, når SKI eller en Kunde har anmodet herom. Afviste eller udelukkede Ansøgere kan løbende søge om (gen-)optagelse i Systemet. SKI opfordrer Deltageren til at sikre, at ESPD’et til enhver tid er ajourført.

7 Ansøgning om optagelse i det dynamiske indkøbssy- stem

7.1 Generelt

Ansøger bør læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvis- ninger ved udarbejdelsen af ansøgningen. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende even- tuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. afsnit 9.1.

7.2 Ansøgningens indhold

Ansøgningen skal være på enten dansk eller engelsk.

Ansøgningen afgives ved at udfylde og uploade nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. afsnit 7.2.1.

2. Evt. støtteerklæring(er), jf. afsnit 7.2.2.

3. Følgebrev, jf. afsnit 7.2.3.

De dokumenter, som ansøger skal udfylde, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Anmodnings- afgivelse”.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme per- sonoplysninger afgivet ii forbindelse med ESPD, der medfører, at oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysnin- ger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

7.2.1 Ad 1) European Single Procurement Document (ESPD)

Ansøger skal udfylde og uploade en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via udbudssiden i ETHICS.

Nedenfor er angivet en overordnet vejledning i relation til, hvor mange ESPD’er der skal udfyldes, hvis Ansøger består af flere juridiske enheder, jf. afsnit 7.2.1.1, samt vejledning til konkret udfyl- delse af ESPD, jf. afsnit 7.2.1.2.

7.2.1.1 Ansøgers sammensætning

En Ansøger, der deltager alene uden støttende enheder

En Ansøger, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kra- vene til økonomisk og finansiel formåen eller til teknisk og faglig formåen, skal kun udfylde og uplo- ade ét ESPD (for ansøgers egen juridiske enhed).

En Ansøger, der baserer sig på en eller flere andre enheder

En Ansøger, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders (støttende virk- somheder) formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af et eller flere af mindstekravene til egnethed, jf. afsnit 6.2 og 6.3, skal med ansøgningen aflevere

et ESPD for egen juridiske enhed samt et ESPD for hver af de støttende juridiske enheder, som Ansøgeren baserer sig på.

Ansøger kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende juridiske enheder. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Ansøger kan kontakte ETHICS Support5 for yderligere teknisk vejledning om, hvor- dan en støttende juridisk enhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende juridiske enheds ESPD indsendes sammen med Ansøgerens ansøgning. Der henvises i øvrigt til afsnit 7.2.2 om udfyldelse af støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører

En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal udfylde og indsende et ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører/juridiske enheder i sammen- slutningen.

Den Deltager i konsortiet, som står for at aflevere ansøgning i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende juridiske enheder. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support6 kan kontaktes for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med Ansøgerens ansøgning. Der hen- vises i øvrigt til afsnit 7.3 om sammenslutning af virksomheder.

7.2.1.2 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikrings- ordninger

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbin- delse med udøvelsen af erhvervet.

• Afsnit D: Rent nationale udelukkelsesgrunde

o Her skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej”, om den økonomiske aktør er omfattet af udbudslovens § 134 a, jf. også afsnit 6.1.

Del IV: Udvælgelseskriterier7

5 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx.

6 Ibid.

7 SKI har i forbindelse med tidligere udbud oplevet, at Ansøgere under Del IV: Udvælgelseskriterier får vist en boks med titlen ”α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier”, når ansøger udfylder ESPD’et, gemmer og atter genåbner det. Xxxxxx skal ikke udfyldes. Så- fremt boksen vises, kan ansøger se bort fra denne.

• Afsnit C: Økonomisk og finansiel formåen. Ansøger bedes udfylde dette afsnit i overens- stemmelse med de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.2).

• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen. Ansøger bedes udfylde dette afsnit i overensstem- melse med de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3).

Del VI: Afsluttende erklæringer

• ESPD’et underskrives.8 Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI for- behold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal ansøger ikke udfylde.

Når ESPD’et er udfyldt, underskrevet og gemt af Ansøgeren i ETHICS, vil det udfyldte ESPD auto- matisk indgå som en del af ansøgningen, når der afleveres ansøgning i ETHICS.

7.2.2 Ad 2) Evt. støtteerklæring(er)

Ansøger kan i relation til teknisk og faglig samt økonomisk og finansiel formåen basere sig på an- dre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør.

Såfremt ansøger baserer sig på støttende juridiske enheder for at kunne opfylde minimumskra- vene, jf. afsnit 6.2 og 6.3, skal ansøger godtgøre, at ansøger faktisk råder over denne formåen.

Hvis Ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de en- heder påtage sig at hæfte solidarisk med Ansøger. Den støttende enhed skal angive den økonomi- ske og finansielle formåen og/eller teknisk og faglig formåen, som stilles til rådighed for Ansøger i ESPD’et og i støtteerklæringen.

SKI har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som en støttende enhed kan udfylde og under- skrive, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Ansøgeren.

SKI har vurderet, at det er nødvendigt at indhente ovenstående dokumentation allerede i forbin- delse med en deltagers optagelse i Systemet, så det sikres, at de optagede deltagere faktisk råder over eventuelle støttende enheders formåen forud for deltagelse i kundernes Konkrete indkøb.

Derudover har SKI vurderet, at fremlæggelsen af støtteerklæringen på dette tidspunkt medfører en mere effektiv proces for både SKI, Deltagere, Kunder og Tilbudsgivere både i forbindelse med op- tagelse og ved senere gennemførelse af Konkrete indkøb i Systemet.

7.2.3 Ad 3) Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (under menupunktet "Underskriv og afslut anmodning"), når alt øvrigt ansøgningsmateriale er uploadet.

Ansøger underskriver ansøgningen digitalt med sin ETHICS-signatur, som Ansøger har modtaget fra ETHICS, eller med NEMID medarbejdersignatur.

8 SKI har den 16. marts 2021, i forlængelse af ny praksis fra Klagenævnet, ændret kravet, så alle ESPD’er fremover skal underskrives.

7.3 Konsortier eller andre sammenslutninger

Hvis Ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse på- tage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af ansøgning i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til afsnit 7.2.1.1.

En ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 2 referencer i alt, jf. afsnit 6.3. Der oplyses altså ikke 2 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 2 i alt.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede kun skal uploade ét eksemplar af ansøgningen.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til konsortiets/sammenslutningens optagelse i Systemet.

7.4 Elektronisk afgivelse af ansøgning

Ansøgningen skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

Ansøgning kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive ansøgning på anden måde.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal ansøger anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Ansøgningen tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere ek- semplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

8 Forbehold

Ansøger kan ikke i ansøgningen tage forbehold over for nærværende udbudsbetingelser med bi- lag.

9 Spørgsmål og supplerende oplysninger – Ved etablering af Systemet

9.1 Skriftlige spørgsmål – ved etablering af Systemet

Ansøgere har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med ansøgning om optagelse i Systemet.

I spørgsmål bedes ansøger klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via ETHICS:

xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0xx0x00-x000-000x-x0x0-000x00000x00/xxxxxxxx

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i skriftlig og anonymiseret form løbende blive meddelt via ETHICS.

SKI gør opmærksom på, at skriftlige spørgsmål ikke som udgangspunkt kan forventes besvaret imellem jul og nytår (perioden fra den 23. december 2022 til og med den 01. januar 2022), men vil blive besvaret hurtigst muligt derefter.

Det er ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS.

Der henstilles til, at spørgsmål fremsendes senest den 10. januar 2023.

Spørgsmål modtaget efter den 10. januar 2023 vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karak- ter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning.

Spørgsmål, der er modtaget senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning, kan ikke forventes besvaret.

Ansøgere opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra ansøgerne. Jo kortere tid, der er til ansøgningsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer til udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

9.1.1 Informations- og spørgemøde for interesserede Ansøgere

Alle interesserede Ansøgere indbydes til informations- og spørgemøde 13. december 2022 kl.12.30-14.

Mødet vil blive afholdt online via MS Teams.

Af hensyn til den praktiske planlægning bedes de interesserede Ansøgere senest den 12. decem- ber 2022 kl. 16.00 give SKI’s kontaktperson, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, skriftlig meddelelse via mail om hvem og hvor mange, der deltager i mødet. Den skriftlige meddelelse skal sendes via e-mail og skal indeholde Deltagerens/Deltagernes navn(e) og e-mailadresse til brug for modtagelse af møde- detaljer.

På mødet vil SKI orientere de deltagende interesserede Ansøgere om etableringen af Systemet samt gennemgå, hvordan ansøgningen udarbejdes og afleveres. SKI vil, i det omfang det er mu- ligt, besvare spørgsmål under mødet. Spørgsmål skal stilles skriftligt under mødet via chatfunktio- nen i MS Teams.

Mødet vil blive optaget. Præsentationsmaterialet fra mødet er ikke en del af udbudsmaterialet, og er således alene vejledende og ikke bindende. Præsentationsmaterialet vil efter informationsmødet blive gjort tilgængeligt i ETHICS sammen med optagelsen af mødet for at give senere interesse- rede Ansøgere og Ansøgere, der ikke har deltaget i mødet, adgang til samme oplysninger.

Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at ansøge om deltagelse i Systemet, at man del- tager i informations- og spørgemødet.

10 Ansøgningsfrist

Frist for elektronisk modtagelse af ansøgning i forbindelse med etablering af Systemet er:

20. januar 2023, kl. 13.00

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget ansøgning. Når ansøger uploader ansøgning og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter.

SKI vil på ny behandle ansøgninger og spørgsmål fra den 06. februar 2023, jf. også nærmere i af- snit 13.

11 Fortrolighed

SKI er i henhold til bekendtgørelse nr. 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutnin- ger og andre interne forhold. Klagenævnet for Udbud kan dog meddele aktindsigt i udbudsmateri- ale og modtagne ansøgninger/tilbud, hvis der indgives klage over udbuddet.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klage- nævnet for Udbud meddeler aktindsigt i oplysningerne.

Når en ansøger bliver optaget i Systemet, stiller SKI deltageren til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af Systemet. Dette gøres ved, at Ansøgeren bliver oprettet som deltager i Syste- met og derfor får elektronisk adgang til Systemet. Når Ansøgeren er oprettet som deltager i Syste- met, vil Deltageren modtage en meddelelse, når der er offentliggjort et Konkret indkøb.

SKI’s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterføl- gende anvendelse af Systemet kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er beretti- get og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

12 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Ansøger ikke glemmer elementer i sin ansøgning om optagelse i Systemet.

Det skal dog fremhæves, at det alene er Ansøgers ansvar at afgive en komplet ansøgning. Tjekliste:

• Foretag tilmelding i ETHICS (anvendelse af ETHICS forudsætter, at Ansøgeren har en konto i ETHICS. Denne oprettes uden beregning)

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. afsnit 9.1

• Udfyld European Single Procurement Document (ESPD) i ETHICS, jf. afsnit 7.2.1.

• Udfyld eventuel(le) støtteerklæring(er)

• Afslut ansøgning i ETHICS, hvorefter følgebrevet genereres

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur i følgebrevet

• Indsend elektronisk ansøgning rettidigt, jf. ansøgningsfrist afsnit 10.

Del 3

Løbende optagelse i Systemet

13 Løbende optagelse af deltagere i Systemet

13.1 Løbende optagelse

Der kan løbende ansøges om optagelse i Systemet.

Ved etablering af Systemets sættes en ansøgningsfrist for Ansøgers optagelse i Systemet til den

20. januar 2023. Fra Ansøgningsfristen og frem til den 06. februar 2023 vil der være en karensperi- ode, hvor SKI som udgangspunkt ikke vil behandle ansøgninger og spørgsmål indkommet efter an- søgningsfristen.

Fra 06. februar 2023;

• vil SKI genoptage behandlingen af ansøgninger og spørgsmål forbundet hermed.

• sættes Systemet i drift. Konkrete indkøb i Systemet annonceres derfor først efter denne dato.

• vil ansøgninger om optagelse i Systemet og spørgsmål forbundet hermed løbende blive be- handlet i hele Systemets varighed.

Ansøgninger om optagelse i Systemet, som fremsendes fra den 06. februar 2023, vil blive behand- let i løbet af 10 arbejdsdage, medmindre særlige forhold gør sig gældende jf. udbudslovens § 105, stk. 4 og 5, hvorefter fristen for behandling kan forlænges til 15 arbejdsdage.

Såfremt en ansøgning afvises af SKI på grund af fejl eller mangler fx fordi Ansøgeren ikke lever op til mindstekravene, kan ansøger på et hvilket som helst tidspunkt ansøge på ny om optagelse i Sy- stemets kategori.

13.2 Skriftlige spørgsmål

SKI åbner for spørgsmål igen den 06. februar 2023, hvor den løbende optagelse påbegyndes. An- søgere, der søger om optagelse efter denne dato, kan få supplerende oplysninger om udbudsma- terialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Ansøger bedes i sit/sine spørgsmål klart angive hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

Spørgsmål skal formuleres på dansk eller engelsk og skal fremsættes skriftligt via ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0xx0x00-x000-000x-x0x0-000x00000x00/xxxxxxxx

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk. Skriftlige spørgs- mål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt via ETHICS.

Det er Ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS. SKI vil besvare spørgsmål hurtigst muligt.

13.3 Krav til Ansøger og ansøgningens indhold

Ansøger og ansøgningen skal ved løbende optagelse opfylde de samme krav som angivet under disse udbudsbetingelsers del 2. Dog skal ”ansøgningsfristen” alle steder forstås som ansøgnings- tidspunktet.

Del 4

Konkrete indkøb i Systemet

14 Deltagelse i Systemet og annoncering af Konkrete ind- køb

Nedenfor gennemgås de overordnede principper for processerne i Systemet, herunder i forbin- delse med deltagelse i Kundens konkurrenceudsættelse (Konkrete indkøb) samt anvendelse af de værktøjer, som SKI stiller til rådighed for Kunder og Deltagere.

Der udarbejdes vejledninger til Ansøgere/Deltagere om brugen af værktøjerne mv. nedenfor. Disse vejledninger vil være tilgængelige i DIS-portalen, jf. nedenstående afsnit 14.2, forud for Systemets idriftsættelse.

14.1 Annoncering af Konkrete indkøb/opfordring til at afgive tilbud

Alle deltagere, der er optaget i Systemet, vil blive opfordret til at afgive tilbud.

Det sker rent praktisk ved, at Kunden udsender en opfordringsskrivelse sammen med det i øvrigt relevante udbudsmateriale. I opfordringsskrivelsen vil Deltagerne kunne se, hvornår der er tilbuds- frist, den endelige evalueringsmodel, der er fastlagt på baggrund af rammerne herfor, jf. afsnit 15, og andre oplysninger relateret til det Konkrete indkøb.

14.2 DIS-portal til Konkrete indkøb

Som beskrevet i ovenstående afsnit 3, er der tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbs- system, hvor første punkt er følgende:

1. Systemet skal være elektronisk understøttet, og Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform.

Det imødekommes ved, at SKI sætter en DIS-portal op til Systemet, der understøtter Kundens Konkrete indkøb fra afklaring og behovsafdækning til underskrift af leveringskontrakten. I DIS-por- talen får Kunden adgang til at udarbejde udbuds- og kontraktmateriale og offentliggøre sit Konkrete indkøb, og Deltagerne har adgang til at afgive tilbud via DIS-portalen.

14.3 Deltagerens anvendelse af XXX.xx

Deltagerne skal, for at kunne benytte sig af ovenstående værktøjer, have eget login til XXX.xx.

Vilkår for anvendelse af XXX.xx vil blive fremsendt til deltageren samtidig med dennes optagelse i Systemet. Deltageren skal her acceptere en række aftalespecifikke vilkår for anvendelsen af XXX.xx. Vilkårene vedrører bl.a. retningslinjer for deltagerens tilføjelse af data samt et krav om, at deltager opretter en brugeradministrator hos deltageren. Adgangen til og anvendelsen af XXX.xx og de tilhørende værktøjer er gratis.

14.4 Leverandørens ansøgning og tilbudsafgivelse

Vejledning til ansøgning og optagelse i Systemet kan findes via dette link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0xx0x00-x000-000x-x0x0-000x00000x00/xxxxxxxx

14.5 Særligt vedrørende konsortier

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere Deltagere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv er deltager, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der også er optaget/søger op- tagelse som deltager i Systemet, skal den økonomiske aktør sikre, at den økonomiske aktørs del- tagelse i flere konstellationer ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende deltagere i et Konkret indkøb, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der forfølges en praksis, der strider imod ovenstående principper.

Kunderne har ret til at anmode Tilbudsgiverne i et Konkret indkøb om at godtgøre, at samme øko- nomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer ikke har medført mulighed for at true gennemsig- tigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende deltagere. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx/.

14.6 Kundebetaling

SKI’s forretningsmodel fungerer på den måde, at SKI som indkøbscentral udbyder rammeaftaler og opretter dynamiske indkøbssystemer, som SKI’s abonnementskunder kan anvende til at dække deres indkøbsbehov. SKI har i den forbindelse behov for, at Leverandøren indrapporterer data for kundernes køb på de enkelte kontrakter og aftaler. Dermed sikres, at udformning og udbud af fremtidige systemer og aftaler sker hensigtsmæssigt og effektivt, og at SKI’s løbende kan monito- rere omsætningen på de dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler.

SKI’s omkostninger ved at etablere dynamiske indkøbssystemer er bl.a. finansieret ved, at SKI’s kunder betaler en procentsats (kaldet kundebetaling) af deres omsætning på den eller de konkrete leveringskontrakter, som er indgået på baggrund af en konkurrenceudsættelse i et af SKI’s dyna- miske indkøbssystemer. De kunder, der gør brug af SKI’s systemer, er således med til at afholde omkostningerne til at udbyde, oprette og drive de dynamiske indkøbssystemer. Kunden vil på- lægge leverandøren at forestå administrationen af de konkrete indkøb, hvorefter leverandøren er forpligtet til af videreformidle Kundens betaling samt forestå rapportering til SKI. De nærmere betin- gelser fremgår af Særbilag A Trepartsaftalen afsnit 4.2, Kundens betaling i Systemet. SKI forbehol- der sig ret til at foretage tilpasninger i disse betingelser, hvis konkrete forhold i f.eks. leverandørens virksomhedspolitikker nødvendiggør det, og det kan ske indenfor de udbudsretlige regler, herunder uden at forskubbe den økonomiske balance mellem parterne skitseret i særbilaget.

Procentsatsen er fastsat til 2 % af købet under de indgåede leveringskontrakter.

Tilbudsgiveren skal derfor indregne Kundens betaling til SKI på 2 % i sine tilbudspriser i de Kon- krete indkøb. Tilbudsgiveren kan i den forbindelse anvende nedenstående formel:

𝑃𝐿𝑒𝑣 / 0,98 = 𝑃𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼

𝑃𝐾𝑢𝑛𝑑𝑒 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼

15 Tildelingskriterier og evaluering ved Kundens tildeling i Systemet

Når en Kunde foretager et Konkret indkøb i Systemet, sker det ved, at Kunden opfordrer delta- gerne til at afgive tilbud på det Konkrete indkøb. Tilbuddene udarbejdes på baggrund af Kundens opgavebeskrivelse, der fremsendes af Kunden som en del af Kundens opfordring til at afgive til- bud.

Tildelingskriteriet og evalueringsmodellen, som Kunden er forpligtet til at anvende ved alle Kon- krete indkøb på Systemet, er beskrevet nedenfor.

Kunden vil forud for fremsendelse af opfordringsskrivelser til Deltagerne i Systemet præcisere kri- terierne for tildelingen indenfor de nedenfor anførte rammer

02.22 It-drift – dynamisk indkøbssystem
Kundens tildelingskriterium:	Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Underkriterier	• Pris • Kvalitet
Kvalitetskriterier til underkrite- riet Kvalitet	• Kvalitet (i prioriteret rækkefølge) 1. Kvaliteten af den/de tilbudte løbende ydelse(r) 2. Transition 3. It-sikkerhed 4. Governance

Kunderne skal i opfordringsskrivelsen til deltagerne entydigt fastlægge og beskrive, hvordan tilbud- dene bliver evalueret.

15.1 Tildelingskriterium - Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Tildeling af de Konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem vil ske til den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tilldelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Sammenstilling af pris og kvalitet sker efter den såkaldte ”kommissionsmodel”, hvor der for hvert tilbud beregnes en pris per kvalitetspoint, jf. nærmere i afsnit 15.1.3.

15.1.1 Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet”

Evaluering af underkriteriet Kvalitet sker i henhold til de 4 kvalitetskriterier anført i tabellen ovenfor, og vil blive foretaget på baggrund af Tilbudsgivernes besvarelse.

Kunden anvender de kvalitetskriterier, som er relevante og har objektiv betydning for Kundens op- gjorte behov ved et Konkrete indkøb, jf. principperne umiddelbart neden for. De 4 oplistede kvali- tetskriterier udgør en udtømmende liste, og Kunden kan ikke tilføje andre/yderligere kvalitetskrite- rier.

Det er vurderet, at kvalitetskriterie 1 og 2 nedenfor altid vil have objektiv betydning for Kundens be- hov, når der indkøbes Ydelser på Systemet, hvorfor disse to kriterier altid skal indgå i Kundens evaluering.

Kvalitetskriterie 3 og 4 anvendes af Kunden, såfremt de er relevante og har objektiv betydning for Kundens opgjorte behov. Det skal fremgå af opfordringsskrivelsen til det Konkrete indkøb, om et eller begge af disse to kvalitetskriterier indgår i Kundens evaluering.

Kvalitetskriterierne er i prioriteret rækkefølge som angivet i tabellen i afsnit 15, hvilket indebærer, at kvalitetskriterie 1 altid skal vægte højest. Kvalitetskriterie 2 skal altid vægte højere end kvalitetskri- terie 3 og 4, kvalitetskriterie 3 altid skal derfor altid vægte højere end kvalitetskriterie 4. Se hertil nedenfor vedrørende vægtning af kvalitetskriterier for underkriteriet Kvalitet. Den endelig vægtning angives i forbindelse med det Konkrete indkøb.

Hvis Kunden ikke anvender kvalitetskriterie 3 ved et Konkret indkøb, vil kvalitetskriterie 4, ”rykke op” i prioriteringen.

Nedenfor er der givet eksempler på, hvad Xxxxxx kan tillægge positiv vægt ved anvendelse af de prioriterede kvalitetskriterier i forbindelse med et Konkret indkøb. Kunden vil i forbindelse med gen- nemførelse af et Konkret indkøb præcisere, hvad Xxxxxx vil lægge vægt på ved evaluering af de af Kunden udvalgte kvalitetskriterier og herunder beskrive, hvad der vil blive tillagt positiv vægt.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9

1 Kvalite- ten af den/de til- budte lø- bende ydelse(r)

Ved evalueringen af kvaliteten af den/de tilbudte løbende ydelser, vil det vægte positivt, at de tilbudte ydelser i høj grad opfylder kundens behov.

Afhængig af, hvilke løbende ydelser, der er omfattet af Kundens Konkrete indkøb, vil Xxxxxx ved det Konkrete indkøb identificere ydelsesspecifikke forhold, der vægter positiv i evalueringen. Neden for er be- skrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt, ved de specifikke løbende ydelser.

9 SKI forbeholder sig at tilpasse eksemplerne i Systemets løbetid med henblik på at understøtte kundernes anskaffelse bedst muligt.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt, hvis:

• Tilbudsgivers cloud-løsning i høj grad er kompatibel med Kundens eksisterende it-miljø og ikke kræver nogen eller blot en meget lav grad af tilpasninger til Kundens eksisterende it-miljø.

• Tilbudsgiver er i stand til at sikre hurtig og præcis deployment og idriftsættelse i forbindelse med op- og nedskalering af Cloudkapacitet og med kort varsel.

• Tilbudsgiver har en systematisk måde og en ensartet tilgang til optimering af omkostninger, her- under licensomkostninger relateret til Cloudkapacitet.

• Tilbudsgiver har en systematisk måde og en metode, hvorpå Tilbudsgiver leverer Managed Public Cloud Ydelser og som er kompatibel med Kundens eksisterende it-miljø.

• Tilbudsgiver har en detaljeret cloud exit-strategi samt værktøjer, der sikrer Kunden mod vendor lock-in.

• Tilbudsgiver har en proaktiv tilgang til omkostningsminimering, uden at gå på kompromis med Kundens performancekrav.

• Tilbudsgiver har en systematisk måde og en aktiv tilgang til forbedring af performance for Kundens cloud-løsning.

Tilbudsgivers fysiske/virtuelle server management

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgiver foretager fysisk/virtuel server management på en systematisk måde og med en ens- artet tilgang.

• Tilbudsgiver foretager overvågning af KPI’er på en systematisk måde og med en ensartet til- gang.

• Tilbudsgiver foretager forebyggende vedligeholdelse på en systematisk måde og med en ensartet tilgang.

• Tilbudsgiver foretager kapacitetsstyring på en systematisk måde og med en ensartet tilgang.

Tilbudsgivers Storage-hastigheder

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers tilbudte Storage-hastigheder, vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgivers Storage-hastigheder har en høj grad af IOPS samt høje sekventielle læse- og skri- vehastigheder.

• Tilbudsgivers Storage-hastigheder sikrer Kunden mulighed for at udnytte differentierede ha- stigheder gennem forskellige Storage tiers, der på effektiv vis understøtter formålet med de en- kelte tier-kategoriseringer.

Tilbudsgivers certificeringer

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers svar, vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgiver har en aktiv ISO 9000:2015 certificering.

• Tilbudsgiver har en aktiv ISO 22301:2019 certificering.

• Tilbudsgiver har en aktiv ISO/EC 27001 certificering.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9

• Tilbudsgiver på anden vis kan dokumentere hvordan Tilbudsgiver sikrer overholdelse og efterle- velse af reglerne og retningslinjerne for ISO 9000:2015 certificering.

• Tilbudsgiver på anden vis kan dokumentere hvordan Tilbudsgiver sikrer overholdelse og efterle- velse af reglerne og retningslinjerne for ISO 22301:2019 certificering.

• Tilbudsgiver på anden vis kan dokumentere hvordan Tilbudsgiver sikrer overholdelse og efterle- velse af reglerne og retningslinjerne for ISO/IEC 27001 certificering.

Tilbudsgivers datacentre

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers svar, vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgiverkan stille datacentre med en høj tier-certificering eller tilsvarende til rådighed for Kunden.

• Tilbudsgivers datacentre er i stand til at sikre en høj grad af lokal og regional redundans i din da- tacenterløsning.

•

Tilbudsgivers netværksdrift

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgiver er i stand til at sikre en høj og stabil netværkshastighed på Kundens lokationer.

• Tilbudsgiver er i stand til at sikre en høj dækningsgrad på Kundens lokationer.

• Tilbudsgiver foretager proaktivt vedligeholdelse af netværkshardwaren.

• Tilbudsgiver er i stand til at sikre en høj grad af netværkssikkerhed.

• Tilbudsgiver systematisk arbejder proaktivt med løbende forbedringer af netværkssikkerheden.

• Tilbudsgivers krypteringsløsning er af høj kvalitet/beskaffenhed.

• Tilbudsgivers Managed Netværksdrift har en høj grad af kompatibilitet med Kundens eksisterende IT-miljø.

Tilbudsgivers drift af Applikationer/databaser/middleware

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgiver har en systematisk måde og en ensartet tilgang til levering af drift af Applikationer/da- tabaser/middleware/

• Tilbudsgiver har proaktive metoder til hurtigt at opdage og udbedre Fejl og problemer relateret til Applikationer.

• Tilbudsgiver i høj grad udnytter automatisering til udførelse af gængse og hyppige opgaver.

Tilbudsgivers slutbrugerservices

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgivers system til styring af Arbejdspladskapacitet i høj grad understøtter Kundens behov om hurtig og effektiv servicehåndtering.

• Tilbudsgivers tilbudte Slutbrugerenheder har en høj grad af kvalitetsmæssig og teknisk beskaffen- hed.

• Tilbudsgivers tilbudte Slutbrugerenheder har en høj grad af kompatibilitet på tværs af Tilbudsgivers øvrige tilbudte Slutbrugerenheder.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)	Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9
	• Tilbudsgivers tilbudte Slutbrugerenheder er kompatible med Kundens eksisterende it-udstyr og kræver minimal tilpasning. • Tilbudsgiver udfører imagestyring i tæt samarbejde med operativsystem-producenter og hard- ware-leverandører, og med en høj grad af automatisering. • Tilbudsgivers Applikationspakker indeholder en høj grad af automatisering og et højt kvalitetssik- ringsniveau. • Tilbudsgivers softwaredistribution indeholder en høj grad af automatisering, et højt kvalitetssik- ringsniveau og en høj grad af self-service. • Tilbudsgivers konfigurationsstyringssystem indeholder detaljerede overvågningsfunktioner og ef- fektiv fjernstyringssupport funktionalitet. • Tilbudsgivers anti-virus software er velkendt og er i stand til at foretage anti-virusscanninger med minimalt ydeevnetab. • Tilbudsgivers automatisering og self-service sikrer, at kritiske opdateringer hurtigt, effektivt og sik- kert kan blive installeret på Kundens Slutbrugerenheder. • Tilbudsgivers løsning i høj grad er kompatibelt med Kundens nuværende it-miljø og nuværende Slutbrugerenheder, jf. bilag 3 (Kundens it-miljø). • Tilbudsgiver leverer Service Desk som en ensartet og strømlinet lokal service. • Tilbudsgivers proces og tilgang til opgaveprioritering sikrer færre og hurtigere løsningstider for Slutbrugerhenvendelser.
2 Transi- tion	Det vægter positivt, at Tilbudsgivers beskrevne metoder for transition og transformation sandsynliggør, at Tilbudsgiver kan gennemføre en succesfuld transition og transformation på baggrund af kundens behov. Afhængig af, hvilke krav til transition, der er omfattet af Kundens Konkrete indkøb, vil der kunne defineres kravspecifikke forhold, der vægter positiv i evalueringen. Neden for er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt ved de specifikke krav til transition. I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt, hvis: • Tilbudsgivers metoder og/eller værktøjer til udarbejdelsen af analyser i høj grad understøtter, at Kunden i analysen får svar på, hvordan Systemerne kan bringes til bedre at understøtte Kundens forretningsmæssige behov. • Tilbudsgivers på effektiv vis anvender projektstyringsværktøjer samt effektiv risikostyring, herun- der i forhold til identifikation af risici og mitigerende handlinger, med henblik på at sikre, at Transi- tion Ind gennemføres i overensstemmelse med Leveringskontrakten. • Tilbudsgivers på effektiv vis gennemfører teknisk transition, samt de aktiviteter forbundet hertil, herunder sikre forventningsafstemning i forhold til Kundens ressourceallokering. • Tilbudsgivers på effektiv vis gennemfører migrering af data, samt de aktiviteter forbundet hertil, herunder sikre forventningsafstemning i forhold til Kundens ressourceallokering • Tilbudsgivers på effektiv vis gennemfører Transformation i overensstemmelse med Leveringskon- trakten, herunder i forhold til identifikation af risici og mitigerende handlinger, samt sikre forvent- ningsafstemning i forhold til Kundens ressourceallokering
3 It-sikker- hed	Det vægter positivt, at Tilbudsgivers beskrevne sikkerhedsprocedurer sandsynliggør, at Tilbudsgiver kan overtage og efterfølgende varetage Kundens it-drift med udgangspunkt i Kundens beskrevne sikkerheds- krav.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9

Afhængig af, hvilke krav til sikkerhed, der er omfattet af Kundens Konkrete indkøb, vil der kunne defineres kravspecifikke forhold, der vægter positiv i evalueringen. Neden for er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt ved de specifikke krav til sikkerhed.

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgivers procedurer har en høj grad af systematisering og automatisering der sikrer en hurtig og effektiv behandling af sikkerhedshændelser.

• Tilbudsgiver har faste procedurer for indsamling af digitalt bevismateriale, der istandgør Parterne til at foretage de nødvendige sikkerhedstiltag over for gerningspersonen eller gerningspersonerne.

• Tilbudsgivers procedurer har en høj grad af systematisering og automatisering.

• Tilbudsgiver har en proaktiv tilgang til overvågning af sårbarheder.

• Tilbudsgivers procedurer sikrer en høj grad af fysisk sikkerhed.

• Tilbudsgivers procedurer sikrer en høj løbende effektiv sikkerhedskontrol af rettigheder.

• Tilbudsgivers procedurer sikrer at Brugeradgange er afgrænset til specifikke formål.

• Tilbudsgivers procedurer er medvirkende til at forøge Kundens generelle krav til sikkerhed.

• Tilbudsgiver på et højt niveau og med sikre og velafprøvede teknologier er i stand til at detektere uønsket netværksaktivitet.

• Tilbudsgiver er i stand til øjeblikkeligt at forhindre uautoriserede adgange til Kundens netværk.

• Tilbudsgivers procedurer sikrer en høj grad af fysisk sikkerhed.

• Tilbudsgivers procedurer i høj grad sikrer en betryggende sikkerhedskontrol, herunder ved anven- delse af multifaktorgodkendelse.

4 Gover- nance

Det vægter positivt, at Tilbudsgivers tilgang til operationelle processer i høj grad understøtter Kundens behov.

Afhængig af, hvilke operationelle processer, der er omfattet af Kundens Konkrete indkøb, vil der kunne defineres kravspecifikke forhold, der vægter positiv i evalueringen. Neden for er beskrevet eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt ved de specifikke krav til operationelle processer.

I forbindelse med evalueringen af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, vægtes det positivt hvis:

• Tilbudsgivers tilgang til operationelle processer i høj grad er tilpasset Kundens Operationelle Pro- cesser, både i snitflader mellem Kunde og Leverandør, og i de tilfælde hvor Tilbudsgivers opera- tionelle processer skal integreres med Kundens værktøjer.

• Tilbudsgivers tilgang til Incident Management i høj grad understøtter Kundens behov for hurtig genoprettelse af driften med mindst mulig forstyrrelse af Kundens forretning.

• Tilbudsgivers tilgang til Problem Management i høj grad understøtter Kundens behov for at mini- mere og forebygge de driftsmæssige konsekvenser af Problems.

• Tilbudsgivers tilgang til Change Management i høj grad understøtter Kundens behov en differen- tieret tilgang til Changes afhængig af type af Change.

• Tilbudsgivers tilgang til Capacity Management i høj grad sker proaktivt, og Tilbudsgiver løbende kommer med forslag til kriterier for op- og nedgraderinger af kapaciteten.

Kvalitets- kriterier i prioritere række- følge(ud- tømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)9

• Tilbudsgivers tilgang til Service Asset & Configuration Management i høj grad bliver dokumenteret og håndteret på en struktureret og ensartet måde.

• Tilbudsgivers tilgang til Availability Management i høj grad er proaktiv, og at Tilbudsgiver udarbej- der og vedligeholder trend-analyser baseret på validerede og pålidelige data om tilgængeligheden.

• Tilbudsgivers tilgang til Release- og Deployment Management i høj grad sker i samarbejde med planlægningen af Change Management og med den nødvendige forankring hos organisationens driftsorganisation og Brugere, og med minimum forstyrrelse af forretningen og dens kunder.

Karakterskala for evaluering af hvert kvalitetskriterium anvendt i underkriteriet Kvalitet

Til evalueringen af de af Kunden fastsatte kvalitetskriterier benyttes en karakterskala fra 1-10:

Karakter	Beskrivelse
10	Fremragende besvarelse, der på bedst mulig vis demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
9	Fortræffelig besvarelse, der med få og absolut mindre undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyl- delse af de forhold, der vægter positivt.
8	Meget tilfredsstillende besvarelse, der med få undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
7	Tilfredsstillende besvarelse, der i betydeligt omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
6	Nogenlunde tilfredsstillende besvarelse, der med undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
5	Jævnt tilfredsstillende besvarelse, der med en række mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
4	Mindre tilfredsstillende besvarelse, der samlet set kun i begrænset omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.

Utilfredsstillende besvarelse, der med væsentlige mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.

Meget utilfredsstillende besvarelse, der kun sporadisk demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de for- hold, der vægter positivt.

Utilstrækkelig besvarelse i forhold til at demonstrere Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.

For kvalitetskriterierne gives der én samlet karakter (et helt tal) for hvert valgt kvalitetskriterium ud fra en samlet evaluering af de identificerede kvalitetskriterier og de forhold som i det Konkrete ind- køb vil blive tillagt positiv vægt for kvalitetskriteriet.

De af kunden valgte kvalitetskriterier skal samlet set kunne udløse 100 point. Kunden fastsætter forud for det Konkrete indkøb, hvilken faktor de enkelte kvalitetskriterier skal indgå med. Kunden kan dermed foretage en vægtning imellem de valgte kvalitetskriterier under overholdelse af princip- perne beskrevet ovenfor, herunder den angivne prioritering. Vægtningen skal fremgå af opfor- dringsskrivelsen ved det Konkrete indkøb.

Kunden skal desuden fastsætte et minimumsniveau for samlet antal point for underkriteriet Kvali- tet. Minimumsniveauet fastsættes til mellem 40 og 60 point. Tilbud, der ligger under det af Kunden fastsatte minimumsniveau, vil ikke indgå i den samlede evaluering af tilbuddenes forhold mellem pris og kvalitet, og vil således blive forkastet på baggrund af de opnåede point for Kvalitet.

I afsnit 15.1.4 er der vist et eksempel på anvendelsen af evalueringsmodellen, herunder underkri- teriet Kvalitet.

15.1.2 Evaluering af underkriteriet ”Pris”

Evaluering af underkriteriet Pris vil ske på baggrund af den/de pris(er), som Tilbudsgiverne har an- givet i deres tilbud.

Det er op til Kunderne på saglig vis at fastlægge hvilke vederlag, Kunden vil inddrage i prisevalue- ringen og med hvilke vægte. Kunderne vælger de vederlag i prisevalueringsmodellen, som af Kun- den vurderes at være egnede i forbindelse med det Konkrete indkøb. Ud fra de valgte vederlag skal Xxxxxx opgøre det forventede forbrug. Kundens opgjorte forventede forbrug/vægtning, sam- menholdt med Tilbudsgivers priser, summeres til én evalueringsteknisk pris, der evalueres op imod den kvalitative evaluering i henhold til ”kommissionsmodellen”, jf. afsnit 15.2.2 neden for.

15.1.3 Samlet evaluering

Endelig sammenstilles pris og kvalitet. Den tilbudte pris per kvalitetspoint beregnes for hvert tilbud, som har fået tildelt point for underkriteriet kvalitet over det fastsatte minimumskrav, efter følgende formel:

Tilbudspris10 under underkriteriet pris

Tilbuddets kvalitetspoint11

= Tilbudt pris pr. kvalitetspoint

Det tilbud, der har den laveste pris pr. kvalitetspoint, er tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og vil således blive tildelt leveringskontrakten for det Konkrete indkøb.

Hensigten med at benytte denne fremgangsmåde er, at der tages hensyn til underkriteriernes rela- tive betydning, og at evalueringen af de enkelte tilbud er uafhængige af hinanden. Dermed er der heller ikke behov for tilpasningsmodeller, som f.eks. kan være tilfældet med en lineær pointmodel med en økonomisk ramme for pris (f.eks. laveste pris + 50 %).

Modellen er illustreret ved eksemplet nedenfor.

15.1.4 Eksempel på anvendelse af evalueringsmetode

Nedenfor er angivet et eksempel på, hvordan kommissionsmodellen anvendes i 02.22 Systemet. Modellen gennemgås i logiske trin i-vi:

i. Kunden opgør sit behov ud fra den udtømmende liste af kvalitetskriterier.

ii. Derefter vægtes de relevante kvalitetskriterier (kvalitetskriterie 1 og 2 er obligatoriske for Kunden at anvende ved det Konkrete indkøb. Kvalitetskriterierne uddybes med en tekst om, hvad der særligt tillægges positiv vægt i det konkrete indkøb for det pågældende kvali- tetskriterie. Til brug for nærværende eksempel er fastsat, at tilbud, der opnår en kvalitets- score på mindre end 50 point (valgt ud fra det fastsatte interval for minimumsniveau mellem 40-60 point), ikke indgår i den endelige sammenstilling mellem pris og kvalitet. I dette ek- sempel har Xxxxxx taget en objektiv vurdering om at anvende alle fire kvalitetskriterier. Til brug for nærværende eksempel er de fire kvalitetskriterier vægtet, som følger:

Kvalitetskriterium

Maks. karakter

Vægtning

Maks. point

1 Kvaliteten af den/de tilbudte lø- bende ydelse(r)

2 Transition

10”Tilbudspris” er den pris, der er beregnet for tilbuddet ved evalueringen af underkriteriet Pris, jf. nærværende afsnit

11 ”Tilbuddets kvalitetspoint” er det samlede antal point, tilbuddet har opnået ved evalueringen af underkriteriet Kvalitet, jf. afsnit 15.1.1.

3 It-sikkerhed	10	x2	20
4 Governance	10	x1	10
Samlet antal point			100

iii. Kunden udsender opfordringsskrivelse og modtager fire tilbud fra Tilbudsgiver A, B, C og D indenfor tidsfristen.

iv. I forhold til underkriteriet Kvalitet evalueres tilbuddene på baggrund af de fire kvalitetskrite- rier ovenfor. De enkelte kvalitetskriterier tildeles en karakter mellem 1 og 10 point, hvorefter den valgte vægtning anvendes på kriteriet.

	Maks. point	Point Tilbudsgiver A	Point Tilbudsgiver B	Point Tilbudsgiver C	Point Tilbudsgiver D
1 Kvaliteten af den/de tilbudte ydelse(r)	40	4 point af 10 mulige og vægtes x4 16	8 point af 10 mulige og vægtes x4 32	4 point af 10 mulige og vægtes x4 16	9 point af 10 mulige og vægtes x4 36
2 Transition	30	7 point af 10 mulige og vægtes x3 21	7 point af 10 mulige og vægtes x3 21	5 point af 10 mulige og vægtes x3 15	9 point af 10 mulige og vægtes x3 27
3 It-sikkerhed	20	5 point af 10 mulige og vægtes x2 10	7 point af 10 mulige og vægtes x2 14	5 point af 10 mulige og vægtes x2 10	10 point af 10 mulige og vægtes x2 20
4 Governance	10	7 point af 10 mulige og vægtes x1 7	4 point af 10 mulige og vægtes x1 4	7 point af 10 mulige og vægtes x1 7	5 point af 10 mulige og vægtes x1 5
Samlet point- score	100	54	71	48	88

v. Den samlede evaluering af Pris og Kvalitet er som følger:

Tilbudsgiver	Pris	Samlet væg- tet kvalitetspoint	Pris pr. kvalitetspo- int	Resultat af evaluering
A	120.000	54	(120.000/54) 2.222,22
B	100.000	71	(100.000/71) 1.408,45	Vindende tilbud
C	90.000	48	N/A	Forkastes, da kvalitet < 50 point
D	150.000	88	(150.000/88) 1.704,55

vi. Den kvalitative evaluering medfører, at Tilbudsgiver C’s tilbud ikke indgår i evalueringen af hvilken Tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvali- tet, da Tilbudsgiver C ikke har opnået 50 point for underkriteriet Kvalitet. Tilbudsgiver B har samlet set den laveste pris per kvalitetspoint, og denne Tilbudsgiver tildeles dermed leve- ringskontrakten.

16 Dokumentation

Inden tildelingen af en leveringskontrakt vil Kunden, i henhold til udbudslovens §§ 151 og 152, kræve endelig dokumentation fra den Tilbudsgiver, Kunden har til hensigt at tildele leveringskon- trakten, vedrørende de forhold, der er angivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).

Tilbudsgiver skal i den forbindelse dokumentere følgende:

• At Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1, nr. 2.

16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udeluk- kelsesgrunde

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for Tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrun- dene.

For danske virksomheder kan dokumentation ske ved fremsendelse af en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen.

For udenlandske virksomheder skal Kunden så vidt muligt kræve de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis12. Udenlandske tilbudsgivere kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor Til- budsgiver er etableret.

16.2 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen

Tilbudsgiveren skal ikke fremlægge yderligere dokumentation for de beskrevne referencer i relation til teknisk og faglig formåen, idet disse referencer betragtes som endeligt dokumenteret ved beskri- velsen i ESPD. Referencerne i ESPD’et skal dog til enhver tid i Systemets varighed opfylde mini- mumskravene til teknisk og faglig formåen, jf. nærmere afsnit 6.3, hvorfor deltagerne i det dynami- ske indkøbssystem opfordres til at ajourføre sit ESPD, når det er relevant, ligesom SKI eller Kun- den kan anmode Deltageren om at fremsende et nyt og ajourført ESPD.

Såfremt en eller flere referencer er udløbet i Systemets løbetid, skal Kunden, inden der foretages tildeling i forbindelse med et Konkret indkøb, anmode Tilbudsgiver om et opdateret ESPD indehol- dende opdaterede referencer, der opfylder minimumskravene.

16.3 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal Tilbudsgiver inden tildelingen af en leveringskontrakt fremlægge følgende dokumentation overfor Kunden:

12 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra det senest disponible regnskabsår på tidspunktet for anmodning om dokumentation med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste årlige samlede nettoomsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår.

Eller

• Såfremt nettoomsætningen ikke fremgår af årsregnskabet, kan nettoomsætningen dokumen- teres via en erklæring på tro og love om, at den i ESPD’et anførte årlige nettoomsætning og/eller soliditetsgrad for det senest disponible regnskabsår er korrekte, underskrevet af en tegningsberettiget hos Tilbudsgiveren.

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliser situationen i Ukraine

Som dokumentation for at leveringskontrakten kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal Tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer Tilbudsgivers juridiske forplig- telse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, inde- holder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet.

Document Metadata

Table of Contents

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Document Metadata