Resultataftale 2017
Resultataftale 2017
for
Lolland-Falsters Stift
1. Præsentation
1.1. Det formelle grundlag for stiftsadministrationens virke
Denne aftale vedrører Lolland-Falsters Stiftsadministrations opgavevaretagelse. Stiftsadministrationen varetager administrative opgaver dels under biskoppens ledelse og dels under ledelse af stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stifts- amtmanden i forening.
Stiftsadministrationen er endvidere sekretariat for stiftsrådet.
Stiftsadministrationen rådgiver menighedsråd og provstiudvalg i forhold til deres opgavevaretagelse, og samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af Me- nighedsråd og andre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver m.v.
Stiftsadministrationen varetager opgaver vedrørende rådgivning, folkekirkens økonomi, folkekirkens styrelse og folkekirkens personale.
Lolland-Falsters Stift er et af landets 10 stifter. Biskoppen har en gejstlig tilsyns- funktion for stiftet, men biskoppens gejstlige opgaver er ikke omfattet af denne aftale. Biskoppen bestyrer bl.a. den del af fællesfonden, der vedrører Lolland- Falsters Stift, samt fører tilsyn med præsteboliger og præstegårde mv.
Stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stiftsamtmanden fører tilsyn med menighedsrådenes forvaltning af kirker, kirkegårde. Stiftsøvrigheden godkender ændringer i kirkebygninger, som er mere end 100 år samt udvidelser og anlæggel- se af kirkegårde. Stiftsrådet er desuden ansvarligt for forvaltning af stiftsmidlerne og udskrivning og forvaltning af det bindende stiftsbidrag.
Side 2
Dokument nr. 133192/16
1.2. Formålet med stiftsadministrationens virke
Stiftsadministrationens virke kan opsummeres i en række hovedformål:
1. Rådgivning: Stiftsadministrationen yder juridisk og administrativ rådgivning til biskop i sager vedrørende præster og menighedsråd. Herudover rådgives menig- hedsråd og provstiudvalg i forbindelse med byggesager, herunder igangsætning af byggesagen. Stiftsadministrationen er servicefunktion over for stiftets provstiud- valg i lejesager, ved køb og salg af præsteboliger, i sager vedrørende bortforpagt- ning af præstegårdsbrug, ved køb og salg af arealer til brug for kirke og kirkegård og andre ad hoc opgaver. Stiftsadministrationen rådgiver menighedsråd og prov- stiudvalg i personalesager og økonomiforhold. Der ydes endvidere rådgivning ved- rørende gravstedsområdet, herunder kirkegårdsvedtægter og – takster.
2. Folkekirkens styrelse: Stiftsadministrationen varetager administrative opgaver for biskoppen i relation til rammerne for den kirkelige betjening af folkekirkens menigheder, herunder giver juridisk vejledning til biskoppen i sager om brug af folkekirkens kirker, fortolkning af menighedsrådsloven og menighedsrådsvalglo- ven og ansættelsesretlige forhold for præster. Stiftet varetager sekretariatsfunkti- onen for stiftsøvrigheden i forbindelse med godkendelsessager vedrørende kirker og kirkegårde, tilsynet med menighedsrådene og behandling af plansager. Stifts- administrationen varetager sekretariatsfunktionen for stiftsrådet. Stiftsadmini- strationen samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af Menighedsråd
og andre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver m.v. Stiftsøv- Side 3
righeden varetager sammen med provstiudvalget tilsynet med menighedsrådenes Dokument nr. 133192/16
økonomiske forvaltning efter de bestemmelser, der er fastsat herom.
3. Folkekirkens personale: Stiftsadministrationen udfører administrative opgaver i forbindelse med de ansatte ved kirker og kirkegårde samt på præsteområdet, f.eks. godtgørelse og lønforhold. Endvidere administreres løn og tjenstlige ydelser for præsterne, stiftspersonale og pensionsudbetalinger til fratrådte kirkefunktionæ- rer. Herudover ydes bistand i sager om personaleforhold ved kirker og kirkegårde i forbindelse med ansættelse, lønfastsættelse og afskedigelse.
4. Folkekirkens økonomi: Stiftsadministrationen varetager budget- og regnskabs- opgaver i forbindelse med forvaltning af bevillinger fra fællesfonden, stiftsbidraget og stiftskapitalerne.
5. Lolland-Falsters Stiftsadministration varetager følgende særlige opgaver via Folkekirkens Administrative Fællesskab (AdF):
• Regnskabs- og lønopgaver for 10 stifter, 4 uddannelsesinstitutio- ner, samt Folkekirkens IT-kontor
• Regnskabs- og udviklingsopgaver på økonomiområdet for fælles- fonden generelt.
2. Mål og resultatkrav
Lolland-Falsters Stiftsadministration skal i 2017 opfylde følgende:
2.1. Fælles mål
2.1.1 Folkekirkens styrelse.
Side 4
Dokument nr. 133192/16
Undersøgelse af stifternes opgavevaretagelse | |
Flerårigt mål: Der skal gennemføres en fælles undersøgelse af stifternes opgaveva- retagelse i forhold til samarbejdspartnere, herunder samarbejdspartnernes forvent- ninger og tilfredshed med henblik på at afstemme stifternes rolle som myndighed og serviceinstitution. Parallelt hermed gennemføres en analyse af stifternes økonomi i 2018. | |
Resultatkrav 2017: Der skal ved udgangen af 3. kvartal 2017 være gennemført et udbud af en brugerundersøgelse af stifterne til eks- terne leverandører. Brugerundersøgelsen skal sendes til udbud hos en ekstern leverandør, som kan tilføre ekspertviden på det metodi- ske plan. Endvidere skal budgetfølge- gruppen inddrages, i forhold til afkla- ring af indhold og metode. 2018: Brugerundersøgelsen skal gennemfø- res og afrapporteres af en ekstern leve- randør til Kirkeministeriet og budget- følgegruppen. | Mål og skalering 2017: Målet er opfyldt, hvis der inden udgangen af 3. kvartal er gennemført et udbud af brugerundersøgelsen til eksterne leveran- dører. Målet er ikke opfyldt, hvis ikke der inden udgangen af 3. kvartal er gennemført et udbud af brugerundersøgelsen til eksterne leverandører. 2018: Målet er opfyldt, hvis undersøgelsen ved udgangen af 2018 er gennemført og afrap- porteret til Kirkeministeriet og budgetføl- gegruppen. Målet er ikke opfyldt, hvis ikke undersø- gelsen ved udgangen af 2018 er gennem- ført og afrapporteret til Kirkeministeriet. |
Side 5
Dokument nr. 133192/16
Byggesager | |
4-årigt mål: Xxxxxx og effektiv sagsbehandling. | |
Resultatkrav Delmål 1 Stiftsøvrigheden har godkendelses- kompetencen i en række sager efter lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde. Behandlingen af sa- gerne skal – under hensyn til konsu- lenthøring – ske hurtigt og effektivt. Delmål 2 For at fremskynde sagsbehandlingen i ukomplicerede sager har stifterne udarbejdet tre forskellige modeller for opdeling af byggesager, så der kan tilvejebringes et bedre grundlag for opstilling af differentieret mål på byggesager. Modellerne afprøves i alle stifter i 2017. Lolland-Falsters Stift afprøver model A, hvor simple sager defineres som sager, der ikke kræver møde udover rådgivningsmøde eller konsulentrun- demøde. ” Det er hensigten, at forsøgsmodeller- ne evalueres af stifterne i første halv- år 2018. | Mål og skalering Delmål 1 Der måles på den samlede behand- lingstid hos stiftsadministrationen og konsulenter, samt på sagsbehand- lingstiden i stiftsadministrationen alene. Der måles på sager, der er på- begyndt fra og med den 1. april. Målet er opfyldt, hvis 80% af alle byg- gesager er godkendt indenfor 105 kalenderdage, og hvis sagsbehand- lingstiden isoleret set i stiftsadmini- strationen i 80% af sagerne sker in- denfor 35 kalenderdage. Målet er delvist opfyldt, hvis enten behandlingstiden eller sagsbehand- lingstiden sker inden for de fastsatte mål. Målet er ikke opfyldt, hvis behand- lingstiden udgør mere end 105 kalen- derdage i mere end 20% af sagerne, og sagsbehandlingstiden udgør mere end 35 kalenderdage i mere end 20% af sagerne, hvorved målet ikke anses for opfyldt. Delmål 2 Målet er opfyldt, såfremt forsøgsmo- dellerne er afprøvet i 2017. Det overordnede mål er opfyldt, så- fremt begge de to delmål er opfyldt. |
Side 6
Dokument nr. 133192/16
Niveau 2-forhandlinger | |
Mål: Varetagelse af niveau 2-forhandlinger for kirkefunktionærer og organi- ster. | |
Resultatkrav Stiftsadministrationerne skal i for- bindelse med forhandlingerne i ni- veau 2 under organisationsaftalen for kirkefunktionærer og overenskom- sten for organister, afholde møde inden for en frist af en måned, med mindre andet er aftalt, og dermed undgå at ifalde bod for brud på over- enskomst/organisationsaftale. | Mål og skalering Hvis 95 % af møderne er afholdt in- den for en måned, eller andet er aftalt, og såfremt menighedsrådet ikke er ifaldet bod, anses målet for opfyldt . Målet er delvist opfyldt, hvis 85 % af møderne afholdt inden for en måned, eller andet er aftalt, og såfremt me- nighedsrådet ikke er ifaldet bod. Målet er ikke opfyldt, hvis mindre end 85 % af møderne afholdt inden for en måned, eller såfremt menighedsrådet er ifaldet bod. |
2.2. Individuelle mål for Lolland-Falsters Stift
2.2.1. Bedre service i forhold til menighedsrådsmedlemmerne
Øget tilgængelighed for menighedsrådsmedlemmer | |
1-årigt mål: Udvidelse af telefonåbningstider f.eks. med etablering af hotline på udvalgte dage i tidsrummet 19.00 – 21.00. | |
Resultatkrav | Målepunkter og skalering |
Stiftsadministrationen afprøver i løbet af 2017 forskellige modeller for at tilpasse menighedsrådsmedlemmernes behov for at komme i kontakt med stiftsadministratio- nen på tidspunkter uden for den nuværen- de telefontid. | Der gennemføres en tilfreds- hedsundersøgelse hos menig- hedsrådene i 4. kvartal med henblik på at afklare om opfat- telsen af tilgængeligheden er blevet øget. • Svarer 80% af respon- denterne, at tilgænge- ligheden er blevet øget anses målet for opfyldt. • Svarer 60% af respon- denterne, at tilgænge- ligheden er blevet øget anses målet for delvist opfyldt. • Svarer under 60% af re- spondenterne, at til- gængeligheden er blevet øget anses målet for ik- ke opfyldt. |
2.2.2. Styring og administrative procedurer
Side 7
Dokument nr. 133192/16
Lønkontrolprocedurer i fællesfondsløncenteret | |
3-årigt mål: Implementering af lønkontrolplan blandt stifter og udd.inst. m.fl., samt en optrapning af kravene for målopfyldelse | |
Resultatkrav | Målepunkter og skalering |
Fællesfondsløncenteret skal sikre imple- mentering af standardiseret fremsendelse og lønkontrol lokalt i henhold til en fælles vedtaget lønkontrolplan i 2016 på området for stiftsadministrativt ansatte, samt ansat- te i uddannelsesinstitutioner og Folkekir- | For et repræsentativt udsnit blandt stifter og uddannelsesin- stitutioner måles der på over- holdelse af lønkontrolplanens krav til fremsendelse og efter- kontrol over en 2 måneders |
kens IT. Vurdering af om lønkontrolplanen er im- plementeret lokalt skal ske ved en stikprø- veundersøgelse både i center og blandt stif- ter m.fl. i 4. kvartal 2017. | periode i 4. kvartal 2017. • Er 90% af kravene i løn- kontrolplanen overholdt anses målet for opfyldt. • Er 80% af kravene i løn- kontrolplanen overholdt anses målet for delvist opfyldt. • Er under 80% af krave- ne i lønkontrolplanen overholdt anses målet for ikke opfyldt. Over en tre-årig periode op- trappes niveauet for krav, der skal være overholdt ved målop- fyldelse, således at 95% af kra- vene i lønkontrolplanen skal overholdes for målopfyldelse. |
Side 8
Dokument nr. 133192/16
Afstemningsrapporter | |
2-årigt mål: Rettidig fremsendelse af afstemningsrapporter på balancen | |
Resultatkrav | Målepunkter og skalering |
AdF skal månedligt fremsende kommente- rede balanceafstemninger til partnerne. Afstemningerne skal fremsendes senest d. 25. den følgende måned. For periode 1 og 12 fremsendes afstemningerne ukommen- terede. For periode 6 fremsendes afstem- ninger senest 15. august. | Der måles på rettidig fremsen- delse af kommenterede balan- ceafstemninger. • Er 95% af afstemnin- gerne fremsendt retti- digt er målet opfyldt. • Er 90% af afstemnin- gerne fremsendt retti- digt er målet delvist op- fyldt. • Er under 90% af af- stemningerne fremsendt rettidigt er målet ikke opfyldt. |
3. Resultataftalens generelle vilkår og påtegning
Side 9
Opgaveløsning på økonomiområdet | |
3-årigt mål: Kvalitet i opgaveløsning på økonomiområdet skal hæves over en 3-årig periode | |
Resultatkrav | Målepunkter og skalering |
AdF skal i den oplevede kvalitet af opgave- løsningen på økonomiområdet generelt over en 3-årig periode hæve andelen af me- get tilfredse partnere med 10% om året fra 37% i 2014 til 70% i 2017. | Der måles på partneres opleve- de kvalitet i opgaveløsningen på økonomiområdet generelt. For 2017 er kravet. • Er 70% af partnerne meget tilfredse med op- gaveløsningen på øko- nomiområdet generelt er målet opfyldt. • Er 60% af partnerne meget tilfredse med op- gaveløsningen på øko- nomiområdet generelt er målet delvist opfyldt. • Er under 60% af part- nerne meget tilfredse med opgaveløsningen på økonomiområdet ge- nerelt er målet ikke op- fyldt. |
Dokument nr. 133192/16
Resultataftalen indgås mellem Kirkeministeriet og Lolland-Falsters Stift. Det skal præciseres, at det aftale- og kontraktlignende begreb, der anvendes i denne resul- tataftale, ikke udgør en kontrakt i egentlig aftaleretlig betydning. Kirkeministeren har det sædvanlige parlamentariske ansvar under hensyntagen til, at Lolland- Falsters Stift er en selvstændig institution. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, bevillingsregler, budget- og regnskabsregler, overenskomster m.v. skal følges, medmindre der på sædvanlig måde er skaffet hjemmel til fravigelse.
Stiftsadministrationen er forpligtet til løbende at følge op på målopfyldelse, og der skal indgå en vurdering heraf i den kvartalsvise budgetopfølgning til Kirkeministe- riet. Efter udløbet af kalenderåret udarbejder Lolland-Falsters Stift en analyse og vurdering af institutionens opfyldelse af de for kalenderåret fastsatte resultatkrav. Den endelige afrapportering foretages i årsrapporten.
Eventuel genforhandling af resultataftalen kan finde sted, såfremt der sker væsent- lige ændringer i det grundlag, hvorpå resultataftalen er indgået.
Stiftet har pligt til at tage initiativ til genforhandling, såfremt stiftet bliver op- mærksomt på sådanne forhold.
Resultataftalen træder i kraft d. 1. januar 2017. Dato: 23 . december 2016
Side 10
Dokument nr. 133192/16
[Biskoppen] | [Departementschefen] |
4. Faktaark om stiftsadministrationen
4.1. Hovedopgaver
Side 11
Dokument nr. 133192/16
Stiftets hovedopgaver falder indenfor følgende områder: Rådgivning, Folkekirkens styrelse, Folkekirkens personale og Folkekirkens økonomi, hvortil kommer opga- ver på særlige områder.
4.2. Ressourceoversigt
Lolland-Falsters Stift Stiftsadministrationen | 2017 | |
Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | |
Nettoudgift i alt | 4.535 | |
Driftsindtægter i alt | -90 | |
Bruttoudgift i alt | 4.625 | |
Driftsudgifter i alt | 1.430 | |
Lønudgifter i alt | 3.194 | |
Årsværk i alt | 7,19 | |
Fordeling årsværk/bruttoudgifter | ||
Personaleopgaver for eksterne | 0,36 | 233 |
Løn kirkefunktionærer | 0,15 | 99 |
Løn præster inkl. FLØS | 0,12 | 75 |
Ansættelse af præster | 0,09 | 59 |
Styrelse | 2,47 | 1.591 |
Sekretariat for stiftsudvalg | 0,12 | 78 |
Sekretariat for stiftsråd | 0,08 | 53 |
Byggesager vedrørende sogne | 0,34 | 218 |
Tilsyn og godkendelser (stiftsøvrighed o | 0,14 | 89 |
Sekretariatsfunktion for biskoppen | 1,32 | 850 |
Opgaver under bindende stiftsbidrag | 0,30 | 193 |
Legater og fonde | 0,00 | 2 |
Xxxx af menighedsråd | 0,16 | 101 |
Valg af stiftsråd | 0,00 | 3 |
Valg af biskop | 0,01 | 4 |
Rådgivning | 0,61 | 393 |
Rådgivning vedrørende kirkefunktionærer | 0,48 | 308 |
Rådgivning af menighedsråd og provstiu | 0,12 | 78 |
Rådgivning af MR xxxx. lån, gravsted og | 0,01 | 8 |
Økonomiopgaver for eksterne | 0,03 | 20 |
Kapitalforvaltning, reg. gravsteder og lån | 0,01 | 6 |
PUK og provstirevision | 0,02 | 14 |
Administration og hjælpefunktioner | 3,71 | 2.387 |
Løn stift | - | - |
Regnskab stift (stiftets fællesfondregnska | - | - |
Personalesager (stiftspersonale) | 0,03 | 18 |
Generel ledelse | 0,77 | 494 |
Intern administration | 1,12 | 722 |
Hjælpefunktion - ejendomme/lejemål | 0,78 | 500 |
Hjælpefunktion - acadre og post | 0,34 | 221 |
Øvrige hjælpefunktioner | 0,03 | 20 |
Egen uddannelse/kompetenceudvikling | 0,64 | 411 |
Side 12
Dokument nr. 133192/16
Lolland-Falsters Stift Fællesfondsløncenter | Fællesfondsløncenter 2017 | Heraf Lolland-Falsters Stift 2017 | ||
Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | |
Nettoudgift i alt Driftsindtægter i alt Bruttoudgift i alt Driftsudgifter i alt Lønudgifter i alt Årsværk i alt | 4,49 | 949 - 949 - 949 | 0,61 | 195 - 195 - 195 |
Fordeling årsværk/bruttoudgifter Administration for partnere Lønopgaver Administration for fællesfonden Løn generelt | 2,44 2,44 2,05 2,05 | 515 515 434 434 | 0,33 0,33 0,28 0,28 | 106 106 89 89 |
Lolland-Falsters Stift Folkekirkens Adm. Fællesskab | Folkekirkens Adm. Fællesskab 2017 | |
Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | |
Nettoudgift i alt | 2.199 | |
Driftsindtægter i alt | -2.162 | |
Bruttoudgift i alt | 4.361 | |
Driftsudgifter i alt | 821 | |
Lønudgifter i alt | 3.540 | |
Årsværk i alt | 6,62 | |
Fordeling årsværk/bruttoudgifter | ||
Administration for partnere | 3,96 | 2.613 |
Regnskabsopgaver | 3,60 | 2.372 |
Lønopgaver øvrige | 0,37 | 242 |
Administration for fællesfonden | 2,15 | 1.418 |
Regnskabs- og udviklingsopgaver | 2,15 | 1.418 |
Administration og hjælpefunktioner | 0,50 | 330 |
Intern Administration | 0,50 | 330 |