GENTOFTE KOMMUNE

Begreb	Definition
ESPD	Det fælles europæiske udbudsdokument (European Single Procurement Document) som skal være en del af tilbuddet.
Leverandør	Den part som tildeles Kontrakten jf. Bilag 1.
Kontrakt	Kontrakten jf. Bilag 1.
Systemet	Det elektroniske udbudsværktøj som udbuddet gennemføres i jf. punkt 1.7.1
Tilbudsgiver	Økonomisk aktør der opfordres til at afgive tilbud.

1.4 Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af:

• Nærværende udbudsbetingelser

• Bilag 1 – Udkast til Kontrakt

o Kontraktbilag A – Kravspecifikation

▪ Kontraktbilag A1 – Case vedr. pilotprojekt

o Kontraktbilag B – Tilbudsbesvarelse

o Kontraktbilag C – Tilbudsliste

o Kontraktbilag D – Spørgsmål/svar

• Bilag 2 – Støtteerklæring

• Bilag 3 – Erklæring om solidarisk hæftelse

• Bilag 4 – Adresseliste

• Bilag 5 – Meddelelsesseddel

• Bilag 6 - Registreringsblanket

1.4.1 Ejendomsret

Tilbuddet vil ikke blive returneret, ligesom der ikke ydes godtgørelse for udarbejdelse af tilbuddet

1.5 Beskrivelse af udbuddet

Med udsendelse af nærværende udbudsmateriale inviterer Gentofte Kommune hermed til afgivelse af tilbud på renovationsordning til kommunens institutioner.

Gentofte Kommune er med ca. 76.000 indbyggere den 17. største kommune i Danmark. Gentofte Kommune er med ca. 3.000 indbyggere pr. km2 den fjerde mest befolkningstætte kommune.

For yderligere oplysninger om kommunen henvises til Gentofte Kommunes hjemmeside (xxx.xxxxxxxx.xx), hvor der er udførlige oplysninger om kommunen og kommunens organisering.

Den udbudte tjenesteydelse angår indsamling og transport af erhvervsaffald, herunder småt brændbart m.fl. samt tilknyttede delydelser på ca. 150 adresser beliggende i Gentofte Kommune. Endeligt antal institutioner afhænger af hvor mange institutioner, der tilmelder sig ordningen. Herunder fremgår det antal institutioner, der på tidspunktet for udbuddets offentliggørelse har tilkendegivet at ville være omfattet af ordningen:

Type	Antal indsamlingssteder
Indsamlingssteder	120

Småt brandbart skal transporteres til et af Ordregiver anvist modtageanlæg. Xxxxxx affaldsfraktioner køres til modtageanlæg udvalgt af den kommende leverandør.

Der har været gennemført et pilotprojekt i 2017 på to skoler og på to daginstitutioner. Pilotprojektet har omfattet sortering i flere fraktioner end ved kommunens øvrige indsamlingssteder. Fremadrettet vil aftalen omfatte sortering i følgende affaldsfraktioner:

Fraktionerne svarer til de sorteringsløsninger som borgerne oplever hjemme. Pilotprojektet viser, at børn og voksne gerne vil sortere, og at det godt kan lade sig gøre med den rigtige kommunikation og de rigtige redskaber og materiel. Derudover er der en meget stor interesse for at bidrage til en bæredygtig samfundsudvikling og f.eks. at inddrage emnet i undervisningen. Pilotprojektet er uddybet i Kontraktbilag A1 – Case vedr. pilotprojekt.

Det er besluttet, at pilotprojektet skal udrulles på Gentofte Kommunes ejendomme. Indledningsvist på skoler og daginstitutioner og efterfølgende på de resterende ejendomme. Nærmere oplysninger om udrulningen fremgår af Kontraktbilag A – Kravspecifikation.

Kravene til den udbudte ydelse er specificeret i Kontraktbilag A - Kravspecifikation.

Den årlige totale volumen er estimeret til DKK 1.700.000 ekskl. moms, med en samlet anslået værdi i Kontraktens løbetid på DKK 10.200.000 (inkl. optioner). Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor disse ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætning. Den estimerede volumen er afhængig af det konkrete behov for indsamling af fraktioner, såvel omfanget på enkelte indsamlingssteder og ligeledes antallet af indsamlingssteder, og derfor kan den reelle omsætning variere fra estimatet.

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave, herunder forventninger til udviklingssamarbejdet vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Kontrakt.

1.5.1 Aftaleperiode

Ordregiver ønsker at indgå Kontrakt med 1 leverandør for perioden 01.08.2019 til 31.07.2023. Aftalen udløber automatisk efter 4 år, såfremt den ikke opsiges jf. Bilag 1 – Udkast til Kontrakt, pkt. 1.16.

Kontrakten kan forlænges i 2 x 12 måneder og udløber således senest efter sidste forlængelse er anvendt. Forlængelse af aftalen skal meddeles leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb.

1.5.2 Alternative og sideordnede tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud og der kan ikke afgives mere end ét tilbud fra hver Tilbudsgiver.

1.5.3 Optioner

Udbuddet indeholder ikke optioner.

1.5.4 Underleverandører

I henhold til udbudslovens § 177, stk. 2 skal Tilbudsgiver oplyse, om denne har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Tilbudsgiver i så fald påtænker at anvende.

Tilbudsgiver bedes anføre disse oplysninger i ESPD, del ll. D.

Hvis der er tale om en underleverandør, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på, jf. afsnit 2.2, skal der udfyldes og indsendes ESPD for underleverandøren. Hvis Tilbudsgiver IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i Tilbudsgivers ESPD jf. ovenstående.

I den situation, hvor en Tilbudsgiver har baseret sig på fx en underleverandørs uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer som en del af Tilbudsgivers dokumentation for deres faglige og tekniske formåen, er Tilbudsgiver forpligtet til at anvende de angivne underleverandører til opfyldelse af Kontrakten.

Kontraktklausul fremgår af Bilag 1 - Udkast til Kontrakt, pkt. 1.26.

1.6 Vejledende tidsplan

Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:

Aktivitet	Tidspunkt	Fase
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU- Tidende	25.03.2019	Tilbudsfase
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbudsbetingelserne	11.4.2019
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål	18.04.2019
Tilbudsfrist	25.04.2019, kl. 12.00
Virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i tilbuddet	Uge 18 – 20, 2019
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode	20.05.2019	Fase for underretning og Kontraktindgåelse
Forventet Kontraktindgåelse	01.06.2019
Kontraktimplementering	01.06.2019 – 30.07.2019
Kontrakten træder i kraft	01.08.2019

1.6.1 Dokumentation for benyttede renovationsbiler

Det bemærkes, at den vindende Tilbudsgiver senest ved Kontraktens indgåelse, skal fremsende dokumentation for, at de påtænkte benyttede renovationsbiler overholder udbudsmaterialets krav. Dokumentationen sendes til Gentofte Ejendomme.

1.7 Formkrav til tilbuddet

1.7.1 Elektronisk kommunikation

Udbuddet gennemføres i det elektroniske System ETHICS.

Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem Systemet, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af tilbuddet. Ordregiver vil således se bort fra spørgsmål og tilbud, der er modtaget uden for Systemet.

• For at få adgang til Systemet, skal Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS.

• For vejledning til Systemet kan følgende ”Vejledning til tilbudsgiver” anvendes:

xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxx/XXXXXX.XX.xxxxxxxxxx.xxx

Såfremt vejledningen ikke er tilstrækkelig, kan Teknisk support kontaktes. Kontaktformular og telefonnummer forefindes i ETHICS (kræver ikke login).

1.7.2 Spørgsmål og svar

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af ETHICS skal stilles til supporten jf. punkt 1.7.1.

1.7.3 Sprog

Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation og besvarelser i udbuds- og aftaleperioden være på dansk.

Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.

2 Tilbudsbetingelser

2.1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet aflevere Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. nærværende punkt skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 2.3.

Tilbudsgiver skal udfylde nedenstående i ESPD’et i det elektroniske System ETHICS. Oplysningerne

som afgivet i ESPD’et skal verificeres af Tilbudsgiver inden tildelingsbeslutning.

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

• Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i afsnit 2.2)

Del III: Udelukkelsesgrunde

• Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

• Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

• Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

o Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiveren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

o Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:

▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2.

▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen

• Tilbudsgiver skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de foregående tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.

o Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst DKK 20 mio. for hvert af de relevante regnskabsår.

o Hvis Tilbudsgiver ikke har det anførte antal regnskabsår skal omsætningen for de anførte regnskabsår være mindst DKK 20 mio. gennemsnitligt, dog mindst et (1) regnskab, der lever op til kravet om omsætning på mindst DKK 20 mio.

• Tilbudsgiver skal oplyse soliditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de foregående tre (3) regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

o Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden skal være på minimum 20% for hvert af de foregående tre (3) regnskabsår.

o Hvis Tilbudsgiver ikke har det anførte antal regnskabsår skal soliditetsgraden for de anførte regnskabsår være mindst 20% gennemsnitligt, dog mindst et (1) regnskab, der lever op til kravet om soliditetsgrad på mindst 20%.

o Soliditetsgraden oplyses med baggrund i egenkapitalen beregnet efter metoden angivet i Årsregnskabslovens §31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015).

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen

• Tilbudsgiver skal anføre referencer, som opfylder mindstekravene jf. sidste to (2) bullets

(under punktet ”Mindstekrav”).

o Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de første fem

(5) anførte referencer.

o Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.

o Ordregiver vil se bort fra referencer der er ældre.

o For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

• Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør, at referencerne opfylder mindstekravene jf. sidste to (2) bullets. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. Er opgaven ikke afsluttet angives slutdatoen som datoen for udfyldelse af ESPD’et.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

• Mindstekrav:

o Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver beskriver erfaring med følgende.

▪ Erfaring med tømning på en erhvervsordning for en offentlig myndighed med minimum 100 indsamlingssteder

▪ Erfaring med håndtering af fast tømningsordning med minimum fem (5) affaldsfraktioner

Mindstekrav til erfaringekan opfyldes ved én (1) reference, hvor begge mindstekrav opfyldes, eller ved to (2) referencer, hvor et mindstekrav bliver opfyldt på hver sin reference.

Tilbudsgiver har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv., jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens svar på: xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx.

Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt D: Kvalitetssikringsstandarder og

miljøledelsesstandarder:

• Mindstekrav:

o Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har et Miljøledelsessystem, som fx DS/EN ISO 14001:2015 eller tilsvarende, som tilbudsgiver kan dokumentere opfylder ISO 14001:2015 i overensstemmelse med udbudslovens § 158.

Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede Tilbudsgivere

Tilbudsgiver besvarer punktet med ”Ja”, såfremt denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af Tilbudsgivere. Tilbudsgiver henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier.

Del VI: Afsluttende erklæringer

Tilbudsgiver skal ikke underskrive ESPD’et.

Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer.

2.2 Sammenslutninger eller Andre Enheder

2.2.1 Generelt

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.

2.2.2 Sammenslutninger

Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.

I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Sammenslutningen endvidere være opmærksomme på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.

Sammenslutningen kan anvende Bilag 3 – Erklæring om solidarisk hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.

2.2.3 Tilbudsgiver baserer sig på Andre Enheders formåen

Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på Andre Enheders (virksomheds) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig, på Andre Enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 2.3 skal Tilbudsgiver endvidere være opmærksomme på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med løsning af den udbudte opgave. Enheden skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).

Tilbudsgiver kan anvende Bilag 2 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående.

2.3 Verificering af oplysninger i ESPD

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, skal på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

2.3.1 ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde

Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

• SKAT

• ATP

• Politiet (Kriminalregistret)

o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades

i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside: xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til e-Certis kan hentes under følgende link: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/00000/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx.xxx.

Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

2.3.2 ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers egenkapital medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Verificering af krav til miljøledelse jf. ESPD’et Del IV, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf. xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver eller enheder som Tilbudsgiver baserer sig på om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

2.3.3 Støtteerklæring og erklæring om solidarisk hæftelse

Såfremt en Tilbudsgiver har baseret sin formåen på Andre Enheders ressourcer eller er en Sammenslutning skal der indsendes følgende som dokumentation:

• Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed Andre Enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.

• Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i Sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.

2.4 Aflevering af tilbuddet

Det er obligatorisk, at tilbuddet afleveres i Systemet jf. punkt 1.7.1. Tilbud, der ikke afleveres i Systemet, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.

Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem jf. den i punkt 1.6 angive tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter.

Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af:

• Tilbudsgivers ESPD jf. punkt 2.1 (integreret i ETHICS)

• Evt. ESPD’er fra Andre Enheder eller Sammenslutninger jf. punkt. 2.2.1. (Integreret i ETHICS)

• Kontraktbilag B – Tilbudsbesvarelse

• Kontraktbilag C – Tilbudsliste

• Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag.

2.5 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være gældende i seks (6) måneder fra den anførte tilbudsfrist.

Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af aftale, og ophører således ikke førend endelig Kontrakt er underskrevet.

2.6 Forbehold

2.6.1 Ordregivers forbehold

Kommunen forbeholder sig ret til at annullere udbudsproceduren, hvis saglige grunde gør sig gældende.

2.6.2 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.

Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.

3 Tilbudsevaluering

3.1 Vurdering af konditionsmæssighed

Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder at følgende punkter er opfyldt:

• Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt system jf. pkt. 1.7.1.

• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information

• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet

• Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav

Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode en Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

3.2 Evaluering af tilbuddet

De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 3.3.2 – 3.3.4. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det tilbudte opfylder de af Ordregiver fastsatte underkriterier.

3.3 Tildelingskriterium og underkriterier

Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Kontrakten.

Underkriterium	Vægt i procent
Pris	50 %
Håndtering af driftsforstyrrelser	35 %
Implementering	15 %

Se beskrivelse af den anvendt pointskala i punkt 3.3.1 og yderligere beskrivelse af underkriterierne i punkt 3.3.2 – 3.3.4.

3.3.1 Pointskala

Underkriterierne vurderes på en pointskala fra 0 – 10, hvor de tildelte point i den samlede evaluering bliver ganget med vægtningen af underkriteriet jf. punkt 3.3.

• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. pkt. 3.3.2.

• De kvalitative underkriterier evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 10 point tildeles tilbud med bedst mulige opfyldelse af underkriteriet.

Point	Prosavurdering
0	Ingen opfyldelse af underkriteriet
1	Næsten ingen opfyldelse af underkriteriet
2	Begrænset opfyldelse af underkriteriet
3	Ikke tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet
4	Mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet
5	Tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet
6	Over middel opfyldelse af underkriteriet med få positive forhold
7	Over middel opfyldelse af underkriteriet med mange positive forhold
8	Meget tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet
9	Næsten fuldt ud opfyldelse af underkriteriet
10	Fuldt ud opfyldelse af underkriteriet

3.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris”

Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag C - Tilbudsliste. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.

I ”Kontraktbilag C – Tilbudsliste”, ”Fane 1 – Hovedtilbudsliste”, summeres den samlede evalueringssum automatisk. Tilbudsprisen vil blive vurderet som en samlet tilbudssum på baggrund af:

- Priser på indsamling, jf. fane 2 - Renovationsydelsen

- Priser på leje, jf. fane 3 - Leje indsamlingsmateriel

- Priser på tillægsydelser, jf. fane 4 - Tillægsydelser

Priserne skal indeholde de direkte og indirekte omkostninger, der er i forbindelse med udførelsen af den konkrete ydelse. Herunder løn, udgifter til pensioner, forsikringer, arbejdstøj, materialer, arbejdsledelse, tiltag i forbindelse med arbejdsmiljø, sikkerhed, miljøbeskyttelsesudgifter. Andre udgifter som skal være indeholdt i prisen er til f.eks. sække, redskaber, maskiner, køretøjer, omkostninger i forbindelse med vejrlig, udgifter til kvalitetsforanstaltninger, evt. afgifter og gebyrer (miljøgebyrer) og engangsudgifter i forbindelse med eventuel opstart af delopgaver. Oplistningen her er ikke udtømmende. Der kan således ikke afregnes for ekstra ydelser af nogen art.

Kørsel til Modtageanlæg er indbefattet i prisen på indsamling. Kørsel til alternative Modtageanlæg (midlertidige/nye) kan faktureres i henhold Bilag 1 – Udkast til Kontrakt, pkt. 1.6.

Kontraktbilag C – Tilbudsliste udfyldes i henhold til vejledningen til bilaget. Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.

Primær evalueringsmodel

De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær model. ”Laveste samlede evalueringspris”, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 3.1, tildeles 10 point. En samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.

Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:

𝑍 =

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠

𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑍

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •

𝑿 %

, hvor X således fastsættes til 50 %

Såfremt nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.

De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i flere end halvdelen af de

konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 75 %. Således tildeles en tilbudsgiver med samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 % eller derover 0 point.

Tertiær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i flere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en tilbudsgiver med samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover 0 point.

3.3.3 Ad. Underkriterium ”Håndtering af driftsforstyrrelser”

Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B - Tilbudsbesvarelse, hvor Tilbudsgiver bedes besvare følgende forhold:

Tilbudsgiver bedes beskrive håndteringen af eventuelle driftsforstyrrelser. Herved forstås forstyrrelser på baggrund af nedbrud af biler/materiale, sygdom hos personale, ferieperioder og forhold der med rette kan og må forventes at kunne medføre driftsforstyrrelse. Beskrivelsen kan adressere håndteringen af:

• Tilbudsgivers overskudskapacitet (materiel og personale), som kan sættes ind med kort varsel.

• Tilbudsgivers processer for opsamling af viden og videndeling mellem virksomhedens ansatte.

• Tilbudsgivers mulighed og metode ift. at give indsamlingsstederne information ved driftsforstyrrelse eller fejlsorteringer mm., og forhold som tilbudsgiver finder relevante i forhold til håndtering af driftsforstyrrelser med relevans for opretholdelse af serviceniveauet.

Ordregiver vil vurdere det positivt, at:

• Den gode besvarelse beskriver en struktureret og optimal håndtering af eventuelle driftsforstyrrelser, der sikrer en hensigtsmæssig intern og ekstern kommunikation herom, samt at serviceniveauet kan opretholdes i sådanne tilfælde.

Evalueringsmetode:

• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.

• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet.

• Ordregiver vurderer i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af det af tilbudsgiver oplyste i relation til erfaringer og dokumentation.

3.3.4 Ad. Underkriterium ”Implementering”

Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B - Tilbudsbesvarelse, hvor Tilbudsgiver bedes besvare følgende forhold:

Tilbudsgiver bedes beskrive implementeringsforløbet i forbindelse med idriftsættelse. Beskrivelsen kan adressere håndtering af:

• Tids – og mødeplan indeholdende Tilbudsgivers planlagte aktiviteter i implementeringsperioden.

• Oversigt over aktiviteter med Gentofte Kommunes deltagelse.

• Tilbudsgivers informationer omkring affaldsstrømme og hvordan genanvendeligt affald konkret bliver genanvendt, med henblik på at Ordregiver kan videreformidle disse informationer til motivation til affaldssortering på indsamlingsstederne.

• Tilbudsgivers muligheder for at inddrage teknologi, såsom sensorer, der indikerer hvornår beholdere skal tømmes, i implementeringsfasen og den efterfølgende drift af kontrakten.

Ordregiver vil vurdere det positivt, at:

• Besvarelsen beskriver et struktureret og veltilrettelagt implementeringsforløb, der sikrer, at serviceniveauet opretholdes i forbindelse med idriftsættelse. Herudover beskriver den gode besvarelse et implementeringsforløb, der mindsker Gentofte Kommunes administrative ressourceforbrug mest muligt.

• Besvarelsen anvender indholdet i Kontraktbilag A1 – Case vedr. pilotprojekt, og formår at beskrive de konkrete tiltag, der vurderes afgørende for en succesfuld implementering. Tiltagene bør have fokus på at medvirke til at sikre, at der sker en grundig dialog mellem parterne (Leverandøren, Gentofte Ejendomme og brugerne) om den nye affaldssortering og hvordan brugerne skal agere i den henseende.

Evalueringsmetode:

• Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 3.3.1.

• Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet.

• Ordregiver vurderer i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af det af Tilbudsgiver oplyste i relation til erfaringer og dokumentation.

3.4 Underretning og standstill-periode

Alle Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af Kontrakten ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens § 129.

Indgåelse af aftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er afsendt pr. e- mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.

3.5 Kontraktindgåelse

Indgåelse af Kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Udkast til Kontrakt (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.

Kontrakten regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.

Document Metadata

Table of Contents

GENTOFTE KOMMUNE

Document Metadata