Bestemmelser der indarbejdes i Samarbejdsbilaget samt i Kontrakten
Bestemmelser der indarbejdes i Samarbejdsbilaget samt i Kontrakten
Punkt 1 med underpunkter indarbejdes i samarbejdsbilaget, mens punkt 2 indarbejdes i bilag 1 (tidsplanen) og 3 samt 4 med underpunkter indarbejdes i Kontrakten.
Punkt 3 indarbejdes som supplement til kontraktens punkt om udskydelsesret. KOMBIT kan anvende udskydelsesretten efter eget valg, idet den retten dog kun forventes anvendt, såfremt eksterne afhængigheder medfører en for KOMBIT utålelig forsinkelse.
Punkt 4 indarbejdes som supplement til Kontraktens bestemmelse om KOMBITs misligholdelse (i form af manglende medvirken). Projektet er således afhængigt af KOMBITs parallelle aktiviteter med eksempelvis beslutninger, afklaringer og snitflader mod eksterne systemer, og de supplerende bestemmelser sikrer en udvidet forpligtelse for Leverandøren til at begrænse konsekvenser af forsinkelse forårsaget af forsinkede medvirken/leverancer fra KOMBIT.
1. Proaktive handlinger og beføjelser
Formålet med proaktive handlinger og beføjelser er at sikre styringsredskaber og proaktive beføjelser i det tilfælde, at der undervejs i Projektet opstår misligholdelse af Kontrakten eller andre leveranceproblemer eller risiko herfor. Navnlig er der behov for ekstra opmærksomhed på risikostyring i de tilfælde hvor det vurderes at det kan have indflydelse på Programmet. Se Programkoordinationsbilaget for projekter omfattet af Programmet.
De proaktive handlinger og beføjelser består af følgende:
• Leverandøren fører en risikolog relateret til Programmet, jf. punkt 1.1.
• Vurderer KOMBIT, at Leverandørens tiltag i forhold til risici mv. har været utilstrækkelige, kan KOMBIT kræve en ekstern, uvildig ekspert udpeget med henblik på dennes gennemgang af Projektet og anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer, jf. punkt 1.3
Alle omkostninger, der er forbundet med proaktive handlinger og iværksættelsen af proaktive beføjelser til afhjælpning af konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer omtalt i dette punkt 1, afholdes alene af Leverandøren.
Dette gælder dog ikke, hvis Leverandøren kan dokumentere, at de konstaterede risici/leveranceproblemer skyldes KOMBITs, kommunernes eller disses leverandørers forhold. I sådanne tilfælde skal Leverandøren straks redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra KOMBITs, kommunernes eller disses leverandørers og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf. Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som Leverandøren ikke er ansvarlig for, skal Leverandøren give KOMBIT et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til betaling for udover Kontraktsummen ikke iværksættes, før KOMBITs skriftlige godkendelse heraf foreligger.
1.1. Risikolog relateret til Programmet
Som supplement til statusrapporteringens risikolog, beskrevet i Bilag 2.2, skal Leverandøren i en selvstændig risikolog relateret til Programmet beskrive de identificerede risici for Projektet, eller risici for andre Projekter i Programmet som følge af forhold i Projektet, herunder navnlig forsinkelser og andre påvirkninger, der er afhængige af eller påvirker projekter i Programmet, jf. bilag X, samt eventuelle aktuelle leveranceproblemer, der udspringer af eller kan påvirke tidsplaner, leverancer, afhængigheder mv. i projekter under Programmet.
Risikologgen skal til enhver tid være elektronisk tilgængelig for KOMBIT på et projektsite eller lignende og skal løbende opdateres. Opdateringer skal være udført senest den 5. i hver måned frem til driftsprøvens beståelse. Konstaterer Leverandøren ændringer i status vedrørende risici, jf. punkt 1.1.1, skal Leverandøren uden ugrundet ophold og senest inden for tre Arbejdsdage efter konstateringen heraf opdatere risikologgen, herunder med en fyldestgørende beskrivelse af de konstaterede risici, idet Leverandøren samtidig hermed skriftligt skal orientere KOMBIT om opdateringen.
Der er som underbilag 8.X vedlagt udkast til risikolog relateret til Programmet,
[Tilbudsgiveren skal som et underbilag vedlægge et bilag 8.X som udkast til risikolog relateret til Programmet. Kunden lægger vægt på, at Tilbudsgivers udkast illustrerer, at Tilbudsgivers risikolog er let overskuelig med klar indikation af og opdeling mellem identificerede risici, planlagte og iværksatte proaktive handlinger]
Risikologgen skal indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici, herunder
• Leverandørens vurdering af alvoren af hver konstateret risiko,
• En beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf,
• En handlingsplan med de proaktive handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre eller reducere omfanget af disse risici for Projektet og/eller for andre Projekter i Programmet.
Leverandøren skal imødekomme KOMBITs rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som KOMBIT måtte have konstateret.
KOMBIT kan endvidere kræve, at Parterne mødes med henblik at drøfte de identificerede risici . På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver enkelt risiko og de proaktive handlinger, der skal foretages. Det skal tillige drøftes, hvorledes hver risiko kan influere Programmet, og hvilke handlinger, som skal fremlægges for Programmets koordinations fora.
Konstaterer Leverandøren særlige eller kritiske risici under Projekt, jf. punkt 1.1.1, skal Leverandøren uden ugrundet ophold – og senest inden udløbet af de i pkt. 1.1.2 nævnte frister - iværksætte relevante proaktive handlinger til at afhjælpe eller reducere de konstaterede risici.
Dette gælder tilsvarende, hvis KOMBIT eller en af denne antaget, ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici.
Leverandøren skal således, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte et eller flere proaktive handlinger, indtil de konstaterede risici er afhjulpet eller begrænset mest muligt.
Leverandørens handlinger kan inkludere opfordringer til Programmet, herunder i forhold til handlinger der kan iværksættes i andre Projekter under Programmet. Programmet er dog ikke forpligtet til at følge disse opfordringer.
Leverandøren skal som led i sin almindelige afrapportering til Projektet skriftligt redegøre for de proaktive handlinger, Leverandøren agter at gennemføre.
Afhængig af arten og omfanget af de relevante proaktive handlinger skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for ti (10) Arbejdsdage i tilfælde af særlige risici og fem (5) Arbejdsdage i tilfælde af kritiske risici.
I det omfang iværksættelse af en eller flere af de proaktive handlinger forudsætter KOMBITs godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor KOMBITs godkendelse eller stillingtagen foreligger.
1.1.3. Uenighed om risikovurdering eller relevante proaktive handlinger
Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, eller indholdet af risikologgen eller lignede, herunder relevante proaktive handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici, håndteres dette i overensstemmelse med Kontraktens punkt 52.1 om Tvistløsning og 53 om Øvrige tvister.
Indtil afgørelse foreligger, er KOMBIT berettiget til at kræve, at Leverandøren agerer i henhold til KOMBITs risikovurdering og iværksætter de proaktive tiltag, der af KOMBIT skønnes fornødne til afhjælpning heraf, medmindre dette ikke er muligt, eller hvis det er urimelig byrdefuldt for Leverandøren, for eksempel af tekniske eller omkostningsmæssige årsager.
Konstateres det efterfølgende, (i) at KOMBITs risikovurdering var fejlagtig, (ii) at de krævede tiltag var unødige eller uhensigtsmæssige, eller (iii) at de konstaterede risici var begrundet i KOMBITs forhold, er Leverandøren berettiget til kompensation for Leverandørens rimelige og dokumenterede påførte meromkostninger.
Konstaterer KOMBIT, at Leverandøren er i forsinkelse, herunder efter Leverandørens meddelelse om potentiel eller indtrådt forsinkelse, jf. Kontraktens punkt 43.1 om Leverandørens underretningspligt, eller konstatering af særlige eller kritiske risici, jf. punkt 1.1.1, kan KOMBIT anmode Leverandøren om, at udarbejde et udkast til korrektionsplan.
I udkastet til korrektionsplanskal Leverandøren redegøre for alle relevante forhold og som minimum for følgende:
• de problemer, som forsinkelsen/den potentielle forsinkelse grunder i,
• hvilke aktiviteter Leverandøren vil omprioritere så den samlede tidsplan, herunder alle Fælles milepæle, stadig fastholdes,
• hvordan Leverandøren vil sikre, at den i korrektionsplanen foreslåede tidsplan overholdes samt
• hvilke ændringer i Kontrakten, som korrektionsplanen giver anledning til, idet Leverandøren samtidig skal komme med forslag til eventuelle ændringer i Kontrakten, herunder bilag. Ændringsforslag til Kontrakten skal forelægges skriftligt med klare ændringsmarkeringer og angive, hvorledes krav og beskrivelser i Kontrakten vil alternativt vil blive opfyldt, herunder navnlig tidsplanen.
Udkastet skal skrifteligt forelægges KOMBIT til godkendelse snarest muligt, dog senest fem Arbejdsdage fra KOMBITs anmodning.
Såfremt KOMBIT ikke godkender udkastet til korrektionsplan, skal KOMBIT hurtigst muligt meddele grundene hertil til Leverandøren. Leverandøren skal senest 5 Arbejdsdage efter KOMBITs meddelelse udarbejde et nyt udkast til korrektionsplan.
KOMBIT kan vælge, hvorvidt KOMBIT vil godkende korrektionsplanen eller gøre brug af sine misligholdelsesbeføjelser i henhold til Kontraktens kapitel XII om misligholdelse, eller anmode Leverandøren iværksætte proaktive handlinger, jf. punkt 1.1.1 i anledning af forsinkelsen.
Såfremt KOMBIT godkender korrektionsplanen, gennemføres kontraktstyring i overensstemmelse med Kontraktens punkt 47, idet de ved korrektionsplanen godkendte ændringer, herunder i relation til tidsplan, herefter er gældende.
Vurderer KOMBIT, at Leverandørens hidtidige tiltag har været utilstrækkelige skal Leverandøren på KOMBITs anmodning udpege en ekstern, uvildig ekspert med henblik på dennes gennemgang af Projektet og anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer.
Leverandøren skal senest fem Arbejdsdage fra modtagelse af KOMBITS anmodning foreslå, hvilken ekspert der inddrages og forelægge tids- og aktivitetsplan for gennemgangen for KOMBIT. Den af Leverandøren foreslåede ekspert og tids- og aktivitetsplan skal godkendes af KOMBIT. KOMBIT må ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens foreslåede ekspert eller plan.
Leverandøren skal sikre at eksperten igangsætter gennemgangen af Projektet senest fem Arbejdsdage efter KOMBITs godkendelse af eksperten.
Leverandøren skal på KOMBITs anmodning iværksætte Implementering af den uvildige eksperts anbefalinger uden ugrundet ophold, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at disse ikke er mulige at gennemføre af tekniske eller organisatoriske grunde eller vil være forbundet med væsentlige omkostninger for Leverandøren, som ikke står mål med de gavnlige effekter for Projektet, der vil kunne opnås ved at gennemføre dem. Såfremt KOMBIT påtager sig at dække 50 procent eller mere af Leverandørens omkostninger forbundet med implementeringen af den uvildige eksperts anbefalinger, kan Leverandøren ikke nægte at gennemføre disse med henvisning til, at disse efter Leverandørens opfattelse er uforholdsmæssigt store.
2. Plan for afhængigheder i Programmet
Leverandøren skal i afklaringsetapen i med bistand fra KOMBIT identificere alle Projektets kritiske eksterne afhængigheder. Dette omfatter dels de ydelser og leverancer fra Leverandøren, som er afhængig af andre projekter i Programmet - dels de ydelser og leverancer, som Leverandøren er bekendt med, at andre Projekter i Programmet er afhængige af.
Med udgangspunkter i de identificerede leverancer og ydelsers sammenhæng skal Leverandøren udarbejde en plan for kritiske eksterne afhængigheder, dvs. planlægge de leverancer og ydelser hvor en ekstern forsinkelse vil kunne påvirke det estimerede sluttidspunkt for Projektet, eller hvor leverandøren er bekendt med, at en intern forsinkelse vil påvirke andre Projekter i Programmet.
Planen skal være udarbejdet og leveres til KOMBIT samtidig med Leverandørens reviderede forslag til Leverancebeskrivelse, jf. Kontraktens punkt 12.5.
Planen for kritiske eksterne afhængigheder skal vedligeholdes af Leverandøren gennem hele Projektet. På KOMBITS anmodning skal Leverandøren fremsende opdateret Plan for kritiske eksterne afhængigheder.
Leverandørens Plan for kritiske eksterne afhængigheder vil løbende indgå i Programkoordinationsforum og vil blive fremlagt for øvrige deltagere i programkoordinationsforummet.
Planen må aldrig udgøre et forbehold for det af Leverandøren tilbudte i henhold til Kontrakten med aftalte ændringer, herunder Leverandørens Løsningsbeskrivelse jf. underbilag 2.2, Tidsplan jf. bilag 1, Priser og betalingsplan jf. bilag 5, Samarbejdsorganisation jf. bilag 8 osv.
3. Udvidet udskydelsesret
3.1. KOMBITS udskydelsesret af Projektet
Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 20 Arbejdsdage har KOMBIT ret til 5 gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i tidsplanen fastsat tidsfrist. Leverandøren kan i drøftelserne med KOMBIT alene kommentere og komme med forslag på baggrund af KOMBITs overvejelser om udskydelse og har således ingen beslutningskompetence i forhold til udskydelsen.
I forbindelse med varslet om udskydelse skal KOMBIT meddele Leverandøren årsag til udskydelse samt udskydelsens forventede antal Arbejdsdage, idet KOMBITs udskydelsesret ikke kan overstige 60 Arbejdsdage for hver udskydelse.
Udskydelsesperioder kan ligge i forlængelse af hinanden, således at KOMBIT i en periode, hvor Projektet og/eller en eller flere frister allerede er udskudt, kan udskyde Projektet og/eller frister yderligere med op til 60 Arbejdsdage. KOMBITs yderligere udskydelse skal i sådanne tilfælde ske med et varsel på mindst fem Arbejdsdage.
Leverandøren skal parallelforskyde alle tidsfrister med samme antal Arbejdsdage som en udskydelse. Leverandøren skal i den forbindelse ændre såvel den overordnede som den aktuelle detaljerede tidsplan, jf. bilag 1, i overensstemmelse hermed.
Ved KOMBITs varsel om udskydelse er Leverandøren forpligtet til at undersøge om, det er muligt at ændre i rækkefølgen på Delleverancerne og/eller Iterationer, og i givet fald komme med forslag til ændringer i rækkefølgen, således at der kan opretholdes en fremdrift i Projektet. KOMBIT er ikke forpligtet til at acceptere Leverandørens forslag til ændringer.
Såfremt KOMBIT kan godkende ændringen i Delleverancerne og/eller Iterationer, kan Leverandøren kræve rimelige, dokumenterede direkte omkostninger forbundet med ændringen godtgjort.
Rimelige omkostninger til udarbejdelse af ændringsforslag kan godtgøres af KOMBIT, hvis KOMBIT på forhånd har godkendt et estimat på udarbejdelsen af ændringsforslaget, og omkostningerne ikke fraviger .
3.2. Genoptagelse af Projektet
Er Projektet blevet udskudt i henhold til punkt 3.1, skal Leverandøren efter et skriftligt varsel fra KOMBIT på mindst ti Arbejdsdage genoptage Projektet. Gives et sådant varsel ikke, skal Projektet genoptages ved udløbet af udskydelsen. Er Projektet således udskudt med 20 Arbejdsdage, skal det automatisk genoptages den 21. Arbejdsdag regnet fra udskydelsens start.
Ved genoptagelse af Projektet skal Leverandøren allokere de samme nøglemedarbejdere til Projektet som var tilknyttet Projektet før udskydelsen, medmindre disse nøglemedarbejdere er udskiftet i overensstemmelse med punkt 19.5.
Der gennemføres ved Projektets genoptagelse et indledende afklarings- og planlægningsmøde, hvor eventuelle behov for ændringer drøftes. Eventuelle ændringer skal gennemføres i overensstemmelse med kapitel X. Projektet skal herudover gennemføres på uændrede vilkår.
3.2.1. Leverandørens vederlag ved KOMBITs udskydelse af projektet
Xxxxxxxxxx til Leverandøren udskydes med det antal Arbejdsdage, som Projektet og/eller frister er udskudt.
Såfremt KOMBIT ønsker at udskyde Projektet, kan Leverandøren betinge sig, at KOMBIT betaler den dagspris, der fremgår af Bilag 5, som fuld og endelig godtgørelse for hver Arbejdsdag Projektet er udskudt med indtil Projektet genoptages.
4. Leverandørens forpligtelse til at begrænse konsekvenser af forsinkelse af leverancer fra KOMBIT
4.1.1. Meddelelse om manglende deltagelse
Deltager KOMBIT ikke i Projektet som forudsat i bilag 9 eller som angivet i Kontrakten, herunder med de fornødne leverancer eller indsigt, og medfører KOMBITs manglende deltagelse, at en eller flere af de i Bilag 1 aftalte tidsfrister forsinkes, skal Leverandøren meddele dette skriftligt til KOMBIT uden ugrundet ophold.
Forsinkelsen kan først gøres gældende fra det tidspunkt, hvor deltagelsen skulle have fundet sted, og under forudsætning af, at Leverandøren har givet skriftlig meddelelse herom til KOMBIT. Manglende meddelelse om manglende deltagelse medfører således, at forsinkelsen ikke kan henregnes til KOMBIT.
4.1.2. Omprioritering
Ved konstateringen af KOMBITs manglende medvirken skal Leverandøren søge at fremrykke eller ændre på rækkefølgen af arbejde og leverancer, således at tidsplaner ikke påvirkes. I Leverandørens meddelelse til KOMBIT, jf. punkt 4.1.1, skal Leverandøren redegøre for, hvilket arbejde der fremrykkes, herunder med en revideret tidsplan, samt konsekvenser for Projektet,
herunder betalingsplanen, og i forhold til afhængige projekter under Programmet, jf. bilag X, til KOMBIT. Ændringer kan kun gennemføres efter skriftligt samtykke fra KOMBIT.
Kan Leverandøren i redegørelsen godtgøre, at arbejde ikke kan fremrykkes, men at Leverandøren med en ekstra indsats vil kunne overholde tidsplanen, jf. bilag 1, skal Leverandøren i meddelelsen til KOMBIT give et begrundet estimat over meromkostningerne forbundet hermed. Såfremt KOMBIT godkender estimatet, skal bilag 5 opdateres i overensstemmelse med hermed, jf. punkt 47, hvorefter Leverandøren skal iværksætte arbejdet.
Hvis Leverandøren kan godtgøre, at arbejde og/eller leverancer ikke kan fremrykkes eller flyttes, har Leverandøren ret til en saglig begrundet udskydelse af sine tidsfrister samt til renter af eventuelle udskudte betalinger. KOMBIT skal endvidere godtgøre Leverandørens dokumenterede meromkostninger forårsaget af KOMBITs manglende medvirken, dog først fra det tidspunkt, hvor Leverandøren skriftligt har reklameret over KOMBITs manglende medvirken.