Databehandleraftale

Databehandleraftale

Mellem

Den dataansvarlige:

Arrangøren

og

Databehandleren Eventbilletten ApS CVR 36045043

Syvstjernen 8

5330 Munkebo Danmark

1 Indhold

2 Baggrund for databehandleraftalen 3

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4

4 Databehandleren handler efter instruks 4

5 Fortrolighed 4

6 Behandlingssikkerhed 5

7 Anvendelse af underdatabehandlere 5

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 7

9 Bistand til den dataansvarlige 7

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 9

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 9

12 Tilsyn og revision 9

13 Parternes aftaler om andre forhold 10

14 Ikrafttræden og ophør 10

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren 11

Bilag A Oplysninger om behandlingen 12

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere 14

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 16

Bilag D Parternes regulering af andre forhold 20

2 Baggrund for databehandleraftalen

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”: [Handelsbetingelser for arrangør], som er indgået via xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxx/#xxx.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via kontaktoplysninger oplyst ved bestilling af systemet.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

● at den dataansvarlige kan anvende Clubcommander systemet, som ejes og administreres af databehandleren, til at sælge billetter, samt til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarliges medlemmer, f.eks. til optælling af medlemsantal og til at udsende nyhedsbreve.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

● at databehandleren stiller Clubcommander systemet til rådighed for den dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om den dataansvarliges medlemmer på virksomhedens servere.”

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

● Navn, profilnavn og profilbillede, alias (hvis aktiveret), adresse, postnummer, by, email, telefonnummer fødselsdagsdato, køn, ordre-id, betalingsdato, kortnummer (De sidste 4 cifre), ordrehistorik, forumindlæg, og afstemninger.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

● Personer, der har købt en billet online via Clubcommander systemet hos den dataansvarlige.

● Personer, der bliver tilmeldt manuelt i Clubcommander systemet, af dataansvarlige.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

● Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

B.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

● Se og lave udtræk af deltagerlister til events og hold, samt udtræk af medlemsdatabase til f.eks nyhedsbrev, Mailchimp, Tournement director og Kluboffice.

● Redigere bruger/profilinformation

● Søge medlemmer, ordrehistorik, kortnummer (kontrol af de sidste 4 cifre) og resultater.

● Tilmelde og afmelde personer på deltagerliste

B.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet afspejler, at der er tale om behandling af almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om ”ikke følsomme personoplysninger”, hvorfor der er etableret et ”normalt sikkerhedsniveau”.

Eventbilletten foretager stikprøvekontrol ved fremmøde til events link til handelsbetingelser.

Alle betalings transaktioner behandles af underleverandører, i skærpet og krypteret form.

Dataansvarlig har mulighed for at hente data ned fra systemet til udsendelse af Nyhedsbreve. Det er Dataansvarliges ansvar at slette data, efter nyhedsbrevet er udsendt, det værende på print eller i elektronisk form, således at der ikke findes persondata udenfor systemet i længere tid end det er relevant for at udsende nyhedsbreve eller foretage andre, relevante og aftalte handlinger.

B.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos den dataansvarlige, indtil databehandler anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret. Dette naturligvis med undtagelse af data opbevaret for at lave op til kravene i bogføringsloven, hvidvaskningsloven og andre nuværende eller fremtidige lovgivninger eller direktiver.

B.4 Lokalitet for behandling

Ikke relevant, men alle der behandler data er under denne aftale og ansat af eller under en kontrakt/aftale med Eventbilletten.

B.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Ikke relevant

B.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige føre tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

B.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Ikke relevant

Denne aftale træder i kraft 25. maj 2018 (v1.0)