Aftale mellem Aalborg Kommune og
Aftale mellem Aalborg Kommune og
Det Hem’lige Teater for perioden
1.- 1. 2012 – 31.12. 2015
Aalborg Kommune Skole- og Kulturforvaltningen
Kulturområdet Godthåbsgade 8 9931 3131
9400 Nørresundby
Forord:
Formålet med denne aftale er at skabe et udviklings- og dialogredskab mellem Aalborg Kom- mune og Det Hem’lige Teater, der kan være med til at fremme teaterlivet i Aalborg. Aftalen er ikke dækkende for hele teatrets virke, men peger på en række områder, som Det Hem’lige Teater og Skole- og Kulturforvaltningen er enige om, at der fokuseres på i de kommende år.
Aftalen skal give bestyrelse og daglig ledelse bedre mulighed for at træffe langsigtede beslu t- ninger og igangsætte målrettede tiltag. Derfor er det vigtigt, at aftalen er et overskueligt og an- vendeligt værktøj, som skaber klarhed om rammen for den fremtidige drift og samtidig giver den frihed, der muliggør hurtige beslutninger.
Selv om aftalen udstikker den formelle ramme for driften af Det Hem’lige Teater, skal den ikke opfattes som noget endeligt, men som et udgangspunkt for en fortløbende dialog og et kon- struktivt samarbejde mellem Det Hem’lige Teater og Aalborg Kommune.
Aftalen, som er gældende indtil 31.12. 2015, indeholder udover specifikke oplysninger om det kommunale driftstilskuds størrelse, afgrænsning af ansvar og kompetence også operationelle udviklingsmål, som ønskes opnået indenfor aftaleperioden.
Forretningsområde og formål:
Det Hem’lige Teaters forretningsområde er følgende:
• At producere forestillinger og events med amatører og semiprofessionelle i Aalborg Kommune. Det være sig store, spektakulære, udendørs sommerforestillinger, mere tradi- tionelle forestillinger i salen, skoleforestillinger i samarbejde med byens virksomheder, dramatiserede historiske byvandringer, forestillinger til brug i undervisnings- og oplys- ningssammenhæng osv.
• At fungere som ”åben scene” over for vækstlag, skoler, ungdomsklubber m.fl. hvorved forstås, at Det Hem’lige Teater stiller lokaler, teknisk udstyr og know how til rådighed for lokale teatergrupper i det omfang, det er muligt i forhold til teatrets egne aktiviteter.
• At administrere øvelokalerne på skydebanevej og hos Det Hem’lige Teater.
• At samarbejde med skoler, ungdomsklubber, aftenskoler m.fl. og give mulighed for at lave aftaler om undervisning og direkte medvirken ved produktion af forestillinger.
Det Hem’lige Teaters formål er følgende:
• At give mulighed for at ambitiøse og interesserede indenfor teaterområdet får lejlighed til at udvikle sig via produktion og undervisning.
• At bidrage til Aalborgs Kulturliv med en kunstnerisk linje, der tilfører byens kulturelle profil nye facetter af teaterlivet.
Udviklingsmål:
Udover Det Hem’lige Teaters overordnede formål defineres følgende udviklingsmål, som ønskes opfyldt i aftaleperioden.
• At Det Hem’lige Teater skaber rammer for nye teatergrupper og initiativer og tilbyder kon- sulentbistand inden for områderne lys og lyd, scenografi, økonomi og regnskab, markeds- føring, forenings-etablering og organisation, samt på det kunstneriske område.
• At Det Hem’lige Teater forestår administrationen af øvelokalerne på Skydebanevej og hos Det Hem’lige Teater.
• At Det Hem’lige Teater arbejder seriøst og kontinuerligt med talentudvikling målrettet op- tagelse på skuespillerskolerne. Det sker bl.a. i form af et samarbejde med Aalborg Kom- mune om etableringen af et talentakademi med en teaterlinje.
• At Det Hem’lige Teater sætter yderligere fokus på talentudvikling med undervisning og fo- restillingsproduktioner for og med større børn og unge.
• At Det Hem’lige Teater fortsat benytter nye og utraditionelle muligheder omkring teater- form, målgrupper og samarbejdspartnere.
• At Det Hem’lige Teater ud over traditionelle forestillinger også udvikler og producerer events og dramatiske oplevelser, f.eks. i form af dramatiserede historiske byvandringer i samarbejde med Visit Aalborg, Hals Turistforening m.fl.
• At Det Hem’lige Teater producerer både små og store forestillinger til brug i undervis- nings- og oplysningssammenhæng.
Oplysningspligt og opfølgning på udviklingsmål:
Virksomhedsplan
Som et generelt tiltag stiller Aalborg Kommune krav til alle selvejende institutioner om, i hver byrådsperiode at udarbejde en virksomhedsplan. Det Hem’lige Teater skal udarbejde en virksomhedsplan, der understøtter teatrets formål og udmønter ovenstående ud- viklingsmål i operationelle kvalitative og kvantitative mål. Herunder beskrivelse af aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner.
Virksomhedsplanen, indeholdende økonomisk status, visioner og finansieringsplaner samt øvrige forhold efter Det Hem’lige Teaters egne ønsker, fremsendes senest 1. april 2015 til skole- og kulturforvaltningen. Den vil danne grundlag for en drøftelse i Skole- og Kulturud- valget og for fornyelse af den flerårige aftale med Aalborg Kommune.
Årsberetning og årlig opfølgning på udviklingsmål:
Ved regnskabsårets afslutning udarbejdes en årsberetning, hvoraf status, eventuel over- førsel til næste budgetår samt bemærkninger til regnskabsresultatet fremgår af det øko- nomiske resultat. Ligeledes er nøgletal for udviklingen af aktiviteter og økonomi obligatori- ske.
I forbindelse med årsberetningen udarbejdes en selvstændig kortfattet redegørelse for, hvor langt Det Hem’lige Teater er nået med opfyldelsen af ovennævnte udviklingsmål. Redegørelsen skal være meget konkret og relatere sig direkte til de opstillede ud- viklingsmål.
Årsberetningen og redegørelsen behandles af Kultur- og Fritidsafdelingen og forelægges Skole- og Kulturudvalget til orientering.
Tilskud:
Det Hem’lige Teaters drift er baseret på kommunale tilskud suppleret af egenindtjening, øvrige offentlige tilskud, private fonde og sponsorstøtte.
Det Hem’lige teater modtager et årligt driftstilskud fra Aalborg Kommune. For kalenderåret 2012 ser tilskudsbeløbene således ud:
Årstal | Bruttobevilling | Husleje | Driftstilskud |
2012 | 1.407.609 kr. | 0 | 1.407.609 kr. |
2013 | 1.407.609 kr. | 0 | 1.407.609 kr. |
2014 | 1.407.609 kr. | 0 | 1.407.609 kr. |
2015 | 1.407.609 kr. | 0 | 1.407.609 kr. |
Tilskuddet bliver justeret med den faktiske lønfremskrivning i de kommunale budgetter. | |||
Aftalen tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men forhindrer ikke, at der i forbindelse med by- rådets årlige budgetbehandling kan ske ændringer i tilskuddet med deraf følgende konse- kvensrettelse i de formulerede udviklingsmål. Aktuelt kan der, i forbindelse med en eventuel etablering af et talentakademi på Det Hem’lige Teaters adresse i Kjellerupsgade, ske ompriori- teringer af tilskudsmidlerne, fra Det Hem’lige Teater til talentakademiet. Sådanne ompriorite- ringer vil kunne ske uafhængigt af budgetbehandlingen.
Ændring af institutionens samlede tilskudsbevilling kan i øvrigt finde sted i forbindelse med genforhandling af aftalen.
Iværksættelse af aktiviteter med henblik på at forøge indtægterne er en naturlig forudsætning for teatrets drift og forudsætter ikke forudgående accept fra Skole- og Kulturforvaltningen, så længe aktiviteterne holdes inden for kommunalfuldmagtens grænser og relaterer sig til Det Hemlige Teaters formålsparagraf.
Økonomi:
Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Skole- og Kulturforvaltningen i forbindelse med ved- tagelsen af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetaling af tilskuddet sker automatisk fordelt på 12 rater.
Det Hem’lige Teater skal inden den 1. maj hvert år indsende et, af minimum registreret revisor, revideret og bestyrelsesgodkendt regnskab til Skole- og Kulturforvaltningen. Regnskabet ud- arbejdes i overensstemmelse med god bogføringsskik.
Endvidere gælder Aalborg Kommunes administrative forskrift nr. 26 for Aalborg Kommunes samarbejde med selvejende institutioner.
Overførsel mellem årene:
Overførsel af mindre-/merforbrug følger de til enhver tid gældende regler for selvejende institu- tioner.
Løn og personaleforhold:
Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institu- tionens daglige ledelse. Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormeringer, hvorfor an- tallet af ansatte og finansieringen af disse, alene er et forhold mellem den kunstnerisk / admi- nistrative leder og institutionens bestyrelse.
Ændringer i indplacering af leder skal forelægges byrådet gennem Skole- og Kulturforvaltnin- gen efter de til enhver tid gældende regler.
Vedligeholdelse:
Aalborg Kommune stiller i aftaleperioden faciliteter til rådighed for Det Hem’lige Teater og ar- bejder løbende på at stille de bedst egnede lokaler til rådighed for teatrets virke, dog skal det bemærkes at:
- den indvendige drift og vedligeholdelse administreres i henhold til de til enhver tid gæl- dende regler for vedligeholdelse af kommunale bygninger til kulturelle formål.
- den udvendige vedligeholdelse påhviler Aalborg Kommune i lighed med andre kommuna- le bygninger.
Kontraktprocedure:
Nærværende aftale forelægges Skole- og Kulturudvalget, og kan først træde i kraft efter Byrå- dets godkendelse.
I tilfælde af misligholdelse af nærværende aftale kan det kommunale tilskud bortfalde. Vedrø- rende misligholdelse af aftalen gælder dansk rets almindelige regler.
Dog betragtes det altid som en væsentlig misligholdelse:
- hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse,
- hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes.
Aftalen er uopsigelig i aftaleperioden og løber frem til 31. December 2015. Genforhandling af indeværende aftale finder sted ultimo 2015.
Aftale indgået og underskrevet den 2012:
For Det Hem’lige Teater For Skole- og Kulturforvaltningen:
Bestyrelsesformand Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxx Anne-Xxxxx Xxxx
Kunstnerisk leder Direktør
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxx