Standardkontraktsbestemmelser
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandle- rens behandling af personoplysninger
mellem
[LAND]
[POSTNUMMER OG BY]
[ADRESSE]
[CVR-NR]
[NAVN]
CVR
herefter ”den dataansvarlige”
og
FutureLink Solutions ApS’
CVR36401184
Klausdalsbrovej 601
2750 Ballerup Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databe- skyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behand- ling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parla- mentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbin- delse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af BatchFlow-suiten behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem par- terne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlin- gens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behand- lingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af person- oplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gen- nemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter da- tabeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemid- ler, der må ske behandling af personoplysninger.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlin- gen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være doku- menteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af perso- ner, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgan- gen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hen- syntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som be- handlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssy- stemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige infor- mation til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den data- ansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rå- dighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående på forhånd at have adviseret den dataansvarlige. Databehandleren vil i praksis advisere dette, når der logges på BatchFlow-platformen, hvor brugeren vil blive mødt med en notifikation.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behand- lingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databe- skyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder da- tabehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges an- modning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestem- melser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehand- leraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i
databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysnin- gerne.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordnin- gens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandle- ren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlems- staternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan under- retning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en interna- tional organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databe- skyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databe- skyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller be- grænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er til- gængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikker- heden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske perso- ners rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensana- lyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databe- handleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtel- ser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at fore- tage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal
bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den data- ansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registre- ringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttel- sesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og under- databehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyn- dighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysnin- ger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Navn Stilling
Telefonnummer E-mail
Underskrift
[NAVN] [STILLING]
[TELEFONNUMMER]
[E-MAIL]
På vegne af databehandleren
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
Stilling CEO
Telefonnummer x00 00000000
E-mail xxx@xxxxxxxxxx.xx Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn Stilling
Telefonnummer
[NAVN] [STILLING]
[TELEFONNUMMER]
[E-MAIL]
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
Stilling CEO
Telefonnummer x00 00000000
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med behandlingen er at levere BatchFlow-ydelsen.
Ydelsen afhænger af, om løsningen er On-premise (hostes af kunden selv) eller Cloud (hostes af FutureLink). Cloud inkluderer hosting og drift af systemet hos FutureLinks hostingpartner samt løbende opdateringer.
Ved on-premise står kunden selv for hosting og drift af systemer, og support til dette afregnes efter forbrugt tid. Løbende opdateringer er tilgængelige, og opdateringer af systemet foretages af FutureLink og afregnes efter for- brugt tid.
Ved begge løsninger afregnes generel support iht. FutureLinks Supportbetingelser. (Disse kan findes på vores hjem- meside)
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
At databehandleren ved anvendelse af sine IT-systemer behandler, herunder opbevarer, personoplysninger om den dataansvarliges kunder
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Alle typer af personoplysninger, der behandles, er i kategorien almindelige personoplysninger (ikke-følsomme). Almindelige kontaktoplysninger på de personer, der er kontakter hos den Dataansvarlige
Registrering af brugere af systemet med: navn, telefonnummer, e-mail samt brugerniveau: fx demo, godkender, bogholder, administrator.
Brugernes eventuelle indtastede personoplysninger ved brug af BatchFlow-suiten (dette ser og tilgår Databehand- leren ikke, medmindre Databehandleren på den Dataansvarliges opfordring bistår med fejlretning og support på specifikke data).
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Kunder og deres slutbrugere
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandling følger det kontraktlige kundeforhold
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Rackhosting ApS | 15777176 | Xxxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxxxxx | Hostingleverandør |
ECIT DIGITAL AS | 955466330 | Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Nor- way | OCR-afløftning af dokumenter |
Kofax Danmark A/S | 19234509 | Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Lyngby | OCR-afløftning af dokumenter |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden at advisere den dataansvarlige– gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren må behandle Personoplysningerne med henblik på levering af BatchFlow-ydelsen
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Behandlingen omfatter en mindre mængde almindelige personoplysningen, hvorefter der skal etableres et mellem sikkerhedsniveau
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
• Al kommunikation fra slutkunder til FutureLinks servere foregår krypteret via SSL/TLS
• Alle servere og arbejdsstationer er beskyttet af firewalls. Adgang til administration af servere er styret så- ledes, at det kun er godkendt personale fra godkendte fysiske placeringer, der kan tilgå serverne
• API-adgang sikres med et unikt serienummer pr. kunde
• Der benyttes endpoint protection på alle servere og på alle arbejdsstationer, der tilgår serverne
• Serverne og arbejdsstationer patches regelmæssigt med sikkerhedsopdateringer
• Der skal være ”revisionsspor”, så alle aktiviteter vedr. behandling af fakturaer logges
• Der skal være etableret en proces til change management og opgavehåndtering
• Der skal være etableret en proces, der beskriver, hvordan ændringer implementeres fra test til driftssyste- mer
• Der skal være en proces for håndtering af onboarding og offboarding af medarbejdere, der har adgang til serverne
• Alle password gemmes krypteret
• Der skal være mulighed for 2-trinsgodkendelse for slutbrugere af BatchFlow
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvar- lige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
• Al kommunikation fra slutkunder til FutureLinks servere foregår krypteret via SSL/TLS
• Alle servere og arbejdsstationer er beskyttet af firewalls. Adgang til administration af servere er styret så- ledes, at det kun er godkendt personale fra godkendte fysiske placeringer, der kan tilgå serverne
• API-adgang sikres med et unikt serienummer pr. kunde
• Der benyttes endpoint protection på alle servere og på alle arbejdsstationer, der tilgår serverne
• Serverne og arbejdsstationer patches regelmæssigt med sikkerhedsopdateringer
• Der skal være ”revisionsspor”, så alle aktiviteter vedr. behandling af fakturaer logges
• Der skal være etableret en proces til change management og opgavehåndtering
• Der skal være etableret en proces, der beskriver, hvordan ændringer implementeres fra test til driftssyste- mer
• Der skal være en proces for håndtering af onboarding og offboarding af medarbejdere, der har adgang til serverne
• Alle password gemmes krypteret
• Der skal være mulighed for 2-trinsgodkendelse for slutbrugere af BatchFlow
• Der er installeret antivirus på enheder, hvorfra der kan tilgås personoplysninger
• Medarbejdere med adgang til personoplysninger modtager oplæring og passende awareness-træ- ning
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilba- gelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
FutureLink Solutions ApS Klausdalsbrovej 601
2750 Ballerup
FutureLink Solution ApS medarbejderes hjemmearbejdsplads
Databehandleren har fastlagt retningslinjer for medarbejdernes behandling af personoplysninger ved anvendelse af hjemmearbejdspladser
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personop- lysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager hvert andet år en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens over- holdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når den data- ansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er over- ladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal årligt for egen regning indhente en revisionserklæring/inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af REVISIONSERKLÆRINGER/INSPEKTIONSRAPPORTER kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:
ISAE 3000, ISAE 3402, ISRS 4400 eller tilsvarende
Rapporten vil være tilgængelige på databehandlerens hjemmeside, hvor de årligt opdateres med den nyeste ind- hentede version. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i rapporten og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny rapport under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af rapporten, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestem- melser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Eller
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager årligt en inspektion af underdatabehandleren, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i an- den EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af tilsynet, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmel- ser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.