Rammeaftale – Delaftale 2
Rammeaftale – Delaftale 2
Nærværende Rammeaftale er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale.
Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse.
§ 1 Parterne
Nærværende Rammeaftale er indgået mellem
Ordregiver Varde Kommune Bytoften 1 6800 Varde Rammeaftaleansvarlig: Direkte tlf. nr. Mobil nr.: Mail: | Leverandør Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Rammeaftaleansvarlig: Direkte xxx.xx. Mobil nr.: Mail: |
I det følgende kaldet Ordregiver | I det følgende kaldet Leverandøren |
§ 2 Rammeaftalegrundlag
Nærværende Rammeaftale er indgået efter gennemført tilbudsindhentning på baggrund af Ordregivers annoncering af madservice som offentliggjort i juni 2015.
Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:
A. Rammeaftale mellem Leverandøren og Ordregiver, inkl. rammeaftalebilag
B. Annonceringsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå
C. Eventuelle spørgsmål og svar
D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne – herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde
E. Leverandørens evt. 2. tilbud af dd.mm.åååå
F. Leverandørens 1. tilbud af dd.mm.åååå
Leverandøren forpligter sig ved nærværende Rammeaftale til at levere de i Rammeaftalen nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
§ 3 Rammeaftalens omfang
Produktion, pakning og udbringning af én hovedret, herunder diæter og ønskekost, til visiterede borgere som er hjemmeboende, i fuld overensstemmelse med kravene i det samlede Rammeaftalegrundlag.
Servicelovens § 91 vedrørende frit valg er gældende for nærværende Rammeaftale. Loven har til formål at sikre, at borgere i eget hjem, der er visiteret til madservice, har frit leverandørvalg.
Leverandøren er således med indgåelse af nærværende rammeaftale indforstået med at være én af flere leverandører af samme produkter og ydelser.
§ 4 Rammeaftaleperiode
Rammeaftalen gælder fra 1. januar 2016 frem til 31. december 2019.
Aftalen kan herefter forlænges med op til 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest seks (6) måneder før Rammeaftalen udløber, i modsat fald ophører Rammeaftalen uden særskilt opsigelse.
Ordregiver er berettiget til at opsige rammeaftalen med tre (3) måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af Rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes.
§ 5 Levering og bestilling
Levering
Der skal foretages levering én gang om ugen på en hverdag til borgerens adresse, med mindre andet er aftalt. Levering skal ske mellem 8.00 og 18.00 og aftales med borgeren. Den aftalte leveringstid må maksimalt afviges +/- 30 min. Ved større afvigelse skal Leverandøren kontakte borgeren telefonisk med henblik på aftale om ændret leveringstidspunkt. Der kan i så fald ikke faktureres mere end ét udbringningsgebyr.
Hvis borgeren ikke har mulighed for selv at åbne døren, udleveres nøgle til Leverandøren. Der skal i så fald underskrives nøglekvittering.
Ved udbringning stiller Leverandøren maden i køleskabet, hvis borgeren ikke selv er i stand hertil. Endvidere skal Leverandøren om relevant give vejledning om sidste anvendelsesdato for madrester fra forudgående udbringning, opvarmningsmetoder, næste udbringningsdato samt yde nødvendig service med åbning af f.eks. fast tillukkede beholdere m.v.
I tilfælde af papirbaserede bestillingssystemer skal Leverandøren aflevere og modtage bestillingssedler vedrørende kommende leveringer.
Såfremt der ikke er nogen hjemme til at modtage maden i det aftalte tidsrum, tages maden med retur. Borgeren kan evt. aftale med en nabo, at denne tager imod maden. Hvis borgeren ikke har indgået en aftale eller meldt afbud og ikke åbner døren, skal Leverandøren sørge for at opnå kontakt med borgeren eller pårørende. Hvis det ikke lykkes at få vished om, hvor borgeren opholder sig følges proceduren for ankomst til ”låst dør” som beskrevet i Indsatskataloget.
Leverandøren er endvidere forpligtet til at melde tilbage til Ordregivers visitation, såfremt der konstateres eller observeres problemer hos borgeren eller ændringer i borgerens behov.
Leverandøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse. Den bil, der anvendes til udbringning af måltiderne, må ikke benyttes til anden transport, der kan rejse tvivl om den hygiejniske kvalitet. Det er Leverandørens ansvar, at bilen altid er rengjort i tilstrækkelig omfang for forsvarlig transport af maden og er godkendt til formålet.
Det er Leverandørens ansvar at sikre, at øvrige regler i forhold til transportmiddel overholdes.
Ved udkørsel af maden skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes.
Ved dødsfald og akutte indlæggelser ophører leveringen samme dag, som Leverandøren modtager information om dette.
Hvis det som følge af tilmeldinger/afmeldinger generelt bliver nødvendigt permanent at ændre på aftalte leveringstidspunkter, skal nyt leveringstidspunkt varsles overfor borgeren med mindst 8 kalenderdages varsel. Ordregiver skal orienteres ved permanente ændringer af oprindeligt aftalte ruter og leveringstidspunkter.
Fejlbehæftede leverancer
Forekommer der i en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives Leverandøren, er denne forpligtet til omgående - og for egen regning - at foretage omlevering.
Menuplan og bestilling
Leverandøren skal forestå den løbende praktiske information om madservice til borgerne, herunder udsendelse af menuplan og bestillingsseddel.
Leverandørens materiale og menuplan, skal være målrettet den ældre borger. Menuplaner/ bestillingssedler skal være udformet, så det er muligt at se, hvilke retter der er egnede til diabetikere og borgere med hjertekarsygdomme.
Materialet skal være udformet læseligt og overskueligt og menuplaner skal løbende foreligge for 4 uger.
Materialet sendes ud tidligst 4 uger før og senest 3 uger før første leveringsdag. Leverandøren sørger selv for at indsamle valgene hos borgerne. Gør en borger ikke brug af valgmuligheden, vælger Leverandøren og leverer det antal portioner, som fremgår af bevillingen.
Der skal foretages bestilling maksimalt 14 dage før aftalt levering. Bestilling skal ske direkte fra den enkelte borger til den valgte Leverandør.
Borgeren skal selv kunne foretage til- og framelding og ændring til menu direkte til Leverandøren fx via telefon, SMS, mail eller online via evt. elektronisk bestillingssystem.
Leverandøren skal sikre, at borgeren får fremsendt en kvittering for den afgivne bestilling således, at det er tydeligt for både borger og Leverandør, hvad der er bestilt.
§ 6 Til- og afmeldingsprocedure
Borger skal, med undtagelse ved dødsfald eller ved akut indlæggelse på sygehus, meddele afbestilling eller ændring i antallet af portioner senest kl. 12 dagen før næste levering.
Midlertidig eller varigt ophør af madservice skal i alle andre tilfælde opsiges af borger eller Ordregiver med X dages varsel. Ved pausering ud over 7 dage eller varigt ophør af madservice meddelt af borgeren, skal Leverandøren give besked til Visitationen. Hvis borgeren igen ønsker madservice, skal borgeren henvende sig til visitationen. Leverandøren må ikke genoptage levering uden tilsagn fra Ordregiver.
Ved for sen afmelding fra borger ydes Leverandøren erstatningshonorar med 100 % af normal takst for den for sent afmeldte leverance, svarende til den bevilgede madservice. Leverandøren skal kunne dokumentere for sen afbestilling.
Opstart af borgere
Borgere kan tilmeldes ordningen via Ordregiver på alle hverdage.
Leverandøren vil modtage tilmeldinger, omvisitation og afmeldinger elektronisk via Ordregivers omsorgssystem. Se nærmere i Rammeaftalebilag G, Kommunikation via omsorgssystem Leverandøren skal starte leverancen på førstkommende planlagte køredag, dog senest 8 dage efter ny bevilling til borger er modtaget fra Ordregiver. Opstartsdato aftales mellem visitation og Leverandør for hvert enkelte borger.
Ved akutbehov – f.eks. efter udskrivelse fra sygehus – skal det være muligt at iværksætte madservice dagen efter bevilling. Det vil sige, at ydelsen ved akut bestilling og genbestilling før kl. 12 på hverdage, kan leveres senest dagen efter.
Ved akut opstart af madservice, leveres efter menuplan valgt af leverandør, indtil førstkommende planlagte køredag.
Valg af leverandør
En borger har altid ret til at ændre sit leverandørvalg. Ændringer i leverandørvalg gennemføres ved borgerens personlige eller skriftlige henvendelse til Ordregiver. Leverandøren bliver varslet skriftligt med mindst en måneds varsel, eller efter nærmere indgået aftale mellem Ordregiver og Leverandøren.
§ 7 Krav til kostens sammensætning og borgernes valgmuligheder
Kosten skal tilrettelægges ud fra de gældende retningslinjer ”Anbefalinger for den danske institutionskost ”.
Der skal tages hensyn til borgerens alder og ernæringstilstand, og dermed også den enkeltes behov. Det skal være muligt, at bestille forskellige kostformer og diæter ift. gældende ”Anbefalinger for den danske institutionskost” samt ønskekost til borgere i den terminale fase jf. § 11.
Menuplanen skal følge årstiderne, og der skal produceres menuer tilpasset højtiderne i overensstemmelse med nedenstående oversigt og disse skal være indeholdt i prisen pr. portion til beboer i tilbudslisten).
Højtid | Menu |
Mortensaften | And |
Juleaften | And og ris a la mande |
Nytårsaften | Torsk og hamburgerryg |
Påskedag | Lam |
En gang ugentligt tilbydes såkaldt ”søndagsmenu”. Denne kan eksempelvis bestå af steg, koteletter, hamburgerryg mm.
§ 8 Portionsstørrelse
Portionsstørrelserne skal sikre, at borgeren bliver mæt, samt leve op til de ernæringsmæssige retningslinier der er beskrevet i ”Anbefalinger for den danske institutionskost ”.
Portionsstørrelserne tilpasses appetitten hos hhv. de raske og de syge/småtspisende og skal tage hensyn til borgerens alder og ernæringstilstand, og dermed også den enkeltes behov.
§ 9 Madens ernæringsindhold og energiprocentfordeling
Det kræves, at madens næringsindhold til enhver tid følger gældende retningslinjer og følger ”Anbefalinger for den danske institutionskost”.
Det er leverandørens ansvar at sikre et energiindhold i måltidet, som udgør 25 – 35 E% af borgerens samlede energibehov.
For småtspisende borgere, borgere med behov for konsistenstilpasset kost, samt for borgere på anden form for diætkost gælder, at anbefalinger for næringsstoffer og diætforeskrifter følges i forbindelse med tilberedning af maden.
Ordregiver kan til enhver tid udbede sig ernæringsberegnede menuplaner og opskrifter. Ordregiver er til enhver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og Leverandøren er forpligtet til - på opfordring fra Ordregiver - at sende prøver på dagens menu.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at foretage en kostanalyse, som fødevareregionen udarbejder. Lever kostanalysen ikke op til kravene i energifordelingen i hovedretten, skal Ordregiver forelægge undersøgelserne for Leverandøren. Leverandøren får inden for en periode på 1 md. (30 kalenderdage) fra Ordregivers meddelelse om den manglende opfyldelse, muligheden for at forbedre kosten, inden der foretages en ny kostanalyse. Lever Leverandøren fortsat ikke op til kravene, vil Ordregiver kunne kræve refusion af de måltider, som ikke har levet op til kravene med tilbagevirkende kraft.
§ 10 Variation i menuplanen
Variationen skal tage højde for borgernes præferencer og sikre valgmuligheder som beskrevet i Annonceringsbetingelsernes afsnit 1.2. Desuden gælder det for de enkelte måltider, at de skal være veltillavede og for måltiderne under ét gælder det, at de skal være varierede, samt at maden fremmer spiselysten.
Menuerne skal tage udgangspunkt i sæsonvarer og årstiderne, og menuplanen skal sammensættes af primært traditionelle retter, men med hensyntagen til nye ønsker fra brugerne. Både ældre og yngre menneskers ønsker til kost og madtraditioner skal tilgodeses
§ 11 Diæter og ønskekost
Det er et krav, at Leverandøren kan levere tilpassede kostformer, diæter, herunder lægeordinerede diæter, samt ønskekost til borgere i den terminale fase. Se nærmere herom i ”Anbefalinger for den danske institutionskost”.
§ 12 Hygiejne og egenkontrol samt kvalitetskontrol i øvrigt
Det er Leverandørens ansvar at leve op til de til enhver tid gældende regler for hygiejne og egenkontrol.
Leverandøren er forpligtet til at kontakte Ordregiver, hvis der opstår forhold af betydning for gennemførelsen af leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke Ordregivers forventede eller faktisk forsvarlige opfyldelse af forpligtelser overfor målgruppen.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til – uden beregning – at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og Leverandøren er forpligtet til – på opfordring fra Ordregiver – at sende prøver på dagens menu.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at aflægge uanmeldt kontrolbesøg hos Leverandøren for at konstatere, om produktion og udbringning foretages i overensstemmelse med rammeaftalen.
§ 13 Krav til mærkning
Alle færdigpakkede fødevarer SKAL være mærket jf. de til enhver tid gældende nationale regler og EU-lovgivning og -direktiver.
Alle relevante informationer skal fremgå på dansk og udformningen skal leve op til den til enhver tid gældende lovgivning i Danmark og i EU.
Mærkningsoplysningerne skal være anbragt på færdigpakningen eller på en vedhæftet etiket. Dog skal nedenstående oplysninger ALTID anføres på den yderste emballage:
⮚ Producentens navn og autorisationsnummer
⮚ Varens navn og oprindelsesland/produktionssted
⮚ Produktionsdato- og tidspunkt. Såfremt dette ikke fremgår af mærkning/etiket, skal det fremgå af produktdatablad
⮚ Alle ingredienser og næringsindhold i henhold til lovgivningen
⮚ Energiprocentfordeling. Såfremt dette ikke fremgår af mærkning/etiket, skal det fremgå af produktdatablad
⮚ Holdbarhedsdato
Følgeseddel
Der skal med alle leverancer følge en følgeseddel til borgeren, med angivelse af hvad der er bestilt, og hvad der er leveret.
§ 14 Krav til produkterne
Alle produkter der benyttes til produktionen af måltidet skal leve op til den til enhver tid gældende lovgivning. Såfremt der ikke forefindes EU-regler på et produktområde, skal produkterne leve op til de til enhver tid gældende krav i dansk lovgivning. Derudover skal alle produkter leve op til eventuelt skærpede krav som følge af nærværende annonceringsmateriale.
Det vand der benyttes til vask/skylning af frugt og grønt, herunder både friske og forbehandlede produkter, skal leve op til drikkevandskvalitetsnormerne i Danmark.
§ 15 Krav til emballage
Emballagen skal på sikkerhedsmæssig forsvarlig vis kunne tåle opvarmning i både mikrobølgeovn og almindelig ovn.
Emballagen skal være brugervenlig for ældre og handicappede, og således være specielt egnet til f.eks. gigtsvage fingre eller synshandicappede. Maden skal leveres i enkeltportioner, der er anrettet således, at de enkelte komponenter ikke flyder sammen. Emballagen skal endvidere være godkendt til fødevarer.
Emballagen, der benyttes til indpakning skal være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU´s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning.
Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder plastfolie med overfladetryk, metaldåser med lakeret inderside, plastlaminat med metallag m.f., skal overholde kravene beskrevet i Fødevareministeriets Bekendtgørelse nr. 1215 af 18. december 2000.
Produkterne skal være pakket i levnedsmiddelgodkendte folier/poser, der er modstandsdygtige overfor varmebehandling til 90° C i fem timer (alternativt til 100°C ved varmebehandling i ovn) med efterfølgende nedkøling til 2° C. Emballagen skal overholde EU-kommissionens direktiver.
Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes, såfremt udbyder udtrykker ønske herom.
§ 16 Service overfor borgerne
Ansatte, der har kontakt med borgere, skal
• bære synlig legitimation,
• opfylde almindeligt anerkendte krav og forventninger til etik, hvad angår optræden (takt og tone) og påklædning,
• kunne gøre sig forståeligt på dansk (både i skrift og tale) eller udføre opgaverne sammen med en person, som kan det.
Leverandøren er forpligtet til at observere og øjeblikkeligt meddele om åbenlyse uhensigtsmæssigheder hos borgeren eller i dennes omgivelser.
Leverandøren og dennes medarbejder må ikke modtage gaver, penge o.l. fra borgerne, ligesom Leverandøren og dennes medarbejdere ikke må låne penge af borgerne.
§ 17 Brugerundersøgelser
Ordregiver gennemfører repræsentative brugerundersøgelser, hvor der vil blive lagt vægt på de berørte borgeres oplevelse af følgende overordnede kriterier:
• Borgerens oplevelse af variation i menusammensætningen.
• Borgerens oplevelse af om de tilbudte retter er i overensstemmelse med deres madkultur.
• Borgerens oplevelse af leverandørens kommunikation, imødekommenhed, hjælpsomhed og efterlevelse af aftaler.
• Borgerens oplevelse af madens sensoriske kvalitet, før og efter opvarmning.
• Borgeren oplevelse af emballagens håndterbarhed (kun for borgere i eget hjem)
• Borgerens oplevelse af bestillingsform og system.
• Borgerens overordnede oplevelse af Madservice.
Ordregiver foretager brugerundersøgelsen. Det foregår via et udleveret spørgeskema indeholdende spørgsmål, der relaterer sig til ovenstående kriterier. Skemaet kan borgeren udfylde alene eller med hjælp fra pårørende og/eller plejepersonale. I enkelte tilfælde, kan det af Varde Kommune vurderes nødvendigt, at foretage en brugertilfredshedsundersøgelse via samtale.
Når undersøgelsen er foretaget, vil der blive udarbejdet en samlet opgørelse over besvarelserne, og resultaterne herfra vil indgå i en dialog om evt. tilpasning og udvikling af maden.
Resultaterne af brugerundersøgelsen vil blive offentliggjort og internt behandlet
Leverandøren er forpligtet til at indgå i dialog om, og til at rette op på utilfredsstillende forhold, der, jf. undersøgelsen, har ført til en tilfredshed på under 80 % samlet eller under 80 % pr. delemne i brugerundersøgelsen. Leverandøren skal, senest én uge efter modtagelse af meddelelse om det utilfredsstillende forhold, aflevere en skriftlig redegørelse til Ordregiver indeholdende en tids- og handleplan for genopretning af det eller de specifikke forhold. Det eller de specifikke forhold skal være genoprettet senest én måned (30 kalenderdage) regnet fra dagen efter leverandørens
fremlæggelse af skriftlig redegørelse, med mindre Ordregiver har accepteret anden tidsfrist for genopretning.
Første undersøgelse foretages cirka et halvt år efter opstart. Yderligere brugerundersøgelser foretages på et tidspunkt efter Ordregivers valg, dog tidligst efter 30 kalenderdage jf. ovenstående.
Hvis der er en samlet tilfredshed på mindre end 80 procent i to på hinanden foretagne undersøgelser, er det at betragte som væsentlig misligholdelse.
§ 18 Krav til arbejdsklausuler
Ansatte hos Leverandøren samt hos Leverandørens eventuelle underleverandører (herunder underleverandører i flere led) som medvirker til at opfylde Rammeaftalen, skal være sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres,
• i henhold til kollektiv overenskomst eller anden anerkendt forhandlingsform mellem arbejdsgiver- og arbejderorganisationer, der repræsenterer en væsentlig del af henholdsvis arbejdsgiverne og arbejderne i vedkommende fag eller industri; eller
• i henhold til voldgiftskendelse; eller
• i henhold til nationale love eller administrative forskrifter jf. ILO-konvention nr. 94.
Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere
løn fra arbejdstagerne, kan Ordregiver tilbageholde vederlag til Leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår.
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af ovennævnte krav. Boden pr. påbegyndt ugedag andrager DKK. 1.000, dog minimum DKK. 5.000 pr. overtrædelse, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af ovennævnte krav vil altid berettige Ordregiver til at ophæve Rammeaftalen helt eller delvist. Ifalder Leverandøren ovenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde Rammeaftalen.
Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Ordregiver i hænde senest fem arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.
§ 19 Priser
Der henvises til de af Leverandøren oplyste priser i Rammeaftalebilag B, Tilbudsliste – Delaftale 2 af den dd.mm.2015.
§ 20 Prisregulering
Priserne er faste i 12 måneder regnet fra Rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer én gang årligt.
Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. januar 2017 svarende til udviklingen fra den
1. juni 2015 til den 1. november 2016.
Anden prisregulering kan ske med virkning fra den 1. januar 2018 svarende til udviklingen fra den
1. november 2016 til den 1. november 2017. Og så fremdeles.
Priserne kan reguleres i henhold til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks.
Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.
Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden og sendes til Varde Kommune, Indkøbskontoret.
§ 21 Fakturering
Faktura skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Elektronisk faktura skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL.
Fakturering skal ske månedsvis bagud, således at regningen omfatter den foregående (kalender)måned.
Faktura fremsendes til det af ordregiver oplyste EAN-nummer.
Leverandøren skal via sit bestillings- og faktureringssystem sikre en korrekt og effektiv afregning mellem Ordregiver og Leverandøren, herunder sikre leveringen af den fornødne dokumentation for leverede måltider.
Leverandørens bestillings- og faktureringssystem skal kunne tilvejebringe Ordregiver alle relevante oplysninger, som er nødvendige for opkrævning af egenbetaling hos Ordregivers borgere.
Leverandøren skal fremsende en specifikation af, hvad der reelt opkræves betaling for. Denne specifikation skal være opdelt på hver enkelt borger. Borgeren kan uden beregning anmode om en personlig oversigt over leverede måltider.
Med mindre andet fremgår af nærværende aftale, kan der alene faktureres for faktisk bestilte og leverede retter.
Fakturaer skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
◼ EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen
◼ Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer
◼ Rekvirent
◼ Antal måltider samt kosttyper
◼ Fakturabeløb
◼ Leverandørens CVR-nummer
◼ Ovennævnte specifikation af leverancer (evt. som bilag)
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
§ 22 Betaling
Betalingsbetingelse er 30 dage fra korrekt modtaget faktura.
Der betales alene for leverede hovedretter, idet der dog gælder følgende undtagelser:
Dødsfald, indlæggelser mv.:
Ved dødsfald ophører madservice samme dag. Der afregnes for allerede bestilte portioner.
Ved akutte indlæggelser, sættes leverancen af mad i bero fra den dag Leverandøren oplyses om indlæggelsen fra pårørende eller Ordregiver. Leverandøren vil modtage betaling for allerede bestilte portioner.
§ 23 Offentlige påbud
Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare og ydelse såvel på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen som i Rammeaftaleperioden.
Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
§ 24 Miljø
Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende Rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.
På forlangende skal Leverandøren fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende.
§ 25 Etik og socialt ansvar
Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning
Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Hvis Ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde Rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder Rammeaftalen krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende.
Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen.
§ 26 Sikkerhed og arbejdsmiljø
Leverandøren skal sørge for sikkerheden ved produktion ved at sikre, at udstyr, som er omfattet af tjenesteyderens arbejdsopgaver, er i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand og at Leverandørens arbejde, maskiner, redskaber, værktøj, materialer mv. ikke udgør en sikkerhedsrisiko.
Leverandøren skal sikre, at arbejdsopgaverne udføres i overensstemmelse med gældende arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter.
§ 27 Leverandørens ledelse og personale
Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at der er relevante køkkenfaglige kompetencer til stede. Ved relevante køkkenfaglige kompetencer forstås medarbejdere og/eller ledere med uddannelse, der er dokumenteret kompetencegivende til at kunne planlægge og beregne kost til såvel raske som syge mennesker.
Leverandøren skal sørge for, at der i den køkkenfaglige ledelse under hele rammeaftaleperioden er personale med minimum samme eller tilsvarende faglige uddannelse som ved rammeaftalens indgåelse.
Leverandørens medarbejdere skal optræde på passende måde i forhold til lokaliteterne, opgavernes karakter og brugerne, herunder være passende påklædt og være velsoigneret mv.
Leverandørens personale må ikke være påvirket af alkohol eller lignende ved arbejdstidens begyndelse og heller ikke indtage alkohol eller lignende i arbejdstiden.
§ 28 Social klausul
Leverandøren er forpligtet til at indgå i en konstruktiv dialog med Ordregivers jobcenter om mulighederne for etablering af afprøvningsforløb mv.
Leverandøren forventes endvidere i relevant omfang at uddanne elever indenfor ernæringsområdet.
§ 29 Henvendelser, klager m.m.
Alle henvendelser fra presse, naboer og offentlige myndigheder samt alle klager over leverandørens varetagelse af opgaverne, skal Leverandøren videresende til Ordregiver hurtigst muligt og senest indenfor et døgn efter modtagelsen.
§ 30 Kontakt mellem parterne
Parterne afstemmer i forbindelse med indgåelse af Rammeaftalen, hvem der udpeges som faste kontaktpersoner.
Såfremt der måtte opstå spørgsmål til Rammeaftalen, skal alle spørgsmål rettes til Ordregivers indkøbskontor.
Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandør og Ordregiver.
Herudover er Leverandøren forpligtet til, med henblik på udvikling og evaluering af samarbejdet, at deltage konstruktivt i dialogbaserede møder 2 gange årligt mellem Ordregiver og Leverandør. Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. Ordregiver udarbejder i relevant omfang beslutningsreferater fra møderne.
§ 31 Samarbejde med de pårørende
Leverandøren skal respektere borgerens ønske om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende under hensyn til borgerens samtykke.
§ 32 Strejker og lockout
I forbindelse med strejker og lockout m.v. skal Leverandøren straks søge friholdelseserklæring hos de relevante organisationer, i det omfang forholdet berører livsvigtige funktioner.
§ 33 Garanti og reklamation
Hvor intet andet er anført, gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler.
Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende Rammeaftale.
§ 34 Underleverandører
Ordregiver skal godkende anvendelsen af underleverandører, dog ikke råvareleverandører.
Hvis Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af Rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen.
§ 35 Erstatning og forsikring
Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale de for branchen sædvanlige erhvervsansvarsforsikringer inklusiv produktansvarsforsikring, der sikrer medarbejdere, borgere og Ordregiver mod skader og andet tab opstået ved Leverandørens handlinger eller undladelser. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft og overgive Ordregiver kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling.
Leverandøren er - efter dansk rets almindelige erstatningsregler - ansvarlig for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af Rammeaftalen omfattede produkter og sideprodukter samt ydelser.
Leverandøren er forpligtet til at tegne erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele rammeaftaleperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed mindst dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 kr. for tingskade.
Leverandørens eventuelle regreskrav overfor underleverandør er Ordregiver uvedkommende.
§ 36 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure, som defineret i købeloven, herunder også strejke og lockout, som forhindrer Rammeaftalens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen.
Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at Rammeaftalens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve Rammeaftalen, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part.
§ 37 Misligholdelse
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette samt underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.
Dersom Leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. § 25
• Overtrædelse af offentlige påbud jf. § 23
• Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. Hvis boet har ret til at indtræde i Rammeaftalen en i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden fem arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde
• Overtrædelse af leverandørens loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. § 40
• Manglende opfyldelse af krav om min. 80 % brugertilfredshed ved 2 eller flere på hinanden følgende tilfredshedsundersøgelser jf. § 17
• Manglende overholdelse af krav om ernæringsindhold og energiprocentfordeling jf. § 9 ved 2 eller flere på hinanden følgende målinger
• Manglende overholdelse af krav om arbejdsklausuler, jf. § 18
• Manglende overholdelse af kravet om godkendelse af underleverandører, jf. § 34
• Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer mv. jf. § 42
§ 38 Misligholdelsesbeføjelser
Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.
Væsentlig misligholdelse berettiger Ordregiver til at ophæve Rammeaftalen uden varsel.
I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
§ 39 Lovvalg og afgørelse af tvister
Nærværende Rammeaftale er undergivet dansk ret.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Hvis tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds.
§ 40 Tavshedspligt og offentliggørelse af Rammeaftalen
Nærværende Rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af Rammeaftalen i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ved Rammeaftalens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af Rammeaftalen, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af Rammeaftalen omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.
Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne Rammeaftales indhold. Dette gælder også efter Rammeaftalens udløb.
Det følger af straffeloven, at private der udfører opgaver efter aftale med en offentlig myndighed, er pålagt tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger som den private bliver bekendt med gennem løsningen af opgaven. Denne tavshedspligt er af samme omfang som den tavshedspligt, der gælder for offentlige ansatte i henhold til forvaltningsloven. Medarbejdere, der udfører opgaver for Ordregiver, er derfor underlagt tavshedspligt. Tavshedspligten gælder også efter ansættelsesforholdets ophør.
§ 41 Behandling af personoplysninger
Leverandøren skal garantere, at al behandling af persondata lever op til den til enhver tid gældende lovgivning.
Leverandøren skal på anmodning give Ordregiver tilstrækkelige oplysninger til at kunne vurdere, hvorvidt de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
§ 42 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer
Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne Rammeaftale kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandører uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver.
Leverandøren kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandøren har ifølge Rammeaftalen med tilhørende bilag.
Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
§ 43 Rammeaftaleændringer
Nærværende Rammeaftale, herunder bilag til Rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandøren, idet ændringer i Kvalitetsstandarder dog til enhver tid skal accepteres og implementeres.
Xxxxxx indførte xxxxxxxxx, der ikke må forrykke annonceringsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.
Det er et vilkår, at ændringer af Rammeaftalen, der medfører dokumenterbare ændringer i de gældende enhedspriser på +/- 3 % eller derunder, skal implementeres umiddelbart. Xxxxxxxxx, der medfører dokumenterbare ændringer af de gældende enhedspriser på over 3 %, skal være fuldt implementeret efter et varsel på tre måneder.
I relation til økonomiske vilkår og konsekvenser af ændringer kan Rammeaftalens parter forlange forhandling om regulering af betaling som følger af tilpasninger i op- eller nedadgående retning, forudsat forholdene er dokumenterbare i relation til en eventuel fordyrelse eller formindskelse af Leverandørens udgifter.
§ 44 Underskrift
Nærværende Rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.
Dato: Varde Kommune:
Dato: Leverandøren: