Indholdsfortegnelse

Opmærksomheden henledes på, at nærværende dokument foruden de generelle oplysninger og krav til udbudsprocessen (afsnit 1) indeholder vilkårene for at søge om prækvalifikation (prækvalifikationsbetingelserne i afsnit 2) og vilkårene for efterfølgende at afgive tilbud (tilbudsbetingelserne i afsnit 3). Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud.

1.2 Ordregiver

Den ordregivende myndighed er:

University College Sjælland (UCSJ) Xxxxxxxxxxx 0

4180 Sorø

Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til ordregivers rådgiver: Xxxxxxxx & Hvilsted

Att.: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxx 0

1970 Frederiksberg C

E-mail: xxxxxxx@xxxx.xx

1.3 Materialet

Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere)

Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af følgende dokumenter:

• Nærværende Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser

• Prækvalifikationsbilag 1 – Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)

• Prækvalifikationsbilag 2 – Underleverandørerklæring

• Prækvalifikationsbilag 3 – Konsortieerklæring

Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget.

Tillbudsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere)

Det samlede materiale i tilbudsfasen består af følgende dokumenter:

• Nærværende Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser

• Bilag 1 – Rammeaftale

• Rammeaftalebilag A – Generelle krav til opgavehåndtering

• Rammeaftalebilag B – Ejendomsoversigt

• Rammeaftalebilag C – Tilbudsbesvarelse

• Rammeaftalebilag D – ABR 89 med UCSJ’s tilføjelser og fravigelser

• Rammeaftalebilag E – Ydelsesbeskrivelser_Anlæg og planlægning

• Rammeaftalebilag F – Ydelsesbeskrivelser_Byggeri og planlægning

• Rammeaftalebilag G – Ydelsesbeskrivelser_Bygherrerådgivning

Prækvalificeret ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget.

1.4 Beskrivelse af UCSJ

UCSJ er en ud af syv professionshøjskoler i Danmark, der udbyder professionsbachelor- uddannelser, efter- og videreuddannelser og kurser inden for forskellige faglige områder. UCSJ har cirka 600 ansatte, 8.500 studerende på de forskellige professionsbacheloruddannelser og

2.500 i efter- og videreuddannelse.

UCSJ betragter sig selv som en regional udviklingspartner og ønsker at styrke udviklingen i Region Sjælland. UCSJ har en strategi om at være bredt til stede, løfte hele regionens uddannelsesniveau, og sikre forsyningen af arbejdskraft ved blandt andet at være tæt på de lokale arbejdspladser. Når UCSJ etablerer sig nye steder i regionen, er der således fokus på et lokalt vækstpotentiale, en nærhed til offentlig transport og bynær placering, samt skabe flerfaglige campusser.

UCSJ er i dag fordelt på seks adresser i henholdsvis Nykøbing Falster, Næstved, Roskilde, Sorø, Slagelse og Vordingborg. Der arbejdes i øjeblikket på en ny udbudsstruktur, som skal sikre en bredere regional dækning, og som blandt andet indebærer etableringen af bioteknologiuddannelsen i Kalundborg, samt etableringen af en ny campus i Slagelse, Næstved og Køge.

Samlet bygningsareal i alt 52.715 m². Nærmere om lokationerne fremgår af Rammeaftalebilag B – Ejendomsoversigt.

I dag udbyder UCSJ primært velfærdsuddannelser målrettet den offentlige sektor. Bioanalytikeruddannelsen i Næstved, der på sigt flyttes til Køge, er den uddannelse, der har størst slægtskab til den nye uddannelse i bioteknologi.

UCSJ ledes af en bestyrelse, der ansætter direktionen, og har det overordnede og strategiske ansvar. Direktionen står for den daglige og administrative ledelse og er fysisk placeret i Ledelse og Fællesfunktioner i Sorø, der på sigt flyttes til Næstved.

UCSJ er organiseret i syv faglige centre, der hver især rummer grunduddannelser, efter- og videreuddannelse og forskningsaktiviteter. De syv centre er:

• Center for Engineering (diplomingeniøruddannelse i bioteknologi)

• Center for Skole og Læring (læreruddannelsen)

• Center for Pædagogik (pædagoguddannelsen)

• Center for Ledelse og Oplevelsesdesign (leisure management)

• Center for Socialt arbejde og Forvaltning (socialrådgiveruddannelsen og administrationsbacheloruddannelsen)

• Center for Sygepleje og Bioanalyse (sygeplejerskeuddannelsen og bioanalytikeruddannelsen)

• Center for Ernæring og Rehabilitering (ernærings- og sundhedsuddannelsen, fysioterapeutuddannelsen samt ergoterapeutuddannelsen).

Foruden de faglige centre rummer UCSJ følgende administrative og driftsrelaterede områder:

• Digital

• Facility service

• HR

• International

• Kommunikation

• Uddannelsesservice

• Økonomi.

Disse funktioner understøtter organisationen på tværs af de syv faglige centre.

Diagram over UCSJ’s organisation.

1.5 Beskrivelse af udbuddet og opgaven

University College Sjælland har ansvaret for egne bygninger og gennemfører blandt andet løbende ombygning og vedligehold af bygninger. UCSJ ønsker at samarbejde med en rådgiver, der kan bistå med rådgivning og styring i forbindelse med ombygninger og vedligehold.

UCSJ udbyder derfor en rammeaftale til en (1) rådgiver der kan bistå med rådgivning indenfor:

• Generel rådgivning i forbindelse med projekter omhandlende mindre ombygninger, renoverings og - nedrivningsopgaver

• Projektdeltagelse (præbyggeprogrammer, proces/workshops osv.)

• Rådgivning i forbindelse med voldgiftssager, forsikring/brand mv.

• Bistand i forbindelse med bygningssyn og gennemgang af årlig vedligeholdsstatus på hver lokation (udvendigt)

• Ydelser i forbindelse med projekter i organisationen, herunder ad-hoc kvalificering af pågående øvrige rådgivningsopgaver, herunder byggerådgivningsopgaver, f.eks. i byggeprogramfasen

• Udbud af opgaver til total/hoved/fag-entrepriser

• Gennemførelse og ledelse af proces og/eller workshops i tilknytning til projekter

• Gennemførelse af forprojekter/præbyggeprogrammer til større projekter (hvortil der kan tilknyttes andre rådgivere).

• Udfærdige myndighedsbesvarelser

• Gennemføre tildelinger (direkte tildelinger/miniudbud) på UCSJ’s rammeaftaler på håndværkere

• Ydelser i forbindelse med fugtsager, akustik og indretning

• Ydelser i forbindelse med digital bygnings- og tegningsmateriale

• Ydelser i forbindelse med akutte forsikrings og -brandsager

• Styring af større projekter med specialviden for projektgennemførelse

• Udarbejdelse af projektmaterialer i forhold til studiemiljø, design, restaurering, undervisning og forskning, samt projekter vedrørende optimering af udnyttelse af bygningsmassen

• Opgaver i forbindelse med salg af bygninger

• Opfølgning på byggesager 1 – 5 års gennemgang

Bygningssyn og 10-års vedligeholdelsesplaner

• Løbende rådgivning vedrørende udfærdigelse af bygningssyn og 10-årige vedligeholdsplaner på lokationerne og rådgivning i forbindelse med gennemførslen af vedligeholdsarbejderne

Rådgiveren står for udførelsen af periodiske 10-års vedligeholdelsesplaner. Dette indebærer arkitektoniske vedligeholdelsessyn og gennemførelse af syn på alle nævnte ejendomme samt oprettelse og udarbejdelse af rapporter. Dette gennemføres i henhold til en hver tid gældende regler for offentlige byggeri. Gennemførelse af syn samt opdatering af rapporter udføres efter nærmere aftale.

Opgaven omkring vedligeholdelsesplaner vedrører UCSJ’s til en hver tid aktuelle lokationer, hvorfor omfanget kan variere. Det kan med baggrund i UCSJ konkrete vurdering besluttes, at det ikke er relevant med vedligeholdelsessyn på en given lokation.

Det bemærkes, at UCSJ betragter rådgivningsopgaven som et væsentligt element i bygningsvedligeholdelsen og processen med kontinuerligt, at sikre optimale rammer på sine lokationer. Det har derfor en væsentlig betydning, at UCSJ’s kommende rådgiver er indforstået med at et nært samarbejde er nødvendig for at opnå dette – og dette indbefatter at rådgiveren selvstændigt er opmærksom på opgavers status og udførelse, og indenfor de aftalte rammer, agerer proaktivt ud fra en fælles forståelse omkring eksekvering af de aftalte opgaver.

Rådgiveren skal stille med én (1) navngiven primær rådgiver, der skal have ansvaret for ovenstående og fungere som UCSJ’s sparringspartner.

Krav til rådgiverens opgavevaretagelse fremgår af Rammeaftalebilag A – Generelle krav til opgavehåndtering og Rammeaftalebilag D – ABR 89 med Ordregivers tilføjelser og rettelser. Grundlaget for de konkrete rådgivningsopgaver sker i henhold til Rammeaftalebilag E – Ydelsesbeskrivelser_Anlæg og planlægning, Rammeaftalebilag F – Ydelsesbeskrivelser_Byggeri og planlægning og Rammeaftalebilag G – Bygherrerådgivning.

1.6 Rammeaftalen

UCSJ ønsker at indgå en rammeaftale med 1 Rådgiver for perioden 01.06.2017 til 31.05.2020. UCSJ kan yderligere forlænge rammeaftalen i op til 12 måneder på uændrede vilkår.

Den endelige rammeaftale vil blive tildelt efter tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” jf. pkt. 3.9.

1.7 Vejledende tidsplan

Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:

Aktivitet	Tidspunkt	Fase
Udbudsbekendtgørelse	Den 19. december 2016	Prækvalifikationsfase
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation	Den 18. januar 2017, kl. 12:00
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål	Den 24. januar 2017
Ansøgningsfrist	Den 31. januar 2017, kl. 12:00
Underretning om prækvalifikation og opfordring til tilbud	Den 9. februar 2017	Tilbudsfase
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbudsbetingelserne	Den 28. februar 2017, kl. 12:00
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål	Den 8. marts 2017
Tilbudsfrist	Den 15. marts 2017, kl. 12:00
Verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning	Uge 12 – 15, 2016
Forventet udsendelse af underretning og standstill	Den 28. april 2017	Underretnings- og kontraktindgåelsesfase
Forventet kontraktindgåelse	Den 11. maj 2017
Rammeaftalen træder i kraft	Den 1. juni 2017

1.8 Formkrav til ansøgning og tilbud

Sprog

Af hensyn til ressourceforbruget hos UCSJ, skal kommunikation i udbuds- og kontraktperioden være på dansk.

Ansøgning og tilbud må foruden dansk formuleres på engelsk. Såfremt UCSJ anmoder om det, skal ansøger/tilbudsgiver sørge for oversættelse af ansøgning og tilbud til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers/tilbudsgivers regning.

Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og UCSJ er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise ansøger/tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.

1.9 Ejendomsret

Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen.

1.10 Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.

2 Prækvalifikationsbetingelser

(Relevant for alle ansøgere)

2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen

Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål – Prækvalifikation til udbud af arkitektydelser til UCSJ” senest den 18.01.2017, kl. 12.00.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen:

xxxx://xxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx/

Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.

2.2 Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation ‌

Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Prækvalifikationsbilag 1 – Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Prækvalifikationsbilag 1 er en XML-fil.

Det anbefales, at ansøger læser Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til ESPD. Den findes her: xxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxx

For en generel forståelse af hvad ESPD’et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på xxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XXXX.

Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Prækvalifikationsbilag 1.

1) Download XML-filen i Prækvalifikationsbilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg ”Gem link/destination som”. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren

2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx (se illustration nedenfor)

3) Herefter udfyldes ESPD’et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside

4) Når ESPD’et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen ”Lagre” og den

udfyldte XML-fil, gemmes og vedlægges ansøgningen som et digitalt eksemplar

5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen ”Udskriv”, hvorefter der anvendes genvejstasten ”Ctrl + P” på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML- fil ansøgningen

Ansøger henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til Ordregiver. Vejledningen kan hentes under følgende link:

xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxx n_virker_det.pdf

Efter udbudslovens § 148 stk. 1 skal en ordregiver kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) som foreløbigt bevis for,

1) at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 135, stk. 1 eller 3, og udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 eller 7,

2) at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de minimumskrav til egnethed, der er fastsat i henhold til udbudslovens § 140, og

3) hvis det er relevant, hvordan ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelsen, jf. udbudslovens § 145, stk. 2.

Efter udbudslovens § 148 stk. 2 skal en ordregiver kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i det fælles europæiske udbudsdokument tilkendegiver:

1) oplysninger, der er nævnt i stk. 1 vedrørende enheder, som ansøgeren eller tilbudsgiveren baserer sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen i henhold til udbudslovens § 144 på,

2) hvilken offentlig myndighed eller tredjemand der er ansvarlig for at udarbejde dokumentation for de oplysninger, der afgives i henhold til stk. 1, og tilkendegiver, at ansøgeren eller tilbudsgiveren på anmodning herom uden ugrundet ophold kan fremlægge denne dokumentation, og hvorvidt og hvordan ordregiveren kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger gennem en national database og kan få direkte adgang til den krævede dokumentation, jf. udbudslovens § 152

Det følger af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til ESPD, at ordregiver skal anføre, hvilke oplysninger, der kræves af virksomhederne. Til hvert enkelt af de nedenstående punkter (A, B, C) skal det derfor angives, hvor i ESPD’et disse oplysninger er anført.

A. Oplysninger om ansøger:
Nr.	Vedrører	Udfyldes i ESPD i afsnit:
1	Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger	ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
2	Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter (ansøger).	ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
3	Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135	ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme
4	Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135	ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger
5	Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136	ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet - Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren

		- Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure - Ansøger har a. afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b. tilbageholdt sådanne oplysninger, c. været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d. uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling
B. Økonomisk og finansiel formåen:
Nr.	Vedrører	Udfyldes i ESPD i afsnit:
1	I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af ansøgers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene foreligger. Det er et mindstekrav, at ansøger, har haft en positiv egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle ansøgere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i	Del IV, punkt B, ”øvrige økonomiske og finansielle krav”

	Årsregnskabslovens § 31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015) for regnskabsperioder med start 1.1.2016 eller senere: ”§ 31. Ledelsens forslag til beslutning om anvendelse af virksomhedens overskud eller dækning af underskud skal placeres i tilknytning til resultatopgørelsen. Xxxxxxxxx forslag til udbytte skal fremgå som en særlig post i egenkapitalen under »Overført overskud eller underskud« […]” Såfremt ansøger ikke har anvendt denne metode i de seneste tre regnskabsår, skal der foretages en omregning efter ovenstående anvisning. Omregningen skal kunne attesteres behørigt af virksomhedens revisor.
C. Teknisk og/eller faglig formåen:
Nr.	Vedrører	Udfyldes i ESPD i afsnit:
1	Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. På denne liste bedes anført: 1) En beskrivelse af opgaven 2) Beløb / opgavens værdi 3) Datoer for udførsel af opgaven 4) Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne Se pkt. 2.5 nedenfor hvordan UCSJ vurderer referencen.	Del IV, punkt C Det bemærkes, at beskrivelser af de efterspurgte referencer skal fremgå af ESPD’et. Der er adgang til at vedlægge supplement der ikke kan indeholdes i ESPD’et, f.eks. i form billeder og illustrationer, mf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens svar på xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer.

2.3 Konsortier og underleverandører

Generelt for konsortier og underleverandører

UCSJ forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder UCSJ sig ret til at afvise sådanne ansøgere.

Konsortier

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.

Endvidere skal ansøger (konsortium) være opmærksomme på i forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 3.11, vedlægges Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave

Ansøger (konsortium) kan anvende Prækvalifikationsbilag 3 – Konsortieerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.

Underleverandører

Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som ansøgeren baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på.

Endvidere skal ansøger være opmærksom på, at der med den endelige dokumentation, jf. afsnit 3.11, vedlægges en underleverandørerklæring, hvormed underleverandøren erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med at udføre opgaven for UCSJ.

Ansøger kan anvende Prækvalifikationsbilag 2 – Underleverandørerklæringen, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.

2.4 Forsikring

Rådgiver skal på tidspunktet for rammeaftalens indgåelse have tegnet ansvarsforsikring, er dækker de i rammeaftalens løbetid påbegyndte arbejder. Der henvises til Bilag 1 – Rammeaftale, pkt. 27, og Rammeaftalebilag D – ABR 89 med tilføjelser og rettelser, pkt. 6.2.2.

Det bemærkes, at forsikringen skal genkøbes således at rådgivers dækningssum opretholdes i rammeaftalens løbetid.

Det kan aftales konkret i forbindelse med det enkelte projekt, at rådgiveren tegner projektforsikring. Projektforsikringen skal samlet dække 20 % af de honorarbærende udgifter inkl. de uforudsigelige udgifter og inkl. moms. Dækningen gælder for hhv. person og tingskade.

UCSJ har til en hver tid ret til at forespørge relevant dokumentation for rådgiverens forsikringsforhold.

2.5 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere

Blandt de ansøgere, som opfylder dokumentationskravene og mindstekravet til egenkapital i afsnit 2.2.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil UCSJ udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe UCSJ vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrencesituation.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer i afsnit 2.2.1, pkt. C (referencer), hvor Ordregiver vil udvælge de ansøgere som vurderes at have fremvist de mest sammenlignelige referencer.

Sammenligneligheden bliver vurderet ud fra, om:

• Referencerne angår den relevante opgave jf. Prækvalifikations og -tilbudsbetingelsernes pkt. 1.4.

• Referencerne er udført i et miljø, der er sammenligneligt med UCSJ’s miljø. UCSJ’s miljø er beskrevet i Prækvalifikations og -tilbudsbetingelsernes pkt. 1.4., herunder erfaring med udførelse af rådgivningsopgaver med kunder der er sammenlignelige med UCSJ, i type og karakter

• Referencerne afspejler en fagmæssig bredde og dybde i opgaveløsningen

• Referencerne angår løbende/længerevarende samarbejder

2.6 Ansøgningsfrist

Ansøgningen, bestående af en udfyldt udgave af Prækvalifikationsbilag 1 – Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), skal være Ordregiver i hænde senest den 31.01.2017, kl. 12.00 på følgende adresse:

University College Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0

4180 Sorø

Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af

arkitektydelser til UCSJ”.

Ansøgningen bedes indeholde både en elektronisk udgave af Prækvalifikationsbilag 1, som digitalt eksemplar, samt en fysisk printet udgave af ESPD’et.

Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverensstemmende oplysninger”.

2.7 Underretning

Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.

3 Tilbudsbetingelser

(Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere)

3.1 Generelt om tilbudsfasen

Tilbudsfasen er relevant for de prækvalificerede ansøgere, der bliver inviteret til at afgive tilbud i henhold til nærværende tilbudsbetingelser.

3.2 Spørgsmål til udbuddet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet i tilbudsfasen.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 1.2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål – EU-udbud af arkitektydelser til UCSJ” den 28.02.2017, kl. 12.00.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.

Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere.

3.3 Tilbuds- og formkrav

Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud – EU-udbud af arkitektydelser til UCSJ” og ”Må kun åbnes af Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx”.

Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 15.03.2017, kl. 12.00 på følgende adresse:

University College Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0

4180 Sorø

Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger

i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverensstemmende oplysninger”.

Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

3.4 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist.

Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet.

3.5 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

3.6 Sideordnede tilbud

Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver.

3.7 Forbehold Ordregivers forbehold ‌

Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål.

Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.

Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.

3.8 Tilbudsevaluering

Vurdering af konditionsmæssighed

UCSJ konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, samt at følgende punkter er opfyldt:

• Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse

• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information

• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet

• Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav

Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.

UCSJ er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

3.9 Tildelingskriterium

Rammeaftalen tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C - Tilbudsbesvarelse i overensstemmelse med vejledningen hertil. På grundlag af tilbudsbesvarelsen vil UCSJ evaluere tilbuddene jf. nedenfor.

Tildeling af rammeaftale

UCSJ har fastsat følgende satser for tilbudsgivers honorar:

• Pris udarbejdelse af bygningssyn og 10 års vedligeholdelsesplaner

Rådgivningsydelsen vedrørende vedligeholdelsesplaner og syn honoreres med et fast beløb pr. m², der for nærværende udgør:

Pris (m²): 3,38 kr. ekskl. moms.

Vilkår fremgår af Bilag 1 – Rammeaftalen pkt. 17 priser og honorar.

• Timepris: (Medgået tid):

Ved tildeling af andre opgaver til rådgiveren udfærdiges selvstændige rådgiveraftaler afhængig af aftaletype.

Ved honorering efter medgået tid afregnes med følgende timesatser:

Arkitekt, bygningskonstruktør: 813,00 kr. pr. time Tekniske tegnere, tekniske assistenter: 508,00 kr. pr. time

Vilkår fremgår af Bilag 1 – Rammeaftalen pkt. 17 priser og honorar.

• Projektrådgivning

Ved større vedligeholdelsesarbejder, der indebærer udbud, licitation og tilsyn afregnes med en procentsats af de realiserede honorarbærende udgifter ekskl. moms som er opgjort i det endelige byggeregnskab:

• Sager hvor de realiserede, honorarbærende udgifter udgør 0 - < 3 mio. kr.:

13%

• Sager hvor de realiserede, honorarbærende udgifter udgør < 3 mio. kr.:

12%

Nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen:

Underkriterier

Vægtning i procent

Xxxxxxxxx rådgivers kompetencer

Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af ”CV på rådgiver” i Rammeaftalebilag B – Tilbudsbesvarelse pkt. 3.1.

Besvarelse af ”CV på rådgiver” må være på maksimalt 2 (to) A4- side svarende til 4.800 anslag inkl. mellemrum. Såfremt Tilbudsgivers besvarelse overstiger 4.800. anslag, vil Ordregiver se

bort fra den del af beskrivelsen, der følger efter det 4.800. anslag,

60 %

og disse oplysninger vil derfor ikke indgå i evalueringen af tilbuddet.

Evalueringsmetoden er beskrevet i pkt. 3.10.

Ordregiver vurderer i den forbindelse, de specifikke, individuelle faglige kvalifikationer og erfaringer med:

• Generel rådgivning i forbindelse med projekter omhandlende mindre ombygninger, renoverings og - nedrivningsopgaver

• Projektdeltagelse (præbyggeprogrammer, proces/workshops osv.)

• Rådgivning i forbindelse med voldgiftssager, forsikring/brand mv.

• Løbende rådgivning vedrørende udfærdigelse af 10-årige vedligeholdsplaner på lokationerne og gennemførslen af vedligeholdsarbejderne

• Bistand i forbindelse med bygningssyn og gennemgang af årligt vedligeholdsstatus på hver lokation (udvendigt)

• Ydelser i forbindelse med projekter i organisationen, herunder ad-hoc kvalificering af pågående øvrige rådgivningsopgaver, f.eks. i byggeprogramfasen

• Udbud af opgaver til total/hoved/fag-entrepriser

• Gennemførelse og ledelse af proces og/eller workshops i tilknytning til projekter

• Gennemførelse af forprojekter/præbyggeprogrammer til større projekter (hvortil der kan være tilknyttet andre rådgivere).

• Udfærdige myndighedsbesvarelser

• Gennemføre tildelinger (direkte tildelinger/miniudbud) på

UCSJ’s rammeaftaler på håndværkere

• Ydelser i forbindelse med fugtsager, akustik og indretning

• Ydelser i forbindelse med digital tegningsmateriale

• Ydelser i forbindelse med akutte forsikrings og -brandsager

• Styring af større projekter med specialviden for projektgennemførelse

• Udarbejdelse af projektmaterialer i forhold til studiemiljø,

design, restaurering, undervisning og forskning, samt projekter i bygningsmassen

• Opgaver i forbindelse med salg af bygninger

• Opfølgning på byggesager 1 – 5 års gennemgang

• Forventningen til byggerådgiverens personlige tilgængelighed overfor UCSJ.

• Den tilbudte medarbejders relevante uddannelsesniveau

Organisation

Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af ”Organisation” i Rammeaftalebilag B – Tilbudsbesvarelse pkt. 3.2.

Besvarelsen må være på maksimalt 2 (to) A4-sider svarende til 4.800 anslag inkl. mellemrum. Såfremt Tilbudsgivers besvarelse overstiger 4.800. anslag, vil Ordregiver se bort fra beskrivelse, der følger efter det 4.800. anslag, og disse oplysninger vil derfor ikke indgå i evalueringen af tilbuddet.

Evalueringsmetoden er beskrevet i pkt. 3.10. Ordregiver vurderer i den forbindelse:

• Den tilbudte organisations evne til at støtte og

komplementere arkitektens opgaver.

• Den tilbudte organisations evne til samlet, at udføre de opgaver for UCSJ der beskrives i Bilag 1 – Rammeaftale, pkt. 4 ”Typiske opgaver”

• Den tilbudte organisations evne til at planlægge og styre tid og økonomi på opgaver

• Tilbudsgivers interne og kunderettede beslutnings- og kommunikationsveje

• Den tilbudte organisations evne til at etablere, optimere og løbende udvikle samarbejdet mellem de involverede parter.

Det tillægges positiv værdi, at besvarelsen på en gennemsigtig og overskuelig måde redegør for, hvorledes Tilbudsgiver som organisation vil udgøre en effektiv

operationel rådgivningsenhed i forhold til ovenstående.

3.10 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode

Underkriterium ”Xxxxxxxxx rådgivers kompetencer”

For underkriteriet anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for underkriteriet vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10. 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 10 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model.

De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet.

Point	Prosavurdering
0	Opfylder ikke under- eller delkriteriet i nogen henseender
1	Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og relativt ubetydelige positive forhold
2	Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold
3	Opfylder under- eller delkriteriet med nogle positive forhold
4	Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering
5	Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering
6	Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering
7	Opfylder under- eller delkriteriet med flere mindre mangler
8	Opfylder under- eller delkriteriet med få mindre mangler
9	Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og ubetydelige mangler
10	Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender

Underkriterium ”Organisation”

De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet.

Point	Prosavurdering
0	Opfylder ikke under- eller delkriteriet i nogen henseender
1	Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og relativt ubetydelige positive forhold
2	Opfylder under- eller delkriteriet med få og ubetydelige positive forhold
3	Opfylder under- eller delkriteriet med nogle positive forhold
4	Opfylder under- eller delkriteriet til netop under en middel vurdering
5	Opfylder under- eller delkriteriet til en middel vurdering
6	Opfylder under- eller delkriteriet til netop over en middel vurdering

7	Opfylder under- eller delkriteriet med flere mindre mangler
8	Opfylder under- eller delkriteriet med få mindre mangler
9	Opfylder under- eller delkriteriet med ganske få og ubetydelige mangler
10	Opfylder fuldt ud under- eller delkriteriet i alle henseender

3.11 Verificering af oplysninger i ESPD

I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger, som er afgivet i Prækvalifikationsbilag 1 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. I det følgende beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

Verifikation af ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde

Såfremt dokumentation kan ske ved hjælp af en serviceattest:

Hvis tilbudsgiver er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden:

xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx .

Ordregiver forventer, at sende opfordringsskrivelse ud ca. 5 dage efter tilbudsfristens udløb. Serviceattesten skal være Ordregiver i hænde senest 3 uger efter dette tidspunkt.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget.

Ordregiver forbeholder sig dog ret til, såfremt der er unormal lang ekspeditionstid hos Erhvervsstyrelsen, at give en forlængelse svarende til den længere ekspeditionstid.

Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen. Leverandøren gøres opmærksom på, at serviceattesten kan indhentes i god tid – og evt. før opfordringsskrivelsen – idet det er Leverandørens ansvar, at have den nødvendige dokumentation for de anførte forhold i ESPD’et.

Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes

af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4

Verifikation af oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier

Verifikation af afgivne oplysninger i afsnit 2.2, Xxx XX Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgiverens samlede økonomiske formåen.

• Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf. xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

3.12 Underretning og standstill-periode

Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens

§ 129.

Indgåelse af rammeaftale vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.

3.13 Rammeaftaleindgåelse

Indgåelse af rammeaftale ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer parternes vilkår i rammeaftaleperioden.

Document Metadata

Table of Contents

Indholdsfortegnelse

Document Metadata