SAMARBEJDSAFTALE - DATAANSVAR

SAMARBEJDSAFTALE - DATAANSVAR

Denne Fælles dataaftale (”Aftale”) er indgået mellem

A. Spejderenhederne, se vedlagt oversigt over alle grupper, løb, spejdercentre og andre enheder i bilag A (individuelt en ”Enhed” og i fællesskab ”Enhederne”)

og

B. Det Danske Spejderkorps, CVR-nr.: 46 07 16 11, beliggende Arsenalvej 10, 1436 Kø- benhavn K, Danmark, (”Korpset”).

hver for sig en ”Part” og i fællesskab ”Parterne”.

BAGGRUND

− Spejdernes Administrationsfællesskab (”SAF”) er et administrationsfællesskab, som bistår Korpset med daglig administration i forhold til såvel ansatte som medlemmer i Korpset og i Enhederne.

− Når en person melder sig ind i en spejderorganisation melder personen sig ind som spejder i en Enhed under Korpset. Alle Enheder er selvstændige juridiske Enheder.

− Korpset og Enhederne benytter et fælles medlemsadministrationssystem (”Medlemssyste- met”), som er leveret af Spejdernes Medlemsservice I/S, og som SAF har adgang til for at bistå med at levere administrativ support. Der er indgået gældende databehandleraftaler mel- lem Korpset og SAF samt mellem Korpset og Spejdernes Medlemsservice I/S.

− Parterne er enige om at indgå denne Aftale for at sikre, at alle persondataretlige forhold er belyst og at ansvaret mellem Parterne er retmæssigt fordelt.

1. ROLLER

1.1 Når en person melder sig ind i en Enhed, for at blive spejder (”Spejder”), meldes Spejderen samtidigt ind i Korpset. Dette fremgår tydeligt af indmeldelsesblanketten online og fysisk, li- gesom de lokale spejderledere i Enhederne orienterer Spejderen om medlemskaberne. Det er nødvendighed for at være Spejder, at medlemskabet som minimum er tegnet i Korpset.

1.2 Når en Spejder bliver medlem, er medlemskabet således individuelt i Enhed og Korps, og såvel Enhed som Korps vil være selvstændig Dataansvarlig for medlemmets Persondata. Spejderen afgiver i den sammenhæng alle nødvendige samtykker til Behandling af Persondata.

1.3 Parterne orienterer i fællesskab Spejderen om Spejderens rettigheder i henhold til den Be- handling af Persondata, der foretages under iagttagelse af de gældende regler omkring den registrerede persons rettigheder.

1.4 I visse tilfælde anvender en Enhed en anden Enhed som Databehandler. Dette er i de tilfælde, hvor Enhederne går sammen om at lave arrangementer, har behov for bistand fra hinanden, osv. Listen er ikke udtømmende, men det er klart for de enkelte Enheder, hvornår en anden Enhed agerer som Databehandler.

1.5 I visse situationer anvender Enhederne Korpset som Databehandler. Dette er i de tilfælde, hvor Enhederne har behov for bistand til Medlemsservice, arrangementer, opkrævning af kon- tingent, bistand ved juridiske og vedtægtsmæssige forhold, osv. Listen er ikke udtømmende, men det er klart for såvel Enhederne som Korpset, hvornår Korpset agerer som Databehandler.

1.6 Korpset anvender SAF som databehandler i forbindelse med blandt andet Medlemssystemet, planlægning af lejre og kurser, brug af faciliteter, intern administration, osv. Listen er ikke udtømmende. Der er i den forbindelse allerede indgået en databehandleraftale.

1.7 Databehandleraftalen er indgået for at sikre overholdelse af gældende ret i forbindelse med, at en Part agerer som databehandler, og databehandleraftalen indeholder instruks, sikker- hedsregulering, mv.

2. DATABEHANDLERAFTALE

2.1 Parterne i denne Aftale er enige om, at der skal indgås en databehandleraftale mellem på den ene side Enhederne og på den anden side Korpset for at regulere ansvar og roller i forhold til Korpsets behandling af Persondata på vegne af Enhederne.

2.2 Derudover skal der indgås databehandleraftaler mellem alle Enheder i forhold til den gensidige behandling af Persondata for at regulere ansvar og roller i forhold til Enheders behandling af Persondata på vegne af andre Enheder i de tilfælde at en sådan behandling foregår.

2.3 Samlet databehandleraftale er vedlagt denne Aftale som bilag 2.32.3, og underskrives ved underskrift af denne Aftale.

3. FÆLLES DATANSVARSAFTALE

3.1 Parterne er enige om, at al Persondata, der oplyses af Spejderen eller noteres direkte af enten Enhed eller Korps, og som indeholdes i Medlemssystemet, er Persondata, som er ment til begge Parter individuelt som Dataansvarlige, ligesom Spejderen er oplyst om at alle Dataan- svarlige modtager den Persondata, der oplyses i Medlemssystemet.

3.2 Parterne er på baggrund af ovennævnte enige om, at der skal indgås en fælles dataansvars- aftale mellem alle Enheder og Korpset for at regulere ansvar og roller i forhold til det fælles ansvar der opstår for den samlede behandling af indsamlet data. Fælles Dataansvarsaftale er vedlagt denne Aftale som bilag 3.2, og underskrives ved underskrift af denne Aftale.

4. UNDERSKRIFTER

4.1 Parterne er enige om, at denne Aftale underskrives samlet for alle Parter men på individuelle sider, sådan at hver Enhed og Korpset har en individuel underskriftsside.

- underskrifter følger på næste side -

Denne Aftale er udfærdiget med en underskriftside pr. Enhed sammen med Korpset. Ved underskriften indgås en bindende aftale mellem alle Enheder og mellem Enhederne og Korpset for så vidt indgår Aftalen og alle bilag, herunder Databehandleraftalen og Dataansvarsaftalen.

Aftalen er indgået elektronisk med kopi til Parterne. Korpset vil opbevare alle underskriftsider.

Det Danske Spejderkorps
Sted: København
Dato:
Xxxx: Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Titel: Generalsekretær
Enhed		Enhed
Sted:		Sted:
Dato:		Dato:
Navn: Titel: Gruppeleder		Navn: Titel: Bestyrelsesformand