Offentligt EU-udbud
Offentligt EU-udbud
Udbud af rammeaftale vedrørende anlægs- og smedearbejder til
Udvidelsesplan Haderslev
Marts 2021
Grøn varme til 3.300 boliger i Haderslev
Indhold
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 3
1.4 Indgåelse af rammeaftalen og tildeling af konkret ordre 5
1.5 Procedure for udbuddet (Underretning og stand still) 6
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7
2.7 Åbning af indkomne tilbud 9
2.8 Vedståelsesfrist for tilbuddet 9
2.12 Tilbudsgivers forbehold 11
Side 2 af 14
Haderslev Fjernvarme Xxxxxxxxxxxx 00
6100 Haderslev
Tlf. 0000 0000
xxx.xxxxxxxxx-Xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx-Xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxx-xxx-0000
1. Indledning
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Det er Haderslev Kommunes vision at bidrage til opfyldelse af den nationale målsætning for varmeforsyningen og CO2-reduktioner i kommunen. Haderslev Byråd har fremlagt en Varme- og Energiplan for kommunen. Planen indeholder et ønske om at fremme udbygningen af Ƞernvarmeområder, der hvor det er en samfundsøkonomisk og brugerøkonomisk fordel.
Et flertal af folketingets partier indgik mandag d. 22. juni 2020 et forlig på klimaområdet, som indeholder skrotning af olie- og gasfyr, som man gerne ser erstattet af grøn Ƞernvarme.
Bestyrelsen for Haderslev Fjernvarme har besluttet at udarbejde et projekt for en udvidelse af Ƞernvarmens forsyningsområde og det netop indgåede forlig understøtter dette projekt, da forliget indeholder et forholdsvist stort tilskud til at skrotte olie- og gasfyr samt tilskud til at Ƞernvarmen kan etablere Ƞernvarmeledninger i de nuværende naturgasområder.
Potentialet for nye Ƞernvarmekunder ligger på 3.300 boliger, der ligger i Haderslev, Starup og Marstrup, hvilket deles op i 12 delområder. 4 udbud, hhv. Haderslev By Vest, Haderslev By, Starup og Marstrup.
Planen indebærer, at den grønne biomassevarme (biomasseanlæg) også kommer til at forsyne boligerne i udvidelsesområderne. For at få varmen ud til de 3.300 nye kunder, skal der lægges 62 kilometer nye Ƞernvarmeledninger ud.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx har indsendt et samlet projektforslag for Ƞernvarmeforsyning af de gas- forsynede områder i Haderslev. Projektet realiseres under forudsætning af Xxxxxxxxx Xxxxxx godkendelse.
Det forventes at hovedparten af planen kan realiseres indenfor de kommende 5 år med an-
lægsstart august 2021. Dette vil stille store krav til vores samarbejdspartnere omkring organi- sering, kapacitet og kvalitet.
Anlægsarbejde vil bestå af 12 distributionsnet på i alt ca. 65 km trace i DN25 - DN200 og med mange kundetilslutninger.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (efterfølgende Bygherre), inviterer jer hermed til at byde på udførelse af anlægs- og smedearbejde i forbindelse med realiseringen af Udvidelsesplan Haderslev un- der en rammeaftale.
Opgaven udbydes som en hovedentreprise hvori anlægs- og smedearbejder er inkluderet og prærør er bygherreleverance.
• Bygherre: Haderslev Fjernvarme, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
• Kontaktperson: Xxxxxx Xxxxxxxx, xxx@Xxx.xx, tlf. 0000 0000
Forventet tidsplan for udbuddet:
Aktivitet | Dato |
Udsendelse af udbudsmateriale | 4. marts 2021 |
Spørgsmål modtages senest | 18. marts 2021 kl. 8.00 |
Evt. seneste rettelsesbrev | 19. marts 2021 |
Frist for modtagelse af tilbud | 16. april 2021 kl. 12.00 |
Stand still | 23. april til 8. maj 2021 |
Kontraktindgåelse | 8. til 9. maj 2021 |
Rammeaftalens ikrafttrædelse | 19. maj 2021 |
Bygherren har ikke aftagepligt på rammeaftalen. Den årlige omsætning for anlægs- og smede- arbejder forventes at være 25 mio. kr.
Tilbud afgives på grundlag af vedlagte udbudsmateriale. Mængderne afspejler de 2 området med anlægsarbejder i Haderslev By Vest. Området vil blive tildelt direkte til vinderen af dette udbud.
Udover området Haderslev By Vest vil opgaver med et estimeret budget på under 3 mio. DKK blive tildelt direkte via rammeaftalen. Opgaver med et estimeret budget på over 3 mio. DKK vil blive tildelt via miniudbud blandt deltagerne i Rammeaftalen. Efter planen vil der være mi- niudbud for områderne Haderslev By, Starup og Marstrup.
1.4 Indgåelse af rammeaftalen og tildeling af konkret ordre
Dette udbud udmunder i en direkte tildeling af området Haderslev By Vest til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, samt kvalificering til deltagelse i Haderslev Fjernvarme rammeaftale for anlægs- og smedearbejde i forbindelse med naturgaskonverteringerne som gennemføres i Udvidelsesplan Haderslev. De 3 bydende som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i nærværende udbud (Udbuddet for Haderslev By Vest), vil blive kvalificeret til deltagelse i ram- meaftalen.
Direkte tildeling og kvalifikation til deltagelse i rammeaftalen:
Tildelingskriterier og vægtning i forbindelse med direkte tildeling af området Haderslev By Vest samt deltagelse i Rammeaftalen:
- Pris: 60%
- Organisation 30%
- Tidsplan 10%
Direkte tildeling af opgaver med et estimeret budget på under 3 mio. DKK
Køb på rammeaftalen på ordre under 3 mio. DKK vil ske ved direkte tildeling til den tilbudsgi- ver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud jf. ovenstående tildelingskriterier. Såfremt denne ikke kan levere indenfor den opstillede tidsramme eller af anden årsag, ikke kan eller vil udføre opgaven indenfor rammerne af Rammeaftalen, vil ordren tilfalde den næ- ste leverandør i den prioriterede rækkefølge og så fremdeles.
Miniudbuddene:
Efterfølgende vil de øvrige naturgaskonverteringsopgaver udbydes som miniudbud blandt del- tagerne i rammeaftalen, dvs. konkurrencen åbnes på ny. Udbydere vil således rette skriftlig
henvendelse til parterne i rammeaftalen, hvor tilbuddet skal afleveres tidligst 2 uger efter
modtagelse af miniudbuddet. De nærmere betingelser vil blive specificeret ved hvert miniud- bud. Bl.a. kriteriernes vægtning vil blive angivet i udbudsbrevet vedr. det pågældende miniud- bud. Opgaverne der bliver udbudt som miniudbud, vil have en forventet størrelse på op til 40 mio. kr. pr. opgave.
Tildelingskriterier i forbindelse med afholdelse af miniudbud vil ligge indenfor følgende inter- valler:
- Pris: .. 50-80%
- Organisationsplan .. 20-35%
- Tidsplan .. 10-35%
Bygherren forbeholder sig ret til på enkelte opgaver at afholde licitation eller på anden måde at indhente tilbud fra anden entreprenør.
Entreprenøren skal overholde landets gældende regler omkring bl.a. løn- og ansættelsesfor- hold.
1.5 Procedure for udbuddet (Underretning og stand still)
Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om tildeling af aftalen.
Indgåelse af rammeaftalen vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske stand still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen underretningen har fundet sted.
For deltagelse i udbuddet skal den bydende fremsendes en mail med firma oplysninger og kontaktperson til Xxxxxx Xxxxxxxx, xxx@Xxx.xx. Derefter vil en mail med et link til udbuds- materialet blive fremsendt. Udbudsmaterialet vil derefter kunne downloades fra Haderslev Fjernvarmes hjemmeside.
2. Udbudsbetingelser
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 også kaldet forsyningsvirksomhedsdirektivet, samt bekendtgørelse nr. 1564 af. 15. december 2015 (Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsynings, transport samt posttjenester)
Følgende skal vedlægges tilbuddet:
• Samlet tilbudsliste
• Tilbudslister for hhv. anlæg og smed
• Beskrivelse af referencer.
• "Tro & love erklæring" om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige jfr. lov nr. 336 af d.
13. maj 1997 med senere ændringer.
• Dokumenter vedr. den bydendes økonomiske og tekniske formåen jf. afsnit 2.13 og 2.14.
Tilbudsgiveren skal på tilbudslisten bekræfte modtagelse af evt. rettelsesblade.
Tilbuddene betragtes kun som konditionsmæssige, hvis alle poster i tilbudslisten samt ESPD- dokumentet er udfyldt.
Navn på underentreprenør(e) skal fremgå af tilbudslisten.
Tilbuddet er bindende efter tilbudsafgivelse og kan ikke forlanges tilbageleveret hverken i åb- net eller uåbnet stand.
Xxxxxxxx forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud.
Ud over pdf-version er elektronisk version af Tilbudslisten vedlagt udbuddet. Det pointeres, at det er pdf-versionen, der er det juridisk gældende dokument.
Endvidere pointeres det, at det er tilbudsgiverens pligt selv at kontrollere, at summerings- og overførselsfunktioner i den elektroniske tilbudsliste er korrekte. Bygherre og rådgiver har intet ansvar for eventuelle regnefejl opstået pga. anvendelse af regnearket.
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateri- ale af generel karakter skal være på dansk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses pro- duktblade, varekataloger, regnskaber mv.
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet kan rettes udelukkende via mail til Xxxxxx Xxxxxxxx på e- mail: xxx@Xxx.xx. De bydende vil herefter få alle spørgsmål samt svar tilsendt skriftligt.
Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være stillet senest den 18. marts 2021 kl. 10.00.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængelige på hjemmesiden se- nest den 19. marts 2021
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udlø- bet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem se- nest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besva- ret.
Tilbuddet skal være afleveret senest
16. april 2021 kl. 12.00
Tilbuddet skal indgives til:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx Att.: Xxxxxx Xxxxxxxx
Tilbuddet skal afgives i lukket kuvert mærket ”EU-UDBUD - Anlægs- og smedearbejder natur- gaskonverteringer”. Tilbuddet afgives ligeledes i elektronisk form som format ”pdf” eller ”MS- Word”.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
2.8 Vedståelsesfrist for tilbuddet
Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver frigøres ikke fra sit tilbud ved Haderslev Fjernvarme afsendelse af underretning om tildeling.
Haderslev Fjernvarme indgår aftale med 3 entreprenører om leveringen af de omfattede ydel- ser i nærværende udbudsmateriale.
Rammeaftalen løber fra indgåelse af kontrakt til ultimo december 2026, derefter kan kontrak- ten forlænges et år ad gangen, kontraktens samlede længde kan dog maksimalt være på 8 år. Forlængelse sker i givet fald på uændret rammeaftalevilkår.
Beslutningen om forlængelse af rammeaftalen afgøres af Bygherren i november måned hhv. 2022, 2023, 2024, 2025 og 2026. Rammeaftalen kan fra begge sider opsiges med 3 måneders varsel til udløb ultimo februar måned.
Rammeaftalen kan således, inklusiv fuld option, løbe helt til 31. august 2026.
Rammeaftalen prisreguleres ikke, da det kun er den første opgave som skal udføres efter de afgivne enhedspriser, de næste skal udføres efter priserne i miniudbuddene.
Tilbuddet skal afgives på grundlag af følgende materiale i prioriteret rækkefølge:
1. Eventuelle rettelsesblade udsendt før afgivelse af tilbud.
2. Nærværende udbudsbrev.
3. AB-18 med tillæg
4. Særlige betingelser for anlægs- og smedearbejder (SB) inkl. bilag
5. Særlig arbejdsbeskrivelse for anlægsarbejder (SAB anlæg) inkl. bilag
6. Særlig arbejdsbeskrivelse for smedearbejder (SAB smed) inkl. bilag
7. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG anlæg)
8. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG smed)
9. Samlet tilbudsliste
10. Tilbudsliste (TBL anlæg)
11. Tilbudsliste (TBL smed)
12. Dokumenter i forhold til tegningsliste
13. Dokument om jordhåndtering
14. Tro & love-erklæring
15. Kontrakt oplæg
16. Danske normer, forskrifter, vejledninger, anvisninger og betingelser med de i "Normtil- læg" seneste anførte ændringer, rettelser og fortolkninger.
17. Danske Standards (DS/EN).
18. Arbejdstilsynets publikationer og anvisninger.
Det under 1-15 nævnte er uploadet på Haderslev Fjernvarmes hjemmeside d. 4. marts 2021. Det under 16-18 nævnte påhviler de bydende selv at tilvejebringe.
De bydende må selv kontrollere, at materialet er komplet i forhold til indholdsfortegnelsen.
Ved underskrift på den samlede tilbudsliste attesterer den bydende for godkendelse af det
modtagne materiale som fyldestgørende for afgivelse af bindende tilbud samt at materialet er gennemlæst og accepteret. Entreprenøren er pligtigt til at gennemlæse samtlige bestemmel- ser for at få klarhed over entreprisens omfang og de enkelte arbejders afhængighed.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Bygherre. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Bygherre kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmateri- alets afsnit 2.13 og 2.14. Egnethedskriterier gives for hver deltager i konsortiet.
Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav i nærværende ud- budsmateriale med tilhørende bilag. Sådanne forbehold vil medføre at Haderslev Fjernvarme har pligt til at se bort fra tilbuddet.
Vedr. øvrige forbehold opfordres tilbudsgiver til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver bør i vi- dest muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller
tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud.
Eventuelle forbehold vil blive kapitaliseret ud fra Haderslev Fjernvarme skøn.
Faglige forbehold, så som standardforbehold, vil blive behandlet som et hvert andet forbe- hold.
Tilbudsgiver skal i ESPD beskrive følgende dokumentation:
Personlige forhold:
• Udfyldt og underskrevet afsnit II - VI i vedlagte ESPD-dokument.
ESPD er en del af det samlede udbudsmateriale. Virksomheder der ønsker at byde, skal derfor fremsende ESPD og udfylde del II-VI med henblik på at sende den udfyldte ESPD sammen med det øvrige tilbudsmateriale.
Økonomisk og finansiel kapacitet:
• Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dæknings- sum på minimum 10 millioner DKK, skal som minimum være tegnet ved kontraktindgå- else.
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning in- den for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår.
Mindstekrav, der skal opfyldes for at komme i betragtning:
• Positiv soliditetsgrad
• Egenkapital skal som min. være på 2.000.000
Ordren vil blive tildelt på grundlag af det for Bygherren økonomisk mest fordelagtige bud.
1. Pris
2. Organisationsdiagram for denne opgave, indeholdende:
a. Egne og underentreprenørers nøglepersoner, projektledere, entrepriseledere, formænd.
b. CV’er på nøglepersoner, herunder pågældende nøglemedarbejders specifikke erfaring med opgaver af samme størrelser og kompleksitet.
c. Entreprenørsammensætning (anlæg og smed) samt disses historik (har der væ- ret samarbejde ved tidligere tilsvarende entrepriser).
Organisationsændringer i projektforløbet skal godkendes af bygherren, og det under- streges, at den af tilbudsgiver fremsendte projektorganisation skal tilknyttes i projek- tet.
3. Tidsplan for opgavens gennemførelse med illustrering eller beskrivelse af:
a. Forslag til udførelses tidsplan udarbejdet med baggrund i udbudstidsplanen.
b. Bemanding, ressourceplan
c. Overholdelse af milepæle, afleveringsterminer og delterminer
d. Illustrering af kritisk vej
For bygherrens bedømmelse skal der i tilbuddet gives oplysninger om ovenstående forhold, idet evaluering af tilbuddene sker på baggrund af følgende:
1. Ved vurdering af pris konkurreres på den samlede tilbudssum. Pointtildelingen sker ud fra en forholdsmæssig betragtning. Således tildeles det billigste tilbud maksimumpoint
på en skala fra 0 til 10, mens øvrige tilbud tildeles point efter følgende formel: Tilbuddets point = (Laveste tilbudspris / Tilbuddets pris) x Maksimumpoint (10 point).
2. I vurderingen af referencer lægges der vægt på referencer omhandlende naturgaskon- verteringsopgaver, renoveringsopgaver og øvrige opgaver vedr. Ƞernvarmeledninger i jord, i nævnte rækkefølge. Pointtildelingen gives desuden ud fra relevansen, størrelsen og antallet af de referencer den bydende fremsender. Pointgives på en skala fra 1 til
10.
3. Ved vurdering af organisation lægges vægt på følgende og i nævnte rækkefølger:
a. At nøglepersoner har den fornødne kompetence og erfaring fra lignende pro- jekter.
b. At den foreslåede organisation fremstår klart med entydige kommandoveje
c. At hovedentreprenør og underentreprenør har arbejdet sammen i tidligere op- gaver.
Pointgives på en skala fra 1 til 10.
4. Ved vurdering af tidsplaner lægges vægt på følgende og i nævnte rækkefølge:
a. At der fremlægges planer der troværdigt sikrer fremdrift med bedst mulig, med hensyntagen til trafikale- og sikkerhedsforhold på byggepladsen.
b. Der lægges vægt på en god tilrettelæggelse og afsætning af ressourcer til dialo- gen med de berørte parter, både med hensyn til form, samarbejde og sikring af fremdriften. De berørte parter er f.eks. kommunen, beboer mfl.
c. Desuden lægges vægt på entreprenørens afsættelse af tid og ressourcer til kva- litetssikring både i planlægnings- og gennemførelsesfaserne.
Pointgives på en skala fra 1 til 10.
Tildelingskriterierne referencer, organisation og tidsplan vil blive pointgivet iht. nedenstående 10-pointskala:
- Såfremt tilbuddet i ringe grad opfylder tildelingskriteriet 1 point
- Såfremt tilbuddet i begrænset grad opfylder tildelingskriteriet: ..2-3 point
- Såfremt tilbuddet i middel grad opfylder tildelingskriteriet: ..4-7 point
- Såfremt tilbuddet i høj grad opfylder tildelingskriteriet: ..8-9 point
- Såfremt tilbuddet til fulde opfylder tildelingskriteriet: 10 point
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at afgivelse af oplysninger vedr. pris, referencer, orga- nisation og tidsplan er en forudsætning for, at tilbuddet kan vurderes.
Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes.
Prisen oplyses i danske kroner (DKK) eksklusive moms. Priserne skal være inklusive alle afgif- ter, sociale omkostninger, overenskomsttillæg mv.
Tilbud skal gives med fast pris.
Med venlig hilsen
Xxxxxxxxxxxx 00
6100 Haderslev