INSTITUTIONENS NAVN
Samarbejdsaftale mellem
Aalborg Kommune og
den selvejende kulturinstitution / foreningen / den erhvervsdrivende fond
INSTITUTIONENS NAVN
for perioden xx.xx.20xx – xx.xx.20xx
(institutionens logo)
Indholdsfortegnelse
2.1. Formål og profil for INSTITUTIONEN 5
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune 5
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen 5
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål 6
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling 6
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen 7
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT 7
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn 8
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation 9
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening 9
1.1. Aftaleparter
Denne aftale er d.d. indgået mellem Aalborg Kommune, adresse og XXX.XX. og
INSTITUTIONENs NAVN (benævnes herefter Institutionen), adresse og XXX.XX.
Institutionen har også samarbejdsaftale med XXX (fx Kulturstyrelsen). Nærværende aftale er afstemt med anden aftale i det omfang, det er relevant og således, at der ikke er interessekonflikt eller unødige sagsgange.
1.2. Aftalens formål
Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt.
Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 201X-201X og i Institutionens formål og opgave, jf. institutionens vedtægter.
Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter.
Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og institutionen.
(Dette afsnit udarbejdes konkret i forhold til den enkelte aftale sammen med juridisk afdeling, hvis det er nødvendigt. I afsnittet er der fokus på de juridiske forhold, som er væsentlige for Aalborg Kommunes indgåelse af aftalen - fx:
• Særlige juridiske forhold vedr. tilskuddet
• Evt. andre eksterne aftaler med institutionen, som har betydning for aftalen
• Evt. andre kommunale aftaler mellem kommune og institution, som har betydning for aftalen?
• Henvisning til Administrativ Forskrift nr. 26.
• Henvisning til andre relevant lovgivning.)
1.4. Aftaleperiode
Aftalen mellem Aalborg Kommune og INSTITUTIONENs NAVN indgås for perioden xx.xx.201x- xx.xx.201x.
Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i institutionens bestyrelse e.l. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger.
Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende.
Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i x. kvartal 201x.
1.5. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse:
• hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse
• hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes
I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt.
2.1. Formål og profil for INSTITUTIONEN
Institutionens formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter.
Institutionens formål, vision, opgave, organisationsform mm. beskrives i kort form (10-15 linjer).
Institutionens vedtægter vedlægges aftalen.
Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden.
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune
Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune.
Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2013-2015 | ||
Værdier og principper | Målsætninger | Indsatsområder |
- Vilje og vovemod Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst | I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. | - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger |
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen
Aftalen mellem Aalborg Kommune og institutionen tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i Institutionens formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål:
• Ex - At styrke
• Ex - At fremme…
• Ex - At udvikle…
• Eller lignende
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål
Aftalens fælles strategiske mål er omsat i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 201x-201x:
• Ex - institutionen vil øge indtjeningen med i alt x,x % i løbet af aftaleperiodens fire år.
• Ex - institutionen vil styrke skoletjenestens profil ift. unge mellem 14-18 år, og tilbyde 2 workshops for målgruppen hvert år i aftaleperioden
• Ex - institutionen vil i løbet af aftaleperioden udstille to internationale, eksperimenterende unge talenter
(målene tilstræbes at være SMARTe – dvs. specifikke, målbare, accepterede, realistiske og tidsafgrænsede).
Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel.
3. Drift
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling
Byrådet i Aalborg Kommunes har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således:
Aalborg Kommunes driftstilskud til INSTITUTIONEN, opgjort i nettotal | |||
201x | 201x | 201x | 201x |
x.xxx.xxx kr. | x.xxx.xxx kr. | x.xxx.xxx kr. | x.xxx.xxx kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar.
Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald
medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen.
3.2. Budget og regnskab
Institutionen skal senest xx.xx hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende regnskabsår til Sundheds- og Kulturforvaltningen med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele institutionens virksomhed og institutionen skal sikre, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik.
Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner.
Der henvises til Administrativ Forskrift nr. 26.
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen
Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen for institutionen og følgende gør sig gældende:
• Institutionen er omfattet af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ
• Institutionens aktiver i form af indestående i pengeinstitutter mv. skal administreres af Finanskontoret. Det samme gælder for formuepleje. Institutionens indtægter afregnes til Finanskontoret (bruttobeløb)
• Institutionens drift skal fuldt ud være kasseneutral, hvis institutionen har egne aktiver/midler, så træk på kommunekassen undgås. Overførsel af mer-/mindreforbrug mellem budgetårene følger de til enhver tid gældende regler i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ.
Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT
I det omfang institutionen har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, er institutionen forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv.
Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
3.3. Ledelse og bestyrelse
Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen.
Kommunen skal godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Institutionen må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger.
De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af
Administrativ Forskrift nr. 26.
3.4. Personaleforhold
Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse.
Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse, hvis en sådan er tilknyttet institutionen. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse.
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn
Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud.
Følgende informationer er påkrævet:
• Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 31.3. hvert år i aftaleperioden.
• Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale.
Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen.
Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtter foreningens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen.
Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg kommunes vurdering.
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation
Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal.
3.5.2. Kontaktperson
Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm.
Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud.
Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse.
Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale – fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov.
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening
Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere.
4. Underskrift
Aftalen er indgået og underskrevet den 201x af:
For INSTITUTIONENs NAVN: | For Aalborg Kommune: | |
Bestyrelsesformand navn | Rådmand navn | |
Daglig leder Navn | Direktør Navn |
Bilag
Alle aftaler vedlægges:
• Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26.
• Institutionens virksomhedsplan
• Institutionens vedtægter
Andre relevante bilag kan - afhængig af den konkrete aftale - være:
• Institutionens aftaler med eksterne parter
• Andre relevante aftaler mellem institution og kommune
• Aalborg Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ
• Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik mv.
• Tillæg til aftalen
• Lovgrundlag