Generelle vilkår for Grand Solutions
Gældende fra 1. januar 2020
Generelle vilkår for Grand Solutions
Indhold
1. Indledning 3
1.1 Gyldighedsområde 3
1.2 Engelsk udgave 3
1.3 Ændringer i ”Generelle vilkår for Grand Solutions ” 3
2. Definitioner 3
3. Udbetalinger 4
3.1 Udbetalingsprofil 4
3.2 Udbetalinger til Administrator 4
3.3 Administrators overførsel af investeringsbeløb til Projektdeltagerne 4
3.4 Særligt om udbetalinger til udenlandske Projektdeltagere 5
3.5 Underleverancer 5
3.6 Særligt om ufordelte midler 5
3.7 Regler om midler, der henstår hos Administrator 6
4. Rapportering til Innovationsfonden 6
4.1 Rapporterings- og regnskabsperiode for årsrapporten 6
4.2 Indsendelsestidspunkt og form 6
4.3 Krav til den faglige del af årsrapporten og til afslutningsrapporten 7
4.4 Årsregnskabets form og indhold 7
4.5 Opgørelse af omkostningerne i delregnskaberne 7
4.5.1 Omkostninger, der er relateret til medgået arbejdstid (tidsregistrering) 8
4.6 Regnskabsmæssig beregning af Innovationsfondens investeringsbeløb 8
5. Rebudgettering 8
6. Revisionsregler 9
6.1 Projektdeltagere, der ikke skal modtage investeringsbeløb fra Innovationsfonden 9
6.2 Projektdeltagere, der er danske statsinstitutioner og danske statsfinansierede selvejende institutioner 9
Dette gælder også, hvor revisionsopgaven i henhold til en § 9-aftale (jf. lov om revision af statens regnskaber) om intern revision varetages af en godkendt revisor. Innovationsfonden forbeholder sig ret til at stille krav om, at der udfyldes en erklæring og en revisionscheckliste i forbindelse med revisionen. Erklæring og revisionscheckliste findes som Bilag 1 og 2 til dette
dokument 9
6.3 Alle øvrige Projektdeltagere, dvs. kommunale/regionale/private institutioner og
virksomheder, samt udenlandske enheder 9
6.4 Revisionens udførelse 10
7. Regler ved ophævelse af Investeringsaftalen inden Projektet er afsluttet 11
8. Andre bestemmelser 11
8.1 Xxxxx indtægter og anden finansiering 11
8.2 Uforbrugte midler 11
Innovationsfonden CVR nr. 29 03 56 95
Europahuset, Europaplads 2, 4. sal
8000 Århus
Tel. x00 0000 0000
Xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
8.3 Indberetning til SKAT 11
8.4 Moms og skattemæssige forhold 11
8.5 Udskiftning af Administrator 12
8.6 Investeringssagens afslutning 12
Bilag 1 – Investeringsmodtager er en statsinstitution eller en statsfinansieret selvejende institution 13
Bilag 2 – Tjekliste for statsinstitutioner eller statsfinansierede selvejende institutioner 14
Bilag 3 – Tjekliste for virksomheder og hospitaler 16
Tjekliste: Sådan laver du en korrekt afrapportering i E-grant 18
1. Indledning
1.1 Gyldighedsområde
”Generelle vilkår for Grand Solutions” omfatter reglerne for administration m.m. af Grand Solutions.
Bemærk, at der i Investeringsaftalen kan være nævnt undtagelser fra specifikke regler i ”Generelle vil- kår for Grand Solutions”.
1.2 Engelsk udgave
Generelle vilkår for Grand Solutions vil også blive udarbejdet på engelsk, og findes på Innovationsfon- dens hjemmeside. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den danske og den engelske tekst er den danske tekst gældende.
1.3 Ændringer i ”Generelle vilkår for Grand Solutions ”
”Generelle vilkår for Grand Solutions” kan blive tilpasset løbende. Senest gældende udgave kan til en- hver tid findes på hjemmesiden. Større ændringer i Generelle vilkår for Grand Solutions vil blive med- delt direkte til Projektledere og Administratorer i de berørte projekter. Projektlederen er forpligtet til straks at videregive informationen til alle Projektdeltagerne.
2. Definitioner
Administrator: Den juridiske enhed, udpeget af Styregruppen og godkendt af Innovationsfonden, der modtager investeringsbeløbene fra Innovationsfonden. Administrator er ansvarlig for at overføre in- vesteringsbeløbene til de enkelte Projektdeltagere, og skal, i samarbejde med Projektlederen, udar- bejde Projektets samlede regnskaber til Innovationsfonden.
Delregnskab: Et regnskab for en enkelt Projektdeltager.
Fonden: Innovationsfonden, oprettet i medfør af lov nr. 306 af 29. marts 2014 om Danmarks Innovati- onsfond.
Investeringsaftalen: Den aftale, som er indgået mellem Projektdeltagerne og Innovationsfonden om et projekts gennemførelse med investering fra Innovationsfonden.
Investeringsbeløb: De beløb, som Innovationsfonden vil bidrage med til Projektet. Investeringsbelø- bene udbetales til Administrator i rater i henhold til den til enhver tid gældende udbetalingsprofil.
Investeringsgrader: De procentdele af en enkelt Projektdeltagers omkostninger eller af det samlede projekts omkostninger, som Investeringsbeløbene fra Innovationsfonden maksimalt vil kunne dække. Investeringsgraderne fremgår af det senest godkendte budget.
Investeringsperioden: Den periode, som angivet i Investeringsaftalen, i hvilken Innovationsfonden yder investering til Projektet. Alle omkostninger i projektregnskabet skal være afholdt og bogført in- den for denne periode.
Overhead: Et beløb der kan indgå i budgettet, og som skal dække indirekte omkostninger. Beløbet ud- regnes som en procentdel af de direkte projektrelaterede omkostninger.
Projektdeltager: De juridiske enheder, der, jf. Investeringsaftalen, deltager i Projektet som enten Pro- jektpartnere eller Projekt-bidragere.
Projektet: Det projekt, som Investeringsaftalen vedrører.
Projektleder: Den person, som leder Projektet og er udpeget af projektets Styregruppe og godkendt af Innovationsfonden. Projektlederens ansvar og opgaver er beskrevet i Investeringsaftalen for Projek- tet.
Slutbeløb: Det beløb, der tilbageholdes af Innovationsfonden indtil de afsluttende faglige og økonomi- ske rapporteringer er godkendt.
Udbetalingsprofil: En oversigt over udbetalingstidspunkterne for og størrelsen af investeringsbelø- bene, som Innovationsfonden udbetaler. Udbetalingsprofilen fastlægges samtidig med budgettet og vil fremgå af det senest godkendte budget.
3. Udbetalinger
3.1 Udbetalingsprofil
Udbetalingsprofilen angiver, hvor store investeringsbeløb der skal udbetales til projektets Administra- tor på givne tidspunkter.
Udbetalingsprofilen er baseret på det senest godkendte, årsopdelte budget. Den afspejler således det forventede forbrug af investeringen for Projektdeltagerne.
Ved udarbejdelsen af udbetalingsprofilen ganges hver Projektdeltagers budgetterede årlige omkost- ninger med den pågældende deltagers investeringsgrad.
Der gøres opmærksom på, at udbetalingsprofilen vil afspejle, at fonden vil tilbageholde et ”Slutbe- løb”, jf. de nærmere oplysninger i afsnit 3.2.
3.2 Udbetalinger til Administrator
Udbetalingerne til Administrator sker automatisk til Administrators NemKonto. Administrator skal altså ikke indsende en udbetalingsanmodning.
Udbetalingerne sker i to årlige rater: Den 1. april udbetales det budgetlagte investeringsbeløb for årets første seks måneder. Den 1. oktober udbetales det budgetlagte investeringsbeløb for årets sid- ste seks måneder. For projekter, der starter i de tre sidste måneder af et halvår, vil første udbetaling dog ske senest én måned efter Projektets starttidspunkt.
Innovationsfonden tilbageholder 10 % af Projektets samlede investeringsbeløb. Dette Slutbeløb udbe- tales først til Administrator, når den sidste årsrapport og afslutningsrapporten er indsendt til og god- kendt af Innovationsfonden.
Tilbageholdelsen af ”slutbeløbet” sker i den/de sidste udbetalingsrater.
3.3 Administrators overførsel af investeringsbeløb til Projektdeltagerne
Administrator skal senest én måned efter at et investeringsbeløb er udbetalt fra Innovationsfonden overføre midlerne til de enkelte Projektdeltagere i henhold til det gældende budget. Se dog de særlige bestemmelser om overførsel til udenlandske Projektdeltagere og ufordelte puljer i afsnit 3.4 – 3.6 ne- denfor.
Administrator må, jf. Investeringsaftalen, ikke uden Fondens forudgående skriftlige godkendelse fore- tage udbetaling af midler til en Projektdeltager, der, jf. Investeringsaftalens nærmere bestemmelser, har indsendt information om rekonstruktion eller konkursbehandling m.m.
Administrator må heller ikke overføre midler til en Projektdeltager, der ikke har indsendt regnskabs- oplysninger eller andre krævede informationer, som skulle have været indsendt på tidspunktet for overførslen.
Administrator kan desuden reducere udbetalingerne til en Projektdeltager i følgende tilfælde:
• Hvis der hos den givne Projektdeltager henstår uforbrugte investeringsbeløb. I givet fald kan disse modregnes i det beløb, som Projektdeltagerne ifølge budgettet skulle have udbetalt.
• Hvis en Projektdeltager anmoder om at få reduceret eller annulleret udbetalingen.
• Hvis Styregruppen beslutter, at en Projektdeltager skal have udbetalt mindre end budgetlagt indtil visse betingelser er opfyldt. Denne bestemmelse kan bl.a. benyttes i forbindelse med afslutningen af en Projektdeltagers deltagelse i Projektet. I så fald kan de sidste midler ikke udbetales, før der foreligger et afsluttende regnskab eller anden krævet information.
Omvendt kan Administrator øge udbetalingen til den enkelte Projektdeltager, hvis Styregruppen har besluttet, at den pågældende Projektdeltager i kraft af øgede omkostninger og god fremdrift i arbej- det, er berettiget til at modtage flere midler end budgetlagt (se også afsnit 4.6 nedenfor). Udbetalin- gerne må aldrig overskride det maksimale investeringsbeløb for hele Investeringsperioden for den på- gældende deltager. Der gøres opmærksom på, at investeringsgrader og maksimale investeringsbeløb for den resterende investeringsperiode eventuelt vil kunne blive justeret ved budgetændringer, men at sådanne ændringer aldrig vil kunne få indflydelse på forholdene i afsluttede regnskabsår.
Styregruppen kan aldrig pålægge Administrator at overføre større beløb end de, Administrator har modtaget fra Innovationsfonden.
3.4 Særligt om udbetalinger til udenlandske Projektdeltagere
Administrators udbetalinger til udenlandske Projektdeltagere skal ske på baggrund af fakturaer for allerede afholdte omkostninger. Fakturaerne skal inkludere en specifikation af de afholdte omkostnin- ger, der sætter Projektlederen i stand til at godkende fakturaen. Desuden skal de specificeres, så det sikres, at regnskaber for Projektdeltagerens engagement kan opgøres i henhold til Innovationsfon- dens krav. Administrator, eller den part, der i øvrigt ifølge aftale skal forestå kontakten til den pågæl- dende deltager, skal samtidig påtage sig at udforme de krævede regnskaber for den udenlandske del- tager.
3.5 Underleverancer
Underleverancer skal være tilknyttet en Projektdeltager og være indeholdt i den pågældende Projekt- deltagers budget. Betaling af en underleverance sker fra den Projektdeltager, der har underleveran- cen tilknyttet.
3.6 Særligt om ufordelte midler
Projektbudgettet kan indeholde en ufordelt pulje, der kan udgøre maks. 10 % af det samlede budget for fondens investering. Disse midler kan ikke udbetales og anvendes, før Styregruppen og Innovati- onsfonden har godkendt et revideret budget, hvor den ufordelte pulje er fordelt mellem Projektdelta- gerne eller til en enkelt Projektdeltager. Der gøres opmærksom på, at de regler om maksimale inve- steringsgrader, der fremgik af retningslinjerne for ansøgningens udformning, fortsat skal være opfyldt i det reviderede budget.
3.7 Regler om midler, der henstår hos Administrator
De midler, som en juridisk enhed modtager i sin egenskab af Administrator, skal administreres, så de er regnskabsmæssigt adskilt fra de investeringsbeløb, som enheden modtager i egenskab af at være Projektdeltager. Der skal til hver en tid kunne foretages en opgørelse over saldo og ind- og udbetalin- ger for de investeringsbeløb, der henstår hos Administrator, og Innovationsfonden vil til enhver tid kunne kræve at modtage en sådan opgørelse.
Det skal fremgå af årsregnskabet, hvilke midler Administrator samlet har modtaget i året og hvilke, der er overført til Projektdeltagerne (jf. afsnit 3.3 og 3.4).
Der skal normalt ikke foretages selvstændig revision af administratorregnskabet, idet alle ind- og ud- betalinger vil fremgå af det af Styregruppen godkendte regnskab. Innovationsfonden vil dog være be- rettiget til at kræve en selvstændig revision af administrator-regnskabet.
4. Rapportering til Innovationsfonden
Der skal hvert år, jf. Investeringsaftalen, udarbejdes en årsrapport til Innovationsfonden, der omfat- ter:
• dels en økonomisk rapportering i form af et årsregnskab for Projektet,
• dels en faglig rapportering.
Desuden skal der udarbejdes en afslutningsrapport ved Projektets afslutning.
4.1 Rapporterings- og regnskabsperiode for årsrapporten
Rapporteringsperioden er kalenderåret, dog med den afvigelse, at der ikke er krav om, at der rappor- teres separat for perioder, der er kortere end 6 måneder. Det betyder:
• Hvis Investeringsperioden starter den 1. juli eller senere i år 1 kan den første årsrapport omfatte både år 1 og år 2.
• Hvis Investeringsperioden slutter den 30. juni eller tidligere i år x, kan den sidste årsrapport om- fatte både år x-1 og år x.
4.2 Indsendelsestidspunkt og form
Årsrapporten skal indsendes senest 3 måneder efter rapporterings-/regnskabsperiodens afslutning, dvs. senest den 31. marts. Den sidste årsrapport og afslutningsrapporten skal dog indsendes senest 3 måneder efter Investeringsperiodens slutdato.
Såfremt årsrapporten ikke er modtaget rettidigt, er Innovationsfonden – indtil rapporteringen forelig- ger – nødsaget til at lægge til grund, at der ikke har været et forbrug i perioden omfattet af den på- gældende årsrapport. Udbetalingen af den resterende del af investeringen vil i så fald blive tilbage- holdt, ligesom der kan blive rejst krav om tilbagebetaling af allerede udbetalte midler, som der ikke er aflagt regnskab for.
Indsendelse af årsrapporten skal ske via bevillingsportalen e-grant. Projektlederen og Administrator vil modtage nærmere anvisninger om brugen af denne portal fra Innovationsfonden.
4.3 Krav til den faglige del af årsrapporten og til afslutningsrapporten
De præcise krav til indhold og form af den faglige årsrapport og til den afsluttende rapport vil blive meddelt Projektleder og Administrator i god tid inden indsendelsesfristen. Innovationsfonden forbe- holder sig ret til at stille krav om, at rapporterne udformes i særlige rapportskabeloner. Rapportskabe- lonerne findes på hjemmesiden.
Årsrapport skabelon
Resultatark skabelon
Slutrapport
4.4 Årsregnskabets form og indhold
Årsregnskabet udformes i en regnskabsskabelon, der kan hentes via bevillingsportalen e-grant i god tid inden indsendelsesfristen. For at hjælpe administrator med korrekt udformning af årsregnskabet, kan projektet med fordel bruge ”Sådan laver du en korrekt afrapportering i E-Grant / Tjekliste”. Tjekli- sten findes i bunden af dette dokument.
Årsregnskabet består af et delregnskab for hver Projektdeltager samt et samlet regnskab for hele Pro- jektet. Der skal udformes et delregnskab for alle Projektdeltagere, uanset om disse skal modtage mid- ler fra Innovationsfonden.
Et delregnskab skal omfatte alle direkte projektrelaterede omkostninger, der er afholdt i regnskabspe- rioden, uanset hvem der finansierer disse, og det skal revideres og påtegnes i henhold til de regler, der findes i afsnit 6.
Omkostningerne skal opdeles på de samme budgetposter som det senest godkendte budget.
Den enkelte Projektdeltager indsender sit delregnskab til Projektleder og Administrator sammen med en kopi af den påtegnede revisionsrapport og eventuelt anden krævet information, hvorefter Admini- strator samler materialet i Fondens regnskabsskabelon. Når regnskabet er påtegnet af Administrator og godkendt af styregruppen indsendes det til Innovationsfonden.
Administrator er forpligtet til at gennemgå revisionsrapporterne knyttet til de enkelte Projektdeltage- res delregnskaber og til at orientere Innovationsfonden, hvis revisorerne har afgivet påtegning med kritiske, supplerende bemærkninger eller taget forbehold.
Innovationsfonden forbeholder sig ret til at kræve delregnskaber og revisionsrapporter, indsendt af de enkelte Projektdeltagere, udleveret.
4.5 Opgørelse af omkostningerne i delregnskaberne
Opgørelsen af omkostningerne i den enkelte Projektdeltagers delregnskab skal ske efter de samme principper, som gjaldt for det godkendte budget for den pågældende deltager, jf. Investeringsaftale med bilag.
Forklaring til udfyldelse af årsregnskabet.
Regnskabsskemaet hentes via e-grant. Der findes Guide til udfyldelse af årsregnskabet i kolonnen til høje for skemaet.
4.5.1 Omkostninger, der er relateret til medgået arbejdstid (tidsregistrering)
Omkostninger relateret til medgået arbejdstid skal opgøres på baggrund af løbende tidsregistrering. Til brug for bogføring og revision skal der, for hver medarbejder/deltager, foreligge en månedlig opgø- relse over tidsforbruget (periodelængden kan evt. være kortere). Opgørelsen skal være godkendt af den pågældende medarbejder/deltager og dennes nærmest overordnede. For topledere kræves den regnskabsansvarliges godkendelse.
For medarbejdere, der arbejder fuldtids på Projektet (typisk ph.d.- og postdoc-stipendiater) kan bog- føringen dog ske på baggrund af de månedlige lønsedler, dog således at løn i orlovs-perioder (herun- der syge- og barselsorlov) ikke medtages.
4.6 Regnskabsmæssig beregning af Innovationsfondens investeringsbeløb
Den enkelte Projektdeltager skal i årsregnskabet opgøre sine samlede projektomkostninger samt det investeringsbeløb Projektdeltageren har modtaget fra Administrator. Investeringsgraden kan variere over årerne, men må når projektet afsluttes, ikke overstige den godkendte investeringsgrad. Investe- ringsgraden beregnes ud fra det investeringsbeløb, der jf. Udbetalingsplanen er udbetalt til Admini- strator og ikke ud fra det beløb, Projektdeltageren har modtaget fra Administrator (se Afsnit 5, Rebud- gettering vedr. uforbrugte midler).
Der gøres opmærksom på, at EU’s statsstøtteregler sætter et loft for hvor stor en del af omkostnin- gerne hos virksomheder, der kan dækkes af offentlige støtteordninger, og at disse maksimale støttein- tensiteter er forskellige for hhv. industriel forskning og eksperimentel udvikling
5. Rebudgettering
Ved Projektets start vil der foreligge et årsopdelt budget, som opdeler det samlede projektbudget på Projektdeltagerne, omkostningsarter og finansieringskilder (herunder investeringsbeløbene fra Inno- vationsfonden).
I løbet af Projektet (Investeringsperioden) kan der i visse tilfælde være behov for at justere budgettet (foretage ”rebudgettering”). Rebudgettering kan f.eks. være knyttet til ændringer i projektplanen, herunder ændringer i deltagerkredsen, ændringer i arbejdets fordeling på de enkelte deltagere eller ændringer i tidsplanen.
Desuden vil det være nødvendigt at foretage en rebudgettering, hvis budgettet omfatter midler, der ikke er fordelt på de enkelte Projektdeltagere (se også afsnit 3.6 om ufordelte midler).
Rebudgettering kan også være nødvendiggjort af, at Projektet for enkelte deltagere eller i sin helhed forløber i et højere tempo end planlagt, eller af forsinkelser, der bevirker, at der er udbetalt væsent- ligt flere midler fra Innovationsfonden, end der er forbrugt.
Af årsregnskabet vil det fremgå, om der henstår uforbrugte midler hos Administrator eller hos den en- kelte part. Overskrides nedenstående grænser for projektet som helhed, skal der foretages en rebud- gettering:
IFD bevilling <5 millioner kr. - der er ingen grænse for, hvornår der skal rebudgetteres
IFD bevilling 5-10 millioner kr. - der skal ske en rebudgettering ved 1 million kr. uforbrugte midler IFD bevilling >10 millioner kr. - der skal ske en rebudgettering ved 3 millioner kr. uforbrugte midler
En eventuel rebudgettering skal som hovedregel ske umiddelbart efter godkendelse af årsregnskabet. På baggrund af regnskabstallene og tidligere Investeringsbeløb foretages en omfordeling af omkost- ninger og investeringsbeløb for de resterende projekt år på de forskellige parametre, der indgår i bud- gettet. Ændringer i budgettet kan dog aldrig have tilbagevirkende kraft på afsluttede regnskabsår.
Samtidig vil det ikke være muligt at øge det samlede investeringsbeløb fra Innovationsfonden til hele Projektet, med mindre dette er resultat af, at der er givet en tillægsbevilling og i tilknytning hertil er foretaget en ændring af Investeringsaftalen.
Forslag til revideret budget for den resterende projektperiode skal godkendes af Innovationsfonden og har først gyldighed, når Innovationsfondens godkendelse foreligger.
6. Revisionsregler
De enkelte Projektdeltageres delregnskaber skal revideres separat.
Kravene til revision af en Projektdeltagers delregnskab varierer afhængigt af, om Projektdeltageren skal modtage et investeringsbeløb, størrelsen af investeringsbeløbet fra Innovationsfonden samt af Projektdeltagerens organisationsform. Reglerne er beskrevet nedenfor.
6.1 Projektdeltagere, der ikke skal modtage investeringsbeløb fra Innovationsfonden
Regnskaber fra Projektdeltagere, der ikke skal modtage investeringsbeløb fra Innovationsfonden, skal ikke revideres men alene godkendes af en tegningsberettiget medarbejder hos Projektdeltageren.
6.2 Projektdeltagere, der er danske statsinstitutioner og danske statsfinansierede selvejende insti- tutioner
For statsinstitutioner eller statsfinansierede selvejende institutioner, hvor revisionsansvaret påhviler Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber, skal revisionen udføres af den økonomiansvarlige på institutionen og underskrives af en dertil bemyndiget medarbejder hos institu- tionen.
Dette gælder også, hvor revisionsopgaven i henhold til en § 9-aftale (jf. lov om revision af statens regnskaber) om intern revision varetages af en godkendt revisor. Innovationsfonden forbeholder sig ret til at stille krav om, at der udfyldes en erklæring og en revisionscheckliste i forbindelse med revi- sionen. Erklæring og revisionscheckliste findes som Bilag 1 og 2 til dette dokument.
6.3 Alle øvrige Projektdeltagere, dvs. kommunale/regionale/private institutioner og virksomheder, samt udenlandske enheder
• Regnskaber for perioder, i hvilke de samlede udbetalte midler fra Innovationsfonden udgør
500.000 kr. eller mindre, skal ikke revideres.
Uanset denne regel forbeholder Innovationsfonden sig dog ret til at stille krav om at regnskabet for en given periode skal underlægges revision.
• Regnskaber for perioder, i hvilke de samlede udbetalte midler fra Innovationsfonden udgør mere end 500.000 kr. skal revideres af en godkendt revisor. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning og god offentlig revisionsskik.
Innovationsfonden forbeholder sig ret til at stille krav om, at der udfyldes en revisionscheckliste i for- bindelse med revisionen. Revisionstjekliste findes som Bilag 3 til dette dokument.
6.4 Revisionens udførelse
Revisionen af de enkelte delregnskaber foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendt- gørelse nr. 101 af 19. januar 2012) og nærmere præciseret i stk. 2 og §§ 3-7 samt i ”God offentlig revi- sionsskik – normen for offentlig revision” fra januar 2013.
Ved revisionen efterprøves, om projektregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnska- bet.
Der er ikke krav om gennemgang af effektivitet og produktivitet, da dette vurderes af Innovationsfon- den i forbindelse med gennemgangen af de årlige rapporteringer.
Revisor planlægger revisionen med udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko. Revisio- nens omfang afhænger af organisationens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.
Ved revisionen skal revisor/den økonomiansvarlige på institutionen særligt efterprøve:
• Om regnskabet for de samlede projektomkostninger er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mang- ler.
• Om beregningen af Innovationsfondens investeringsbeløb er korrekt, herunder om kravene til maksimum for investeringsgrader er overholdt.
• Om tilskudsbetingelserne er opfyldt, herunder bestemmelserne i Investeringsaftalen
• Om investeringsbeløbet er anvendt til formålet.
• Om der ligger løbende tidsregistrering til grund for opgørelsen af omkostninger, der er relateret til medgået arbejdstid.
• Om der aflægges regnskab for den rigtige periode, og at der ikke er afholdt omkostninger i Projek- tet fra perioden før investeringsperiodens start eller efter dens afslutning.
Vær særlig opmærksom på Projektets regnskabsperiode for nystartede projekter, hvor startdatoen oftest er forskellig fra 1. januar, samt ved slutregnskaber hvor slutdatoen oftest er forskellig fra 31. december.
Revisionen udføres ved stikprøveundersøgelser.
Projektdeltageren skal give revisor de oplysninger, som må anses at have betydning for bedømmelsen af projektregnskabet og for revisors vurdering af forvaltningen, herunder mål og opnåede resultater. Projektdeltageren skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, som revisor finder nød- vendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødven- dig for udførelsen af sit hverv.
Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betyd- ning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give Projektlederen og Ad- ministrator meddelelse herom, samt at påse, at Innovationsfonden inden 3 uger gives meddelelse herom. Det er revisors pligt at orientere Innovationsfonden direkte.
Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at Pro- jektets gennemførelse er usikker af økonomiske eller andre grunde.
Det reviderede delregnskab forsynes med en påtegning i overensstemmelse med ISA-erklæringer for revisionsopgaver med særligt formål.
Genpart af den påtegnede revisionsrapport indsendes af Projektdeltageren til Projektlederen og Ad- ministrator sammen med det påtegnede delregnskab og bilag.
7. Regler ved ophævelse af Investeringsaftalen inden Projektet er af- sluttet
Opsiges Investeringsaftalen før Projektet er afsluttet, jf. bestemmelserne i Investeringsaftalen, vil In- novationsfonden som hovedregel alene dække omkostninger inden for opsigelsesperioden.
Dog vil Innovationsfonden have mulighed for at dække lønomkostningerne i forbindelse med færdig- gørelse af eventuelle igangværende ph.d.-stipendier, som er finansieret af fonden. Dette forudsætter, at der inden udløbet af opsigelsesperioden fremlægges en plan for ph.d.-forløbenes færdiggørelse, og at denne plan kan godkendes af Fonden. Planen skal omfatte både faglige og økonomiske forhold (herunder finansiering af følgeomkostninger ud over lønomkostningerne).
8. Andre bestemmelser
8.1 Andre indtægter og anden finansiering
• Finansiering fra anden side: Hvis der fra anden side opnås finansiering af de omkostninger, der ifølge budgettet skal dækkes af Innovationsfonden hos en given Projektdeltager, er denne forplig- tet til at oplyse dette til Innovationsfonden hurtigst muligt. Innovationsfonden forbeholder sig ret til i givet fald at foretage modregning i investeringsbeløbet til den pågældende Projektdeltager.
• Øvrige projektrelaterede indtægter: Såfremt udnyttelse af patentrettigheder, salg af knowhow el- ler egen produktion, der er resultat af investeringen, medfører indtægter, gør Innovationsfonden ikke krav på tilbagebetaling af hele eller dele af investeringsbeløbet.
8.2 Uforbrugte midler
Hvis det af et årsregnskab fremgår, at der henstår større uforbrugte beløb fra Innovationsfonden hos Administrator eller de enkelte Projektdeltagere, kan Innovationsfonden stille krav om rebudgettering (se afsnit 5) og eventuelt kræve de uforbrugte beløb helt eller delvist tilbagebetalt.
8.3 Indberetning til SKAT
Innovationsfonden har pligt til løbende at indberette udbetalinger, der foretages direkte til ikke-of- fentlige, danske enheder, til SKAT. Fonden indberetter derimod ikke beløb, som overføres mellem Projektdeltagerne og Administrator indbyrdes.
8.4 Moms og skattemæssige forhold
Bevillingsbeløbene dækker ikke moms eller andre typer af omsætningsafgifter med mindre det speci- fikt er aftalt i forbindelse med Investeringsaftalens indgåelse.
I de tilfælde hvor bevillingen beskattes, dækker bevillingen ikke denne beskatning. Alle spørgsmål vedrørende skattemæssige forhold henvises til SKAT.
8.5 Udskiftning af Administrator
Hvis Innovationsfonden kræver, at Administrator udskiftes, eller hvis Styregruppen, med Innovations- fondens godkendelse, beslutter at udskifte Administrator, skal den hidtidige Administrator sikre, at den nye Administrator modtager alle relevante oplysninger og alt relevant materiale, samt at eventu- elle økonomiske midler fra Innovationsfonden, der henstår hos Administrator, overføres til den nye Administrator.
8.6 Investeringssagens afslutning
Investeringsperiodens slutdato fremgår af Investeringsaftalen med bilag. Der kan ikke afholdes om- kostninger på investeringssagen efter denne dato.
Når Innovationsfonden har godkendt den sidste årsrapport og afslutningsrapporten og eventuel an- den krævet dokumentation er modtaget, kan den tilbageholdte del af investeringsbeløbet udbetales (se nærmere om ”Slutbeløb” i afsnit 3.2). Hvis regnskabet viser, at der har været et mindre forbrug af Investeringsbeløbet end budgetlagt, vil slutbeløbet dog blive reduceret svarende hertil.
Såfremt det af regnskabet fremgår, at der henstår et uforbrugt, allerede udbetalt beløb hos Admini- strator eller de enkelte Projektdeltagere, skal dette beløb tilbagebetales til Innovationsfonden. Belø- bet skal først tilbagebetales efter godkendelse af regnskabet og afslutningsrapporten, og når Xxxxxx- xxxxxxx har modtaget besked fra Innovationsfonden om tilbagebetalingen.
Bilag 1 – Investeringsmodtager er en statsinstitution eller en statsfinansieret selvejende institution
DEN ØKONOMIANSVARLIGES ERKLÆRING VED INVESTERING FRA INNOVATIONSFONDEN
Sagsnummer:
Projekttitel:
Investeringsmodtager:
Startdato for regnskabsperiode:
Slutdato for regnskabsperiode:
Afholdte omkostninger:
Investering fra Innovationsfonden:
(modtaget investering – overført fra Administrator, ikke det budgetterede investeringsbeløb)
Det bekræftes, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med investeringsbetingelserne som be- skrevet i Retningslinjer for Grand Solutions samt den mellem projektets parter og Innovationsfonden indgåede Investeringsaftale.
Den økonomiansvarliges eventuelle forbehold:
Dato Økonomiansvarliges navn
Økonomiansvarliges titel
Økonomiansvarliges institutions adresse
Økonomiansvarliges underskrift
Bilag 2 – Tjekliste for statsinstitutioner eller statsfinansierede selvejende institutioner
Økonomiansvarliges tjekliste
- for Grand Solutions
Tjeklisten vedlægges erklæringen fra den økonomiansvarlige
Innovationsfondens sags nr.
Projektets titel
Institutionens navn | |
XXX.xx. |
Regnskabsår
Innovationsfondens forord til økonomiansvarliges tjekliste
Tjeklisten udfyldes af den offentlige institutions økonomiansvarlige.
Tjeklisten udfyldes i tilknytning til revisionen af årsregnskabet og er et supplement til den økonomian- svarliges afgivelse af erklæring. Revisionsprotokol afgives i tilslutning til erklæringen.
Tjeklisten besvarer spørgsmål af formel karakter.
Den økonomiansvarliges besvarelse af tjeklisten kan ikke træde i stedet for forbehold eller supple- rende bemærkninger i erklæringen.
Oplysning om den økonomiansvarliges påtegning på regnskabet
(Sæt kryds)
☐ Påtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger
☐ Påtegning med forbehold
☐ Påtegning med supplerende oplysninger
Vejledning til udfyldning af afkrydsningskolonnerne
I kolonnen ”Resultat af revisionshandlingen” afkrydses ’JA’ rubrikken, hvis revisionsopgaven er udført, og den økonomiansvarlige kan svare bekræftende på spørgsmålet. Hvis der er væsentlige/kritiske be- mærkninger til punktet, skal der foretages afkrydsning i kolonnen beregnet hertil, og forholdet skal omtales i erklæringen og/eller i revisionsprotokollen. Dersom den økonomiansvarlige svarer ”ja” i re- sultatkolonnen, vil der oftest ikke skulle foretages afkrydsning i kolonnen ”væsentlige/kritiske be- mærkninger”.
Der skal afkrydses i ”Nej” rubrikken i resultatkolonnen, når revisionsopgaven er udført, og revisor kan svare afkræftende på spørgsmålet.
En bekræftende besvarelse angiver ikke noget om grundlaget for og graden af sikkerhed i besvarelsen og er ikke nødvendigvis udtryk for, at de besvarede forhold er anset for fuldstændige. Den økonomi- ansvarlige har vurderet, at de konstaterede forhold må anses for forsvarlige under hensyntagen til de foreliggende omstændigheder. En afkræftende besvarelse forventes at give anledning til en omtale af forholdet i erklæringen fra den økonomiansvarlige og/eller revisionsprotokollen.
Økonomiansvarliges tjekliste | Resultat af revisionshandlin- gen | ||
JA | NEJ | ||
1 | Er årsregnskabet udarbejdet i overensstemmelse med Innovationsfondens generelle vilkår*? | ||
2 | Er årsregnskabet uden væsentlige fejl og mangler? | ||
3 | Har den økonomiansvarlige fulgt op på eventuelle kritiske bemærkninger omtalt i sidste års erklæring og/eller revisionsprotokol? | ||
4 | Har den økonomiansvarlige fået de oplysninger og den bistand, som den økonomiansvarlige har fundet nødvendig? | ||
5 | Er der løbende blevet foretaget timeregistrering? | ||
6 | Har institutionen oprettet en særskilt konto/aktivi- tet til administration af bevillingen? | ||
7 | Er regnskabsperioden i overensstemmelse med in- vesteringsaftalen? | ||
*Innovationsfondens Generelle vilkår for Grand Solutions kan findes på xxx.Xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bilag 3 – Tjekliste for virksomheder og hospitaler
Revisortjekliste
- for Grand Solutions
Revisortjekliste vedlægges revisionspåtegningen
Innovationsfondens sagsnr.
Projektets titel
Virksomhedens navn* | |
XXX.xx. |
Regnskabsår
*Projektdeltager
Innovationsfondens forord til Revisortjekliste
Revisortjeklisten udfyldes af den private virksomheds eller hospitals revisor.
Tjeklisten udfyldes i tilknytning til revisionen af årsregnskabet og er et supplement til revisorens revi- sionsprotokol. Revisionsprotokol afgives i tilslutning til påtegningen og skal inkludere en beskrivelse af den udførte forvaltningsrevision.
Tjeklisten besvarer spørgsmål af formel karakter.
Revisors besvarelse af tjeklisten kan ikke træde i stedet for forbehold eller supplerende bemærknin- ger i revisionspåtegningen.
Oplysning om revisors påtegning på regnskabet
(Sæt kryds)
☐ Påtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger
☐ Påtegning med forbehold
☐ Påtegning med supplerende oplysninger
Vejledning til udfyldning af afkrydsningskolonnerne
I kolonnen ”Resultat af revisionshandlingen” afkrydses ’JA’ rubrikken, hvis revisionsopgaven er udført, og revisor kan svare bekræftende på spørgsmålet. Hvis der er væsentlige/kritiske bemærkninger til punktet, skal der foretages afkrydsning i kolonnen beregnet hertil, og forholdet skal omtales i revisi- onspåtegningen og/eller i revisionsprotokollen. Dersom revisor svarer ”ja” i resultatkolonnen, vil der oftest ikke skulle foretages afkrydsning i kolonnen ”væsentlige/kritiske bemærkninger”.
Der skal afkrydses i ”Nej” rubrikken i resultatkolonnen, når revisionsopgaven er udført, og revisor kan svare afkræftende på spørgsmålet.
En bekræftende besvarelse angiver ikke noget om grundlaget for og graden af sikkerhed i besvarelsen og er ikke nødvendigvis udtryk for, at de besvarede forhold er anset for fuldstændige. Revisor har vur- deret, at de konstaterede forhold må anses for forsvarlige under hensyntagen til de foreliggende om- stændigheder. En afkræftende besvarelse forventes at give anledning til en omtale af forholdet i revi- sionspåtegningen og/eller revisionsprotokollen.
Revisortjekliste | Resultat af revisionshand- lingen | ||
JA | NEJ | ||
1 | Er årsregnskabet udarbejdet i overensstem- melse med Innovationsfondens generelle vilkår*? | ||
2 | Er årsregnskabet uden væsentlige fejl og mangler? | ||
3 | Har revisor fulgt op på eventuelle kritiske bemærkninger omtalt i sidste års revisions- påtegning og/eller revisionsprotokol? | ||
4 | Har revisor fået de oplysninger og den bi- stand, som revisor har fundet nødvendig? | ||
5 | Har revisor foretaget forvaltningsrevision i overensstemmelse med Innovationsfondens retningslinier/generelle vilkår? | ||
6 | Er der løbende blevet foretaget timeregi- strering – og er timesatsen udregnet i hen- hold til innovationsfondens retningslinjer? | ||
7 | Har virksomheden oprettet særskilt styring af bevillingen? | ||
8 | Er regnskabsperioden i overensstemmelse med investeringsaftalen? | ||
9 | Er virksomheden going concern på tids- punktet for revisionspåtegningen? | ||
*Innovationsfondens Generelle vilkår for Grand Solutions kan findes på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Tjekliste: Sådan laver du en korrekt afrapportering i E-grant.
Hvis I følger nedenstående gode råd/vejledning i forbindelse med udarbejdelse og indsendelse af årsregnska- bet er der en god mulighed for, at jeres årsregnskab bliver godkendt uden anmærkninger.
1. | Start med at taste perioden, der skal afrapporteres for (Fx 01-01-xxxx – 31-12-xxxx) i fanen ”Budget overview”. Herefter indlæses budgettallene i skemaet. Vær opmærksom på, at det er det korrekte budget der fremgår af jeres regnskabsskema. Hvis IKKE bud- gettet er korrekt er det vigtigt, at I laver en note om dette i regnskabets kommentarfelt (fanen ”Budget overview - celle C52) | Afkryds her |
2. | Herefter skal skemaet udfyldes (der kan tastes i alle hvide felter) med jeres regnskabstal for perioden. Bemærk her, at hver enkelt part skal udfylde sin egen fane. | |
a. Project expenses for the period (”financial statement”): Her indtastes forbruget for den pågældende periode (Der skal indtastes i linjerne 33 -38 i kolonne E) | ||
b. “Paid out by the Administrator (financial statement)”: Her indtastes det beløb, som den pågældende part har modtaget I IFD investering I den pågældende periode (Der skal indtastes I celle I32) | ||
c. ”Self-financing for the period”: Tallet der indtastes her skal som minimum udgøre forskellen mellem det indberettede forbrug og den udbetalte IFD investering. Er beløbet negativt skal der skrives 0 (nul) (Formlen er som udgangspunkt: celle E32 – celle I32 = celle G32) | ||
d. Den godkendte gældende %-sats skal udfyldes for både det samlede projekt men også på partnerni- veau (Celle D39 i fanen ”Budget overview” og cellerne D40 og D41 i partsfanerne) | ||
e. Vær opmærksom på, at oplysninger om ”Grant recipient’s name” (Celle MNO54) og ”Name of the fi- nancial accountant” (Celle MNO55) samt ”I/we solemnly declare that the applied grant is used for the exact purpose ….” (Celle N58) også bliver udfyldt på hver part. | ||
3. | Vær opmærksom på, at udfylde begrundelser i kommentarfeltet (Celle C54), hvis der er over- eller un- derforbrug (Linjerne 33 – 38 i kolonne J) Bemærk, at hvis regnskabstallene afviger mere end 250.000 kr. fra budgettallene vil tallene i kolonne J blive røde. | |
4. | Vær opmærksom på, at der skal indsendes bilag sammen med årsregnskabet: | |
a. Danske statsinstitutioner og danske statsfinansierede selvejende institutioner skal indsende bilag 1 og 2 | ||
b. Alle øvrige projektdeltagere, dvs. kommunale/regionale/private institutioner og virksomheder, samt udenlandske enheder skal indsende revisorerklæring samt bilag 3 såfremt parten har udbetalt over 500.000 kr. i IFD investering. |