Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold Teknik- og Miljøforvaltningen
Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold Teknik- og Miljøforvaltningen
Område for Mobilitet og Anlæg
Dokument K
Dato 09.01.2023
00XXXX YYYYYY
Paradigme
Miniudbudsbetingelser efter Rammeaftale om Broer og Konstruktioner
Indholdsfortegnelse
2. Udbudsmateriale til miniudbud 4
4. Spørgsmål fra tilbudsgiverne 6
5. Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud 6
7. Tildeling af kontrakt og kontraktindgåelse 9
1. Projektinformation
I indbydes hermed til at afgive tilbud på teknisk rådgivning til xxxxxx over xxxx i henhold til Rammeaftale om teknisk rådgivning – Broer og Konstruktioner, af zzzzzz.
I henhold til Rammeaftalen tildeles de konkrete opgaver under Rammeaftalen ved miniudbud, hvor alle rammeaftaleholdere inviteres til at afgive tilbud.
1.1. Ordregivere
Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen
Mobilitet, Klimatilpasning og Byvedligehold Islands Brygge 37
2300 København S Danmark
Herefter kaldet ”Teknik – og Miljøforvaltningen”.
Kontaktperson er Projektleder xxxx
Kun skriftlig information via Byggeweb fra ordregivers kontaktperson under udbuddet må ligge til grund for afgivelse af tilbud.
1.2. Opgavebeskrivelse
Der henvises til bestillingssedlen og opgavebeskrivelsen.
1.3. Overordnet tidsplan
Tilbudsgiverne får som udgangspunkt 15 arbejdsdages tilbudsfrist
Udbudsmateriale offentliggøres | dd.mm.åååå |
Spørgefrist | dd.mm.åååå |
Svarfrist | dd.mm.åååå |
Tilbudsfrist | dd.mm.åååå |
Evaluering og tildeling | uge x-x |
Kontraktindgåelse | uge x |
Aflevering af projektforslag til intern høring | dd.mm.åååå |
Aflevering af hovedprojekt til intern høring | dd.mm.åååå |
2. Udbudsmateriale til miniudbud
2.1. Offentliggørelse af udbudsmateriale
Udbudsmaterialet er frit, direkte og fuldt elektronisk tilgængeligt via Byggeweb på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx under følgende Byggeweb nr. (indtast nr.)
Hvis man ønsker support til hvordan Byggeweb fungerer, henvises der til xxxxx://xxx.xxx-xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/.
(Det kan oplyses at Københavns Kommune indenfor Rammeaftalens løbetid forventer, at indgå aftale med DALUX for overtagelse af Byggewebs funktioner.)
2.2. Fortegnelse over udbudsdokumenter
Nedenstående dokumenter indgår i udbudsmaterialet.
Hvis der i udbudsmaterialet forekommer modstridende oplysninger, gælder dokumenterne i neden for angivne orden, hvorved bilag til et dokument skal gælde som en integreret del af udbudsdokumentet.
A. Nærværende miniudbudsbetingelser, og evt. opgavebeskrivelse
B. TMF Ydelsesbeskrivelser
C. Eventuelle spørgsmål og svar samt rettelsesblade, der udsendes i udbudsperioden
D. Bestillingsseddel af [xx.xx.xxxx] med tilhørende bilag
E. ATR-skemaer af [xx.xx.xxx]
F. Tilbudsformular – og liste
3. Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde nedenstående oplysninger og dokumenter. Vær opmærksom på at få vedlagt samtlige efterspurgte oplysninger anført nedenfor, da ordregiver kan være berettiget og forpligtet til at forkaste tilbud med mangler.
Udfyldt tilbudsformular
Vedlagt tilbudsformular skal være udfyldt og underskrevet af behørig person, som kan tegne tilbudsgiverens firma eller ledende part i en sammenslutning af virksomheder (typisk et konsortium eller lignende).
3.1. Pris
Ordregiver vil i forbindelse med miniudbud for de konkrete projekter vælge én eller en kombination af nedenstående tre mulige pris varianter for tilbudsgivning:
1. Ordregiver har udfyldt timeseddel i tilbudslisten (bilag til minikonkurrencebetingelser) med angivelse af det forventede timeforbrug på de angivne stillingsbetegnelser. Rådgivers tilbudte pris vurderes på baggrund af de i tilbudsformular- og listen (bilag g) tilbudte timepriser pr. stillingsbetegnelse x forventede timeforbrug. Såfremt ordregiver har angivet en ny stillingskategori i timesedlen, skal rådgiver afgive en tilbudt timepris på denne.
2. Ordregiver har defineret rådgivers ydelser i ATR-skemaer, som rådgiver skal udfylde med nedenstående oplysninger. Det angivne ressourceforbrug i ATR-skema er udtryk for det tilbudte budgetmaksimum. De vedlagte ATR-skemaer skal udfyldes med angivelse af:
• Navn og stillingsbetegnelse på tilbudte medarbejdere til opgavens løsning
• Antal timer hver medarbejder skal bruge på opgavens løsning samt den i tilbudslisten (bilag F) tilbudte timepris pr. stillingsbetegnelse
• Såfremt ordregiver har angivet en ny stillingskategori i timesedlen, skal rådgiver afgive en tilbudt timepris på denne.
3. De vedlagte ATR-skemaer skal udfyldes med den tilbudte faste pris for hvert ATR-skema
Udfyldt og underskrevet tilbudsformular-liste/ATR-skema(er) skal uploades under
afleveringskravet ”Pris” på Byggeweb
3.2. Rådgivers bemanding
Nedenstående er et eksempel på hvad underkriteriet kan indeholde. Følgende information skal angives i tilbuddet:
o CV for følgende nøglepersoner:
- projekteringsleder
- ingeniører med speciale inden for renovering af broer og tunneller
- statiker
- geotekniker
- trafikingeniør
Hvert CV bør fylde maks. 2-3 A4-sider og kun referencer, der er påbegyndt fra og med år 2010 og frem tages i betragtning. Det bør af CV’erne fremgå, hvilken rolle personerne har haft i de sager, der fremhæves som værende særlig relevante i forhold til denne opgave.
Tilbudsgivere skal uploade informationen vedr. Rådgivers basisorganisation og bemanding i én samlet pdf-fil under afleveringskravet ”Rådgivers basisorganisation og bemanding” på Byggeweb.
3.3. Rådgivers forslag til håndtering af opgaven
Her anføres hvad rådgiver skal beskrive i sit tilbud vedr. håndtering af opgaven. Dette kan variere fra forslag til håndtering af rådgivningsprocessen til forslag til en arkitektonisk løsning.
Skitse/tegning/beskrivelse skal uploades som en samlet pdf-fil under
afleveringskravet ”Forslag til håndtering af opgaven” på byggeweb.
4. Spørgsmål fra tilbudsgiverne
Spørgsmål i tilbudsfasen skal fremsættes via Byggeweb. Spørgsmål, der stilles senest
[x] dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil som udgangspunkt kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil blive gjort ensartet og anonymiseret til samtlige tilbudsgivere via Byggeweb. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelsesblade som offentliggøres på Byggewebs udbudsportal.
5. Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den [dd.mm.åååå] kl. 12.00.
Tilbuddet skal være uploadet på Byggeweb senest ved tilbudsfristens udløb. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet bliver uploadet rettidigt og korrekt. Eventuelle tekniske udfordringer kan søges afklaret ved at kontakte Byggeweb support inden tilbudsfristens udløb.
Hvis der ønskes vejledning til hvordan man uploader sit tilbud på Byggeweb, henvises der til Byggewebs egen support på xxxxx://xxx.xxx-xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/
6. Evaluering af tilbud
6.1. Tildelingskriterium og underkriterier
Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres på grundlag af
tildelingskriterium ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Underkriterierne og deres vægtning er følgende:
• Pris [20-50 %] (vælg procentsats)
• Rådgivers basisorganisation og bemanding [40-80 %] (vælg procentsats)
• Rådgivers forslag til håndtering af opgaven [20-60 %] (vælg procentsats)
6.1.1. Pris
Vurderingen af underkriteriet Pris foretages på baggrund af den tilbudte pris. Teknik
– og Miljøforvaltningen lægger vægt på en lav pris.
.
6.1.2. Rådgivers bemanding
Her beskrives hvordan rådgivers bemanding vurderes. Vurderingen af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10.
6.1.3. Rådgivers forslag til håndtering af opgaven
Her beskrives hvordan rådgivers forslag til håndtering af opgaven vurderes. Vurderingen af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10.
6.2. Evalueringsmetode
Til brug for evalueringen af tilbuddene, vil ordregiver anvende følgende evalueringsmetode.
6.2.1. Evaluering af underkriteriet Pris
Som udgangspunkt vurderes den tilbudte pris på baggrund af følgende relative pointmodel:
X fastlægges som den forventede procentvise forskel mellem den laveste og højeste pris. Dette baseres på et skøn, hvor man skal inddrage sit kendskab til markedet samt karakteristika i det konkrete udbud. Normalt ser i forskelle på 25-50 %, men det kan afhænge om at der helt eller delvis skal afgive fast pris, antallet af stillingskategorier der efterspørges timepris på mv. Skønnet må gerne være konservativt, dvs. udtryk for den højest forventede forskel og ikke bare en middelværdi. Jo mere usikkerhed der er vedrørende prisen på de indkomne tilbud, desto højere bør X være.
• Laveste tilbudte pris tildeles 10 point.
• En tilbudt teoretisk pris, der er [x] % højere end laveste pris tildeles 0 point.
• Øvrige tilbud tildeles point ved retlinjet interpolation mellem laveste pris og en teoretisk pris, der er [x] % højere end laveste pris.
Til ovennævnte primære evalueringsmodel har ordregiver følgende sekundære modeller.
Y fastlægges som en højere forskel end x – typisk 5-10 procentpoint højere. Y fastlægges også skønsmæssigt men må gerne være konservativt, dvs. udtryk for den højest forventede forskel og ikke bare en middelværdi. Jo mere usikkerhed der er om x, jo højere bør y være.
Såfremt den højeste tilbudte pris ligger i intervallet [x-y] % højere end laveste pris, anvendes følgende sekundære evalueringsmodel:
• Laveste tilbudte pris tildeles 10 point.
• Højeste tilbudte pris tildeles 0 point.
• Øvrige tilbud tildeles point ved retlinjet interpolation mellem laveste pris og højeste pris.
Såfremt den højeste tilbudte pris er mere end [y] % højere end laveste tilbudte pris, anvendes følgende sekundære evalueringsmodel:
• Laveste tilbudte pris tildeles 10 point.
• Tilbudte priser der er [y] % højere end laveste pris eller mere tildeles 0 point.
• Øvrige tilbud tildeles point ved retlinjet interpolation mellem laveste pris og en teoretisk pris, der er [y] % højere end laveste pris.
Point for underkriteriet ”Pris” angives med to decimaler.
6.2.2. Evaluering af underkriterierne Rådgivers bemanding og Rådgivers forslag til håndtering af opgaven
Der vil i forbindelse med evalueringen af underkriterierne tildeles point på baggrund af følgende pointmodel.
Point | Betydning |
10 | Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet. |
9 | Gives for det fortrinlige tilbud, der med enkelte undtagelser opfylder underkriteriet. |
8 | Gives for det meget tilfredsstillende tilbud, der med et mindre antal undtagelser opfylder underkriteriet. |
7 | Gives for det tilfredsstillende tilbud, der i rimelig grad opfylder underkriteriet. |
6 | Gives for det nogenlunde tilfredsstillende tilbud, der til en vis grad opfylder underkriteriet. |
5 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. |
4 | Gives for det mindre tilfredsstillende tilbud, hvor opfyldelsen af underkriteriet kun er tilfredsstillende i begrænset omfang. |
3 | Gives for det mindre acceptable tilbud, hvor opfyldelsen af underkriteriet er utilfredsstillende på en række punkter. |
2 | Gives for tilbud, hvor opfyldelse af underkriteriet er utilfredsstillende. |
1 | Gives for tilbud, hvor opfyldelse af underkriteriet er meget utilfredsstillende. |
0 | Gives for tilbud der alene er konditionsmæssige. |
6.3. Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Den tilbudsgiver der samlet opnår det højeste antal vægtede point har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Det vægtede point findes ved at multiplicere det antal point en tilbudsgiver har fået tildelt under hvert underkriterium med den vægtning det pågældende underkriterium.
Summen af vægtede point vil således ligge i intervallet 10-0 point.
6.4. Verificering af oplysninger
Der henvises til Rammeaftalens pkt. 3.3
7. Tildeling af kontrakt og kontraktindgåelse
Når endelig evaluering af tilbud i miniudbud er sket og beslutning om tildeling af kontrakt foreligger, vil samtlige tilbudsgivere få meddelelse om valg af rådgiver. Det
forventes at der indgås kontrakt i uge [xx].
Kontraktindgåelse vil ske ved underskrift af bestillingsseddel med tilhørende ATR indeholdt i Ydelsesbeskrivelser.
8. Generelle forhold
8.1. Fortrolighed
En tilbudsgiver eller tilbudsgiver kan i forbindelse med fremsendelse af oplysninger betegne disse som fortrolige. Et krav om fortrolighed skal være angivet tydeligt og specifikt, og generelle angivelser om konkurrencefølsomhed e.l. kan ikke forventes tillagt betydning.
TMF vil som udgangspunkt ikke udlevere oplysninger, der er betegnede som fortrolige, medmindre oplysningen åbenbart ikke er fortrolig, eller hvis der efter udbudsloven eller lovgivningen i øvrigt er pligt til det.
8.2. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 90 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbuddet.
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil der er indgået aftale med den vindende tilbudsgiver. Meddelelse om tildelingsbeslutningen medfører således ikke, at tilbudsgiverne frigøres fra deres tilbud.
8.3. Aflysning
Indtil miniudbuddet er afsluttet med tildeling og indgåelse af kontrakt, vil TMF kunne aflyse/annullere miniudbuddet i sin helhed.