Bilag 3
Bilag 3
Retningslinjer for levering af indsatser og samarbejde med Kommunen
Indhold
Samarbejde og koordinering med Hjemmesygeplejen 2
Samarbejde omkring rehabilitering 3
Samarbejde med Hjælpemiddelkontoret omkring personlige hjælpemidler og APV hjælpemidler 3
Samarbejde med Kommunens Sundheds- og rehabiliteringscenter på Louiselund 3
Demens og samarbejde med demenskoordinator 3
Samarbejde og koordinering med hospitaler og læger 4
Tidlig opsporing og triagering 4
Videredelegering af sygeplejefaglige indsatser 4
Patientsikkerhed - Utilsigtede hændelser 4
Opsætning og drift af nødkald 5
Adgang til borgerens hjem og Kommunens elektroniske låsesystem 5
Når Visitationen bestiller en indsats hos en Leverandør via omsorgssystemet, skal Leverandøren kontakte borgeren mundtligt for at aftale tidspunkt for besøg i hjemmet. Leverandøren skal planlægge de aftalte besøg i borgerens kalender i omsorgssystemet.
Mødeaktivitet
Leverandøren skal afsætte tid til et opstartsmøde umiddelbart efter indgåelse af kontrakt og forud for opstart med henblik på at sikre en succesfuld aftalestart.
Kommunen afholder derudover undervisning i anvendelsen af omsorgssystemet, mobil omsorg og Fælles Sprog III for Leverandørens dokumentationsansvarlige ressourceperson forud for kontraktopstart.
Leverandøren skal forvente følgende møder årligt:
• Kontraktmøder: Leverandøren deltager i faste møder med repræsentanter fra Kommunen minimum en gang om året, hvor opfølgning på kontrakten og samarbejdet i al almindelighed vil blive drøftet.
På møderne gennemgås følgende:
o Leverandørens egenkontrol
o Evt. tilsyn udført af Kommunen
o Klageoversigt
o Statistik over andelen af medarbejdere, der udfører indsatser i Kommunen, med sundhedsfaglig uddannelse og andelen af ufaglærte.
o Dokumentation på kompetence i tidlig opsporing, triage og rehabilitering hos ufaglærte medarbejdere
o Evt. udsnit fra kommunens tilfredshedsundersøgelse
o Leverandørens oversigt over utilsigtede hændelser
Kommunen kan på kontraktmødet orientere om nye tiltag på ældreområdet, eksempelvis ændret serviceniveau og om eventuelle andre ændringer, der tilrettes i bilagene til kontrakten. Såfremt der på møderne sker en præcisering af forhold reguleret af kontrakten, vil Kommunen udarbejde et beslutningsreferat, der angiver disse præciseringer. Referatet vil blive tilsendt relevante Leverandører senest fem hverdage efter mødet og vil blive betragtet som en del af kontraktgrundlaget, medmindre en Leverandør inden fem hverdage fra modtagelsen har gjort berettiget indsigelse mod referatet.
Hvis der gøres indsigelse mod beslutningsreferatet, søges uoverensstemmelsen afklaret ved forhandlinger, som begge parter har pligt til at deltage i. I den mellemliggende tid fortsættes samarbejdet i overensstemmelse med beslutningsreferatet.
• Temamøder: Kommunen kan arrangere en til to fagspecifikke møder, som Leverandøren skal deltage i. Emnet kan være rehabiliteringsforløb og hverdagsrehabilitering, brug af procedurer, tidlig opsporing eller andet der opstår behov for.
Borgerrelaterede møder:
• Leverandøren skal i nødvendigt omfang forvente at deltage i borgerrelaterede møder med Visitationen samt evt. øvrige samarbejdspartnere i Kommunen.
• Leverandøren skal også forvente at deltage i dialog med Visitationen omkring borgerens revisitation.
Leverandøren deltager vederlagsfrit til alle møder.
Samarbejde og koordinering med Hjemmesygeplejen
Hjemmesygeplejen kan kontaktes via Kommunens akutnummer under hele vagten (fra kl. 7.00 – 23.00) alle årets dage. Ligeledes skal Leverandøren etablere et akutnummer, som Kommunen kan benytte ved behov.
Det skal være muligt for Kommunen og Leverandøren at kommunikere med hinanden i alle vagter enten telefonisk eller via omsorgssystemet. Akutte opgaver kommunikeres telefonisk på det oplyste akutnummer, mens ikke akutte opgaver kommunikeres i omsorgssystemet.
Leverandøren skal ringe på Kommunens akutnummer, når borgeren afviger fra sin vanlige sundhedstilstand og:
• Leverandøren overvejer, hvorvidt borgeren har brug for besøg af egen læge eller eventuelt indlæggelse.
• Eller Leverandørens har vurderet, at der er brug for faglig sparring,
Hvis der er tale om en akut og kritisk opstået situation, skal Leverandøren kontakte Alarm 112. Leverandøren skal, som beskrevet i kontrakten, blive hos borgeren, indtil anden hjælp er fremme hos borgeren.
Samarbejde omkring rehabilitering
Rehabilitering er en af grundstenene i Kommunens arbejde. Her skelnes mellem rehabiliteringsforløb og hverdagsrehabilitering.
Rehabiliteringsforløb er beskrevet i bilag 2.
Leverandørens medarbejdere skal have en rehabiliterende tilgang til borgeren. Hjælpen skal tilrettelægges således, at borgerens egne ressourcer inddrages, i det omfang det er muligt. Medarbejderne skal støtte, observere og motivere til selvhjulpenhed hos de borgere, der har potentialet.
Der skal arbejdes med udgangspunkt i de rehabiliterende principper ved alle besøg afhængig af den enkelte borgers behov. Støtte og træning i forhold til praktisk hjælp gives dog kun i hverdage i dagtimer.
Leverandøren er forpligtet til at kontakte Visitationen, hvis Leverandøren ser et rehabiliteringspotentiale hos en borger.
Samarbejde med Hjælpemiddelkontoret omkring personlige hjælpemidler og APV hjælpemidler
Kommunen stiller de nødvendige arbejdsmiljørelaterede hjælpemidler til rådighed hos borgeren. Ved behov for hjælpemidler/arbejdsredskaber i relation til den personlige pleje skal Hjælpemiddelkontoret kontaktes via omsorgssystemet eller telefonisk mellem kl. 9.00 og 13.00. Hjælpemiddelkontoret har ved henvendelsen brug for oplysninger om borgeren, de ønskede hjælpemidler, størrelser mv. Dertil skal det beskrives, om der er adgang til hjemmet og lignende. Endelig oplyses om hvem der er kontaktperson hos Leverandøren.
Leverandøren er ansvarlig for instruktion af medarbejderne i korrekt brug af hjælpemidlerne. Leverandøren er forpligtet til at stille værnemidler til rådighed i den periode, indsatsen leveres til borgeren.
Borgeren er i forhold til udførelse af indsatserne ansvarlig for at anskaffe de arbejdsredskaber, der er en del af en almindelig husholdning fx en støvsuger. I Kommunens kvalitetsstandarder stilles krav til, hvilke arbejdsredskaber og produkter, borgeren skal stille til rådighed for at få udført praktisk hjælp.
Samarbejde med Kommunens Sundheds- og rehabiliteringscenter på Louiselund
I forbindelse med Leverandørens daglige arbejde, rehabiliterende tilgang og den tidlige opsporing skal Leverandørens medarbejdere ligeledes være opmærksomme på at samarbejde med Kommunens Sundheds- og rehabiliteringscenter på Louiselund.
De trænende terapeuter kan kontaktes via notater i omsorgssystemet og telefonisk.
Når Leverandøren orienterer sig og planlægger i borgerens kalender, skal der, så vidt det er muligt, tages hensyn til borgerens træningstider.
Demens og samarbejde med demenskoordinator
Såfremt Leverandøren oplever tegn på hukommelsessvækkelse eller demens hos en borger, skal Leverandøren kontakte Visitationen, der kan tage kontakt til kommunens demenskoordinator.
Kommunens demenskoordinator bør involveres, hvis der sker en udvikling hos borgere med en kendt eller stabil demens.
Der kan forekomme situationer, hvor borgeren ikke ønsker at involvere Kommunens demenskoordinator eller Kommunens hjemmesygepleje. I de tilfælde må Leverandøren kontakte borgerens egen læge, og herefter dokumentere dette i Kommunens omsorgssystem.
Leverandørens medarbejdere skal desuden være bekendt med Kommunens visiterede tilbud Kammerhuset, et dagcenter for hjemmeboende borgere med demenssygdom.
Samarbejde og koordinering med hospitaler og læger
Leverandøren skal minimum to gange i en vagt følge med i den digitale kommunikation fra hospitaler og læger hos de borgere, hvor Leverandøren udfører indsatser.
Derudover skal Leverandøren ved indlæggelse af en borger oprette en manuel opdateret indlæggelsesrapport hos de borgere, der ikke modtager hjemmesygepleje, jf. Kommunikationsaftalen.
Borgerne er ligeledes digitalt tilknyttet hjemmesygeplejen i omsorgssystemet, og sygeplejen vil handle på de meddelelser, der omhandler sundhedslovsindsatser.
Tidlig opsporing og triagering
Kommunen arbejder med tidlig opsporing af sygdomstegn ved hjælp af Triageringsmetoden. Leverandøren skal arbejde med tidlig opsporing på samme niveau som Kommunen, hvilket betyder, at:
• Leverandøren skal være i besiddelse af viden og kompetencer i forhold til tidlig opsporing og triagering.
• Leverandøren er forpligtet til at triagere alle borgere fra opstart og sikre en løbende ajourføring heraf.
• Leverandøren skal følge Kommunens procedure, når borgeren triageres til ny farvekode.
• Leverandøren skal tilpasse hjælpen i forbindelse med akutte ændringer i borgerens tilstand.
• Leverandøren skal videregive oplysninger om ændringer i borgerens tilstand til Visitationen.
• Leverandøren skal løbende samarbejde med Visitationen, som eventuelt kan deltage i leverandørens møder vedr. tidlig opspring.
Videredelegering af sygeplejefaglige indsatser
Da indsatsen ”medicingivning fra doseringsæske”, er videredelegeret til kommunens hjemmepleje, gælder denne videredelegering også for Leverandøren.
Hjemmesygeplejen har det sygeplejefaglige ansvar for indsatsen, herunder ansvaret for udarbejdelse af handlingsanvisninger.
Patientsikkerhed - Utilsigtede hændelser
Patientsikkerhed handler om at forebygge, at der sker fejl og skader - utilsigtede hændelser. Arbejdet hermed indebærer, at medarbejdere og borgere, eller deres pårørende, rapporterer hændelserne til den nationale database på xxxxx://xxxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/, og at Kommunen, sammen med de udførende medarbejdere, analyserer de utilsigtede hændelser, der sker, for derved at lære af dem og forebygge, at de sker igen.
Leverandøren er forpligtet til at sikre, at medarbejderne er bekendt hermed, og Leverandøren er forpligtiget til at rapportere utilsigtede hændelser jf. den til enhver tid gældende vejledning om
rapportering af utilsigtede hændelser i sundhedsvæsenet, når de observeres. Utilsigtede hændelser skal også rapporteres, selvom de er opstået i et andet regi, når de observeres af Leverandørens medarbejdere.
Leverandøren skal samarbejde med Kommunen om udredning og opfølgning på alvorlige hændelser. Leverandøren er forpligtet til at bidrage med relevante oplysninger til afdækning af omstændighederne omkring utilsigtede hændelser samt at efterkomme Kommunens handleplaner med henblik på at forebygge nye utilsigtede hændelser.
Leverandøren vil i forbindelse med Kommunens introduktionsforløb blive informeret om Kommunens instrukser på området.
Magtanvendelse
Leverandøren skal kende lovgivningen omkring magtanvendelse og skal følge Kommunens procedurer i forhold til anmodning om og indberetning af magtanvendelser.
Jævnfør lovgivning skal Leverandøren ansøge om magtanvendelse som beskrevet i Kommunens procedure, ”Udfyldelse af skema om magtanvendelse”. Leverandøren skal ligeledes følge denne procedure, hvis Leverandørens medarbejdere må udføre ikke godkendt magtanvendelse.
Leverandøren kan altid kontakte Visitationen for yderligere information og drøftelse omkring magtanvendelse.
Opsætning og drift af nødkald
Når en borger har behov for nødkald, skal Leverandøren henvise til Visitationen eller kontakte Visitationen for borgeren.
Kommunen opsætter og nedtager nødkaldet. Hvis borgerens nødkald skal repareres, skal Leverandøren kontakte Visitationen.
Når en borger ringer nødkald, går opkaldet til Nordsjællands Brandvæsen, der servicerer ordningen. Nordsjællands Brandvæsen kontakter hjemmesygeplejen. Den Leverandør, der leverer den personlige pleje hos borgeren, bliver kontaktet af hjemmesygeplejen med henblik på nødvendig handling.
Leverandøren er ansvarlig for nødkald alle årets dage mellem kl. 07.00-23.00.
Nødkald og akut tid skal dokumenteres i omsorgssystemet og afregnes til taksterne indenfor det tidsinterval, hvor indsatsen er givet.
Adgang til borgerens hjem og Kommunens elektroniske låsesystem
Borgeren skal som udgangspunkt være til stede i boligen, når der leveres hjælp. Der kan efter konkret, individuel vurdering afviges fra dette. Her kræves en fuldmagt, der scannes ind i omsorgssystemet.
Borgeren skal som udgangspunkt selv åbne for Leverandøren. Hvis borgeren ikke selv kan lukke Leverandøren ind, skal der opsættes en elektronisk lås.
Ved behov for elektronisk lås skal Leverandøren tage kontakt til Visitationen.
Leverandøren er forpligtet til at anvende det elektroniske låsesystem i henhold Kommunens til enhver tid gældende retningslinjer på området.
Kommunen vil undervise Leverandørens ressourceperson i brug af låsesystemet i forbindelse med undervisning i omsorgssystemet.
Leverandøren er forpligtiget til at undervise de resterende medarbejderne i brugen af låsesystemet. Leverandøren er ansvarlig for, at det elektroniske låsesystem håndteres fortroligt og ikke misbruges.
Brugernavn og brugerkode er fortrolige og skal være individuelle. Adgang til administrationssystemet gives efter gældende forskrifter.
Fleksibel hjemmehjælp
Borgere, der modtager personlig og/eller praktisk hjælp efter servicelovens § 83 kan ifølge § 94a vælge en helt eller delvis anden hjælp end den, der er visiteret (fleksibel hjemmehjælp).
Leverandøren kan udfører den ønskede indsats, såfremt det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det er Leverandøren, der afgør, om det er forsvarligt at bytte indsatser.
Er der tvivl, skal medarbejderen yde den tildelte hjælp. Ved tvivl tages udgangspunkt i den konkrete visitation og bestilling - og der ydes hjælp i overensstemmelse med dennes ordlyd.
Ønsker borgeren at bytte mellem personlig pleje indsatser og praktisk hjælp indsatser, skal borgeren være visiteret til begge dele og modtage begge indsatser af den samme Leverandør.
Retten til at bytte indsatser skal holdes inden for tidsrammen for den visiterede indsats.
Ved valg af fleksibel hjemmehjælp tre på hinanden følgende gange inde for to måneder, betragtes dette som en fravigelse fra visitationen, og Leverandøren skal rette henvendelse til Visitationen.
Leverandørens markedsføring
I forbindelse med visitation og revisitation modtager borgeren information om valgmuligheden mellem den kommunale og de private leverandører.
Leverandøren udarbejder og vedligeholder løbende relevant informationsmateriale vedrørende Leverandøren og kontraktens indsatser, (leverandørbeskrivelser). Det er Leverandørens ansvar, at distribuere materialet til Visitationsteamet.
Informationsmaterialet skal leveres til Visitationen i hard copy samt i pdf udgave, således at materialet kan videredistribueres til borgeren og kan lægges på Kommunens hjemmeside. Materialet må maksimalt fylde 2 MB. Kommunen lægger Leverandørens informationsmateriale på Kommunens hjemmeside.
Udgifter til udarbejdelse, fremstilling og distribution af informationsmateriale fra Leverandøren til Visitationen afholdes af Leverandøren.
Leverandørens brug af Kommunen og/eller Kommunens logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som reference kræver forudgående skriftlig accept i hvert enkeltstående tilfælde.
Leverandøren må dog gerne medtage Kommunens navn på sin generelle referenceliste. Kommunens navn omfatter i sådanne tilfælde ikke Kommunens logo.
Leverandøren skal i forbindelse med eventuel markedsføring overholde vejledninger og udtalelser fra Forbrugerombudsmanden.
Procedurer
Leverandørens medarbejdere er forpligtede til at benytte databasen ”Praktiske procedurer i sygeplejen”, VAR Health Care. Databasen er tilgængelig via omsorgssystemet.
Der hvor databasen ikke har en procedure, vil det være Kommunens procedure, der skal følges. Leverandørens adgang til Kommunens procedurer oplyses ved opstart.