Hvem anvender kontraktmodulet?

Kontraktmodul – Baggrund

Hvem anvender kontraktmodulet?

Kontraktmodulet er for de få – dermed sagt, at det ikke er meningen at flere skal vedligeholde egne oplysninger i kontraktmodulet. Det er oftest contract managerens opgave, at holde styr på de kontrakter der forefindes samt tilføje kontrakter i kontraktmodulet. Der kan være 1-2 andre tilknyttet til at hjælpe med at vedligeholde og registrere data i KITOS, fx studentermedhjælper eller regnskabsmedarbejder.

Hvorfor bruger vi kontraktmodulet?

Kontraktmodulet anvendes til at skabe sig et overblik over kommunens kontrakter på IT-systemer. Der udfyldes de felter der giver mening, se vejledningen nedenfor. Kontraktmodulet er værdifuldt ud fra et ledertilsyn, som ønsker overblik over økonomien vi anvender til kontrakter. Derudover anvender regnskabsmedarbejdere og contract manageren det til at kontrollere de fakturaer vi modtager. Feltet økonomi anvendes til at holde styr på, hvor fakturaerne skal konteres og til at give et praj om, det er korrekt beløb der faktureres af leverandøren.

Desuden giver kontraktmodulet et godt overblik med link til ESDH, hvor selve kontrakten er journaliseret.

Hvordan bruger vi kontraktmodulet?

Nedenfor er der udarbejdet en vejledning til kontraktmodulet, med markering af de felter der skal udfyldes (hvis kontrakten indeholder de oplysninger). På tværs af de tre kommuner, kan der være forskelle i, hvor meget der lægges i kontraktmodulet. Syddjurs lægger hovedsageligt kun kontrakter og tilslutningsaftaler ind. Konsulentaftaler, databehandleraftaler og opsigelser ligger i Acadre (men der linkes til disse på kontrakten). Norddjurs lægger kontrakter, tilslutningsaftaler og databehandleraftaler ind. Resten bliver journaliseret i Acadre. Favrskov lægger alt af aftalemæssig stand ind, det være sig kontrakter, tilslutningsaftaler, konsulentaftaler, databehandleraftaler, opsigelser, ændringer mv. Det er op til hver enkelt kommune, at finde den måde det giver det bedste overblik.

IT-kontrakt – Vejledning til udfyldning af felter

På kontraktforsiden udfyldes alle de felter der kan udfyldes.

Se nederst i dokumentet, for eksempler på hvordan ”IT kontraktnavnet” skal udfyldes.

IT kontrakt

IT system: Her er det vigtigt at du allerede har været i ”System” fanen og tage systemet i anvendelse fra systemkataloget. Har du ikke gjort det, kan du ikke få lov til at vælge systemet her.

Aftaleelementer: En kontrakt indeholder som oftest nogle delelementer, fx vedligehold, licens, drift mv. De dele kan tilføjes i dette felt.

Snitfladerelationer: Er der snitflader indeholdt i kontrakten kan de udfyldes her.

Felterne omkring aftalefrister og opsigelse udfyldes ud fra de oplysninger der er i kontrakten. ”Opsigelsesfrist” og ”inden udgangen af” udfyldes som oftest.

Betalingsmodel: Denne fane anvendes ikke.

Organisationsenhed vælges og udgør den enhed, som skal betale fakturaen. Når organisationsenhed vælges udfylder den automatisk EAN nummer (hvis Organisationen i KITOS er oprettet med EAN-numre).

Ekstern betaling: Her udfyldes de oplysninger om økonomi der står i kontrakten. Anskaffelse anvendes til engangsbeløb/implementeringsudgifter/opstartsomkostninger mv. Drift/år anvendes til løbende udgifter, såsom årlig vedligehold, driftsomkostninger mv.

Andet kan bruges til fx konsulenttimer, undervisning eller andre beløb der står udfyldt i kontrakten. Konteringsfeltet anvendes til et omkostningssted eller PSP-element, hvor vi konterer fakturaen på internt. Audit og Dato anvendes ikke.

Note anvendes hvis relevant.

Kontraktmanager, Kontraktejer og Fakturamodtager er som oftest de 3 roller der udfyldes. Konsulent kan også anvendes, hvis en medarbejder, som ved en del om kontrakten, skal kunne findes.

Overordnet kontrakt udfyldes hvis den kontrakt man opretter er et tilkøb til en hovedkontrakt. Så vælger man her hovedkontrakten, så man ude på overbliksbilledet kan se sammenhængen mellem overordnet kontrakt og tillægskontrakt.

Advis anvendes til at blive påmindet om kontrakter der udløber, opsiges, forlænges, ændres eller der blot skal holdes øje med. Hvis en kontrakt er løbende kan man sende en advis med 1-2 års mellemrum, så man er sikker på at følge op hvis noget ændrer sig.

Reference oprettet under hver kontrakt. Giv referencen et sigende navn, fx kontrakt, opsigelse, databehandleraftale, gammel kontrakt mv. Og husk at vinge af i den med cirkel, så referencen også vises på kontrakt-overbliksbilledet.

Bemærkningsfeltet benyttes hvis der er vigtige bemærkninger til kontrakten, eksempelvis ændrede vilkår.

Retningslinjer for kontraktnavngivning i KITOS

Rød skrift = Syddjurs har denne form for kontrakter i Acadre, men ikke i KITOS     

Kontrakttype Kontraktnavn Eksempel Bemærkning

Almindelig kontrakt	Systemnavn	Signflow	Hvis der er bilag i kontrakten skrives dette i bemærkningsfeltet, og de lægges under referencer.
Rammeaftale (ikke SKI)			Ved KMD-kontrakter er ”KMD” nogle gange en del af systemnavnet og andre gange ikke, skriv det som systemet kaldes i kontrakten.

SKI kontrakt	Systemnavn, SKI, SKI-nr, evt. delaftale nr. hvis haves	KMD Debitor ASP, SKI 02.19, delaftale 2
SKI Bestillingsfomular
SKI Rammeaftale
Tildelingsmeddelelse

Databehandleraftale	Databehandleraftale, leverandør, evt. systemnavn hvis haves	Databehandleraftale, Scan-Tech Sikkerhedssystemer ApS, Scan-Tech ID- Port
Dataudvekslingsaftale
Underdatabehandleraftale
Databehandlerinstruks

Tro og Love-erklæring T&L, Leverandør T&L, Siemens

Tilkøb	Systemnavn eller leverandørnavn, navn på tilføjelse eller kontrakttype	KMD Elev, Lektionsfravær	Hvis der ikke er et system tilknyttet, så skriv navn på leverandør i stedet for systemnavn.
Tillæg			Ved et tilkøb er der typisk et navn på tilkøbet. Ved "KMD Elev" hedder tilkøbet ex. "Lektionsfravær". Ved en exitplan er der typisk ikke et navn tilknyttet, i så fald skrives blot Systemnavn og så ordet "Exitplan" bagefter. Som hovedregel skal man skrive et navn, hvis der er et, ex. har bilag oftest et nr. og et navn.
Ændring
Exitplan		KMD Opera Momentum, Exitplan
Exitaftale
Serviceplan
Bilag (udover den oprindelige kontrakt)		Byg og Miljø, Bilag 1 Udvidelse
Allonge (udover den oprindelige kontrakt)
Fornyelse
Forlængelse		KMD Net, forlængelse
Nytegning
Samarbejdsaftale
Samtykkeerklæring
Tilladelse		CSC Digital flytning, tilladelse til at KOMBIT må indhente

		oplysninger fra indkomstregisteret	En opsagt eller udløbet kontrakt fremstår med et hvidt ikon i stedet for et grønt i venstre side af kontraktoverblikssiden, grundet indtastninger i kontraktens aftalefrister mm.
Tilslutningsaftale		OS2 Indberetning, tilslutningsaftale
Fællesudbud
Notater
Business cases
Prisstigninger
Driftsaftale
Abonnementsaftale
Supportaftale
Forretningsbetingelser
Hensigtserklæring
Udfasning
Ledelseserklæring
Løsningsbeskrivelse
Mailkorrespondance
Vilkår
Serviceaftale
Følgebrev
Klippekortsaftaler
Opsigelse
Bilag (inkluderet i den oprindelige kontrakt)			Skriv i bemærkningsfeltet at der er bilag eller allonge under referencer.

Allonge (inkluderet i den oprindelige kontrakt)
Faktureringsaftale	Faktureringsaftale, KMD, version	Faktureringsaftale, KMD, TSA	Version kan ex være TSA, UDK eller Øvrige.
Snitflade	Systemnavn, Snitfladenavn	KMD Regningsdebitor, Snitflade for fakturatransaktioner	Snitflader hedder nogle gange bare et nr. eller nogle bogstaver.