Administrative retningslinjer
Administrative retningslinjer
Ved indgåelse af driftsoverenskomst med VUC Vest om udbud af forberedende voksenundervisning eller ordblindeundervisning
Indledning
På baggrund af nye standard driftsoverenskomstkontrakter på henholdsvis forberedende voksenun- dervisning (FVU) og ordblindeundervisning (OBU) området er disse retningslinjer udarbejdet til beskrivelse af den fremtidige praktiske arbejds- og ansvarsfordeling mellem henholdsvis drifts- overenskomstparter og VUC Vest. Overholdelse af nærværende retningslinjer er grundlaget for en sikker varetagelse af opgaverne forbundet med at have en driftsoverenskomst med VUC Vest og medvirker til en synliggørelse af forventninger og krav. Retningslinjerne træder i kraft den 1. juli 2017.
Ansøgningsfrist
De institutioner der allerede har en driftsoverenskomst med VUC Vest kan overgå direkte til en ny aftale på de nye standardkontrakter. Nye ansøgere, som ønsker en driftsoverenskomst med un- dervisningsstart den 1. august, skal ansøge inden den 1. april. Xxxxxx en overenskomst med januar start er ansøgningsfristen den 1. oktober. De fastlagte ansøgningsfrister er en konsekvens af, at alle nye ansøgninger skal omkring uddannelsesudvalget ved VUC Vest, regionsrådet og VUC Vests bestyrelse.
Informationer om nye love, bekendtgørelser, regler mv.
Det er driftsoverenskomstparternes ansvar at holde sig ajour med relevante love, bekendtgørelse, AGV-instruksen, regler mv. både hvad angår rammer for undervisning og undervisningens ind- hold, men også for udbetaling af tilskud mv. Det er driftsoverenskomstpartens ansvar at gæl- dende love og regler overholdes og at eventuelle ændringer implementeres.
Indberetninger
Driftsoverenskomstparten skal kvartalsvis indberette tilskudsudløsende aktivitet til VUC Vest, som derefter indsender samtlige aktivitetsindberetninger til Undervisningsministeriet. VUC Vest påta- ger sig intet økonomiske ansvar i forbindelse med driftsoverenskomstparternes indberetning af aktivitet til Undervisningsministeriet.
Krav til digitalindberetning af aktivitet
Det er driftsoverenskomstpartens ansvar, at indberette aktiviteten digitalt i et format, der kan indlæses direkte i VUC Vests studieadministrative system (LUDUS). Det er driftsoverenskomst- partens ansvar at indberetninger kan indlæses korrekt i LUDUS. På den baggrund opfordres driftsoverenskomstparter til at anvende enten LUDUS eller LUDUS Lighthouse til registrering og indberetning af aktivitet gennemført på driftsoverenskomst med VUC Vest.
Krav til indberetning af aktivitet
Det er driftsoverenskomstpartens ansvar rettidigt at indberette en korrekt og retvisende opgø- relse af tilskudsudløsende aktivitet til VUC Vest. Indberettes aktiviteten ikke rettidigt, eller vurde- res
indberetningen ikke at være korrekt, indsender VUC Vest ikke aktiviteten til Undervisningsministeriet og driftsoverenskomstparten vil således ikke modtage tilskud.
Ved rettidig indberetning forstås indberetninger, der er modtaget af VUC Vest inden for de tidsfri- ster, der fremgår under afsnittet ”Frist for indberetninger”, nedenfor.
Ved korrekte indberetninger forstås, at opgørelsen af tilskudsudløsende aktivitet er sket i overensstemmelse med retningslinjerne i den gældende AGV-tilskudsinstruks for opgørel- se af aktivitet.
Frist for indberetninger
For at sikre tid til at løse eventuelle tekniske problemer i samarbejde med driftsoverenskomstpar- terne samt for at give tid til, at VUC Vest kan kvalitetssikre den samlede aktivitetsindberetning, er det nødvendigt, at driftsoverenskomstparterne indberetter den tilskudsudløsende aktivitet til VUC Vest inden den samlede indberetning skal sendes til Undervisningsministeriet.
VUC Vest vil i forbindelse med hver kvartalsindberetning, melde fristen for driftsoverens- komstparternes indberetning af tilskudsudløsende aktivitet til VUC Vest, ud på mail.
1. kvartal | 3. april |
2. kvartal | 3. juli |
3. kvartal | 3. oktober |
4. kvartal | 20. december |
Dette skyldes, at fristen kan flytte sig afhængigt af ferier, søgne-/helligdage mv. Tabel 1. Der gælder følgende vejledende frister for 2017:
Revisorerklæringer
Driftsoverenskomstparter skal sammen med indberetningen af aktivitet til VUC Vest indsende, den af UVM udmeldte revisorerklæring på, at opgørelsen er sket i henhold til gældende love og regler, samt at antallet af indberettede årskursister er korrekt.
Kravet skyldes, at VUC Vests revisor skal udarbejde en samlet revisorerklæring på den indberettet aktivitet for hvert kvartal og den er afhængig af driftsoverenskomstparternes erklæringer.
Revisorerklæringen skal underskrives af en statsautoriserede eller registrerede revisorer. Revision skal foretages i henhold til Undervisningsministeriets regler for revision af institutio- ner for almen voksenuddannelse.
Revisorerklæringer kan findes på Undervisningsministeriets hjemmeside og indtil videre på føl- gende
Link:
xxxx://xxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxx-xx-xxxxxxxx/Xxxxxxxxxx- institutioner/Revisorerklaeringer/Revisorerklaeringer-for-almengymnasiale-uddannelser-og- almen-voksenuddannelse
Som noget nyt, skal driftsoverenskomstparternes revision ligeledes hvert kvartal underskrive forskudsblanketten. Se nedenstående afsnit.
Forskud og endelig afregning på aktivitetsindberetning
VUC Vest er forpligtet til, at udbetale tilskud eller forskud til driftsoverenskomstparterne senest en må- ned efter at VUC Vest har modtaget samme.
Betaling fra ministeriet ændres således, at VUC Vest fremadrettet fremsender den enkelte driftsover- enskomstparts andel af de forskud VUC Vest modtager løbende, senest en måned efter modtagelsen fra UVM. Der vil efterfølgende ske en modregning i de modtagne forskud i forhold til den enkelte drifts- overenskomstparts faktiske indberettede UVM-aktivitet.
Se også bilag 1. Udbetaling af forskud forudsætter at den enkelte driftsoverenskomstpart har haft aktivi- tet i grundlagsåret. Grundlagsåret for 2017 er således, aktivitet indberettet i 4. kvartal 2015 plus aktivitet indberettet i 1., 2. og 3. kvartal 2016.
Forskudsudbetalingen skal revisorpåtegnes, således at forskudsblanketten returneres til VUC Vest sammen med revisorerklæringen på aktivitetsindberetningen, hvert kvartal.
Betaling for handleplaner fra kommuner og jobcentre fortsætter som tidligere, med fremsendelse af betaling senest en måned efter at VUC Vest har modtaget penge.
Kurser og efteruddannelse
Driftsoverenskomstpartnerne opfordres til at bruge tilbud om kurser i de systemer, der anvendes til registrering, opgørelse og indberetning af tilskudsudløsende aktivitet, samt kurser i lovmæs- sige rammer for undervisning, studieadministration og andet, der er relevant for de medarbejde- re, der er beskæftiget med opgaver relateret til gennemførsel og administration af undervisning på driftsoverenskomst med VUC Vest.
Driftsoverenskomstparterne bedes holde sig ajour med udbud af kurser og efteruddannelse.
Mindst en gang om året vil VUC Vest indkalde til et fællesmøde, hvor samarbejdet, samt even- tuelle administrative eller pædagogiske udfordringer drøftes.
Support generelt
Skal VUC Vest yde support til driftsoverenskomstparterne er timeprisen 300 kr. ekskl. moms pr. time, afregnet pr. påbegyndt kvarter. Dette kan dreje sig om support til eksempelvis gennemfør- sel af undervisning, studieadministration, korrekt registrering og opgørelse af aktivitet eller til afklaring af reglerne for korrekt opgørelse af aktivitet.
Afvikling af eksaminer
Driftsoverenskomstparterne skal sørge for en sikker og hensigtsmæssig afvikling af eksaminer. VUC Vest stiller eksamensmateriale til rådighed for driftsoverenskomstparterne. Driftsoverens- komstparterne skal selv sørge for kopiering og fordeling af eksamensopgaver til eksaminander. Driftsoverenskomstparterne skal selv varetage forsendelse af opgaver til censorer samt håndte- re øvrige opgaver relateret til eksamensafvikling.
I forbindelse med forsendelse af opgaver til censorer, skal driftsoverenskomstparten gøre cen- sorer opmærksomme på, at de rettede opgaver og karakterliste returneres til VUC Vest og ikke til driftsoverenskomstparten. Dette skal ske for at sikre en så hurtig udarbejdelse af prøvebevi- ser.
Efter modtagelsen af de rettede opgaver og karakterliste, sørger VUC Vest for, at udarbejde et prøvebevis, der returneres til driftsoverenskomstparten så hurtigt som muligt. VUC Vest
opbevarer opgavebesvarelserne i et år, hvorefter de kasseres. Såfremt driftsoverenskomstpar- ten selv ønsker at opbevare opgavebesvarelserne, skal VUC Vest have besked.
Beskikket censur og udbetaling af censorhonorar
Driftsoverenskomstparterne er forpligtiget til at stille medarbejdere til rådighed for beskikket censur svarende til den censoropgavebelastning, som driftsoverenskomstparten bidrager med. Driftsoverenskomstparten skal selv sørge for at indmelde beskikket censorer til Undervisnings- ministeriet og honorer de beskikkede censorer i henhold til reglerne herfor.
Såfremt driftsoverenskomstparten ikke stiller beskikket skriftlige censorer til rådighed sva- rende til det behov, som driftsoverenskomstparten selv har, tilbageholder VUC Vest 850 kr. pr. årskursist til dækning af udgifter ved at stille beskikket censur til rådighed for institutio- nen.
Dækningsområde
Driftsoverenskomstparterne kan udelukkende tilbyde FVU- og OBU-undervisning inden for VUC Vests geografiske dækningsområde, som er Esbjerg, Fanø, Varde, Billund og Vejen kommuner. Såfremt en driftsoverenskomstpart tilbyder undervisning uden for VUC Vests geografiske dækningsområde, skal der i hvert enkelt tilfælde foreligger en skriftlig tilladelse fra det VUC, der har ansvaret for det aktuelle geografiske dækningsområde. Kopi af sådanne tilladelser skal indsendes til VUC Vest.
Tilsyn
Se notat ”Tilsyn med driftsoverenskomstparter på FVU- og OBU-området”.
Kontaktpersoner ved VUC Vest
VUC Vest har følgende kontaktpersoner, som driftsoverenskomstparterne kan kontakte:
Kontaktperson | Telefon | Spørgsmål i forhold til: | |
Xxxxxxxxx Xxxxxx | 76121776 | Aktivitetsindberetning | |
Xxxxx X Xxxxxx | 76121741 | Handleplansaktivitet | |
Xxxx X Xxxxxxx | 76121720 | FVU-prøver | |
Xxxx Xxxx | 76121724 | Undervisning FVU/OBU | |
Xxxx Xxxxxxx | 76121769 | Økonomi og betaling | |
Xxxxxxx Xxxxxxx | 76121771 | Adm. og økonomichef | |
Xxxxxx Regel | 76121774 | Rektor |