GiasCentret
GiasCentret er betalingscenter for alle flerårige aftaler om vedligeholdelse af gravsteder, der bliver oprettet af folkekirkens kirkegårde. GiasCentret administreres af Aarhus Stift og Viborg Stift i fællesskab.
GiasCentret administrerer følgende to systemer:
GIAS (GravstedsIndbetalings- og AdministrationsSystem): GIAS styrer kirkegårdens oprettelse og afregning af gravstedernes flerårige aftaler om vedligeholdelse.
KAS (KapitalAdministrationsSystem): KAS styrer pengene, som kommer ind via GIAS.
GiasCentret er desuden videnscenter i forhold til rådgivning om lovgivning på kirkegårdsområdet. Det kan fx være om brugsret til gravsteder, kirkegårdsvedtægter, aktindsigt i oplysninger om afdøde med mere.
Eventuelle spørgsmål til konkrete aftaler om vedligeholdelse skal rettes til den pågældende kirkegård.
Oprettet: 27. feb. 2023
Opdateret: 14. mar. 2023
Denne vejledning er udarbejdet af GiasCentret
GiasCenter Aarhus, tlf. 0000 0000 (Aarhus, Ribe, Haderslev, Fyens og Københavns stifter)
GiasCenter Viborg, tlf. 0000 0000 (Viborg, Aalborg, Roskilde, Helsingør og Lolland- Falsters stifter)
1. Ofte stillede spørgsmål om GIAS
GiasCentret har i "Ofte stillede spørgsmål om GIAS" samlet information, som er relevant i forbindelse med kirkegårdenes praktiske brug af systemet GIAS.
1.1 Brugervejledning og IT
Kirkeministeriet har udarbejdet en brugervejledning, der beskriver betjeningen af GIAS. Se GIAS-brugervejledning.
Når der ansættes nye medarbejdere, er det menighedsrådets formand, der tildeler adgange via brugeradministrationen.
Hvis der opleves problemer med at logge på GIAS, kan der sendes en mail til XXXX@xx.xx. Denne mail sendes videre til IT-kontoret, da det er dem, der arbejder med de tekniske ting.
GIAS-brugergrænsefladen virker ikke i Internet Explorer. Der skal i stedet anvendes en nyere browser som fx Google Chrome eller Microsoft Edge.
1.2 Gravstedsaftalens gang
1.2.1 Flerårige aftaler
Kirkegården indgår aftale med de pårørende om flerårig vedligeholdelse af et gravsted ved at oprette et tilbud i GIAS. Priserne for ydelserne er fastsat af provstiudvalget.
Kirkegården sender tilbuddet til de pårørende. Når tilbuddet er sendt, bliver en kopi af tilbuddet automatisk lagt i Kirkeportalen. Hvis kirkegården har udsendt flere tilbud, skal de pårørende betale det tilbud, de ønsker. Kirkegården skal slette de tilbud, de pårørende ikke ønsker, da der ellers vil blive udsendt påmindelser. De pårørende får en kvittering for betalingen af tilbuddet, og aftalen træder herefter i kraft.
Kirkegården påbegynder vedligeholdelsen.
Betalingen sker til GIAS. GIAS sender automatisk 20 % svarende til momsen direkte til kirkegården og de resterende 80 % til KAS. Kirkegården afregner momsen til SKAT, efter udbetaling er sket. Afregningen til SKAT sker månedligt, kvartalsvist eller halvårligt alt efter størrelsen på kirkegården. Jo større kirkegård, desto oftere sker afregningen.
Kapitalerne i KAS bliver forvaltet af Stifternes Fælles Kapitalforvaltning. KAS udbetaler vedligeholdelseskapitalen til kirkegården i lige store rater én gang årligt, første gang det næstkommende år. Hvis der fx bliver indgået en aftale i 3. kvartal 2022 for 20 år på 20.000 kr., vil der blive udbetalt 1.000 kr. årligt fra 3. kvartal 2023.
1.2.2 Etårige aftaler
Kirkegården indgår aftale med de pårørende om etårig vedligeholdelse af et gravsted. Kirkegården opretter en faktura i deres eget kirkegårdssystem. Priserne for ydelserne er fastsat af provstiudvalget.
Kirkegården sender fakturaen til de pårørende, som herefter skal betale den.
Betalingen sker til en bestemt konto i kirkekassen. Kirkegården afregner momsen til SKAT, efter fakturaen er udsendt. Afregningen til SKAT sker månedligt, kvartalsvist eller halvårligt alt efter størrelsen på kirkegården. Jo større kirkegård, desto oftere sker afregningen.
Kirkegården sender faktura ud på betaling for erhvervelse, fornyelse og forlængelse af gravsteder samt gravning efter samme procedure.
1.3 Aftaler i GIAS
1.3.1 Hvorfor oprettes en aftale i GIAS som et tilbud
Nogle pårørende ønsker at se flere forskellige tilbud på typer af gravsteder samt forskellige typer vedligehold af disse.
Fordi der ofte udsendes flere tilbud, vil det være uhensigtsmæssigt momsmæssigt, hvis de blev udstedt som fakturaer i stedet. Det vil medføre betaling og tilbageførsel af moms for hvert tilbud, som ikke anvendes.
1.3.2 Flere tilbud på samme gravsted
Hvis der er oprettet flere forskellige GIAS-tilbud på samme gravsted, skal de fravalgte
tilbud slettes, når ét er valgt og betalt af de pårørende.
Hvis de fravalgte tilbud ikke slettes, vil der blive sendt rykkere for betaling af tilbuddene.
1.3.3 Sletning af tilbud
Når kirkegården skal slette tilbud, skal denne vejledning følges.
1.3.4 Start- og sluttidspunkt for en GIAS-aftale
Når kirkegården opretter en ny GIAS-aftale, er starttidspunktet den dag, aftalen bliver lavet. Man kan i GIAS kun gå 2 måneder tilbage i tid.
Når kirkegården forlænger eller fornyer en GIAS-aftale, er starttidspunktet den dag, hvor den tidligere aftale udløber. Hvis aftalen fx udløber den 31. december 2022, skal den nye aftale gælde fra den 1. januar 2023.
Kirkegården kan selv vælge, hvornår sluttidspunktet for en GIAS-aftale skal være, blot det er den sidste dag i måneden. Det er derfor op til kirkegården selv at vurdere, hvornår på året aftalen skal udløbe.
Udløbsdatoen kan dog med fordel svare til udløb af fredningstiden. Det vil sige, at hvis fredningstiden er 10 år, og en aftale begynder i marts 2020, udløber aftalen 31. marts 2030.
Der kan med fordel indskrives noget om det i kirkegårdsvedtægterne.
1.3.5 Tilbud oprettet med fejl
Hvis der er en fejl i et tilbud, der er blevet sendt til gravstedsindehaveren, skal tilbuddet slettes, hvis tilbuddet endnu ikke er blevet betalt. I afsnittet om ”Sletning af tilbud” findes en vejledning til, hvordan et tilbud slettes.
Hvis tilbuddet er blevet betalt, inden fejlen opdages, skal der sendes en ansøgning til eget stift om tilbagebetaling. Kapitalen bliver overført til menighedsrådets NemKonto. Husk at tillægge moms inden udbetaling til gravstedsindehaver.
1.3.6 Sætte tilbud i bero
Hvis det ikke er muligt at betale et GIAS-tilbud, fx fordi boet er under behandling, kan
det ske, at menighedsrådet modtager en anmodning fra gravstedsindehaver, advokat, skifteret eller andre om at sætte GIAS-tilbuddet i bero.
Anmodningen skal indeholde:
Navn og eventuel titel på den person, der anmoder om at sætte aftalen i bero En begrundelse for, hvorfor aftalen skal sættes i bero sammen med eventuel dokumentation
Oplysning om en dato for, hvornår aftalen skal gøres aktiv igen Kontaktoplysninger på den person, der anmoder om at sætte aftalen i bero.
Menighedsrådet skal på baggrund af oplysningerne tage stilling til, om GIAS-tilbuddet kan sættes i bero.
I følgende tilfælde kan det give mening at sætte GIAS-tilbuddet i bero:
Dødsboet er ikke opgjort i skifteretten: Tilbuddet kan sættes i bero i fx 2 måneder. Dødsboet kan ikke opgøres, før en fast ejendom er solgt: Tilbuddet kan sættes i bero i fx 6 måneder.
Kirkegården har glemt at udsende tilbuddet: Tilbuddet kan sættes i bero i fx 1 måned.
Gravstedsindehaveren har ikke økonomi til at betale det fulde beløb: Det er ikke muligt at indgå afdragsordninger i GIAS, men tilbuddet kan sættes i bero i fx 1 måned.
Der kan også være andre tilfælde, hvor det kan give mening at sætte GIAS-tilbud i bero.
Hvis menighedsrådet kan acceptere at sætte et GIAS-tilbud i bero, skal menighedsrådet sende en mail til GiasCentret med anmodning om at sætte tilbuddet i bero sammen med menighedsrådets accept og oplysning om tilbudsnummeret.
Hvis anmoderen henvender sig direkte til GiasCentret med anmodning om at sætte et GIAS-tilbud i bero, vil GiasCentret kontakte kirkegården for at høre, om det kan accepteres, at tilbuddet sættes i bero.
GiasCentret sætter herefter tilbuddet i bero og giver samtidig besked herom til både menighedsråd og betaleren.
GiasCentret laver et notat på sagen om, hvorfor sagen sættes i bero, hvem der har anmodet om det, og at menighedsrådet har givet sin accept.
Tilbuddet bliver automatisk gjort aktiv i systemet den dato, hvor tilbuddet skulle gøres aktiv igen. Herefter begynder rykkerproceduren på ny.
Tilbud kan i særlige tilfælde sættes i bero igen, hvis der fortsat er behov for det.
1.3.7 Tilbud ikke modtaget
Det er altid kirkegården, der sender eller udleverer GIAS-tilbud til de pårørende.
Når GiasCentret sender rykkere ud, sker det ind imellem, at de pårørende ikke har modtaget tilbuddet. I det tilfælde udsender GiasCentret tilbuddet til de pårørende.
1.4 Taksterne på kirkegården
Reglerne om beregning af kirkegårdstakster er centralt fastsatte og fremgår
af Cirkulære om beregning af kirkegårdstakster og Vejledning om beregning af kirkegårdstakster.
Taksterne fastsættes årligt af provstiudvalget i de enkelte provstier og skal genberegnes mindst hvert 4. år.
Priserne bliver pristalsreguleret hvert år af GiasCentret. Ajourføringen sker i september, men træder først i kraft til 1. december.
Priserne for vedligeholdelse af gravsteder må ikke overstige de faktiske omkostninger, som kirkegården har ved at vedligeholde gravstederne. Dette gælder uanset, om det er en frivillig aftale eller en obligatorisk aftale.
Hvis den fulde omkostning ikke dækkes af gravstedsejeren, kan omkostningen kun dækkes af kirkeskatten.
Hvis den fulde omkostning ikke dækkes, får det den konsekvens, at det i praksis er folkekirkens medlemmer – altså dem som betaler kirkeskat – der betaler ”underskuddet” for dem, som ikke er medlemmer.
1.5 Obligatorisk vedligeholdelse
Hvis der erhverves et gravsted, hvor der skal foretages vedligehold, er det hovedreglen, at gravstedsindehaveren selv kan foretage denne.
I nogle tilfælde, som fx plænegravsteder, er det dog kirkegårdens personale, der foretager vedligeholdelsen. Ved sådanne gravsteder er det ikke muligt at foretage vedligeholdelsen selv, og der skal betales for vedligeholdelsen. Heri ligger således obligatorisk vedligeholdelse.
Når der er obligatorisk vedligeholdelse på et gravsted, skal der i forbindelse med erhvervelse af gravstedet indgås en aftale om vedligeholdelsen for hele
fredningsperioden.
Konsekvensen af at vælge et gravsted med obligatorisk vedligeholdelse bør ved aftalens indgåelse forklares grundigt overfor de pårørende. Hvis aftalen indgås igennem en bedemand, skal kirkegården sikre sig, at de pårørende får konsekvensen forklaret.
Det skal fremgå af kirkegårdsvedtægten, hvilke områder af kirkegården der har obligatorisk vedligeholdelse.
1.6 Betaling
1.6.1 Betalingsfrist
Fristen for betaling af et GIAS-tilbud er altid 30 dage.
1.6.2 Betaling bagudrettet eller fremadrettet?
Betaling for de flerårige aftaler om gravstedsvedligeholdelse sker fremadrettet, så der ved aftalens begyndelse betales for alle ydelserne i hele aftaleperioden.
Betaling for etårige aftaler om gravstedsvedligeholdelse kan ske både bagudrettet og fremadrettet. GiasCentret anbefaler dog, at betaling sker forud.
Betaling for andre ydelser som fx gravkastning, urnenedsættelser, anlæg eller omlægning af gravsted og pyntning af kirke, der ikke indgår i vedligeholdelsesaftalen, sker efter arbejdet er udført.
1.6.3 Betaling omfatter både faktura og tilbud
Kirkegården sender ofte GIAS-tilbud på vedligeholdelse af gravsted og egen faktura for erhvervelse af gravsted, urnenedsættelse og gravning af grav samlet til de pårørende.
Hvis de pårørende ikke er opmærksomme på, at GIAS-tilbud og faktura skal betales hver for sig, og kirkegården derfor modtager betaling for begge i ét beløb, skal det beløb, der vedrører GIAS, straks indbetales på tilbuddets betalingsstreng. Derved undgås, at GiasCentret sende rykkere til de pårørende.
1.6.4 Betaling fra udland
Ved betaling fra udlandet benyttes nedenstående oplysninger: IBAN-nummer: XX0000000000000000
BIC-kode/SWIFT-adresse: XXXXXXXX.
Ved betaling skal der oplyses tilbudsnummer og navn.
Overførsel skal ske gebyrfrit for modtager (50 kr. skal lægges oveni beløbet for aftalen).
For payment abroad, the following information must be used: IBAN-number: XX0000000000000000
BIC-Code/SWIFT-adresse: XXXXXXXX
In the payment offer number and name must be stated.
Transfers must be made free of charge to the recipient (Dkr. 50 must be added to the amount of the agreement).
1.6.5 Moms ved betaling fra udland
SKAT har givet GiasCentret denne vejledning:
En aftale om vedligeholdelse skal pålægges moms efter reglerne i momsloven, hvis kunden er bosiddende i udlandet.
Hovedreglen er, at der skal afregnes moms af ydelser, der leveres mod vederlag her i landet jf. § 4. Det følger af § 16, stk. 4, at leveringsstedet er her i landet for en ydelse, der leveres her i landet. Et gravsted anses for at være fast ejendom i henhold til § 18.
Situationen, hvor personen, der modtager ydelsen, ikke er bosiddende her i landet, medfører ikke, at situationen er omfattet af undtagelsesbestemmelsen i § 21 d.
1.6.6 Kontant betaling
Betalingsmodtagere er forpligtede til at modtage kontant betaling. Det følger af kontantreglen.
Ved GIAS-tilbud er GiasCentret betalingsmodtager.
Kirkegården er derfor kun forpligtet til at modtage kontant betaling, når det drejer sig om fakturaer, som kirkegården selv udsender.
Reglen kan ikke fraviges i kirkegårdsvedtægten.
1.6.7 Betaling kort før betalers død
Hvis et dødsbo er insolvent, gælder konkurslovens regler om omstødelse. Det fremgår af § 70, stk. 4, i dødsboskifteloven.
Det betyder blandt andet, at betaling af gæld som fx et GIAS-tilbud eller en faktura kan kræves omstødt efter § 67, stk. 1, i konkursloven, hvis:
betalingen er foretaget senere end tre måneder før fristdagen (den dato, hvor skifteretten har truffet afgørelse om insolvensbehandling af boet), og
betalingen er sket med usædvanlige betalingsmidler, før normal betalingstid eller med beløb, som afgørende har forringet skyldnerens betalingsevne, og betalingen ikke under hensyn til omstændighederne fremtrådte som ordinær.
Reglerne modsvares af § 71 i dødsboskifteloven, hvorefter rimelige begravelsesudgifter i insolvente boer betales forud for anden gæld. Rimelige begravelsesudgifter er således fortrinsberettiget.
1.6.8 Kommunen som betaler af GIAS-tilbud
Kommunerne vil gerne have oplyst afdødes fødselsdato, da kommunen uden denne oplysning har svært ved at finde afdøde i deres system. Det gælder især, hvis der er tale om et meget brugt navn.
Fødselsdato påføres automatisk på tilbuddet, hvis afdødes CPR-nummer bliver indtastet.
Tilbud til kommunerne skal sendes som e-fakturaer. Dette kan gøres på xxxx.xx. Der er ingen udgifter forbundet med oprettelsen. Husk at vedhæfte tilbuddet til e- fakturaen. På xxxx.xx findes vejledning om brugen.
1.6.9 Ingen penge i dødsboet
Det fremgår af lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, at der altid skal være adgang for ubemidlede til at få et gravsted udlagt uden vederlag. Det fremgår videre, at sådanne gravsteder ikke må henlægges til en særlig afdeling på kirkegården.
Ifølge Kirkeministeriet kan
kirkegården ikke opkræve betaling for erhvervelse af gravstedet (uanset om afdøde var medlem af folkekirken eller ej)
kirkegården opkræve betaling for gravkastning med videre kirkegården opkræve betaling for vedligeholdelse.
Se Kirkeministeriets notat af 20. oktober 2013 om ubemidlede - betaling for gravsted.
Det er som udgangspunkt dødsboet, der betaler for begravelsen og alle de udgifter, der er forbundet hermed.
Hvis dødsfaldet er sket den 15. november 2022 eller herefter, skal anmeldelse af et krav mod dødsboet fx for betaling af udgifter i forbindelse med begravelsen ske ved domstolenes skifteportal, der tilgås via xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Vejledning om Skifteportalen, og hvordan den bruges, kan findes her.
I insolvente dødsboer er rimelige begravelsesudgifter fortrinsberettigede, herunder vedligeholdelsesudgifter. Begravelsesudgifterne skal betales, så snart/hvis der er frie midler.
På domstolenes hjemmeside fremgår blandt andet følgende under afsnittet ”Hvem skal stå for begravelsen eller bisættelsen”:
”Det er dødsboet, der betaler for begravelsen, hvis boet har penge nok. Hvis der ikke er penge nok i boet, er det dog den, der bestiller en begravelse (eller ligbrænding), som skal betale udgifterne.
Hvis ingen pårørende bestiller en begravelse, er det kommunens ansvar at sørge for begravelsen, men udgiften skal dødsboet stadig betale.”
1.6.10 Rykkerprocedure
Ved GIAS-tilbud med traditionelle ydelser, er rykkerproceduren som følger:
Rykker sendes ca. 10 dage efter forfald med en betalingsfrist på 14 dage. Efter betalingsfristens forfald i henhold til rykkeren, sendes orientering til menighedsrådet om, at GiasCentret ikke foretager sig mere.
GiasCentret kan ikke undlade at sende enkelte rykkere. Hvis kirkegården ved, at betalingsfristen ikke kan overholdes, må betaler orienteres om, at der vil blive sendt rykker, men at de ikke skal foretage sig noget. Det kan fx være, hvis boet overgives til bobestyrer.
Ved GIAS-tilbud med obligatoriske ydelser, er rykkerproceduren som følger:
1. rykker sendes ca. 10 dage efter forfald med en betalingsfrist på 14 dage.
2. rykker sendes ca. 10 dage efter ovennævnte forfald.
Efter betalingsfristens forfald i henhold til 2. rykker, sendes orientering til menighedsrådet om, at GiasCentret ikke foretager sig mere.
1.6.11 Manglende betaling
Se GiasCentrets vejledning om fremgangsmåde ved manglende betaling.
1.7 Information i forbindelse med boopgørelsen
GiasCentret modtager ofte information af relevans for det enkelte tilbud fra bobestyrer, advokat, skifteretten med videre. Det kan fx være informationer om:
at boet endnu ikke er gjort op at de afventer salg af ejendom
andre udefra kommende forsinkelser.
Hvis kirkegården ønsker at modtage denne information, er det vigtigt, at der står en mailadresse på kirkegården inde på oplysningerne i tilbuddet.
1.8 CPR-nummer i GIAS
1.8.1 CPR-nummer på afdøde
Der kan opstå udfordringer ved gamle gravsteder, hvor der er oprettet aftaler fra før indførelse af CPR-nummer. I GIAS er det muligt at forlænge en ydelse, selvom der ikke er indtastet et CPR-nummer på afdøde.
Indtastning af CPR-nummer for afdøde er trådt i kraft den 4. april 2014 og gælder ikke for aftaler før denne dato. Der er nu reguleret i bekendtgørelse nr. 1172 af 19. september 2016 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde.
1.8.2 CPR-nummer på gravstedsindehaver og betaler
Feltet kan stå tomt, hvis gravstedsindehaveren er en kommune eller en person, der ikke har et gyldigt dansk CPR-nummer.
Indtastning af CPR-nummer for gravstedsindehaver og betaler er trådt i kraft den 4. april 2014 og gælder ikke for aftaler før denne dato. Der er nu reguleret i
bekendtgørelse nr. 1172 af 19. september 2016 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde.
Når der er indtastet et CPR-nummer, har kirkegården mulighed for at finde frem til gravstedsindehaveren i forbindelse med fx fornyelse af gravstedet, selvom denne har skiftet adresse.
1.9 Følsomme og fortrolige personoplysninger
Mails, der sendes fra en xx.xx eller xxxx.xx adresse, sendes altid krypteret. GiasCentret anbefaler derfor, at disse mailadresser anvendes, når kirkegårdene sender mails til gravstedsindehaverne.
Da mails, der sendes fra en xx.xx eller xxxx.xx adresse, altid sendes krypteret, er der ikke noget til hinder for herfra at sende mails til gravstedsindehavers almindelige mailkonto som fx en hotmail eller gmail konto. Det gælder uanset, at mailen indeholder følsomme og fortrolige personoplysninger.
Som afsender skal man blot sikre sig, at der er overensstemmelse mellem den person, man vil sende til, og den mailadresse man har til vedkommende.
Følsomme og fortrolige personoplysninger er fx oplysning om medlemskab af folkekirken, oplysning om at afdøde skal begraves i et område på kirkegården, der er reserveret for bestemte for religioner, beskyttet adresse og CPR-nummer.
Alternativt kan post til gravstedsindehaver sendes som Digital Post eller et almindeligt brev.
1.10 Reservation af gravsted
Det er muligt at reservere et gravsted, hvis kirkegårdens vedtægter giver mulighed for det.
For at reservere et gravsted skal der betales for eventuel vedligeholdelse fra tidspunktet for aftalens indgåelse.
Det er ikke muligt at lave en aftale, hvor der først betales fra tidspunktet for nedsættelse af kiste eller urne (en såkaldt fremtidig aftale).
Under afdøde kan kirkegården fx skrive ”reserveret” under fornavn og ”gravsted” under efternavn.