DRIFTS – OG SAMARBEJDSAFTALE
DRIFTS – OG SAMARBEJDSAFTALE
Mellem 10-11-2023
Den selvejede institution Grenaa Idrætscenter Xxxxxxx 0
8500 Grenaa
(i det følgende benævnt ”GIC”) &
Norddjurs Kommune
Kultur, fritid, turisme og biblioteker Torvet 3
8500 Grenaa
(i det følgende benævnt ”Kommunen”)
1. Aftalens formål
Kommunen ønsker med drifts- og samarbejdsaftalen at sikre gode rammer for, at børn, unge og voksne kan etablere og tage del i de frie folkeoplysende aktiviteter samt at fremme idræts- og kul- turaktiviteter for foreninger og skoler.
Formålet med indgåelse af drifts- og samarbejdsaftalen er, at GIC stiller faciliteter til rådighed for Kommunens folkeoplysende foreninger, skoler samt er et forum for møder for foreninger og under- visning efter bestyrelsens nærmere bestemmelser.
Aftalen indebærer, at Kommunen tildeler og overfører et kommunalt tilskud til GIC, som alene må anvendes til lovlige kommunale formål og de støtteberettigede aktiviteter og opgaver, som Kom- munen ønsker at fremme til gavn for kultur og idrætslivet i Norddjurs Kommune.
Det kommunale tilskud er således øremærket til foreningers og skolers brug af GICs faciliteter. GIC skal derudover skaffe sig det fornødne indtægtsgrundlag, som måtte kræves for at opretholde GICs drift ved anden udlejning af lokaler og idrætsfaciliteter, entre fra arrangementer og tilskud fra fonde og andre sponsorer.
2. Betingelser for aftaleindgåelse
I forbindelse med aftaleindgåelsen og tildeling af kommunalt tilskud forpligtes GIC til:
a. At sikre, at kommunale tilskud alene anvendes til lovlige kommunale formål og de støttebe- rettigede aktiviteter, som følger af tilskuddets formålsbestemmelse.
b. At foreningers og skolers brug af GICs faciliteter som udgangspunkt har forrang overfor an- den udlejning. Ved aflysninger skal der så vidt muligt findes tilsvarende erstatningstid for foreningerne og skolernes brug af GICs faciliteter.
c. At sikre en optimal udnyttelse af GICs faciliteter.
d. At understøtte foreningernes repræsentation i GICs bestyrelse.
e. At meddele Kommunen om ændringer i vedtægter besluttet af bestyrelsen med henblik på eventuel fornøden politisk godkendelse.
f. At informere Kommunen om investeringer over 500.000 kr. inden iværksættelse.
g. At nye lån i GIC godkendes af Kommunen.
h. At Kommunen efter anmodning kan få udleveret efterspurgte materialer, som måtte findes relevante i forbindelse med gennemførelse af kommunens tilsynsforpligtigelse. Jf. pkt. 5
i. At Hallen sikrer, at alle udnyttede foreningstimer, samt brug af omklædningsrum til uden- dørs aktiviteter for den forudgående sæson er indtastet på Aktiv Norddjurs senest 1. septem- ber. Herunder at afmeldte timer er fjernet fra Aktiv Norddjurs.
j. Såfremt Hallen selv forestår driften af cafeteriaet, skal cafeteriedriften fremgå af regnskabet. Bortforpagtes driften af cafeteriaet skal forpagtningsafgiften fremgå af Hallens regnskab.
I forlængelse af nærværende betingelser for aftalens indgåelse henvises i øvrigt til afsnittet om Sær- lige forhold.
3. Aftalens omfang i henhold til foreningsbrug
På hverdage og i weekender er GIC disponibel for foreningernes idrætsaktiviteter. Tidsrum fremgår under pkt. 9 – særlige forhold. Mødelokalerne i GIC stilles vederlagsfrit til rådighed for foreninger- nes interne mødeaktiviteter af ikke-kommerciel karakter i de samme tidsrum som ovenfor beskre- vet. Der henvises til afsnittet om Særlige forhold, hvor aftalens omfattede faciliteter fremgår nær- mere.
Foreningerne opretter ansøgning med holdbetegnelser i forbindelse med tildeling af tider til for- eningsbrug. Ansøgningen oprettes på Aktiv Norddjurs. Forvaltningen udarbejder efterfølgende i samarbejde med Norddjurs Idrætsråd en opgørelse over tildelte timer til foreningerne.
Lokalerne stilles til rådighed i rengjort stand med nødvendig opvarmning og med materiel og inven- tar i forsvarlig stand. Ved arrangementer der kræver en ekstraordinær opstilling og nedtagning af
materiel, bordopstilling m.v., kan der kræves en særskilt betaling, som aftales imellem parterne in- den arrangementet.
Såfremt foreninger ikke anvender faciliteterne inden for rådighedstiden, kan GIC udleje faciliteterne til anden side. Eventuel lejeindtægt tilfalder GIC. GIC kan aflyse foreningstimer i GIC efter aftale med idrætsforeningerne. I tilfælde af uenighed mellem parterne inddrages Kommunen. Vedrørende aflysninger henvises til afsnittet Særlige forhold (pkt.9).
Halinspektørerne kontrollerer i Hallen for at sikre at tildelte timer udnyttes, der hvor der ikke er installeret hallmonitor og giver kommunen besked, så ubrugte timer kan afmeldes.
4. Aftalens omfang i henhold til skolebrug
På hverdage er GIC disponibel for skolernes idrætsaktiviteter. Kommunens skoler har ikke mulig- hed for anvendelse af GICs faciliteter i skolernes ferieperioder. Der henvises til afsnittet om Særlige forhold, hvor tidsrum for skolernes brug og aftalens omfattede faciliteter fremgår nærmere.
Lokalerne stilles til rådighed i rengjort stand med nødvendig opvarmning og med materiel og inven- tar i forsvarlig stand. Det forudsættes, at skolen selv anskaffer og vedligeholder eget materiel til under-visningsformål i det omfang, det ikke er til rådighed fra GICs side. Skolerne skal have stillet depotplads til rådighed for sådant materiel. Ved arrangementer der kræver en ekstraordinær opstil- ling og nedtagning af materiel, bordopstilling m.v., kan der kræves en særskilt betaling, som aftales imellem parterne inden arrangementet.
Såfremt skolerne ikke anvender faciliteterne inden for rådighedstiden, kan GIC udleje faciliteterne til anden side. Eventuel lejeindtægt tilfalder GIC. GIC kan aflyse timer i GIC efter aftale med sko- lerne. I tilfælde af uenighed mellem parterne inddrages Kommunen. Vedrørende aflysninger henvi- ses til afsnittet Særlige forhold (pkt.9).
5. Økonomi
GICs bestyrelse fremsender hvert år inden 1. september et oplæg til budget og vedligeholdelsesplan til forvaltningen. Budgetoplægget indgår i Kultur- og fritidsudvalgets overvejelser om tilsagn om driftstilskud for det kommende budgetår. Kommunalbestyrelsens beslutning herom meddeles til GIC efter budgetvedtagelsen og inden budgetårets begyndelse.
Det kommunale tilskud udbetales i 4 kvartalsvise rater til GIC. Tilskuddet reguleres årligt med den af KL lønfremskrivningsprocent.
GIC fremsender et revideret regnskab godkendt af bestyrelsen til kultur- og udviklingsafdelingen den 1. maj i det efterfølgende år.
I forbindelse med regnskabsaflæggelse skal det tydeligt fremgå, hvordan det kommunale tilskud er anvendt i regnskabsåret i noter eller bilag til regnskabet, og dermed sikre at tilskuddet alene er an- vendt til støtteberettigede aktiviteter.
GICs udgifter og indtægter i forbindelse med kommercielle aktiviteter skal fremgå særskilt af regn- skabets noter eller bilag, hvormed det kan dokumenteres, at det kommunale tilskud udelukkende er anvendt til lovlige kommunale formål. GIC kan i supplement få udarbejdet en revisionserklæring om tilskuddets anvendelse.
GIC skal som minimum foretage kvartalsvis budgetopfølgning, hvor GIC efter anmodning fra Kommunen kan fremvise et forventet regnskab, herunder status på planlagte investeringer og vedli- gehold mv.
Der henvises i øvrigt til bilag med anvisning af GICs tildelte kommunale tilskud.
6. Kommunal opfølgning og tilsynsforpligtigelse
Kommunen udfører et proportionalt og hensigtsmæssigt kommunalt tilsyn med det kommunale til- skud, hvor det undersøges hvorvidt tilskuddet udelukkende anvendes til lovlige kommunale formål og støtteberettigede aktiviteter.
Baggrunden for tilsynet er, at kommunen er afskåret fra at yde direkte såvel indirekte støtte til selv- ejende hallers kommercielle aktiviteter jf. kommunalfuldmagten. Kommunen er således forpligtet til at føre tilsyn med anvendelsen af udbetalte tilskud.
Kommunen kan efter anmodning få udleveret efterspurgte materialer af GIC, som måtte findes rele- vante i forbindelse med gennemførelse af kommunens tilsynsforpligtigelse, herunder budget, regn- skab, kvartalsvise budgetopfølgninger, vedligeholdelsesplan mv.
7. Vedligeholdelse
GIC er som udgangspunkt ansvarlig for den almindelige løbende vedligeholdelse af de fysiske rammer, som bør fremgå i bedst mulige stand. Parkeringsarealer er som udgangspunkt ikke omfattet af nærværende aftale, men udelukkende et anliggende for Kommunen for så vidt angår tilsyn og vedligeholdelse, snerydning m.v.
Der henvises til afsnittet om Særlige forhold, hvor aftalens omfattede faciliteter og arealer fremgår nærmere.
8. Ikrafttrædelse, varighed og opsigelse
Samarbejdsaftalen træder i kraft 01.01.2024
Samarbejdsaftalen er gældende indtil kalenderårets udløb, hvorefter aftalen revurderes med eventu- el regulering af forpligtigelser, kommunale tilskud m.m.
Der afholdes et møde årligt vedrørende det kommende års driftsaftale. Samarbejdsaftalen kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel.
I løbet af 2024 udarbejder Kommunen og GIC i fællesskab Drifts- og samarbejdsaftale for 2025.
Her præciseres ansvar for drift og vedligeholdelse af bygningerne og udenomsarealer inkl. banean- læg.
9. Særlige forhold
1. Aftalen omfatter driften af aktiviteter samt udlån, vedligehold og drift af samtlige bygninger på adresserne Xxxxxxx 0, Xxxxxxx Xxxx 00, xxxxxxxxxxxx og badstuen Xxxxxxx 0, 0000 Xxx- xxx.
2. Aftalen omfatter drift og vedligehold af udenomsarealerne inkl. baneanlæg på Xxxxxxx 0, Xxxxxxx 0 og Stadion Allé 25 (kortbilag 1).
3. Aftalen omfatter drift og vedligehold af kommunalt baneanlæg ved Åstrup Fritidscenter (kortbilag 2). Drift og vedligehold dækker vedligeholdelse af læbælter og skrænter, elfor- brug på stadion og p-plads, vedligeholdelse og lovpligtig årligt sikkerhedseftersyn af bane- lys, banevedligehold, samt indkøb af mål og net.
4. Vedligehold af Grenaa Tennis Stadions tennisbaneanlæg.
5. Norddjurs Kommune kan disponere over idrætshallerne til folkeoplysende aktivitet mandag til fredag 16:00 – 22:00. I weekender kan der disponeres mellem kl. 08.00 – 22.00.
6. GIC stiller idrætsfaciliteter til rådighed for folkeskolen på skoledage i tidsrummet 08:00 – 16:00.
7. Idrætshallerne stilles til rådighed i alt 8 ugentlige timer på hverdage i tidsrummet 08.00 –
16.00 til Aktiv Fritid.
8. Skolebrug svømmehal: I svømmehallens træningsbassin stilles 6 baner til rådighed for svømmeundervisning i 23 ugentlige lektioner inden for skolernes normale undervisningstid.
9. Foreningsbrug svømmehal: Svømmehallen stilles til rådighed med 8 baner for foreninger under folkeoplysningsloven. Norddjurs Kommune kan disponere over svømmehallen 3 dage i tidsrummet 16.00 – 22.00 (mandag, onsdag og fredag). Lørdag, søndag og helligdage an- vendes primært til offentlig åbningstid i svømmehallen, dog foretages der i perioder en op- deling af svømmehallen, således at såvel svømmeklubbernes behov dækkes, men samtidig sikres de nødvendige indtjeningsmuligheder i svømmehallen. Hverdage mellem kl. 06.00 –
08.00 samt tirsdag og torsdag mellem kl. 15.00 – 22.00 afsættes til offentlig åbning. Kon- kurrencesvømmere i folkeoplysende forening skal have mulighed for træning enten lørdag eller søndag i træningsbassinet. Konkurrencesvømmere har mulighed for at træne lørdage fra kl. 07.30 – 09.30, hvor 6 baner stilles til rådighed.
10. Foreningsbrug varmtvandsbassin: Varmtvandsbassinet stilles til rådighed for foreninger og aftenskoler under folkeoplysningsloven. Norddjurs Kommune kan disponere over varmt- vandsbassinet 4 dage om ugen. Mandag og onsdag fra kl. 10.00 – 21.00. Tirsdag og torsdag fra kl. 08.00 – 15.00 i perioden 1. september til og med 30. april.
11. Grenaa Idrætscenter modtager et kommunalt tilskud ifm. den kommunale anvisning af for- eningerne, svarende til de enkelte foreningers foreningsaktivitet i op til 33 uger. Hallen og den enkelte forening kan aftale en anden fordeling af de anviste timer. Det er halledelsen i Grenaa Idrætscenter der kan afgøre, om foreningerne vil blive opkrævet for et evt. merfor- brug eller at timerne udenfor de 33 uger indmeldes som aktivitetstimer på Aktiv Norddjurs. Såfremt der opkræves betaling fra foreninger eller andre brugere bookes timerne til Xxxxxx selv.
12. Aflysninger af foreningernes anviste timer jf. punkt 2.b
13. Grenaa Idrætscenter kan og har ret til at udleje sponsorskilte til foreninger og virksomheder. Ved udlejning til foreninger har disse ret til at fremleje sponsorskiltene til et andet firma. Formålet med udlejning er at styrke foreningernes og GICs likviditet. Sponsorskilte må ikke
udlejes til reklame for alkoholiske drikke, tobaksvarer, politiske partier eller på anden vis mulig stødende indhold.
14. Udlejning af facilitetsnavne
Kommunalbestyrelsen har den 23. april 2019 besluttet, at alle facilitetsnavne under Grenaa Idrætscenter, herunder navnet Grenaa Idrætscenter må udlejes og at udlejning af navnet Grenaa Idrætscenter kan sendes i udbud. Det blev endvidere besluttet at lejeindtægter fra ud- lejning af facilitetsnavne tilfalder Grenaa Idræts Center.
10. Generelle aftaler
1. Norddjurs Kommune udlåner vederlagsfrit de aftalte bygninger, anlæg og arealer.
2. GIC stiller svømmehallen til rådighed i den offentlige åbningstid.
3. GIC forpligter sig til at varetage drift og vedligeholdelse af de udenomsarealer og bygnin- ger, som er omfattet af aftalen.
4. GIC foretager den indvendige bygningsvedligeholdelse, samt den almindelige bygnings- mæssige drift.
5. GIC er ansvarlig for sikkerhed og miljø i hele idrætscenteret og i svømmehallen med tilhø- rende udenomsarealer.
6. GIC skal have godkendt ændringer af bygninger og udendørsanlæg ved Norddjurs Kommu- ne, forinden arbejdet iværksættes.
Dato: Dato:
Grenaa Idrætscenter Norddjurs Kommune
Kultur, fritid, turisme og biblioteker
Xxxxx Xxxxxxx
Bilag 1 til
Drifts- og samarbejdsaftale mellem
Norddjurs Kommune og
Den Selvejende Institution Grenaa Idrætscenter
Kommunalt tilskud svømmehal 2024 | |||
Generelt tilskud 2024 | 1.053.919 | ||
Betaling for brug af faciliteter 2024 | 2.339.437 | ||
Betaling for brug af ekstra timer i varmtvandsbassin 2024 | 450.000 | ||
Driftstilskud i alt 2024 (beløb er incl. Moms) | 3.843.356 | ||
Generelt tilskud udgør 1/3 af det samlede driftstilskud | 1.281.119 | ||
Betaling for brug af faciliteter | 2.562.237 | ||
3.843.356 | |||
Kommunalt tilskud idrætshaller 2023 | Antal | Tilskud | I alt |
Faciliteter: | |||
Ordinære haller | 2 | 1.506.902 | 3.013.805 |
Multisal | 1 | 203.793 | 203.793 |
Klatrevæg | 1 | 46.581 | 46.581 |
Omklædning | 204.191 | ||
I alt tilskud til faciliter ny model | 3.468.370 | ||
Tilskud foreningstimer | 214.817 | ||
Klubhustilskud | 53.769 | ||
Skolebrug | 429.840 | ||
Banepleje GIC og Åstrup | 362.954 | ||
Energibesparende foranstaltning, årlig udgift* | -9.063 | ||
I alt tilskud til idrætshaller 2024 (beløb er incl. Moms) | 4.520.687 | ||
Generelt tilskud udgør 1/3 af det samlede driftstilskud | 1.506.896 | ||
Betaling for brug af faciliteter | 3.013.791 | ||
4.520.687 | |||
Samlet tilskud til udbetaling i 2024 | 8.364.043 | ||
Tilskud udbetales således: | |||
Generelt tilskud | 2.788.014 |
Betaling for brug af faciliteter (beløb er inkl. moms ) | 5.576.028 |
Samlet driftstilskud brutto 2024 | 8.364.043 |
Tilskud udbetales kvartalsvis | |
Generelt tilskud | 697.004 |
Faktura fremsendes fra GIC | 1.394.007 |
*Montering af vekslere og vvb samt cirkulationspumpe |