Databehandleraftale

Databehandleraftale – version 1.0 - 25-05-2018

Databehandleraftale

Mellem

Databehandleren:

RIT A/S CVR 12001983

Lyshøjen 8

8520 Lystrup

og

Den dataansvarlige / kunde ved RIT A/S:

[Navn]

CVR [CVR-nummer] [Adresse] [Postnummer og by] [Land]

1 Indhold

2 Baggrund for databehandleraftalen 3

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4

4 Databehandleren handler efter instruks 4

5 Fortrolighed 4

6 Behandlingssikkerhed 5

7 Anvendelse af underdatabehandlere 5

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 6

9 Bistand til den dataansvarlige 7

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 8

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 8

12 Tilsyn og revision 9

13 Parternes aftaler om andre forhold 9

14 Ikrafttræden og ophør 9

15 Underskrifter 10

16 Kontaktpersoner 11

Bilag A Oplysninger om behandlingen 12

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere 13

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14

Bilag D Parternes regulering af vederlag og andre forhold 16

2 Baggrund for databehandleraftalen

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når RIT A/S som databehandler foretager behandling af personoplysninger på vegne af kunder (data- ansvarlige).

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordnin- gen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. RIT A/S’ behandling af eventuelle personoplysninger sker udelukkende med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”, som eksempelvis kan være aftaler om:

IT-drift, Hosting, IT-support, Backup, Microsoft Office365, Microsoft Azure eller tilsvarende aftale,

hvor RIT A/S har adgang til systemer og data ved den dataansvarlige, fordi den dataan- svarlige er kunde ved RIT A/S.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges sær- skilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en an- den gyldig databehandleraftale.

5. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun- der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af re- gistrerede og varighed af behandlingen.

6. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventu- elle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

7. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling da- tabehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

8. Databehandleraftalens 0 indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

9. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares i elektronisk arkiv af begge parter.

10. Bilagene bliver ajourført, når der sker ændringer. Bilagene kan altid findes ajourført på xxx.xxx.xx. Såfremt ændringen har direkte indvirkning på den dataansvarlige, underretter RIT A/S den dataansvarlige om ændringen ved fremsendelse af de opdaterede bilag inkl. beskrivelse af, hvordan skiftet påvirker den dataansvarlige. Ved øvrige ændringer og tilfø- jelser vil den dataansvarlige ikke bliver særskilt orienteret, men kan altid se de opdaterede bilag på xxx.xxx.xx.

11. Denne databehandleraftale frigør ikke RIT A/S for forpligtelser, som efter databeskyttelses- forordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige (kunde ved RIT A/S) har selv hele ansvaret for, at behandlingen af per- sonoplysninger sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyt- telsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutnin- ger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behand- ling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. RIT A/S må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataan- svarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvar- lige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. RIT A/S underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. RIT A/S sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de per- sonoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne bliver lukket ned, når den ikke længere har et formål eller hvis der ikke længere foreligger en hovedaftale.

2. RIT A/S må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til per- sonoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser over for den data- ansvarlige.

3. RIT A/S sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har tavshedspligt og har forpligtet sig til fortrolighed.

4. Tavshedspligtsbestemmelserne tilhørende denne databehandleraftale ophører ikke ved nærværende databehandleraftales ophør

6 Behandlingssikkerhed

1. RIT A/S iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforord- ningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle ni- veau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske per- soners rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisa- toriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Rettidigt at kunne genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin- ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

b. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikker- hed

3. RIT A/S har i forbindelse med ovenstående indført de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. RIT A/S opfylder de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

2. RIT A/S kan skifte underdatabehandlere uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige så længe underdatabehandleren som minimum lever op til samme krav som den foregående.

3. Ved skifte af underbehandler underretter RIT A/S den dataansvarlige om ændringen, her- under hvordan det evt. påvirker den dataansvarlige.

4. De nærmere vilkår for databehandlerens brug af underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. RIT A/S sørger for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtel- ser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de pas- sende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen op- fylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

RIT A/S er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhø- rende bilag.

6. Underdatabehandleraftaler og eventuelle senere ændringer hertil sendes efter anmodning til den dataansvarlige

7. RIT A/S har så vidt muligt i sin aftale med underdatabehandleren sikret, at den dataansvar- lige i tilfælde af RIT A/S konkurs eller lignende, kan have direkte kontakt til underdatabe- handleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at fore- tage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

8. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver RIT A/S fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner

1. RIT A/S må til enhver tid behandle personoplysninger for den dataansvarlige. Derimod skal RIT A/S have dokumenteret instruks fra den dataansvarlige vedr. overførsel af personop- lysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i hen- hold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden be- handling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. RIT A/S bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataan- svarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registre- redes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at RIT A/S så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. RIT A/S bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forplig- telser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til be- handlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for RIT A/S, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at RIT A/S under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers ret- tigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske perso- ners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. RIT A/S underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet op- mærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

RIT A/S underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 8 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal RIT A/S - under hensynsta- gen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af hovedaftalen mellem RIT A/S og den dataansvarlige er RIT A/S forpligtet til at følge den dataansvarliges anvisninger vedr. fjernelse af overvågning, management, fjern- adgange samt sletning eller tilbagelevering af evt. personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver op- bevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

1. RIT A/S stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af databeskyt- telsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den data- ansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med RIT A/S fremgår af denne afta- les Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem RIT A/S. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. RIT A/S er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og til RIT A/S’ faciliteter, eller repræsentanter, der op- træder på myndighedens vegne, adgang til RIT A/S’ fysiske faciliteter mod behørig legitima- tion.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med RIT A/S’ tidsforbrug og øvrige omkostninger, herunder til underleverandører, fremgår af denne aftales bilag D.

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaf- tale” og af denne aftales 0.

3. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”. De specifikke vilkår i bilag A-D har forrang i forhold til det generelle indhold i databehandleraftalen.

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelses- varsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

4. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller data- behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens

ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehand- lere.

15 Underskrifter

1. På vegne af RIT A/S

Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx

Stilling: Adm. direktør

Dato: 25. maj 2018 Underskrift:

2. På vegne af den dataansvarlige

Navn: [Angiv navn]

Stilling: [Angiv stilling]

Dato: [Angiv dato] Underskrift: [Anfør underskrift]

16 Kontaktpersoner

1. RIT A/S kan kontakte den dataansvarlige via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunk- ter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personen/kontaktpunktet.

Navn: [Angiv navn]

Stilling: [Angiv stilling]

Navn: [Angiv navn]

Stilling: [Angiv stilling]

Telefon- nummer:

[Angiv telefonnummer]

Telefon- nummer:

[Angiv telefonnummer]

Email: [Angiv email] Email: [Angiv email]

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares i elektronisk arkiv af begge parter. Bilagene ligger på xxx.xxx.xx og vil løbende blive ajourført. Såfremt den dataansvarlige berøres direkte af en ændring giver RIT A/S besked.

Formålet med RIT A/S’ behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

 at kunne hjælpe med og eller tage hele eller dele af ansvaret for IT-infrastruktur, -drift, - support, -netværk, -sikkerhed og tilsvarende ved den dataansvarlige.

RIT A/S’ behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:

 at kunne overvåge og sikre stabil, hurtig, fleksibel og sikker afvikling af systemer placeret enten hos kunden, i hosting eller i skyen

 at give support enten pr. telefon, e-mail eller via fjernopkobling direkte til den dataansvar- liges systemer og data.

 at tage backup eller på anden vis sikre af data og systemer til brug for eventuel genskabelse

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger:

 RIT A/S registrerer ikke data vedr. den dataansvarlige ud over de informationer der skal bruges til opkrævning, kontakt, opfølgning, kontraktstyring, drift/overvågning og tekniske stamdata i form af kundens IT-dokumentation.

 Som forhandler af IT-infrastruktur, -drift, -support, -netværk, -sikkerhed og tilsvarende har RIT A/S dermed normalt ikke direkte adgang til at se indholdet i kundernes systemer, hvilket skal tages i betragtning, når der ved den dataansvarlige gennemføres såkaldt passende tek- niske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til ri- siciene.

RIT A/S’ behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

 Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

 Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller data- behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehand- lere.

Bilag B RIT A/S’ brug af underdatabehandlere

Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares i elektronisk arkiv af begge parter. Bilagene ligger på xxx.xxx.xx og vil løbende blive ajourført. Såfremt den dataansvarlige berøres direkte af en ændring giver RIT A/S besked.

B.1 Betingelser for RIT A/S’ brug af eventuelle underdatabehandlere

RIT A/S har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere.

RIT A/S kan skifte underdatabehandlere uden forudgående specifik eller generel skriftlig godken- delse fra den dataansvarlige så længe underdatabehandleren som minimum lever op til samme krav som den foregående.

Når der sker ændringer i fortegnelsen i B.2 opdateres dette bilag B. Bilag B vil til enhver tid kunne findes opdateret på xxx.xxx.xx.

Såfremt RIT A/S skifter underbehandler, som har direkte indvirkning på den dataansvarlige, under- retter RIT A/S den dataansvarlige om ændringen ved fremsendelse af opdateret bilag B inkl. beskri- velse af hvordan skiftet påvirker den dataansvarlige.

Ved øvrige ændringer og tilføjelser vil den dataansvarlige ikke bliver særskilt orienteret, men kan altid se det opdaterede bilag på xxx.xxx.xx.

B.2 Underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn Front-safe A/S	CVR-nr 29631123	Adresse Spotorno Allé 12	Beskrivelse af behandling Backup, repository, databeskyttelse mv.
Curanet A/S	10008123	Højvangen 4	Hosting, cloud mv.
Microsoft Danmark ApS	13612870	Kanalvej 7	Office365, Azure mv.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares i elektronisk arkiv af begge parter. Bilagene ligger på xxx.xxx.xx og vil løbende blive ajourført. Såfremt den dataansvarlige berøres direkte af en ændring giver RIT A/S besked.

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

RIT A/S’ behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er beskrevet i bilag A.

C.2 Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

 at den dataansvarlige kan have både store og små mængder af persondata og personføl- somme data, som RIT A/S via hovedaftalen bliver databehandler af.

 at RIT A/S ikke er dataansvarlig for kunden (den dataansvarlige).

 at RIT A/S ikke registrerer data vedr. kunden (den dataansvarlige) ud over de informationer der er normale for at få kundeforholdet og hovedaftalen til at fungere, herunder stamdata til opkrævning, kontakt, opfølgning, kontraktstyring, drift/overvågning og tekniske stam- data i form af kundens IT-dokumentation.

 at RIT A/S som forhandler af IT-infrastruktur, -drift, -support, -netværk, -sikkerhed og til- svarende normalt ikke har direkte adgang til at se indholdet i kundernes systemer.

RIT A/S er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige sikkerhedsniveau om- kring oplysningerne.

C.3 RIT A/S har følgende sikkerhedsforanstaltninger:

Alle medarbejdere i RIT A/S, der har adgang til den dataansvarliges systemer og data, jf. beskrivel- sen i bilag A, har personligt login med høj sikkerhed inkl. multi-authentication.

RIT A/S’ adgang fra internettet til den dataansvarliges systemer og data sker krypteret.

Deling af data fra RIT A/S til den dataansvarlige foregår via krypteret forbindelse med beskyttet login.

Kommunikation mellem RIT A/S og den dataansvarlige er beskyttet med kryptering og gyldigt cer- tifikat.

Kunders IT-dokumentation opbevares i sikret system med højeste adgangssikkerhed, kun for ud- valgte medarbejdere.

Alle medarbejdere i RIT A/S er underlagt fortrolighed i forhold til kunders informationer, systemer og data.

RIT A/S har allokeret kapacitet og kompetence til rettidigt at kunne hjælpe den dataansvarlige, jf. databehandleraftalens punkt 9.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

I forbindelse med backup, datasikkerhed og disaster recovery aftaler opbevarer RIT A/S (evt. via underdatabehandler) backup, kopi eller spejl af systemer og data for den dataansvarlige. Opbeva- ringsperiode og sletterutiner er kundespecifik og er dokumenteret i separat system, som RIT A/S har ansvaret for. Information om opbevaringsperiode og sletterutiner kan fremsendes med 3 ar- bejdsdages varsel.

Ved ophør af hovedaftalen vedr. ovenstående bliver alle data slettet. Såfremt RIT A/S skal gøre andet i den forbindelse er det den dataansvarliges ansvar, at informere RIT A/S senest 3 arbejds- dage før ophør.

C.5 Tilsyn med RIT A/S

Den dataansvarlige er berettiget til at føre tilsyn med RIT A/S i relation til overholdelse af databe- handleraftalen. Tilsynet kan ske ved at den dataansvarlige stiller spørgsmål som RIT A/S svarer på via mail, eller ved at foretage fysisk tilsyn, som kan udføres af den dataansvarlige selv eller af udpe- get specialist, f.eks. en sikkerhedsrevisor eller GDPR-certificeret.

Tilsyn uanset fremgangsmåden fordrer skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige samt forevis- ning af legitimation.

C.6 Tilsyn med underdatabehandlere

Her gælder samme vilkår og rettigheder som i punkt C.4

RIT A/S eller en repræsentant udpeget af RIT A/S har på vegne af den dataansvarlige adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter RIT A/S’ eller den data- ansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at RIT A/S også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databe- skyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.”

RIT A/S tager forbehold vedr. tilsyn med underdatabehandlere, da underdatabehandlere af hensyn til andre og vigtigere sikkerhedsforanstaltninger, i nogle tilfælde ikke har mulighed for f.eks. at give fysisk adgang, men det vil være undtagelsen.

Bilag D Parternes regulering af vederlag og andre forhold

Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares i elektronisk arkiv af begge parter. Bilagene ligger på xxx.xxx.xx og vil løbende blive ajourført. Såfremt den dataansvarlige berøres direkte af en ændring giver RIT A/S besked.

D.1 Vederlag

RIT A/S’ tidsforbrug vedr. udarbejdelse af denne standard databehandleraftale til den dataansvar- lige er uden beregning for eksisterende kunder med en gældende hovedaftale.

Såfremt RIT A/S bruger særskilt tid for den enkelte dataansvarlige, herunder vedr. eventuelle krav om ændringer til databehandleraftalen, opkræves dette tidsforbrug med gældende timesats uan- set årsagen til tidsforbruget.

D.2 Misligholdelse

Misligholder RIT A/S sine forpligtelser efter denne databehandleraftale inkl. bilag, skal den data- ansvarlige uden ophør gøre opmærksom på og beskrive misligholdelsen, så RIT A/S inden for 8 ar- bejdsdage kan fjerne misligholdelsen.

Væsentlig misligholdelse opstår, når aftalen har været misligholdt 3 gange eller en misligholdelse er vedvarende, hvorved forstås at f.eks. en mangel ikke er rettet i løbet af 4 uger.

Ved væsentlig misligholdelse af nærværende databehandleraftale og forudsat, at det pågældende forhold ikke umiddelbart kan udbedres indenfor 4 uger, er begge parter berettiget til at opsige da- tabehandlingen med 1 måneds varsel.