Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
12.01 Byggevarer
Udbudsbetingelser
Version
2.0
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Pakkerivej 6, 2500 Valby
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 2
2 Udbudsmaterialets bestanddele 3
5 Om udbuddet og rammeaftalen 6
5.3 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 7
6 Tidsplan for udbudsforretning 8
7.2 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 9
8 Tildelingskriterier og evaluering 9
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 13
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD) 14
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud 15
9.2.3 Dokumentation for listeprisen for de tilbudte byggevarer 16
9.2.4 Dokumentation for det tilbudte sortiment 16
9.3 Håndtering af fejl i tilbudsliste og dokumentation 16
9.4 Elektronisk afgivelse af tilbud 17
9.4.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 17
9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger 18
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 18
12 Tilbudsfrist og vedståelse 20
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 22
16.2 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine 22
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17472437
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS: SKI-Kundeservice: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 15-12-2022 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
• Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud
o Bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud
o Bilag D Bestillingsprocedure og regulering af parternes forhold
o Bilag E Leveringskontrakt
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Webshop og punch-out
o Særbilag 2 Implementering
ESPD (Se punkt 9.2.1)
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (Se punkt 16.2)
Følgebrev (Se punkt 9.2.5)
Dokumentation for listeprisen for de tilbudte byggevarer (se punkt 9.2.3)
Dokumentation for tilbudt sortiment (Se punkt 9.2.4)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
Nærværende udbud er et genudbud af 12.01 Byggevarer udbuddet (med udbudsbekendtgørelsesnummer 2022/S 228-654846) som blev annullerede den 15. december 2022. Udbudsmaterialet omfattet af nærvæ- rende udbud, som også er benævnt 12.01 Byggevarer, er identisk med det annullerede udbud, bortset fra de ændringer som er anført i dokumentet ”Vejledning til rettelser i tilbudsdokumenterne" på udbudssiden i Ethics.
Udbudsbekendtgørelsen og nærværende udbudsbetingelser omfatter fem enslydende geografisk opdelte del- aftaler (delaftale 1-5) samt en sjette landsdækkende delaftale (delaftale 6) til de kunder, som er beliggende i flere af de danske regioners geografiske områder. Kontraktdokumenter foreligger for hver delaftale med iden- tisk bilagsstruktur.
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbudsmaterialet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende indkøb af bygge- materialer benævnt 12.01 Byggevarer. Rammeaftalen erstatter de to tidligere forpligtende aftaler: 50.61 ”Byg- gevarer” og 50.62 Delaftale 1: ”Værktøj, befæstelse og VVS”.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover ønskes en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov og er nem at anvende.
- Delaftale 1: Region Nordjylland
- Delaftale 2: Region Midtjylland
- Delaftale 3: Region Syddanmark
- Delaftale 4: Region Hovedstaden inkl. Bornholm
- Delaftale 5: Region Sjælland
- Delaftale 6: Landsdækkende aftale
Aftalernes sortiment består af et bredt udvalg af byggevarer som f.eks. træ, byggematerialer, isolering, cement, befæstelse, beslag, VVS, værktøj, belysning mv. Se mere som sortiment og sortimentsstrukturen under punkt 4.
Rammeaftalen bliver udbudt som en frivillig aftale, dvs. at SKI’s kunder har ret men ikke pligt til at anvende aftalen, se nærmere herom i bilag A Kundeliste. Formålet med at udbyde rammeaftalen som en frivillig aftale er at give kunderne mulighed for at vurdere, om det f.eks. ud fra en totaløkonomisk vurdering giver mening at anvende aftalen. Herunder kunne afstanden til den tildelte leverandørs salgssteder i forbindelse med fysiske køb være et forhold, som kunne inddrages i vurderingen af, om aftalen bør anvendes.
Baseret på dialog med branchen kan det konkluderes, at sortimentet i et byggemarked kan omfatte mellem 12.000-500.000 varelinjer, hvoraf nogle produkter udskiftes jævnligt, når der fx. kommer nye funktionaliteter, modeller og producentmærker på markedet. Heraf er typisk mellem 12.000-65.000 aktive produkter i butiks- sortimentet og typisk er en større eller mindre andel af disse tilgængelige via webshop. SKI har som en del af markedsdialogen drøftet med markedet, hvorvidt det er muligt at lave et varelinjeudbud, som omfatter hele deres aktive sortiment (forventeligt mellem 25.000-50.000 varelinjer). SKI’s konklusion på markedsdialogen er, at det ikke er muligt at konkurrenceudsætte et byggemarkedssortiment på baggrund af et klassisk varelin- jeudbud, som omfatter hele sortimentet. Denne konklusion er hovedsageligt baseret på,
• at det rent praktisk er forbundet med et betragteligt tids- og ressourceforbrug for tilbudsgiverne at skulle udfylde en tilbudsliste med så mange varelinjer. Hertil kommer kompleksiteten og risikoen for fejl og derved et øget tids- og ressourceforbrug, hvilket ikke er hensigtsmæssigt.
• at de mulige leverandører ikke har samme sortimentsbredde og dybde, hvilket gør det vanskeligt at finde en passende fællesmængde, som det giver mening at udbyde som et relevant sortiment for kunder og leverandører, uden at afgrænse nogle tilbudsgivere fra at byde.
• at de forskellige sortimenter på tværs af tilbudsgiverne (bredde og dybde) gør det yderst vanskeligt at sammenligne tilbuddene på tværs.
• at det vil være vanskeligt at låse sortimenterne i tilbudsperioden på et marked, hvor udvalget løbende tilpasses.
Ovenstående taget i betragtning, kombineret med, at kundernes indkøbsbehov er bredt, er der behov for en evalueringsmodel, som dækker et både meget dybt og bredt sortiment, men som samtidig er relativt overkom- melig at byde ind på i forhold til antallet af varelinjer og er egnet til at identificere det økonomisk mest fordel- agtige tilbud. På den baggrund har SKI valgt at udbyde 12.01 Byggevarer efter det, som ofte betegnes som en ”øvrig sortimentsmodel” eller ”supermarkedsmodel”, hvor en række gængse og mest solgte varelinjer er udvalgt som værende repræsentative. for produkter indenfor de udvalgte produktgrupper.
Aftalens sortiment består af et bredt udvalg af byggevarer som f.eks. træ, byggematerialer, isolering, cement, befæstelse, beslag, VVS, værktøj, belysning mv. For at opnå en højere grad af markedskonformitet i et meget stort sortiment har SKI valgt at tage udgangspunkt i en vareinddeling, som er kendt i store dele af branchen. Sortimentsstrukturen følger derfor i stort omfang den syntaks og nummerinddeling, som byggebranchen an- vender, i form af hovedproduktgrupper, produktgrupper og underproduktgrupper.
Syntaks er genbrugt fra det nuværende udbud 50.61 Byggevarer og har igen været forelagt Brancheforeningen Danske Byggecentre, der finder den dækkende. Dertil har de kravspecificerede produkter og sortimentet været i høring i markedet for at få input til, om ændringer var nødvendige. SKI modtog enkelte kommentarer og har justeret, hvor det var relevant.
I bilag C.1 er strukturen illustreret og beskrevet i detaljer, og i bilag C er listet de hovedproduktgrupper, pro- duktgrupper og underproduktgrupper, som er omfattet af udbuddet, samt de udbudte produkter.
SKI har kravspecificeret i alt 427 produkter, som anses for at være repræsentative for kundernes køb indenfor de udbudte produktgrupper og hvis priser vurderes at være at afspejle tilbudsgiverens generelle prisniveau. Produkterne er fordelt således, at der er kravspecificerede produkter i alle de produktgrupper, som er omfattet af rammeaftalen. Det er vurderingen, at alle potentielle tilbudsgivere kan afgive tilbud på disse 427 konkrete varelinjer. Der er således skabt en repræsentativ fællesnævner, som både omfatter kundernes primære behov, og som kan tilbydes af alle potentielle leverandører.
Tilbudsgiver skal tilbyde hele sit sortiment, på tværs af de tilbudte salgssteder og webshop, indenfor de ud- budte produktgrupper. Sortimentet på hvert salgssted og webshop skal som minimum indeholde 7.000 pro- dukter fordelt på alle de omfattede underproduktgrupper. Det er muligt for tilbudsgiver i forbindelse med til- budsafgivelse at undtage produkter fra aftalen ved at angive disse under fanen ”Undtagede produkter” i bilag
C. Det er ikke muligt at undtage hele underproduktgrupper. Produkter som er undtaget aftalen, jf. fanen ”Undt- agede produkter” i bilag C, er ikke omfattet af aftalens sortiment og kan ikke købes på rammeaftalen.
I rammeaftalens varighed følger sortimentet det til enhver tid gældende sortiment på leverandørens webshop og salgssteder indenfor de udbudte underproduktgrupper angivet i bilag C – fanen Sortiment, dog undtaget de produkter, der eventuelt i forbindelse med tilbudsafgivelsen er undtaget aftalen.
Alle produkter på rammeaftalen handles i rammeaftalens løbetid til en listepris fratrukket den rabat, som leve- randøren har tilbudt for den enkelte produktgruppe. Rabatsatsen for den enkelte produktgruppe gælder i hele rammeaftalens varighed for den pågældende produktgruppe (se definition af listepris under punkt 9.2.2). Der skal gøres opmærksom på, at udbuddet ikke omfatter alle produkter, som findes i byggemarkederne. De i bilag C, se fane ”Sortiment”, anførte produktgrupper og underliggende underproduktgrupper udgør rammeaftalens sortiment. Produkter, som ikke er omfattet af underproduktgruppe beskrivelsen i bilag C, fane ”Sortiment”, er ikke en del af rammeaftalens sortiment og kan derfor ikke købes på rammeaftalen.
Den tildelte leverandør skal levere produkter under de vilkår, der fremgår af rammeaftalen med tilhørende bilag.
SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015)
Rammeaftalen udbydes som en eneleverandøraftale opdelt i seks delaftaler, som hver dækker et geografiske område – dvs. der tildeles en delaftale til én leverandør per geografisk område. Delaftalerne udgør hver sin selvstændige rammeaftale som er frivillig for kunden at anvende. Der stilles nedenstående krav til antallet af salgssteder på de forskellige delaftaler. På denne måde er kunderne i den enkelte region sikret, at de ikke får uforholdsmæssigt store omkostninger til transport til nærmeste salgssted. Både regionale og landsdækkende tilbudsgivere kan afgive tilbud på rammeaftalen.
- Delaftale 1: Region Nordjylland: Minimum 3 salgssteder
- Delaftale 2: Region Midtjylland: Minimum 4 salgssteder
- Delaftale 3: Region Syddanmark: Minimum 4 salgssteder
- Delaftale 4: Region Hovedstaden inkl. Bornholm: Minimum 3 salgssteder
- Delaftale 5: Region Sjælland: Minimum 3 salgssteder
- Delaftale 6: Landsdækkende aftale: Minimum 2 salgssteder i hver region
For alle delaftaler gælder, at kunderne ved anvendelse af rammeaftalen alene kan handle hos den tildelte leverandør på den pågældende delaftale og indenfor delaftalens geografiske område, jf. bilag A.
Kunderne på delaftalerne 1-5 kan alene foretage bestillinger, jf. bilag D, på den delaftale hvori kundens ho- vedsæde er beliggende. Ikke-kommunale og ikke-regionale kunder, som har faste leveringslokationer i 2 eller flere regioner i Danmark, skal ved anvendelse af aftalen foretage bestillinger, jf. bilag D, på den landsdæk- kende delaftale 6, uanset hvor Kundens hovedsæde er beliggende i Danmark. Se nærmere herom i bilag A Xxxxxxxxxx og om Kundens bestilling i punkt 5.3.
En tilbudsgiver kan blive tildelt mere end én delaftale.
Vilkår for kundernes bestilling og regulering af parternes forhold er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.3 nedenfor.
Såfremt der ikke afgives mere end ét tilbud på en delaftale, vil der være en klar formodning for, at der ikke er tilstrækkelig konkurrence om aftalen, og SKI vil i så tilfælde forbeholde sig retten til ikke at indgå kontrakt for den pågældende delaftale, men i stedet aflyse udbuddet af delaftalen.
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år. Dvs. rammeafta- lens samlede varighed kan således maksimalt have en samlet varighed på 48 måneder.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.3 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Rammeaftalen udbydes som en frivillig rammeaftale. Den enkelte kunde har således ret til – men ikke en pligt til – at tage rammeaftalen i anvendelse. Aftalen er således frivillig for alle SKI’s kunder, der fremgår af bilag A Kundeliste ved offentliggørelsen af udbudsmaterialet.
Kunden kan eventuelt have interne instrukser om, at enheder under abonnenten eller kundens disponenter skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke for- pligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.
Kunder afløfter deres udbudspligt ved at anvende rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.
Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestilling til den vindende leverandør, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment på den relevante delaftale, jf. bilag D. Bestillinger kan foretages hos leverandøren via telefon, e-mail, webshop, punch-out eller via fysisk fremmøde på leverandø- rens salgssteder jf. bilag D.
Leveringskontrakterne har karakter af enkeltkøbskontrakter, som alene regulerer det enkelte indkøb i produk- tets garantiperiode. Der kan ikke tildeles leveringskontrakter efter rammeaftalens ophør.
Kunder handler til leverandørens konkrete listepris for produktet på bestillingstidspunktet minus den tilbudte rabatsats for produktgruppen, se definitionen af listepris i punkt 9.2.2. Rabatsatsen på den enkelte produkt- gruppe vil gælde i hele rammeaftalens varighed for den pågældende produktgruppe.
Eksempel: Skruer er en underproduktgruppe omfattet af rammeaftalen. Tilbyder tilbudsgiveren 10 % i rabat i produktgruppen Beslag & befæstigelse i forbindelse med tilbudsafgivelsen, skal leverandøren give 10 % i rabat på listeprisen på alle skruer i sit fulde sortiment inden for underproduktgruppen Skruer i hele rammeaftalens varighed.
Rammeaftalen kan tidligst anvendes fra ikrafttrædelsesdatoen.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
15-12-2022 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
12-01-2023 | |
18-01-2023, kl.10.00 | |
23-01-2023, kl. 13:00 | Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
20-03-2023 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
20-04-2023(forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
04-05-2023(forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. |
08-05-2023(forventet) | Implementering Bemærk: Implementeringsperioden fra kontraktsignering og indtil ikraft- trædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes. Dog er tilbudsgiver som minimum garanteret den implementeringstid, der fremgår af særbi- lag 2. |
01-07-2023 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (”forventet)” er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt, jf. dog bemærkning til implementeringstid.
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring. Punkt 7.1 og 7.2 supplerer kravene angivet i udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3)
Nærværende rammeaftale indeholder ikke krav til egnethed, hvorfor alle fremsendte tilbud vil blive tilbudseva- lueret, såfremt tilbudsgiver ikke er omfattet at udbuddets udelukkelsesgrunde jf. punkt 7.1
På trods af, at der ikke minimumskrav til egnethed, skal en tilbudsgiver dog i rammeaftalens løbetid opfylde de kontraktuelle minimumskrav til antal fysiske butikker per delaftale angivet i punkt 5 og nærmere beskrevet i bilag C, minimumskravet til antal produkter i webshopsortimentet, jf. bilag J, og kravet om etablering af en punch-out løsning i bilag J.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.2 og punkt 9.2.1.
Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:
”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”
Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i ud-budslovens
§ 134 a.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om, hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
7.2 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæiske udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD) og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.1.1.
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.
Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen, straks SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
SKI har valgt, at evalueringen skal ske på baggrund af tildelingskriteriet ”Pris”, som har til formål at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, med henblik på tildeling af rammeaftalen. Tilbuddene evalueres på baggrund af tilbudsgivers listepris minus rabat.
Det er SKI’s vurdering, at produkternes listepris er et objektivt målepunkt, som er velegnet som prisevalue- ringsgrundlag, da listeprisen er markedsstyret og vurderes ikke at ville blive påvirket af den af udbuddet
genererede omsætning hos leverandøren. Denne vurdering er hovedsageligt baseret på, at SKI’s nuværende 5 delaftaler dækker godt 10-15 % af de samlede offentlige indkøb af byggevarer, og alene 1,5 promille af det samlede byggevaremarked, hvorfor aftalen vurderes ikke at være prisstyrende i forhold til tilbudsgivernes om- sætning i øvrigt. Det vil således ikke være profitabelt for tilbudsgiverne at ændre listepriserne alene for at opnå en større avance fra indkøbene på nærværende aftale, idet højere priser forventeligt vil påvirke det generelle salg negativt. Endvidere er nærværende aftale frivillig for SKI’s kunder at anvende, hvorfor højere listepriser – end fra andre konkurrenter på markedet – forventeligt også vil føre til en lavere omsætning fra kunderne på aftalen.
Tilbudslistens opbygning og varelinjernes vægtning er beskrevet nedenfor i punkt 8.1. Evalueringen af ”Pris” vil blive gennemført på baggrund af den i punkt 8.2 beskrevne evalueringsmetode. Den samlede evaluering for tildelingskriteriet ”Pris”, fremgår af punkt 8.3.
Med henblik på at foretage en evaluering, som er repræsentativ i forhold til det forventede indkøb, har SKI udvalgt 427 varelinjer, som vurderes at være repræsentative for det efterfølgende indkøb i de produktgrupper, som varelinjerne repræsenterer. De 427 udvalgte varelinjer er vægtet ud fra tilgængelige historiske indkøbs- data for varelinjerne korrigeret for det fremtidige forventede forbrug for disse. Vægtningen er angivet som varelinjens forholdsmæssige andel (angivet i procent) af den samlede økonomiske volumen af alle varelinjer, som evalueres. Vægtningen er foretaget på aggregeret niveau, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug herunder for, hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter, jf. også rammeaftalens punkt 3. Det vurderes at kundesammensætningen og indkøbsbehovet (baseret på indkøbsdata) på tværs af delaftalerne at være sammenligneligt, hvorfor de 427 varelinjer vurderes at være repræsentativ på tværs af delaftalerne uanset den geografisk forskel mellem disse.
Såfremt en varelinje i udbudsprocessen udgår, vil dennes vægt udgå, og den samlede sum af vægte vil blive reduceret med den pågældende varelinjes vægt. Hvis eksempelvis en varelinje med vægten 1,2 % udgår af evalueringen, vil den samlede sum af vægtene bliver reduceret tilsvarende, således den samlede sum af vægte er 98,8 %.
Såfremt en varelinje er udgået i udbudsprocessen, skal den samlede pointscore omregnes til pointskala fra 1
– 10 point ved at dividere den samlede pointscore med summen af vægte (i eksemplet er summen af vægte
98.8 %) og gange resultatet med 100 %, jf. punkt 8.2.
Evaluering af Pris foretages ud fra tilbudsgivers angivne listepris, for hver af de respektive 427 kravspecifice- rede varelinjer i bilag C, angivet i fanen ”Tilbud – Listepris” fratrukket en tilbudt rabat for produktgruppen angi- vet i fanen ”Tilbud – Rabatsats”.
For at sikre et ensartet evalueringsgrundlag evalueres tilbudsprisen – dvs. listeprisen pr. evalueringsenhed (meter/stk./kg/liter etc.) fratrukket rabat. Tilbudsprisen evalueres således på baggrund af samme evaluerings- enhed på tværs af tilbudsgivernes konkrete tilbud, uanset om der er variationer i salgsenheden.
Hver varelinje evalueres hver for sig, baseret på en evalueringsmodel med point. For den enkelte varelinje sammenholdes tilbudsgivernes ”Tilbudspris” i bilag C fane ”Tilbud - Listepris”, kolonne P. Hver varelinje tildeles et point mellem 1 og 10, baseret på en af tre af nedenstående lineære evalueringsmodeller. Model A og B
vedrører evaluering på baggrund af den lineære model ”gennemsnitsprisen plus/minus X %”1, og model C vedrører evaluering på baggrund af den lineære model ”laveste pris plus X %”.
Priserne for hver varelinje evalueres ud fra en af de tre udregningsmodeller afhængigt af de indkomne prisers spredning og antallet af indkomne tilbud. Som udgangspunkt benyttes evalueringsmodel A (Model A) hvor priserne evalueres på baggrund gennemsnitsprisen plus/minus 30 %. Procentsatsen på 30 % er fastlagt på baggrund af SKI’s forventning til prisspredning baseret på tidligere gennemførte udbud af indkøb af byggeva- rer. Model A skal anvendes i scenarier, hvor den laveste pris ligger inden for 30 % under middelværdien. Model B skal anvendes i scenarier, hvor der er mere end 2 korrekt udfyldte tilbud på den pågældende varelinje, og hvor den laveste pris ikke kan inkluderes i et spænd på 30 % under middelværdien, hvorfor spændet, som følge heraf, udvides. Model C skal anvendes i scenarier, hvor der kun er 2 korrekt udfyldte tilbud på den pågældende varelinje, og hvor den laveste tilbudte pris ikke kan inkluderes i et spænd på 30 % under middel- værdien.
Modellerne er forklaret yderligere i nedenstående.
Model A:
Model A skal anvendes i den situation hvor den laveste pris afviger maksimalt 30 % fra gennemsnits- prisen uanset antallet af korrekt udfyldte varelinjer.
Der gives point på en skala fra 1 til 10 point. Omregning fra den tilbudte pris til point for hver varelinje vil blive foretaget ved en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 30 %. Dvs. at der vil blive tildelt maksimumpoint (10 point) til de(n) produkter på den pågældende varelinje, der er 30 % lavere end den gennemsnitlige tilbudte pris på varelinjen, og der vil blive tildelt minimumpoint (1 point) til de(t) produkt, der er mindst 30 % højere end den gennemsnitlige tilbudte pris på varelinjen. Der vil blive tildelt point til de tilbudte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. I det tilfælde, at en eller flere priser er mere end 30 % højere end den gennemsnitlige tilbudte pris på varelinjen, vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point). Denne model betegnes model A og er den primære evalueringsmo- del.
Gennemsnitsprisen udregnes for hver varelinje og udgør summen af de tilbudte priser for varelinjen på tværs af samtlige korrekt udfyldte varelinjer, divideret med antallet af korrekt udfyldte varelinjer. Fejlud- fyldte varelinjer vil, i forbindelse med prisevalueringen, blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og vare- linjens pris vil ikke indgå ved beregning af gennemsnitsprisen jf. punkt 9.3.
Model B:
Model B skal anvendes i den situation hvor mere end 2 varelinjer er korrekt udfyldt og den laveste tilbudte pris på en af disse varelinjer afviger mere end 30 % fra den gennemsnitlige tilbudte pris på varelinjen.
I model B tildeles maksimumpoint (10 point) til det tilbud, der har den laveste tilbudte pris for den på- gældende varelinje. Minimumpoint (1 point) tildeles tilbud, der har en pris, der er tilsvarende højere end den gennemsnitlige tilbudte pris for den pågældende varelinje end den laveste pris er lavere end den gennemsnitlige tilbudte pris. Hvis den laveste tilbudte pris for varelinjen f.eks. er 35 % lavere end den gennemsnitlige tilbudte pris for varelinjen, vil modellen være baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 35 %. Hvis den laveste tilbudte pris for varelinjen f.eks. i stedet er 37,7 % lavere end den gennemsnitlige pris for varelinjen, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 37,7 %. Der vil blive tildelt point til de tilbudte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. I det tilfælde, at
1 For oplysning om modellen henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejledning ”Evalueringsmodeller – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”, 1. juli 2019, s 23-25 ff. [1]
en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som fastsat i henhold til model B, vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point).
Gennemsnitsprisen udregnes for hver varelinje og udgør summen af de tilbudte priser for varelinjen på tværs af samtlige korrekt udfyldte varelinjer, divideret med antallet af korrekt udfyldte varelinjer. Fejlud- fyldte varelinjer vil, i forbindelse med prisevalueringen, blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og vare- linjens pris vil ikke indgå ved beregning af gennemsnitsprisen jf. punkt 9.3.
Bemærk, at spændet i både model A og model B altid inkluderer den/de laveste tilbudte pris(er) for varelinjen, og at den/de højeste tilbudte priser for varelinjen ikke nødvendigvis er inkluderet i spændet.
Afgørende for, om der anvendes model A eller model B, er således alene afstanden mellem den laveste tilbudte pris for varelinjen og den gennemsnitlige tilbudte pris for varelinjen.
Model C:
Model C skal anvendes i den situation hvor kun 2 varelinjer er korrekt udfyldt og den laveste tilbudte pris på en af disse varelinjer afviger mere end 30 % fra den gennemsnitlige tilbudte pris på varelinjen.
I model C vil de to priser blive evalueret ud fra en evalueringsmodel baseret på laveste pris plus 100 %. Dvs. at der vil blive tildelt maksimumpoint (10 point) til den laveste tilbudte pris for en varelinje, og der vil blive tildelt minimumpoint (1 point) til den pris, der er 100 % eller mere højere end den laveste tilbudte pris for varelinjen. Priser derimellem vil blive tildelt point ud fra en lineær interpolation imellem disse to punkter. I det tilfælde, hvor den højeste tilbudte pris for varelinjen overstiger rammen på 100 %, udvides rammen med 10 procentpoint indtil begge priser er inden for ”evalueringsrammen”.
Evalueringen og tilpasningen af modellerne A, B eller C vil ske per varelinje, således at tilpasningen alene foretages for den varelinje, hvor betingelserne er opfyldt. Prisomregningen til point gennemføres således for hver varelinje, hvorfor det kan ske, at model A anvendes på eksempel halvdelen af varelinjerne, mens model B anvendes på den anden halvdel. Modellerne kan derfor anvendes samtidig.
Såfremt der kun er en korrekt udfyldt varelinje, tildeles denne højst mulige point, dvs. 10 point. Fejludfyldte varelinjer vil, i forbindelse med prisevalueringen, blive tildelt laveste point, dvs. 1 point.
De opnåede point for de enkelte varelinjer indgår med de oplyste vægte i en samlet score.
Den enkelte tilbudsgivers samlede point opnås ved, at den enkelte tilbudsgivers opnåede point pr. varelinje ganges med vægten for den pågældende varelinje, jf. punkt 8.1, til et vægtet point pr. varelinje.
Alle vægtede point pr. varelinje summeres til en samlet pointscore.
Er en varelinje udgået under udbudsprocessen, omregnes den samlede pointscore på baggrund af metoden beskrevet i sidste tekstafsnit i punkt 8.1
Beregningen af point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere deci- maler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud.
Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score på en skala fra 1 – 10 point, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddet med den højeste samlede score per delaftale tildeles rammeaftalen.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Tilbudsgiver skal kun fremsende de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bæ- rer tilbudsgiver den fulde risiko, for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.
Det betyder, at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt.
SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Selv hvis tilbuddet måtte være konditionsmæssigt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives, under punkt 9.5.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 7.2 & 9.2.1.
2. Bilag C Leverandørens Tilbud, jf. punkt 9.2.2.
3. Dokumentation for listeprisen for de tilbudte byggevarer, jf. punkt 9.2.3
4. Dokumentation for det tilbudte sortiment, jf. punkt 9.2.4
• Evt. Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der desta- biliserer situationen i Ukraine og 16.2 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet.)
Tilbud skal udformes på dansk. Fagtermer, begreber, produktmodelnavne, produktspecifikationer o. lign, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.
Det fremgår af oversigten i punk 9.4.1 hvilke dokumenter der skal indgå i tilbudsgivers tilbud, herunder hvilke dokumenter der skal sendes pr. delaftale, der afgives tilbud på.
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS. En tilbudsgiver, der deltager alene udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver
og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanen ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktes for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsorti- edeltagere udfylder og underskriver ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængeligt for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
• Afsnit D: Rent nationale udelukkelsesgrunde. Del IV: Udvælgelseskriterier
• Afsnit A: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier
o Her skal svares ”Ja” uanset at udbuddet ikke indeholder krav til udvælgelse.
.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
2 Se forrige note.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiver ikke udfylde.
Tilbudsgiver og konsortiedeltagere skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C angive en række informationer for en række byggevarer (i alt 427 kravspecificerede varelinjer) for at afgive tilbud – se nærmere i bilag C.1 for en præcis vejledning til, hvad der skal angives. Tilbudsgiver skal endvidere oplyse, hvilke konkrete salgssteder der tilbydes på delaftalen samt den tilbudte rabatsats per produktgruppe. Tilbudsgiver har også i bilag C mulighed for at liste specifikke produkter fra de tilbudte underproduktgrupper, som de ønsker at undtage fra rabat, jf. bilag C.1.
Tilbudsgiver skal udfylde oplysninger i alle gule felter i fanerne i bilag C:
1) ”Generel information”
2) ”Tilbud – Salgssteder”
3) ”Tilbud – Rabatsats”
4) ”Tilbud – Listepris”
5) ”Undtagede produkter” – hvis relevant
Fanerne skal udfyldes i overensstemmelse med de i bilag C.1 angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudsli- sten.
Ved listepris forstås Leverandørens til enhver tid gældende offentligt tilgængelige pris (ekskl. moms), der tilbydes til en bred skare af privatkunder og/eller erhvervskunder indenfor delaftalens geografiske område, og som fremgår af Leverandørens hjemmeside, webshop og/eller fysiske butik. Den offentligt tilgængelige pris må ikke være beskyttet bag et log-in. Såfremt der er forskellige offentligt tilgængelige priser, er det i forbindelse tilbudsevalueringen den højeste pris som er den listepris evalueringen foretages på baggrund af. I rammeaf- talens varighed er det derimod den laveste pris som er den gældende listepris.
Listeprisen i bilag C Leverandørens tilbud skal være identisk med den listepris der er anført for samme produkt i dokumentationen for listeprisen, jf. punkt 9.2.3.
Ved rabatsats forstås den procentandel, som skal fratrækkes listeprisen (ekskl. moms) ved kundens bestilling af produkter. Hver produktgruppe har én rabatsats, som er gældende for alle produkter i de underliggende underproduktgrupper. Rabatsatsen må ikke være negativ.
Tilbudsgiver skal angive priser og rabatsatser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler, fjernes disse fra den tilbudte pris eller rabatsats uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser og rabatsatser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne samt rabatsatserne angivet ned til 2. decimal er retvisende.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte rabatsatser skal tage højde for SKI’s andel jf. ram- meaftalen punkt 8.5.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
Såfremt alle de modtagne tilbuds prisniveauer og derved det samlede prisniveau forekommer højre, end hvad der regnes for markedssvarende, forbeholder SKI sig ret til at annullere udbuddet.
Der skal ved tilbudsafgivelsen udfyldes og fremsendes ovenstående dokument pr. delaftale, der afgives tilbud på.
9.2.3 Dokumentation for listeprisen for de tilbudte byggevarer
Som en del af tilbudsafgivelsen skal tilbudsgiver dokumentere de i bilag C angivne listepriser.
Der er ingen formkrav til, i hvilket format listepriserne skal dokumenteres, bortset fra at dokumentationen skal foreligge i et skriftligt og redigerbart format, således at eventuelle beregninger kan kontrolleres.
Dokumentationen for listepriserne skal dokumentere, at den listepris (ekskl. moms), tilbudsgiver har angivet for produkterne, modsvarer den listepris, som er offentlig tilgængelig for produkterne, kl. 10:00 på datoen for dokumentation for listepriser, jf. tidsplanen i punkt 6. Såfremt er ikke er overensstemmelse mellem den angivne listepris i bilag C Leverandørens tilbud og varens listepris i den medsendte dokumentation vil listeprisen fra dokumentation være gældende.
Der skal ved tilbudsafgivelsen udfyldes og fremsendes ovenstående dokument pr. delaftale, der afgives tilbud på.
9.2.4 Dokumentation for det tilbudte sortiment
Som en del af tilbudsafgivelsen skal tilbudsgiver dokumentere det på tilbudsafgivelsestidspunktet tilbudte sor- timent indenfor rammeaftalens produktgrupper, dvs. hvilke konkrete produkter tilbudsgiver tilbyder indenfor hver at de omfattede produktgrupper, jf. bilag C.
Der er ingen formkrav til, hvilket format dokumentationen skal have, bortset fra, at dokumentationen skal fore- ligge i et skriftligt format.
Der skal ved tilbudsafgivelsen fremsendes ovenstående dokument pr. delaftale, der afgives tilbud på.
Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut til- bud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS, med NemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgodkendelse.
9.3 Håndtering af fejl i tilbudsliste og dokumentation
Generelt gælder for fejl i tilbuddet, herunder fejl i tilbudslisten, at forhold, som SKI konkret vurderer, kan af- hjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte nedenfor under punkt 9.3.1.1, ikke føre til ukon- ditionsmæssighed og vil ikke indgå i vurderingen af og i antallet af fejl behandlet nedenfor.
Et tilbud er ukonditionsmæssigt, såfremt et af nedenstående punkter er opfyldt:
• tilbuddet ikke opfylder mindstekravet til antal salgssteder for delaftalen, angivet i bilag C
• såfremt der ikke tilbydes mindst én konditionsmæssig varelinje i hver produktgruppe.
Bortset fra ovenstående punkter accepterer SKI, at tilbudsgiver i forbindelse med udfyldelsen af tilbudsli- sten har fejl i maksimalt 10 % af varelinjerne i sortimentet. Overskrides denne grænse, er tilbuddet ukonditi- onsmæssigt. Antallet af tilladte fejl oprundes til nærmeste hele tal, såfremt det ikke rammer et helt tal. Hvis tilbudslisten eksempelvis indeholder 427 varelinjer, accepteres maksimalt 43 fejl i tilbudslisten (42,7 oprundes til 43).
Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl, som ikke kan reddes med proceduren i udbudslovens 159, stk. 5, vil i forbindelse med prisevalueringen blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og varelinjens pris vil ikke indgå ved beregning af gennemsnitsprisen. Disse varelinjer vil ikke indgå i rammeaftalens sortiment ved kontrakt- start.
SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over fejl vil føre til, at tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, såfremt antallet af varelinjer med fejl overskrider grænsen på 10 %.
• Der bydes ikke ind med et produkt på en varelinje.
• Negativ rabatsats og/eller listepris på en varelinje.
• Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke kravene, der er opstillet til produktet i bilag B og bilag C.
• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i bilag C.1 angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudsli- sten.
• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, er ikke udfyldt.
• Samme produkt er tilbudt flere gange i tilbudslisten.
Flere fejl i samme varelinje tæller som én fejl.
Generelt gælder for fejl i tilbuddet, herunder fejl i tilbudslisten, at forhold, som SKI konkret vurderer, kan af- hjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte ovenfor ikke føre til ukonditionsmæssighed og vil ikke indgå i vurderingen af og i antallet af fejl behandlet ovenfor.
9.4 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0x0xxx0x-0x00-000x-x00x-00x00x000x00/xxxxxxxx
9.4.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
Udbudssiden i Ethics indeholder følgende dokumenter til tilbudsafgivelse:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes/uploades af tilbudsgi- ver ved tilbudsafgivelse |
European Single Procurement Document (ESPD) | Udfyldes af tilbudsgiver i Ethics |
Udbudsmateriale (kan ligge som zippet fil) - Bilag C Leverandøren tilbud skal udfyldes ved tilbudsafgivelse | Udfyldes af tilbudsgiver og uploa- des i Ethics (pr. delaftale) |
Dokumentation for listeprisen for tilbudte byggevarer | Uploades i Ethics af tilbudsgiver (pr. delaftale) |
Dokumentation for det tilbudte sortiment | Uploades i Ethics af tilbudsgiver (pr. delaftale) |
Følgebrev - Genereres automatisk ved klik på knappen ’Underskriv og afslut tilbud’ | Genereres af tilbudsgiver i Ethics |
Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD - Valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 16.1 | (Uploades af tilbudsgiver i Ethics) |
Evt. Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine - Udfyldes som en del af den endelige dokumentation, jf. punkt 16. Valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet. | (Udfyldes af tilbudsgiver og uploa- des i Ethics) |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud per delaftale.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor grundlæggende elementer eller tage ikke-kapitaliserbare forbe- hold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved at fremsætte skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0x0xxx0x-0x00-000x-x00x-00x00x000x00/xxxxxxxx
Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest den 12. januar 2023, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end den 12. januar 2023, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.4.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere). SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. ud- budslovens § 151, stk. 2.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.2, vil SKI bede om, at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse, at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis3.
(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)
Som dokumentation, for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
o Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.
o Underskriv elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgodkendelse
• Bilag C Leverandørens tilbud (pr. delaftale)
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.2 og bilag C.1.
o Upload det udfyldte dokument til ETHICS
• Dokumentation for listeprisen for de tilbudte byggevarer (pr. delaftale), jf. punkt 9.2.3
o Upload dokumentationen til Ethics
• Dokumentation for det tilbudte sortiment (pr. delaftale), jf. punkt 9.2.4
o Upload dokumentationen til ETHICS
• Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16.1 (valgfrit at indsende på til- budstidspunktet)
o Upload dokumentationen til ETHICS
• Evt. Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der desta- biliserer situationen i Ukraine og 16.3 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet)
o Udfyld alle felter i skabelonen, jf. punkt 16.2
o Upload det udfyldte dokument til ETHICS
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbejdersignatur eller med to- faktorgodkendelse
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.