DELAFTALE 2: UDBUD AF ØKONOMISUPPORT
DELAFTALE 2: UDBUD AF ØKONOMISUPPORT
2012/S 5-007439
Advokataktieselskabet Horten CVR 16997404
1.1 Indledning
Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S udbyder i medfør af Eu- ropa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af of- fentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrak- ter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, kontrakt på revision og økonomisupport.
Udbuddet er opdelt i delaftaler, henholdsvis:
• Delaftale 1: Revision, med tilhørende rådgivning, og
• Delaftale 2: Økonomisupport, med tilhørende rådgivning.
Nærværende udbudsbetingelser regulerer tilbudsafgivelsen vedrø- rende Delaftale 2: Økonomisupport, med tilhørende rådgivning.
1.2 Kontraktperiode
Kontrakt forventes indgået primo maj 2012.
Perioden fra kontraktindgåelsen og indtil den 1. juli 2012 er mobili- seringsperiode. Per 1. juli 2012 overdrages opgaven endeligt til le- verandøren.
Kontrakten er gældende til 30. april 2015 med mulighed for for- længelse i op til yderligere 1 år til 30. april 2016.
De første 3 måneder af kontraktperioden betragtes som prøvetid, inden for hvilken Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S kan opsige kontrakten med 14 dages varsel. Aftalen kan herefter opsi- ges helt eller delvist af begge parter med 3 måneders opsigelsesvar- sel, såfremt dette er sagligt begrundet.
1.3 Udbudsform og retsgrundlag
Udbuddet gennemføres som begrænset udbud efter Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og of- fentlige bygge- og anlægskontrakter, som implementeret ved be- kendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjeneste- ydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Udbuddet er offentliggjort i supplement til EU-tidende den 10. ja- nuar 2012 ved udbudsbekendtgørelse 2012/S 5-007439.
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 10. januar 2012.
• Nærværende udbudsbetingelser.
• Bilag 2A: Kontraktudkast.
• Bilag 2B: Oversigt over arbejdsopgaver.
• Bilag 2C: Tilbudsliste.
• Bilag 2D: Erklæring om gæld til det offentlige.
Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på hjemmesiden xxx.xxxxxxxx.xx.
Det påhviler tilbudsgiveren (herefter "Tilbudsgiver") at kontrollere, at udbudsmaterialet er komplet ifølge ovenstående fortegnelse.
2. UDBUDDETS FORLØB
2.1 Ordregivende myndigheder
De ordregivende myndigheder er: Gribvand A/S
Xxxxxxx 00X
3230 Græsted
og
Gribvand Spildevand A/X Xxxxxxx 00X
3230 Græsted
(I det følgende "Ordregiverne").
Ordregivernes kontaktperson under udbuddet er:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet.
2.2 Tidsplan for udbuddet
Udbuddets tidsplan er som følger:
Hovedtidsplan | Dato |
Underretning om udvælgelse og of- | 15. februar 2012 |
fentliggørelse af det samlede ud- budsmateriale på xxx.xxxxxxxx.xx | |
"Vejledende frist" for spørgsmål (se afsnit 2.3) | 16. marts 2012, kl. 12:00 |
Tilbudsfrist (se afsnit 2.4) | 27. marts 2012, kl. 12:00 |
Underretning om tildelingsbeslut- ning (forventet) (se afsnit 2.5) | 6. april 2012 |
Stand-still | 10 dage fra dagen efter elektronisk underretning |
Kontraktindgåelse (forventet) | Primo maj 2012 |
2.3 Spørgsmål
Har Tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmateria- let, eller finder Tilbudsgiver, at udbudsmaterialet er uklart på et el- ler flere punkter, opfordres Tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiverne.
Eventuelle spørgsmål bedes rettet til: Xxxxx Xxxxxxxxxxx
E-mail: xx@xxxxxxxx.xx.
Spørgsmål bedes mærket: "Udbud af økonomisupport".
Alle henvendelser til Ordregiverne skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbud- det.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 16. marts 2012, kl. 12:00.
Spørgsmål, der fremsendes senere, vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalender- dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 kalenderdage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.
Alle svar på skriftlige spørgsmål vil løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på xxx.xxxxxxxx.xx. Tilbudsgivere opfor- dres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.
2.4 Tilbudsgivning
Sidste frist for modtagelse af tilbud er:
27. marts 2012, kl. 12:00.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke komme i betragtning.
Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Vurdering af tilbud vil blive foretaget på grundlag af det modtagne tilbudsmate- riale, hvorfor dette skal være fyldestgørende.
Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Ordregiverne uvedkom- mende.
Tilbud fremsendes til adressen Xxxxxxx 00X, 0000 Xxxxxxx, og bør mærkes: ”Må ikke åbnes af posten – Tilbud på økonomisupport."
Tilbudsgivere, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på begge delaftaler, kan fremsende de to tilbud i en fælles pakke mærket "Må ikke åbnes af posten – Tilbud på revision og økonomisupport".
Det indsendte tilbud skal være forfattet på dansk.
Tilbudsmaterialet bør fremsendes skriftligt i 2 papireksemplarer og bør også vedlægges digitalt på enten cd-rom, memorystick eller lignende.
Såfremt der er uoverensstemmelser mellem den elektroniske udga- ve af tilbuddet og papirudgaven heraf, vil papirudgaven blive lagt til grund.
Tilbuddet skal vedlægges underskrevet erklæring om gæld til det offentlige (bilag 2D).
2.5 Forbehold
Tilbudsgivere opfordres til ikke at tage forbehold for udbudsbetin- gelser og bilag. Ordregiverne opfordrer til, at Tilbudsgiverne hver- ken fremsender eller henviser til standard-betingelser el. lign.
Såfremt et tilbud indeholder fravigelser fra grundlæggende elemen- ter i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være for- pligtet til at afvise tilbuddet.
Såfremt et tilbud indeholder fravigelser fra ikke-grundlæggende elementer i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være berettiget til at afvise tilbuddet.
Hvis Ordregiverne vælger ikke at afvise et tilbud med fravigelser fra ikke-grundlæggende elementer i udbudsbetingelser og/eller bilag, vil Ordregiverne være forpligtet til at prissætte forbeholdet, således at Tilbudsgiveren ikke opnår en økonomisk fordel i kraft af sit for- behold.
hold på et sikkert grundlag, vil tilbuddet blive afvist.
2.6 Vurdering af tilbuddene
Efter modtagelsen af tilbuddene vil Ordregiverne først vurdere, om tilbuddene er konditionsmæssige, og om disse indeholder forbe- hold.
Derefter vil Ordregiverne foretage en evaluering af de konditions- mæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", jf. afsnit 4.2. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiverne elektronisk underrette Tilbudsgiverne om, hvilken Tilbudsgiver der har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige til- bud".
2.7 Kontraktindgåelse
Kontrakten indgås mellem Ordregiverne og den vindende Tilbuds- giver efter udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden lø- ber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregi- verne elektronisk har afsendt underretning om tildelingsbeslutnin- gen til alle berørte tilbudsgivere.
Kontrakten indgås på baggrund af det kontraktudkast, der indgår i udbudsgrundlaget som bilag 2A.
3. DEN UDBUDTE OPGAVE
Ydelsernes nærmere bestanddele og indhold beskrives i pkt. 3.1-3.2 og i pkt. 6.1-6.4.
3.1 Delaftale 1: Revision
Revision omfatter alle pligtige revisionsopgaver for Ordregiverne som forsyningsvirksomheder. Kravspecifikation for "revision" fin- des i nærværende udbudsbetingelsers afsnit 6.4. I tilknytning til "revision" skal Tilbudsgiverne tilbyde relevant rådgivning.
Følgende virksomheder er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaftale 1:
• BDO.
• PWC.
• Deloitte.
• KPMG.
Revisionsopgaver er ikke omfattet af Delaftale 2 (nærværende ud- budsbetingelser).
3.2 Delaftale 2: Økonomisupport
Økonomisupport omfatter ydelser og assistance til brug for Ordre- givernes økonomistyring.
Følgende virksomheder er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaftale 2:
• PWC.
• Deloitte.
• KPMG.
4. TILDELINGSKRITERIUM
4.1 Opdeling i delaftaler
De Tilbudsgivere, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på Delaf- tale 1 og Delaftale 2, afgiver separate tilbud på henholdsvis Delafta- le 1 og Delaftale 2, hvorfor tilbud afgives på separate tilbudslister.
For hver delaftale indgås kontrakt med den Tilbudsgiver, der for delaftalen har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", på baggrund af de underkriterier, der er oplistet nedenfor (afsnit 4.2).
Virksomheder, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på både Delaftale 1 og Delaftale 2, kan i tilbudslisten for Delaftale 2 tilbyde en rabatsats, der er gældende for de tilbudte priser på begge delaf- taler, såfremt virksomheden tildeles kontrakt på begge delaftaler.
4.2 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud
Tildelingskriteriet for Delaftale 2 er ”det mest økonomiske fordel- agtige tilbud”, der består af følgende underkriterier:
Underkriterier | Vægt |
Pris | 50 % |
Kvalitet og samarbejde | 50 % |
I alt | 100 % |
4.3 Underkriteriet "Pris"
For underkriteriet "Pris" lægger Ordregiverne vægt på, at økonomi- support leveres til det lavest mulige vederlag.
Tilbudsgiverens vederlag er sammensat af følgende poster:
• Fast, årligt vederlag for økonomisupport, og
• Timepris for rådgivning vedrørende økonomisupport.
Til brug for evalueringen af underkriteriet "Pris" beregnes den samlede årlige tilbudssum på baggrund af Ordregivernes forvente- de forbrug af Tilbudsgiverens ydelser.
Det estimerede timeforbrug, der danner grundlag for beregningen af den samlede årlige tilbudssum, fremgår nedenfor.
Alle tilbudte priser er inklusive betaling for transporttid, kørepen- ge, transportudgifter o. lign. Tilbudsgiver kan således ikke senere kræve anden betaling for sine ydelser end det tilbudte vederlag for økonomisupport eller de tilbudte timepriser for rådgivning.
4.4 Fast, årligt vederlag
Det faste, årlige vederlag omfatter alle opgaver, der er beskrevet i afsnit 6.1.
4.5 Timepris for rådgivning
Ved afgivelse af timepriser for rådgivning, jf. nærværende udbuds- betingelsers punkt 6.2, skal Tilbudsgiveren angive timepriser for rådgivning vedrørende økonomisupport.
Ordregiverne har et skønnet årligt forbrug på 50 timers rådgivning.
Bemærk, at det skønnede årlige forbrug alene er udtryk for et skøn. Tilbudsgiverne er ikke garanteret omsætning for rådgivning.
4.6 Eventuel tilbudt rabatsats
Virksomheder, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på begge delaftaler, kan i tilbudslisten for Delaftale 2: Økonomisupport an- give én samlet rabatsats, der er gældende for de tilbudte priser for begge delaftaler.
Rubrikken i tilbudslisten for Delaftale 2: Økonomisupport kan ud- fyldes med 0 %, hvis Tilbudsgiveren ikke ønsker at tilbyde rabat. Udfyldes rubrikken ikke med en rabatsats, anser Ordregiverne ru- brikken for udfyldt med 0 %.
Den tilbudte rabatsats er betinget af, at Tilbudsgiveren tildeles kontrakt på både "revision" og "økonomisupport".
Evalueringen af underkriteriet "Pris" vil blive foretaget på bag- grund af den samlede tilbudspris for 12 måneder. Den samlede til- budspris vil blive beregnet efter følgende fremgangsmåde:
Eksempel:
Tilbudt vederlag for økonomisupport: 400.000 kr. pr. år
Timepris for rådgivning vedr. økonomisupport: 1.000 kr. i timen (anslået 50 timer pr. år) 50.000 kr. pr. år
Beregnet tilbudssum for økonomisupport: 450.000 kr. pr. år.
Herefter indregnes evt. fradrag for rabatsats ved tildeling af kon- trakter for både Delaftale 1 og Delaftale 2.
4.8 Underkriteriet "Kvalitet"
Det er af central betydning for Ordregiverne, at økonomisupport og rådgivning vedrørende økonomisupport ydes af højtkvalificerede medarbejdere, med detailkendskab til reguleringen af vand- og spildevandsselskaber, og at Ordregivernes økonomistyring tilrette- lægges effektivt og professionelt.
Ved Ordregivernes evaluering af underkriteriet "Kvalitet" vil føl- gende derfor indgå:
• Om Tilbudsgiveren tilbyder en løsning, der er og veltilret- telagt, og som sikrer, at Ordregivernes økonomistyring gennemføres effektivt og professionelt.
Tilbudsgiveren bør fremsende en beskrivelse af, hvordan Ordregi- vernes økonomistyring vil blive tilrettelagt. Beskrivelsen bør mak- simalt fylde 10 A4-sider, eksklusive bilag.
Endvidere er det vigtigt for Ordregiverne, at de nøglepersoner, der skal betjene Ordregiverne, har dokumenterede kompetencer inden for betjening af vand- og spildevandsselskaber.
På den baggrund skal Tilbudsgiver oplyse:
• om der knyttes faste kontaktpersoner til at varetage øko- nomistyring og tilknyttet rådgivning for Ordregiverne, og
• såfremt der er fast tilknyttede kontaktpersoner, bør Til- budsgiver fremlægge detaljeret CV for disse kontaktper- soner.
Ordregiverne vil foretage en samlet bedømmelse af ovennævnte punkter for hvert enkelt tilbud.
5. OPTION
5.1 Option 1: Forlængelse af kontrakten
Ordregiverne kan vælge at forlænge kontrakten med yderligere ét år.
6. KRAVSPECIFIKATION
6.1 Økonomisupport
Tilbudsgiveren skal støtte Ordregiverne i Ordregivernes økonomi- styring og skal i denne forbindelse tilbyde værktøjer og procedurer, der bidrager til en optimering af Ordregivernes økonomistyring.
Delaftale 2: Økonomistyring omfatter bl.a. følgende opgaver:
• Assistance i forbindelse med månedsafslutninger.
• Rapportering til daglig ledelse (månedsvis) og bestyrelse (kvartalsvis).
• Årlig budgetlægning.
• Opstilling af årsregnskab.
Der henvises i øvrigt til bilag 2B for en detaljeret oversigt over de arbejdsopgaver, der er omfattet af nærværende udbudsbetingelsers punkt 6.1.
Ordregiverne varetager selv daglig bogføring af alle bilag samt løn- administration. I forbindelse med månedsafslutninger er Ordregi- verne pligtig til at ajourføre al bogføring, før end Tilbudsgiveren påbegynder arbejdet.
Ordregiverne varetager selv alle opgaver i forbindelse med KMD FAS, herunder driftsopgaver, udsendelse af aflæsningsmateriale og aflæsningsregistrering. Endvidere varetager Ordregiverne selv for- beredelse og kørsel af årsafregninger, gennemførsel af rykkerpro- cedurer samt håndtering af borgerhenvendelser.
Alle opgaver, der ikke er specifikt nævnt i afsnit 6.2, afsnit 6.3 eller afsnit 6.4, skal betragtes som omfattet af afsnit 6.1.
6.2 Rådgivning vedrørende økonomisupport - omfattet af Delaftale 2
I spidsbelastningsperioder, perioder hvor Ordregivernes økono- mimedarbejdere er fraværende pga. ferie, afspadsering eller længe-
kapacitet, skal Tilbudsgiveren tilbyde vikarordning efter den time- pris, der er beskrevet under punkt 4.4.
6.3 Revisionsopgaver – ikke omfattet af Delaftale 2
Revision omfatter revision af alle regnskaber og opgørelser, der skal udarbejdes i medfør af love, bekendtgørelser og cirkulærer.
Endvidere omfatter revisionsopgaven udarbejdelse og afgivelse af de erklæringer, beretninger m.v., som Ordregiverne skal fremsende til offentlige myndigheder m.fl. i løbet af året.
Revision omfatter således også al nødvendig bistand ved indberet- ning af prisloft-oplysninger og erklæring omkring intern overvåg- ning. Endvidere omfatter revision også skattemæssige specifikatio- ner.
Der gøres opmærksom på, at revision af årsregnskaber også omfat- ter de i henhold til Forsyningssekretariatet krævede erklæringer såsom erklæringer vedrørende intern overvågning, investerings- regnskaber, sideordnede aktiviteter m.fl.
6.4 Rådgivning vedrørende revision - ikke omfattet af Delaf- tale 2
I tilknytning til de revisionsopgaver, der er omfattet af afsnit 6.3, skal Tilbudsgiveren kunne levere højtkvalificeret økonomisk og for- retningsmæssig rådgivning vedrørende følgende aspekter af Ordre- givernes aktiviteter:
• Skattemæssige aspekter.
• Sparring vedrørende økonomiske og forretningsmæssige spørgsmål.
• Strategisk rådgivning.
• Rådgivning vedrørende finansiering.
• Rådgivning vedrørende takstberegninger.
Det forudsættes, at Tilbudsgiveren yder proaktiv og kompetent rådgivning, at Tilbudsgiverens rådgivning altid er fuldt opdateret i forhold til de seneste udviklinger på området, og at Ordregiverne briefes om disse udviklinger.