Forretningsbetingelser/Retningslinjer for ydelseskontrollen

RYK Skejby

Agro Food Park 00, Xxxxxx,

8200 Århus N.

Tlf. 00000000

e-mail: XXX.Xxxxxx@xxx-xxxxxx.xx

Forretningsbetingelser/Retningslinjer for ydelseskontrollen

oktober 2020

RYK står for levering af serviceopgaver i forbindelse med den udekørende del af ydelseskontrollen.

Regler for Ydelseskontrollen findes optrykt i RYK's årsberetning, og på RYK's hjemmeside. Regler for Efterkontrol findes optrykt i RYK´s årsberetning, og på RYK´s hjemmeside.

Definitioner:

I det følgende vil ”Kunden” blive anvendt som betegnelse for ejeren af besætningen og eller ejer af driftsenheden.

U:\RYK-Fonden Ledelse\Årsberetning\2019\del 4\Forretningsbetingelser-Retningslinjer oktober 2020.docx

RYK er en erhvervsdrivende Fond etableret af Landbrug & Fødevarer (vedtægterne fremgår af årsbe- retningen og kan findes på RYK´s hjemmeside)

SEGES er en afdeling i Landbrug & Fødevarer F.m.b.A.

Aftalegrundlag

Nærværende forretningsbetingelser og Regler for ydelseskontrollen udgør aftalegrundlaget mellem parterne, Kunden accepterer i DMS at være gjort bekendt med og indholdet i nærværende forret- ningsbetingelser og Regler for ydelseskontrol. Forretningsbetingelserne og/eller Reglerne for ydel- seskontrol kan kun fraviges ved skriftlig aftale.

I alle andre tilfælde reguleres forholdet mellem parterne i øvrigt af dansk rets almindelige regler.

Ydelseskontrol — kvalitet

Såvel Xxxxxx som RYK er interesseret i den bedst mulige kvalitet i arbejdet. Andre brugere af data fra ydelseskontrollen, rådgivning, kvægavl, samt diverse dokumentationer, forventer, at alt er i orden. Derfor er det vigtigt, at håndteringen af data, udstyr og af mælkeprøver sker omhyggeligt og korrekt.

Ansvaret for de grundlæggende data er ejeren af driftsenheden - ansvaret for behandlingen af Kun-

RYK arbejder med ydelseskontrol hos malkekøer. RYK udtager årligt ca. 5,5 millioner mælkeprøver ved ca. 2.600 mælkeproducenter og omsætter for 115 millioner kr. RYK har 65 ansatte og kontorer i Skejby, Sorø, Holstebro og Vojens

dens korrekte data er RYK's og alle data lagres på kvægdatabasen (beskrevet i en databehandleraf- tale mellem RYK og SEGES).

Identifikation — øremærkning

Mærkning og identifikation er fastsat i lovgivningen. I korthed gælder følgende: Alt kvæg skal være mærket med 2 øremærker, hvoraf det ene skal være elektronisk. Dette skal sidde i dyrets venstre øre. Elektroniske øremærker godkendt af Fødevarestyrelsen overholder gældende ISO-standard for EID (elektronisk identifikation) af dyr.

Øremærkerne kan være med 1 af 2 forskellige teknologier, nemlig enten HDX eller FDX-B. Derfor er det vigtigt, at man som besætningsejer stiller krav til leverandører af staldteknik om, at læserne skal kunne aflæse både HDX og FDX-B, samt læse begge typer lige godt. Med en antenne som overhol- der ISO kravene, kan man frit skifte øremærkefabrikat og indkøbe dyr fra besætninger, som bruger et andet øremærkefabrikat, end man selv gør.

Adgang til driftsenhedens/ og eller besætningens data.

Ved tilmelding til Ydelseskontrollen får RYK via DMS/dyreregistrering adgang til at læse driftsenhe- dens/besætningens/Kundens data i kvægdatabasen for at kunne gennemføre ydelseskontrolarbejdet. Endvidere får RYK via DMS/dyreregistrering adgang til at indlæse driftsenhe- dens/besætningens/Kundens data i kvægdatabasen.

De personer, der får adgang til data, er alene personer, der har forpligtiget sig til fortrolighed eller er underlagt en lovbestemt tavshedspligt.

RYK videregiver kun data efter aftale med Xxxxxx. XXX videregiver dog data indsamlet af RYK til L&F, SEGES til brug for udarbejdelse af Big-Data analyser, forskning og statistik. I den forbindelse kan L&F, SEGES samkøre data modtaget fra RYK med data modtaget via SEGES Software, fra råd- givningsvirksomheder i DLBR-samarbejdet, fra lokalforeninger under L&F samt fra øvrige virksomhe- der med egne data.

Ryk kan offentliggøre ydelsesresultater via egne publikationer men også via andre nyhedskanaler og interesseorganisationer med kildehenvisning. Såfremt Xxxxxx ikke ønsker resultaterne offentliggjort skal, det meddeles RYK skriftligt.

RYK er desuden berettiget til at anvende viden af generel og ikke-fortrolig karakter, der opnås under udførelsen af opgaven, i andre sammenhænge og ved andre opgaver herunder rådgivningsopgaver.

Der henvises i øvrigt til regler for ydelseskontrol §8

Kontroldagen

Registrering

Med hensyn til registreringer af basisdata på dyrene, er RYK's service tilrettelagt ud fra gældende lovgivning. På kontroldagen skal alle registreringer — kælvninger, evt. køb af køer, afgang af køer

m.v. være ajourført helt frem til og med den pågældende dato, så beregningerne ved kontrollerin- gen ikke "går i stop" grundet manglende indberetninger.

Malkeanlægget

Selve anlægget forventes teknisk at leve op til gældende retningslinjer (firmastandard, branchestan- dard og generelt vedligeholdelsesniveau).

Ved anvendelse af RYK's mælkemålere, skal vakuum være min. 38 kPa i malkestalde og min. 49 kPa i bindestalde som anlægsvacuum, altså på mælkeledningen under malkningen. Luftindtaget i mælkecentralerne, de såkaldte sivehuller, skal være rene og åbne. RYK har nåle, sivehuls rensere, som kan fås hos kontrolassistenten.

Kontroldøgnets længde

Dette skal omfatte 24 timer (1 kvarter = ca. 1 % af døgnet = ca. 1 % af døgnets mælkemængde).

De enkelte køer

De enkelte køer skal ved kontrollering identificeres og registreres korrekt. Pas på ved indgang til malkestalden og karussellen, at ingen køer overhaler hinanden. Alt efter malkestaldens og karus- sellens størrelse kan dette medføre fejlregistrering af adskillige køer.

Konumre og transpondere

Hvis der bruges anden form for elektronisk identifikation end elektroniske øremærker, er det afgø- rende, at koblingen mellem koens 11-cifrede CKR-nummer og evt. transpondernummer er korrekt. Tjek indberetningen, hver gang der kommer nye køer til — kvier eller indkøbte køer.

Brug og vask af udstyret

Uanset hvilket udstyr, man bruger, skal det bruges korrekt, - altså i henhold til brugervejledningen. Ved den mindste tvivl — spørg da kontrolassistenten. Det udstyr, som man lejer af RYK, har man krav på at modtage rengjort, og man har pligt til at aflevere det rengjort. Eventuelt snavs på prøve- glas, kasser til samme, samt på Arla-kasserne, fjernes inden aflevering til kontrolassistenten.

Ønskes udstyret vasket af kontrolassistenten, aftales det individuelt. Vurderer assistenten, at udstyret ikke er i en stand, så det kan afleveres i den næste besætning, rengøres det inden ejendommen for- lades. I begge tilfælde faktureres for medgået tid.

EMM

Korrekt ophængning af EMM, sker ved, at de hænger lige (især vigtigt sideværts) og i malkestalde i højde med koens yver (ikke under), i bindestalde sammen med aftageren. Slangerne skal ikke være længere end nødvendigt. Det anbefales, at malkeanlægget vaskes, efter mælkemålerne er monteret og inden malkningen påbegyndes. Ved denne vask bliver slanger der kun bruges til ydelseskontrol, også vasket før brug. Efter malkning skal EMM vaskes på anlægget og derefter også vaskes udvendig. Målerne inkl. datahandlere SKAL opbevares FROSTFRIT mellem malk- ningerne.

Robotkasser — Lely Shuttle og DeLaval Autosamplere, GEA udstyr (her benævnt under et ro- botkasser)

Det tilbydes, at kontrolassistenten til- og frakobler robotkasserne, og det kan anbefales. Ved til- og frakobling af robotkasserne skal robotterne være midlertidigt stoppet. Efter tilkobling bør man påse, at der malkes 1—2 køer, udtages prøver og at tingene fungerer, som de skal, inden man forlader stedet.

Efter malkning skal robotkasserne vaskes på anlægget — firmaets anvisninger desangående skal følges — og derefter også vaskes udvendig.

Mælkemålerne skal serviceres og afprøves efter leverandørens anvisning, typisk en gang årligt. Kvittering for den rutinemæssige afprøvning, tilgår RYK via pågældende leverandør af mælkemå- ler, eller kan findes i logbogen på staldkontoret.

Egne fastinstallerede mælkemålere

RYK har udviklet Edb-programmet Multilink samt programmet Datagenerator til håndtering af data fra eget anlæg og stregkoderne på prøveglassene. Programmets kobling af de to datasæt, foreta- ges af assistenten, og minimerer risikoen for fejl i koblingen af ko og prøve. Kander til udtagning af prøve fra mælkemåleren, skal vaskes før og efter brug. Kander til brug ved udtagning af mæl- keprøver, ejes af den enkelte landmand. Mælkemålerne skal serviceres og afprøves efter leve- randørens anvisning, typisk en gang årligt. Kvittering for den rutinemæssige afprøvning, tilgår RYK via pågældende leverandør af mælkemåler, eller kan findes i logbogen på staldkontoret.

Forudsætningen for brug af Multilink er: Mælkeprøverne skal scannes løbende på Ezi-scanneren el- ler Panasonic scanner, under malkningen, for at sikre et korrekt malketidspunkt.

Hjælp os — omkostningerne til vedligehold og reparation er for store på både EMM og robotkasser Vask udvendig bør ske med en børste — udstyret tåler ikke hårdhændet vask med en højtryksrenser. Al håndtering skal ske nænsomt. En betydelig del af reparationsomkostningerne skyldes hårdhændet behandling. HJÆLP MED AT HOLDE OMKOSTNINGERNE NEDE.

Reparation af en skade på udstyret, som åbenlyst er sket på ejendommen ved for hårdhændet be- handling, vil blive faktureret til pågældende besætningsejer. Der opkræves et fast beløb på 2.000 kr. pr. skadet måler.

Snavs i mælkeprøverne kan og skal undgås

Snavs i prøverne kan forårsage stop og også dyre reparationer på maskinerne på laboratoriet — og det giver dårlige eller ingen analyseresultater. Husk god rengøring af patterne, herunder pattespid- serne — vær opmærksom på langhåret yver. Robotbesætninger — lad altid låget ligge på robotkas- sen. Fjern ikke plastikken fra prøveglassene, før de skal i brug — og sæt låg på prøveglas straks ef- ter brug. Undgå støv — fra f.eks. kraftfoderanlæg, strømaskiner m.v. Husk at vende glassene, så det sikres at bronopolet (konserveringsmiddel) er opløst.

Smittebeskyttelse

Vi har et fælles ansvar for at minimere risikoen for smitte mellem besætninger. Derfor skal der være gode faciliteter til rengøring og vask af udstyr herunder tilstrækkeligt med varmt vand, adgangsveje til stalde med mindst mulig kontakt til dyr, og klare og enkle retningslinjer for hvordan man som frem- med agerer ved adgang til et staldanlæg. XXX'x personale vil i tvivlstilfælde bede om at få jeres an- visninger, ønsker og rutiner på den enkelte ejendom. RYK modtager informationer om driftsenhedens og eller besætningens sundhedsstatus

Arbejdsforhold

Alle fysiske installationer, belysning, døre, gulve, trapper og stiger, skal leve op til gældende lovgiv- ning og bestemmelser på arbejdsmiljøområdet. I rummet, hvor udstyr og mælkeprøver leveres og af- hentes, skal der være passende pladsforhold, varmt vand til rådighed og også et bord. Adgangspar- tier, gulve m.m., skal sikres at der IKKE er glat, hele året. Hvis det er vintervejr, skal man sikre til- strækkelig rydning af sne og is samt grusning.

Antal kontrolleringer og antal mælkeprøver årligt

Der findes to ordninger med 1 1 henholdsvis 6 kontrolleringer årligt. Alt efter, hvilken af disse to man vælger, ses i efterfølgende skema, kravet til antal mælkeprøver ved forskellige mulige kombinationer.

Kontrolleringer	Malkninger	Prøver pr kontrol	Prøver pr år
11	2		11
11	3		11
11	robot	1	11
6	2	2	12
6	3	2*	12
6	robot	1,8 **	11

Ved brug af egne mælkemålere er brug af Multilink en forudsætning. Praktiseres ved, at robotkasserne skal være tilsluttet i 16 timer.

Ved 6 kontrolleringer årligt kræves det, at der indberettes golddatoer for min. 90 % af køernes ved- kommende. Skift fra 1 1 til 6 kontrolleringer årligt kan kun ske ved kontrolårets begyndelse, xxx.xx. 1. oktober.

Supplerende test: Veterinære prøver og Drægtighedstest

Det tilbydes, at der ved brug af mælkeprøverne til ydelseskontrollen kan foretages analyser for Pa- ratuberkulose, Salmonella og PCR (analysering for en række forskellige bakterier) på enkeltko- niveau. Kontakt din rådgiver og/eller dyrlæge inden der bestilles veterinære prøver, og få vejledning i hvad der passer til dit behov. Kontakt evt. RYK for hjælp til bestilling. Det er også muligt selv at fore- tage bestilling via DYREREGISTRERING / DMS.

Ligeledes tilbydes drægtighedstest i mælkeprøven, som giver svar om drægtighed få dage efter, prø- ven er taget. Kontakt evt. RYK afdeling for evt. hjælp ved bestilling. Det er også her muligt at foretage bestillingen via DYREREGISTRERING / DMS.

Observeret kontrol

Denne form for kontrol er et supplement til EFTERKONTROL.

Ved OBSERVERET KONTROL vil kontrolassistenten (evt. prøveudtageren) komme til stede og observere malkningen, dog ikke nødvendigvis hele malkningen, i løbet af et kontroldøgn. Kontrol- assistenten vil påse, om udstyret monteres og anvendes rigtigt, eller om der skulle være småting at rette, ligesom der naturligvis kan finde en erfaringsudveksling sted og gives gode råd. OBSER- VERET KONTROL vil blive gennemført i et begrænset omfang, nemlig ved omkring 3 % af alle kontrolleringer.

Observeret kontrol indgår i arbejdet med løbende kvalitetssikring af arbejdet, og er en vigtig del af den løbende dialog med landmændene om den service og den teknik, vi tilbyder. Observeret kon- trol gennemføres også i tilfælde hvor der er spørgsmål til tidligere kontroldata (mælkemængder og analyseresultater).

Godkendelse af kontrolregnskabet.

Når årsopgørelsen foreligger, skal ledelsen af den lokale RYK-afdeling tage stilling, om kontrolregn- skabet kan godkendes eller skal overføres til uofficiel kontrol.

Overførsel til uofficiel kontrol kan ske, hvis driftsenheden/besætningen /Kunden ikke overholder kontrolreglerne (mærkning, antal kontrolleringer, antal mælkeprøver, procent golddatoer, nægtet efterkontrol m.v.), eller hvis den har stor forskel på mælkemængde og/eller fedtprocent mellem ydelseskontrol og mejeri. Problemer på disse områder bliver automatisk fundet i kvægdatabasen. Der sendes en SMS og/eller e-mail, når årsopgørelsen er klar. Det sker fra medie oktober, og når

1. kontrol er kørt. Når årsopgørelsen "køres" rubriceres nogle besætninger i uofficiel kontrol. Disse besætninger er i "foreløbig" uofficiel kontrol. De får et brev (elektronisk via DMS) hvor det fremgår hvilke forhold det konkret drejer sig om. Der kan være en god forklaring, og så kommer besætnin- gen/Kunden i officiel kontrol. Betingelsen er at der foreligger en skriftlig forklaring fra Kunden. Følgerne af uofficiel kontrol er:

• Der kan ikke udskrives eksportstamtavler for nogen dyr (ko kvie, tyr) fra besætningen inden for 2 år efter udgangen af et regnskabsår med uofficielt regnskab.

• Denne blokering følger dyrene ved handel.

• Begrænsninger vedrørende udstillinger på dyrskuer e På udskriften STAMTAVLE kan man al- tid se, om et dyre har været med en periode med uofficiel kontrol. I kolonnen "kg F+P" vil der stå "uoff'.

• Xxxxx xxxxxxxxxxxxx (avlsarbejde, handel, myndigheder m.v.) kan tilknytte konsekvenser.

Prismodel — betaling Prismodellen omfat- ter:

• Årligt grundbeløb

• Pris pr. ko pr. måned til RYK

• Pris pr. ko pr. måned til Seges, Kvæg

• Pris pr. gang pr. stk. for leje af udstyr

• Pris for antal analyserede mælkeprøver

• Pris for kontrolassistentens anvendte tid, som registreres i antal, påbegyndte 10 minutter

• Pris for diverse udskrifter (undtaget hændelsesliste og fejlliste)

• Pris for Supplerende test (veterinære analyser og drægtighedstest)

• Pris for meddelelser via SMS/mail Rabat ved 6 kontrolleringer pr. år

• Porto og administration

• Pris for eventuel ændring af planlagt kontroldato. mindre end 8 dage før planlagt dato

• Pris for eventuel forgæves kontrol. Forgæves kontrol er, hvis kontrolassistenten kommer på ejendommen på planlagt kontroldato, og der alligevel ikke gennemføres en kontrollering, eller kontrolleringen ikke er gennemført, når udstyret skal afhentes.

• Gentagen forgæves kørsel

• Ekstra tillæg ved besøg i Salmonella niveau 2 og 3

• Prislisten opdateres en gang årligt, og sendes ud sammen med regning for årets første må- ned.

• Prislisten kan også findes på RYK's hjemmeside xxx.xxx-xxxxxx.xx

Tidsregistrering

Al tidsregistrering sker i moduler å 10 minutter, via GPS i biler. Anvendt tid ved besøget for aflevering af udstyr tidsregistreres ikke (gælder ikke opsætning), men anvendt tid ved afhentning tidsregistreres, og alle vil her blive faktureret for min. 1 tidsenhed å 10 min. Langt de fleste får mere end 10 min. Ved afhentning er det kontrolassistentens opgave at tjekke, at mælkeprøver og alt udstyr er i orden og rengjort — og i modsat fald er det hans/hendes opgave at bringe tingene i orden. Tid til dette fakture- res til den pågældende landmand.

Unødig kørsel skal undgås

Det er vigtigt, at kontrolassistenten kan gennemføre kontrolleringerne i kredsen i en hensigtsmæssig og rationel runde. I modsat fald er det ensbetydende med unødig kørsel, som tager tid, og både ki- lometergodtgørelse og tid er ensbetydende med omkostninger for RYK. Derfor skal aftalerne om fremtidige kontroldatoer overholdes. I modsat fald, faktureres i henhold til gældende takst. Ønske om ændring af aftalte kontroldatoer, skal meddeles assistenten i god tid, minimum 1 uge før. I særlige tilfælde gælder almindelig force majeure.

Betalingsbetingelser

RYK's ydelser opkræves månedsvis. Betalingsbetingelserne fremgår af fakturaen, og betalingsfristen er 10 dage fra fakturaens udsendelse. Overholdes denne betalingsfrist ikke, udsendes der én rykker.

Betales der herefter ikke til den angivne frist, overgives beløbet til inddragelse via inkasso, og ydel- seskontrollen stoppes. Rykkergebyret er 100 kr., som opkræves på fakturaen for efterfølgende må- ned. Der beregnes renter med 1,50 % pr. måned.

Det årlige grundbeløb opkræves på fakturaen for januar måned, alt andet opkræves månedsvis.

Betalingsmuligheder

Man kan tilmelde sig leverandør service via egen bankforbindelse. Tilmeldingsblanket fås ved RYK. Husk at indtaste det rigtige nummer når HomeBank anvendes, da fejl kan bevirke, at indbetalingen ikke falder på plads med rykker og renter til følge.

Udmeldelsesregler

Udmeldelse skal ske skriftligt (skema fås ved RYK) og udmeldelsesfristen er 3. mdr. til udgangen af et kvartal. Hvis udmeldelse er modtaget inden 30. september, betales ikke grundbeløb det efterføl- gende år.

Ansvar

RYK er ansvarlig for de af RYK leverede ydelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.

Ansvaret for RYK kan dog under ingen omstændigheder overstige 100.000 kr. pr. ydelse/opgave.

Er RYK ansvarlig for en skade, for hvilken andre rådgivere/konsulenter eller lignende også er ansvar- lige, kan RYKs erstatningsansvar dog under ingen omstændigheder overstige det laveste beløb, hvormed de andre rådgivere/konsulenter eller lignende har begrænset deres ansvar.

RYK er ikke ansvarlig for driftstab, avancetab, tab af data, tab af goodwill eller andet indirekte og/eller ikke-økonomisk tab.

RYK hæfter ikke for fejl begået af andre rådgivere, konsulenter, foreninger eller leverandører af tek- nik, som RYK har henvist kunden til, ligesom RYK ikke hæfter for eventuelle fejl begået af underleve- randører, som RYK efter aftale med kunden har overladt dele af opgavens løsning til.

Kunden kan alene rejse krav mod RYK og ikke mod de enkelte medarbejdere.

RYK kan ikke holdes ansvarlig for krav, der måtte opstå som resultat af falsk, misvisende eller ufuld- stændig information, data eller dokumentation, som er tilvejebragt af andre end RYK.

RYK påtager sig ikke ansvar over for andre parter (herunder tredjemand), som drager fordel af eller benytter den af RYK leverede ydelse eller opnår adgang til ydelsen. Kunden forpligter sig til at godt- gøre RYK forpligtelser, tab, udgifter eller andre omkostninger, som RYK måtte pådrage sig i forbin- delse med krav fra sådanne andre parter, samt krav mod RYK som følge af Kundens misligholdelse af rådgivningsaftalen.

Lovvalg og værneting

Tvister om RYKs ydelser, aftaler mellem parterne og disse forretningsbetingelser er underlagt dansk ret bortset fra dansk rets internationale privatretlige regler.

Såfremt kunden mener at have lidt et økonomisk tab i anledning af RYKs ydelser eller udførelse af en opgave, anmeldes krav hos RYKs ansvarsforsikringsselskab v/Skade og Ansvar, Agro Food Xxxx 00, 0000 Xxxxxx N.

Retssag i anledning af RYKs ydelser, aftaler mellem parterne og nærværende forretningsbetingelser, skal anlægges ved Retten i Århus.