Beskrivende dokument
Beskrivende dokument
Version 1.6
1. februar 2018
INDHOLDSFORTEGNELSE
1. Særligt om prækvalifikation 6
3. Den udbudte kontrakts omfang 8
4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen 9
5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier 10
6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen 11
6.2 Tidsplan for udbudsprocessen 11
7. Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet 12
8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave 13
8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen 13
9. Rammebetingelser for Sorø Kommune 15
9.1 Lyspunkterne og elforsyningen 15
9.2 Forventet anlægsøkonomi 15
9.3 Forventet driftsøkonomi 15
10.3 Afslutning på dialogfasen 20
12. Tilbuddets indhold og omfang 22
12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet 22
12.2 Identifikation af tilbudsgiver 22
12.4 Samarbejdsorganisation 23
12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer 23
12.10 Sprog og tilbudspriser 24
14. Tildeling/tilbudsvurdering 25
14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe 25
14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %) 26
14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %) 29
15. Underskrivelse af kontrakt 30
16. Forbehold for endelig godkendelse 30
Indledning
På nuværende tidspunkt ligger Sorø Kommune i tvist/forhandling med SEAS- NVE, vedrørende drift og ejerskab af Kommunens nuværende belysningsløsning. Tvisten har medført at kommunen har set sig nødsaget til at lade samarbejdet op- høre. Kommunen ønsker derfor at identificere og under kontraktperioden udvikle en ny og mere effektiv model, for drift og ejerskab. Den konkurrenceprægede dia- log vil derfor kunne omhandle en bred vifte af løsninger, både med kommunalt ejerskab og uden.
Sorø Kommune er meget fokuserede på, at et bredt udsnit af markedet, herunder særligt små- og mellemstore virksomheder, skal have forbedret adgang til konkur- rencen om offentlige kontrakter i kommunen. Dette afspejles således i vilkårene for prækvalifikation, der giver en flerhed af mindre aktører mulighed for anmode om deltagelse.
Det bemærkes, at da tvisten stadig er pågående, forbeholder Sorø Kommune sig ret til at annullere udbuddet, alt efter udfaldet af tvisten.
Sorø Kommune koordinerer og forestår udbudsprocessen. I det følgende anvendes begrebet Ordregiver som betegnelse for såvel Sorø Kommune, som deres rådgiver. Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små- og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med henblik på at finde den bedste løsning fremadrettet. Dette afspejles i vilkårene for prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om delta- gelse.
Ifølge tilgængelige anlægsdata, omfatter Sorø Kommunes belysningsanlæg på nu- værende tidspunkt 5.945 armaturer, 8 trafikanlæg og i alt 5.972 lyskilder, idet nogle armaturer er bestykket med flere lyskilder. Trafikanlæg er ikke en del af udbuddet.
Den geografiske fordeling af armaturer og lyskilder er som følger:
Sorø Kommune | Armaturer | Lyskilder | |
Dianalund | 1.498 | 1.500 | |
Sorø | 3.659 | 3.684 | |
Stenlille | 788 | 788 | |
Hele Kommunen | 5.945 | 5.972 |
Typerne fordeler sig på nuværende tidspunkt primært i følgende syv grupper:
• Kviksølv
• Lysstofrør
• Kompaktlysstofrør
• Øvrige højtryksnatrium
• Metalhalogen
• Glødelamper
• LED
7 % af det samlede antal lyskilder er kviksølvlyskilder (444), mens antallet af lysrør svarer til ca. 2 % (130).
Lysstofrør af typen 1-pulver er udfaset i EU fra 2010 og kviksølv lyskilder er ud- faset i 2015 og må ikke længere markedsføres. Det betyder, at armaturer med kvik- sølvlyskilder og 1-pulverrør skal udskiftes inden for en meget kort årrække. Disse typer er ikke særligt energieffektive og har et stort energibesparelsespotentiale.
7 % af armaturerne er bestykket med højtryksnatrium og ca. 18 % med metalhalo- gen. Størstedelen af disse lyskilder har en rimelig eller god energieffektivitet.
52 % af armaturerne er bestykket med kompaktlysstofrør, hvis energieffektivitet er rimelig.
Ca. 13 % af armaturerne er bestykket med LED og 1 % er glødelamper.
Det er som udgangspunkt Ordregivers opfattelse, at udskiftning kun bør ske, så- fremt det giver økonomisk og/eller miljømæssig mening.
Den offentlige procedure gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015).
Den konkurrenceprægede dialog vil omhandle udbud af drift, udvikling, nyanlæg og evt. ejerskab til vejbelysningsløsningen i Sorø Kommune, efter udbudslovens
§§ 67-72 i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 198-407512 offentliggjort den 14. oktober 2017 i EU-tidende/TED Databasen.
Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at komme med dialogoplæg og eventuelt afgive endeligt tilbud.
Nærværende dokument samt udkastet til kontrakt med de øvrige tilhørende bilag og appendikser er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og hermed for udarbejdelse af de løsningsforslag, som de prækvalificerede aktører ønsker at præ- sentere og drøfte i dialogfasen.
Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de notater, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på udar- bejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning.
Det bemærkes, at der pågår en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE om overtagelsen af det eksisterende vejbelysningsanlæg, herunder anlægssummens størrelse. Det kan derfor være nødvendigt at udsætte ikrafttrædelsestidspunktet. I så fald vil alle aftalte priser bortset fra armaturpriser i kontrakten blive prisregule- ret. Dette aspekt vil indgå i dialogen. Denne tvist kan i øvrigt indbefatte, at der skal overtages medarbejdere. Dette vil indgå i drøftelserne i dialogfasen.
Formålet med nærværende dokument er således som defineret i pkt. 4, at tilveje- bringe grundlaget for dialog med tilbudsgiver, med henblik på at Ordregiver kan få de nødvendige oplysninger til at kunne tilvejebringe fyldestgørende grundlag for tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud.
Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen.
Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende tilbud.
1. Særligt om prækvalifikation
Prækvalifikationsbetingelserne er uddybet i et selvstændigt dokument. Prækvalifi- kationsbetingelserne er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå i dialogen for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i an- tallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til 5.
Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation, skal leve op til de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136, imens kun enkelte af de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante. Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund.
Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft en samlet årlig omsætning på mindst 500.000 kr. i det senest disponible regnskabsår.
Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital for det senest disponible regnskabsår.
Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumen- tation for prækvalifikationsanmoderens egnethed. Som endelig dokumentation for
overholdelse af mindstekrav skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge revi- sorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret erklæ- ring, som dokumenterer den krævede omsætning og den krævede positive egenka- pital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til dokumenta- tion for overholdelse af udelukkelsesgrundene.
Derudover skal tilbudsgivere, der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til minimum 2 tilsvarende referencer, for arbejde inden for enten drift, vedligehold, modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet ar- bejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedst egnede delta- gere til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan vedlægge op til 3 referencer.
Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner, vedrø- rende drift og vedligehold eller modernisering af vejbelysning, samt om omfanget af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Sorø Kommune.
Tidsplan for prækvalifikation:
Aktivitet | Tidspunkt |
Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende | 12. oktober 2017 |
Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation | 14. november 2017 |
Projektgruppen evaluerer | Fra 14. november til 17. no- vember 2017 |
Meddelelse om prækvalifikation | 17. november 2017 |
2. Dialogmaterialet
Det samlede dialogmateriale vil bestå af prækvalifikationsmaterialet, samt nærvæ- rende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkast vil blive frem- stillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, og tilgår således.
Det Beskrivende Dokument inkl. appendiks | |
Appendiks 1 | Nærmere om Vejbelysningen på udbudstidspunktet. (Anlægsdata) |
Kontraktudkastet udarbejdes med afsæt i det på dialogmøderne fremkomne. Kon- trakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning:
Kontrakt inkl. bilag | |
Kontrakt | |
Bilag 1a og 1b: | Beskrivelse af udelysanlægget/Anlægsdata i excelform |
Bilag 2: | Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) |
Bilag 3a og 3b: | Prisbilag (Tilbudsliste/TAG) |
Bilag 4: | Leverandørens samlede tilbud (tilgår) |
Bilag 5: | Politisk bestemt arbejds- og uddannelsesklausul |
Bilag 6: | Garantioverførsel for armaturer |
Det samlede dialogmateriale gøres tilgængeligt via Kommunens hjemmeside.
Link til materialet er følgende: xxxx://xxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxx- nen/udbud-og-indkoeb?via=dropdown
De prækvalificerede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dia- logmaterialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette.
3. Den udbudte kontrakts omfang
Gennem dialogfasen ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt vedrø- rende Vejbelysning endeligt. Omfanget af kontrakten vil derfor afhænge af resul- tatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i dialog- fasen.
4. Ordregivers forhold
Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver.
4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er:
Sorø Kommune Xxxxxxxxx 0
4180 Sorø
(herefter omtalt ”Ordregiver”).
Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine råd- givere, Elmann advokatpartnerselskab, og ÅF lighting.
Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den udpegede kontaktperson, der er:
Advokat, Partner Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx advokatpartnerselskab Xxxxxxxxxxxxxx 00
2100 København Ø
Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Email: xxx@xxxxxx.xx
Tlf.: 0000 0000
Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsforret- ning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes på dansk.
Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til ovenstående adresse.
Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, vil de skriftlige angivelser have forrang.
4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen
Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle rele- vante kompetencer hos Ordregiver.
Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af ud- budsprocessen, jf. nedenfor pkt. 4.3.1.
Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen.
Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces.
Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle er relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompeten- cerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen – gennem sparring vedrørende udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv.
Rådgiveren assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbudsprocessen, herunder dialogfasen.
Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab, BDO revisionssel- skab og ÅF Lighting som teknisk rådgiver.
5. Tilbudsgivers forhold
Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold.
5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier
5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at deltage i den konkurrenceprægede dialog:
Citelum Denmark A/S EL:CON A/S
ELTEL Networks A/S (Udgået af processen) Verdo Entreprise A/S
Ørsted A/S
Den prækvalificerede aktør (tilbudsgiver) skal under hele udbudsprocessen være den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle kon- cernforbundne virksomheder.
Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomiske aktører, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller flere – der afgiver endeligt tilbud.
Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med for- pligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse angi- ves.
Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt, bør dette oplyses.
Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til
at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud forudgående tillades skriftligt af Ordregiver.
6. Udbudsprocessen
Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækvali- fikation har fundet sted.
6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen
Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en tilbudsfase.
Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave, og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, der revideres som følge af, hvad der frembringes under dialogen.
På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
6.2 Tidsplan for udbudsprocessen
Nedenstående skema sammenfatter Ordregiver forventninger til tidsplanen for den fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen i dia- logfasen, m.m.
Aktivitet | Tidspunkt |
Udsendelse af dialogmateriale | 17. november 2017 |
Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 1. dialogmøde | 6. december 2017 |
1. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-E (separate møder) | Fra 11. december til 15. de- cember 2017 |
Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 2. dialogmøde | 8. januar 2018 |
2. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-E (separate møder) | Fra 15. til 19. januar 2018 |
Udsendelse af endeligt udbudsmateriale | 1. februar 2018 |
Frist for tilbudsafgivelse | 1. marts 2018 kl. 12:00 |
Evaluering færdig | 6. marts 2018 |
Indhentning af dokumentation for egnethed og udelukkelse | Fra 6. til 14. marts 2018 |
Endeligt valg af tilbud (godkendelse i TMU) | 14. marts 2018 |
Tildelings- og afslagsbreve udsendes | 14. marts 2018 |
Afklaringsmøde med valgt tilbudsgiver | 15. marts 2018 |
Stand-still | Fra 15. til 26. marts 2018 |
Kontraktindgåelse | 27. marts 2018 kl. 11 |
Forventet kontraktstart | 1. april (kan udsættes) |
Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samtidig.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette findes nødvendigt, med henvisning til den verserende tvist, eller såfremt Ordregiver har anden saglig annullationsgrund.
7. Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet
Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til dialogmaterialet eller an- mode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave.
Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsættes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, som angivet un- der pkt. 4.2.
Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil af- hænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende svar, vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgiverne via Kommunens hjemmeside.
Tilbudsfristen er 1. marts kl. 12:00. Ordregiver vil ikke besvare spørgsmål senere end 6 dage før tilbudsfristen, hvilket betyder at sidste dag der vil blive besvaret spørgsmål er 22. februar. Ordregiver opfordrer derfor til, at spørgsmål stilles så tidligt som muligt under tilbudsfasen, for at sikre tid til at Tilbudsgiverne kan tage svar på spørgsmål med i betragtning i deres tilbud.
8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave
Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand.
Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold og modernisering af vej- belysningen i en konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markeds- muligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED – og styringsteknologi til at opnå drift- og elbesparelser og give mere optimale løs- ninger. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer ar- bejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de teknologi- ske muligheder.
8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen
Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De kon- krete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dia- logtemaer.
Krav til processen er udtrykt gennem udbudsmaterialet.
Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet:
a) Dialogtema 1: Driftsomkostninger, driftsmodeller og organisering af driftsopgaver
b) Dialogtema 2: Valg af armaturer design og styringsløsninger herunder smart city løsninger
c) Dialogtema 3: Energibesparelser og incitamentsmodeller
d) Dialogtema 4 Garantiforhold og levetid af LED løsninger
Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfor- dringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløsnin- gen.
a) Xxxxxxxxx beskrivelse af dialogtema 1
Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold samt udrykningstider. Det forventes, at der leveres forskellige bud på omfang af driftsopgaver som kom- munen kan vælge imellem, alternativt selv udføre – fra all-inclusive løsninger, til løsninger hvor al risiko ligger hos kommunen.
Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder vedrø- rende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt fra simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger og ”giv et praj” løsninger. Modellerne skal prissættes, så kommunen kan vælge den mest optimale løsning.
b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2
Dialogtema 2 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger. Armaturteknologien udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne ud- vikles løbende. Kommunen ønsker forskellige modeller for valg af armaturer, såle- des at der både tænkes på design, driftsoptimering, energiomkostninger og total- omkostninger i levetiden.
Vedrørende energibesparelser ønskes input til incitamentsmodeller således at der sammen med leverandøren kan opnås ekstra besparelser, og optimere valget af løs- ninger, samt eventuelt investere i teknologiske løsninger der giver ekstra besparel- ser.
c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3
Dialogtema 3 vedrører energibesparelser. Valget af teknologi – herunder armaturer, lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed driftsom- kostninger. Kommunen ønsker bud på kriterier til at optimere energibesparelser uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. Samtidig øn- skes dialog om incitamentsmodeller for opnåelse af større besparelser, hvor mulig- heden eksisterer.
d) Uddybende beskrivelse af dialogtema 4
Dialogtema 4 vedrører garanti for LED armaturer. Garantien fra armaturproducen- terne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange ”garanterede” levetid på op imod 100.000 timer ønskes input til forskellige garantimodeller, hvor prisen for forskellige garantilængder indgår. Samtidig ønskes input til hvorledes omkostningerne til fejludbedring og udskiftning af armaturer inden for garantien kan beskrives og prissættes.
9. Rammebetingelser for Sorø Kommune
Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven.
9.1 Lyspunkterne og elforsyningen
Lyspunkterne er beskrevet i anlægsdata i excelform, sendt til alle dialogdeltagere den 21. december 2017. El vil blive indkøbt separat af Kommunen, og el-leverancer er således ikke en del af udbuddet.
Det forventes, at nyanlæg i forbindelse med projektet kan gennemføres inden for en bestemt anlægsbudgetramme. Denne ramme skal kunne dække samtlige udgif- ter, vederlag, geotekniske undersøgelser mv., og vil tilgå i tilknytning til at der li- geledes tilgår antal af armaturer, skabe og master der skal udskiftes eller nyopføres.
Rammen for 2018 er minimum 400.000 kr., men sandsynligvis 800.000 kr. Dette skal afklares politisk og ligger først endelig fast i april 2018.
Rammen for 2019 er 800.000 kr.
Rammen for 2020 og videre frem er på nuværende tidspunkt ukendt.
Xxxxxxx, der fremgår af de udarbejdede funktionsbeskrivelser, vurderes til at holde sig indenfor denne anlægsramme.
Ud over anlægsudgifterne er der udgifter til driftskontrakten. Disse udgifter vil være afhængige af den samlede kontrakt.
Den nuværende driftsøkonomi er omtrent 1,6 mio. kr. i årlig drift, inklusiv 800.000 kr. årligt afsat til uforudsete hændelser. El indgår ikke i dette.
Det forventes, at den fremtidige driftsøkonomi vil være i et mindre leje end den nuværende, efterhånden som modernisering gennemføres.
10. Dialogfasen
Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbuds- formen er beskrevet i §§67-72.
Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger inden for såvel ejer- skab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes.
Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbudspro- cessen.
Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialo- gen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder.
Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen.
Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet.
Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete for- hold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver.
Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysnin- ger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom.
Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betyd- ning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle bereg- ninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring eventuelle justeringer af dialogmaterialet.
Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbuds- grundlaget.
Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver.
Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne ori- entere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Ordre- givers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmøderne.
Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt.
Dialogmøderne vil blive afholdt hos Sorø Kommune. Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk.
Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til disponering af mødet, jf. nedenfor pkt. 10.1.2- 10.2.2. Der henvises i øvrigt til den nærmere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor.
På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregi- verrådgiver.
Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede virk- somheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af udbudsmaterialet.
1. Introduktion
Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold.
Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet, samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet.
2. Drift, vedligehold og modernisering
Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt. 8.2, for sine tanker omkring hvordan drift og vedligehold mest effektivt kan udføres. Herunder også hvilken organisation i forhold til løsning af drift og vedligeholdsopgaven, Tilbudsgiver forestiller sig. Med organisa- tion henvises der til hvilke opgaver der bør lægges hos Tilbudsgiveren, og hvilke opgaver der bør lægges hos Kommunen.
Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt. 8.2, for sine tanker vedrørende modernisering. Herunder hvilket investe- ringsniveau Tilbudsgiver finder mest hensigtsmæssigt, i forhold til at opti- mere den samlede økonomi i driften? Tilbudsgiver kan her tage udgangs- punkt i det tilgængelige materiale om det eksisterende anlæg, samt pkt. 9.2 om anlægssum.
3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet
Drøftelse af tilbudsgivers overordnede spørgsmål og kommentarer, med særlig fokus på de funktionsbaserede krav. Herunder muligheden af ejer- skab.
4. Opsamling på dagens drøftelser.
Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt følgende:
• Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis tilbuds- giver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes problema- tiske, forventes disse at være udpeget.
På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregi- verrådgiver.
Formålet med andet dialogmøde er, at Ordregiver præsenteres for de prækvalifice- rede virksomheders løsningsforslag. Desuden samles der op på drøftelserne fra før- ste dialogmøde.
For så vidt angår andet dialogmøde er det Ordregivers overordnede forventning, at tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger.
1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde
Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorle- des dialogmødet vil blive disponeret.
2. Udvikling – herunder ønskes drøftet konsekvensen af krav om OLMA- sokkel på alle nye armaturer
3. Drift og vedligehold – herunder ønskes drøftet betydningen af differentie- rede udrykningstider, samt risikoen for fejl på armaturer under garantipe- rioden, og håndtering af dette.
4. Modernisering – herunder ønskes drøftet hvordan en selvstændig pris for skift af armaturindsats alene, indrettes
5. Økonomi og jura
a) Drøftelse af kontraktindhold
Opfølgning på drøftelserne og tilbagemelding fra forrige dialogmøde.
Drøftelse af eventuelle yderligere kommentarer fra de prækvalificerede deltagere.
b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og omfang
c) Opsamling på dagens drøftelser
Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende skriftlige materiale:
Drift og udvikling:
• En oversigt over, hvilke driftselementer tilbudsgiver finder relevant at byde på og en beskrivelse af organisationen af disse. Beskrivelse af de udvik- lingstiltag tilbudsgiver forestiller sig under kontraktperioden.
Økonomi, finansiering og kontrakt:
• En specifikation af det forventede niveau for kontraktsum for drift og vedligehold og modernisering for de forskellige delelementer tilbudsgiver ønsker at inkludere i sit tilbud
• Kommentarer til et eventuelt revideret kontraktudkast
10.3 Afslutning på dialogfasen
Efter sidste dialogmøde, går udbudsprocessen over i en tilbudsfase. Dette sker ved, at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også muligheden for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede virksomhe- der - er slut.
Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt.
Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskel- lige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger prin- cipperne og reglerne for et begrænset udbud.
11. Tilbudsfasen
Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase.
Ordregiver skal have modtaget tilbuddet senest den 1. marts 2018 kl. 12:00.
Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der kan sendes via mail med vedhæftninger til e-mailadressen som angivet under pkt. 4.2, ligesom det skal af- leveres i 5 fysiske eksemplarer på Ordregivers adresse, som angivet under pkt.
4.1. Tilbudsgiverne vil modtage kvittering for rettidig aflevering.
Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående for- mater:
Tekstfiler | Word eller pdf |
Regneark | Excel |
Øvrige dokumenter og tegninger | Autocad, microstation eller pdf |
Tidsplaner | Project eller pdf |
Organisationsdiagrammer | PowerPoint eller pdf |
Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse i Sorø Kom- mune.
Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter.
Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offent- lighed i forvaltningen.
Ordregiver er således forpligtet til på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives akt- indsigt og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i.
Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af rets- praksis at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i.
Ved aktindsigtsanmodning, vil Ordregiver således tage kontakt til tilbudsgiverne, med det formål at få afklaret, hvorvidt der er informationer i tilbuddene, der øn- skes undtaget fra aktindsigt, med konkret hjemmel i offentlighedsloven.
Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 180 dage fra fristen for aflevering af ende- ligt tilbud. Dette skyldes som nævnt i indledningen, at der på udbudstidspunktet består en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE, som kan have indflydelse på hvilket tidspunkt opgaven kan overtages fra.
Dialogoplæg har ikke karakter af tilbud, og der gælder derfor ikke vedståelsesfrister xxxxxx.
Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver, såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud, eller såfremt kontrakten med denne tilbudsgiver af andre årsager ikke indgås som forudsat.
Det udleverede dialog- og efterfølgende udbudsmateriale - og de heri indeholdte informationer - er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt.
Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke.
De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.
Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til en- hver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i for- bindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som væ- rende fortrolig.
12. Tilbuddets indhold og omfang
Efter afslutningen af dialogfasen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver ved angivelse af de i pkt. 14 fastsatte tildelingskriterier.
12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet
For at give et ensartet overblik over de indkomne tilbud skal tilbuddet struktureres i overensstemmelse med nedenstående struktur:
1. Sammenfatning af tilbuddet
2. Identifikation af tilbudsgiver
3. Innovation
4. Samarbejdsorganisation
5. Udfyldt tilbudsliste
6. Dokumentation af tilbudte armaturer
7. Forsikring
8. Garanti vedrørende armaturer
9. Forbehold
10 . Bekræftelser
Tilbuddets indhold skal desuden overholde og indeholde de i 12.2-12.10 oplistede krav, samt hvad der følger af bilag 2 (SAB).
12.2 Identifikation af tilbudsgiver
For at kunne identificere tilbudsgiver bedes følgende inkluderet i tilbuddet:
• Oplysninger om Tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og e- mailadresse samt kontaktpersoner.
• Beskrivelse af de deltagende virksomheder, herunder samtlige underleve- randører og rådgivere, deres organisation og koncernforhold, forretnings- områder og roller i projektet.
• Beskrivelse af forventet selskabs- eller konsortiekonstruktion, herunder ejerforhold.
• Beskrivelse af, hvorledes deltagerne hæfter i forhold til hinanden.
Den endelige kontraktpart kan være et selskab eller anden juridisk person, der i samarbejde med tilbudsgiver vil skulle forestå opfyldelsen af kontrakten.
Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for erfaring med innovation af opga- veløsningen for drift, vedligehold og modernisering, og personaleressourcer der ar- bejder med innovation. Tilbudsgiver skal således fremsende en beskrivelse som uddybet under pkt. 14.3.3.
Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for den påtænkte samarbejdsorganisa- tion, ved løsning af opgaven om drift, vedligehold og modernisering. Tilbudsgiver skal således fremsende en beskrivelse som uddybet under pkt. 14.3.4.
Tilbudsgiver skal udfylde vedlagte tilbudsliste, og fremsende den som del af til- buddet.
De i tilbudslisten udfyldte priser, vil danne grundlag for evalueringen af priskrite- riet, og vil være de priser Ordregiver betaler for de i tilbudslisten fastsatte ydelser.
12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer
Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Design".
Tilbuddet bør derfor som minimum indeholde følgende:
• Produktspecifikationer,
• Billeder af de tilbudte armaturer, skabe og master
• Visualisering af de tilbudte løsninger i et realistisk gademiljø, Tilbuddet skal endvidere indeholde følgende:
• Lystekniske beregninger for alle armaturer som opfylder de i SAB angivne krav til blænding og belysningsklasse for de angivne vejprofiler.
Se nærmere om evalueringen af dette kriterie under pkt. 14.3.2.
Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for at være i besiddelse af sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, ved eksempelvis kopi af gyldig police
Tilbudsgiver skal aflevere underskrevet erklæring omkring overførsel af garanti til Ordregiver fra de armaturproducenter, som Tilbudsgiver ønsker at anvende pro- dukter fra i forbindelse med løsningen af opgaven. Tilbudsgiver kan anvende det vedlagte aftaleparadigme til garantioverførsel. Der skal afleveres en selvstændig underskrævet erklæring fra hver armaturproducent Tilbudsgiver påtænker at an- vende. Erklæringerne om overførsel af garanti vil udgøre bilag 6 til kontrakten.
Forbehold over for krav i udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold".
Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestem- melser i udbudsmaterialet.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende ele- menter i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.
Ordregiver forbeholder sig - uanset ovennævnte - adgang til at afvise tilbud inde- holdende forbehold.
Tilbudsgiver opfordres således til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst mu- ligt omfang undgås.
Tilbuddet og dialogoplæg skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal være i danske kroner, ekskl. moms (DKK).
13. Vederlag
Der ydes et vederlag for hvert konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud på kr.
20.000 excl. moms. Dette gælder ikke for det vindende tilbud.
14. Tildeling/tilbudsvurdering
Nedenfor følger information om, hvordan de endelige tilbud vil blive vurderet, og endelig tildeling vil finde sted.
Alle konditionsmæssige tilbud vil indgå i Ordregivers evaluering af, hvilken til- budsgiver, der skal tildeles opgaven. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest for- delagtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt. 15.3 anførte underkriterier.
Det økonomisk mest fordelagtige bud vil ske på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3.
Tilbudsgivernes pristilbud, valgte armaturers designmæssige udformning, beskri- velse af driftsorganisation i opgaven samt evnen til innovation og nytænkning, vil være afgørende for, hvilken tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest fordelag- tige tilbud.
14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe
I forbindelse med udbuddet er der nedsat et en projektgruppe, hvis opgave er at foretage evaluering af de modtagne tilbud Projektgruppen udarbejder en evalue- ringsrapport, der indeholder en indstilling om, hvilken tilbudsgiver der skal tildeles opgaven.
Bedømmelsesudvalgets medlemmer består af folk fra Sorø Kommune og kommu- nens rådgivere. I det omfang der tilbydes armaturer hvor ÅF lighting har haft en væsentlig rolle i forbindelse med design eller produktion, vil ÅF ikke deltage i eva- lueringen af armaturets design.
Ved afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der skal indgås kontrakt med, vil Ordregiver lægge vægt på følgende underkriterier:
Tildelingskriterium | Vægtning |
Pris | 40% |
Design af den samlede løsning | 30% |
Innovation | 10% |
Samarbejdsorganisation | 20% |
Ordregiver forventer at lægge sig endelig fast på vægtningen af det enkelte under- kriterium samt kriteriets endelige indhold i forbindelse med udsendelsen af det en- delige udbudsmateriale.
Under dette kriterium lægges vægt på den samlede vægtede pris for de enkelte de- lelementer, der skal afgives tilbud på, jf. det endelige udbudsmateriale.
Vægtning er følgende:
Pris for drift og vedligehold (70 % vægt) Pris for modernisering (30 % vægt)
Tilbudsgiver skal udfylde den vedlagte tilbudsliste med de priser, man ønsker at tilbyde. På baggrund af de tilbudte enkeltpriser og deres vægtning udregnes en tek- nisk tilbudspris for hver Tilbudsgiver. De tekniske tilbudspriser vil blive vurderet relativt i forhold til hinanden i en pointmodel, hvor den laveste tekniske tilbudspris opnår maxpoint, som er 10. De resterende tekniske tilbudspriser vil blive tildelt point efter en matematisk model med lineær interpolation, hvor en teknisk tilbuds- pris der er 100% højere end den laveste, vil opnå 0 point. Der kan ikke gives nega- tive point, og tekniske tilbudspriser der er mere end 100% højere end den laveste, vil således opnå karakteren 0 i modellen.
14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %)
Under dette kriterium lægges der vægt på design. Det er Ordregivers ønske, at der tilbydes armaturer, som skaber en sammenhæng mellem områder, hvor der både er større trafikveje, lokalveje og pladser, samt byrum.
Tilbudsgiver kan med fordel orientere sig i bilag 2 (SAB), under punktet ”Overord- nede ønsker til armaturdesign i Sorø Kommune” samt ”Armaturliste over eksiste- rende armaturer” for hjælp til forståelse af nedenstående.
Ordregiver vil med underkriteriet "Design" lægge vægt på, at:
▪ De tilbudte armaturer lever op til Kommunens overordnede krav til design.
▪ Der er sammenhæng mellem de tilbudte armaturer og Ordregivers eksisterende armaturer således, at de eksisterende armaturer og de tilbudte armaturer tilsammen giver et ensartet udtryk.
▪ Der er et ensartet, enkelt og sammenhængende udtryk i de tilbudte armaturer på tværs af anvendelse/funktion og størrelse.
▪ Der er en harmonisk overgang mellem armatur og mast/mastearm.
▪ De tilbudte armaturers proportioner harmonerer med proportio- nerne af mast/mastearm.
▪ De tilbudte armaturers design er i tråd med skandinavisk design- tradition og kan indgå i Kommunens bymiljø.
Ovenstående delkriterier vægter ved evalueringen lige, og Ordregiver fo- retager en samlet vurdering af de tilbudte armaturer inden for de specifi- cerede vejprofiler. Der gives således en samlet karakter for Tilbudsgivers opfyldelse af kriteriet, ved anvendelse af følgende pointskala:
Pointskala
10 point: | Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet. |
9 point: | Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
8 point: | Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
7 point: | Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
6 point: | Over middel opfyldelse af kriteriet. |
5 point: | Middel opfyldelse af kriteriet. |
4 point: | Under middel opfyldelse af kriteriet. |
3 point: | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
2 point: | Dårlig opfyldelse af kriteriet. |
1 point: | Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
0 point: | Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers evne til innovation i relation til de udbudte opgaver, herunder hvordan moderniseringsopgaven kan gribes innova- tivt an i forhold til value-for-money, i et scenarie hvor finansieringen kan øges til at omfatte hele det eksisterende anlæg.
Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri- ver en innovativ tilgang til moderniseringsopgaven, der inkluderer en redegørelse for gevinsterne for henholdsvis Ordregiver og tilbudsgiver. Beskrivelsen skal også indeholde tilbudsgivers bud på, hvordan hele anlægget fremtidssikres mest effek- tivt, set i relation til nye funktionaliteter som tilbudsgiver finder relevant, og den forventede omkostning til disse.
Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med innovation på området, via eksempler på tidligere gennemførte innovative tiltag.
Derudover vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res- sourcer og faglige kompetencer i relation til fremtidig innovation.
Tilbuddet skal som minimum indeholde:
• Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan gribes mest innovativt an i et value-for-money perspektiv, i et scenarie hvor fi- nansieringen ikke begrænser omfanget af moderniseringsopgaven.
• Dokumentation for erfaring med innovation på opgaven. Dette kan være beskrivelser af tidligere udførte tiltag, der på tidspunktet for udtænkning og udførelse var innovative.
• Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.
• Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold til innovation.
Ved bedømmelsen af underkriterium ”Innovation”, vil der blive lagt vægt på følgende kriterier:
• Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan håndte- res innovativt i det opstillede scenarie, og hvilke gevinster og effekter (både økonomiske og andre) det vil medføre for begge parter, herunder effekten på drift og vedligeholdsopgaven. Der vil desuden blive lagt vægt på tilbudsgivers beskrivelse af hvorledes anlægget bedst fremtidssikres effektivt.
• Tilbudsgivers dokumentation og beskrivelse af tidligere udførte innova- tive tiltag på området.
• Tilbudsgivers beskrivelse af de ressourcer og kompetencer tilbudsgiver råder over i forhold til fremtidig innovation på området, herunder også kompetencematrixen for tilbudte medarbejdere.
Pointmodel (Evalueringsmetode "Innovation"):
Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisation" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.
Pointskala
10 point: | Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet. |
9 point: | Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
8 point: | Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
7 point: | Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
6 point: | Over middel opfyldelse af kriteriet. |
5 point: | Middel opfyldelse af kriteriet. |
4 point: | Under middel opfyldelse af kriteriet. |
3 point: | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
2 point: | Dårlig opfyldelse af kriteriet. |
1 point: | Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
0 point: | Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %)
Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers organisation i relation til de udbudte opgaver, herunder håndtering af indmelding af fejl, borgerhenvendelser, udførelse af driftsopgaver og gennemførelse af moderniseringsopgaven.
Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri- ver en effektiv organisation med entydige kommandoveje, entydig ansvarsforde- ling internt hos tilbudsgiver samt viser, hvordan man vil sikre kommunikationen mellem tilbudsgivers serviceleder (single point of contact) og Ordregivers perso- nale i den daglige driftsorganisation.
Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res- sourcer og faglige kompetencer i relation til opgavens udførelse og organisering.
Tilbuddet skal som minimum indeholde:
• Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til den udbudte D&V- opgave, herunder samarbejde med Ordregiver.
• Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til gennemførelse af den udbudte moderniseringsopgave, herunder samarbejde med Ordregi- ver.
• Organisationsdiagram.
• Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.
• Beskrivelse af hvordan indmelding af fejl, borgerhenvendelser samt udfø- relse af driftsopgaver vil blive håndteret.
• Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold til den enkelte delaftale.
• Beskrivelse af, hvorledes problemløsninger og eventuelle konflikter mv. vil blive håndteret.
• Beskrivelse af, hvorledes samarbejde med underleverandører organiseres.
Ved bedømmelsen af underkriterium ”Samarbejdsorganisation”, vil der blive lagt vægt på følgende kriterier:
• At organisationen og samarbejdet sandsynliggør et velorganiseret og kon- struktivt samarbejde med ordregiver, herunder at ordregiver i rette tid vil blive inddraget i beslutningsprocesserne.
• At tilbudsgiver har en så robust organisation som muligt.
• At tilbudsgiver har de nødvendige fornødne ressourcer og faglige kompe- tencer i forhold til den udbudte opgave.
• At det er tydeliggjort, hvorledes problemløsninger og konflikter mv. håndteres på en positiv og konstruktiv måde.
Pointmodel (Evalueringsmetode "Samarbejdsorganisation"):
Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisation" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.
Pointskala
10 point: | Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet. |
9 point: | Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
8 point: | Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
7 point: | Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
6 point: | Over middel opfyldelse af kriteriet. |
5 point: | Middel opfyldelse af kriteriet. |
4 point: | Under middel opfyldelse af kriteriet. |
3 point: | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. |
2 point: | Dårlig opfyldelse af kriteriet. |
1 point: | Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
0 point: | Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet. |
15. Underskrivelse af kontrakt
Underskrivelse af kontrakten vil ske efter udløbet af den obligatoriske stand-still periode. Tilbudsgiver skal således være beredt på at kunne møde til kontraktunder- skriftsmøde på dato som angivet under pkt. 6.2.
16. Forbehold for endelig godkendelse
Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende tilbud. Ved manglende godkendelse er kommunen berettiget til at annullere udbud- det. Tilbudsgiveres godtgørelse vil i en sådan situation alene bestå af vederlaget for deltagelse i dialogen.